Prof.ssa Sara Nicoloso - uniroma2.it · 1.3 Sistemi informativi aziendali Il Sistema Informativo...

Università degli Studi di Roma “Tor Vergata”Facoltà di Ingegneria

Corso di Laurea Specialistica in Ingegneria Gestionale

Metodi e Modelli per l’Organizzazione e la Gestione

Prof.ssa Sara Nicoloso

Sistemi Informativi Aziendali

A.A. 2005-2006


1

Indice

1 Il ruolo dell’informatica nelle aziende.....................

1.1 Sistemi Informatici e Sistemi Informativi............................................................................ 3

1.2 Evoluzione storica dell’informatica aziendale ...................................................................... 5

1.3 Sistemi informativi aziendali.............................................................................................. 5

1.4 Dati e Informazioni........................................................................................................... 6

2 Modelli di Sistemi Informativi .....................

2.1 Modello di scomposizione in relazione alle attività supportate.............................................. 8

2.2 Modello di scomposizione in relazione ai soggetti che sviluppano e gestiscono il Sistema.... 11

2.3 Modelli di Origine Informatica ......................................................................................... 132.3.1 Terminologia.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

2.4 Modello Generale di Sintesi ............................................................................................. 15

3 Componenti del Sistema Informativo .......................

3.1 Le procedure e i processi ................................................................................................ 19

3.2 Tipologie di sistemi di elaborazione ................................................................................. 213.2.1 Sistema real-time... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .213.2.2 Sistemi on-line .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .223.2.3 Sistemi batch... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .223.2.4 Sistemi batch a distanza... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .223.2.5 Le elaborazioni OL/RT... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22

3.3 Il Patrimonio dei Dati...................................................................................................... 233.3.1 Completezza ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .243.3.2 Omogeneità.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .243.3.3 Aspetti temporali . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .253.3.4 Fruibilità .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .253.3.5 La costituzione del patrimonio dei dati . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

4 Il S.I. per il supporto alle attività operative .......................

4.1 Il S.I. per l’Amministrazione e il Controllo ........................................................................ 28

4.2 Il S.I. Finanziario............................................................................................................ 30

4.3 Il S.I. per la R&S............................................................................................................ 30

4.4 Il S.I. della Produzione ................................................................................................... 30

4.5 Il S.I. della Logistica....................................................................................................... 33

4.6 Il S.I. Commerciale......................................................................................................... 33

4.7 Il S.I. del Personale........................................................................................................ 34

4.8 I Sistemi Integrati di Gestione......................................................................................... 344.8.1 Un esempio... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36


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5 Il S.I. direzionale .......................

5.1 DSS data oriented.......................................................................................................... 39

5.2 DSS model oriented........................................................................................................ 39

5.3 DSS basati su tecniche di IA ........................................................................................... 405.3.1 Knowledge Based Systems ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .405.3.2 Expert Systems ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41

6 S.I. operativo vs S.I. direzionale .......................


3

1 Il ruolo dell’informatica nelle aziende

1.1 Sistemi Informatici e Sistemi Informativi

Prima di parlare del ruolo dell’informatica nelle aziende è necessario fare una premessa: non si

può parlare indistintamente di Sistemi Informatici e Sistemi Informativi, almeno dal punto di vista

teorico, perché i due sistemi sono basati su concetti diversi, informatica e informazione.

I sistemi informatici sono sistemi che consentono il trattamento automatizzato dei dati e sono

stati utilizzati per l’automatizzazione dei sistemi informativi aziendali, che sono l’insieme di tutti gli

strumenti utilizzati per creare le informazioni necessarie ai vari attori aziendali: per tale motivo la

distinzione fatta precedentemente nella pratica non sussiste ma dal punto di vista logico continua a

valere.

Il termine Informatica ha attualmente due valenze:

1) indica la tecnologia che consente il trattamento automatico dei dati

2) indica la disciplina che studia la suddetta tecnologia e le sue applicazioni nei diversi ambiti

lavorativi.

L’uso dell’informatica nelle aziende ha prodotto sostanziali modifiche sia al loro interno sia

nell’ambiente in cui esse operano.

Per quanto riguarda le condizioni interne di funzionamento possiamo rilevare i seguenti aspetti:

- Modifica dei Flussi di Informazioni

L’automatizzazione di certe procedure ha reso il flusso informativo molto più veloce ed

efficace, rendendo obsolete quelle configurazioni organizzative che erano state predisposte

per assicurare il flusso delle informazioni verso il vertice aziendale.

- Modifica delle Attività Tecniche

Sono stati sviluppati strumenti come il CAD (Computer Aided Design), il CAM (Computer

Aided Manufacturing) e il CAE (Computer Aided Engineering) che hanno consentito:

1) maggiore velocità nello sviluppo dei prodotti grazie alla costituzione delle cosiddette Basi

Dati Tecnici, che sono delle basi di dati in cui confluiscono tutte le schede e i progetti dei

prodotti già realizzati che possono essere sfruttati nella progettazione di nuovi prodotti

con caratteristiche analoghe, con notevole riduzione dei tempi di ingegnerizzazione.

2) maggiore qualità dei prodotti perché è più facile avere informazioni sul prodotto durante

la lavorazione e si possono apportare rapidamente modifiche o migliorie

3) riduzione dei costi industriali.

Con queste tecniche, infatti, si possono seguire tutte le fasi, dalla progettazione alla

realizzazione del prodotto finito, in maniera “virtuale” riducendo il numero di prototipazioni e i

costi associati alla produzione.


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Per quanto riguarda l’ambiente esterno alle aziende l’uso dell’informatica ha avuto due

conseguenze fondamentali:

- La maggiore facilità di comunicazione ha modificato i rapporti tra le imprese e i loro

partner esterni favorendo il consolidamento di rapporti già esistenti e creandone nuovi con

partner fino a quel momento inaccessibili. Ad esempio, Internet ha dischiuso molte nuove

opportunità alle imprese dando loro la possibilità di entrare in contatto con nuovi fornitori

anche geograficamente molto distanti.

- La creazione di una nuova risorsa da scambiare sul mercato: l’Informazione.

Le imprese hanno bisogno di una grande quantità di informazioni per rendere il loro

approccio al mercato più efficace possibile, in modo da individuare con precisione il target di

riferimento e i suoi bisogni e desideri, e le informazioni divengono quindi un bene che ha una

precisa domanda di mercato, ma anche una precisa offerta in quanto le informazioni

necessarie alle imprese non vengono create al loro interno ma all’esterno da imprese

specializzate.

Sono nate imprese specializzate nella raccolta dei dati e nella creazione di informazioni,

imprese che gestiscono banche dati e imprese che offrono servizi telematici.

L’informatica e le sue applicazioni alla realtà aziendale sono oggetto di studio di un’area

disciplinare delle aziende detta Informatica Aziendale.

Secondo Zappa l’informatica aziendale è un’area disciplinare economico-aziendale avente come

compito specifico lo studio delle conseguenze che l’impiego delle tecnologie informatiche provoca

sulle condizioni di esistenza e manifestazioni di vita delle aziende.

L’informatica aziendale è strettamente correlata alle altre aree disciplinari aziendali che sono:

- area ragionieristica

E’ l’area che si occupa di tutti gli aspetti quantitativi legati all’attività dell’azienda e quindi la

prima ad essere stata automatizzata.

- area organizzativa

E’ l’area che si occupa dell’organizzazione del lavoro ed è stata profondamente modificata

dall’uso delle tecnologie informatiche.

- area strategica

E’ l’area disciplinare che si occupa delle decisioni strategiche ed è stata anch’essa modificata

dall’uso di strumenti informatici quali DSS, Decision Support Systems.


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1.2 Evoluzione storica dell’informatica aziendale

Negli anni ’40 è stato messo a punto l’elaboratore elettronico, computer, ma solo negli anni ’50

hanno avuto inizio le prime applicazioni pratiche dell’informatica nelle aziende.

L’informatica si è diffusa ampiamente nelle aziende solo a partire dagli anni ’60: veniva utilizzata

essenzialmente per automatizzare lavori molto ripetitivi e quindi per passare dal trattamento manuale

a quello automatico dei dati.

Verso la fine degli anni ’60 sono stati sviluppati sistemi di reporting con procedure automatizzate:

l’informatica non viene più utilizzata solo per il trattamento automatico dei dati ma per produrre

informazioni.

Per tutti gli anni ’70 l’informatica viene ancora considerata come supporto per i lavori ripetitivi ed

è, comunque, confinata all’interno delle aziende.

Nei primi anni ’80 le applicazioni informatiche iniziano ad uscire dai confini aziendali e a

riguardare processi interni non di tipo amministrativo: nascono i DSS, strumenti che non

sostituiscono i decisori ma li aiutano a prendere decisioni migliori.

1.3 Sistemi informativi aziendali

Il Sistema Informativo Aziendale (S.I.) può essere definito in modo informale come l’insieme

degli elementi necessari per produrre il cosiddetto Sistema delle Informazioni.

Per definire il S.I. è necessario prima definire il seguente concetto: il Sistema delle

Informazioni è l’insieme delle informazioni riguardanti l’azienda, necessarie per descrivere lo stato

dell’azienda, ad esempio il fatturato, la produttività, il numero di dipendenti, il livello di

finanziamento, ecc.

Una definizione più formale di Sistema delle Informazioni è quella di Rugiadini:

Il Sistema delle Informazioni è il complesso organico e sistematizzato di informazioni che rappresenta

lo stato dell’impresa.

Possiamo ora dare una definizione più formale anche del Sistema Informativo:

Il S.I. è l’insieme ordinato di elementi, anche molto diversi tra loro, che raccolgono, elaborano,

scambiano e archiviano dati con lo scopo di produrre e distribuire le informazioni nel momento e nel

luogo adatto alle persone che in azienda ne hanno bisogno (Camussone).

Il S.I. è costituito da diversi elementi che interagiscono per conseguire un obiettivo, ovvero

produrre le informazioni.

Tali elementi sono:

1) Patrimonio dei Dati: i dati sono la materia prima con cui si producono le informazioni.

2) Procedure per l’acquisizione, il trattamento e la distribuzione dei dati.

3) Persone che sovrintendono alle procedure, perché le usano, le alimentano con i dati necessari o

gestiscono i sistemi che le elaborano.


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4) Strumenti per il trattamento, il trasferimento e l’archiviazione dei dati.

5) Principi Generali: rappresentano il modo dell’impresa di concepire se stessa e si riflettono

nell’organizzazione del S.I.

In conclusione possiamo dire che un S.I. è un sistema aperto, cioè interagente con l’ambiente

aziendale e con l’ambiente esterno all’azienda, dai quali riceve gli input e ai quali fornisce un output,

il Sistema delle Informazioni.

Figura 1 Il Sistema Informativo Aziendale: un sistema aperto.

1.4 Dati e Informazioni

Nella definizione di S.I. e di Sistema delle Informazioni abbiamo utilizzato più volte i termini Dato

e Informazione, perché il S.I. tratta dati e produce informazioni.

A questo punto è necessario dare una definizione precisa anche di questi due concetti.

Un Dato è una rappresentazione oggettiva e non interpretata della realtà, ciò che è

immediatamente presente alla conoscenza. Ad esempio, sono dati il numero di una fattura, il suo

importo, la data di emissione, ecc.

Una Informazione è una visione della realtà derivante dall’elaborazione e interpretazione dei

dati, il significato che associamo ai dati.

Ad esempio, dopo aver analizzato la fattura possiamo concludere che la transazione è andata

bene o no.

Il processo di produzione delle informazioni si articola in tre fasi:

1) acquisizione dei dati (elementari)

2) elaborazione dei dati

3) emissione dell’informazione.

I dati elementari non sono immediatamente utilizzabili da parte di chi necessita delle informazioni

e devono essere opportunamente trattati per diventare informazioni significative e comprensibili per i

destinatari.

