1. Project Management e Project Cycle ManagementMauro Frongia

2. UN PROGETTO, PER ESSERE REALIZZATO,HA NECESSITA DI UN COMMITTENTE, DI UNPROJECT MANAGER E DI UN GdLRESPONSABILITA DEL COMMITTENTE ORIENTAMENTO STRATEGICOFORNISCE RISORSE ASSICURA IL SISTEMA DELLEE GUIDA ALLA SUPERVISIONE ADEGUATE NORMATIVE E DEI VINCOLI Giustifica lesigenza dei risultati Procura con tempestivit i Procura ladeguamentofinanziamenti, le persone e le altre sollecito alle disposizioni Sviluppa ed implementa i pianirisorse secondo il Piano approvato legislative e normative strategici generali ed i piani di progetto Effettua la supervisione continua Approva obiettivi tecnici, budget edellimpiego delle risorse, al fine di scadenzetenere il Progetto entro i costi, se Elabora e applica politiche e procedurenecessario pianificando, che favoriscono la conduzione efficace riallocando e riprogrammandosecondo le esigenze contingenti Definisce la strategia di esecuzione (chi partecipa al Progetto, con quali autorit e responsabilit, in quali fasi, etc) Fornisce adeguati sistemi informativi Valuta la performance Prende decisioni e d approvazioni tempestive 3. RESPONSABILITA DEL PROJECT MANAGER Pianificare Organizzare Reperire il Personale Dirigere e Controllare il 1. CONSEGUIRE GLI OBIETTIVI DEL PROGETTO Progetto Definire con chiarezzaresponsabilit di tutti ipartecipanti 2. ORGANIZZARE E DEFINIRE LE RESPONSABILITA Individuare ilCommittente Sistemi di prevent. e 3. PIANIFICARE E CONTROLLARE IL PROGETTO controllo costi Sviluppare S.I.M. Approvare decisioni Programmare garanziadella qualit indipend. 4. ADEMPIERE ALLE PROCEDURE FORMALI Istituire programma cherispetti impegni con leautorit Identificare scostam. con cadenza regolare 5. VALUTARE E DIRIGERE LESECUZIONE DEL PROGETTO Avviare azioni correttive o aggiornare obiettivi 4. SINTOMI E CAUSE PROBABILI DI SCARSAPERFORMANCE NEI PROGETTISINTOMI CAUSE RITARDI NEI I PROCESSI DA GESTIRE SONO COMPLETAMENTIFRAMMENTATI (es: sviluppo e lancio del prodotto) COSTI TROPPO ELEVATI SONO IN CORSO TROPPIPROGETTI TURNOVER ELEVATO NELLO STAFF DI PIANIFICAZIONE STARATA PROGETTO NON CE UN RESPONSABILE DUPLICAZIONE DEGLI OPPURE CE, MA E SFORZI IRRESPONSABILE ECCESSIVO PIANIFICAZIONE E CONTROLLO COINVOLGIMENTO NON INTEGRATI DELLALTA DIREZIONE ETC. 5. PER OTTENERE IL SUCCESSO, UN PROGETTO DEVE ESSERE RIFERITO AL SUO CONTESTONESSI SUL PIANO ORGANIZZATIVONESSI SUL PIANO OPERATIVO COMITATI GUIDAsoggetti esterni PRINCIPALI SOGGETTI ESTERNI INVITO A PARTECIPARE A RIUNIONI NEL CONSIGLIO DIRETTIVODI VALUTAZIONE STATO AVANZAM. COMITATI AD HOC PER IL INVITO A VISITARE SEDI E COORDINAMENTO O LA GESTIONE CANTIERI DEL PROGETTO RESPONSABILI PER IL FORNIRE DOCUMENTAZIONE COLLEGAMENTO CON aspetti esterni STAKEHOLDERS CURARE TUTTI I PRINCIPALIASPETTI FORMALI PREDISPORRE SISTEMI DIREPORTING PREDISPORRE SISTEMI PER ILMONITORAGGIO 6. CARATTERISTICHE PERSONALI DEL BUONPROJECT MANAGER FLESSIBILITA E SPIRITO DI ADATTAMENTO PREDISPOSIZIONE ALLINIZIATIVA ED ALLA LEADERSHIP AGGRESSIVITA, FIDUCIA IN SE STESSO, CAPACITA DI PERSUADERE E FACILITA DI PAROLA AMBIZIONE, CAPACITA