Elke Moeltner

COMUNICAZIONE FORMALE – INFORMALE

Trento, 24 maggio 2013

Comunicazione: definizione base

La comunicazione (dal latino cum = con, e munire = legare, costruire e dal latino communico = mettere in comune, far

partecipe) nella sua prima definizione è l'insieme dei fenomeni che comportano il trasferimento di informazioni

Comunicazione: obiettivo

L’obiettivo principale della comunicazione interpersonale è:

FARSI CAPIRE

Il processo di comunicazione

EMITTENTE RICEVENTEMESSAGGIOcanale

codice

canale

codice

Iniziocomunicazione

Risposta(feedback)

rumore

Il modello delle 5W+1H

5 assiomi della comunicazione

1. Il significato della comunicazione sta nel responso che se ne ottiene e non nelle intenzioni

2. Non si può non comunicare

3. La mappa non è il territorio

4. Non esistono fallimenti ma solo risultati

5. Nella comunicazione esiste un aspetto di contenuto ed uno di relazione

I livelli della comunicazione

QUELLO CHE DICO(VERBALE)• Parole• Lingua scritta

COME LO DICO

(PARAVERBALE)• Volume

• Tono

• Ritmo

• Pause

• Inflessioni dialettali

QUELLO CHE FACCIO(NON VERBALE)• Mimica facciale

• Gestualità

• Prossemica

• Look

• Postura

La comunicazione formale

La comunicazione formale trasmette messaggi riconosciuti esplicitamente come ufficiali, che diffonde attraverso canali e mezzi stabiliti per questa funzione. Però in ogni gruppo umano si forma spontaneamente una rete di comunicazione non stabilita formalmente e neanche intenzionale, che sorge intorno alle relazioni sociali dei membri e appare ogni volta un membro ha necessità di comunicarsi con altri senza che esista un canale formale per questo, o se i canali disponibili non sono adeguati

La comunicazione formale

Questo tipologia di comunicazione è prevalentemente basata su documenti ed elaborazioni scritte, quali circolari, resoconti informativi, verbali di assemblea, verbali relativi a riunioni,…, ma costituita anche da colloqui ufficiali, convegni, assemblee

È un tipo di comunicazione precisa, autorevole, rigida

La comunicazione informale

• La comunicazione informale presenta dei vantaggi rispetto a quella formale perché é più diretta, generalmente é più rapida che la formale e quando la comunicazione formale soffre restrizioni, può anche essere più esatta.

• La comunicazione informale è anche più ricca perchè si includono elementi non razionali, come sentimenti e valori, per cui riesce a trasmettere una maggiore quantità di informazione sullo stato d’animo e il grado di accettazione della circostanza da parte del personale

La comunicazione informale

Questo tipologia di comunicazione è basata soprattutto sull’oralità (commenti, opinioni, impressioni, battute ironiche, valutazioni personali, tensioni verbali). Comprende anche informazioni, messaggi scritti fatti pervenire in modo privato e non secondo sistemi procedurali e di archiviazione

È un tipo di comunicazione più libera ed elastica

I 2 livelli di comunicazione

Comunicazione ufficiale

Comunicazione informale

Regolamenti

Procedure

Disposizioni organizzative

Dati numerici

Normative

Comunicati

Storie

Narrazioni locali

Suggerimenti

Conversazioni

Consigli Trucchi

Miti e rituali

Quali strumenti di comunicazione abbiamo a disposizione?

• Procedure• Bacheche• Giornalini • Newsletter• House-organ• Rassegna stampa

• Telefono• Riunioni interne • Gruppi di lavoro• E-mail• Mailing list• Intranet• Videoconferenza• Corsi di formazione interna• Spazi di socializzazione• Assemblee e seminari tematici• Colloqui personali• Comunicazione informale

Il linguaggio burocratico in PA

• “Burocrazia” deriva dall’unione della parola francese bureau, che significa “ufficio”, con quella della lingua greca cratia, che significa “potere”: questo linguaggio è espressione di un potere, quello esercitato dall’apparato degli uffici amministrativi pubblici.

Caratteristiche

• È un linguaggio di tipo misto, perché si configura come un incrocio di diversi linguaggi specialistici, come quello giuridico, economico e finanziario – con largo uso di parole ed espressioni latine (esempio di parole: idem, extra, omissis, quorum, vademecum, curriculum, rebus; esempio di espressioni: in primis, ad hoc, ad personam, ad abundantiam, ex aequo)

Il linguaggio burocratico in PA

• È complesso, formale, caratterizzato da un lessico (parole) tecnico, antiquato, difficile e da una sintassi (organizzazione delle frasi e del periodo) involuta e complicata, che non tiene in nessun conto il destinatario a cui si rivolge, il cittadino medio, disconoscendo completamente il concetto di efficacia comunicativa

• Usa tecnicismi non giustificati da reali esigenze comunicative (“obliterare” invece di “timbrare”, “oblazione” invece di “pagamento”, …).

• Tali caratteristiche hanno portato a definire il burocratese come esempio di linguaggio anti-comunicativo, di ostacolo alle relazioni e ai rapporti tra le persone: rappresenta una delle maggiori difficoltà che il cittadino incontra nell’adempimento dei suoi doveri e nell’esercizio dei suoi diritti

Nella corrispondenza si possono seguire alcune indicazioni

In fase di apertura

È consigliabile evitare:

"Allegata alla presente inviamo copia dell'informativa...""In riferimento all'oggetto suindicato...""Facendo seguito alla telefonata intercorsa in data odierna...""Con la presente si comunica che lo scrivente Servizio ha provveduto a..."

È consigliabile utilizzare un tono e una scelta di parole più colloquiali:

"Siamo lieti di inviare/le/vi...""Come le ho anticipato oggi per telefono ...""Riteniamo utile informarvi che questo Servizio ha avviato.."

Nella corrispondenza si possono seguire alcune indicazioni

Nella fase di saluto

Evitare le formule standard:

"Ci è gradita l'occasione per porgerle...""Nell'attesa di un cortese riscontro, distintamente salutiamo."

Le formule del saluto sono:

"Distinti saluti" (formale-freddo)"Con i migliori saluti" (formale-caldo)"Cordiali saluti" (più informale)

Sitografia

• http://www1.agenziaentrate.it/documentazione/guide/scrittura_amministrativa/

• http://www.mestierediscrivere.com/articolo/guide_di_stile

Normative relative alla semplificazione del linguaggio nella PA:• Direttiva del Ministro per la Funzione pubblica dell'8 maggio 2002 - "Direttiva

sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi“

• Direttiva del Ministro per la Funzione Pubblica del 7 febbraio 2002 - "Direttiva sulle attività di comunicazione delle pubbliche amministrazioni“

• Circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri del 2 maggio 2001 - "Regole e raccomandazioni per la formulazione tecnica dei testi legislativi“

• Legge 7 giugno 2000, n. 150 - "Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni"