I procedimenti amministrativi delle università e degli enti di ricerca. Seminario Cineca in collaborazione con Procedamus, con il patrocinio di ANVUR, CRUI, CoDAU, ForumPA e in collaborazione con MiBACT, ANORC, LineaPA Roma 22 marzo 2016

Procedimenti amministrativi e trasparenza: il MiBACT per gli Atenei.Elisabetta Reale (Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo Direzione Generale archivi)

Il Mibact e le Università

• Perché il Mibact e non il Miur?

• Gli archivi delle università sono beni culturali fin dall’origine. Il d. legislativo n. 42/2004 recante il Codice dei beni culturali annovera tra i beni culturali nell’art. 10 c.2 b) gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico;

• Il Mibact vigila sugli archivi pubblici attraverso le Soprintendenze archivistiche

Direzione Generale Archivi

• Dpcm 171/2014, art. 21, comma 2 , lettera e): La Direzione generale archivi

e) predispone linee guida e direttive

per la formazione degli archivi correnti

e collabora, ai

sensi degli articoli 23-ter, 40, comma

3, e 43, comma 4, del Codice

dell’amministrazione digitale di

cui al decreto legislativo 7 marzo 2005,

n. 82, e successive modificazioni, con

le amministrazioni

competenti alla definizione delle regole

tecniche e dei requisiti funzionali in

materia di formazione

e conservazione di documenti digitali

della pubblica amministrazione;

Soprintendenze archivistiche

• Le Soprintendenze archivistiche, art. 36, comma 2, lettera c):

tutelano gli archivi, anche correnti, delle

Regioni, degli altri enti pubblici territoriali e

locali, nonché di ogni altro ente e istituto

pubblico, e rivendicano archivi e singoli

documenti dello Stato;

Soprintendenze archivistiche

• Con il d.p.r. 1409/1963, eliminando la confusione di funzioni tra Soprintendenze ed Archivi di Stato, furono istituite 18 Soprintendenze (elencate nella tabella A), una per regione (con l’unica eccezione della Val d’Aosta ricompressa nella S.A. per il Piemonte).

• L’assetto delle Soprintendenze, che hanno competenza regionale e sede nel capoluoghi di regione (con l’unica eccezione di quella per l’Abruzzo, che ha sede a Pescara), non muta modificato con il passaggio dell’Amministrazione degli Archivi dal Ministero dell’Interno a quello per i Beni Culturali ed Ambientali (istituito con d.p.r. n. 805/75);

• Con la l. n. 52/1992 viene istiutita la S.A. per il Molise con sede a Campobasso, in seguito alla separazione tra Abruzzo e Molise (l. costituzionale n. 3/1963, che modifica l’art. 131 della Costituzione),

• il numero delle SSAA è 19

Soprintendenze archivistiche

• DPCM 171 del 29.8.2014 pubblicato sulla GU 25.11.2014 regolamento organizzazione MIBACT e successivi DM

14 UFFICI• Soprintendenza archivistica del Friuli VG -

Trieste• Soprintendenza archivistica del Lazio -

Roma• Soprintendenza archivistica dl Piemonte e

VA - Torino• Soprintendenza archivistica Veneto TAA -

Venezia• Soprintendenza archivistica Calabria

Campania - Napoli• Soprintendenza archivistica Liguria e AS

Genova - Genova• Soprintendenza archivistica Lombardia -

Milano

8. Soprintendenza archivistica Puglia Basilicata - Bari

9. Soprintendenza archivistica Sardegna - Cagliari

10. Soprintendenza archivistica Sicilia e AS Palermo - Palermo

11. Soprintendenza archivistica Toscana -Firenze

12. Soprintendenza archivistica Abruzzo e Molise - Pescara

13. Soprintendenza archivistica Emilia Romagna e AS Bologna - Bologna

14. Soprintendenza archivistica Umbria Marche - Ancona

Soprintendenze archivistiche e bibliografiche

DM 29 gennaio 2016 registrato alla corte dei Conti in data 29.2.2016 “Riorganizzazione MIBACT”