DI COMUNICARE E COORDINARE VASTITA DI INTERESSE PERSONALE PRESENZA, ENTUSIASMO, IMMAGINAZIONE E SPONTANEITA CAPACITA DI EQUILIBRARE SOLUZIONI TECNICHE CON CONSIDERAZIONI DI COSTI, TEMPI E FATTORI UMANI CAPACITA DI DISCIPLINARE ED ORGANIZZARE IL PROPRIO LAVORO DOTI DI GENERALISTA PIUTTOSTO CHE DI SPECIALISTA ATTITUDINE ALLA PIANIFICAZIONE E CONTROLLO CAPACITA DI INDIVIDUARE PROBLEMI PROPENSIONE A PRENDERE DECISIONI CAPACITA DI ORGANIZZARE IN MODO EQUILIBRATO IL PROPRIO TEMPO 7. PERCHE NASCE IL PCM? PER MIGLIORARE LA QUALITA DEI PROGETTI PER FACILITARE LA PARTECIPAZIONE DEI DIVERSI ATTORI PER SOSTENERE IL PRINCIPIO E LA PRATICA DI UNA PROGRAMMAZIONE PER OBIETTIVI DERIVANTI DA PROBLEMI REALI NON SI DOVREBBE, INFATTI, PARTIRE DA CIO CHE SI VUOLE FARE (=ATTIVITA)MA DAI PROBLEMI DA RISOLVERE E, QUINDI, DAGLI OBIETTIVI 8. PROJECT CYCLE MANAGEMENT (PCM)Il PCM E LINSIEME DELLE ATTIVITA DEDICATE ALLA GESTIONE ED ALLE PROCEDURE DECISIONALI UTILIZZATE DURANTE IL CICLO DI VITA DI UN PROGETTO 9. CICLO DI PROGETTO LA SEQUENZA DELLE FASI DELLA SUA VITA: DALLIDEA INIZIALE AL SUO COMPLETAMENTO GRAZIE ALLA SUA LOGICA FACILITA: LA CONSULTAZIONE DEI PORTATORI DI INTERESSI (STAKEHOLDERS) LINDIVIDUAZIONE DEI BISOGNI LEGATI AL PROGETTO LA CONDIVISIONE DELLE DECISIONI CHIAVE IN CIASCUNA FASE 10. PROJECT CYCLE MANAGEMENT (PCM) E UNA METODOLOGIA UTILIZZATA PER GESTIRE LE FASI DEL CICLO DI VITA DI UN PROGETTO BASATA SU PRINCIPI, TECNICHE E STRUMENTI DEL LOGICAL FRAMEWORK APPROACH (LFA) LOGICAL FRAMEWORK APPROACH (LFA) UN SET DI STRUMENTI CONCETTUALI ED OPERATIVI PER LA PROGETTAZIONE E LA VALUTAZIONE DI UN PROGETTO UN PROCESSO ANALITICO PER FACILITARELA PROGETTAZIONE PARTECIPATA PER OBIETTIVI UN PRODOTTO, UNA MATRICE: IL QUADRO LOGICO O LOGFRAME (LOGICAL FRAMEWORK) 11. LFA: DALLIDEA AL PROGETTO IDEALOGFRAMEDISEGNO TECNICOPROGETTUALE DESCRIZIONE DESCRIZIONE DESCRIZIONESINTETICA DI: ANALITICA:SINTETICA DI: OBIETTIVO ARTICOLAZIONE COSA FARE GENERALEDI ATTIVITA FINALIZZATE PERCHE OBIETTIVO SPECIFICO ARCO DOVE TEMPORALE RISULTATI QUANDO ATTESI BUDGET CON CHI ATTIVITA BANDO IN CUI SI NECESSARIECOLLOCA 12. QUADRO LOGICO O LOGFRAME UNA MATRICE CHE RIASSUME LA LOGICA DEL PROGETTO ELE SCELTE FONDAMENTALI DA EFFETTUARE PERMETTE DI VERIFICARE COME DALLE ATTIVIT SI RAGGIUNGONO I RISULTATI ATTESI E LOBIETTIVO SPECIFICO PERMETTE DI VERIFICARE COME LOBIETTIVO SPECIFICO CONTRIBUISCE AL PERSEGUIMENTO DELLOBIETTIVO GENERALE CHE LO HA GENERATO 13. LAPPROCCIO LOGICAL FRAMEWORK(QUADRO LOGICO)LA FASE DI ANALISI LA FASE DI PROGETTAZIONE Identifica/Definisci la logica Analisi delle Problematiche Il Quadro Logico definire la Analizza identificare gli attori, i loro problemi struttura del progetto, verificare la chiave, i condizionamenti ambientali logica interna, formulare obiettivi indel progetto e le opportunit; determinare le termini misurabili, stabilire risorse e relazioni di causa ed effettospese Analisi degli Obiettivi Deduci sviluppare gli obiettivi come soluzioni dei problemi individuati, identificare i mezzi per ottenere loTabelle di Attivit determinare scopo