Gli specialisti degli eDocuments

DocFlow ItaliaDocFlow Italia

Sistemi di protocollo e gestione dei Sistemi di protocollo e gestione dei

flussi documentali flussi documentali

ee

Sistemi di gestione di posta Sistemi di gestione di posta

certificatacertificata

RREGIONEEGIONE

Perché un sistema di protocollo federatoPerché un sistema di protocollo federato

Per favorire l’integrazione e interoperabilità dei sistemi informativi.

Le pubbliche amministrazioni non sono strutture isolate ma entità che dialogano fra loro e con i cittadini, per scambiarsi conoscenza, lavorare meglio, offrire servizi migliori e più rapidi.

Per creare un rapporto nuovo fra cittadino utente e P.A.

Se le amministrazioni dialogano fra loro danno informazioni più complete e sicure, fanno risparmiare tempo e denaro ai cittadini, si rendono più visibili e trasparenti.

Per accelerare il processo di sburocratizzazione della P.A.

L’amministrazione si appiattisce: tende a assumere la forma di

una rete di relazioni dove gli snodi fondamentali sono rappresentati dai

ruoli di confine (rapporto con i cittadini, con le altre amministrazioni, etc).

Obiettivi da raggiungereObiettivi da raggiungere

Migliorare l’efficienza interna delle amministrazioni attraverso

l’eliminazione dei registri cartacei, la diminuzione degli uffici di

protocollo, e la razionalizzazione dei flussi documentali;

Migliorare la trasparenza dell’azione amministrativa attraverso

strumenti che permettono di conoscere informazioni inerenti lo

stato dei procedimenti e dei relativi documenti ad parte dei soggetti

interessati (cittadini e imprese);

Rendere più facilmente attuabile l’automazione dei principali processi

amministrativi, per mezzo della gestione elettronica dei documenti

I vantaggiI vantaggi

Miglior controllo di gestione Controllo sulla produttivitàReporting esteso (statistiche)

Riduzione dei TempiMovimentazioneRicercaAccessoCondivisione

Miglioramento della qualità del servizio

EfficienzaEfficaciaCorrettezza

Riduzione di costiRecupero di risorse UmaneRiduzione della carta

circolante e delle copieRiduzione degli errori

La scelta tecnologicaLa scelta tecnologica

Robustezza e completezza. I servizi di Document Management forniti dal sistema sono estremamente solidi e consentono di gestire l’intero ciclo di vita dei documenti. Il sistema offre quindi le massime garanzie di funzionalità, affidabilità e scalabilità.

Robustezza e completezza. I servizi di Document Management forniti dal sistema sono estremamente solidi e consentono di gestire l’intero ciclo di vita dei documenti. Il sistema offre quindi le massime garanzie di funzionalità, affidabilità e scalabilità.

Modularità. L’architettura del sistema è aperta e modulare. Questo consente di aggiungere con facilità funzionalità specializzate al sistema base.

Modularità. L’architettura del sistema è aperta e modulare. Questo consente di aggiungere con facilità funzionalità specializzate al sistema base.

Integrabilità. Grazie l’apertura del sistema e all’ampio utilizzo di standard ed interfacce pubbliche, il sistema supporta un ampio numero di moduli aggiuntivi sviluppati da partner e terze parti specializzate.

Integrabilità. Grazie l’apertura del sistema e all’ampio utilizzo di standard ed interfacce pubbliche, il sistema supporta un ampio numero di moduli aggiuntivi sviluppati da partner e terze parti specializzate.

Programmabilità. Tutte le funzionalità del sistema di Document Management sono accessibili tramite un insieme di API accessibili dai più diffusi linguaggi di programmazione. Questa caratteristica consente di accedere ai servizi di Document Management dall’interno di applicazioni verticali di qualunque genere

Programmabilità. Tutte le funzionalità del sistema di Document Management sono accessibili tramite un insieme di API accessibili dai più diffusi linguaggi di programmazione. Questa caratteristica consente di accedere ai servizi di Document Management dall’interno di applicazioni verticali di qualunque genere

La soluzione Hummingbird DocFusion è un sistema di Document Management sviluppata su architettura Web le cui principali caratteristiche sono:

Riferimenti normativiRiferimenti normativi

La soluzione proposta è conforme alle normative AIPA per la tenuta del protocollo informatico da parte delle amministrazioni.

