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Gestione spese e trasferte Riepilogo scenario

Elaborazione di debiti e pagamenti

Elaborazione di richieste di trasferta

Prenotazione di servizi di trasferta online

Aggiunta ricevute spese durante la trasferta

Gestione spese

Scenario Explorer

Aree business

Scenario/Processi

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Addetto alla contabilità fornitori

Descrizione scenario

In questo scenario sono coinvolti i seguenti ruoli aziendali:

Dipendente in trasferta Revisore Approvatore

Assistente trasferte

Per un'impresa di grandi dimensioni come la tua diventa essenziale poter controllare le politiche sulle trasferte, i budget e le spese. SAP Cloud for Travel and Expense è la risposta alle tue esigenze grazie ad una soluzione di gestione trasferte ottimizzata e globale che comprende processi di approvazione e prenotazione delle trasferte, inoltro automatico di spese e rimborso spese.La soluzione SAP Cloud for Travel and Expense è integrata con SAP ERP e SAP Cloud for Financials. Ciò ti garantisce dati sempre consistenti, minimizza la necessità di riconciliazione ed aumenta le tue potenzialità in materia di analisi e revisione di spese. Inserire spese in SAP Cloud for Travel and Expense è davvero alla portata di tutti grazie alle funzionalità offerte dalla soluzione, quali videate semplificate, campi d'inserimento dati precompilati e l'opportunità di inviare automaticamente le proprie spese dai feed di transazioni con carta di credito. Se un utente non può avere accesso all'applicazione, può sempre inviare le proprie spese via e-mail.La configurazione standard di SAP Cloud for Travel and Expense include tariffe di rimborso per paesi predefiniti, un modello di paese generico e può essere adattata in conformità con la politica adottata dalla tua società in materia di gestione spese.

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Gestione spese e trasferte Riepilogo scenario





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Descrizione scenario

In questo scenario sono coinvolti i seguenti ruoli aziendali:

Dipendente in trasferta Revisore Approvatore


Per un'impresa di grandi dimensioni come la tua diventa essenziale poter controllare le politiche sulle trasferte, i budget e le spese. SAP Cloud for Travel and Expense è la risposta alle tue esigenze grazie ad una soluzione di gestione trasferte ottimizzata e globale che comprende processi di approvazione e prenotazione delle trasferte, inoltro automatico di spese e rimborso spese.La soluzione SAP Cloud for Travel and Expense è integrata con SAP ERP e SAP Cloud for Financials. Ciò ti garantisce dati sempre consistenti, minimizza la necessità di riconciliazione ed aumenta le tue potenzialità in materia di analisi e revisione di spese. Inserire spese in SAP Cloud for Travel and Expense è davvero alla portata di tutti grazie alle funzionalità offerte dalla soluzione, quali videate semplificate, campi d'inserimento dati precompilati e l'opportunità di inviare automaticamente le proprie spese dai feed di transazioni con carta di credito. Se un utente non può avere accesso all'applicazione, può sempre inviare le proprie spese via e-mail.La configurazione standard di SAP Cloud for Travel and Expense include tariffe di rimborso per paesi predefiniti, un modello di paese generico e può essere adattata in conformità con la politica adottata dalla tua società in materia di gestione spese.


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Scenario/Processi

Gestione spese e trasferte Dettagli sui processi: Elaborazione di richieste di trasferta

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Descrizione processo

Il dipendente in trasferta o l'assistente trasferte inviano una richiesta di trasferta in SAP Cloud for Travel and Expense in relazione alla propria trasferta o per conto di un altro dipendente in trasferta.

L'approvatore rivede la richiesta di trasferta e l'approva o la rifiuta. Il dipendente in trasferta riceve una e-mail con la decisione dell'approvatore.

Le approvazioni sono facoltative e possono essere adattate su misura alle esigenze della tua società.

Eseguito daDipendente in trasferta

Nei centri di lavoroGestione spese e trasferte Approvazioni

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Gestione spese


Invia una decisione via e-mail

Rivedi una richiesta di trasferta

Crea una richiesta di trasferta

iii


Approvatore

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Scenario/Processi


Gestione spese e trasferte Dettagli sui processi: Prenotazione di servizi di trasferta online

Scenario Explorer


Il dipendente prenota una trasferta online con l'ausilio di uno dei nostri tool di prenotazione online integrati. Dal momento che SAP Cloud for Travel and Expense è completamente integrata con questi tool di prenotazione online, i dati SAP saranno automaticamente trasferiti e utilizzati per alimentare i campi nel tool.