Specifica e rendi la sequenza e linterdipendenzadelle attivit; fare una stima delladurata delle attivit, fissare dei lopzione pi Analisi delle Strategie appropriatapunti di arrivo ed assegnare Selezionaoperativoidentificare le possibili strategie perresponsabilit (GANTT PERT raggiungere gli scopi; determinare WBS WORK PACKAGES) gli obiettivi principali (obiettivi generali e obiettivo specifico)Schede di Spesa sviluppare, apartire dalle Tabelle di Attivit,schede delle risorse e del budget Fonte: EuropeAid 14. LA FASE DI ANALISI DATI, IL PIU POSSIBILE OGGETTIVI, RELATIVI A: QUADRO PROGRAMMATICO E LEGISLATIVO DI RIFERIMENTO SISTEMA SOCIO-ECONOMICO E TERRITORIALE, SUA EVOLUZIONE E VALUTAZIONE DELLE CRITICIT, DEI RISCHI E DELLE OPPORTUNIT CHE POTRANNO INFLUENZARE IL PROGETTOESEMPI: ANALISI SWOT: ANALISI DI CONTESTOANALISI DEGLI SKAKEHOLDERPROBLEM TREE (RELAZIONI CAUSA-EFFETTO) 15. LANALISI SWOTStrenghts Weaknesses (Punti di Forza:(Punti di fattori interni)Debolezza: fattori interni) Opportunities Threats (Opportunit: (Minacce: fattori fattori esterni)esterni) 16. ESEMPIO DI ANALISI SWOT:SETTORE TURISMOPunti di Forza:Punti di Debolezza: Presenza di collegamenti ferroviari e Debolezza della rete (operatori, enti stradali adeguatipreposti al coordinamento) Ambiente naturale preservato e Assenza di politiche di marketing valorizzabileintegrato Infrastrutture adeguate per la ricettivit Assenza di attivit volte al Cultura aperta allospitalitposizionamento, alla distintivit Presenza di tradizioni culturali forti, Assenza di strutture ricettive adeguate attrattive (soprattutto extra-alberghiere) Tradizioni eno-gastronomiche Assenza di circuiti turistici organizzati Opportunit: Minacce: Tendenziale aumento della domanda di Concorrenza del prodotto turistico turismo rurale ed alternativoglobalizzato Politiche di sostegno allo sviluppo del Effetto di cannibalizzazione causato da settorevicini poli turistici forti (rapporti di forza Intensi flussi turistici in aree vicinecentro-periferia) 17. PROBLEM TREE ALBERO DEI PROBLEMIEFFETTI CAUSE 18. ESEMPIO DI PROBLEM TREEEsempio tratto da un Progetto di cooperazione allo sviluppo in America latina (area rurale), volto ad affrontare il problema dellalto tasso di mortalit infantile e delle madri 19. TRASFORMARE I PROBLEMI IN OBIETTIVILALBERO DEGLI OBIETTIVI PUO ESSERE CONSIDERATO LAFACCIA POSITIVA DELLALBERO DEI PROBLEMI ELENCO DEI ELENCO DEGLI OBIETTIVIPROBLEMI(PER OGNI PROBLEMA)RISPECCHIA LO SCENARIO DESIDERATO DOPOLATTUAZIONE DEL PROGETTO 20. ESEMPIO DI TRASFORMAZIONEDEI PROBLEMI IN OBIETTIVI 21. ALBERO DEGLI OBIETTIVIFINIMEZZI 22. ESEMPIO DI ALBERO DEGLI OBIETTIVI 23. SELEZIONE DELLA STRATEGIAIN OUT STRATEGIA STRATEGIA STRATEGIA A B C 24. LA MATRICE DEL QUADRO LOGICOLogica di interventoIndicatori Condizioni/per livellioggettivamente Fonti di verifica verificabili PresuppostiOBIETTIVI GENERALI OBIETTIVO SPECIFICORISULTATI ATTESIATTIVITA RISORSE SPESE PRE-CONDIZIONIPER LO SVILUPPO DEL PROGETTO 25. LA MATRICE DEL QUADRO LOGICOSI BASA SULLANALISI DI: CONTESTO STAKEHOLDER PROBLEMI OBIETTIVI STRATEGIA SI