Tra i dati e le informazioni possiamo ipotizzare che esista lo stesso rapporto che intercorre tra

materie prime e prodotti finiti: le materie prime sono il punto di partenza del processo produttivo, la

loro trasformazione dà vita a dei semilavorati che, ulteriormente trattati, divengono prodotti finiti.

Per le informazioni accade lo stesso: partendo dai dati elementari si ottengono dei dati sintetici,

come aggregazione di dati elementari, che, ulteriormente trattati, portano alle informazioni.

output

informazioni

input

dati

Ambiente S.I. Ambiente


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In questo processo l’aspetto importante da evidenziare è il passaggio dai dati elementari ai dati

sintetici ovvero il processo di sintesi.

Il processo di sintesi è inevitabile sia dal punto di vista tecnico che dal punto di vista economico

sia perché è impossibile, dal punto di vista tecnico, conservare tutti i dati elementari che potrebbero

generare tutte le informazioni finali richieste da un’impresa sia perché occorre considerare i costi di

mantenimento di giganteschi archivi e la spesa che bisognerebbe sostenere se si dovesse sempre

partire da dati elementari iniziali per ottenere informazioni molto simili.

D’altra parte occorre considerare che la sintesi riduce il potenziale informativo dei dati:

- perché riduce il volume dei dati;

- perché i criteri adottati per sintetizzare i dati dipendono da scelte soggettive;

- perché è influenzata dal destinatario dell’informazione o dall’uso finale che ne verrà fatto.

Di solito si producono dati sintetici che rispondano ad esigenze informative note o prevedibili.

Le informazioni sono destinate a degli utenti specifici ed è, pertanto, necessario specificare modi,

tempi e luoghi di produzione e presentazione.

Con il termine modi si indica il supporto con cui le informazioni vengono fornite o le modalità con

cui esse vengono create e diffuse (in modo routinario o per eccezioni, cioè al verificarsi di certe

condizioni o al verificarsi di eventi eccezionali) oppure il formato in cui verranno presentate.

Il termine tempi sta ad indicare la tempificazione con cui le informazioni vengono elaborate e

luoghi, invece, i luoghi in cui l’informazione viene fornita assieme alla posizione delle sorgenti dei

dati.

Finora è stato detto che il sistema informativo deve soddisfare le esigenze degli utenti finali e

quindi si presuppone che il punto di partenza degli analisti per l’impostazione del sistema siano le

richieste di chi fa uso delle informazioni.

Un approccio di questo tipo è definito pull (pull = tirare, compiere un’azione su richiesta) perché

si parte dalle finalità del sistema, cioè dalle specifiche richieste dagli utenti, e, in base ad esse, si

definiscono le caratteristiche che deve avere il sistema informativo, che sono “tirate” dagli utenti.

Esiste, però, anche un altro tipo di approccio, detto push (push = spingere, compiere un’azione

in anticipo rispetto alla richiesta), che prevede che siano gli analisti a predisporre sistemi che

producono informazioni e poi li sottopongano al giudizio degli utenti.

In questo caso il punto di partenza non è più rappresentato dalle necessità aziendali ma dalla

tecnologia.

Quando si lavora con tecnologie molto innovative che vengono introdotte per la prima volta

nell’impresa è più logico l’approccio push: i tecnici anticipano le soluzioni perché gli utenti

difficilmente sarebbero in grado di indicarle.

Quando la tecnologia è ben conosciuta e gli utenti hanno imparato a padroneggiarla l’approccio

più logico è di tipo pull: saranno gli utenti a richiedere certi requisiti al S.I. e gli analisti dovranno

cercare delle soluzioni in funzione di tali richieste.


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2 Modelli di Sistemi Informativi

Analizziamo di seguito quattro modelli di rappresentazione di S.I.:

1) Modello di scomposizione in relazione alle Attività Supportate;

2) Modello di scomposizione in relazione ai Soggetti che Sviluppano e Gestiscono il sistema;

3) Modelli di Origine Informatica;

4) Modello Generale di Sintesi.

2.1 Modello di scomposizione in relazione alle attività supportate

Questo modello si basa sul concetto che il S.I. sia strutturato in funzione delle diverse attività che

vengono svolte all’interno dell’azienda.

Vi sono diversi criteri adottati per classificare le attività svolte in un’azienda e, per questo motivo,

analizziamo due modelli: il modello di Anthony e il modello di Simon.

Secondo Anthony è possibile individuare tre tipologie di attività svolte dai tre livelli organizzativi

che si distinguono in un’azienda:

a) Attività Strategiche - Vertice Strategico (Alta Direzione);

b) Attività Tattiche - Direzioni Funzionali;

c) Attività Operative - Personale Esecutivo.

Figura 2 Modello di Anthony.

Le Attività Strategiche consistono essenzialmente nella pianificazione strategica ossia nel

processo di decisione sugli obiettivi di medio-lungo periodo, sull’acquisizione delle risorse per

conseguirli, sulle politiche da adottare nell’uso di tali risorse. La pianificazione strategica richiede

attitudine all’analisi ma anche doti di intuito, è diretta verso l’esterno e difficilmente strutturabile.

Le Attività Tattiche sono più legate all’amministrazione corrente dell’azienda, sono le attività che

possiamo definire di “programmazione e controllo” perché stabiliscono l’assegnazione delle risorse e

AltaDirezione

DirezioniFunzionali

Personale Esecutivo

AttivitàStrategiche

AttivitàTattiche

AttivitàOperative


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controllano il loro corretto uso per il conseguimento degli obiettivi programmati. Sono attività

ripetitive e sistematiche, orientate verso l’interno dell’azienda.

Le Attività Operative consistono nello svolgimento delle attività “correnti”, cioè nell’esecuzione

delle attività che consentono all’azienda di funzionare. Sono attività molto ripetitive, in cui il margine

di discrezionalità decisionale è molto ridotto e sono molto legate al tempo (seguono la realtà dei fatti

man mano che avvengono).

Questa classificazione non corrisponde perfettamente alla realtà aziendale perché vi possono

essere attività che non rientrano propriamente in nessuna delle categorie ma è molto utile perché

evidenzia il diverso fabbisogno informativo che si manifesta all’interno dell’azienda: ogni attività ha

delle esigenze informative specifiche e questo determina il supporto informativo che le deve

soddisfare.

Le Attività strategiche richiedono:

- informazioni (prevalentemente) esterne, come analisi di mercato, valutazione di costi o della

disponibilità di risorse, ecc.;

- dati prospettici, poiché la pianificazione strategica è rivolta al futuro;

- dati stimati e in buona misura approssimati;

- dati non omogenei con il resto del sistema perché in formati diversi o provenienti da fonti

diverse;

- dati interni opportunamente elaborati la cui richiesta può essere del tutto imprevedibile e non

ripetitiva e per tale motivo il supporto informativo per le attività strategiche deve essere

molto flessibile.

Il fabbisogno informativo delle attività tattiche sarà costituito, invece, da:

- informazioni interne all’azienda,

- dati omogenei e congruenti tra loro,

- dati sintetici e arrotondati,

- dati elaborati in maniera ripetitiva nel tempo.

Il S.I. per le attività di programmazione e controllo dovrà, inoltre, essere in grado di:

- segnalare tempestivamente eccezioni o anomalie,

- produrre informazioni “su richiesta”, cioè informazioni ad hoc per un determinato problema.

Le attività di programmazione e controllo lavorano con dati prodotti in modo routinario ma

devono reagire prontamente ad ogni evento eccezionale e, quindi, possono aver bisogno di dati e

informazioni non previsti.

Infine il fabbisogno informativo delle Attività Operative sarà costituito da:

- dati esatti,

- dati analitici,

- dati forniti in tempo reale.

Il supporto informativo per questo tipo di attività deve essere stabile e immodificabile nel tempo:

non è richiesta flessibilità perché la produzione delle informazioni è rigidamente programmata.


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Il modello proposto da Simon è coerente con quello appena descritto ma utilizza un criterio

differente per classificare le attività aziendali.

Secondo Simon è possibile individuare tre tipologie di attività aziendali, che si differenziano in

funzione del maggiore o minore grado di programmabilità (strutturabilità), che sono: attività relative

a processi fisici, attività inerenti a processi decisionali programmati e attività relative a processi

decisionali strategici, non programmati.

Mentre Anthony classifica le attività aziendali in base al livello gerarchico di appartenenza delle

persone che le svolgono, Simon le classifica in base al loro grado di programmabilità.

Di conseguenza, nel modello di Simon, le linee di demarcazione delle attività non “tagliano”

orizzontalmente la struttura aziendale ma obliquamente, nel modo seguente:

Figura 3 Modello di Simon.

Le attività difficilmente strutturabili sono costituite da processi di decisione che vanno applicati a

problemi di volta in volta diversi che richiedono soluzioni ad hoc, le attività mediamente strutturabili

sono, invece, processi di decisione solo in parte strutturabili e hanno un minimo grado di

discrezionalità decisionale, le attività completamente strutturabili sono attività ripetitive per cui non

c’è autonomia decisionale.

I tre tipi di attività si distribuiscono nell’azienda nel modo riportato perché ogni persona è

chiamata a svolgere, prevalentemente, un’attività che gli compete in base alla posizione ricoperta ma

che coinvolge anche gli altri tipi di attività.

Nello schema che segue sono riassunte le principali caratteristiche delle esigenze informative

delle tre tipologie di attività, a partire da quelle difficilmente strutturabili fino ad arrivare a quelle

completamente strutturabili.

Att.tà Difficilmente Strutturabili

Att.tà Mediamente Strutturabili

Att.tà Completamente Strutturabili


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Figura 4 Caratteristiche delle esigenze informative.

La conclusione cui si può giungere analizzando i due modelli è che il S.I. aziendale deve essere

suddiviso in tre supporti informativi distinti che rispondano alle esigenze specifiche delle attività che

supportano, che possiamo indicare con i termini:

- S.I. Operativo per il supporto alle attività operative o completamente strutturate;

- S.I. per il Controllo Direzionale per il supporto alle attività di programmazione e controllo o

attività mediamente strutturate;

- S.I. per il Supporto alle Decisioni per le attività strategiche o non strutturabili.

2.2 Modello di scomposizione in relazione ai soggetti che sviluppano egestiscono il Sistema

Questo modello è stato sviluppato da Davis sulla base della seguente posizione: il S.I. non deve

essere suddiviso solo in base alla diverse attività svolte ma anche in funzione delle esigenze

informative che sia l’azienda sia le persone che vi lavorano manifestano.

Il S.I. delle imprese si può sviluppare su due livelli che sono relativi al “soggetto” che determina

lo sviluppo del supporto informativo:

1) livello ufficiale o pubblico,

2) livello individuale o privato.

Nel caso del S.I. ufficiale il soggetto che ne determina lo sviluppo è chiaramente l’azienda: il S.I.

ufficiale è quello configurato dalle unità tecniche dell’azienda per volere dell’azienda ed è costituito

dall’insieme delle procedure che l’azienda ha stabilito di sviluppare per rispondere al fabbisogno

informativo che si genera al suo interno.

Fonti deidati

Grado didettagli

o

RealtàRappr.

Tipo diinfo Tempestività

Orizz.Temporale

Frequenzad’uso Flessibilità

Grado diesattezza

esterne

interne

datisintetici

datianalitici

datiapprossimati

datiesatti

ampia

ristretta

qualitativa

quantitativa

media

alta

futuro

presente

minore

maggiore

maggiore

minore


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Accanto al sistema ufficiale tendono a svilupparsi sistemi informativi per iniziativa dei singoli

individui, cioè i S.I. Individuali.

L’esistenza di questi sistemi informativi deve essere considerata un arricchimento per il S.I.

ufficiale piuttosto che la loro antitesi: essi rispondono ad esigenze informative che il sistema ufficiale,

per scelta o per inefficienza, non è in grado di soddisfare.

