DOCFLOW IMPROVE e il D.lgs 81/2008 su salute e sicurezza in materia di lavoro

DocFlow Italia – Soluzioni Agili per Imprese Agili

Recepimento delDecreto Legislativo 81/2008

Sulla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro

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Executive Summary• Grazie alle ultime novità i datori di lavoro e i committenti possono finalmente limitare le

proprie responsabilità civili e penali in materia di salute e sicurezza degli ambienti di lavoro.

• Per avvantaggiarsi serve introdurre i modelli organizzativi richiesti e i sistemi software in grado di registrare le azioni condotte in conformità agli obblighi.

• DocFlow Improve è il prodotto che semplifica notevolmente il recepimento di queste novità di legge

• All’alternativa di partire da zero, DocFlow offre alle imprese il vantaggio di adottare una soluzione completa su tutte le dimensioni:

• normativa• processiva• organizzativa• tecnologica


Il contestoI recenti provvedimenti normativi tra cui la legge 123 del 3 agosto 2007 ed il relativo decreto applicativo D. lgs. n. 81 del 9 aprile 2008, hanno modificato lo scenario normativo della sicurezza del lavoro.

Infatti la responsabilità delle aziende è passata da meramente dolosa in caso di infrazioni alle norme sulla sicurezza del lavoro a una possibile responsabilità colposa in caso di omissione della sorveglianza sull’applicazione delle regole sulla prevenzione. Inoltre la responsabilità si estende, in maniera solidale, anche agli illeciti commessi dalle aziende appaltatrici.

Tutto ciò comporta l’esigenza di ridefinire le regole relative alla gestione della sicurezza del lavoro gestendo procedure di controllo in tutte le fasi, dalla stipula del contratto, fino alla cessazione del rapporto con il lavoratore o con l’impresa appaltatrice.

La regolarità formale degli adempimenti fiscali, assicurativi e previdenziali, nei confronti del lavoratore sono assolti richiedendo all’appaltatore adeguata documentazione

Gli obblighi di sorveglianza e dei provvedimenti in caso di difformità dalle procedure adottate è assolto dalla documentazione delle ispezioni e degli atti correttivi ordinati, registrando quindi al documentazione delle comunicazioni effettuate tra l’azienda, i preposti, le aziende appaltatrici e i lavoratori, dipendenti o autonomi che siano.La registrazione della documentazione anzidetta deve garantire anche la effettiva consegna agli interessati.


Il DLgs 81/2008Il quadro normativo è stato aggiornato con il TU Safety DLgs n°81/2008 in vigore dal 15 Maggio 2008, che ha abrogato il DLgs 626/94, il DLgs 494/96 e la stessa Legge 123/07 integrandoli in un unico corpo normativo dove è contemplata la responsabilità penale delle persone giuridiche.Le disposizioni contenute nel decreto legislativo costituiscono attuazione dell'articolo 1 della legge 3 agosto 2007 n. 123, per il riassetto e la riforma delle norme vigenti in materia di salute e sicurezza delle lavoratrici e dei lavoratori nei luoghi di lavoro, mediante il riordino e il coordinamento delle medesime in un unico testo normativo.

Esso si applica a tutti i settori di attività, privati e pubblici, e a tutte le tipologie di rischio, estendendo la responsabilità al committente, nei reati colposi commessi per violazione delle norme vigenti in materia di sicurezza ed igiene del lavoro.Il committente ha quindi la responsabilità di controllare la conformità degli appalti e dei subappalti alle vigenti norme di legge in materia di contrasto del lavoro irregolare, e di vigilare sulla conformità dei comportamenti delle imprese nei confronti delle vigenti leggi in materia di safety. Si rende necessario quindi individuare le modalità di definizione degli incarichi/contratti verso i fornitori in ottemperanza alla Normativa vigente in tema di Sicurezza (D.Lgs. 81/2008);L’impatto sull’attività aziendale è ampio e capillare e richiede una infrastruttura di processo generale centralizzata nella definizione delle modalità operative e nel controllo dell’effettività delle azioni


Datore di lavoro e committenteIl datore di lavoro ha la piena responsabilità di Legge.Esso può delegare le funzioni, ma tale delega non lo esclude dall'obbligo di vigilanza in ordine al corretto espletamento da parte del delegato delle funzioni trasferite. La vigilanza si esplica anche attraverso sistemi di verifica e controllo atti a registrare e comprovare le azioni adottate.

