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SARCE TRAVEL (TNSJ) - Gestione Missioni e trasferte

Manuale Utente: Versione 4.1 Maggio 2019

Prodotto dal CED-INAF Bologna: M.Nanni, B.Neri, M.Gatti, S.Giovannini, A.Piccioni

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Indice

1 – Introduzione ................................................................................................................................................................ 3

2 - Configurazione ed accesso al programma ................................................................................................................... 5

3.1 I Dati della Missione ................................................................................................................................................ 8

3.2 Mezzi, Budget, Anticipi e autorizzazioni utilizzo fondi di progetto ....................................................................... 10

4 – Rendicontazione delle spese ..................................................................................................................................... 12

4.1 Dettaglio delle spese ............................................................................................................................................. 13

4.2 Gli Allegati di TNSJ ................................................................................................................................................. 13

4.3 Inserimento manuale delle voci di spesa .............................................................................................................. 15

4.4 Caricare gli scontrini con lo smartphone .............................................................................................................. 17

5 – Consultazione missioni e ruolo P.I. ........................................................................................................................... 19

6 – Recupero/stampa della documentazione ................................................................................................................. 20

6.1 Recupero missioni concluse .................................................................................................................................. 20

A – Simulatore missioni estere con diaria ....................................................................................................................... 21

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1 – Introduzione

Il programma per la gestione delle missioni dei dipendenti e’ stato realizzato a partire dal prodotto TNSJ

(http://www.sarcetravel.com/ ) della SARCE adeguandolo alla normativa INAF e integrandolo con la base dati

anagrafica del software per la gestione del personale H1-HRMS.

Il programma prevede che tutte le fasi delle missioni (Incarico di missione e autorizzazione, rendicontazione delle

spese, verifica e liquidazione) siano gestite in modo digitale utilizando PC o tablet e che la documentazione di spesa

possa essere fornita anche in formato PDF prima della consegna degli originali, sostituendo quindi gran parte della

modulistica cartacea che si rendeva necessaria in precedenza.

Con questo programma il dipendente potrà controllare le missioni richieste, nonché inserire trasferte che ha in

previsione di fare come in un’agenda, salvo poi confermarle o cancellarle se non vengono effettuate. Inoltre il PI di

un progetto può visualizzare tutte le missioni che ha autorizzato sui suoi fondi.

Una missione si puo’ dividere sostanzialmente in quattro fasi, due che riguardano direttamente il personale che

effettua la trasferta e due per la Direzione e gli uffici amministrativi. Per questo nel programma sono a disposizione

quattro differenti “cruscotti”, che identificano le funzioni.

Questo manuale si rivolge al personale che effettua la trasferta. E’ disponibile un altro manuale rivolto al personale

amministrativo.

Incarico, Autorizzazione ed eventuale anticipo:

Compilazione dell’ incarico/richiesta di missione (Personale)

o Sono da indicare la località, l’oggetto, la data e ora di inizio e fine missione, l’ Obbiettivo Funzione 1

su cui si pagherà la missione, il P.I. e la struttura che provvedera’ al pagamento, la previsione di

spesa, l’utilizzo dei mezzi di trasporto, l’eventuale richiesta di anticipo: in questa fase è già nessario

allegare i documenti di spesa per cui si chiede l’anticipo; se i fondi su cui viene effettuata la missione

fanno parte di un progetto di cui non si è responsabili, sarà richiesta l’autorizzazione all’uso dei fondi

da parte del P.I

o l’incarico di missione sara’ a disposizione degli uffici amministrativi per il controllo di congruità della

richiesta;

Impegno, liquidazione anticipi, ed autorizzazione (Direzione ed uffici)

o Gli uffici amministrativi verificano le richieste e prendono l’impegno di spesa per gli Obiettivi

Funzione di competenza;

o Gli Uffici amministrativi potranno liquidare gli eventuali anticipi richiesti dal dipendente;

o Il Direttore della struttura di appartenenza autorizza la missione accedendo al programma TNSJ

anche da remoto. Il trasfertista ricevera’ un mail a conferma della accettazione della trasferta.