DPR 428-98

Regole tecniche di base

GEDOC 1 e 2

Interoperabiltà di protocollo …

DPR 445-2000

Circolari AIPA

Posizionamento di eProcs-PaPosizionamento di eProcs-Pa

Si pone al terzo livello degli scenari previsti dall’AIPA, consentendo di gestire i procedimenti grazie ai sistemi di workflow integrati

e fornisce supporto e strumenti al quarto livello mettendo a disposizione strumenti di riprogettazione e simulazione

dei processi.1- Nucleo minimo

2- Funzionalità aggiuntive

3- Procedimenti

4-BPR

eProcs-PaeProcs-Pa

è un sistema integrato realizzato per gestire i processi

documentali della Pubblica Amministrazione centrale e locale

è basato su un motore di workflow

risolve le assegnazioni tramite organigramma

gestisce l'intero ciclo di vita del procedimento, del relativo fascicolo e dei documenti che lo formano, tratta dunque l'intera documentazione a corredo (fascicolo) con tutti gli altri elementi come note, appunti, allegati ecc..

Consente la comunicazione tra processi di aree o amministrazioni diverse

Interoperabilità tra processi

Integrazione con altre applicazioni

L’accesso alle informazioniL’accesso alle informazioni

Il cittadino può avere accesso alle informazioni relative a:

Stato e responsabile dei procedimenti che lo riguardano

Gare

Graduatorie concorsi

Delibere

Provvedimenti

…

CITTADINO

AMMINISTRAZIONE

DelibereProvvedimenti

Gare

L’accesso agli atti amministrativiL’accesso agli atti amministrativi

DBMS

Library Server

DataRepository

DocumentServer(s)

STAZIONIDI

PROTOCOLLAZIONE

Accessoalle informazioni

InternetServer

WEB Browser

UtentiWeb

Internet

Fatte salve le opportune autorizzazioni, il sistema permette un facile accesso alla consultazione delle pratiche sia:

Attraverso tali consultazioni si ottiene un’immediata rappresentazione dello stato di realizzazione dei Procedimenti Amministrativi

a livello di rete telematica

regionale (intranet)sia a livello di comunicazionetelematica con altri Enti

(extranet)sia con i cittadini e le imprese(internet).

Amministrazione sistema

Connettori XML

Pro

toco

llo

info

rmat

ico

Pro

cedim

enti A

mm

inis

trat

ivi

Appilcation Server(s)

DocumentManagement

(DOCSFusion)

DocumentManagement

(DOCSFusion)

Work Integration

Appilcation Server(s)

Workflow

Management

(e-Work)

Workflow

Management

(e-Work)

DBMSDataRepository

DocumentServer

Intra/Extra/Inter-net

RUPA

Scan/FaxDocumenti

Firma elettronica

Desktop Mail

Client.

ArchitetturaArchitettura

Componenti del sistemaComponenti del sistema

ProtocolloGestione

documenti

Modulo di

amministrazione

OrganigrammaGestione dei procedimenti

Archiviazione ottica sostitutiva

Gestione della posta elettronica

Gestione dei fascicoli

Titolario

Motore di ricerca di full text

Firma elettronicaModulo di

interoperabilità XML

ePro

cs-P

A

DocsFusion

Modulo di acquisizione

immagini

Penna stampante

Integrazione fax

Notifica

e-Works

Punti di forzaPunti di forza

l’interfaccia utente è intuitiva

è totalmente web based

il workflow è integrato

è basato su componenti ampiamente collaudati in ambiente di

produzione

le comunicazioni sono basate su XML

i moduli sono aperti per utilizzo dall’esterno dell’applicazione

l’applicazione può essere distribuita su più server

gli accessi e le autorizzazioni sono controllati puntualmente

facilità di manutenzione

Obiettivi della Posta certificataObiettivi della Posta certificata

Elevata garanzia di recapito

Autenticazione sia del mittente che del destinatario Non ripudio delle comunicazioni, attraverso sistemi di log e

di mutua autenticazione tra server, che consente l’opponibilità di fronte a terzi

Indipendenza del messaggio rispetto ai suoi attributi

Possibilità di utilizzo con un qualsiasi client di posta

elettronica

Funzionalità della Posta certificataFunzionalità della Posta certificata

Accesso alle Certification Authority per la verifica

dei MessageAuthentication Code (MAC) presenti sui messaggi

ricevuti

Tracciamento delle attività nei Log di posta

Gestione automatica delle ricevute di ritorno

Architettura Posta certificataArchitettura Posta certificata

Messaging RDBMS

Registro

Dati Messaggio

Segnature.xml

API socket based

Agente di Consegna (imda)

