Introduzione al reportingdi sostenibilità per le PMI

Questo documento è disponibile gratuitamente sul sito www.globalreporting.org

Pronti peril report?

2 | PRONTI PER IL REPORT? INTROduzIONE aL REPORTINg dI sOsTENIbILITà PER LE PMI

Indice

COPYRIgHTIl presente documento è protetto da copyright da

Stichting Global Reporting Initiative (GRI). La riproduzione

e la distribuzione di questo documento a scopi informativi

sono consentite senza la previa autorizzazione di GRI.

Tuttavia, non è permesso riprodurre, conservare, tradurre

o trasferire in qualsivoglia forma o con qualsiasi mezzo

(elettronico, meccanico, fotocopie, registrazione o altro) il

presente documento o parti dello stesso per altre finalità

senza la previa autorizzazione scritta di GRI.

Global Reporting Initiative, il logo Global Reporting

Initiative, le Linee guida per il reporting di sostenibilità e

GRI sono marchi depositati di Global Reporting Initiative.

© 2014 Global Reporting Initiative

CHI è gRI Global Reporting Initiative (GRI) promuove l'uso del reporting

di sostenibilità quale strumento per consentire alle imprese e

alle organizzazioni di diventare più sostenibili e contribuire alla

sostenibilità dell'economia globale.

La missione di GRI è trasformare il reporting di sostenibilità

in una pratica standard. Per permettere a tutte le imprese e le

organizzazioni di stilare un report sulla propria performance

e i propri impatti a livello economico, ambientale, sociale e di

governance, GRI pubblica Linee guida gratuite per il reporting di

sostenibilità.

GRI è un'organizzazione non profit basata su un network; la sua

attività vede coinvolti migliaia di professionisti e organizzazioni

di molti settori, circoscrizioni e regioni.

www.globalreporting.org

Contatto: info@globalreporting.org

EsONERO dI REsPONsabILITàIl Consiglio di Amministrazione di GRI, Stichting Global

Reporting Initiative e i suoi partner di progetto non si

assumono alcuna responsabilità per le conseguenze

o i danni, diretti o indiretti, derivanti dall'uso delle

pubblicazioni GRI. I risultati e i pareri espressi nel presente

documento non rappresentano necessariamente le

opinioni, le decisioni o le politiche dichiarate di GRI e dei

suoi partner di progetto, né la citazione di nomi o processi

commerciali è da intendersi come un sostegno a questi

ultimi.

PREfazIONE 3

fINaLITà dELL'OPusCOLO 3

sEzIONE a: VaLORE dEL REPORTINg dI sOsTENIbILITà PER LE PMI 4

sEzIONE b: IL PROCEssO dI REPORTINg gRI PER LE PMI 8

RINgRazIaMENTI 19

Sviluppo della pubblicazione

Sviluppo dei contenuti

Enrique Torres Rodriguez, GRI

Supervisione generale

Ásthildur Hjaltadóttir, GRI

Revisione dei testi

Carinne Allinson

progetto grafico e impaginazione

Mark Bakker, Scribbledesign

Traduzione e impaginazione della versione italiana

Strategic Agenda

Fotografia

Copertina: © iStockphoto.com

Pagine 4, 8, 15, 17, 18, 19: © iStockphoto.com

Pagina 14: Creative Commons/Thomas

3 | PRONTI PER IL REPORT? INTROduzIONE aL REPORTINg dI sOsTENIbILITà PER LE PMI

Prefazione

Finalità dell'opuscolo

la sostenibilità e la propria attività aziendale, la vostra impresa

può misurare la propria performance e gestire il cambiamento.

Ciò favorirà miglioramenti e innovazioni all'interno della vostra

azienda.

Negli ultimi anni le piccole e medie imprese (PMI) in diverse

regioni hanno iniziato a pubblicare i propri report di sostenibilità.

GRI affianca questo movimento attraverso una serie di progetti

dal 2008. Le PMI che hanno partecipato a tali progetti affermano

che il valore del processo di reporting si è dimostrato nettamente

maggiore di quanto avessero previsto all'inizio del processo.

Hanno scoperto che il reporting di sostenibilità ha permesso loro

di individuare le tematiche più significative su cui concentrarsi per

migliorare la produttività e realizzare risparmi di costo. Inoltre, dopo

aver acquisito accesso a nuovi mercati e clienti, queste imprese

hanno spesso potenziato la propria competitività.

Per concludere, secondo l'esperienza di GRI, molte PMI ritengono

che vi sia un collegamento evidente fra il reporting di sostenibilità

e la realizzazione di cambiamenti concreti all'interno della propria

azienda.

Alla luce di quanto sopra, GRI vi invita a tenervi "Pronti per il report"!

informazioni importanti!

Le piccole e medie imprese (PMI) sono una categoria di aziende che

ricadono al di sotto di una specifica soglia dimensionale, spesso

determinata dal numero di dipendenti e dal giro d'affari annuo

(fatturato). Tali soglie sono di norma fissate dalle autorità di

governo e possono variare da un settore all'altro, con un massimo

di 250-1.000 dipendenti e un giro d'affari non superiore a 50 milioni

di euro. Ulteriori criteri permettono di stabilire se un'impresa sia

di piccole o medie dimensioni. Alcuni Paesi riconoscono le "micro"

imprese quale ulteriore categoria di aziende di dimensioni ancora più

ridotte. Secondo l'Organizzazione delle Nazioni Unite per lo Sviluppo

Industriale (UNIDO), le PMI costituiscono oltre il 90% delle aziende a

livello mondiale e generano in media circa il 50% del prodotto interno

lordo (PIL) e il 60% dell'occupazione di tutti i Paesi.

Se siete responsabili di una piccola o media impresa, è probabile

che leggiate questo opuscolo perché desiderate saperne di più

sul reporting di sostenibilità. È possibile che la vostra azienda

sia una delle sempre più numerose piccole e medie imprese

(PMI) che riconoscono la necessità di acquisire una migliore

comprensione dei propri impatti sulla sostenibilità nonché

delle azioni da intraprendere per rendere le proprie operazioni

aziendali più sostenibili, e forse anche per comunicare la propria

performance in fatto di sostenibilità. Ma probabilmente avrete

molte domande, quali... Perché la mia impresa dovrebbe redigere

un report di sostenibilità? Perché dovremmo usare le Linee guida

per il reporting di sostenibilità di Global Reporting Initiative (GRI)?

Cosa deve fare la mia impresa per muovere i primi passi? Questo

opuscolo vi aiuterà a rispondere a tutte queste domande.