In ogni azienda coesistono le due tipologie di S.I. ma in misura diversa in funzione della tipologia

dell’azienda: i S.I. ufficiali prevalgono nelle aziende di tipo meccanico mentre quelli individuali in

aziende di tipo organico.

Le aziende di tipo meccanico sono caratterizzate da:

- netta separazione dei compiti tra le attività;

- marcata formalizzazione dei compiti e delle procedure di lavoro;

- importanza della gerarchia nei processi di decisione, comunicazione e controllo;

- inclinazione verso i metodi di comando autoritari.

Le aziende di tipo organico sono, invece, caratterizzate da:

- scarsa formalizzazione delle strutture organizzative;

- visione dinamica ed elastica dei compiti;

- intense relazioni trasversali nella struttura;

- livello di status e di autorità determinati dalla autorevolezza professionale piuttosto che dalla

posizione gerarchica.

Entrambi i tipi di sistema informativo, a loro volta, sono costituiti da una parte formalizzata,

insieme di procedure molto strutturate, e da una parte informale, non definita a priori.

Possiamo avere le seguenti configurazioni:

Figura 5 Modello di Davis.

Ad esempio, la rilevazione delle vendite è una procedura che fa parte del S.I. ufficiale ed è molto

formalizzata (A) ma l’azienda può utilizzare, anche, dei canali di produzione della stessa informazione

meno strutturati (ma sempre interni al sistema ufficiale) come meeting periodici con i venditori o con

i clienti leader (B).

A B

C D

Formalizzato Informale

Individuale

Ufficiale


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Il modello di Davis può essere combinato con i modelli precedenti: per le attività non strutturabili

prevarrà il mix S.I. informale/individuale mentre per quelle completamente strutturabili prevarrà il

mix S.I. ufficiale/formalizzato perché le attività sono molto strutturate e formalizzate. Per le attività

mediamente strutturabili le quattro combinazioni possono essere tutte usate in modo equivalente.

Figura 6 Relazione dei modelli di Athony e Simon con quello di Davis.

Dallo schema possiamo evincere che procedendo verso i livelli inferiori, si ha la prevalenza dei

S.I. ufficiali e formalizzati perché diminuisce il livello di discrezionalità decisionale e le attività

divengono più strutturate.

2.3 Modelli di Origine Informatica

Originariamente si riferivano solamente alla parte del S.I. aziendale che fa uso di tecnologie

informatiche, cioè la parte automatizzata del sistema. Poiché, con il diffondersi dell’informatica, la

parte automatizzata ha finito col prevalere questi modelli si possono applicare al S.I. nel suo

complesso.

Per comprendere questi modelli è opportuno analizzare il processo graduale di introduzione

dell’informatica nelle aziende.

L’informatica è stata introdotta inizialmente per agevolare procedure ripetitive, sostituendo

attività burocratiche con applicazioni di trattamento automatico dei dati. Questo primo nucleo del S.I.

automatizzato viene indicato con l’espressione “Sistema di Elaborazione Dati” e corrisponde,

concettualmente, al S.I. Operativo del modello di Anthony.

Successivamente sono state sviluppate applicazioni in grado di fornire informazioni

sull’andamento delle attività aziendali per il supporto delle attività direzionali.


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L’insieme delle procedure che hanno la finalità di fornire informazioni di tipo prestabilito in modo

routinario alla direzione è chiamato Sistema di Reporting Direzionale ed è concettualmente

equivalente al S.I. per il controllo direzionale.

Infine per soddisfare le esigenze informative dell’alta direzione sono stati sviluppati strumenti per

supportare le attività strategiche noti come DSS, Decision Support System.

In merito ai DSS vanno fatte le seguenti osservazioni:

1) i DSS aiutano il decisore a prendere una decisione ottimale ma non si sostituiscono ad esso

2) lo sviluppo dei DSS richiede il coinvolgimento diretto di chi dovrà utilizzarli.

Il seguente schema evidenzia le caratteristiche dei tre supporti informativi (da sinistra a destra

aumenta il livello di coinvolgimento):

I sistemi di elaborazione dati sono stati espressamente creati per facilitare o sostituire del tutto

attività molto ripetitive, i sistemi di reporting sono finalizzati alla produzione, routinaria, di

informazioni per il controllo delle attività e i DSS rispondono ad esigenze informative che si

manifestano in modo non programmato.

Di conseguenza l’uso di un sistema elaborazione dati è “passivo” perché l’utente non può

interagire con esso influenzandolo ma deve seguire procedure rigidamente formalizzate.

Per i sistemi di reporting è necessario, invece, un’attenta analisi dei report e questo è indice di un

più alto livello di coinvolgimento.

L’uso dei DSS è definito “attivo” perché chi li usa è direttamente coinvolto nella definizione delle

procedure che forniranno le informazioni.

I sistemi di elaborazione dati sono orientati all’efficienza, cioè ad ottenere almeno lo stesso

risultato con un minore impiego di risorse ( ad esempio un sistema è più efficiente di un altro se

Sist.ElaborazioneDati

Sist.ReportingDirezionali

DSS

Supporto alleattività

massimo (sostituzioneatt. impiegatizie)

produz. inforoutinarie per ilcontrollo

supporto alle att.decisionali pocostrutt.

Usopassivo lettura attenta attivo

Qualitàorientato all’efficienza or. all’efficienza e

all’efficaciaorientato all’efficacia

Tempotempo reale presente/passato futuro

Risultatiaccurati tempestivi e affidabili approssimati ma

attendibili

Modelli

largo uso di proc.predefinite

sist. standardizzatima con segnalaz.anomalie

creazione di modelliad hocin corrispondenza aogni problema

Dinamicitàcostanza e coerenza nel tempo: stessi outputda stessi input, sia nel tempo, sia conpersone diverse.

massima flessibilità


15

riesce a processare gli stessi dati utilizzando meno risorse, potenza di calcolo) mentre i DSS sono

orientati all’efficacia, ovvero alla “qualità” dei risultati piuttosto che all’uso appropriato delle risorse.

L’orizzonte temporale cui si riferiscono i diversi sistemi varia notevolmente: dal brevissimo

orizzonte temporale dei primi al lungo periodo dei DSS.

Anche il tipo di risultato sarà molto differente: la natura delle applicazioni operative richiede

precisione e accuratezza, i sistemi di reporting tempestività e affidabilità e i DSS risultati

approssimati, ma attendibili.

Tanto i sistemi di elaborazione dati sono rigidamente formalizzati quanto i DSS sono flessibili e

prevedono soluzioni specifiche per ogni esigenza informativa che si manifesti.

Ai sistemi di elaborazione dati e di reporting sono richieste costanza e coerenza nel tempo perché

devono produrre gli stessi risultati se alimentati con gli stessi dati da utenti diversi o in istanti di

tempo differenti.

2.3.1 Terminologia

In questa sezione riportiamo alcune delle sigle più usate per indicare componenti del sistema

informativo aziendale.

T.P.→ Transaction Processing

E.D.P.→ Electronic Data Processing

D.P.→ Data Processing

M.I.S.→ Management Information System

DSS

E.I.S.→ Executive Information System

E.S.S.→ Executive Support System

E.I.S.S.→ Executive Information Support System

2.4 Modello Generale di Sintesi

E’ un modello che offre una visione globale del S.I. aziendale automatizzato che integra gli

aspetti evidenziati dagli altri modelli.

Possiamo fare riferimento al seguente schema:

S.I. Operativo

Sist. Reporting

S.I. Direzionali


16

Figura 7 Modello generale di sintesi.

Come si può notare la suddivisione del S.I. è fatta secondo due dimensioni: la tipologia

dell’attività da supportare (direzionale/operativa) e le tipologie di soggetti che curano e gestiscono lo

sviluppo del S.I. Nello schema, gli archi orientati indicano il flusso dei dati tra le varie tipologie di

sistema informativo.

Le tecnologie informatiche sono state utilizzate inizialmente per la realizzazione del sistema

ufficiale: dapprima sono state sviluppate applicazioni operative e successivamente strumenti per

analizzare i dati elementari da essi generati, ossia sistemi di reporting e DSS.

Riguardo a questi ultimi occorre precisare che i DSS hanno un’applicazione più limitata nel S.I.

ufficiale rispetto ai sistemi di reporting.

Si sono, poi, sviluppati i S.I. individuali, detti anche privati, in cui le tecnologie informatiche sono

state usate soprattutto per implementare sistemi di reporting e DSS.

Il collegamento tra sistema ufficiale e sistemi individuali può avvenire solo nel senso indicato

dalle frecce: i sistemi individuali possono prelevare, dietro autorizzazione, dati dal sistema centrale

S.I.Tecnici S.I. Ufficiali S.I. Individuali S.I. Esterni

LivelloDirezionale

LivelloOperativo

- Automaz. di processo

- Calcolo tecnico

- Disegno automatizz.

- Automaz. trattamento doc. cartacei

S.I. Direz.

Sist.Rep

DSS

S.I. Operativo

sist. diautom. per

il lavoroimpiega-

tizio

Banche Dati

SistemiInterorganizzativi

Sist.Rep

DSS

sist. peril migl.dellaprod.

individ.

LivelloIntermedio

sistemi disupporto per:

- R & S

- Sviluppo nuovi prodotti

Sist.Rep


17

per analizzarli ma non è possibile il viceversa, a meno che i dati non vengano opportunamente

"certificati" per quanto riguarda consistenza, correttezza, qualità, e significatività. Impedire che

vengano scritti nel DB aziendale dei dati ottenuti sui sistemi individuali, infatti, garantisce l’integrità e

la coerenza interna dei dati del patrimonio perché essi vengono manipolati solo da applicazioni

ufficiali e standardizzate che ne evitano il danneggiamento o la riduzione del potere informativo.

Si può notare che sia nel sistema ufficiale che in quelli individuali è presente una componente

che possiamo definire di “Office Automation”, rispettivamente “sistemi automatizzati per il lavoro

impiegatizio” e “sistemi per il miglioramento della produttività individuale”.

Con l’espressione office automation si intende “l’elaborazione di informazioni di tipo non

strutturato”, quali, ad esempio, testi, comunicazioni vocali o immagini.

L’office automation rientra in entrambi i sistemi per il seguente motivo: quando si prepara un

testo o si traccia un grafico, in un ufficio, si utilizzano certe applicazioni, ma le informazioni restano

“isolate” se non ci sono collegamenti con altri uffici.

Se invece l’impresa predispone un sistema standardizzato per il trattamento di dati non

strutturati si passa ad un sistema di office automation che ricade nel sistema ufficiale: se tutti usano

gli stessi standard è possibile utilizzare un unico archivio centrale cui tutti possono accedere con le

stesse modalità.

Accanto al sistema ufficiale e ai sistemi individuali si trovano i cosiddetti S.I. esterni.

I sistemi esterni nascono dall’esigenza dell’impresa, sempre più accentuata, di entrare in

possesso di informazioni e dati di origine extra aziendale.

Le informazioni sono una risorsa disponibile sul mercato perché sono nate imprese (note come

Information Provider) che raccolgono dati, li trattano e li forniscono alle aziende che ne hanno

bisogno esattamente come accade per qualsiasi bene di tipo materiale.

I sistemi esterni sono rappresentati essenzialmente dalle interfacce tra il sistema interno

aziendale (ufficiale) e i sistemi degli information provider.

Nei sistemi esterni rientrano anche i cosiddetti IOS (Inter-Organizations Systems, sistemi

informativi interorganizzativi) e sono collocati al livello delle attività operative perché espressamente

realizzati per rendere lo scambio di informazioni più tempestivo e preciso tra aziende che sono

collegate.

La tecnologia utilizzata per implementarli è nota come EDI (Electronic Data Interchange).

L’ultima componente del S.I. aziendale è rappresentata dai Sistemi Tecnici che sono costituiti da:

- supporti per la progettazione e la ricerca industriale,

- sistemi di automazione di processi di tipo fisico.