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Rendicontazione e Liquidazione

Rendicontazione delle spese (personale)

o Ricevuta l’autorizzazione ad effettuare la missione, il personale in trasferta accede al cruscotto

relativo alla rendicontazione dove puo’ iniziare a inserire le voci di spesa. Tutta la documentazione

dovra’ essere allegata alla missione in formato digitale, i documenti cartacei (fatture, scontrini,

ricevute taxi etc.) consegnati alla propria amministrazione.

Verifica e Liquidazione (Direzione ed Uffici)

o Tutti i dati inseriti relativi alle missione sono controllati dagli uffici incaricati e, previa autorizzazione

del Direttore della struttura su cui gravano i fondi, l’amministrazione procede con il calcolo e la

liquidazione e relativa produzione della documentazione utile per procedere alla creazione del

mandato di pagamento.

Il sistema archivia tutte le operazioni, permettendo a posteriori la verifica delle autorizzazioni e della

rendicontazione economica.

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2 - Configurazione ed accesso al programma Il programma TNSJ e’ disponibile a partire dalla pagina https://servizi.ced.inaf.it dove si trova anche la

documentazione e il disciplinare missioni INAF.

Utilizzando l’icona Jtrip oppure il tasto <TNSJ: Gestione Missioni e trasferte> si accedera’ all’applicazione realizzato

in linguaggio Java.

E’ fortemente sconsigliato utilizzare il browser Internet Explorer in quanto alcune versioni danno risultati

imprevedibili. Il programma richiede che il browser in uso (Firefox,Chrome,Safari,etc) autorizzi l’uso dei pop-up.

Nel caso di utilizzo di un MAC vanno selezionate le seguenti impostazioni:

Con le versioni di Java superiori alla 1.7 potrebbe essere necessario indicare come “sicuro” il sito su cui risiede

l’applicazione tramite l’apposita sezione di cofigurazione. Questa operazione è dipendente dal sistema operativo in

uso (Window, MAC, Linux).

La prima volta che si utilizza il browser ci si potrebbe trovare di fronte ad una “pagina bianca”, per procedere e’

necessario abilitare i pop-up e riprovare.

Una volta che java ed i pop-up sono opportunamente configurati, selezionando l’opportuna icona si accede alla

finestra di login per le credenziali utente.

Disponendo di uno smartphone o un tablet Apple o Android e’ possibile utilizzare una app per

fotografare e quindi caricare gli allegati (scontrini o biglietti). La app JMobile Sarce Travel deve essere

installata sul device ed abilitata con l’apposito codice che si trova tra le informazioni del programma.

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Il nome utente da inserire è nel formato nome.cognome

(nome e cognome in minuscolo separati da un punto)

come per gli altri servizi INAF. Maggiori informazioni

sulla composizione del nome utente alla pagina

http://www.ced.inaf.it/serv25/index.php/credenziali/cre

denziali-utenti-2

La password iniziale di sistema potra’ essere

cambiata utilizzando il portale utente H1-HRMS,

funzione disponibile all’indirizzo

https://servizi.ced.inaf.it

Nella corrente versione del programma i menu’ vengono proposti con il look precedente cambiano solamente i

colori se si vuole passare alla modalita’ tablet/phone con tasti grandi sullo schermo e’ necessario selezionare <la

stella> e quindi spuntare <Riattiva la versione precedente …..> .

Gli esempi di questo manuale si riferiscono alla versione per PC.

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3 - Compilazione richiesta / incarico di missione La compilazione dell’incarico di missione deve essere effettuata con sufficiente preavviso per permettere all’amministrazione la verifica ed alla Direzione di fornire l’autorizzazione. Nel caso venga richiesto un anticipo, il tempo necessario all’amministrazione per completare la pratica sara’ ovviamente maggiore. Dopo l’autenticazione l’utente ha l’accesso al cruscotto dove selezionare la voce di menu <Gestione richieste Trasferta>, purché nella barra superiore si sia posizionati sul ruolo :

si deve quindi selezionare la voce : <Nuova richiesta di missione>

Viene proposto il campo <Luogo/oggetto> in cui si definire l’intestazione della missione. Questo campo da’ il “titolo

alla trasferta” va’ quindi indicata la precisa localita’ in cui sara’ svolta e l’oggetto / ragione della missione. Ulteriori

informazioni potranno essere indicate nelle note nelle differenti sezioni del programma, ma questo campo

costituisce una chiave di ricerca.

Si procede quindi a compilare in dettaglio le tratte della missione tramite il bottone: <nuova destinazione>. Le tratte

possono essere piu’ di una.

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Si procede quindi a compilare in dettaglio le tratte della missione tramite il bottone: <nuova destinazione>

Il programma offre la lista dei luoghi di destinazione permettendo di scegliere la Nazione 2 nelle missione estere e la

Provincia per l’Italia. Per effettuare la scelta l’utente può inserire, nel secondo dei campi <Località>, Il nome o la

parte iniziale della destinazione dove intende recarsi, seguita dal tasto <Invio>. Quando e’ conosciuto è possibile

inserire direttamente il codice della Provincia/Nazione nel primo dei campi proposti. Per confermare la scelta si

dovra’ “cliccare” sulla freccia grigia a fianco del nome della localita’.

3.1 I Dati della Missione Confermata la località della missione, sono da definire in primo luogo i dati temporali della missione. L’inserimento

delle date di partenza e arrivo può avvenire o tramite il menu a tendina (unico per inizio e fine), o scrivendo

direttamente nel campo con il formato gg/mm/aaaa. Gli orari invece si inseriscono solo con il menu a tendina (anche

in questo caso è unico per l’ora di partenza e per quella di arrivo)

Il campo <Note> è utile per fornire indicazioni (es. anticipo o posticipo missione, utilizzo auto di servizio ecc.) e come

promemoria per situazioni particolari.

Nella parte destra della finestra vi sono 10 campi allineati su 5 righe. I campi a sinistra permettono una selezione per

codice (se si ricorda) e quelli a destra per valore.

Il campo <Località> consentirebbe di cambiare la località della tratta precedentemente inserita (operazione

sconsigliata). Per l’Italia si possono selezionare solo i capoluoghi di Provincia e non i singoli Comuni.

Con il regolamento missioni approvato dal CdA nel Marzo 2019 sono previste differenti policy sia per le missioni in

Italia che all’estero. In particolare in Italia sono previste la < ITAP - Pie’ di lista> e <ITAM - forfait pasti> mentre

all’estero oltre a queste e’ prevista la missione TAM(Trattamento Alternativo) una forfettaria tassata (vedi

Appendice A).

2 Attenzione ai casi particolari. Esempio Francia e Francia-Parigi

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Quindi quando si seleziona la <Travel Policy> ci si trovera’ auna maschera su cui scegliere.

Nel Appendice B sono illustrati i differenti massimali per le diverse policy.

Il campo <Responsabile fondi> va compilato con la voce 0-FONDI PROPRI / Direttore se la missione viene imputata

su fondi propri oppure fondi FOE della sede di servizio. Se invece i fondi sono sotto la responsabilità di un altro PI, sia

che presti servizio nella propria struttura, sia in un’altra sede INAF, selezionate il nome del responsabile. Nel caso il

nominativo del responsabile fondi non fosse presente nella maschera va’ contattata la sua struttura di appartenenza

del PI affinche’ venga inserito correttamente in H1-HRMS.

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Nel campo <Struttura/Ufficio> va indicata la struttura che gestisce i fondi della missione. E’ un campo obbligatorio e

deve essere indicata anche se coincide con la propria sede di servizio.

Il campo <Lista Progetti> deve contenere l’indicazione del progetto su cui verranno imputati i fondi. Si puo’

selezionare il progetto in modo analogo a quanto avviene per i campi precedenti. Nel caso il progetto non venga

riconosciuto o non sia ancora inserito indicare il codice <00 = Da definire – Specificare nelle note> ed indicare il

nome del progetto nel campo <Note> .