Così, dopo che il dipendente ha concluso la prenotazione della propria trasferta, tutti i dati verranno ritrasferiti a SAP Cloud for Travel and Expense dove saranno immediatamente fruibili sotto forma di itinerario della trasferta.

In alternativa puoi inviare le informazioni sulla trasferta al nostro tool di gestione itinerari integrato. Le informazioni saranno ritrasferite a tuo nome a SAP Cloud for Travel and Expense dove saranno disponibili come itinerario elaborabile.

I suddetti dati di prenotazione, ad esempio data d'inizio e di fine della trasferta, saranno anche inseriti automaticamente nel report spese del dipendente creato per la trasferta.

Il tool di prenotazione online può essere configurato in linea con la politica individuale della tua società in materia di trasferte e ti consentirà di conoscere in tempo reale ogni potenziale violazione alle norme previste dalla tua società o dal tuo fornitore preferenziale.


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Rivedi itinerario

Sincronizza i dati con SAP Cloud for Travel and Expense

Crea un itinerario online

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Gestione spese e trasferte Dettagli sui processi: Prenotazione di servizi di trasferta online

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Il dipendente prenota una trasferta online con l'ausilio di uno dei nostri tool di prenotazione online integrati. Dal momento che SAP Cloud for Travel and Expense è completamente integrata con questi tool di prenotazione online, i dati SAP saranno automaticamente trasferiti e utilizzati per alimentare i campi nel tool.

Così, dopo che il dipendente ha concluso la prenotazione della propria trasferta, tutti i dati verranno ritrasferiti a SAP Cloud for Travel and Expense dove saranno immediatamente fruibili sotto forma di itinerario della trasferta.

In alternativa puoi inviare le informazioni sulla trasferta al nostro tool di gestione itinerari integrato. Le informazioni saranno ritrasferite a tuo nome a SAP Cloud for Travel and Expense dove saranno disponibili come itinerario elaborabile.

I suddetti dati di prenotazione, ad esempio data d'inizio e di fine della trasferta, saranno anche inseriti automaticamente nel report spese del dipendente creato per la trasferta.

Il tool di prenotazione online può essere configurato in linea con la politica individuale della tua società in materia di trasferte e ti consentirà di conoscere in tempo reale ogni potenziale violazione alle norme previste dalla tua società o dal tuo fornitore preferenziale.

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Invia le informazioni sulla trasferta al nostro tool di gestione itinerari integrato per avere il tuo itinerario disponibile in SAP Cloud for Travel and Expense.


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Gestione spese e trasferte Dettagli sui processi: Aggiunta di ricevute di spese durante la trasferta

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Durante la trasferta il dipendente invia ricevute per il relativo report spese ad esempio, servendosi di un'app per un dispositivo mobile o via e-mail.

Dispositivo mobile: il dipendente inserisce i dettagli relativi alle spese e li invia a SAP Cloud for Travel and Expense, accludendo eventualmente come allegato una foto della ricevuta. Se nel tuo sistema è attivato il riconoscimento immagini, puoi fare semplicemente una foto della ricevuta e il sistema crea automaticamente la spesa per te.

E-mail: il dipendente scrive una e-mail indicando tipo di spesa, importo, divisa e data e la invia ad un indirizzo e-mail centrale, anche in questo caso con la possibilità di allegare una ricevuta.

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Aggiunta ricevute spesedurante la trasferta

Invia ricevute di spesa con dispositivo mobile

i

X

Fai clic qui per vis. variantidi processo

Dispositivi mobiliE-mail


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Gestione spese e trasferte Dettagli sui processi: Aggiunta di ricevute di spese durante la trasferta

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Durante la trasferta il dipendente invia ricevute per il relativo report spese ad esempio, servendosi di un'app per un dispositivo mobile o via e-mail.

Dispositivo mobile: il dipendente inserisce i dettagli relativi alle spese e li invia a SAP Cloud for Travel and Expense, accludendo eventualmente come allegato una foto della ricevuta. Se nel tuo sistema è attivato il riconoscimento immagini, puoi fare semplicemente una foto della ricevuta e il sistema crea automaticamente la spesa per te.

E-mail: il dipendente scrive una e-mail indicando tipo di spesa, importo, divisa e data e la invia ad un indirizzo e-mail centrale, anche in questo caso con la possibilità di allegare una ricevuta.