I sistemi di automazione di processi fisici si riferiscono sia ai processi industriali (di

trasformazione) veri e propri sia a processi che presuppongono un qualsiasi lavoro manuale, anche il

maneggio di supporti cartacei: per questo motivo rientrano in tale categoria anche gli strumenti che

contano le banconote.


18

Teoricamente questo impiego delle tecnologie informatiche non dovrebbe essere fatto rientrare

nell’ambito dei S.I.: nella pratica, però, questo tipo di automazione produce dati elementari che

saranno cruciali per la produzione di informazioni destinate non solo al supporto delle attività

operative ma anche delle attività direzionali e di controllo.

All’interno delle aziende è stata istituita una unità organizzativa che ha il compito di gestire tutti

gli aspetti del sistema informativo automatizzato (quindi, in pratica, dell’intero S.I.!) nota come

Direzione Sistemi Informativi.

Questa funzione svolge i seguenti compiti:

- sovrintende allo sviluppo del sistema automatizzato rendendolo un insieme di applicazioni

integrate senza ridondanze, senza conflitti e senza lacune;

- garantisce l’erogazione dei servizi informativi del sistema ufficiale e fornisce assistenza e

consulenza agli utenti che sviluppano e usano sistemi individuali, per assicurare che i sistemi

individuali siano coerenti con quello ufficiale e per evitare il proliferare di strumenti

eterogenei o incompatibili tra loro;

- assicura che l’accesso alle reti esterne avvenga nel modo migliore possibile tecnicamente ed

economicamente: ad esempio si possono realizzare economie di scala coordinando e

canalizzando le richieste degli utenti verso gli information provider;

- gestisce l’integrazione dei sistemi tecnici nel sistema ufficiale;

- provvede, in generale, all’innovazione tecnologica.


19

3 Componenti del Sistema Informativo

Il Sistema Informativo, come abbiamo già detto, è costituito da diversi elementi che

interagiscono tra di loro per conseguire l'obiettivo di produrre informazioni. Tali elementi sono: il

patrimonio dei dati, le procedure, le persone, gli strumenti, e i principii generali. Nel seguito ci

dedicheremo a commentare, in particolare, le procedure e il patrimonio dei dati.

3.1 Le procedure e i processi

Occorre fare una distinzione preliminare tra Procedure e Processi.

Un processo è un insieme di attività, collegate da relazioni di sequenzialità o complementarietà,

volte al raggiungimento di un determinato obiettivo.

In un’impresa si svolgono moltissimi processi, dalla raccolta degli ordini della clientela

all’emissione di ordini ai fornitori alla contabilizzazione delle entrate ed uscite dal magazzino, solo per

citarne alcuni.

Per i processi più importanti o più critici vengono stabilite le norme e le modalità con cui si

devono svolgere le attività che li costituiscono.

L’insieme delle regole che consentono di eseguire e portare a termine un processo è detto

procedura.

Le procedure possono essere specificate soltanto per processi aziendali molto strutturati e,

quindi, per i processi di produzione delle informazioni ed elaborazione dati che caratterizzano i S.I.

Vi sono diversi modi per rappresentare una procedura:

1) Diagramma a Blocchi o Flow-chart , che evidenzia le attività costituenti il processo e il flusso

informativo tra loro. Questo tipo di rappresentazioni è molto usata dai Programmatori nella fase

di progettazione dei programmi.

2) Scomposizione HIPO (Hierarchical Input Process Output)

La procedura viene suddivisa in sottoprocedure sempre più “semplici” che siano rappresentate da

una sequenza di attività elementari, con la tecnica top-down. Questa tecnica è usata per

procedure complesse la cui rappresentazione con il flow-chart diverrebbe complicata. La

procedura viene poi ricomposta a partire dalle attività elementari, come indicato dalle frecce nella

figura che segue.


20

Figura 8 Esempio di scomposizione HIPO.

3) Data Flow Diagram (DFD).

E’ un metodo di rappresentazione simile ai diagrammi a blocchi ma che evidenzia in modo

particolare i flussi di dati tra le varie attività. Dal punto di vista operativo, questa tecnica ha

l'effetto di avere, associate agli archi, delle "etichette" che descrivono con precisione quale

informazione deve essere fornita dalla attività precedente alla successiva perché questa possa

effettivamente essere portata a termine. A titolo di esempio, si considerino le seguenti attività:

"Attività 1: Identificazione dei fornitori qualificati" e "Attività 2: Negoziazione dei prezzi e dei

termini di consegna". Allora dal magazzino all'attività 1 deve pervenire una "richiesta di acquisto

per materiale con giacenza sotto il livello di riordino" (etichetta sull'arco che collega il Magazzino

all'Attività 1). Successivamente, l'Attività 1, prendendo inromazioni dall'archivio fornitori

quialificati deve far pervenire alll'Attività 2 "l'indicazione dei materiali da ordinare e dei fornitori

identificati" (etichetta sull'arco che collega l'Attività 1 alla 2, e così via....

4) Rappresentazione tramite Analisi Operativa.

Questo tipo di rappresentazione evidenzia i passi elementari che devono essere seguiti per

realizzare la procedura in relazione alle unità organizzative ad essi preposti. In altre parole, si

tratta ancora di una specie di diagramma a blocchi, che viene disegnato utilizzando una tabella

ogni colonna della quale è in relazionie biunivoca con una unità organizzativa, e le cui righe sono

in relazione alle varie attività elementari che compongono il diagramma. In questo modo si

evidenziano anche i passaggi di informazione tra le varie unità organizzative.

Questo metodo è utilizzato soprattutto per la riconfigurazione dei processi aziendali, cioè

quando occorre riorganizzare le attività che li compongono per ottenere una performance

migliore.

Una tecnica di ristrutturazione dei processi, finalizzata alla loro automazione, è il BPR , ovvero

Business Process Reengineering.

calcolo retribuzioni

calcolo orelavorate

valorizzaz.ore

calcolotrattenute

stampacedolini

calcolo retr. lorda calcolo retr. netta


21

Quando un processo deve essere automatizzato, infatti, non ci si può limitare a sostituire il lavoro

manuale con l’elaboratore ma occorre ripensare radicalmente il processo in funzione della tecnologia

disponibile, ristrutturarlo e ripensarlo eliminando eventuali anomalie della procedura e i giri viziosi

che i dati o le informazioni compiono. Solo a questo punto, senza prendere necessariamente come

riferimento la procedura manuale, si può pensare di automatizzarlo, sfruttando al meglio la

tecnologia disponibile.

Ricapitolando, i processi strutturati possono essere eseguiti seguendo opportune procedure, le

procedure formalizzate e formalizzabili possono essere automatizzate, cioè tradotte in un linguaggio

di programmazione comprensibile dal calcolatore, ovvero in un programma.

Una procedura automatizzata è un insieme di programmi che implementano le varie fasi della

procedura: ci saranno programmi per l’acquisizione di dati, programmi elaborativi e programmi che

comunicano l’output.

Le procedure informatiche hanno tutte la stessa struttura ma possono essere molto differenti tra

loro perché eseguite in modo molto diversi.

Nelle aziende si distinguono due macrocategorie di procedure, procedure on-line real-time

(OL/RT) e procedure batch e questa distinzione è legata ai diversi sistemi di elaborazione che le

implementano.

3.2 Tipologie di sistemi di elaborazione

Possiamo distinguere quattro tipi di sistemi di elaborazione (l'operazione unitaria che può essere

svolta da un programma su un elaboratore viene chiamata transazione):

1) sistemi real-time,

2) sistemi on-line,

3) sistemi batch,

4) sistemi batch a distanza.

3.2.1 Sistema real-time

Un sistema elaborativo real-time è un sistema in grado di seguire eventi dell’ambiente esterno

nel momento in cui si verificano.

Ad esempio è real-time un sistema che controlla la traiettoria di un missile durante il volo e,

eventualmente, la corregge.

Questi sistemi richiedono l’ingresso dei dati in un tempo così breve da rendere significativo il

feedback che elaborano: se i dati sulla traiettoria del missile non giungono in tempo ragionevole, a

causa della traiettoria sbagliata, il missile potrà colpire obiettivi diversi da quelli prefissati.


22

3.2.2 Sistemi on-line

I sistemi on-line sono caratterizzati dall’esistenza di un collegamento diretto tra il sistema di

elaborazione e la fonte dei dati.

Per questo motivo un sistema real-time è sempre anche on-line mentre il viceversa non è vero: vi

possono essere sistemi che acquisiscono i dati alla fonte (on-line) ma non li elaborano

immediatamente perché non richiesto (non real-time).

3.2.3 Sistemi batch

I sistemi batch sono sistemi elaborativi che lavorano a lotti, batch appunto.

I dati vengono accumulati in gruppi omogenei che verranno elaborati solo dopo aver raggiunto

una certa dimensione.

Questo tipo di trattamento dei dati prevede il funzionamento del sistema off-line, ossia senza

collegamento diretto tra la fonte dei dati e il sistema di elaborazione.

Il lavoro in modo batch è utilizzato dalle imprese che delegano a terzi l'elaborazione dei loro dati

interni, non avendo una struttura interna in grado di effettuare tale operazione, oltre che da tutte le

imprese nel momento in cui si tratta di produrre dati di sintesi, che, per loro natura, si ottengono

dalla elaborazione di un insieme (batch, appunto) di opportuni dati elementari relativi, ad esempio, a

un determinato intervallo di tempo.

3.2.4 Sistemi batch a distanza

I sistemi batch a distanza sono un’evoluzione dei sistemi batch in cui il lancio di un lavoro batch

viene affidato agli utenti e ai responsabili periferici del S.I., nell’ottica di un generale piano di

decentramento delle attività aziendali.

Potremmo dire che è un modo di trattare i dati “batch on-line” perché l’utente periferico cura

direttamente (on-line) l’immissione nell’elaboratore di lavori batch.

Questi sistemi non sono real-time perché l’elaborazione può non essere immediata.

Poiché le procedure real-time sono sempre necessariamente on-line (anche se non

necessariamente viceversa) e le procedure batch sono necessariamente off-line, nelle aziende si

distinguono le macrocategorie citate prima:

3.2.5 Le elaborazioni OL/RT

Nelle aziende vengono utilizzate, quindi, procedure batch oppure OL/RT in funzione delle

caratteristiche del processo che implementano.

batch e off-line OL/RT


23

In particolare i sistemi OL/RT sono richiesti nelle seguenti situazioni:

- quando è necessario controllare un processo (industriale e non) durante il suo svolgimento.

- quando è necessario il controllo centralizzato di un sistema distribuito perché possono

sorgere conflitti nell’uso di risorse tra le varie unità periferiche.

E’ un caso di questo tipo la prenotazione dei posti liberi sugli aerei da parte delle agenzie di

viaggio: risorse comuni (posti liberi) sono richieste da più unità periferiche che le vincolano o

rilasciano in base a prenotazioni e disdette che ricevono e l’unico modo per ottimizzare l’uso

delle risorse è adottare un sistema OL/RT.

- quando la tempestività delle informazioni è cruciale.

Come accade nel caso di operazioni di versamento e prelievo su conti bancari: se il conto è

molto movimentato, durante la giornata, e certe decisioni dipendono dal suo ammontare è

necessario che sia aggiornato fino all’ultima operazione eseguita!

I vantaggi delle elaborazioni OL/RT derivano tutti dall'immediatezza tipica di questi sistemi. In

particolare, il fatto che i dati vengano immediatamente registrati ed elaborati comporta una maggiore

sicurezza, sia perchè,una volta inserita la generica transazione nel Data Base può essere eliminato il

riferimento cartaceo che la documentava, sia perchè eventuali errori possono essere rilevati

immediatamente ed eventualmente corretti (si pensi alle operazioni di sportello in una banca).