RAPPRESENTA CON UNA MATRICE, CHE LEGA LE RELAZIONI CAUSALI LA MATRICE E ARTICOLATA IN 4 LIVELLI, LEGATI DAL RAPPORTO CAUSA-EFFETTO IN SENSO VERTICALE, DAL BASSO VERSO LALTO 26. LA MATRICE DEL QUADRO LOGICO OBIETTIVI GENERALI: sono gli interessi di portata pi generale, rispetto agli obiettivi del Progetto. Questultimo fornisce un contributo al loro raggiungimento OBIETTIVO SPECIFICO: sono gli obiettivi che caratterizzano in via esclusiva il Progetto RISULTATI: ci che si ottiene, di materiale e non, attraverso lo svolgimento delle attivit del Progetto ATTIVITA: sono le attivit e gli step necessari per la produzione dei risultati attesi ed il raggiungimento degli obiettivi del Progetto INDICATORI VERIFICABILI: le relative specificazioni quali/ quantitative di obiettivi generali, obiettivi specifici e risultati (prime 3 righe). Nella quarta riga le risorse fisiche e non, necessarie per svolgere le attivit 27. LA MATRICE DEL QUADRO LOGICO FONTI DI VERIFICA: le fonti e la forma delle informazioni relative agli indicatori della colonna precedente (sempre in relazione a obiettivi generali, obiettivi specifici e risultati. Nella quarta riga i costi previsti per mobilizzare le risorse identificate nella colonna precedente. Nella quarta colonna utile riportare le fonti di finanziamento PRE-CONDIZIONI: sono i fattori che sono fuori dal controllo del Progetto, i quali determinano la realizzazione degli obiettivi generali, degli obiettivi specifici, dei risultati e delle attivit 28. ESEMPIO DI MATRICE DEL QUADRO LOGICO 29. FASI PRINCIPALI DI UN PROGETTO (Archibald) IMPOSTAZIONE DEL PROGETTO ORGANIZZAZIONE E FORMAZIONE DEL TEAM PIANIFICAZIONE DEI LAVORI, CON TEMPI E COSTI AUTORIZZAZIONE ED AVVIO CHIUSURA FOLLOW-UP/VALUTAZIONE FASI TRASVERSALI COORDINAMENTO CONTROLLO/MONITORAGGIO REPORTING COMUNICAZIONE/ASCOLTO IMPLEMENTAZIONE IN ITINERE (BPR) 30. ESEMPIO DI DIAGRAMMA DI GANTTProgetto per la creazione di un marchio di DistrettoFASI (WP) / TIMING (mesi) ATTIVITA (TASKS)1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 241. Definizione obiettivi strategici (WP1) 2. Scelta target di riferimento (WP2) 3. Delimitazione spazio fenomenico (WP3) 4. Posizionamento concorrenza (WP4) 5. Posizionamento nuovo Marchio (WP5) 6. Verifica di coerenza (WP6) 7. Realizzazione operativa Marchio (WP7) Monitoraggio (trasversale)1 2 3 4 Milestones 31. ESEMPIO DI DIAGRAMMA DI PERT(Program Evaluation and Review Technique)2 Durata dellattivit (Arco temporale) 2c ya3 Evento finale24 2x d Evento iniziale f 1323b ePercorso critico (tempo pi lungo)11Giornate-uomorichieste 32. MONITORAGGIO E VALUTAZIONEVOLTI A VERIFICARE - EFFICIENZA DEL PROGETTO RISPETTO AI TEMPI ED ALLE RISORSE ASSEGNATE- EFFICACIARISPETTOAGLI OBIETTIVI DIRETTAMENTE RIFERIBILI AL PROCESSO ED AGLI OBIETTIVI DI RISULTATO FINALE 33. MONITORAGGIO E VALUTAZIONE RISPETTO AL CRITERIO DI EFFICIENZA DEL PROGETTO, ILMONITORAGGIO VERIFICHER IN ITINERE: - RISPETTO DEI TEMPI PREVISTI - RISPETTO DEL BUDGET E DELLE RISORSE ASSEGNATE ALLE FASI E RELATIVE ATTIVITA, CON PARTICOLARE ATTENZIONE ALLA ECONOMICIT - LIVELLO DI