CORSO DI PROGETTAZIONE E MANAGEMENT DEI PROGETTI EUROPEI NELLA COOPERAZIONE INTERNAZIONALE

 

15-16 Dicembre 2011III-IV Lezione 

Programmazione

ANALISI  E DECISIONI:•Strategy Paper Europei e Nazionali •Programmi Nazionali settoriali di sviluppo •Priorità delle aree locali d’intervento •Scadenze di programmazione in atto •Scelta del settore specifico d’intervento •Ipotesi di finanziamento attivabili •Modalità di progettazione e organizzazione

Analisi SWOT  e scelta priorità d’intervento

Identificazione

Analisi del Contesto d’azione e verifica progetti realizzati 

Studio di prefattibilità /scheda progettuale 

Programma d’azione con schede di progetto nel caso di programmi  

Si individuano le idee su possibili progetti da sviluppare, dettagliando quanto deciso durante la Programmazione. 

Le idee sono selezionate e messe su una scheda in vista della realizzazione di uno studio di prefattibilità.

In questa fase coinvolgere gli Stakeholders

Identificazione

IDENTIFICAZIONE E STUDIO DI PREFATTIBILITA’

• Nella fase di Identificazione, si individuano le idee su possibili  progetti da  sviluppare,  dettagliando quanto deciso durante la Programmazione. 

• Le idee sono selezionate in vista della realizzazione di uno studio approfondito di prefattibilità.

•  Durante l’Identificazione di un progetto, è necessario coinvolgere  gli  Stakeholders    (Approccio partecipativo).

Analisi SwotPunti di Forza Punti di Debolezza

Weaknesses

Bisogno

Opportunità Minacce

Positivo  Negativo 

Passato 

Futuro 

Analisi Swot

Analisi Swot

Formulazione

Formulazione: 

Durante la fase di formulazione, le idee sono tradotte in un piano operativo /progetto. I beneficiari e le altre parti interessate (stakeholders) partecipano alla specificazione dettagliata del progetto e della sua fattibilità (le possibilità di riuscita) e la sostenibilità in futuro (la propensione a produrre i suoi effetti anche nel lungo periodo). Sulla base di questa valutazione viene presa una decisione inerente all’elaborazione, o meno, di una proposta di finanziamento formale e di sollecitare un finanziamento per il progetto.

Costruzione del Quadro Logico

Studio di Fattibilità

Definizione attività, tempi e risorse necessarie

Proposta progettuale

Documenti e Decisioni

FORMULAZIONE

Studio di fattibilità

Decisioni di strutturare o meno la proposta di finanziamento

Schema di proposta di finanziamento

Documenti e Decisioni

FINANZIAMENTO

Proposta di finanziamento

Decisione di finanziamento

Accordo di finanziamento

Documenti e Decisioni

REALIZZAZIONE

Monitoraggio e report

Decisioni circa eventuali azioni da realizzare

Decisioni di continuare come pianificato o di riorientare il progetto

Documenti e Decisioni

VALUTAZIONE

Studio di valutazione

Decisione su come utilizzare i risultati su futuri progetti

La partecipazione dei beneficiari Beneficiari è un termine generale, e all’interno di questa categoria

vengono effettuate delle distinzioni. La Commissione distingue i seguenti quattro gruppi di beneficiari:

• I partners del progetto/beneficiari diretti: quelli che beneficiano di un finanziamento comunitario in vista di gestire la concezione e la realizzazione di un progetto. Si tratta generalmente di ministeri, di organismi incaricati della realizzazione, ecc,

• Beneficiari intermedi: quelli che beneficiano di un appoggio nel quadro del progetto in vista di meglio fornire i servizi al (ai) gruppo(i) bersaglio. Si tratta, ad esempio, del personale (divulgatori agricoli) che beneficia della formazione per meglio consigliare le donne e gli uomini delle famiglie di aziende agricole.

La partecipazione dei beneficiari• Il gruppo (i) bersaglio GRUPPI DESTINATARI: il gruppo o entità che sarà

coinvolta in modo positivo dal progetto a livello dell’obiettivo specifico e che lavorerà in stretta collaborazione con il progetto e viceversa. Nel caso di un progetto di divulgazione agricola, si tratta ad esempio di donne e di uomini di famiglie di aziende agricole.

• I beneficiari finali: quelli che, al di là dei gruppi bersaglio, beneficiano del progetto a lungo termine a livello della società o del settore in senso largo, per esempio: : “i consumatori”grazie al miglioramento della produzione e commercializzazione agricola, o “lo stato” come tale a seguito dei redditi accresciuti delle esportazioni generati dal miglioramento della produzione e della commercializzazione agricola.