15 UFFICI1. Soprintendenza archivistica del Friuli VG

- Trieste2. Soprintendenza archivistica del Lazio -

Roma3. Soprintendenza archivistica dl Piemonte

e VA - Torino4. Soprintendenza archivistica Veneto TAA

- Venezia5. Soprintendenza archivistica Campania –

Napoli6. Soprintendenza archivistica Calabria

Reggio Calabria7. Soprintendenza archivistica Liguria –

Genova (non più con AS Genova)8. Soprintendenza archivistica Lombardia -

Milano

9. Soprintendenza archivistica Puglia Basilicata - Bari

10. Soprintendenza archivistica Sardegna - Cagliari

11. Soprintendenza archivistica Sicilia e AS Palermo - Palermo

12. Soprintendenza archivistica Toscana - Firenze

13. Soprintendenza archivistica Abruzzo e Molise - Pescara

14. Soprintendenza archivistica Emilia Romagna – Bologna (non più con AS Bo)

15. Soprintendenza archivistica Umbria Marche - Ancona

Gestione documentale

Gestione documentale – le procedure cardine

•Registrazione (protocollazione)

•Classificazione

•Fascicolazione

•Selezione

Studium 2000 e Titulus ‘97

Archivi storici e correnti

• Il progetto Studium 2000 si è proposto come scopo il censimento, il riordinamento e l’inventariazione informatizzata degli archivi storici delle Università.

• Il progetto è stato promosso e finanziato dall'allora Servizio III (oggi Servizio II) della Direzione Generale per gli Archivi, dall'Università degli studi di Padova e dall’Università degli studi di Catania, in collaborazione con le Soprintendenze archivistiche competenti per territorio e con gli Atenei che hanno aderito.

• Ne è seguita la realizzazione del progetto Titulus 97, che ha portato alla realizzazione di un titolario ed un massimario di scarto per gli archivi correnti delle Università italiane.

Piano di classificazione

• Gruppo di lavoro piano di classificazione

• 1997-2013

• Un percorso di 16 anni in cui il modello è stato progressivamente aggiornato in seguito a modifiche organizzative e istituzionali intervenute: da Titulus 97 (allegato al Regolamento per la gestione, la tenuta e la tutela dei documenti - UniPD 1997 a pprovato con decreto rettoriale dell’11.12.1997 e pubblicato nella GU 29.12.1997, n. 301) all’ultima versione approvata dalla DGA (circolare 21.12.2012 e nota….

Piano di classificazione – approvazione (circolare 37/2012DGA)

Accordo Coinfo poi Cineca

Piani di selezione e scarto

• Massimario di selezione dei documenti inerenti al fascicolo di selezionedi personale universitario

• Massimario di selezione dei documenti inerenti al fascicolo di studente universitario, con Atlante diplomatico degli studenti illustri

Altri progetti e gruppi di lavoro condivisi

• Aurora (ovvero: Come si descrive un oggetto e un corrispondente in un equilibrio tra analisi e sintesi)

• Manuale di gestione

• Titulus Scuola

A cosa serve la trasparenza•Al cittadino per poter essere

informato sull’attività della PA,

controllare e valutare.

• La trasparenza è intesa come

accessibilità totale delle

informazioni concernenti

l'organizzazione e l'attività delle

pubbliche amministrazioni, allo

scopo di favorire forme diffuse

di controllo sul perseguimento

delle funzioni istituzionali e

sull'utilizzo delle risorse

pubbliche

Come si garantisce la trasparenza?

• Con un archivio formato e gestito correttamente, che garantisca la conservazione e il reperimento delle informazioni

• una “amministrazione trasparente” deve tenere in ordine i propri documenti per poter correttamente esercitare l’azione amministrativa e far esercitare a chiunque il diritto alla trasparenza come accesso ai documenti (Legge 241/1990) o come accesso alle informazioni (D.Lgs. 150/2009 e D.Lgs. 33/2013).

• Risulta evidente un legame indissolubile e strumentale tra documenti, fascicoli e procedimenti. La normativa - Testo unico sulla documentazione amministrativa (DPR 28 dicembre 2000, n. 445), il Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82) e il c.d. Decreto Trasparenza (D.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33) - prevede questa “triade perfetta per la trasparenza amministrativa”.