La responsabilità di Legge si estende al committente, che è chiamato a controllare la conformità degli incarichi, degli appalti e dei subappalti alle vigenti norme di legge in materia di contrasto del lavoro irregolare, e a vigilare sulla conformità dei comportamenti delle imprese nei confronti delle vigenti leggi in materia di safety. Si rende quindi necessario per il committente individuare le modalità di definizione degli incarichi/contratti verso i fornitori in ottemperanza alla Normativa vigente in tema di Sicurezza (D.Lgs.81/2008);

Datore di lavoro e committente devono dunque dotarsi di adeguati modelli di organizzazione e di gestione, e dei corrispondenti sistemi di verifica e controllo che siano in grado di documentare la avvenuta ottemperanza agli obblighi (es. formazione, informazione, verifica della regolaritàprevidenziale, iscrizione del fornitore alla CCIA, ecc.)


RecepimentoI processi impattati sono trasversali rispetto all’Organizzazione:

• Personale e Organizzazione• Acquisti e approvvigionamento • Produzione• ecc.

Il recepimento del DLgs 81/2008 passa infatti per la definizione e l’attuazione di specifici modelli di organizzazione e di gestione, e di opportune procedure di verifica e controllo (art. 30 del DLgs 81/2008).

E’ richiesta la presenza di idonei sistemi di registrazione dell’avvenuta effettuazione delle attivitàprescritte, ciascuna delle quali fa parte di un processo organizzato condotto da più individui:

• Verifiche, dichiarazioni, certificazioni, approvazioni e autorizzazioni• Prevenzione attiva e passiva• Vigilanza operativa e procedurale• Ecc.

La presenza e l’efficacia di tali sistemi esimono dalla responsabilità prevista dal D.Lgs 231/2001 in merito alla responsabilità giuridica delle imprese per i reati commessi dai propri dipendenti e collaboratori

• Qualità• Logistica• Amministrazione

• Audit e segnalazione non conformità• Rimozione delle non conformità


Conformità e obblighi di LeggeI sistemi previsti devono garantire la conformità dei processi dell’impresa alle prescrizioni di Legge di tutte e tre le

dimensioni:• Certificazione dei fornitori

– Raccolta e validazione della documentazione obbligatoria– Rinnovo documenti soggetti a scadenza o variazione nel tempo– Scoring dei fornitori e registrazione delle non conformità a loro carico– Sospensione di un fornitore per gravi inadempienze e propagazione della notifica ai delegati alle funzioni previste

• Operazioni– formazione del personale: identificazione dei fabbisogni, distribuzione delle procedure e del materiale formativo,

registrazione degli accessi e sollecito ai ritardatari, valutazione o autovalutazione del grado di apprendimento e preparazione

– Dotazione al personale: assegnazione e gestione strumenti di sicurezza– Informazione al personale: divulgazione e sollecito alla presa visione delle avvertenze e degli accorgimenti in materia di

trattamento dei materiali pericolosi, referenti aziendali per gli ambiti sanitario, organizzativo, mobilità, coordinatore della sicurezza in progettazione, coordinatore della sicurezza in esecuzione, ecc.

• Verifiche e controlli– Supporto alla pianificazione e al coordinamento delle ispezioni periodiche o a campione– Redazione verbali di audit, loro archiviazione e trace&track– Gestione dei manuali delle procedure (compreso l’iter approvativo e l’iter divulgativo)– Censimento non conformità rilevate e carenze formative del personale anche preposto– monitoraggio ai fini della rimozione delle non conformità– Registrazione delle azioni di sorveglianza in capo al datore di lavoro, ecc.