Il pulsante <Conferma> chiude e salva l’operazione di inserimento delle tratte. Se la stessa missione prevede

trasferte in luoghi diversi si può inserire una <Nuova destinazione> compilando i campi necessari.

Per missioni a carattere ricorrente (stessa destinazione per più giorni, anche non successivi) si può inserire più volte

la tratta con date diverse anche non consecutive, salvo poi correggerle se necessario, in sede di rendicontazione

delle spese. Una volta autorizzata la missione non è possibile inserire nuove tratte. Le tratte devono

obbligatoriamente gravare sul medesimo obiettivo funzione.

Le missioni gratuite, cioe’ pagate da altro Ente vanno inserite per le finalita’ autorizzative. La voce <responsabile

Fondi> dovra’ contenere il codice [ 0-Fondi Propri ] e nella <Lista progetti> si indichera’ [00-Da Definire…]

indicando poi nelle <Note> “Missione Gratuita”.

Nel caso la trasferta comporti attività con rendicontazione su progetti diversi e con differenti fondi è opportuno

trasmettere piu’ missioni.

L’inserimento delle tratte non comporta la memorizzazione della missione nel sistema. Per non perdere i dati è

opportuno salvare tramite il pulsante <Salva e Chiudi> riaprendo poi la missione dal <Menu Attività>

<Completamento missione> per procedere con l’inserimento delle informazioni di cui al punto 3.2 o modificare

quanto già fatto. Le modifiche sono sempre possibili fino a quando non si decida di chiudere il cruscotto di lavoro e

inviare la richiesta di autorizzazione o verifica. Rientrando su una missione salvata e’ possibile anche annullarla

definitivamente.

3.2 Mezzi, Budget, Anticipi e autorizzazioni utilizzo fondi di progetto La linguetta <Mezzi di trasporto e Budget> deve essere selezionata per indicare la spesa prevista della trasferta e,

nel caso si faccia uso di mezzi di trasporto non convenzionali (taxi, auto propria etc.), se ne deve indicare il tipo, che

dovrà essere autorizzato, selezionando gli appositi pulsanti. Nel caso di utilizzo del mezzo proprio allegare la

richiesta di autorizzazione : (http://servizi.ced.inaf.it/TNSJ/modulo-Mezzo-Proprio.pdf ).

Qualora si voglia richiedere un anticipo su spese già sostenute o da sostenere, secondo le modalità previste dal

disciplinare INAF, si agisce sulla linguetta <Pagamenti> nella parte superiore della finestra. I documenti relativi alla

previsione di spesa saranno caricati utilizzando la funzione <Allegati>.

Deve essere sempre indicato il <Bugget Trasferta> per permettere all’amministrazione di prendere l’impegno di

spesa della missione che si dovra’ effettuare.

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Gia’ in questa fase possono essere allegati alla missione tutti i documenti che andranno a far parte della

rendicontazione. Quindi le spese di viaggio, alloggio e iscrizioni a giustificazione dell’anticipo, programmi di convegni,

autorizzazioni etc.

Nell’inserimento della richiesta di missione, i “semafori” che compaiono nelle linguette indicano lo stato di

completamento delle sezioni attraverso il colore; il verde segnala che i campi sono stati compilati regolarmente, il

giallo che la scheda non è stata compilata oppure che la compilazione è incompleta, il rosso segnala un’inconsistenza

significativa. In ogni caso la procedura non si blocca e si può proseguire.

Ricordiamo che Il pulsante <Esci> termina l’inserimento con la perdita di tutti i dati inseriti e non salvati.

Terminata la sezione, la richiesta di missione può essere sospesa tramite <Salva e chiudi> oppure in caso sia

definitiva e non necessiti di modifiche, va sottomessa per l’autorizzazione con il pulsante <Conferma e invia>.

Questa fase è sempre necessaria per ottenere l’autorizzazione alla trasferta, che verrà confermata via mail.