Osserviamo, infine, che operare in modo OL/RT, a causa della decentralizzazione delle operazioni di

immissione dei dati e del conseguente controllo, ha l'effetto di ridurre i compiti del Centro di Calcolo

e di aumentare quelli dell'utente finale. Questo fatto ha due conseguenze:da una parte, i tecnici del

centro di calcolo,. dovendo assicurare il corretto funzionamento del sistema informatico nel suo

complesso (reti, server, basi dati, software, dovranno essere maggiormente specializzati in questi

settori; dall'altra, l'aumentato contatto dell'utente finale con il sistema informatico, richiede maggiori

competenze in tal senso, oltre che una maggiore attenzione ai fattori ergonomici delle postazioni di

lavoro.

3.3 Il Patrimonio dei Dati

Come detto precedentemente i dati sono la materia prima per produrre informazioni e per tale

motivo rivestono una grande importanza per le aziende.

Possiamo classificare i dati in due modi, in funzione del loro potere informativo (dati elementari e

dati sintetici) e in funzione della loro organizzazione (dati formattati e dati non formattati).

Per dati formattati si intendono dati che possono essere memorizzati in modo strutturato; sono i

dati tipici delle Basi di Dati, e li commenteremo più avanti.

Per dati non formattati, si intendono, invece dati il cui formato non è facilmente strutturabile. Di

questa categoria fanno parte, per esempio, le registrazioni in formato digitale di suoni, musica,

filmati. Solitamente i dati non formattati vengono memorizzati separatamente dai dati formattati.

Spesso avviene che i dati non formattati vengano "agganciati" a dei dati formattati . Un buon


24

esempio è fornito dai call center. Consideriamo i reclami che arrivano in tali centri: di solito viene

creata una scheda del cliente che sporge reclamo, scheda che contiene tutte le informazioni generali

sul cliente e molto sintetiche sul reclamo, e, al contempo, la telefonata viene registrata. La scheda è

tipicamente un dato formattato, mentre la telefonata è un esempio di dato non formattato. Il file

contenente la registrazione digitale della telefonata viene mantenuto "agganciato" al dato formatatto,

nel senso che potrà essere immediatamente richiamato a partire dalla semplice consultazione della

scheda del cliente. Il tutto è un esempio di data base multimediale.

I dati elementari sono la rappresentazione più oggettiva possibile della realtà, o meglio dei

fenomeni che interessano l’azienda, mentre i dati sintetici sono ottenuti elaborando e aggregando

dati elementari.

Il problema connesso ai dati elementari è che il loro volume è molto elevato e quindi l’impresa

dovrebbe prevedere archivi giganteschi per conservarli.

Per tale motivo la sintesi diventa inevitabile ma, al contempo, riduce il potenziale informativo dei

dati elementari perché se è vero che dagli stessi dati elementari è sempre possibile ottenere gli stessi

dati sintetici il processo inverso non è consentito.

Quindi l’impresa deve valutare il trade-off tra il costo di archiviazione e il costo di riduzione del

potenziale informativo dei dati per stabilire quali dati conservare nel suo patrimonio.

Il valore del patrimonio dei dati è rappresentato dalla sua capacità di soddisfare le esigenze

informative di chi vi fa ricorso in modo tempestivo e soddisfacente e per questo motivo occorre

prestare particolare attenzione alla qualità dei dati contenuti.

La qualità dei dati è funzione di quattro caratteristiche:

1) completezza,

2) omogeneità,

3) aspetti temporali,

4) fruibilità.

3.3.1 Completezza

La completezza si esplica su due dimensioni:

- Completezza Quantitativa

I dati rappresentano il totale dei fenomeni d’interesse per l’azienda, quindi la completezza

quantitativa si riferisce al possesso di tutti i dati d’interesse.

- Completezza Qualitativa

Si riferisce alla disponibilità di informazioni aggiuntive che forniscono una visione completa e

univoca della realtà.

3.3.2 Omogeneità

Anche l’omogeneità ha due dimensioni:


25

- Omogeneità Spaziale

Si riferisce al fatto che in un sistema distribuito, quale un’azienda, i fenomeni simili devono

essere rappresentati nello stesso modo.

Ad esempio gli ordini devono essere rilevati in tutte le filiali di un’azienda con gli stessi criteri

altrimenti non è possibile confrontarli.

- Omogeneità Temporale

Si riferisce all’omogeneità di rappresentazione di fenomeni analoghi che si verificano in istanti

temporali diversi.

I criteri di rappresentazione dei fenomeni non devono essere considerati degli invarianti assoluti

(anche perché variano notevolmente con il progredire della tecnologia) ma occorre fare attenzione ad

ogni cambiamento perché c’è il rischio di non poter confrontare i dati contenuti nei diversi archivi.

Ad esempio questo problema è connesso ai cosiddetti legacy systems, DB di vecchia data, i cui

dati potrebbero non essere coerenti, in merito al formato, con quelli presenti nel DB aziendale.

3.3.3 Aspetti temporali

Gli aspetti temporali sono rappresentati da:

- Fasatura

Si riferisce al fatto che fenomeni dinamici, tra loro correlati, devono essere rilevati nello stesso

istante per garantire la coerenza dei dati immessi nel patrimonio aziendale.

Ad esempio, in una banca in cui si gestiscono diversi conti correnti e in cui i flussi finanziari sono

in continuo movimento tra essi, il saldo dei conti deve essere rilevato in un certo istante (a fine

giornata) per ciascuno di essi.

- Tempestività

Si riferisce alla rapidità con cui un fenomeno viene rappresentato nel patrimonio dei dati, rispetto

al momento in cui si è verificato.

Se i dati sono dinamici la tempestività è un requisito fondamentale: ad esempio la rilevazione di

temperatura e pressione negli impianti industriali deve essere tempestiva per evitare eventuali

guasti o danni.

- Frequenza d’Aggiornamento

Si riferisce alla cadenza degli interventi di aggiornamento del patrimonio dei dati ed è correlata

alla tempestività perché vi sono alcuni fenomeni che vanno seguiti nel loro svolgimento ed altri, a

dinamica più lenta, che possono essere inseriti nel patrimonio con tempestività minore.

3.3.4 Fruibilità

La fruibilità si riferisce alla facilità di accesso e di utilizzo del patrimonio dei dati.


26

Ad esempio un archivio di tipo cartaceo, per quanto completo, ha un valore inferiore rispetto ad

un archivio di tipo elettronico, che è facilmente consultabile e in grado di rispondere alle esigenze

informative degli utenti in modo più tempestivo.

3.3.5 La costituzione del patrimonio dei dati

Per la costituzione del patrimonio dei dati un’azienda deve affrontare tre tipi di problemi:

- problemi di ordine concettuale inerenti i dati da conservare.

Questi problemi si risolvono analizzando le esigenze informative degli utenti che danno

indicazioni sui dati “giusti” da conservare.

- problemi di ordine tecnico inerenti l’organizzazione da adottare per l’archiviazione.

La soluzione di questi problemi è lasciata ai tecnici e agli specialisti dell’informatica che

decidono le modalità di archiviazione più efficienti ed efficaci.

- problemi di ordine economico inerenti la quantità dei dati da conservare.

Per risolvere questi problemi è necessaria una valutazione economica dei costi di

archiviazione.


27

4 Il S.I. per il supporto alle attività operative

Il sistema informativo per il supporto alle attività operative (S.I. operativo) è costituito da

sottosistemi eterogenei finalizzati al supporto delle diverse attività operative svolte dalle funzioni

aziendali. In altre parole, il S.I. operativo viene usato per lo svolgimento di attività esecutive e per il

controllo operativo.

Le attività operative svolte all’interno di un’azienda possono essere distinte in tre grandi aree di

riferimento cui appartengono i seguenti S.I. operativi:

Figura 9 Attività operative all’interno di un’Azienda.

I sottosistemi informativi individuati sono interessanti, soprattutto, per gli aspetti di automazione

che possono presentare e per le conseguenze che tale automazione può comportare per lo

svolgimento delle attività aziendali.

Alcuni di questi S.I. sono vengono realizzati in modo abbastanza invariante rispetto alla tipologia

dell'impresa in cui vengono installati, altri, invece, differiscono molto. I S.I. operativi che sono

sostanzialmente simili a prescindere dal tipo di impresa considerata sono tutti quelli impostati su basi

monetarie (S.I. del Personale, S.I. per l'amministrazione e il controllo, S.I. finanziario, ...; si noti che i

sistemi informativi direzionali, essendo anch'essi impostati su basi monetarie presentano forti

analogie indipendentemente dal tipo di impresa). Al contrario, i S.I. legati alla produzione sono molto

diversi a seconda che l'impresa produca beni materiali (e quali beni materiali, in particolare), o

servizi. Della prima categoria fanno parte le imprese che si occupano della costruzione di

Attività di Organizzazione

S.I. delPersonale

S.I. della Produzione

Attività di Gestione

S.I. per la R & S

S.I. della Logistica

S.I. Commerciale

S.I. Finanziario

Attività di Rilevazione

S.I. perl’amministrazione e il

controllo


28

infrastrutture e impianti, le imprese manifatturiere e le imprese che producono materie prime mentre

nella seconda rientrano le imprese che forniscono servizi di tipo finanziario, servizi di trasporto, di

comunicazione e servizi sanitari.

Una conferma di quanto detto viene data dalla diffusione e dal tipo di software in vendita.

Siccome uno stesso software per S.I. "monetari" può essere installato in imprese diverse, il software

stesso è molto accurato perché sperimentato in moltissime imprese, e molto conosciuto perché molto

diffuso. Al contrario, i software per S.I. legati alla produzione sono molto specializzati e possono

essere standardizzati solo in minima parte. Quindi, anche se molte imprese effettivamente usano S.I.

di sostegno alla produzione, questi sono meno conosciuti perché fortemente personalizzati.

La descrizione che daremo del S.I. operativo propone una suddivisione funzionale dei

sottosistemi che lo compongono. Tale suddivisione, molto netta dal punto di vista didattico, non è

così netta nella pratica perché sistemi di elaborazione on-line e data base condivisi fanno cadere le

barriere logiche tra i diversi componenti. Ancor meno netta risulta nelle imprese che utilizzano i

cosiddetti Sistemi Integrati di Gestione (cui accenneremo brevemente più avanti).

4.1 Il S.I. per l’Amministrazione e il Controllo

Questo S.I. è molto importante per tre aspetti. Innanzitutto, storicamente questa area è stata

una delle prime a essere automatizzata, e tutt'ora resta una delle più automatizzate. Poi, perché è

un'area centrale in quanto elabora/fornisce informazioni provenienti/destinate da/a quasi tutti gli altri

reparti dell'impresa. Infine, perché fornisce dati a interlocutori esterni, qunidi questo S.I. deve essere

particolarmente accurato.

Questo sottosistema ha tre finalità principali:

1) supportare le attività operative fornendo agli operatori le informazioni amministrative per lo

svolgimento delle operazioni caratteristiche;

2) produrre informazioni di sintesi utilizzate per il controllo del conseguimento degli obiettivi

aziendali;

3) produrre informazioni destinate agli interlocutori esterni dell’impresa: azionisti, istituti di

credito, stakeholders.

Il S.I. amministrativo si articola su tre livelli in cui vengono eseguite tre tipi di procedure

differenti e complementari:

1) procedure per la rilevazione dei dati elementari,

2) procedure per l’elaborazione amministrativa dei valori contabili,

3) procedure per la produzione e la trasmissione di report periodici.

Appartengono alla prima categoria di procedure le applicazioni che misurano gli eventi operativi

dell’azienda da cui si originano i dati economico-monetari e fisico-tecnici input del S.I. aziendale.