DPR 28 dicembre 2000, n. 445

art. 64 comma 4

Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d'archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo.

Il TUDA

DPR 28 dicembre 2000, n. 445

art. 65, comma 1

1. Oltre a possedere i requisiti indicati all’articolo 52, il sistema per la gestione dei flussi documentali deve:

a)fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato;

b)consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento;

Il TUDA

Il TUDA

Elaborazioni statistiche nel TUDA art. 58

2. La ricerca delle informazioni del sistema è effettuata secondo criteri di selezione basati su tutti i tipi di informazioni registrate. I criteri di selezione possono essere costituiti da espressioni semplici o da combinazioni di espressioni legate tra loro per mezzo di operatori logici. Per le informazioni costituite da testi deve essere possibile la specificazione delle condizioni di ricerca sulle singole parole o parti di parole contenute nel testo.

3. Il sistema deve offrire la possibilità di elaborazioni statistiche sulle informazioni registrate allo scopo di favorire le attività di controllo.

2. La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati; all'atto della comunicazione dell'avvio del procedimento ai sensi dell'articolo 8 della legge 7 agosto 1990, n. 241, comunica agli interessati le modalità per esercitare in via telematica i diritti di cui all'articolo 10 della citata legge 7 agosto 1990, n. 241.

Il CAD

D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 - art. 41

Procedimento e fascicolo informatico

2bis. Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento. Le regole per la costituzione e l'utilizzo del fascicolo sono conformi ai principi di una corretta gestione documentale ed alla disciplina della formazione, gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico, ivi comprese le regole concernenti il protocollo informatico ed il sistema pubblico di connettività, e comunque rispettano i criteri dell'interoperabilità e della cooperazione applicativa; regole tecniche specifiche possono essere dettate ai sensi dell'articolo 71, di concerto con il Ministro della Funzione pubblica.

Il CADD.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 - art. 41

Procedimento e fascicolo informatico

2ter. Il fascicolo informatico reca l'indicazione: dell'amministrazione titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo; delle altre amministrazioni partecipanti; del responsabile del procedimento; dell'oggetto del procedimento; dell'elencodei documenti contenuti, salvo quanto disposto dal comma 2 quater.

Il CADD.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 - art. 41

Procedimento e fascicolo informatico

2. Per ciascuno dei provvedimenti compresi negli elenchi di cui al comma 1 sono pubblicati il contenuto, l'oggetto, la eventuale spesa prevista e gli estremi relativi ai principali documenti contenuti nel fascicolo relativo al procedimento. La pubblicazione avviene nella forma di una scheda sintetica, prodotta automaticamente in sede di formazione del documento che contiene l'atto.

Il Decreto Trasparenza

D.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33

art. 23

Obblighi di pubblicazione concernenti i provvedimenti amministrativi

1. Le pubbliche amministrazioni pubblicano i dati relativi alle tipologie di procedimento di propria competenza. Per ciascuna tipologia di procedimento sono pubblicate le seguenti informazioni:a) una breve descrizione del procedimento con indicazione di tutti i riferimenti normativi utili; b) l'unità organizzativa responsabile dell'istruttoria; c) il nome del responsabile del procedimento, unitamente ai recapiti telefonici e alla casella di posta elettronica istituzionale, nonché, ove diverso, l'ufficio competente all'adozione del provvedimento finale, con l'indicazione del nome del responsabile dell'ufficio, unitamente ai rispettivi recapiti telefonici e alla casella di posta elettronica istituzionale;

Il Decreto TrasparenzaD.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33

art. 35

Obblighi di pubblicazione relativi ai procedimenti amministrativi e ai

controlli sulle dichiarazioni sostitutive e l'acquisizione d'ufficio dei dati

d) per i procedimenti ad istanza di parte, gli atti e i documentida allegare all'istanza e la modulistica necessaria, compresi i fac-simile per le autocertificazioni, anche se la produzione a corredo dell'istanza è prevista da norme di legge, regolamenti o atti pubblicati nella Gazzetta Ufficiale, nonché gli uffici ai quali rivolgersi per informazioni, gli orari e le modalità di accesso con indicazione degli indirizzi, dei recapiti telefonici e delle caselle di posta elettronica istituzionale, a cui presentare le istanze;

