w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILIDocFlow Italia Spa Tel 02 57 50 33 66 marketing@docflow.it www.docflow.com

RECUPERO IVA VITTO E ALLOGGIORECUPERO IVA VITTO E ALLOGGIOINTEGRATA CON LA GESTIONE INTEGRATA CON LA GESTIONE TRASFERTE E NOTA SPESETRASFERTE E NOTA SPESE

DOCFLOWDOCFLOW

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Premessa

La gestione di Trasferte e Nota-Spese è per sua natura un processo collaborativo documentale in quanto:

Estremamente capillarizzato. Ogni dipendente è titolato a fruirne

Necessita  di  gestire informazioni  e  documenti non strutturatiProcesso  autorizzativo(trasferta  e  nota‐spese)  ed operativo  (prenotazioni, contabile)Gestisce  documenti: moduli di  richiesta,  nota‐spese, Fatture e scontriniLegate alle Fatture abbiamo le  recenti  normative  sul recupero  IVA  che  obbligano le aziende ad  implementare un  processo  documentale per la loro gestione efficace

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Processo “tipo”• Compilazione della richiesta di trasferta indicando

– Dati del dipendente

– Centri di costo per l’attribuzione delle spese

– Richiesta di prenotazione per Viaggio (treno, aereo, auto noleggio) Alloggio, cellulare, anticipo contante

– Creazione del modulo di richiesta PDF stampabile dotato di barcode

• Approvazione da parte del responsabile– Responsabile dedotto dall’organigramma o indicato dal dipendente 

– Approvazione elettronica (check applicativo con password, firma digitale, stampa e firma)

– Invio ad un Centro di Raccolta o Ufficio viaggi interno

– Respingimento  con motivazione

• Centro di Raccolta o Ufficio Viaggi– Espletamento delle attività di prenotazione con comunicazione email dei titoli di viaggio.

• Nota spese Trasferta– Al ritorno dalla trasferta il dipendente compila la parte relativa alle spese sostenute raccogliendo in una busta i giustificativi 

ed indicando quante fatture e di che importo si appresta a consegnare

– Stampa un documento accompagnatorio dotato di barcode che allega nella busta ed invia tutto alla contabilità

• Contabilità– Processazione contabile delle note spese per l’imputazione dei costi nei vari conti e rimborsi al dipendente

– Processazione delle eventuali fatture come illustrato nel seguito della presentazione

• Consultazione– Tutti i documenti generati sono archiviati nel documentale e consultabili

– I documenti sono integrati e consultabili direttamente dal sistema HR del Cliente.

– Il Workflow mantiene traccia di tutta la cronologia del processo di richiesta.

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Deducibilità dell’IVA vitto e alloggio

• Per  evitare  all'Italia  le  conseguenze  di  una  procedura  comunitaria  di messa  in mora, lo stato ha soppresso le limitazioni alla detrazione dell'Iva sulle prestazioni di servizi di spese alberghiere e di ristorazione.

• Questo  provvedimento  permette  alle  imprese  di  recuperare  “discrete” risorse economiche e migliorare il cash‐flow

• La possibilità di passare ad una gestione elettronica dell’intero processo delle Note Spese  permette  inoltre  un  deciso  recupero  di  efficienza  e  trasparenza  del 

processo.

• Diventa  quindi  importante  per le  imprese  modificare  le procedure  di  Nota  spese  e  di Registrazione  delle  fatture affinché si possa trasformare un problema in opportunità

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Cosa impone la Normativa

• Dal  1º settembre  2008  in  poi  le  imprese  potranno  detrarre  interamente  l’Iva dell’ammontare  delle  spese  sostenute  in  relazione  a  servizi  alberghieri  e  di ristorazione se documentate con Fattura. (*)

• Se le spese sono sostenute entro il territorio comunale del dipendente si considera il 75% dell’ammontare (**) (***)

• Per  tutte  le  fatture  di  importo  inferiore  a  € 154,94  nette  (****)  è permessa  la registrazione del solo documento di riepilogo (*****)

(*) La Circ. 53/E – 05/09/2008 dell’Agenzia Entrate 

(**) L'articolo 83, commi 28‐quater, del Dl 112/2008 (ora legge 133/08) modifica l’articolo 109 del TUIR: “Le spese relative a prestazioni alberghiere e a somministrazioni di alimenti e bevande sono deducibili nella misura del 75%”

(***) La Circ. 6/E – 03/03/2009 dell’Agenzia Entrate chiarisce che il tetto del 75% è relativo alle spese effettuate nel territorio comunale del dipendente

(****) risoluzione 29/E/96 ‐ protocollo 15‐1200 

(*****) L’articolo 6 del DPR 695/1996 prevede che: le fatture di acquisto di importo unitario inferiore a € 154,94 possono essere registrate in un unico documento riepilogativo. Il documento riepilogativo deve essere annotato entro l'anno nella cui dichiarazione viene esercitato il diritto alla detrazione Iva relativa alla fattura con data di arrivo più vecchia.