Un report di sostenibilità fornisce informazioni sugli impatti più

rilevanti – positivi o negativi – esercitati dalla vostra impresa

sull'ambiente, la società e l'economia. Le Linee guida per il

reporting di sostenibilità di GRI costituiscono lo standard più

esaustivo e ampiamente utilizzato al mondo per il reporting

di sostenibilità. La quarta generazione delle Linee guida GRI,

G4, è stata lanciata a maggio 2013 dopo un ampio processo di

consultazione e confronto con numerosi stakeholder, che ha visto

coinvolti centinaia di esperti provenienti da ogni parte del mondo

e da un'ampia varietà di settori, fra cui il mondo imprenditoriale,

la società civile, l'universo sindacale, le istituzioni accademiche

e la comunità finanziaria. L'obiettivo delle Linee guida G4 è

aiutare i responsabili della rendicontazione a redigere report di

sostenibilità pertinenti, solidi e significativi, in modo che questo

processo divenga una pratica standard. La vostra impresa può

usare queste Linee guida per preparare un report di sostenibilità

e, in questo processo, produrre informazioni attendibili, rilevanti

e standardizzate sui propri impatti e la propria performance in

termini di sostenibilità. Tali informazioni possono quindi essere

utilizzate per valutare opportunità e rischi e favorire un processo

decisionale più consapevole, sia all'interno della vostra impresa

che fra i suoi stakeholder, come i vostri clienti. Sviluppando e

comunicando la propria visione dei legami che intercorrono fra

Questo opuscolo è rivolto alle PMI che intendono stabilire se il

reporting di sostenibilità sia rilevante per le proprie operazioni e,

in tal caso, decidere come avviare il processo di reporting. Fornisce

una semplice introduzione al reporting di sostenibilità in base

alle Linee guida G4 di GRI, di modo che la vostra impresa possa

muovere i primi passi nel percorso che la porterà a stilare un report

di sostenibilità. Questo obiettivo viene conseguito attraverso:

• L'esposizionedelleargomentazioniafavoredelreporting

di sostenibilità per le pMi: la Sezione A esamina i benefici

interni ed esterni del reporting di sostenibilità, sulla base delle

esperienze e delle testimonianze delle PMI che GRI ha coinvolto

in diversi progetti dal 2008.

• L'introduzioneacinquesemplicipassiperpreparareun

report di sostenibilità usando le linee guida G4: la Sezione B

descrive in dettaglio i passi da seguire per redigere un report di

sostenibilità usando le cinque fasi del modello GRI per il processo

di reporting sulla sostenibilità: Preparazione, Collegamento,

Definizione, Monitoraggio e Report.

Prefazione

4 | PRONTI PER IL REPORT? INTROduzIONE aL REPORTINg dI sOsTENIbILITà PER LE PMI

Indice Sezione a

valore del reporting di sostenibilità per le pMi

5 | PRONTI PER IL REPORT? INTROduzIONE aL REPORTINg dI sOsTENIbILITà PER LE PMI

1. valore dei cambiamenti interni (benefici interni)

2. valore del riconoscimento (benefici esterni)

Questa sezione descrive il valore del reporting di sostenibilità

secondo quanto scoperto dalle PMI. È basata sulle

testimonianze di quasi 400 piccole e medie imprese con le

quali GRI ha lavorato nell'ambito di diversi progetti promossi

dalla stessa GRI.1 La sezione è divisa in due parti: "Il valore

dei cambiamenti interni" (benefici interni) e "Il valore del

riconoscimento" (benefici esterni).

Valore del reporting di sostenibilità per le PMI

Valore del reporting di sostenibilità

1) Questi progetti sono stati condotti nell'ambito del Programma GANTSCH di GRI fra il 2009 e il 2012 e del Programma Business Transparency a partire dal 2013. Per ulteriori informazioni, si veda www.globalreporting.org/reporting/reporting-support/support/Pages/default.aspx.

Visione e strategia

Sistemi di gestione

Punti di forza e di debolezza

Motivazione dei dipendenti

VaLORE dEI CaMbIaMENTI

INTERNI (bENEfICI INTERNI)

VaLORE dEL RICONOsCIMENTO (bENEfICI EsTERNI)

Reputazione e fiducia

Reperimento di finanziamenti

Vantaggio competitivo

Coinvolgimento degli stakeholder

6 | PRONTI PER IL REPORT? INTROduzIONE aL REPORTINg dI sOsTENIbILITà PER LE PMI

1. Valore dei cambiamenti interni (benefici interni)

1.1 sVILuPPaRE uNa VIsIONE E uNa sTRaTEgIa dI sOsTENIbILITà Il processo di reporting incoraggia la vostra impresa a identificare la propria visione e la propria strategia per operare in maniera più sostenibile e offrire prodotti e servizi ispirati a una maggiore sostenibilità. Durante il processo di reporting sarete in grado di individuare il collegamento tra l'attuazione di tale processo e lo sviluppo della vostra strategia.

1.2 MIgLIORaRE I sIsTEMI dI gEsTIONE E I PROCEssI INTERNI, E dEfINIRE gLI ObIETTIVIUn beneficio fondamentale del processo di reporting è che consente alla vostra impresa di monitorare i progressi compiuti ed evidenziare le aree suscettibili di miglioramento, in modo da poter gestire ciò che viene misurato e apportare cambiamenti ove necessario. Una volta misurata e valutata la performance della vostra impresa, potrete individuare le aree nelle quale potreste ottenere risultati migliori, come potenziali aumenti di produttività e riduzioni dei costi. Quando la vostra impresa avrà avviato il processo di reporting, molti si attenderanno da voi un continuo miglioramento in relazione ai vostri obiettivi di performance.

1.3 INdIVIduaRE I PuNTI dI fORza E dI dEbOLEzza Il processo di reporting avverte in modo tempestivo in merito a eventuali aree critiche, evidenziando al contempo opportunità inattese. Queste scoperte possono aiutare i dirigenti della vostra impresa a valutare sviluppi potenzialmente deleteri prima che si manifestino in modo imprevisto (ad es. gestione del rischio) e/o a cogliere nuove opportunità prima della concorrenza. È anche possibile che durante il processo di reporting scopriate alcune tematiche che, contrariamente a quanto pensavate, non sono adeguatamente gestite. Ciò può mettere a repentaglio la reputazi-one della vostra azienda. È inoltre plausibile che la vostra impresa individui alcune tematiche cruciali che non erano state considerate prima.

1.4 aTTRaRRE, MOTIVaRE E fIdELIzzaRE I dIPENdENTIGli elevati standard di performance e la reputazione della vostra impresa sono fattori "intangibili" che contribuiscono ad attrarre e motivare i dipendenti. Il processo di reporting dimostra che la vostra azienda non si limita a "parlare" delle tematiche di sostenibilità, ma è anche pronta a discuterle pubblicamente, a effettuare misurazioni e ad adottare misure al riguardo. Questo rafforza la fiducia tra la vostra impresa, in quanto datore di lavoro, e i suoi dipendenti, consolidando in tal modo la vostra reputazione. In definitiva, la vostra forza lavoro darà un contributo maggiore e resterà con l'impresa più a lungo se è motivata, responsabilizzata e d'accordo con gli obiettivi strategici.