DocFlow Improve

Il prodotto per il recepimento e la conformità al D.Lgs 81/2008


Finalità di DocFlow Improve

1. Semplificare il recepimento del D.Lgs 81/2008 con la ristrutturazione dei modelli organizzativi e delle procedure coinvolte

2. Sostenere i processi di certificazione dei fornitori, gestione operativa e controllo in conformità al D.Lgs 81/2008

3. Introdurre gli opportuni strumenti di registrazione previsti dalla normativa

4. Semplificare l’onere di verifica, controllo e sorveglianza

5. Scorporare da fattori soggettivi il rischio di non conformità per il datore di lavoro e per le imprese committenti


DocFlow Improve – Vista d’insiemeDocFlow Improve è la soluzione a supporto dei processi regolamentati ad elevata partecipazione umana e condivisione documentale:

+ Costruito su motori documentali leader di mercato+ Abilitato al Web (no software sui PC degli utenti)+ Predisposto all’integrazione con i sistemi operazionali e ERP (es. Sap)+ Concetto di pratica e dei relativi attributi di correttezza/completezza/conformità+ Matrice dei ruoli/responsabilità per un controllo fine degli accessi+ Supporto all’iter di creazione approvazione/modifica trasmissione validazione+ Gestione dei flussi di lavoro su eventi sincroni, asincroni e per escalation+ Cruscotto operativo per la gestione delle non conformità+ Registrazione e audit


Esempio – certificazione fornitori

Dai Fornitori Dai Subappaltatori dei fornitoriCOSA RACCOGLIERE:

• Il Contratto firmato in originale• Gli allegati vidimati• Dichiarazione possesso requisiti• Dichiarazione art. 14 DLgs 81/2008• Dichiarazione idoneità professionale• Dichiarazione insussistenza forme c

controllo art. 2359 cc• Elenco attrezzature, mezzi ed e

equipaggiamenti• Dichiarazione INPS, INAIL• Dichiarazione sul CCNL applicato• Dichiarazione organico medio annuo• Iscrizione CCIA• Certificato antimafia• I rinnovi dei documenti in scadenza

• La richiesta del Fornitore• I documenti previsti per il fornitore• I rinnovi dei documenti in scadenza

COSA EMETTERE: • Autorizzazione all’inserimento nell’Albo Fornitori• Autorizzazione all’emissione di ordini di acquisto• Documentazione Privacy • Lettera di svincolo della polizza fidejussoria

• Lettera di autorizzazione all’utilizzo del subappalto• Lettera di diniego all’utilizzo del subappalto• Lettera di autorizzazione all’ampliamento dell’importo del subappalto

Sottoprocesso standard: Raccolta e validazione della documentazione obbligatoria


Esempio – certificazione fornitoriSottoprocesso standard: autorizzazione al subappalto


DocFlow Improve – Principali funzionalitàImprove incorpora i principi dell’Enterprise 2.0, per mezzo dei quali si riduce sensibilmente il ricorso alla doppia

lavorazione e si stimolano gli attori esterni all’Impresa ad agire in autonomia:

Raccolta iniziale di tutti i dati dei fornitori, attraverso la compilazione da parte del fornitore di un questionario pubblicato on-line, e la loro archiviazione

Elaborazione dei dati raccolti e procedura di qualifica dei fornitori attraverso schede di valutazione;

valutazione e confronto delle performance dei fornitori tramite indici opportuni;

Raccolta dei dati rilevati durante gli audit periodici e registro delle non conformità rilevate e delle misure adottate per risolverle;

Aggiornamento nel tempo dei dati raccolti per il mantenimento delle certificazioni;

