DOCFLOW SYNERGY: integrazione dati documenti e processi amministrativi

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MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010 DocFlow e Microsoft

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Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza

DOCFLOW SYNERGYEFFICACE INTEGRAZIONE DI DATI TRANSAZIONALI, DOCUMENTI E PROCESSI AMMINISTRATIVI

Vincenzo Cocciolo – Direttore Commerciale

DocFlow e Microsoft Milano, 19 maggio 2010

SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI

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L’amministrazione, il “DigitalAccounting” ed i processi amministrativi documentali



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L’amministrazione ed i documenti

I Processi Documentali (cartacei) che insistono in amministrazione tendono a rimanere sempre gli stessi nonostante gli importanti investimenti fatti per dotarsi di sistemi ERP come SAP

Sempre Carta!Copie e fotocopieCartelline per gestire le varie “code”Faldoni a portata di manoInterscambio manualeApprovazioni interne con firme e sigle

Siamo spesso di fronte alla situazione di un doppio processo: veloce ed efficiente la parte transazionale, sostanzialmente lenta e costosa la parte documentale.

Tutte le motivazioni del perché questo accade sono oramai superate:Normative fiscali legate ai documenti Barriere tra le aziende PartnerInfrastrutture IT ed ECM (Enterprise Content Management)



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Il “Digital Accounting”

Gestire la “dimensione documentale” e la controparte “collaborativa”del processo transazionale ERP permette di dare all’intero processo amministrativo quell’efficienza ed efficacia in grado di liberare importanti risorse aziendali

E’ già possibile oggi ipotizzare una organizzazione della amministrazione completamente automatizzata con Documenti e Processi Documentali Elettronici



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In pratica parliamo di …

Finance:– Verifica e correzione della Fattura Passiva– Approvazione e sblocco al pagamento della

Fattura Passiva– Archiviazione, Distribuzione e Conservazione delle

Scritture Contabili

Human resources:– Distribuzione del Cedolino via Mail ed on-line– Gestione completa del Fascicolo del

Dipendente– Gestione elettronica di Nota Spese (recupero

IVA), Permessi, Variazione di Orario, Trasferte– Composizione e Conservazione del Libro Unico

del Lavoro

Sales:– Gestione completa dei documenti del Ciclo di

Vendita– Gestione dei documenti e processi del CRM– Gestione Contratti

Purchasing:– Approvazione ed emissione Ordine di Acquisto– Approvazione RDA– Documentazione di Gara– Gestione completa della Pratica d’acquisto– Qualifica del Fornitore

Production:– Documentazione tecnica allegata a prodotti

ed equipaggiamenti– Documentazione e autorizzazioni Manutenzione

Impianti– Gestione documenti di commessa– Gestione documentale in appoggio al PLM

Information Technology:– Archiviazione dai e documenti storici SAP

(Application Data Archiving)– Gestione del Ciclo di Vita dei cespiti ICT– Gestione commesse Software– Segnalazioni guasti e richieste intervento

Le Soluzioni mySAP supportano una miriade di processi di business. Tutti coinvolgono in qualche forma I documenti: generati dal processo stesso o utilizzati come Trigger per la loro attivazione.



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Un esempio pratico. La Ve.Fa.Data-Entry Correzione

A valle della fase di OCR èpossibile effettuare una fase di correzione dei dati non riconosciuti dall’OCR (circa il 20%). L’ERP valida i dati inseriti

44OCR Fatture

I principali campi della fattura vengono riconosciuti da uno speciale “motore OCR” in grado di riconoscere i campi senza un training specifico.

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Conservazione SostitutivaGenerazione di CD/DVD conformi alle normative Italiane sulla Conservazione. Le fatture cartacee possono essere distrutte o remotizzate

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Scansione MassivaI lotti vengono scansiti con speciali scanner da 20-50 pagine al minuto in grado di leggere i separatori automaticamente. Alla fine del processo vengono riposte in una scatola per lo stoccaggio

22Preparazione FattureVengono aperte le buste, raccolte le fatture e separate l’una dall’altra con barcode o fogli separatori speciali sino a formare lotti di documenti

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+

Pre-Booking WorkflowFase di workflow per la raccolta dei dati contabili e delle autorizzazioni prope-deutiche alla registrazione contabile

55Registrazione Contabile

Registrazione contabile su ERP automatizzata con inserimento automatico dei campi e collegamento all’immagine della fattura

66Post-Booking WorkflowFase di workflow successivo alla registrazione contabile per la raccolta delle autorizzazione allo sblocco del pagamento e gestione delle anomalie

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Le funzionalità di Synergy, il Framework tecnologico e l’integrazione con SAP



