Banca Popolare di Milano, l'esperienza con DocFlow RIN | ABILab Forum 2014

Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna

18 Marzo 2014

Mario Migliori – Resp. Normativa e Metodologie Organizzazione

2Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna

Normare…

…significa semplicemente fare bene ciò che dobbiamo fare“

“

KAORU ISHIKAWA

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Il contesto (1/2)

• Contesto legislativo in continua evoluzione

• Maggiore attenzione dalle istituzioni di

controllo

• Aumento delle complessità organizzativa

• Contingenza economica negativa

• Incremento dei rischi operativi

Pressioni esogene • Tempestività nel processo di adeguamento

• Maggiore condivisione della conoscenza

• Maggiore efficienza del sistema dei controlli

• Flessibilità e dinamismo dei processi interni

• Spinta sulla collaborazione

Esigenze interne


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Il contesto (2/2)

E-Mail driven…Processi di estensione delle norme lenti e farraginosi, integralmente supportati da un caotico scambio di e-mail

Fonti disordinate…Fonti normative poco chiare e scarsa presenza di modelli di base e di criteri condivisi di redazione.

Strumenti complicati…Strumenti di lavoro complessi e troppo distanti dagli utenti responsabili della redazione dei contenuti

Utenti digitali…Utenti sempre più abituati alla velocità, alla comunicazione social e alla fruizione semplificata di qualsiasi informazione sia necessaria


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Proposta di intervento

Definizione documento

Estensore 1

Estensore 2

Estensore 3

Estensore N Validazione Approvazione

Fruizione

Gestionedocumento 1

2

3


ANAGRAFICHE

La vista di insieme e le tre aree di intervento

WORKFLOWPROCESSO

BPA

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Proposta diintervento


Estensore 1

Estensore 2

Estensore 3


Fruizione

Gestionedocumento

2

3


ANAGRAFICHE


WORKFLOWPROCESSO

BPA

1. Una nuova soluzione di

pubblicazione dei contenuti

1. Una nuova soluzione di

pubblicazione dei contenuti

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DAL PORTALE DOCUMENTALE AL PORTALE

• L’interfaccia permette di usufruire di un’efficace ed innovativa piattaforma di ricerca «Google like» basata su logica semantica

• L’utente ha accesso a funzionalità evolute di ricerca come l’auto-completamento e la comprensione del «linguaggio naturale»

• La ricerca può essere ulteriormente affinata con il supporto di «filtri»; i risultati sono disposti in ordine di rilevanza e l’utente ha la possibilità di accedere direttamente al paragrafo di interesse, catturato nell’intero documento

• Hyperlink per navigazione integrata tra documenti normativi


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Estensore 1

Estensore 2

Estensore 3


Fruizione

Gestionedocumento 1

3


ANAGRAFICHE


WORKFLOWPROCESSO

BPA

2. Revisione delle

logiche di redazione

delle norme

2. Revisione delle

logiche di redazione

delle norme

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DALLA MAPPATURA DEI PROCESSI AL «CONTENT MANAGEMENT»

Responsabili dei contenuti

Analistadi processo

FruitoriBPA Tool Documenti officedelle norme

Scenario tradizionale

• Standardizzazione dei dati di base del modello normativo

• Metadati «riutilizzabili» in fase di consultazione

• Base dati arricchita per l’utilizzo da parte delle funzioni di controllo

• Fruibilità più complessa per limiti intrinseci di editing (non posso aggiungere elementi grafici, tabelle, bullet multilivello…)

• Necessità di competenze specifiche sul BPA

• redattori costretti ad un utilizzo improprio dello strumento BPA solo per scrivere testi

• Necessità di ricorrere ad outsourcing per accelerare la redazione

Pro Contro


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Responsabili dei contenuti

Analistadi processo

Fruitori

BPA Tool

Documenti officedelle norme

Nuovo scenario

Tenendo fermi i punti positivi abbiamo

drasticamente abbassato la complessità

della fase di redazione riportandola in un

ambiente semplice (MS Word) seppur

incapsulato in regole e standard predefiniti

Cosa abbiamo fatto?

Viene valorizzato con l’alimentazione delle

info necessarie alle funzioni di controllo,

oltre ad utilizzarlo nelle sue funzioni «CORE»

di analisi e ridisegno dei processi

E il BPA?



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Permettere ad un redattore di utilizzare su

Word le Ontologie definite sul BPA e

all’occorrenza alimentarle dall’esterno.

Un’ idea semplice



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In-place editing, Word lavora direttamente sul documento che risiede sul sistema DocFlowper la Redazione Integrata della Normativa

L’applicazione DocFlow mette a disposizione tutti i tag riutilizzabili in fase di redazione



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Anche la struttura del documento è il frutto di uno scambio sincronizzato tra il BPA e l’applicazione DocFlow



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Il redattore, dopo aver definito il testo di un controllo, può archiviarlo direttamente da Word.



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Estensore 1

Estensore 2

Estensore 3


Fruizione

Gestionedocumento 1

2


ANAGRAFICHE


WORKFLOWPROCESSO

BPA

3. Automazione del processo

3. Automazione del processo

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DAL «TRAFFIC JAM» DELLE MAIL ALLA «LONDON TUBE»

• Un workflow dinamico che permette di orchestrare l’intero ciclo di vita delle pratiche normative

• Una mappa di lavoro a «maglie larghe» che permette di gestire il flusso introducendo dinamiche collaborative (possibilità di lavorare a quattro mani sui documenti, gestione delle richieste estemporanee di informazione,…)

• L’email come mezzo di notifica e non come strumento di condivisione.

• Abbattimento dei tempi di chiusura del ciclo di concordanza grazie alle minori rilavorazioni

• Pronto per l’utilizzo mobile.


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Todo List = la lista delle pratiche sulle quali è richiesto l’intervento dell’utenteWatch List = le pratiche delle quali l’utente può controllare lo stato avanzamento lavori



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Dashboard di controllo sulle principali milestone di pratica



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E Ora?Due potenziali nuove direzioni

Azioni di verifica

Riorganizzazioni

Nuova legislazione

Social toolAnalisi/Brainstorming

Social toolAnalisi/Brainstorming

Input nuovePratiche

Supporto alle attività di verifica

Supporto alle attività di verifica

Sistema dei controlli


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Paragrafi con elenchi puntatiPER MODIFICARE LO STILE DEL TITOLO

MARIO MIGLIORI Responsabile Normativa e Metodologie [email protected]

GRAZIE per l’ attenzione


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