Quando la missione viene “Confermata ed inviata” assumera’ un identificativo numerico (formato T001234) e non

sara’ più possibile il recupero per modifiche (a meno che la richiesta di autorizzazione venga respinta). Sarà invece

possibile apportare cambiamenti successivamente in sede di rendicontazione. La missione sara’ visualizzabile ma

non modificabile nella cartella <Consultazione>.

Si ricorda che questo sistema sostituisce completamente il modulo cartaceo e quindi si raccomanda una

compilazione completa ed esaustiva della richiesta di missione; resta facoltà dell’amministrazione e del Direttore

respingere la richiesta di autorizzazione alla missione, nel qual caso il dipendente sarà avvertito tramite mail.

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4 – Rendicontazione delle spese Ricevuta l’approvazione da parte della Direzione la missione è già accessibile sulla consolle ed è possibile iniziare a

inserire le voci di spesa, anche se la missione non è conclusa. La pagina per l’accesso alla rendicontazione è

riconoscibile nella lista del <To-Do>, oppure è ricercabile a partire dal menu <Gestione Consuntivi> (Gestione Note

Spese) alla voce <Inserimento rimborso missione>. Sul cruscotto l’icona segnala sempre la presenza di “pratiche

da evadere”.

Potranno essere inserite le spese di cui già esiste la documentazione (prenotazioni di voli, alberghi, noleggi auto,

etc.) con la possibilità di successive integrazioni, man mano che si acquisiscono i documenti. Per l’inserimento degli

allegati è consigliabile inserire un solo file (PDF, JPEG) per voce di spesa.

Nella maschera potrebbe essere attivo il filtro del mese, ciò significa che si vedono solo le missioni aperte nel mese

indicato. Per avere una visione completa si deve cliccare su <Annulla Filtri>.

Selezionando la propria cartella, si potrà scegliere la missione su cui si intende operare.

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4.1 Dettaglio delle spese Nella maschera <Dett.spese collaboratore> compariranno le possibili voci di spesa per una missione. Le voci di spesa

sono diverse per le missioni in Italia e per le missioni estere, e in quest’ultime sono anche differenziate nel caso di

rimborso a piè di lista e a trattamento alternativo3.

La lista delle spese sostenute puo’ essere presentata come tabella organizzata sulle singole voci divise sui differenti

giorni di missioni oppure come lista semplice. Quando una spesa copre più giornate ed esiste un unico documento

(come nel caso di alberghi) la spesa va’ inserita sul primo o sull’ultimo giorno indicando anche il periodo di

riferimento.

Prima di procedere con l’inserimento puntuale delle voci di spesa e’ vantaggioso caricare tutti gli <allegati>, cioe’ la

documentazione delle spese sostenute; gli allegati potranno essere caricati anche durante l’inserimento delle singole

voci di spesa. Se viene utilizzata la app disponibile su smartphone e tablet e descritta nel paragrafo 4.4 le

operazioni risultano notevolmente semplificate.

4.2 Gli Allegati di TNSJ Il programma permette di caricare le documentazioni delle spese sostenute (fatture, ricevute, scontrini, biglietti) ed

altri documenti (autorizzazioni, dichiarazioni, programmi di convegni etc) in formato digitale; questi allegati saranno

a disposizione delle amministrazioni per le necessarie verifiche e potranno essere visualizzati o stampati. I

documenti che sono disponibili all’origine in formato digitale (PDF o JPG) come i biglietti aerei e ferroviari, le

prenotazioni alberghiere etc, vanno solo caricati nel programma.

I documenti che “nascono” cartacei (ricevute e scontrini) vanno scansionati o fotografati e quindi caricati come

allegati. Tutta la documentazione cartacea sara’ quindi consegnata alla amministrazione della propria struttura in

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una busta su cui deve essere indicato almeno il COGNOME e NOME ed il NUMERO della Missione (T001234) ; questo

fino a nuove disposizioni e chiarimenti in merito alla “dematerializzazione e conservazione sostitutiva”.