"Il reporting di sostenibilità instilla l'impegno a monitorare più accuratamente tali tematiche, nonché ad accrescere il coinvolgimento degli stakeholder al fine di ridurre gli impatti negativi e accentuare quelli positivi." - Jorge Quintas Serrano, Titolare/Direttore, Quintas & Quintas, Portogallo (settore elettrico)

"Redigere report nell'ambito del GRI Reporting Fra-mework significa porsi domande sugli impatti economici, sociali e ambientali delle proprie attività e cercare rispo-ste in collaborazione con il personale. Questo processo favorisce una maggiore sensibilizzazione dei dipendenti e la motivazione del personale, con un aumento dei tassi di produttività." - Seyhan Yilmaz, Marketing manager, Topkapi Iplik San. Ve Tic., Turchia (produzione tessile)

"Abbiamo notato che esistono diverse opportunità di risparmio nonché modi di diventare più efficienti. Ce ne siamo accorti solo dopo aver raccolto dati sui consumi di energia e materiali e aver monitorato la produttività dei nostri lavoratori." - Imran Shabbir, Amministratore delegato, Ali Trading Co. Ltd, Pakistan (produzione di articoli sportivi)

"Per redigere un report di sostenibilità si è reso necessario un processo di riflessione e di analisi, per imparare ad attribuire valori quantificabili alla sostenibilità di tutti gli aspetti della nostra impresa. Questo ci ha aiutato a sviluppare obiettivi aziendali a breve, medio e lungo termine." - Roser Bombardó, Manager, Socarrel SSL, Spagna (servizi di consulenza forestale e ambientale)

7 | PRONTI PER IL REPORT? INTROduzIONE aL REPORTINg dI sOsTENIbILITà PER LE PMI

2. Valore del riconoscimento (benefici esterni)

2.1 MIgLIORaRE La PROPRIa REPuTazIONE, OTTENERE fIduCIa E RIsPETTOI principali stakeholder della vostra impresa sono influenzati dalla reputazione, dal rispetto e dalla fiducia che vi siete guadagnati. Pertanto, bisogna sempre tener conto dei danni che potrebbero derivare alla reputazione della vostra impresa dalla divulgazione di potenziali rischi o notizie negative. L'istinto suggerirebbe naturalmente di evitare tali ammissioni; tuttavia, un processo di reporting equilibrato può creare fiducia e rispetto. A tale scopo, occorre rendere note sia le buone pratiche sia ciò che può essere oggetto di miglioramento.

2.2 REPERIRE fINaNzIaMENTIOggigiorno i fornitori di capitale finanziario sono diventati molto esigenti nei confronti delle imprese. Nel valutare le aziende, gli istituti di credito e gli investitori attribuiscono un'importanza sempre maggiore alla performance relativa a diverse tematiche di sostenibilità, quali la buona governance, i valori etici, le priorità sociali e le azioni ambientali. Le organizzazioni non profit si trovano in una situazione simile, in quanto dipendono dai donatori e/o dagli sponsor per finanziare i propri progetti. L'attuazione di un processo di reporting secondo le Linee guida GRI può aiutare la vostra impresa a migliorare la gestione generale delle tematiche di sostenibilità e a prepararsi a discutere apertamente i propri risultati. Questo dimostra una gestione della performance di elevata qualità, che può favorire l'accesso ai finanziamenti.

2.3 TRasPaRENza E dIaLOgO CON gLI sTakEHOLdERIl processo di reporting sulla sostenibilità è uno strumento importante per favorire la trasparenza e comunicare la performance in materia di sostenibilità agli stakeholder della vostra impresa. In quanto PMI, i vostri stakeholder sono probabilmente clienti, fornitori, gruppi di pressione locali, fornitori di capitale finanziario, dipendenti e proprietari. Attraverso la relazione che il processo di reporting può creare tra la vostra impresa e i suoi stakeholder, potrete ottenere un feedback sulle vostre operazioni aziendali, che vi consentirà di esaminare i processi e individuare opportunità di affari.

2.4 CONsEguIRE uN VaNTaggIO COMPETITIVO E uNa POsIzIONE dI LEadERsHIPIl reporting di sostenibilità non è ancora una pratica diffusa in tutte le regioni e i settori, specialmente per le PMI. Per questa ragione, la vostra impresa può essere riconosciuta come un "leader nella sostenibilità". Ciò è particolarmente importante, perché un numero crescente di grandi aziende seleziona i fornitori esistenti e potenziali sulla base della loro per-formance economica, sociale e ambientale, e dell'impatto che questo può esercitare sulla propria filiera produttiva. Grazie alle capacità di dimostra-re ai clienti esistenti e potenziali l'impegno della vostra impresa a operare in maniera sostenibile, avrete maggiori probabilità di essere selezionati quali fornitori di fiducia da parte di aziende più grandi.

"Il processo di reporting ci ha trasformato e differenziato dagli altri, ha richiamato l'attenzione degli esportatori e ci ha meritato la fama di pionieri. Anche le banche e le istituzioni finanziarie riconoscono i nostri sforzi." - Julio Hernandez Flores, Responsabile della salute, della sicurezza e del benessere dei lavoratori, Soc. Inmobiliaria Campos del Carmen Bajo Ltda, Cile (settore agricolo)

"Il reporting di sostenibilità ci ha permesso di dimostrare le sinergie fra la nostra impresa e i soggetti con cui lavoriamo ogni giorno. Pertanto, ha rafforzato il nostro ruolo nell'economia locale del nostro territorio e, in tal modo, ha migliorato la nostra reputazione." - Rusó Macau Oliva, Amministratore delegato per i prodotti alimentari, Spagna (produzione enogastronomica)

"Il processo di reporting sulla sostenibilità è un'iniziativa ricca di benefici, specialmente in quanto ogni stakeholder può osservare e comprendere le iniziative prese dall'azienda in relazione alla sostenibilità e ad altre tematiche. Il coinvolgimento degli stakeholder è stato un processo nuovo e gratificante, che ha favorito lo sviluppo di una visione condivisa del significato di sostenibilità per Sree Santosh." - Vinoth Kumar, Amministratore delegato, Sree Santhosh, India (prodotti tessili e abbigliamento)

"Il report di sostenibilità ci consente di comunicare in maniera trasparente ai nostri clienti l'approccio manageriale e l'attuale status della nostra impresa. Questo ci aiuta a consolidare e ampliare le nostra base di clientela." - Oriol Antúnez Llonch, Direttore generale, Fomartgeries Montbru SA, Spagna (produzione di formaggio)

Per concludere, l'esperienza di GRI dimostra che le PMI operanti in contesti molto diversi possono tutte adottare il reporting di sostenibilità non solo per "fare del bene" ma anche per diventare aziende migliori nel processo.

Vediamo quindi come una PMI possa muovere i primi passi per redigere un report di sostenibilità usando le Linee guida G4 di GRI.

Sezione b

il processo di reporting GRi per le pMi

9 | PRONTI PER IL REPORT? INTROduzIONE aL REPORTINg dI sOsTENIbILITà PER LE PMI

Il processo di reporting sulla sostenibilità aiuterà la vostra impresa a muovere i passi necessari per redigere un report di sostenibilità GRI.

Comprende anche proposte di azioni che la vostra impresa può intraprendere per affrontare i propri impatti sulla sostenibilità e i piani

necessari per sostenere tali azioni. GRI suddivide il processo di reporting in cinque fasi:

Esaminiamo adesso queste cinque fasi, nonché le attività da svolgere e le decisioni da prendere in ognuna di esse. Nel far questo,

ipotizzeremo che la vostra impresa usi le Linee guida G4 per preparare il proprio report di sostenibilità.

introduzione

1. preparazione

2. collegamento

3. definizione

4. Monitoraggio

5. Report

Introduzione: il modello del processo di reporting

Il processo di reporting GRI per le PMI

Rep

ort

Preparazione Collegam

ento Monitoraggio Definizio

ne

10 | PRONTI PER IL REPORT? INTROduzIONE aL REPORTINg dI sOsTENIbILITà PER LE PMI

Le Linee guida G4 sono disponibili anche come strumento

online, al quale si può accedere dal sito web GRI. Prima

di utilizzare lo strumento online è importante acquisire

familiarità con la struttura delle Linee guida G4.