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SAP Document Management

SAP, sin dalle prime versioni, ha sempre riconosciuto l’importanza di offrire funzionalità di gestione dei documenti integrata con i propri processi:

Aggiungere il documenti direttamente dalla transazione utenteOffrire funzionalità documentali “out-of-the-box”Integrare piattaforme ECM esterne con specifiche tecnologie SAP come “ArchiveLink”, “HTTP Content Server”, “Knowledge Provider” ed altri presenti in tutte le soluzioni SAP

“SAP does not place a high priority on building the ECM functionality and credibility of its own platform. Instead, it relies on an ecosystem of partners willing to provide a range of ECM solutions and services — among them several of the vendors in this Magic Quadrant — to its installed base. SAP "shops," however, continue to rely on the NetWeaverintegration platform and core document, forms and records management functionality. SAP could prove a significant market disrupter if it were to make a strategic acquisition of a content management vendor”

(Gartner: Magic Quadrant for Enterprise Content Management 2009)



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FrameWork tecnologico

Document OrganizationProcess & Compliance

Customer ERP Server and client Integration

Capture & Transformation Distribution

Archiving & Records Management

ERP and LegacySystems

eDocuments

Paper/ Fax

Office & ProductivityTools

PEC, mail, fax, PostelDispatcher

ERP/Legacy Client“Document Enabled ERP”

Business PartnerPortal

Cryptography& DRM “Conservazione

Sostitutiva” (*)

Archiving &RecordManagement

Web Client“ERP Enabled “DM&WF”

(mobile) Mail Client“Collaborative user”

DB ServerWeb Services

J2EE/COM/.NET

eDocuments



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Microsoft SharePoint

SharePoint è la componente centrale del Frame work ed offre tutte le funzionalità di “content” e di “presentation”occorrenti alla soluzione Synergy

Ad essa aggiungiamo tutti i moduli “specializzati” per le diverse funzionalitàdocumentali …



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I moduli Specializzati

QuickRoute: Workflow per l’automazione dei processi documentali

Capture: scansione, OCR, data-entry dei documenti cartacei. Centralizzata o distribuita

eDocs: processazione dei documenti elettronici e dei flussi dati ricevuti dai propri business partner (EDI, Spool, PDF, mail, PEC)

SAP-Fusion: connettore bi-direzionale per l’integrazione server e client di SAP

AipaDocs: generazione di media CD/DVD conformi alla Conservazione Sostitutiva

CryptoDocs: crittografia e firma digitale dei documenti automatizzata

Dispatcher: invio “multi-canale” dei documenti archiviati. (eamil/PEC/Fax/Postel)



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Le Partneship DocFlow con Microsoft e SAP.



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Partnership con Microsoft

DocFlow è partner Microsoft dal 1996 nell’area del “Collaboration”Seguiamo da vicino l’evoluzione del prodotto Sharepoint sin dal 2000 e dalla versione 2003 abbiamo iniziato ad integrarlo nelle nostre soluzioni ed ad utilizzare la sua componente ECM.Con la versione 2007 abbiamo effettuato l’integrazione di tutte le nostre tecnologie con la sua componente di ECM offrendo così ai nostri clienti la possibilità di sfruttare la propria infrastruttura Sharepoint per processi documentali di produzione integrati con SAP.

La versione 2010 aggiunge l’ultimo tassello; con la piena maturità del prodotto sia in termini funzionali che di scalabilità



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DocFlow è parte del “SAP Ecosystem”

DocFlow è “technologypartner di SAP dal 2002 con le proprie interfacce.Integriamo ed operiamo, con nostre risorse, tutte le soluzioni che compon-gono la suite SAP: ERP, SRM, CRM, SCM, ISU, …



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Conclusione e Benefici

L’automazione di processi prima manuali porta ad un risparmio di “FTE” dedicate e risparmio sui materiali di consumoArchivio cartaceo ridotto al minimo grazie alla conservazione sostitutiva.Aderenza a normative di Compliance & Governancegrazie “all’emersione” di processi prima non tracciabiliIl Workflow permette il rapido adattamento del processo a mutate esigenze del businessEfficacia: I dipendenti hanno più tempo a disposizione per le proprie attività “core” grazie all’accesso informatizzato a tutte le pratiche gestite ed ai documentiLe altre funzioni aziendali possono accedere facilmente alla base documentale e ricercare documenti per i loro scopiRitorno d’immagine adottando tecniche di gestione elettronica degli interscambi documentali con i propri Business Partner (email e portale)

Costi/ Efficenza

Agilità del Business

Compliance& Governance

Ricavi

Soddisfazione Dipendenti



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Vincenzo Cocciolo – DIRETTORE COMMERCIALEgrazie

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