Le procedure per l’elaborazione amministrativa dei valori possono essere “contabili” o

“extracontabili” a seconda che i dati siano elaborati da sistemi contabili nel rispetto della disciplina


29

fiscale vigente o da sistemi non-contabili per ottenere informazioni per i reporting periodici o per

valutare le conseguenze di una scelta economica (ad esempio le conseguenze di un investimento o di

una prestazione manageriale). Nella pratica succede che uno stesso dato venga sottoposto a due

diversi tipi di elaborazioni a seconda che si desiderino ottenere informazioni di tipo contabile o non.

Un esempio di problematiche trattate da questo tipo di procedure è fornito dalle aziede

multinazionali: uno stesso dato è interessante per il management indipendentemente dal fatto che

esso provenga dal ramo italiano piuttosto che da quello in un altro paese. Tuttavia, ogni ramo

dell'azienda deve rispettare le norme civilistico-fiscali vigenti nel paese in cui si trova.

Dell’ultima categoria fanno parte le applicazioni che producono il bilancio ufficiale e le altre

informazioni per gli interlocutori esterni dell’impresa, le applicazioni che producono i report interni, le

applicazioni che producono i report amministrativi per i responsabili operativi.

Le procedure per la rilevazione dei dati contabili e per la loro elaborazione possono essere svolte

in quattro modi differenti:

1) Completamente Batch

I documenti contabili vengono “accumulati” e portati presso il centro di elaborazione in cui, in

un’unica soluzione, saranno immessi nell’elaboratore.

Questa soluzione è adottata, ancora, da imprese che utilizzano un centro servizi esterno per la

contabilizzazione.

2) Input On-line e Contabilizzazione Batch

In questo caso i dati da elaborare, non appena prodotti, vengono immessi in un archivio

temporaneo (detto prima nota) e solo successivamente (ad esempio in chiusura di giornata o con

una cadenza temporale ben precisa) elaborati.

3) Input e Contabilizzazione On-line e chiusura Batch

Secondo questa modalità i dati più critici vengono contabilizzati non appena prodotti e quindi la

contabilizzazione avviene in tempo reale.

Altri conti possono essere aggiornati in tempi differenti.

4) Completamente On-line

In questo caso tutti i dati vengono contabilizzati non appena prodotti, non vi sono quindi due fasi

distinte (input ed elaborazione) per il trattamento di una stessa transazione.

In qualunque istante chi interroga il piano dei conti ottiene un’informazione aggiornata e

rispondente alla situazione reale.

Le modalità 3) e 4) sopno oggi le più usate. L'input decentralizzato (delegato all'utente) è

facilitato dal software che prevede l'uso di "maschere" che controllano la correttezza dei dati

immessi. eventuali errori possono quindi essere corretti in modo molto immediato. Succede, tra

l'altro, che gli errori commessi siano in misura minore, dato che l'input viene fatto a cura degli esperti

stessi del settore, che verificare di persona al momento dell'immissione la correttezza dei dati.

Ricordiamo, infine, che sempre più spesso i dati non devono neanche venire inseriti perché


30

pervengono all'impresa in formato digitale per mezzo delle reti EDI che collegano l'impresa alle altre

imprese (fornitori e clienti) che più fortemente collaborano con essa.

4.2 Il S.I. Finanziario

E’ costituito dall’insieme delle procedure per il calcolo dei fabbisogni finanziari dell’impresa e per

la determinazione delle risorse finanziarie libere da impegnare in investimenti.

Il S.I. finanziario è basato su quattro procedure principali:

1) Procedura per il calcolo della liquidità disponibile

Questa procedura necessita in input dei dati sulle entrate e uscite previste che si possono

ottenere, rispettivamente, da previsioni di vendita, dallo scadenzario dei pagamenti dei clienti e

dalla scadenza di investimenti, dal budget di spesa, dallo scadenzario dei pagamenti ai fornitori e

da impegni finanziari precedentemente presi.

2) Procedura per la valutazione delle modalità di impiego della liquidità

Questa procedura determina il mix ottimale degli investimenti fattibili tenendo conto di

rendimenti e rischi. Dal punto di vista informatico il maggiore punto di intresse sta nell'uso di dati

esterni.

3) Procedura per l’attuazione delle decisioni di investimento

E’ la procedura che provvede alla trasmissione degli ordini di esecuzione agli operatori finanziari.

Tecnicamente questo avviene spesso attraverso la rete EDI.

4) Procedura per il controllo economico della gestione finanziaria

Questa procedura controlla il risultato della gestione finanziaria. Il controllo e un eventuale

feedback avvengono utilizzando banche dati e operatori finanziari esterni.

4.3 Il S.I. per la R&S

E’ costituito da due insiemi di applicazioni:

1) il sottosistema che consente di seguire e controllare le operazioni di R & S (utilizza metodologie

del Project Management);

2) il sottosistema che consente ai ricercatori di reperire informazioni sulle innovazioni tecnologiche e

sullo stato dell’impresa.

4.4 Il S.I. della Produzione

E’ la parte del S.I. operativo le cui caratteristiche specifiche dipendono dal tipo di prodotto o di

servizio realizzato dall’impresa. In particolare vi saranno imprese di servizi che fanno uso

dell'informatica in modo maggiore di altre (rientrano in questa categoria le imprese che forniscono


31

servizi finanziari). Per brevità, in quello che segue descriveremo esclusivamente il S.I. della

produzione di una impresa manufatturiera.

Il S.I. della produzione di una impresa manufatturiera è costituito dai seguenti sottoinsiemi

1) Progettazione Industriale del prodotto e gestione dei dati tecnici

In questa classe rientrano due tipi di supporti informativi:

- le applicazioni che supportano le attività di progettazione, note con i termini di CAD, CAE,

ecc.

- le applicazioni che consentono un’ordinata e razionale archiviazione dei risultati della

progettazione industriale.

Si usa una Base Dati Tecnici di produzione che contiene tutte le informazioni tecniche che

riguardano il processo produttivo:

a) informazioni sulla struttura produttiva di ogni prodotto, cioè tutti i semilavorati e i

componenti elementari che compongono il prodotto nonché le operazioni che ogni

componente richiede.

In sostanza si tratta della distinta base, BOM (Bill Of Materials), memorizzata in formato

elettronico.

b) informazioni sul processo produttivo: ogni operazione identificata viene descritta in

termini di durata, modalità di svolgimento, risorse richieste (macchine e altro).

c) informazioni sugli impianti e sulle risorse tecniche disponibili per la produzione.

2) Programmazione della Produzione

E’ l’insieme delle procedure che traduce le previsioni di vendita e gli ordini già acquisiti in

componenti da produrre e materie prime da ordinare.

L’output di queste procedure è un piano di produzione in cui sono indicate le quantità di elementi

da produrre e assemblare.

La programmazione della produzione può avvenire con due modalità, a capacità finita e a

capacità infinita, che differiscono per il fatto che, nel primo caso, si tiene conto delle risorse

effettivamente disponibili e si formula, di conseguenza, un piano di produzione che deve essere

ottimizzato mentre, nel secondo, non si tiene conto dei vincoli imposti dalla disponibilità di risorse

e si lavora come se non esistessero colli di bottiglia o altri vincoli sulle risorse.

Le applicazioni automatizzate utilizzate sono note con l’acronimo MRP ( Materials Requirement

Planning).

Inizialmente l’MRP è stato utilizzato per determinare il fabbisogno di componenti e materie prime

per soddisfare il piano di produzione e successivamente è stato ampliato con applicazioni per

pianificare la disponibilità di risorse produttive.

I due pacchetti applicativi si distinguono, allora, con gli acronimi MRP1 (Materials Requirement

Planning) e MRP2 (Manufacturing Resources Planning).


32

3) Lancio e Controllo Avanzamento della Produzione

E’ l’insieme delle applicazioni per l’emissione degli ordini di lavorazione per i vari reparti produttivi

dell’impresa.

Gli ordini di produzione vengono distribuiti ai responsabili dei reparti che organizzano le varie

attività in modo da rispettare tempi di produzione e volumi produttivi richiesti.

Quando le operazioni relative ad un ordine produttivo sono terminate il responsabile del reparto

restituisce il documento segnalando l’avvenuta esecuzione della produzione.

Queste informazioni di feedback vengono utilizzate per controllare lo svolgimento del

programma di produzione ed apportare eventuali modifiche.

Nelle aziende più automatizzate esiste un collegamento on-line tra il sistema di elaborazione degli

ordini di produzione ed i vari reparti in modo che il responsabile del reparto possa vedere

direttamente sul terminale il programma di produzione giornaliero che gli è stato assegnato.

In questo caso il controllo può avvenire con due modalità:

a) a loop aperto: le informazioni di feedback arrivano ad un centro di controllo presidiato da

un operatore (controllore) che prende le decisioni e le attua regolando l’attività di

produzione.

b) a loop chiuso: gli interventi sono decisi da un elaboratore a cui arrivano direttamente le

informazioni di feedback.

4) Manutenzione degli Impianti

E’ l’insieme di procedure che supportano gli interventi manutentivi, sia di ripristino (la cosiddetta

manutenzione a guasto) sia preventivi (manutenzione preventiva), cioè realizzati prima del

verificarsi del guasto perché si sono create certe condizioni.

Queste procedure utilizzano un archivio, che è un completamento del DB tecnico, noto come

Machine History, che contiene i seguenti dati:

- MTBF (Mean Time Between Failure), MTTR (Mean Time To Repair), MTWS (Mean Time to

Wait Spare parts) dei vari macchinari;

- durata degli interventi manutentivi;

- pezzi di ricambio e loro costo;

- costo generale dell’intervento.

Questi dati verranno poi trasmessi al sistema amministrativo per la contabilizzazione.

Concludiamo il paragrafo citando alcuni degli acronimi più usati nell'ambito del S.I. della

Produzione: CAD (Computer Aided Design) e CAE (Computer Aided Engineereing), per l'aiuto alla

progettazione e al calcolo, CAM (Computer Aided Manufacturing) per il supporto alla produzione,

MRP (descritto sopra), e CIM (Computer Integrated Manufacturing) che comprende al suo

interno tutte le precedenti e le integra e le interfaccia tra di loro.


33

4.5 Il S.I. della Logistica

Come per il S.I. della produzione anche il S.I. della logistica è fortemente dipendente dal tipo di

produzione e distribuzione attuate dall’azienda.

E’ costituito dai seguenti sottosistemi:

1) Sottosistema degli Acquisti

E’ l’insieme delle procedure per la ricerca e selezione dei fornitori, per l’emissione degli ordini

d’acquisto e per il controllo delle consegne.

Viene utilizzato un DB in cui sono indicati i fornitori utilizzati, la loro affidabilità nonché i materiali

approvvigionati in modo da costruire una rete di fornitura sempre più affidabile eliminando i

fornitori che consegnano le materie prime in ritardo o con bassi livelli qualitativi.

2) Sottosistema per la Gestione dei Magazzini

E’ costituito dalle procedure per la gestione dei magazzini a quantità e dalle procedure per la

definizione dei parametri di gestione delle scorte.

Le procedure del primo tipo forniscono informazioni sulla giacenza di magazzino in termini

quantitativi (cioè indicano in che quantità possediamo ogni elemento in giacenza) mentre le altre

determinano i valori dei parametri utilizzati per la gestione delle scorte (cioè il livello di riordino, il

lotto di sicurezza).

3) Sottosistema informativo dei Trasporti

E’ l’insieme delle procedure che producono informazioni necessarie per la spedizione dei prodotti

ai clienti, per la selezione dei trasportatori più adatti nonché per il controllo delle consegne e dei

trasferimenti effettuati.

4.6 Il S.I. Commerciale

E’ costituito da due elementi:

1) Sottosistema per l’acquisizione, la gestione e l’evasione degli ordini dei clienti

Comprende le procedure per l’acquisizione e il controllo degli ordini dei clienti, per la gestione

della loro priorità nonché per la loro evasione.

I dati elaborati da queste procedure producono informazioni che confluiscono nel DB delle

vendite, che è ampiamente utilizzato dal secondo sottosistema.