Il Decreto TrasparenzaD.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33

art. 35

Obblighi di pubblicazione relativi ai procedimenti amministrativi e ai

controlli sulle dichiarazioni sostitutive e l'acquisizione d'ufficio dei dati

e) le modalità con le quali gli interessati possono ottenere le informazioni relative ai procedimenti in corso che li riguardino; f) il termine fissato in sede di disciplina normativa del procedimentoper la conclusione con l'adozione di un provvedimento espresso e ogni altro termine procedimentale rilevante; g) i procedimenti per i quali il provvedimento dell'amministrazione può essere sostituito da una dichiarazione dell'interessato, ovvero il procedimento può concludersi con il silenzio assenso dell'amministrazione;

Il Decreto TrasparenzaD.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33

art. 35

Obblighi di pubblicazione relativi ai procedimenti amministrativi e ai

controlli sulle dichiarazioni sostitutive e l'acquisizione d'ufficio dei dati

h) gli strumenti di tutela, amministrativa e giurisdizionale, riconosciuti dalla legge in favore dell'interessato, nel corso del procedimento e nei confronti del provvedimento finale ovvero nei casi di adozione del provvedimento oltre il termine predeterminato per la sua conclusione e i modi per attivarli;i) il link di accesso al servizio on line, ove sia già disponibile in rete, o i tempi previsti per la sua attivazione; l) le modalità per l'effettuazione dei pagamenti eventualmente necessari, con le informazioni di cui all'articolo 36;

Il Decreto TrasparenzaD.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33

art. 35

Obblighi di pubblicazione relativi ai procedimenti amministrativi e ai

controlli sulle dichiarazioni sostitutive e l'acquisizione d'ufficio dei dati

m) il nome del soggetto a cui è attribuito, in caso di inerzia, il potere sostitutivo, nonché le modalità per attivare tale potere, con indicazione dei recapiti telefonici e delle caselle di posta elettronica istituzionale; n) i risultati delle indagini di customer satisfaction condotte sulla qualità dei servizi erogati attraverso diversi canali, facendone rilevare il relativo andamento.

Il Decreto TrasparenzaD.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33

art. 35

Obblighi di pubblicazione relativi ai procedimenti amministrativi e ai

controlli sulle dichiarazioni sostitutive e l'acquisizione d'ufficio dei dati

2. Le pubbliche amministrazioni non possono richiedere l'uso di moduli e formulari che non siano stati pubblicati; in caso di omessa pubblicazione, i relativi procedimenti possono essere avviati anche in assenza dei suddetti moduli o formulari. L'amministrazione non può respingere l'istanza adducendo il mancato utilizzo dei moduli o formulari o la mancata produzione di tali atti o documenti, e deve invitare l'istante a integrare la documentazione in un termine congruo.

Il Decreto TrasparenzaD.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33

art. 35

Obblighi di pubblicazione relativi ai procedimenti amministrativi e ai

controlli sulle dichiarazioni sostitutive e l'acquisizione d'ufficio dei dati

3. Le pubbliche amministrazioni pubblicano nel sito istituzionale: a) i recapiti telefonici e la casella di posta elettronica istituzionale dell'ufficio responsabile per le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l'accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti ai sensi degli articoli 43, 71 e 72 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445; b) le convenzioni-quadro volte a disciplinare le modalità di accesso ai dati di cui all'articolo 58 del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82; c) le ulteriori modalità per la tempestiva acquisizione d'ufficio dei dati nonché per lo svolgimento dei controlli sulle dichiarazioni sostitutive da parte delle amministrazioni procedenti.

