DOCFLOW SYNERGY FOR SAP Sinergie tra persone, processi, dati e procedure. 

Il sistema ERP SAP è presente presso molte aziende, in uno 

o  più  dei  suoi  moduli,  per  supportare  la  dimensione 

analitica dei processi aziendali.  

Questi  processi  hanno  però  anche  una  non  meno 

importante  dimensione  documentale  che,  se  non 

sufficientemente  supportata dalle applicazioni  software  in 

uso,  determina  affaticamento  sugli  addetti,  dispendio  di 

energie e rallentamenti sul business. 

Considerato  poi  che  la  natura  dei  documenti  coinvolti  è 

molteplice, così come  i formati di rappresentazione, e che gli stessi documenti subiscono trasformazioni di versione 

durante  i  processi  di  lavorazione  (basti  pensare  alla  sola  annotazione  del  numero  di  protocollo  IVA  sulle  fatture 

fornitori), appare chiara la ragione per dotarsi di uno strumento collaborativo di gestione dei contenuti documentali. 

Lo strumento a supporto della dimensione documentale deve garantire  il corretto ciclo di vita secondo  le politiche 

aziendali e le normative in vigore. 

Gran parte delle aziende dotate di SAP, inoltre, utilizza le piattaforme Microsoft Office e SharePoint come strumenti di 

produttività individuale e per gruppi di lavoro, e pertanto dispongono già degli strumenti di base con i quali integrare 

la dimensione documentale e la dimensione analitica degli stessi processi di gestione.. 

Le  soluzioni  sviluppate  da  DocFlow  su  piattaforma  SharePoint  consentono  di  gestire  i  documenti  integrando  le 

informazioni  gestite  da  SAP  e  facendo  partecipare  tutti  gli  utenti  ai  processi  in maniera  semplice,  produttiva  e 

integrata tramite i tradizionali strumenti Microsoft Office e SharePoint. 

SCENARI DI UTILIZZO 

L’esperienza di DocFlow in scenari reali presso Clienti con ERP SAP ha consentito la definizione di una serie di scenari “concreti”  basati  su  esigenze  reali,  integrando  le  informazioni  strutturate  di  SAP  con  documenti,  informazioni  e workflow su piattaforma Microsoft:  

• Ciclo Passivo (RdA, OdA, Fatture Passive, Note di Credito, DDT, Allegati Tecnici, etc.) • Ciclo Attivo  • Gestione Fornitori • Fascicolo Dipendente (Cedolini Paga, CUD, Certificati di malattia, Curriculum Vitae, Note Spese, etc.) • Customer Relationship Management • Organizzazione e Qualità • Conservazione Sostitutiva a Norma  

by S h a r e P o i n t

www.docflow.com

Architettura della soluzione  DOCFLOW SYNERGY FOR SAP by SharePoint utilizza la piattaforma Microsoft come sistema di gestione documentale e un  connettore  di  interfacciamento  con  SAP  “SharePoint  Connector  for  SAP  Business  Applications”  sviluppato sfruttando il modulo “SAP ArchiveLink” per interfacciarsi con tutte le Business Application. Questo consente agli utenti SAP di accedere ai documenti del documentale direttamente dalla SAP‐GUI e coinvolgere in processi  aziendali, per  esempio di  verifica  e  approvazione, utenti non  SAP mediante  la  realizzazione di  flussi di lavoro accessibili direttamente dalle applicazioni Office o dal portale SharePoint.

FUNZIONALITA’ 

• Possibilità  di  archiviazione  dei  documenti direttamente dalla SAP‐GUI. 

• Possibilità  di  gestire  i  documenti  archiviati dall’interfaccia di SharePoint. 

o Ricerca  per  indici  e  full  text  su  indici “sincronizzati” con i dati SAP. o Visualizzazione,  copia,  stampa  ed  invio  via mail dei documenti. o Navigazione  intuitiva  tra  le  tipologie  di documenti tramite “viste” personalizzabili. o HyperLink  automatico  tra  documenti appartenenti  alla  stessa  transazione (ordine,fattura, pagamento,…). 

• Possibilità  di  creare  in  SharePoint  processi documentali anche di notevole complessità integrati con i dati di SAP. 

• Acquisizione  dei  documenti  in  diversi  formati  da diversi canali. 

• Distribuzione  e  fruizione    dei  documenti mediante diversi canali e dispositivi.  

BENEFICI 

• Integrazione delle  informazioni strutturate presenti  in SAP  con  le  informazioni  non  strutturate  gestite  dalla piattaforma Microsoft Office e SharePoint (documenti, email, pagine, ecc.);  

• Riduzione dei costi di training per gli utenti, grazie alla possibilità di utilizzo di strumenti familiari di Microsoft Office System;  

• Estensione di SAP con le funzionalità di collaboration e di portale offerte da Microsoft Office SharePoint;  

• Possibilità  di  utilizzo  dei  servizi  di  Workflow  in ambiente  Microsoft  per  integrare  ed  estendere  i processi  SAP  (per  esempio Verifica  Fatture, Gestione Ordini, …);  

• Ricerca  delle  informazioni  presenti  in  SAP direttamente da Microsoft Office e SharePoint;  

• Possibilità di utilizzo dei documenti da parte di diverse funzioni aziendali non abilitate all’utilizzo di SAP.  

IL SUPPORTO DI DOCFLOW DocFlow è Partner Microsoft e ha un team specializzato nella consulenza e nell’implementazione della piattaforma SharePoint e nell’integrazione della stessa con la piattaforma SAP. Grazie alla conoscenza dei processi e degli scenari di  integrazione con  le diverse release SAP, DocFlow è  in grado di implementare soluzioni di integrazione Microsoft‐SAP “End to End” per i propri Clienti.  Per maggiori info: www.docflow.com | Tel 02 57503366