Le Linee guida G4 sono disponibili in diverse lingue. Per

ulteriori informazioni, consultare il sito web GRI.

Organizzate e tenete le prime riunioni con

i soggetti direttamente coinvolti nel processo di reporting.

Tali riunioni hanno i seguenti obiettivi:

❱❱ Assicurare che gli alti dirigenti siano coinvolti e

impegnati nel processo.

❱❱ Individuare un elenco iniziale di temi di sostenibilità

potenzialmente rilevanti, sui quali i responsabili delle

decisioni della vostra impresa desiderano agire e stilare

un report. Pensate agli obiettivi aziendali della vostra

impresa e al contesto di sostenibilità nel quale operate,

quindi, quale punto di partenza, elencate gli impatti

economici, ambientali e sociali che potrebbero essere

più importanti. Potrete usare questo elenco in un

momento successivo per decidere quali stakeholder

coinvolgere e come (fase di Collegamento) e poi per

aiutarvi a individuare tutte i temi rilevanti (fase di

Definizione).

❱❱ Raggiungere un accordo sul piano d'azione per il

processo di reporting: in altre parole, stabilite quali

attività devono essere svolte e quali decisioni devono

essere prese (e da chi) in ciascuna fase del processo.

Il piano dovrebbe comprendere anche una stima

del budget e delle risorse umane ove necessario.

GRI raccomanda che la vostra impresa pianifichi un

orizzonte temporale di 10-12 mesi per l'intero processo

di reporting.

Decidete se la vostra impresa redigerà un primo report

che risponda ai requisiti delle Linee guida G4 di GRI o che

usi tali Linee guida solo come riferimento.4

Per essere conforme ai requisiti delle Linee guida G4,

il report della vostra impresa deve soddisfare i criteri

di "Conformità", sia essa Fondamentale o Completa.

Selezionate l'opzione di "Conformità" più appropriata per

la vostra impresa.5 Per le PMI che redigono il report per

la prima volta, GRI raccomanda l'opzione di "Conformità"

Fondamentale.

L'obiettivo principale di questa fase consiste nel prepararsi ad

avviare il processo di reporting.

checklist

La seguente checklist contiene le principali attività e decisioni

per la vostra impresa in questa fase:

Selezionate il team incaricato del reporting di sostenibilità

che coordinerà il processo di reporting. Per quanto questo

incarico possa essere demandato a una sola persona (nel

caso di una microimpresa, ad esempio), si raccomanda

di creare un team composto da diversi collaboratori, che

rappresentino preferibilmente ognuno dei reparti della

vostra impresa.

I membri del team incaricato del reporting di sostenibilità

devono acquisire familiarità con le Linee guida G4.2 Ciò non

significa che devono essere a conoscenza di ogni singolo

dettaglio; tuttavia, devono sapere come tali Linee guida

sono strutturate e dove trovare le informazioni rilevanti

al momento del bisogno. GRI raccomanda di iniziare con

la lettura del documento An Introduction to G4: The next

generation of sustainability reporting (Un'introduzione

alle Linee guida G4: il reporting di sostenibilità di nuova

generazione)3 prima di approfondire i dettagli delle Linee

guida G4. Questo documento offre una semplice panoramica

delle caratteristiche e degli elementi fondamentali delle

Linee guida G4.

informazioni importanti!

Le Linee guida G4 sono presentate in due documenti separati:

Reporting Principles and Standard Disclosures (Principi di

reporting e Informative standard). I Principi di reporting di GRI

sono i criteri da utilizzare quale guida per prendere decisioni

durante il processo di reporting. Sono costituiti da quattro

Principi di definizione del contenuto del report e sei Principi

di garanzia della qualità del report. Le Informative standard

sono l'insieme di "domande" alle quali il vostro report deve dare

risposta e sono suddivise in Informative standard generali e

Informative standard specifiche.

Implementation Manual (Manuale di implementazione):

questo documento di carattere più pratico fornisce consigli e

raccomandazioni dettagliate per redigere un report secondo le

Linee guida G4.

1. preparazione: pianificare il processo di reporting

2) Le Linee guida G4 sono disponibili gratuitamente sul sito web GRI: www.globalreporting.org/reporting/g4/Pages/default.aspx. 3) Questo documento è disponibile gratuitamente sul sito web GRI: www.globalreporting.org/resourcelibrary/GRI-An-introduction-to-G4.pdf.4) Si veda G4 Reporting Principles and Standard Disclosures, pp. 13-14.5) Si veda G4 Reporting Principles and Standard Disclosures, pp. 11-13.

11 | PRONTI PER IL REPORT? INTROduzIONE aL REPORTINg dI sOsTENIbILITà PER LE PMI

Decidete se la vostra impresa compilerà un report di

sostenibilità a sé stante o se le informazioni relative alla

sostenibilità verranno incluse anche in altri documenti (ad es.

relazione annuale).

Decidete se il report della vostra impresa dovrà considerare

anche ad altri standard, quadri normativi e regolamenti

(nazionali e/o internazionali), quali gli obblighi regolamentari

di rendicontazione sul lavoro o l'ambiente che la vostra

impresa deve rispettare.

informazioni importanti!

Le Linee guida G4 includono riferimenti ad altri quadri

normativi ampiamente riconosciuti e intendono costituire

un sistema di riferimento consolidato per la rendicontazione

della performance nel rispetto di diversi codici e norme sulla

sostenibilità. Tali quadri normativi globali comprendono le

Linee guida OCSE destinate alle Imprese Multinazionali, i

Principi del Global Compact delle Nazioni Unite e i Principi

Guida delle Nazioni Unite sulle Imprese e i Diritti Umani. Le

Linee guida G4 contengono anche riferimenti alle principali

convenzioni internazionali su cui si fondano spesso le leggi

nazionali: ad esempio, le Convenzioni dell'Organizzazione

Internazionale del Lavoro (ILO) sulla regolamentazione del

lavoro.

"La rendicontazione dei nostri risultati e delle nostre sfide in materia di sostenibilità ci dà l'opportunità di condividere e paragonare la nostra performance ambientale e sociale con le prassi internazionali, e di individuare le aree che non abbiamo ancora incluso nella nostra strategia di sostenibilità." - Carlos Marin Morales, Direttore generale, Alltournative SA de CV, Messico (settore del turismo)

Organizzate riunioni con i collaboratori per spiegare le azioni

che verranno intraprese, l'importanza di questa iniziativa

per la vostra azienda e i contributi attesi dai vari reparti nelle

diverse fasi del processo di reporting. Ciò dovrebbe segnare

l'inizio di una continua comunicazione con il personale,

al fine di assicurare la comprensione e l'impegno di tutta

l'impresa durante l'intero processo di reporting.

12 | PRONTI PER IL REPORT? INTROduzIONE aL REPORTINg dI sOsTENIbILITà PER LE PMI

Individuate i principali stakeholder ai quali la vostra

impresa chiederà un feedback sui principali temi e impatti

in materia di sostenibilità che la riguardano. L'elenco

iniziale di temi potenzialmente rilevanti che la vostra

impresa ha stilato nella fase di Preparazione può essere

utile per decidere chi siano i principali stakeholder.