Gli allegati che possono essere caricati nel programma sono costituiti da documenti (formato PDF) oppure fotografie

(formato JPG). Il programma non accetta altri formati grafici (Gif, Png , etc ) o testi Word o Excel. E’ opportuno che

la scansione (o foto) non abbia dimensioni maggiori di 2 MByte che vuol dire scansioni A4 con risoluzione inferiori a

300 ppt e foto con risoluzione inferiore ai 6 Megapixel.

La scansione di un singolo documento per ogni voce di spesa semplifica il successivo collegamento tra “allegato” e

“voce di spesa” in TNSJ.

E’ fortemente sconsigliato scansionare/fotografare più ricevute “presenti sulla stesso foglio A4”. In questo caso i

documenti non dovranno essere associati alle singole voci di spesa (vedi paragrafo 4.2), ma rimarranno a

disposizione nella cartella allegati. La linguetta <Allegati> permette di caricare i giustificativi delle spese sostenute.

A fondo pagina sono disponibili i comandi per caricare i documenti PDF e JPG. La “ graffetta” permette di scegliere il

file da caricare tra quelli disponibili sul proprio computer.

Potranno essere caricati documenti in sequenza con il comando <Conferma e nuova riga> mentre il caricamento

termina con <Conferma>. I documenti caricati verranno mostrati sulla parte destra dello schermo numerati secondo

l’ordine del caricamento. Viene richiesto di inserire una “Descrizione Utente” che equivale ad un nome che verrà poi

assegnato al file che andremo a caricare.

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Terminato il caricamento, o durante le operazioni e’ opportuno fare dei salvataggi con il pulsante <Salva> che si

trova sulla destra dello schermo, mentre il pulsante <Completa successivamente> salva e chiude la sessione di

inserimento dei rimborsi. Fare attenzione che la voce <Conferma ed invia> chiude definitivamente la missione e la

invia agli uffici amministrativi per la liquidazione.

4.3 Inserimento manuale delle voci di spesa Terminato il caricamento degli <Allegati> si puo’ passare ad indicare le singole voci di spesa nel <Dett. Spese

collaboratore>. Resta inteso che se un allegato non e’ stato precedentemente caricato cio’ puo’ essere fatto anche

mentre vengono indicate le singole voci utizzando il tasto <….Scegli….>. L’inserimento delle singole voci e degli

allegati puo’ essere fatto in momenti diversi e’ tuttavia necessario che la fase di inserimento rimanga aperta e si

utilizzi <Completa successivamente> per consolidare gli aggiornamenti.

Selezionata la singola voce di spesa ci si posizionera’ sulla finestra sul fondo della pagina per inserire i dati relativi a

quella spesa:

In questo esempio vengono rendicontate le spese per la cena e deve essere indicate la <Data > a cui si riferisce la

ricevuta, l’<Importo> complessivo ed il tipo di documento presentato <Fattura / Ricevuta> (definire il tipo di

documento è obbligatorio quando esiste la scelta). Nel caso di altre tipologie di spese i dati richiesti saranno diverse

(Date da…a, chilometri etc) . Nel caso di un pagamento in valuta la conversione sara’ effettuata alla data indicata nel

giorno della missione, a meno che non sia indicata altra data nella finestra <Data Pagamento>.

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Inoltre utilizzando sara’ possibile associare un allegato giustificativo della spesa. Se il documento e’ stato

caricato in precedenza sara’ presentato nella lista degli allegati, altrimenti potra’ essere caricato al momento nella

lista.

Ogni qualvolta un allegato e’ associato a una voce di spesa questo sara’ tolto dalla tabella <allegati>, alla fine

rimarranno tutti i documenti che non costituiscono giustificativo di spesa come le autorizzazioni, le dichiarazioni, i

programmi di convegno e quanto altro ritenete opportuno conservare.

E’ opportuno segnalare nel campo <Note> tutte le informazioni utili all’amministrazione per spiegare casi particolari

(es: cifre difformi dallo scontrino, scontrini cumulativi, etc.).

Nel caso la voce di spesa che si sta’ compilando sia stata anticipata in valuta deve essere indicata la data in cui e’

stato effettivamente pagata la somma nel campo <Data Pagamento>

La correzione di una spesa errata sarà fatta tornando sulla casella, cancellando con la < X > e reinserendo il nuovo

valore.