2) Sottosistema di Marketing

Comprende tre tipi di procedure:

a) Procedure per l’analisi delle vendite: forniscono informazioni sull’andamento delle vendite

aziendali sia globalmente che specificamente, cioè per linea di prodotto, area geografica,

canale commerciale utilizzato, ecc.

b) Procedure che forniscono informazioni sull’ambiente in cui opera l’azienda: forniscono

informazioni sia sul macroambiente in cui è inserite l’azienda (contesto economico,


34

normative, tecnologia) sia sul microambiente, cioè l’ambiente operativo che circonda

l’impresa (concorrenza, domanda di mercato, canali commerciali)

c) Procedure per le Previsioni di Vendite tramite modelli: i modelli utilizzati per elaborare le

previsioni possono essere di tipo intrinseco (basano le previsioni sull’analisi delle serie

storiche) o di tipo estrinseco (le previsioni sono effettuate sulla base della correlazione

esistente tra processi di acquisto e variabili ad esso correlate).

4.7 Il S.I. del Personale

E’ costituito da due componenti:

1) Il Sottosistema per il calcolo delle paghe e degli stipendi

E’ l’insieme delle procedure automatizzate che calcolano paghe, stipendi nonché i contributi da

versare agli enti previdenziali e si occupano di tutti gli aspetti finanziari del rapporto tra azienda e

dipendenti.

2) Il Sottosistema per il Controllo delle Risorse Umane e per la Valorizzazione del Personale.

Questa componente ha la finalità di costituire un patrimonio di dati che descrive le risorse umane

(R.U.) dell’impresa in termini di conoscenze e attitudini degli individui, potenzialità, esperienze

maturate, ecc.

Queste informazioni, raccolte direttamente o tramite il giudizio dei capi gerarchici, confluiscono

nel DB del personale, che è il supporto fondamentale per le attività di programmazione e

controllo che riguardano le R.U.

4.8 I Sistemi Integrati di Gestione

Per semplicità, abbiamo descritto il Sistema Informativo Operativo suddividendolo nei

sottosistemi corrispondenti a varie funzioni dell'azienda. Questa stessa suddivisione è stata

abbastanza percepibile anche nella pratica fino all'avvento dei Sistemi Integrati di Gestione, in cui le

barriere esistenti tra i vari sistemi funzionali non esistono più, grazie all'aumentata tecnologia

informatica. In particolare la possibilità di operare on-line e la aumentate capacità delle Basi di Dati

sono le vere chiavi che spiegano la nascita dei Sistemi Integrati di Gestione e la loro maggiore

efficienza rispetto al semplice insieme dei software per i sottosistemi funzionali.

Si consideri una procedura P di gestione degli ordini on-line in un sistema dotato di una Base Dati

molto capiente, che permette di conservare al suo interno tutti i dati tipici del Sistema Informativo

Operativo. La procedura P è stata progettata avendo come unico scopo quello di raccogliere dati per

l'area commerciale, dati da inserire nella Base Dati. Ma il fatto che i dati raccolti dalla procedura P si

trovino nella Base Dati a cui sono connessi anche il settore amministrativo e quello della produzione,

ci permette di rendere disponibili tali dati a queste ultime aree, che li elaboreranno dal loro punto di

vista. Se rendiamo automatiche le elaborazioni in ogni area interessata a una generica transazione a


35

seguito del semplice evento che è l'inserimento dei suoi dati nel DataBase, allora abbiamo compreso

il funzionamento dei Sistemi Integrati di Gestione.

L'integrazione, in questi sistemi, può essere descritta come i fatto che vengano elaborate

automaticamente tutte le possibili conseguenze derivanti dalla registrazione di un evento elementare,

come la singola transazione. Infatti la generica registrazione di una transazione genera una sequenza

di elaborazioni concatenate che formano una automazione di processo che è trasversale rispetto alle

aree funzionali.

Un Sistema Integrato di Gestione (ERP, Enterprise Resource Planning) è un insieme fortemente

integrato di moduli software prodotti da una singola software house, opportunamente concepito per

gestire l'intero sistema dei dati aziendali in modo univoco, avendo come centro del sistema la Base

Dati aziendale.

Un ERP è articolato in moduli, ognuno dei quali serve, di solito, uno specifico segmento del

portafoglio applicativo. Il Sistema nel suo complesso cura che lo scambio dei dati tra moduli diversi

avvenga in modo automatico (integrazione) e corretto.

In relazione ai sistemi ERP, occorre anche ricordare il Business Process Reengineering (BPR). Il

BPR è una revisione dei processi aziendali che consiste nella loro razionalizzazione e semplificazione

allo scopo di ridurre all'essenziale il numero di attività che compongono un processo e di

automatizzare al massimo le attività rimaste. Il tutto con l'obiettivo di aumentare l'efficienza e

l'efficacia dei processi stessi. I sistemi ERP, evitando i problemi di interfaccia tra applicazioni separate

e in quanto innovativi e integrati, offrono l'occasione per una revisione dei processi aziendali.

Dal punto di vista storico, gli ERP possono essere considerati una evoluzione dei sistemi MRP.

Questi ultimi sono stati sviluppati per la programmazione dei reparti produttivi, e per rendere

efficienti i reparti della produzione manifatturiera. Gli ERP, invece, hanno integrato tra loro tutte le

aree e le risorse che partecipano alla creazione dei prodotti/servizi di una azienda. In particolare, da

diversi anni essi comprendono le funzioni di back-office (tra cui, per esempio, la gestione finanziaria

del magazzino, della logistica, del controllo qualità e delle risorse umane), e, più di recente, anche le

funzioni di front-office (come, ad esempio, la gestione automatizzata della forza vendita, il

commercio elettronico, e i sistemi di supply chain management).

I vantaggi offerti dagli ERP sono molti. Tra questi ricordiamo la semplificazione dei processi

aziendali, l'abbattimento dei costi, grazie all'aumentata efficienza, e la riduzione delle scorte e dei

tempi di attraversamento. Tuttavia, un fattore critico è il costo di un sistema ERP. Infatti adottare un

sistema ERP in azienda è un processo che richiede molti costosi passi, ognuno dei quali richiede

l'intervento di consulenti esterni (nelle prime fasi essi non dipendono dalla casa produttrice del

sistema ERP scelto, contrariamente a ciò che avviene nelle fasi successive). Nell'ordine le fasi

principali in cui possiamo suddividere il processo che porta ad attuare la decisione di adottare un ERP

sono: analisi e selezione del sistema più adatto per l'azienda, pianificazione del sistema, installazione,

parametrizzazione (o, con un brutto neologismo, customizzazione), sviluppo, e formazione.

Commentiamo alcuni di questi passi. Per pianificazione si intende la scelta di quali e quanti moduli


36

del sistema installare. Questa scelta è possibile grazie alla forte modularità di tali software, che

assicura il corretto ed efficiente funzionamento del sistema, e garantisce anche la possibilità di

installare sucessivamente i rimanenti moduli. Questa possibilità è di enorme importanza per le

aziende, che possono così diluire nel tempo la decisione e la spesa che un simile investimento

comporta. Per personalizzazione si intende il processo che assegna dei valori a quei parametri interni

del programma che hanno lo scopo di descrivere nel modo più accurato possibile l'azienda e il suo

funzionamento. E' un processo che prevede diverse iterazioni e modifiche, al fine di costruire un ERP

su misura dell'azienda a cui è destinato. Infine, due parole sulla formazione. Il successo di un ERP

dipende dall'uso che se ne fa. E questo dipende dalle persone che effettivamente hanno la necessità

di confrontarsi quotidianamente con esso. La formazione consiste nel rendere edotte le persone

all'uso di questo nuovo strumento e nel renderle coscienti del fatto che le nuove procedure adottate

sono corrette e facilitano il loro lavoro perchè più efficienti.

Fino a qualche anno fa la semplice adozione di un sistema ERP dava un vantaggio competitivo

all'azienda che ne utilizzava uno perchè le concorrenti non operavano con la stessa efficienza ed

efficacia. Al giorno d'oggi questo non è più vero nella stessa misura. Infatti una larga maggioranza

delle aziende si è dotata di un simile strumento, che quindi non rappresenta più, di per sè, un

differenziale competitivo. Tuttavia, l’aumentata competitività di un ERP non si limita alla aumentata

efficienza operativa.

Il problema ora si sposta sulla possibilità/necessità di analizzare la enorme massa id dati che un

sistema ERP accumula nella Base Dati. Questa analisi non compete ai sistemi ERP, che hanno una

natura transazionale, operativa, e non una natura direzionale. La elaborazione dei dati per ottenere

dati di sintesi spetta ai livelli superiori dell'azienda. In particolare, i dati nella Base Dati aziendale

devono venire elaborati e integrati con dati esterni per creare il cosiddetto Data Warehouse (DW,

Magazzino dei dati). I dati contenuti nel Data Warehouse vengono organizzati ed elaborati da

applicazioni di Business Intelligence (BI), che li rende disponibili per i processi decisionali, nel formato

più opportuno. Tra le applicazioni di Business Intelligence ricordiamo i sistemi di supporto alle

decisioni (DSS, Decision Support System), le applicazioni per l'interrogazione e il reporting, le

applicazioni OLAP (On-Line Analytical Processing), e le applicazioni per le analisi statistiche e il data

mining. Di DW e di applicazioni di BI parleremo in modo più esteso nel successivo paragrafo,

dedicato ai sistemi informativi direzionali, per i quali DW e BI rappresentano alcuni dei più importanti

strumenti informatici.

4.8.1 Un esempio

Alcuni dei moduli tipici di un ERP sono Vendite&Distribuzione, GestionePersonale,

PianificazioneProduzione, Finanza e Controllo, ControlloQualità, RisorseUmane, ...

Una possibile architettura del sistema di calcolo che supporta il software integrato di gestione è

mostrata nella figura che segue: a una stessa rete locale (LAN, Local Area Network) sono connesse le


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stazioni di lavoro (per esempio Personal Computer) degli utenti dei vari settori, i server delle

applicationi (Application Server), uno per macroarea, e la (unica) Base Dati operativa dell'azienda.

Figura 10 Possibile architettura di un sistema integrato di gestione.

amm&fin

Appl.Ammin

.

ctrlGest gestPer acquisti produz gestMat gestVend infoDirez

Data BaseAziendale

Appl.Tecn.Prod.

Appl.Comm.

LAN


38

5 Il S.I. direzionale

Per sistema informativo direzionale si intende l'insieme di tutti quei supporti informativi che

agevolano lo svolgimento delle attività direzionale, che è di supervisione e di orientamento. In

relazione alle attività operative dell'impresa, le attività direzionali si distinguono in attività con

orizzonte temporale medio/breve (attività di programmazione e controllo) e attività con orizzonte

temporale medio lungo (attività di pianificazione e controllo strategico).

Il sistema informativo direzionale è prevalentemente impostato su basi monetarie, quindi ha

caratteristiche piuttosto uniformi a prescindere dal tipo di azienda in esame. Questa osservazione è

confermata anche dal tipo di prodotti software in vendita, che sono adattabili alla maggior parte delle

imprese (simili discorsi sono stati affrontati anche nel caso dei sottosistemi informativi di alcune aree

operative).

Dal punto di vista informatico, la realizzazione di un S.I. direzionale segue, come al solito, due

strade:

1) approccio marketing (customer) oriented, così definito perché si basa sull’idea che il punto di

partenza per lo studio e la realizzazione del sistema siano le esigenze informative di coloro

che dovranno utilizzarlo. E’ lo stesso approccio utilizzato dalle aziende che studiano i desideri

dei consumatori e propongono loro prodotti che si attagliano alle loro esigenze.

2) approccio product oriented, basato sull’idea che gli utenti del sistema, in realtà, ignorino le

potenzialità della tecnologia e che sia compito di specialisti dell’informatica riuscire a

soddisfare le loro esigenze latenti, cioè quelle che non sanno di avere perché ignorano gli

strumenti in grado di soddisfarle. E’ lo stesso approccio dell’azienda innovativa che propone

prodotti ai clienti prevenendo le loro richieste.