Considerate come la vostra impresa comunicherà con i

suoi principali stakeholder. Nel prepararsi a coinvolgere

gli stakeholder, vi sono due importanti fattori da prendere

in considerazione: l'obiettivo della consultazione (cosa

chiedere) e il formato della consultazione (come chiederlo).

L'elenco iniziale di temi potenzialmente rilevanti che

la vostra impresa ha stilato nella fase di Preparazione

può essere utile per decidere cosa chiedere ai principali

stakeholder. Le consultazioni possono svolgersi in gruppo

o individualmente, di persona o a distanza. Le modalità del

coinvolgimento degli stakeholder dipendono dall'obiettivo

della consultazione, dal tipo di stakeholder, dalla natura

della vostra impresa e dalle risorse disponibili.

L'esito del coinvolgimento degli stakeholder della vostra

impresa è un elenco di temi di sostenibilità che i vostri

stakeholder considerano importanti. Il team incaricato

del reporting di sostenibilità dovrà quindi riesaminare

l'elenco e presentare ai responsabili delle decisioni

raccomandazioni sui temi che dovranno essere inclusi nel

report.

L'obiettivo principale di questa fase consiste nell'individuare

chi siano i principali stakeholder della vostra impresa e stabilire

come relazionarsi con loro. Questo processo è chiamato

"coinvolgimento degli stakeholder".

Coinvolgere gli stakeholder è importante, perché nel

decidere cosa includere nel vostro report dovrete prendere in

considerazione gli aspetti della vostra attività di impresa che

questi gruppi e individui considerano più rilevanti.

informazioni importanti!

Nelle Linee guida GRI, gli stakeholder sono definiti come "entità o

persone che si può ragionevolmente prevedere saranno interessate

in modo significativo dalle attività, dai prodotti e/o dai servizi

dell'organizzazione e le cui azioni si può ragionevolmente prevedere

influenzeranno la capacità dell'organizzazione di implementare con

successo le proprie strategie e raggiungere i propri obiettivi." (G4

Implementation Manual, p. 9)

checklist

La seguente checklist contiene le principali attività e decisioni

per la vostra impresa in questa fase:

Per cominciare, accertatevi di aver compreso il Principio

di inclusività degli stakeholder.6 Consultate il G4

Implementation Manual (pp. 9-10) per acquisire familiarità

con la definizione di stakeholder adottata da GRI e con la

guida fornita da GRI per l'applicazione di questo Principio.

2. collegamento: raccogliere i contributi dei principali stakeholder

6) Il Principio di inclusività degli stakeholder è uno dei Principi di definizione del contenuto del report.

"In qualità di azienda che offre servizi di sostenibilità, è importante per noi dimostrarci all'altezza dei nostri valori e dare l'esempio attraverso la gestione di un'impresa sostenibile. Il processo di reporting ci dà l'opportunità di comprendere le conseguenze e le implicazioni degli sforzi fatti per migliorare la nostra performance in materia di sostenibilità." - Nick Rockey, Amministratore delegato, Trialogue, Sudafrica (servizi di consulenza in materia di responsabilità sociale di impresa)

13 | PRONTI PER IL REPORT? INTROduzIONE aL REPORTINg dI sOsTENIbILITà PER LE PMI

report dovrà riflettere la priorità di detti Aspetti materiali." (G4

Implementation Manual, p. 11).

Le Linee guida G4 delineano un processo in quattro fasi

(Identificazione, Determinazione delle priorità, Convalida e

Riesame) per aiutarvi a determinare gli Aspetti materiali e i

Perimetri rilevanti per la vostra impresa. Ognuna delle quattro

fasi copre specifici elementi del processo volto a definire "cosa

è rilevante e dove è rilevante", e applica particolari Principi di

definizione del contenuto del report di GRI.

informazioni importanti!

Il modello del processo in quattro fasi di GRI è descritto in G4

Reporting Principles and Standard Disclosures, p. 90, ed è spiegato

in ulteriore dettaglio nel G4 Implementation Manual, pp. 31-39.

Questo processo di Guida, pur essendo raccomandato da GRI, non

deve essere obbligatoriamente seguito da un'organizzazione per

redigere un report che rispetti i criteri di "Conformità" con le Linee

guida G4. Tuttavia, le imprese sono tenute ad applicare i Principi di

definizione del contenuto del report e a spiegare il modo in cui sono

stati applicati nella definizione del contenuto del report.

checklist

La seguente checklist contiene le principali attività e decisioni

per la vostra impresa in questa fase:

identificazione:

❱❱ Identificate un'ampia gamma di temi di sostenibilità

potenzialmente rilevanti. Per far questo, utilizzate i Principi

di inclusività degli stakeholder e contesto di sostenibilità.7

❱❱ Per ogni tema identificato come rilevante, il team

incaricato del reporting di sostenibilità della vostra

impresa deve valutare tutti i relativi impatti e gli ambiti nei

quali si verificano.

❱❱ Gli impatti potrebbero aver luogo all'interno della vostra

impresa, ma anche in altre organizzazioni con le quali la

vostra azienda si relaziona (ad es. fornitori, distributori).

È possibile anche che uno stesso tema (ad es. emissioni)

produca impatti all'interno e al di fuori della vostra

impresa.8

determinazione delle priorità:

Restringete l'elenco dei temi rilevanti stilato nella fase

precedente, includendovi solo i temi più importanti

("Aspetti materiali") e gli ambiti nei quali si verificano i

principali impatti ad essi relativi ("Perimetri"). In questa

fase si devono utilizzare i Principi di inclusività degli

L'obiettivo principale di questa fase consiste nel definire

gli Aspetti materiali (cosa è rilevante) e i Perimetri (dove

è rilevante) del report della vostra impresa. Ciò significa

determinare le tematiche realmente importanti per conseguire

gli obiettivi di sostenibilità della vostra impresa, per rispondere

alle esigenze informative dei vostri stakeholder e per gestire

i vostri impatti sull'economia, l'ambiente e la società. Queste

tematiche sono direttamente collegate alla strategia aziendale

fondamentale della vostra impresa. In tal modo, le Linee guida

G4 pongono il concetto di "materialità" al centro del reporting

di sostenibilità.

Alcuni dei termini contenuti nel paragrafo precedente sono

molto importanti per comprendere il processo necessario per

definire i contenuti del vostro report. Esaminiamo dunque il

modo in cui sono definiti nelle Linee guida G4.

"Aspetti" è il termine usato da GRI per indicare i temi di

sostenibilità coperti dalle Linee guida (si veda G4 Reporting

Principles and Standard Disclosures, Tabella 5, p. 44).

Gli "Aspetti materiali" sono quelli che "riflettono gli impatti

significativi economici, ambientali e sociali dell'organizzazione;

o potrebbero influenzare in modo sostanziale le valutazioni

e le decisioni degli stakeholder" (G4 Reporting Principles and

Standard Disclosures, p. 92).

I "Perimetri" ("Perimetro degli Aspetti") descrivono gli ambiti

nei quali si verificano gli impatti per ciascun Aspetto materiale.

Per definire i Perimetri, la vostra impresa deve considerare gli

impatti sia interni che esterni all'organizzazione. I Perimetri

possono variare in funzione dei diversi Aspetti che la vostra

impresa intende includere nel report (G4 Reporting Principles

and Standard Disclosures, p. 92).