Il Decreto TrasparenzaD.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33

art. 35

Obblighi di pubblicazione relativi ai procedimenti amministrativi e ai

controlli sulle dichiarazioni sostitutive e l'acquisizione d'ufficio dei dati

… ridefinire e semplificare i procedimenti amministrativi, in relazione alle esigenze di celerità, certezza dei tempi e trasparenza nei confronti dei cittadini e delle imprese, mediante una disciplina basata sulla loro digitalizzazione e per la piena realizzazione del principio ‘innanzitutto digitalè” (digital first), nonché l’organizzazione e le procedure interne a ciascuna amministrazione

La riforma della PAD.Lgs. 7 agosto 2015, n. 124

art. 1, comma 1, lett. b)

Non tutti i documenti prodotti sono a conservazione a lungo

termine

Anzi, per conservare bisogna selezionare e distruggere

Per selezionare bisogna classificare e fascicolare

La conservazione, la selezione e la classificazione

CONSERVAZIONE

CLASSIFICAZIONE

TITOLARIO

FASCICOLATURA

Piano per la fascicolatura

SELEZIONE

MASSIMARIO

1. Il responsabile della gestione documentale, ovvero, ove nominato,

il coordinatore della gestione documentale:

a) provvede a generare, per uno o più documenti informatici, un

pacchetto di versamento nelle modalità e con i formati concordati

con il responsabile della conservazione e previsti dal manuale di

conservazione;

b) stabilisce, per le diverse tipologie di documenti, in conformità

con le norme vigenti in materia, con il sistema di classificazione e

con il piano di conservazione, i tempi entro cui i documenti

debbono essere versati in conservazione;

c) verifica il buon esito dell’operazione di versamento tramite il

rapporto di versamento prodotto dal sistema di conservazione

DPCM 13 novembre 2014

art. 11

Trasferimento nel sistema di conservazione

Non è ammessa la conservazione del documento sciolto

Uno sfascicolato è un desaparecido

Fascicoli, serie, aggregazioni documentali e repertori

La conservazione: fascicoli, serie, aggregazioni

documentali e repertori

CONSERVAZIONE

FASCICOLI

SERIE

AGGREG

DOCUMENTALI

REPERTORI

Svolgono, in alcuni casi a loro insaputa, una funzione archivistica

L’archivio come bene della vita Trasparenza e archivi: archivio è trasparenza

I Responsabili della Trasparenza

La triade documento/fascicolo/procedimento

• Ogni documento deve essere contestualizzato: avere un conte-nuto, il quale per essere affidabile deve essere rappresentato in un conte-nitore, il quale per essere compreso appieno deve trovare luogo nel proprio conte-sto. Un documento isolato -cioè non classificato e non fascicolato, quindi decontestualizzato o non contestualizzabile - risulta scarsamente significativo.

• La triade Documento/fascicolo/procedimentorappresenta un unicum per la corretta tenuta dei documenti nell’ottica di un’amministrazione trasparente, così come per il controllo dell’agire pubblico attraverso il mantenimento dei legami tra documenti, fascicoli e procedimenti.

Trasparenza - DGA

Trasparenza DGA Procedimenti

Trasparenza - Mibact

Trasparenza - Mibact

• D.P.C.M. 22 dicembre 2010, n. 271 (1) .

• Regolamento di attuazione dell' articolo 2 della legge 7 agosto 1990, n. 241 , riguardante i termini dei procedimenti amministrativi del Ministero per i beni e le attività culturali aventi durata non superiore a novanta giorni.

• (1) Pubblicato nella Gazz. Uff. 25 febbraio 2011, n. 46.

• DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 18 novembre 2010, n. 231 Regolamento di attuazione dell'articolo 2 della legge 7 agosto 1990, n. 241, riguardante i termini dei procedimenti amministrativi del Ministero per i beni e le attivita' culturali aventi durata superiore a novanta giorni. (10G0250)

Concludendo:

• Le innovazioni richieste dalla normativa comportano, oltre agli aspetti tecnologici, un impatto notevole anche sui modelli organizzativi delle amministrazioni pubbliche.

• la triade perfetta per la trasparenza amministrativa richiede risorse adeguatamente formate in grado di progettare sistemi informativi documentali indipendenti da soluzioni tecnologiche.

Grazie per l’attenzione !

Elisabetta Reale

Direzione Generale Archivi

Servizio II Patrimonio archivistico