Durante gli inserimenti saranno segnalati con il pallino rosso le spese che eccedono i massimali. Una verifica

complessiva delle spese non rimborsabili potrà essere fatta utilizzando la linguetta <Controllo massimali>.

Ricordiamo che secondo l’attuale disciplinare INAF per le missioni in Italia i massimali di spesa dei pasti sono

controllati sull’arco delle 24 ore a partire dall’inizio della missione.

Esempi:

se la missione inizia il mattino, l’importo del pranzo e della cena si sommano e si controlla l’eventuale

superamento del massimale;

se la missione inizia il pomeriggio, l’importo della cena si somma con il pranzo del giorno dopo e si controlla

l’eventuale superamento del massimale.

Il primo caso è correttamente gestito dal programma che segnala l’eventuale “sforamento” con il semaforo rosso, il

secondo non e’ gestito correttamente e le segnalazioni non sono significative.

Sarà in ogni caso l’amministrazione a controllare e decidere il rimborso corretto in base alle disposizioni del

disciplinare.

Terminato l’inserimento delle voci di spesa e degli allegati e’ bene utilizzare il tasto <Salva> per mettere in sicurezza

quanto inserito, quindi la missione e’ pronta per essere presa in carico dall’amministrazione.

Scegliendo <Completa Successivamente> l’attivita’ viene chiusa, ma la missione sara’ ancora disponibile per

correzioni ed integrazione.

Scegliendo <Conferma ed Invia> la missione e’ inviata all’amministrazione e rimane disponibile solo nelle attività di

<Consultazione>. Si noti che passando con il mouse sul tasto compare una bustina che puo’ essere usata per inviare

una comunicazione all’amministrazione. La comunicazione che non andra’ a far parte della missione stessa.

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Se si decide di annullare o non effettuare una missione e’ necessario avvertire immediatamente l’amministrazione

in quanto deve essere eliminato anche l’impegno economico preso in contabilita’ in previsione della missione.

4.4 Caricare gli scontrini con lo smartphone E’ possibile utilizzare lo smartphone per caricare scontrini o biglietti con la app JMobile Sarce Travel. La foto dello

scontrino puo’ essere effettuata in ogni momento, mentre si potra’ procedere al caricamento nella missione in una

fase successiva quando si vorranno inserire tutte le voci di spesa.

Nel menu’ presentato la voce

SmartExpress permettera’ di

fotografare lo scontrino.

Sara’ quindi richiesta la

tipologia di spesa a cui si

rigerisce lo scontrino ed

infine l’OCR cerchera’ di

riconoscere la data ed il

valore della spesa.

Potranno essere fotografati

tutti gli scontrini senza

preoccuparsi dell’inserimento

nelle voci di spesa che potra’

avvenire successivamente.

Quando si vorra’ procedere al caricamento delle voci di spesa della missione si avranno a disposizione tutti i

documenti registrati; in particolare saranno presentati gli allegati che si riferiscono al periodo della missione che

potranno essere visionati scegliendo l’immagine della <macchina fotografica>

Infine il singolo allegato puo’ essere caricato selezionando la freccia .

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Infine si procedera’ con il caricamento manuale degli ulteriori allegati e relative voci di spesa.

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5 – Consultazione missioni e ruolo P.I. Tutte le missioni non ancora chiuse cioe’ in valutazione da parte dell’amministrazione o della direzione, si possono

vedere nella cartella <Consultazione> del menu’ Attivita’.

Le missioni gia’ terminate (stato 69) in TNSJ sono invece visibili nella cartella <Missioni Archiviate>.

In <Consultazione> e in <Missioni Archiviate> saranno visualizzate tutte le missioni effettuate dal dipendente, mese

per mese, oppure <Annullando i filtri> si otterra’ una tabella riepilogativa che potra’ essere salvata anche come file

Excel. Accedendo alla singola missione saranno mostrati i dati inseriti ed i relativi allegati, scaricabili come file ZIP.

I P.I. di progetto, cioe’ coloro che sono responsabili di fondi su cui sono state effettuate missioni anche da parte di

colleghi potranno visualizzare allo stesso modo tutte le missioni che sono state effettuate sui fondi da loro gestiti.

Per accedere a questa funzione e’ necessario cambiare il proprio ruolo operativo da <Inserimento missioni

personali> a <Responsabile dei Fondi>.

Il ruolo operativo viene scelto utilizzando il bottone presente nella barra superiore della pagina

Il ruolo <Responsabile dei Fondi> e’ assegnato di default al personale Astronomo ed ai Ricercatori e Tecnologi

(Inquadramenti EpR I-III) ed e’ un parametro configurabile in H1-HRMS. Diventa attivo nella giornata successiva.

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6 – Recupero/stampa della documentazione Il Trasfertista ed il P.I., oltre alle amministrazioni, possono prendere visione e/o stampare in ogni momento gli

allegati e le informazioni relative alla missione che sono in gestione.

Sotto le attività di <Gestione richiesta trasferta> e <Gestione note spese> troviamo rispettivamente le funzioni di

<Stampa prenotazioni> e <Stampa note spese>.

Una volta selezionate, entrambe funzionano attraverso il pulsante in alto <Selezionare documenti da Stampare>,

che permette la spunta dei documenti che si vogliono controllare, e agendo successivamente attraverso il pulsante

<Stampa documenti selezionati>.

I comandi di <Stampa> producono unicamente file PDF che possono essere salvati. TNSJ non ha alcuna funzione di

diretta di stampa. Quando si prendono in esame numerose missioni puo’ essere utile produrre file Excel usando

l’icona

6.1 Recupero missioni concluse Le missioni che sono concluse (stato indicato dal codice 69) sono inserite nella cartella <Missioni Archiviate>. Per

ottenere la lista di tutte le proprie missioni e’ necessario verificare di aver annullato i filtri, altrimenti verranno

mostrate solo le missioni del mese corrente.

Nella lista delle <Missioni Archiviate> selezionando [la stampante] sara’ possibile ottenere la Nota Spese completa

di tutte le autorizzazioni e verifiche. Selezionando [il documento] si puo’ riaccedere all’intera missione e dagli

<Allegati> e’ possibile <scaricare tutti gli allegati > in un un unico file compresso.

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A – Simulatore missioni estere con diaria

E’ stato sviluppato da Marco Belladonna (Osservatorio Astrofisico di Torino) un programma Excel per il calcolo dei

costi di una missione con trattamento alternativo.

Il foglio Excel e’ scaricabile all’indirizzo: https://servizi.ced.inaf.it/TNSJ/Tratt-Alternativo.xlsx e puo’ essere eseguito

sul vostro computer. Il foglio si presentera’ con i seguenti campi:

Vanno inseriti il <luogo>, le <date>, e <l’aliquota> IRPEF massima che compare sulla vostra busta paga. Le diverse

tassazioni, previste dai differenti rapporti lavorativi, sono selezionate nel campo “<Ruolo>”.

La codifica dei differenti ruoli e’ basata sui codici CSA che hanno il seguente significato:

Codice Descrizione Codice Descrizione

PO Astronomo Ordinario RCNW Tecnici/Ammin INPS (vecchio)

PA Astronomo Associato RCNM Tecnici/Ammin (IV-VIII) Tempo Det.

RU Ricercatore Astronomo RCRM Ricercatori/Tecnologi (I-III) Tempo Det.

DD Dirigente a Contratto AR Assegno di Ricerca

RCND Tecnici/Ammin (IV-VIII) CC CoCoCo

RCRT Ricercatori/Tecnologi (I-III) BS Borsa di Studio

RCRI Ricercatori/Tecnologi INPS (vecchio)

Inserendo i valori di ingresso (campi in verde) si otterra’ il <costo della missione> e il rimborso previsto dal

trattamento alternativo (voce <netto a pagare>) .

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B – Trattamento di Missione : Massimali