DocFlow GESTIONE APPALTI
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© 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi. Come gestire gli APPALTI senza RISCHI ed essere più competitivi SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI
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Transcript of DocFlow GESTIONE APPALTI
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© 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale ildocumento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi.
Come gestire gli APPALTI senza RISCHI
ed essere più competitivi
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI
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Chi è DocFlow Italia S.p.A.
SOCIETA’ ITALIANA NATA NEL 1995 UFFICI A MILANO, TORINO, PADOVA +150 CLIENTI ATTIVI (DI CUI 40% SOCIETA’ QUOTATE) +600 PROGETTI REALIZZATI +50.000 UTENTI USANO QUOTIDIANAMENTE LE NOSTRE APPLICAZIONI PARTNERS & CERTIFICATIONS: MICROSOFT, OPENTEXT, METASTORM, SAP
E ALTRI.
LA MISSION: “AIUTARE I NOSTRI CLIENTI A RIPENSARE I PROPRIPROCESSI IN MODO DIGITALE, PER RECUPERARE EFFICIENZA DADEDICARE ALLA CRESCITA”
COSA FACCIAMO: PROGETTI SERVIZI RICERCA & SVILUPPO
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DocFlow Portfolio in 6 aree chiaveDocFlow mette a disposizione dei suoi Clienti le sue piattaforme tecnologiche(Asset) in 6 aree chiavi, per realizzare soluzioni per la gestione dei documenti(Document Management), implementare workflow documentali (ProcessManagement), offrire l'accesso a informazioni essenziali per i processi diCompliance & Control e ottimizzare la Collaborazione tra gruppi di lavoro.
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In breve, cosa facciamo?
Colmiamo gli spazi vuoti tra i sistemi Colmiamo gli spazi tra le persone Puntiamo all’efficienza ed efficacia!
Collaboration Layer
Operations Mfg HR Finance Sales
ERP SCM CRM Legacy
Oracle SQL DB2 Warehouse
People Gaps
Suppliers Customers
Data Integration Layer
Application Gaps
Interface Layer (portal, web, PC, PDA)
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Framework tecnologico
Document OrganizationProcess & Compliance
Customer ERP Server and client Integration
Capture & Transformation Distribution
Archiving & Records Management
ERP and LegacySystems
eDocuments
Paper/ Fax
Office & ProductivityTools
PEC, mail, fax, PostelDispatcher
ERP/Legacy Client“Document Enabled ERP”
Business PartnerPortal
Cryptography& DRM “Conservazione
Sostitutiva” (*)
Archiving &RecordManagement
Web Client“ERP Enabled “DM&WF”
(mobile) Mail Client“Collaborative user”
DB ServerWeb Services
J2EE/COM/.NET
eDocuments
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QualificaFornitori
Gestione“pratica” d’acquisto
Gestione ContrattiGestione
Anagrafiche e processo di Valutazione
Validazione documenti D.Lgs. 81
Ambiente di gestione del documento contratto al fornitore
Qualità/Sicurezza/Controllo/ Ufficio Acquisti/Legale
Focus sulle funzionalità iniziali
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Il Business Challenge
Gestire in modo efficiente ed efficace i contratti d’appalto
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Il Business Challenge
Minimizzare i rischi derivanti dai contratti d’appalto
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I VERI Business Challenge
Quali Fornitori Coinvolgere? Quali documenti devo chiedere? Cosa dice la legge? e le policy interna? Hai controllato l’excel? Lì c’è tutto! Quale versione stai usando? Quando hai finito ricordati di fartelo approvare! E’ stato approvato? Chi lo sta gestendo? Questo documento è ancora valido? Quale documento uso? Il fornitore è stato avvisato? Mandiamogli una mail Qualcuno lo solleciti! A che punto siamo?!!!
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La gestione “tradizionale” del Contratto
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La gestione P2P della pratica d’appalto
Fornitori
Uff. Acquisti
Questionario Qualifica
Duvri e allegatiTemplate altri documenti
Lettera di accettazione
Documenti preliminari firmati
Contratto
Qualifica
CCIAA, DURC,…
Verbali in corso d’opera
Rinnovo documenti
Apertura commessa
Corso d’opera
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Un esempio di processo
FASE 0
Pre-Trattativa
FASE 1
Trattativa pp
FASE 2Redaz.
& Approv.
FASE 3Firma & Archiv.
Redazione Capitolato Selezione Fornitore Predisposizione Bozza Raccolta firmeprocuratori
Emissione Ordine
Designazione coordinatore lavori
Revisione Bozza Firma direttore di stabilimento
Completamento raccolta documentisicurezza
Redazione PSC Invio Bozza al fornitore Archiviazione contratto
Autorizzazione ingresso
Raccolta documenti idoneità
Ricezione PSC
Invio POS
Aggiornamento PSC
FASE 4Autorizz. a esecuz
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Il Paradigma Fase/Documento/WF
Dati da completare Documenti da predisporre / approvare / inviare Documenti da ricevere / verificare / catalogare Attività da completare
Selezione Ingaggio Autorizzazione VerificaAttivazione Pagamento
Qualifica e Valutazione Fornitore
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I VERI Business Challenge
Quali Fornitori Coinvolgere?
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1. Selezione Fornitori
Integrazione completa con SAPper la lettura delle anagrafichefornitori.