Attualmente i sistemi informatici di supporto ai sistemi informativi direzionali hanno

principalmente i seguenti scopi: la produzione di reporting di tipo contabile, la produzione di

reporting di tipo extra-contabile, e il supporto a processi decisionali solo parzialmente routinari e

strutturati. Dei primi due punti non discuteremo, essendo questa una estensione di quanto detto in

proposito nel paragrafo dedicato ai sottosistemi informativi per l'amministrazione e il controllo. Quello

su cui ci soffermiamo, invece, sono i sistemi di supporto alle decisioni (DSS, Decision Support

System).

A tal proposito, è interessante analizzare le fasi di cui si compone tipicamente il processo

decisionale direzionale e caratterizzare il tipo di decisioni che vengono prese.

Il processo decisionale direzionale può essere scomposto in cinque fasi: ricognizione del problema

(intelligence); ricerca possibili soluzioni (design); valutazione e scelta dell’alternativa migliore

(choice); attuazione della decisione (implementation); controllo sui risultati e aggiustamento

dell’azione (control)


39

Le decisioni da assumere, invece, sono solo di due tipi, strutturate e non strutturate. Le prime

sono quelle che si riferiscono a situazioni note e che vengono adottate di continuo, le seconde,

invece, hanno carattere saltuario e sono relative a situazioni nuove o poco note oppure molto

complesse, in cui vi sono più obiettivi in conflitto tra loro. Per le decisioni poco o affatto strutturate

l’iniziativa viene lasciata al decisore che, compiendo uno sforzo creativo e basandosi sul proprio

intuito, deve scegliere una soluzione ottimale. Gli strumenti informatici che aiutano la attività del

decisore in questo compito sono i DSS.

Dal punto di vista informativo si possono distinguere le seguenti tipologie di DSS:

1) DSS data oriented,

2) DSS model oriented,

3) DSS basati su tecniche di intelligenza artificiale.

5.1 DSS data oriented

I DSS data oriented sono basati su tecniche di interrogazione del patrimonio dei dati ossia

consentono il reperimento delle informazioni che il decisore necessita come input per il processo

decisionale.

Vi sono due tipi di DSS data oriented:

- data retrieval: l’informazione si ottiene accedendo ed elaborando un tipo di dato (ad esempio

la giacenza di un articolo);

- data analysis: l’informazione si ottiene accedendo a più dati e correlandoli (ad esempio

l’ammontare degli ordini per un certo articolo si ottiene accedendo all’archivio degli ordini

identificando quelli che si riferiscono all’articolo desiderato). Si parla di data analysis semplice

se si consulta un solo archivio, e di data analysis complessa se la correlazione avviene tra

dati appartenenti a più archivi.

5.2 DSS model oriented

I DSS model oriented si basano su una descrizione quantitativa del fenomeno, i cui rapporti

causa-effetto vengono descritti mediante modelli di tipo logico/matematico che hanno come finalità

principale quella di riprodurre gli effetti di una decisione. Si utilizzano diversi modelli:

- Modelli che forniscono informazioni di input al processo decisionale: sono modelli predittivi

che aiutano il decisore a prendere decisioni che riguardano il futuro. Ad esempio se occorre

decidere il volume di output si può utilizzare un modello per stabilire la domanda di mercato.

I modelli utilizzati possono essere di tipo deterministico o probabilistico, a seconda che un

fenomeno possa essere descritto con precisione o con un certo margine di incertezza.


40

- Modelli che consentono di valutare le conseguenze di scelte decisionali (what if analysis):

sono modelli che rispondono a reiterate applicazioni del decisore mostrando gli effetti di

decisioni diverse. Sono noti anche come modelli di simulazione e vengono, appunto, usati

iterativamente finché il decisore non identifica una decisione che ritiene soddisfacente perché

ha prodotto un output soddisfacente.

- In alcuni casi, quando è disponibile un modello esatto del fenomeno di interesse e quando si

è in grado di dare una valutazione quantitativa delle conseguenze delle varie decisioni (per

esempio se si è in grado di stabilire l'espressione di una o più funzioni obiettivo), allora si

possono adottare i modelli di ottimizzazione (vincolata), che ricercano una soluzione

ottimale tra quelle ammissibili. Rientrano in questo caso, per esempio, i modelli di Analisi

multicriterio, o di ottimizzazione multiobiettivo.

- Se oltre a tutto quanto descritto in precedenza, il fenomeno permette un ulteriore aumento

del grado di "automazione" dell'intero processo decisionale, si adottano i cosiddetti modelli

per l’attuazione delle decisioni: sono modelli che non solo indicano la soluzione migliore

ma la rendono operativa, come avviene, per esempio, nel caso dei modelli per la gestione

delle scorte (che trasmettono direttamente l'ordine per il riapprovvigionamento dei prodotti

non appena se ne verifica la necessità, in modo da ottimizzare il livello di magazzino) o dei

sistemi automatizzati per la gestione del portafoglio (in questo caso il modello stesso

trasmette l'ordine di vendita o di acquisto direttamente agli operatori di borsa non appena

riconosce il momento opportuno, sulla base delle informazioni in suo possesso).

5.3 DSS basati su tecniche di IA

I DSS basati su tecniche di intelligenza artificiale si distinguono in: Knowledge Based Systems ed

Expert Systems.

5.3.1 Knowledge Based Systems

I KBS sono orientati alla costituzione e all’accrescimento di conoscenze inerenti uno specifico

ambito utilizzando le regole logiche che gli individui usano per prendere decisioni.

In sostanza si tratta di un DB di “fatti” inerenti il fenomeno e un insieme di regole di inferenza.

Ad esempio se si dovesse verificare la situazione “piove” il KBS potrebbe fornire le seguenti

regole: prendi l’ombrello, prendi l’impermeabile, non uscire.

Occorre notare che le informazioni ottenute da questi sistemi costituiscono un input per il

decisore, che rimane l’unico che può assumere la decisione.


41

5.3.2 Expert Systems

Gli Expert Systems sono sistemi che emulano il processo decisionale di un individuo (decisore

esperto) che ha grande esperienza del fenomeno su cui effettuare la decisione. I sistemi esperti

possono anche essere utili da un punto di vista didattico e/o di risparmio dell'azienda, perché

permettono a un decisore inesperto (decisore junior) di prendere decisioni che vanno oltre la sua

stessa esperienza, proprio perché "convalidate" dall'esperienza dell'esperto riversata all'interno del

Sistema Esperto. Un Sistema Esperto può considerarsi costituito da una Base di Conoscenze

(Knowledge Base) e da una logica per la ricerca della soluzione (chiamata Motore Inferenziale) che

ripercorre il meccanismo di sviluppo del ragionamento di un esperto che ha a disposizione la

medesima base di conoscenze.

Nella tabella che segue sono evidenziate le fasi del processo decisionale supportate in maniera

ottimale dai diversi tipi di DSS:

DSSdata

oriented

DSSModel

orientedKBS

ExpertSystems

Intelligence X X X

Design x x x X

Choice X X

Implementation X x

Control X X X

Le informazioni sintetizzate nella tabella possono essere utilizzate partendo dalla valutazione di quali

siano, tra i cinque passi descritti, quelli più difficili in relazione a una particolare decisione da

prendere. Successivamente si individuano i DSS più adatti a fornire un aiuto in tal senso.

X supportate pienamente

X supportate in misura marginale


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6 S.I. operativo vs S.I. direzionale

Il S.I. direzionale e quello operativo sono considerate come due entità distinte e autonome,

anche se fra essi vi è un continuo flusso di informazioni. Per realizzare questa autonomia il sistema

direzionale è dotato di un proprio DB, alimentato da dati che provengono dal DB operativo.

Il DB direzionale è noto come Data Warehouse (DW) e ha le seguenti caratteristiche:

- nel DW sono archiviati dati che si riferiscono a periodi ormai trascorsi e conclusi per cui può

essere considerato come un archivio di dati storici (in altre parole, in un DW si aggiungono

dati, e non si sovrascrivono, come spesso avviene, invece, nella Basi Dati Operativa). Per

questo, nel tempo, il contenuto informativo di un DW aumenta.

- nel DW vengono immessi sia dati interni che dati esterni: infatti, a livello direzionale, si ha

interesse a confrontare i risultati conseguiti dalla nostra azienda con quelli del resto del

mercato (benchmarking).

- il DW deve essere corredato di un Catalogo dei Dati che illustri il significato preciso che ogni

dato contenuto nel DW ha nel lessico aziendale.

- il DW è fornito di sistemi di interrogazione (Query Language) molto flessibili e potenti

(chiamati Motori di Analisi), che permettono anche interrogazioni trasversali.

- in un DW è possibile ricercare correlazioni nascoste tra dati non immediatamente dipendenti

uno dall'altro (un esempio: consideriamo l'insieme dei prodotti che vengono acquistati

insieme da parte di un singolo cliente di un supermercato; una analisi potrebbe mostrare

che, con una certa frequenza, un cliente che compra latte fresco biologico compra anche

prodotti integrali; questo potrebbe suggerire ai dirigenti del supermercato di promuovere una

offerta speciale su una opportuna combinazione che comprenda tali prodotti, che convinca

chi già ha tali abitudini ad aumentare i propri acquisti, e che invogli le persone che

acquistavano uno solo dei prodotti ad acquistare la combinazione anzichè il prodotto

singolo). Queste tecniche sono note con il nome di Data Mining , e sfruttano strumenti

statistici e analitici di alto livello, la cui applicazione può essere anche solo parzialmente

visibile all'utente. Si osservi, peraltro, che la decisione di quali dati sottoporre alla ricerca di

eventuali correlazioni nascoste deve partire dall'utente, ossia dal dirigente che effettua

l'analisi: ancora una volta, la capacità di ottenere dati significativi dipende essenzialmente

dalla inventiva e dalla creatività di chi usa tali strumenti.

- Per rendere più veloci le analisi di alto livello, in un DW i dati sono presenti con una certa

ridondanza, nel senso che sono presenti anche dati che si ottengono dalla aggregazione

aggregati di dati contenuti all'interno del DW stesso (quindi in teoria ricalcolabili ogni volta);

per questo fatto, un DW deve comprendere anche dei meccanismi automatici che

permettano di verificare la congruenza dei dati aggregati rispetto a eventuali variazioni dei

dati di più basso livello da cui sono stati dedotti, eliminando possibili inconsistenze.


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- Il DW, per il fatto che comprende anche dati provenienti dall'esterno dell'azienda, deve

prevedere dei meccanismi automatici per uniformare tali dati rispetto a vari sistemi di

codifica, o all'unità di misura.

Un sintetico confronto tra le principali caratteristiche di un Data Base Operativo e un Data Base

Direzionale è il seguente:

DB Operativo

- dati interni- dati elementari- dati quasi in copia unica- orientato all’efficienza- query languages che

forniscono strumenti diinterrogazionestandardizzati

DB Direzionale

- dati sintetici- dati interni + dati esterni- dati talvolta ridondanti- orientato all’efficacia- motori di analisi che

consentono ricerche incrociate,confronti, correlazioni, cioè una“navigazione” più libera.


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Indice delle figure

Figura 1 Il Sistema Informativo Aziendale: un sistema aperto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6Figura 1 Modello di Anthony. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Figura 3 Modello di Simon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10Figura 4 Caratteristiche delle esigenze informative. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11Figura 5 Modello di Davis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12Figura 6 Relazione dei modelli di Athony e Simon con quello di Davis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13Figura 7 Modello generale di sintesi.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16Figura 8 Esempio di scomposizione HIPO.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20Figura 9 Attività operative all’interno di un’Azienda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27Figura 10 Architettura a supporto di un sistema integrato di gestione. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37

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