Il concetto di "Materialità" è spiegato nelle Linee guida

G4 come segue: "Le organizzazioni si trovano di fronte

a un numero elevato di temi che potrebbero essere

inclusi nel report. I temi rilevanti sono quelli che possono

ragionevolmente essere considerati importanti nel riflettere gli

impatti economici, ambientali e sociali dell'organizzazione, o

che influenzano le decisioni degli stakeholder e che, pertanto,

potenzialmente meritano di essere inclusi nel report. La

Materialità corrisponde alla soglia oltre la quale gli Aspetti

diventano sufficientemente importanti da dover essere inclusi

nel report. Oltre questa soglia, non tutti gli Aspetti materiali

hanno la medesima importanza e il rilievo attribuito nel

3. definizione: decidere i contenuti del report

7) Questi sono due dei Principi di definizione del contenuto del report. Si veda G4 Implementation Manual, pp. 9-11.8) Si veda G4 Implementation Manual, pp. 33-35, per una spiegazione di questa fase.

14 | PRONTI PER IL REPORT? INTROduzIONE aL REPORTINg dI sOsTENIbILITà PER LE PMI

• Propostesullaquantitàdiinformazionidadivulgareper

ciascun Aspetto materiale. Ciò comprende l’Informativa

sulla modalità di gestione (DMA) e gli Indicatori relativi a

ciascun Aspetto materiale che saranno inclusi nel report

della vostra impresa. Una spiegazione della DMA e degli

Indicatori è riportata a seguire.

Chi sceglie l’opzione di “Conformità” Fondamentale è

tenuto a includere nel report, oltre alla DMA, almeno un

Indicatore per ciascun Aspetto materiale.

informazioni importanti!

L'Informativa sulla modalità di gestione (DMA) dà alla vostra

impresa l’opportunità di spiegare le modalità di gestione degli

impatti materiali a livello economico, ambientale e sociale

(Aspetti). La DMA pone enfasi su tre aspetti: esposizione delle

ragioni per cui un Aspetto è considerato materiale; la modalità

di gestione dei suoi impatti; e l’approccio alla valutazione della

modalità di gestione di tale Aspetto. Si veda G4 Implementation

Manual per una guida su come includere la DMA nella stesura del

report (pp. 63-65).

Gli Indicatori permettono alla vostra impresa di fornire

informazioni comparabili sulla propria performance e

stakeholder e materialità.9 Nella fase di Determinazione delle

priorità, il team incaricato del reporting di sostenibilità deve

svolgere, tra le altre, le seguenti operazioni:

❱❱ Valutare l'importanza di ciascun Aspetto per (a) le

valutazioni e le decisioni degli stakeholder e (b) gli impatti

economici, ambientali e sociali della vostra impresa.10 Un

Aspetto può essere considerato "materiale" se ritenuto

significativo da entrambi i punti di vista; ma è possibile

anche che un aspetto sia reputato "materiale" perché

sufficientemente rilevante da almeno un punto di vista.

❱❱ Definire le ragioni (i "criteri") per cui un Aspetto è

"materiale".11

❱❱ Decidere quante informazioni devono essere divulgate

per ciascun Aspetto materiale ("copertura"). Quale regola

generale, gli Aspetti che rivestono una più alta priorità

nel report dovranno ottenere un maggior livello di

copertura.12

❱❱ Preparare raccomandazioni per i responsabili delle

decisioni della vostra impresa, che comprendano i

seguenti punti:

• ElencodegliAspettimaterialiraccomandatiedei

Perimetri di ognuno di essi.

• Criteriusatiperstilarel'elencodicuisopra.

9) Questi sono due dei Principi di definizione del contenuto del report. Si veda G4 Implementation Manual, pp. 9-10 e 11-12.10) Si veda G4 Implementation Manual, pp. 36-37.11) Si veda G4 Implementation Manual, Figura 6 (p. 37) per l'illustrazione di una matrice per la determinazione della priorità degli Aspetti.12) Per una spiegazione di questo punto, si veda G4 Implementation Manual, p. 38.

Consigli pratici per la fase di Identificazione

❱ La vostra impresa dovrebbe avviare il processo di coinvolgimento degli stakeholder dando a ognuno

di loro un elenco degli Aspetti previsti dalle Linee guida G4 che dovrebbero prendere in considerazione.

La Tabella 1 a p. 9 del documento G4 Reporting Principles and Standard Disclosures fornisce una

panoramica di tali Aspetti. Inoltre, la vostra impresa dovrebbe verificare se GRI abbia sviluppato una

Guida settoriale per il vostro settore. In tal caso, dovrete consultare le Informative di Settore GRI per

informazioni su altri temi potenzialmente rilevanti. Si raccomanda inoltre di includere nel report

eventuali altri temi pertinenti per la vostra impresa. Questo è un buon momento per riesaminare l'elenco

iniziale di temi di sostenibilità potenzialmente rilevanti (identificati nella fase di Preparazione). In tal

modo, la vostra impresa può assicurarsi di aver preso in considerazione tutti i possibili temi rilevanti.

❱ La vostra impresa deve pianificare il coinvolgimento degli stakeholder in modo che da questo processo

emerga un'ampia gamma di possibili temi. Ciò significa coinvolgere una vasta selezione di gruppi di

stakeholder, chiedendo loro di fornire un feedback su una pluralità di potenziali temi. A tale scopo si

raccomanda di utilizzare diversi metodi di dialogo (ad es. sondaggi o questionari).

15 | PRONTI PER IL REPORT? INTROduzIONE aL REPORTINg dI sOsTENIbILITà PER LE PMI

i propri impatti economici, ambientali e sociali. Le Linee

guida G4 contengono una serie di indicatori per un'ampia

gamma di tematiche di sostenibilità, quali, ad esempio,

l'uso delle risorse idriche, la salute e la sicurezza, i diritti

umani o l'impatto di un'organizzazione sulle comunità

locali. Si veda G4 Implementation Manual per una guida su

come includere nel report ognuno degli Indicatori previsti

dalle Linee guida G4 (pp. 66-235).

convalida:

In questa fase i responsabili delle decisioni della vostra

impresa devono prendere una decisione finale sulla base

delle raccomandazioni offerte dal team incaricato del

reporting di sostenibilità. Nella discussione si dovrà tener

conto del principio di Completezza e applicare i relativi

test.13 Si veda G4 Implementation Manual (pp. 38-39) per

una spiegazione di questa fase.

Avete così concluso la fase di Definizione; a questo punto

dovreste essere in grado di affrontare tutte le Informative

standard G4 relative agli Aspetti materiali e ai Perimetri

identificati, nonché al Coinvolgimento degli stakeholder.14

13) Questo è uno dei Principi di definizione del contenuto del report. Si veda G4 Implementation Manual, pp. 12-13.14) Le Informative Standard relative agli Aspetti materiali e i Perimetri identificati vanno da G4-17 a G4-23, quelle relative al Coinvolgimento degli stakeholder vanno da G4-24

a G4-27.