Sistema di Protocollo

SMTP

Casella Postale

SMTPAltri server

Consegna

Spedizione

RuoliRuoli e gestione del progetto:e gestione del progetto: il modello organizzativo il modello organizzativo

FORNITORI

Project Mngt Project Mngt

Coordinatore “realizzazion

e tecnologica”

Coordinatore “realizzazion

e tecnologica”

Coordinatore “Comunicazio ne/contenuti”

Coordinatore “Comunicazio ne/contenuti”

Project Leader • Relazionamento • Reporting • Rete

comunicazione interna

• Respons . Avanz . Commessa

Project Office • Config . Management • Change Management • Controllo qualità • Pianificazione /

Programmazione prove e collaudo

Project Office

Project Office

REGIONE

Monitoraggio Organizzaz . (Ruolo)

Monitoraggio Organizzaz . (Ruolo)

Monitoraggio Informatica (Ruolo)

Monitoraggio Informatica (Ruolo)

Project Mngt (Ruolo)

Project Mngt (Ruolo)

Supporto Operativo (Ruolo)

Supporto Operativo (Ruolo)

SupportoOperativo • Risorse umane • Formazione • Supporto alla

comunicazione interna • Supporto al Collaudo

Project Leader Relazionamento

• Presidio obiettivi Business

• Rete comunicazione interna

• Respons . Avanz . Commessa

Monitoraggio organizzativo • Presidio Organizzazione • Presidio flussi e processi • Supporto alla logistica e layout • Aspetti normativi e contrattuali del

Servizio • Collaudo funzionale

Monitoraggio informatica • Allineamento alle

Architetture ed infrastrutture

• Affidabilità soluzioni tecniche

• Aderenza agli standard • Consulenza informatica

FORNITORI

Project Mngt Project Mngt

Coordinatore “realizzazion

e tecnologica”

Coordinatore “realizzazion

e tecnologica”

Coordinatore “Comunicazio ne/contenuti”

Coordinatore “Comunicazio ne/contenuti”

Project Leader • Relazionamento • Reporting • Rete

comunicazione interna

• Respons . Avanz . Commessa

Project Office • Config . Management • Change Management • Controllo qualità • Pianificazione /

Programmazione prove e collaudo

Project Office

Project Office

Monitoraggio Organizzaz . (Ruolo)

Monitoraggio Organizzaz . (Ruolo)

Monitoraggio Informatica (Ruolo)

Monitoraggio Informatica (Ruolo)

Project Mngt (Ruolo)

Project Mngt (Ruolo)

Supporto Operativo (Ruolo)

Supporto Operativo (Ruolo)

SupportoOperativo • Risorse umane • Formazione • Supporto alla

comunicazione interna • Supporto al Collaudo

Project Leader Relazionamento

• Presidio obiettivi Business

• Rete comunicazione interna

• Respons . Avanz . Commessa

Monitoraggio organizzativo • Presidio Organizzazione • Presidio flussi e processi • Supporto alla logistica e layout • Aspetti normativi e contrattuali del

Servizio • Collaudo funzionale

Monitoraggio informatica • Allineamento alle

Architetture ed infrastrutture

• Affidabilità soluzioni tecniche

• Aderenza agli standard • Consulenza informatica

Piano di lavoroPiano di lavoro

Avviamento

in esercizio

Analisi

Personalizzazione

Installazione

Formazione

Test

e collaudo

Gestione del Sistema dopo il rilascioGestione del Sistema dopo il rilascio

L’Help desk. Il servizio ha lo scopo di

far fronte alle richieste di assistenza

derivanti dall’utilizzo del nuovo Sistema.

La manutenzione. Il servizio di manutenzione sarà

gestito da un pool di risorse appositamente organizzate.

Gli interventi saranno volti alla manutenzione correttiva

delle procedure e alla manutenzione adeguativa delle

stesse.

Riusabilità della soluzioneRiusabilità della soluzione

Riuso dei servizi da parte di più Amministrazioni Locali

Possibilità di condividere informazioni da parte di

Amministrazioni collegate o dipendenti