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Aggiunta ricevute spesedurante la trasferta

Invia ricevute di spesa con dispositivo mobile

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Dispositivi mobili E-mail

Invia ricevute di spesa

con e-maili

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Gestione spese e trasferte Dettagli sui processi: Gestione spese

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Il dipendente in trasferta o l'assistente trasferte inviano il report spese ad esempio, presentando le transazioni effettuate con carta di credito aziendale o accludendo immagini di ricevute. All'occorrenza possono anche ricorrere ai dati della richiesta di trasferta o itinerario di trasferta, inseriti automaticamente nel report spese.

Una volta riviste e approvate, le spese vengono trasferite automaticamente al tuo sistema di Contabilità finanziaria o al tuo sistema di Gestione stipendi, avviando di fatto il processo di rimborso a beneficio del dipendente. Anche questo processo può essere facilmente adattato in modo da aderire alla politica in materia di trasferte adottata dalla propria società. La soluzione SAP Cloud for Travel and Expense può essere integrata con il tuo sistema SAP ERP Financials o SAP Cloud for Financials.


Nei centri di lavoroGestione spese e trasferte Approvazioni Registrazioni

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Registra report spese in SAP ERP

Approva il report spese

Rivedi il report spese

Crea un report spese

i iii

X

Revisore

Approvatore


Fai clic qui per visionare varianti di processo

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Gestione spese e trasferte Dettagli sui processi: Gestione spese

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Il dipendente in trasferta o l'assistente trasferte inviano il report spese ad esempio, presentando le transazioni effettuate con carta di credito aziendale o accludendo immagini di ricevute. All'occorrenza possono anche ricorrere ai dati della richiesta di trasferta o itinerario di trasferta, inseriti automaticamente nel report spese.

Una volta riviste e approvate, le spese vengono trasferite automaticamente al tuo sistema di Contabilità finanziaria o al tuo sistema di Gestione stipendi, avviando di fatto il processo di rimborso a beneficio del dipendente. Anche questo processo può essere facilmente adattato in modo da aderire alla politica in materia di trasferte adottata dalla propria società. La soluzione SAP Cloud for Travel and Expense può essere integrata con il tuo sistema SAP ERP Financials o SAP Cloud for Financials.





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Gestione spese e trasferte Dettagli sui processi: Elaborazione di pagamenti

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A seconda delle impostazioni definite dalla tua società, l'esecuzione dei pagamenti avviene nei sistemi SAP ERP Financial Accounting, SAP Cloud for Financials o SAP ERP HCM e il pagamento viene corrisposto al dipendente in trasferta mediante bonifico e assegno.

Eseguito daAddetto alla contabilità fornitori

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Gestione spese

Rimborsa le spese grazie a SAP ERP

X

i

SAP Cloud for FinancialsSAP ERP

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A seconda delle impostazioni definite dalla tua società, l'esecuzione dei pagamenti avviene nei sistemi SAP ERP Financial Accounting, SAP Cloud for Financials o SAP ERP HCM e il pagamento viene corrisposto al dipendente in trasferta mediante bonifico e assegno.


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Quasi ogni business process comporta flussi di cassa sia all'interno di una società sia tra società e business partner esterni e clienti. SAP Cloud for Travel and Expense ti consente un controllo totale sull'aspetto finanziario di ogni singola fase dei tuoi business process. Puoi configurare le politiche della tua società in materia di spese e rimborsi, monitorare le spese dei tuoi dipendenti e rimborsare tutte le spese approvate in modo rapido e semplice.SAP Cloud for Travel and Expense è integrata con i maggiori tool di prenotazione online. I tool possono essere configurati in modo specifico al fine di aderire alla politica individuale della tua società in materia di trasferte, garantendoti così piena conformità con le norme sulle trasferte in relazione ai costi e alle regole previste dai fornitori preferenziali. In questo modo la tua società sarà in grado di risparmiare sulle spese di trasferta ed accelerare il processo di prenotazione.


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Ulteriori informazioniSAP fornisce una documentazione completa sul prodotto che comprende tutti gli aspetti dello scenario di business. Per i dettagli, Fai clic qui.

Altre fonti d'informazione sono disponibili nella sezione SAP Cloud for Travel and Expense del SAP Business Center (Fai clic qui).

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http://help.sap.com/travel-od

https://www.sme.sap.com/irj/sme/travelondemand/overview

http://support.microsoft.com/kb/890474



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