"Il maggior beneficio per noi è derivato dall'integrazione di un processo di valutazione continua che migliora la nostra gestione quotidiana." - Tònia Florit, Amministratore delegato, Caritas Diocesana de Menorca, Spagna (settore non profit)

Consigli pratici per la fase di Determinazione delle priorità

❱ Nella fase di Determinazione delle priorità potrebbe essere necessario chiedere chiarimenti

sul feedback ottenuto nella fase di Identificazione. Pertanto, il team incaricato del reporting

di sostenibilità potrebbe essere costretto a ricontattare alcuni stakeholder per ottenere

informazioni più approfondite. Questo comporterebbe l'uso di metodi di dialogo che

favoriscono un elevato livello di interazione, quali colloqui personali o riunioni di gruppo

(focus group).

❱ I test relativi al principio di Materialità costituiscono un'ottima base per strutturare le

discussioni e le decisioni necessarie per la fase di Determinazione delle priorità.

16 | PRONTI PER IL REPORT? INTROduzIONE aL REPORTINg dI sOsTENIbILITà PER LE PMI

raccolta dati appropriati per la vostra impresa.15 Le

aziende usano molti strumenti e approcci per raccogliere

dati, da semplici documenti di Word e fogli di calcolo

Excel a software più sofisticati.16 Si raccomanda di

prendere in considerazione non solo i costi diretti dei

nuovi strumenti, ma anche il tempo e il denaro necessari

per formare il personale a usarli efficacemente.

È possibile che la vostra impresa identifichi Aspetti

materiali o altri temi per i quali non dispone ancora di

un sistema di monitoraggio o persino di una politica

aziendale. In tal caso, occorre decidere quali informazioni

non possono essere divulgate e spiegarne le ragioni nel

report. Le Linee guida G4 ammettono in casi eccezionali

alcune "motivazioni di omissione", come spiegato in G4

Reporting Principles and Standard Disclosures (p. 13).

Decidete se la vostra impresa inserirà nel report una serie

di obiettivi "SMART"17 e, in tal caso, determinate quali. Tali

obiettivi possono riguardare la performance della vostra

impresa in relazione ai suoi Aspetti materiali. Possono

consistere anche nel miglioramento o nell'introduzione di

nuovi sistemi e procedure. È importante stabilire obiettivi

SMART per determinare, durante il processo di reporting,

quali saranno i passi successivi.

Stabilite procedure volte a garantire che la vostra impresa

verifichi in modo sistematico sia i progressi compiuti nella

performance relativa agli Aspetti materiali sia l'efficacia

dei propri sistemi di monitoraggio.

L'obiettivo principale di questa fase consiste nel raccogliere e

analizzare le informazioni di cui la vostra impresa ha bisogno

per sviluppare i contenuti del report di sostenibilità, nonché

per gestire la propria performance in materia di sostenibilità. Il

report di sostenibilità non è solo un mezzo di comunicazione,

ma anche uno strumento per il cambiamento. Ricordate: ciò

che viene misurato può essere gestito, e ciò che viene gestito

può essere cambiato.

informazioni importanti!

È importante sottolineare come un report che identifichi i rischi

e descriva le sfide che l'impresa si trova dinnanzi, nonché i passi

necessari per affrontarli, è pienamente coerente con gli obiettivi

delle Linee guida G4. Questo promuove il cambiamento più

rilevante per la vostra impresa e i suoi stakeholder.

checklist

La seguente checklist contiene le principali attività e decisioni

per la vostra impresa in questa fase:

Verificate di avere a disposizione sistemi interni per

la raccolta delle informazioni necessarie o di attivarli

in tempo per svolgere un'attività di monitoraggio

e reporting adeguata. Se avete identificato impatti

significativi di Aspetti materiali in entità esterne alla vostra

impresa, dovrete anche valutare come reperire quelle

informazioni.

Applicate i Principi di garanzia della qualità del report

nel prendere decisioni sulle procedure e i sistemi di

4. Monitoraggio: sviluppare il proprio report

15) I Principi di comparabilità, affidabilità e accuratezza sono particolarmente rilevanti per la valutazione dei sistemi e le procedure per la raccolta dei dati (si veda G4 Implementation Manual, pp. 13-16).

16) Si veda il sito web GRI per un elenco degli strumenti software certificati GRI attualmente disponibili: www.globalreporting.org/reporting/reporting-support/certified-software-and-tools/Pages/default.aspx.

17) SMART sta per Specific (specifico), Measurable (misurabile), Achievable (raggiungibile), Relevant (rilevante) e Time Bound (limitato nel tempo).

"I dati fondamentali del reporting di sostenibilità sono preziosi. La nostra fabbrica è ancora lungi dall'essere pienamente sostenibile, ma attraverso la raccolta e l'analisi sistematica dei dati, nonché la loro condivisione con il personale, soprattutto i quadri intermedi, i dipendenti possono acquisire una visione esaustiva dei processi operativi dei nostri impianti produttivi." - Hugo Liu, Assistente dell'amministratore delegato, Shunde Hengfa, Cina (abbigliamento e calzature)

17 | PRONTI PER IL REPORT? INTROduzIONE aL REPORTINg dI sOsTENIbILITà PER LE PMI

La vostra impresa ha deciso di sottoporre il report a

un'assurance esterna?18 In tal caso, assicuratevi di indicare

chiaramente quali Informative standard ha ottenuto

l'assurance esterna (e quali no) nella relativa colonna

dell'Indice dei contenuti.19 Inoltre, accertatevi di avere tutte

le informazioni necessarie per produrre l'Informativa

standard sull'assurance (G4-33).

Decidete come sarà presentato il report, con riferimento

alle modalità di presentazione sia dell'intero documento

sia di informazioni specifiche che potrebbero essere

richieste da particolari gruppi di stakeholder. Per far

questo, bisogna avere una chiara idea di chi siano i lettori

del report e delle informazioni di maggiore interesse per

ognuno, ed eventualmente stabilire se sia necessario

tradurre il report (o qualche sua parte) per specifici gruppi

di stakeholder.

Una volta redatta la versione definitiva del report, potete

sottoporlo a GRI per una convalida. Attualmente GRI

offre un servizio di convalida dei report stilati secondo le

Linee guida G4, chiamato Materiality Matters. La convalida

L'obiettivo principale di questa fase consiste nel completare il

report di sostenibilità, che viene successivamente pubblicato.

checklist

La seguente checklist contiene le principali attività e decisioni

per la vostra impresa in questa fase:

Compilate le informazioni necessarie per ciascuno dei dati

che servono per produrre le Informative standard previste

dalle Linee guida G4.

Accertatevi che il vostro report descriva un quadro completo,

ma con un linguaggio conciso. Assicuratevi di aver fissato

date di scadenza chiare e debitamente concordate per il

feedback e l'approvazione finale.

Compilate un Indice dei contenuti usando l'apposito

strumento disponibile sul sito web GRI. Ogni opzione di

"Conformità" ha il proprio Indice dei contenuti, come

spiegato nel documento G4 Reporting Principles and

Standard Disclosures (Core − pp. 31-32, Comprehensive −

pp. 33-35).

5. Report: verificare e comunicare

18) Si veda G4 Implementation Manual, p. 51, per una spiegazione del significato attribuito da GRI all'espressione "assurance esterna".19) Nota: Se la vostra impresa non ha sottoposto il report ad assurance esterna, dovrà comunque compilare la relativa colonna, scrivendo “No” per ciascuna Informativa

standard.

Consigli pratici per la compilazione delle informazioni e la stesura del report

❱ La Guida fornita nel G4 Implementation Manual vi

aiuterà a verificare che abbiate incluso nel report le

informazioni necessarie per soddisfare i requisiti di

ciascuna Informativa standard. È disponibile una guida

sia per le Informative standard generali (pp. 23-61) sia

per le Informative standard specifiche (pp. 62-231).