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Opportunità o Problema ?

• Per  gestire  le  fatture  di  trasferte  le  imprese  sarebbero costrette a:• indicare  ai  propri  dipendenti  di  farsi  rilasciare  fattura  per  i  pasti  ed  i 

pernottamenti

• raccolta e  consegna le fatture all’ufficio del Personale

• verifica la congruità della spesa e invio alla contabilità fornitori

• registrazione delle fatture caricando  le relative anagrafiche per  i fornitori non ancora censiti

• Risulta  chiaro  che  attivare  un  processo  così articolato  per recuperare  pochi  euro  per  fattura:  “il  gioco  potrebbe  non valerne la candela”

• Docflow  ha  messo  a  punto  un  processo  documentale, totalmente  automatizzato  (eventualmente  esternalizzabile),in  grado  di  gestire  l’intero  processo  descritto  in meno  di  un minuto  per  fattura  permettendo  all’azienda  di  recuperare  in media 7,5€ per ogni fattura lavorata (**)

• Molte aziende avevano già rinunciato alla possibilità di recuperare l’IVA delle spese di trasferta a causa delle complessità contabili quando si è vista cadere un’altra “tegola”. L’IVA non recuperata non può essere dedotta ai fini Ires ed Irap (*)

• In pratica, quella che poteva essere un’opportunità di recuperare risorse, si è presto trasformata in un problema.

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Scansione, lettura ottica e Data-Entry

Ipotesi di Processo

Stoccaggio Fatture

11

⌥

22 33

4455

66

77

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

2) Etichettatura Fatture

Uno specifico tool Docflow permette all’operatore HR di:inserire il CID del dipendente inserire il codice della trasferta o nota‐spesenumero etichette da generare

Vengono quindi stampate delle etichette su carta termica riportante il protocollo di scansione.

L’operatore applica l’etichetta alla fattura

Collegato  al  numero  di  protocollo, Docflow,  memorizza  il  CID  ed  il  codice trasferta/nota‐spese.

Se sul modulo di trasferta/nota‐spese è giàstato  riportato  il  codice  trasferta/nota‐spese  il  primo  punto  si  velocizza  grazie all’utilizzo di una “pistola lettore barcode”

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

3) La cattura degli indici

1. Inserimento:  Numero,  data  Fattura  e Imponibile per aliquota del 10%

2. Se  esiste  altro  imponibile  con  aliquota del  20%  Inserimento:  Imponibile  per aliquota del 20%

3. Se  totale  imponibile  maggiore  di  €159,94.  Inserimento:  Partita  IVA  del fornitore

4. Se  su  ERP  non  esiste  la  PIVA Inserimento: Ragione Sociale

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

4) Il documento Riepilogativo

La  normativa  vigente  permette  di  registrare, invece  delle  singole  fatture,  un  documento  di riepilogo per tutte le:

Fatture di fornitori italiani < di € 159,94

Fatture di fornitori stranieri 

Docflow genera automaticamente  il documento di riepilogo

Riepilogo: Lista delle singole fatture

Dettaglio: Copia delle fatture

Il Riepilogo contiene  tante  righe quante sono  le fatture  allegate  ed  un  piede  con  il  dettaglio dell’imponibile  e  dell’imposta  suddiviso  per aliquote.

La  data  della  fattura  più vecchia  viene evidenziata  per  agevolare  la  registrazione  del “riepilogo”

Nelle pagine di riepilogo, per ogni riga di fattura,  viene  inserito  il  puntatore  (HyperLink)  alla relativa pagina del documento.

Le  fatture  allegate  sono  complete  del  codice  a barre  con  le  informazioni  del  dipendente  e  del periodo.

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

5) La registrazione contabile assistita (SAP)

La  fase  di  registrazione  contabile,  sia  della fattura di riepilogo, che di quelle singole può essere  automatizzata  ricorrendo  ai  Task standard SAP.

1. L’utente  contabile  riceve  a  video l’elenco  delle  fatture  da  registrare (workitem)  con  tutte  le  informazioni inserite

2. Con  un  clic  sulla  fattura,  viene mostrata  l’immagine  e  con  il  bottone “processa” si  apre  la  transazione prescelta

3. La  transazione  si  apre  con  tutti  i  dati del workitem riportati nei  campi della maschera.

11

22

33

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

DocFlow Italia Spa – Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 – 20089 Rozzano MI Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 marketing@docflow.it

www.docflow.com

DOCFLOW ITALIADOCFLOW ITALIAmarketing@docflow.itmarketing@docflow.itTEL: 02 57 50 33 66

grazie Per maggiori informazioni