Possibilità di classificazione deiFornitori sulla base di parametripredefiniti.
Generazione automatica vendorlist per la specifica tipologia diservizi.
Eventuale ciclo approvativo divalidazione del fornitore scelto.
Possibilità di future integrazionecon funzionalità di qualificafornitore e con apertura fornitoriin SAP
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I VERI Business Challenge
Quali Fornitori Coinvolgere?
Hai controllato l’excel? Lì c’è tutto!Quando hai finito ricordati di fartelo approvare!
E’ stato approvato?Chi lo sta gestendo?
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Le code di lavoro
Una volta loggati vengono presentate le code di lavoro contenenti le Pratichenei diversi stati di lavorazione. Diverse “code di lavoro” assegnate volta in volta ai vari attori del processo Code “ToDo” con le Attività da completare Code “Watch” per le Attività assegnate ad altri ma da monitorare
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I VERI Business Challenge
Quali Fornitori Coinvolgere? Hai controllato l’excel? Lì c’è tutto! Quando hai finito ricordati di fartelo approvare! E’ stato approvato? Chi lo sta gestendo?
Quali documenti devo chiedere?Cosa dice la legge? e le policy interna?
Quale versione stai usando?Questo documento è ancora valido?
Quale documento uso?
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La raccolta dei documenti
Quadro sinottico per: Documento obbligatorio Documento caricato Documento mancante Documento in ritardo
Il sistema di DocumentManagement sottostanteprovvede a gestirne lefunzionalità documentali
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La collaborazione per la redazione del contratto
Libreria dei template Supporto al ciclo di redazione Gestione allegati Generazione anteprima pdf Approvazione / firma qualificata Generazione lettera accettazione Pubblicazione
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Il fornitore è stato avvisato? Mandiamogli una mailQualcuno lo solleciti!
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Invio mail controllato e Alert Automatici
Gestione di tutte le mail da inviare: automatiche (alert): il sistema le
invia con il testo, i destinatari e gliallegati definiti in un momentoprestabilito;
con template: sono legate a delleazioni. Quando si clicca sull’azionesi apre una maschera che mostraun template già configurato comenell’esempio.
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Integrazione con Mail
Drag&Drop della mail dal client Exchange per archiviarla nella pratica Scelta del processo e della Pratica Scelta della tipologia di documento dell’allegato
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Lo stato della pratica
Una grafica “metro-map” mostra il percorso della pratica Mostra lo stato in quel momento Le “stazioni” percorse Un semaforo con lo stato di completezza e i punti della “checklist” mancanti
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Funzionalità per il Contract Management (CM)
Fase 1 Raccolta multicanale (email; PEC) e archiviazione dati e documenti
Suddivisione in Fasi e Task personalizzate
Compilazione assistita dei template ed archiviazione
Verifica completezza documentazione
Gestione del flusso delle autorizzazioni
Pubblicazione multicanali dei documenti emessi (email; PEC)
Pubblicazione modelli per l’autocertificazione
Controlli su aggiornamenti, scadenze e rinnovi
Controlli e validazioni sulla completezza
Registrazione e storicizzazione, con generazione report
Integrazione con SAP (RdA; Anagrafica Fornitore)
Fase 2 Portale Fornitori per comunicazione bidirezionale
Raccolta e Pubblicazione su portale web dei documenti
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Dettaglio funzionalità per il CM
Certificazione dei fornitori (documenti generici) Archiviazione e validazione della documentazione obbligatoria del fornitore
(Certificati C.C.I.A.A., DURC, etc..) Rinnovo documenti soggetti a scadenza o variazione nel tempo
Certificazione documentazione preliminare della pratica (documenti specifici) Sottomissione del DUVRI parte 1 e 2 e raccolta degli originali firmati Sottomissione del documento di Politica in materia di salute e sicurezza Sottomissione dei modelli di autocertificazione ai fornitori Raccolta dei documenti di Scheda dettagliata delle attività o dei POS Gestione degli allegati tecnici al DUVRI
Soluzione di archiviazione del contratto: Libreria dei template di contratto Apertura nuova pratica contrattuale Supporto al ciclo di redazione del contratto (workflow collaborativo) Approvazione del contratto Chiusura pratica e storicizzazione
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Dettaglio funzionalità per il CM (cont.)
Flusso approvativo: raccolta documenti obbligatori sulla base della tipologia di pratica (matrice pre-
definita dei documenti obbligatori) verifica automatica completezza Eventuale emissione lettera di accettazione
Reminder documenti in scadenza e procedure di rinnovo Metro-Map per la visualizzazione dello stato
Consolle di gestione delle anagrafiche Tipologia di Appalto Tipologie di Documenti Matrice Tipo Appalto/Tipo Documento Gestione obbligatorietà documenti
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Funzionalità aggiuntiva
Gestione documentazione in corso d’opera Verbali di coordinamento in corso d’opera Scheda di valutazione del fornitore Archiviazione difformità su servizi o materiale Sospensione del fornitore per gravi inadempienze Gestione dei verbali di audit
Inserimento e approvazione verbali (sopralluogo, coordinamento, verifica….)
Clicli approvativi sui dati fornitore: Approvazione nuovo fornitore (inclusa integrazione con SAP) Variazione a fornitore Difformità di fornitura. Sospensione fornitore
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