PARTECIPAZIONE DI TUTTI I SOGGETTI COINVOLTI LUNGO IL PROGETTO - FLESSIBILIT DEL PROGETTO, CAPACIT DI MIGLIORAMENTO E DI COERENZA, RIDISEGNANDOLO IN ITINERE A PARTIRE DAI RISULTATI E DALLE ESIGENZE RILEVATE (ATTRAVERSO LASCOLTO) 34. MONITORAGGIO E VALUTAZIONE LEFFICACIA SAR MISURATA ATTRAVERSO LA VALUTAZIONE, AD ESEMPIO, DEI SEGUENTI ASPETTI:- RAGGIUNGIMENTO DELLE FINALIT GENERALI CHE IL PROGETTO SI PROPOSTO- CONGRUENZA TRA FINALIT GENERALI DEL PROGETTO E SPECIFICI OBIETTIVI DELLE SINGOLE FASI E SOTTOFASI CHE IL PROGETTO PERSEGUE- APPREZZAMENTO DELLA QUALIT DEL PROGETTO DA PARTE DEI SOGGETTI COINVOLTI- MISURAZIONE SISTEMATICA DEI RISULTATI OTTENUTI DURANTE LE FASI, IN TERMINI DI APPRENDIMENTO DEI SINGOLI OPERATORI PARTECIPANTI (SVILUPPO DI COMPETENZE SPECIFICHE, CAMBIAMENTO DI ATTEGGIAMENTI E COMPORTAMENTI, CAPACIT DI GESTIONE DEL RUOLO)- PARTECIPAZIONE E MOTIVAZIONE, MISURATE DAL CLIMA TRA I PARTECIPANTI AI GRUPPI DI LAVORO 35. MONITORAGGIO E VALUTAZIONE. E ANCORA - MIGLIORAMENTO DELLE PRESTAZIONI DI LAVORO E DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI DEGLI OPERATORI COINVOLTI- USABILIT DEL MODELLO E DEI DISPOSITIVI PROGETTATI, MISURATA DURANTE L'AVVIO SPERIMENTALE DEL SERVIZIO- PARTECIPAZIONE DEL TERRITORIO E DEGLI STAKEHOLDER AL PROGETTO, DATA DALLINCREMENTO DELLA PARTECIPAZIONE AI FORUM VIA VIA CHE IL PROGETTO SI SVILUPPA- COMUNICAZIONE INTORNO AL PROGETTO, MISURATA DALLATTENZIONE DEDICATA DALLA STAMPA- SODDISFAZIONE DEI DECISORI DEL GRUPPO DI PILOTAGGIO, MISURATA PRIMA E DOPO LE PRESENTAZIONI DEI GRUPPI DI LAVORO- SCELTE AVVALLATE DAL GRUPPO DI PILOTAGGIO IN SEDE DI PRESENTAZIONE-NEGOZIAZIONE CON I GRUPPI DI LAVORO 36. UN FORMULARIO IN SINTESIINFORMAZIONI SUL SOGGETTO CHE PRESENTA IL PROGETTO Presentazione dellEnte Proponente (Promotore, Attuatore, Contraente.), Sedi, professionalit impiegate Risultati raggiunti e precedenti esperienze nella gestione di Progetti Il Partenarariato e la sua aggregazione funzionale INFORMAZIONI SPECIFICHE SUL PROGETTO Scenario e motivazione dellintervento: descrivere sinteticamente le situazioni o la problematica su cui si vuole intervenire e come sono state rilevate le esigenze dei beneficiari finali Obiettivo del progetto (finalit generali) e descrizione delle aree di intervento (spiegare perch e come il progetto risponde alle problematiche evidenziate) Risultati attesi dal progetto, Prodotti (sia tangibili, sia di processo) Metodologia utilizzata (impianto metodologico e riferimenti scientifici) Cantierabilit del progetto Fasi del progetto (fasi ed attivit, tempi) secondo un approccio WBS (Work Breakdown Structure). Incrociare fasi con gli input e gli output, secondo un diagramma di flusso o una matrice ad hoc Sostenibilit del Progetto ( un progetto per creare un nuovo servizio che poi si deve poter sostenere?) Trasferibilit nel territorio o nel sistema Impatto sulle politiche Aspetti economico-finanziari, coerenti con obiettivi e risultati (business plan) Criteri adottati per il monitoraggio e la valutazione dei risultati (oggetto del controllo, modalit, strumenti, tempi) GANTT