❱ Assicuratevi di applicare i Principi di garanzia

della qualità del report previsti dalle Linee guida G4,

usando i test associati a ognuno dei Principi.

I Principi di chiarezza, tempestività ed equilibrio sono

particolarmente rilevanti per la stesura del report (si

veda G4 Implementation Manual, pp. 13-16).

❱ Se desiderate sapere come altre organizzazioni hanno

redatto particolari Informative standard in relazione

alle quali avete bisogno di aiuto, il GRI Sustainability

Disclosure Database contiene una raccolta di report

disponibili per la consultazione.

❱ Se avete una domanda tecnica relativa al processo di

reporting secondo le Linee guida G4, potreste trovare

una risposta nelle G4 FAQs disponibili sul sito web

GRI. In alternativa, potete inviare un'email all'indirizzo

guidelines@globalreporting.org.

❱ È essenziale che il team incaricato del reporting di

sostenibilità dedichi tempo a discutere l'impaginazione

e la presentazione dei contenuti del report, eventuali

illustrazioni incluse al suo interno, i temi fondamentali

e lo stile redazionale. È probabile che vi siano idee

discordanti su questi punti, quindi è importante che

venga raggiunto un accordo già nelle prime fasi del

processo di stesura.

18 | PRONTI PER IL REPORT? INTROduzIONE aL REPORTINg dI sOsTENIbILITà PER LE PMI

riguarda le Informative standard generali da G4-17 a G4-27

ed è volta ad appurare che siano state chiaramente inserite

nel report finale.20

Finalmente la vostra impresa è pronta a pubblicare il report.

La pubblicazione può avvenire sul sito web aziendale, a

mezzo stampa e/o attraverso una comunicazione a tutti gli

stakeholder che sono stati coinvolti nel processo.

GRI incoraggia la vostra impresa a registrare gratuitamente

il proprio report presso la stessa GRI, in modo che venga

inserito nel GRI Sustainability Disclosure Database. Ciò

favorisce la mappatura dei processi di reporting a livello

mondiale e dà visibilità al vostro report. La registrazione può

essere effettuata attraverso il sito web GRI.

Organizzate un lancio formale e una celebrazione per

riconoscere il duro lavoro di tutti coloro che sono stati

coinvolti nel processo di reporting.

Raccogliete feedback esterni e interni sugli insegnamenti

appresi durante il processo. Questo è il primo passo per

prepararsi al periodo di reporting successivo. Questo è il

momento appropriato per ritornare alla Fase 4: Riesame

degli stadi per la definizione degli Aspetti materiali e dei

Perimetri.21

20) Per ulteriori informazioni su questo processo di convalida, consultare il sito web GRI, www.globalreporting.org/reporting/report-services/Pages/Materiality-Matters.aspx, o inviare un'email a reportservices@globalreporting.org.

21) Si veda G4 Implementation Manual, p. 39.

"Il valore del processo di reporting non sta solo nella pubblicazione del report stesso, ma piuttosto nei molti insegnamenti che abbiamo appreso durante la raccolta delle informazioni. Soprattutto, abbiamo scoperto di possedere informazioni, statistiche e idee in grado di corroborare le nostre ipotesi circa la bontà della nostra impresa, nonché di indicare potenziali ambiti di miglioramento per il futuro. Per quanto richieda tempo, il processo ci ha insegnato molte cose ed è stato estremamente gratificante." - William Hughes, Amministratore delegato, Impahla Clothing, Sudafrica (abbigliamento e calzature)

Consigli pratici: una checklist finale per il vostro report G4

Verificate di aver incluso quanto segue nel vostro report G4:

Informazioni sull'opzione di "Conformità" prescelta che sia idonea per la vostra impresa e della quale

avete soddisfatto i requisiti.

Una spiegazione del metodo adottato per la definizione degli Aspetti materiali della vostra impresa,

sulla base degli impatti e delle aspettative degli stakeholder.

Un'indicazione degli ambiti nei quali si verificano gli impatti (Perimetri).

Una descrizione della modalità di gestione di ciascuno degli Aspetti materiali adottata dalla vostra

impresa (DMA).

Gli Indicatori per ciascun Aspetto materiale, in funzione dell'opzione di "Conformità" prescelta.

L'Indice dei contenuti GRI per aiutare i vostri stakeholder a trovare le informazioni rilevanti.

19 | PRONTI PER IL REPORT? INTROduzIONE aL REPORTINg dI sOsTENIbILITà PER LE PMI

GRI fornisce un'ampia gamma di risorse gratuite sul proprio sito

web per aiutare la vostra impresa a muovere i primi passi nel

mondo del reporting di sostenibilità.

❱❱ Linee guida G4

❱❱ Traduzione delle Linee guida G4 in diverse lingue

❱❱ Informative di Settore G4

❱❱ G4 Online

❱❱ Domande frequenti sulle Linee guida G4

❱❱ Documenti di collegamento: le Linee guida G4 e altri

importanti quadri normativi globali

❱❱ Strumento per la creazione dell'Indice dei contenuti G4

❱❱ Pubblicazioni didattiche e di ricerca

❱❱ Corsi di formazione certificati GRI

❱❱ Strumenti e software certificati GRI

Questo opuscolo si è prefisso l'obiettivo di fornire una semplice

introduzione al reporting di sostenibilità basato sulle Linee

guida G4 di GRI, di modo che la vostra impresa possa muovere

i primi passi nel percorso che la porterà a stilare un report di

sostenibilità. Questo obiettivo è stato conseguito attraverso:

❱❱ L'esposizione delle argomentazioni a favore del reporting

di sostenibilità per le PMI

❱❱ L'introduzione a cinque semplici passi per preparare un

report di sostenibilità usando le Linee guida G4

Alla luce di quando sopra, GRI è fiduciosa che la vostra impresa

sia adesso... PRONTa PER IL REPORT!

Global Reporting Initiative (GRI) desidera ringraziare la Segreteria di Stato dell'economia (SECO), il cui sostegno finanziario ha reso

possibile la pubblicazione di questo opuscolo.

GRI desidera inoltre ringraziare le seguenti persone per il

prezioso contributo offerto durante il processo di messa a punto

della pubblicazione:

Ai Nguyen, Jia Hsin Co.

Seakle Godschalk, ESS

di GRi

Alyson Slater, Andrea Pradilla, Anne Beutling, Bastian Buck,

Bianca Podeanu, Brian Jones, Christine Koblun, Douglas Kativu,

Elena Perez, Elina Sviklina, Juliette Gaussem, Katja Kriege, Laura

Espinach, Mara Grosso, Rania Dalalaki, Shivani Rajpal, Stefan

Petrutiu, Tom Perryman.

Bibliografiae risorse complementariIn conclusione

Ringraziamenti

La traduzione e l’impaginazione di questo documento sono state gentilmente sponsorizzate

da Raiffeisen Schweiz Genossenschaft / Raiffeisen Svizzera società cooperativa.

Global RepoRTinG iniTiaTive

PO Box 10039

1001 EA Amsterdam

The Netherlands

Telefono: +31(0) 20 531 00 00

Fax: +31(0) 20 531 00 31

www.globalreporting.org