Raccolta e archiviazione dati e documenti

Stampa modelli per autocertificazione

Verifica completezza documentazione

Controlli su aggiornamenti, scadenze e rinnovi

Controlli e validazioni sulla completezza

Registrazione e storicizzazione, con generazione report

Compilazione assistita dei template ed archiviazione

Gestione delle autorizzazioni

Gestione richieste subappalto


Metodologia di configurazioneLa metodologia di configurazione è articolata sulle 3 dimensioni di Legge:

1. Certificazione dei fornitori Regolamentazione delle attività di raccolta, valutazione, archiviazione e mantenimento della documentazione comprovante l’adeguatezza dei fornitori rispetto alle prescrizioni di legge.

• Le attività a basso valore decisionale sono condotte direttamente dai fornitori (data entry, dematerializzazione, abbinamento, protocollazione, validazione di completezza, ecc.)

• Il coordinamento e controllo operativo è intrinseco al sistema (sollecito del fornitore al completamento dell’iter, controllo sull’abbinamento dei documenti originali con quelli dematerializzati, checklist sul soddisfacimento dei requisiti obbligatori, smistamento della documentazione agli enti preposti alla certificazione o approvazione, ecc.)

• Le attività a valenza decisionale sono condotte dal personale dell’Impresa, che opera sotto la guida del sistema Improve (approvazione/rifiuto dei documenti prodotti dal fornitore, valutazione del punteggio associato, autorizzazione all’inserimento in albo, ecc.)


Metodologia di configurazione

2. Gestione operativa Regolamentazione del ciclo di vita della fornitura, nell’osservanza dei controlli e delle verifiche pevistedalla Legge

• Le attività a basso valore decisionale sono condotte direttamente dai fornitori (sostituzione di documenti a validità limitata, produzione di dichiarazioni a compendio, presa visione di non conformità rilevate, dichiarazione di impegno alla rimozione delle non conformità, dichiarazione di avvenuto ravvedimento, ecc.)

• Il coordinamento e controllo operativo è intrinseco al sistema (sollecito del fornitore alla sostituzione di comumentazione scaduta, notifica della rilevazione di non conformità, sollecito al ravvedimento, sollecito alla dichiarazione di adeguata formazione del personale impiegato, ecc.)

• Le attività a valenza decisionale sono condotte dal personale dell’Impresa, che opera sotto la guida del sistema Improve (selezione del campione da sottoporre a verifica, redazione verbale di ispezione e iter approvativo, ecc.)

3. Gestione del Controllo Ad esclusivo utilizzo del personale dell’Impresa, per la razionalizzazione della documentazione comprovante il modello di organizzazione e controllo istituito nell’osservanza della normativa (verifiche operative condotte, verifica livello di formazione del proprio personale, auto-valutazione livello di preparazione alla gestione di materiale pericoloso, autovalutazione alla conduzione delle ispezioni, ecc.

• Il coordinamento e controllo procedurale è intrinseco al sistema (sollecito all’auto-valutazione, segnalazione carenza formativa, ecc.)


Esempio di GUI– gestione del controllo


Approccio• Come consuetudine per DocFlow, viene adottato un approccio di deployment agile

e iterativo, con cui:– Abbattere il time to go-live dell’infrastruttura a supporto del business– Recepire tempestivamente le evoluzioni del quadro normativo– Anticipare e neutralizzare il rischio di rigetto da parte degli utenti– Garantire un ROI sostenibile grazie alle graduali efficienze colte


Continuità nel tempo

A garanzia dei risultati e dei benefici, DocFlow provvede a:

• trasferire la conoscenza tematica al personale dirigente preposto dell’Impresa• partecipare al reengineering dei processi coinvolti• addestrare il personale coinvolto• assumere in formula outsourcing tutte o parte delle attività del processo di

certificazione dei fornitori• condurre audit periodico• includere il cliente nell’osservatorio normativo• ristrutturare gli Albi fornitori pregressi per adeguarli alla normativa vigente


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