Alcuni fattori per il successo del Progetto

Collaborare (co-laborare)….vuol dire lavorare insieme, il che implica una condivisioni di compiti, e una esplicita intenzione di “aggiungere valore” per creare qualcosa di nuovo o differente attraverso un processo collaborativo, deliberato e strutturato con un semplice scambio di informazioni o esecuzione di istruzioni. Un’ampia definizione di apprendimento collaborativo potrebbe essere l’acquisizione da parte degli individui di conoscenze, abilità o atteggiamenti che sono il risultato di un’interazione di gruppo.( Kaye)

Fase A: Analisi (corrispondente alla fase iniziale dell’identificazione). La situazione esistente viene analizzata per definire una visione della “desiderata situazione futura” e per selezionare le strategie da applicare per raggiungerla

Fase B: Progettazione (parte finale dell’identificazione, studio di fattibilità, stesura della proposta progettuale). L’idea di progetto viene elaborata nel dettaglio

Il Quadro Logico

Nella  preparazione  del  progetto  l’approccio  del  quadro  logico può essere suddiviso in due parti:

Fase A:

Analisi

Fase B:

Progettazione

Fasi del ciclo di progetto

Fasi dell’approccio al Quadro Logico

Identificazione

Analisi:Analisi dei ProblemiAnalisi degli ObiettiviAnalisi Strategie Possibili

Formulazione

Progettazione:Studio di Pre-fattibilitàCostruzione del Quadro LogicoStudio di FattibilitàDefinizione attività, tempi e risorse necessarie

Scarsi guadagni nelle aree rurali

Bassa Produttività

delle imprese

Tecnologie insuffi cienti o

obsolete

Produzione lim itata

Problem i di trasporto

Gestione ineffi cace ed ineffi ciente, sia organizzativa sia

comm erciale

Scarso reddito generato

Frequenti guasti nei macchinari

esistenti

Frequenti guasti ai m acchinari

esistenti

Accesso al credito

insuffi ciente

I nvestim enti privati in

dim inuzione

D iffi coltà acquisto

delle materie prim e

Aumento dei costi

L im itate capacità degli organi pubblici

D iffi coltà di accesso alla formazione

Assenza o scarsa

m anutenzione dei mezzi di

trasporto

R itardi nella produzione

Scarsa conoscenza di forme di credito

M ancanza di agevolazioni

creditizie

D iffi coltà di circolazione dei

m ezzi di trasporto

M ancanza di tecnici esperti

Scarsa formazione

M ancanza di adeguate

politiche di credito

Problemi

Scarsi guadagni nelle Aree rurali

Gestione ineffi cace ed ineffi ciente, sia organizzativa

che commerciale

Produzione lim itata Accesso al credito insuffi ciente

D iffi coltà degli organi Pubblici di indirizzare i

loro interventi

I nadeguata distribuzione

delle mansioni

Assenza attività di marketing

Assenza studio di mercato e corretta

pianificazione

Scarsa formazione

Tecnologie insuffi cienti o

obsolete

Frequenti guasti nei macchinari

esistenti

R itardi nella Produzione

Problemi di trasporto

Assenza o scarsa

manutenzione dei mezzi di

trasporto

D iffi coltà acquisto

materie prime

Aumento del costo dei prodotti

Scarsa conoscenza di

forme di credito

Scarsa formazione

M ancanza di agevolazione

creditizieM ancanza di

esperti tecnici

Scarsa formazione

Alcune sezioni stradali non

sono caperte dal servizio di manutenzione

Scarsa organizzazione

del servizio

Scarso reddito generato

Aum ento dei costi

M ancanza di adeguate politiche

di credito

D iffi coltà di accesso alla formazione

Diffi coltà nel raggiungere

alcune Provincie

Bassa Produttività delle I mprese I nvestimenti privati in

dim inuzione

Lim itate capacità degli organi pubblici EFFETTI

CAUSE

Albero dei problemi

M aggiori guadagni nelle Aree rurali

Gestione effi cace ed effi ciente, sia organizzativa

che commerciale

Aumento produzione Accesso al credito suffi ciente

M igliore gestione degli interventi degli O rgani

Pubblici

M igliore distribuzione

delle mansioni

Attività di marketing

Esecuzione- studio di mercato e pianificazione

Formazione del personale

M oderne tecnologie acquisite

M anutenzione dei macchinari

esistenti

R ispetto dei tempi di

produzione

Risolti problemi di trasporto

M igliore manutenzione

dei mezzi di trasporto

M aggiore accesso alle

materie prime

Stabilizza-zione costo dei prodotti

Conoscenza di forme di credito

Formazione personale

I ndividuazione di agevolazione

creditizieNuove figure professionali

Formazione personale

M aggiore copertura del

serviziodi

manutenzione

M igliore organizzazione

del servizio

Aumento reddito generato

M aggiore accesso dei beni

Sviluppo di adeguate politiche

di credito

M igliore accesso alla formazione

M igliore viabilità stradale

EFFETTI

CAUSE

Livello R isultati Attesi

Livello Obiettivo Specifico

Livello Obiettivi Generali

Aumento della Produttività I nvestimenti privati in

aumento

M igliorate capacità degli organi pubblici

Albero degli obiettivi

Problemi ---Obiettivi

Negatività  Positività • Da causa effetto a mezzi – fini 1. Trasformare problemi in positività cioè in 

situazioni: desiderabili e fattibili 2. Se necessario aggiungere nuovi obiettivi utili 

per raggiungere obiettivi di livello più alto 3. Eliminare obiettivi non ritenuti necessari 

Esercitazione: Albero degli obiettivi

Trasformare la situazione negativa in situazione positiva

Scelta della Strategia

M aggiori guadagni nelle Aree rurali

Gestione effi cace ed effi ciente, sia organizzativa

che com merciale

Aum ento produzione Accesso al credito suffi ciente

M igliore gestione degli interventi degli O rgani

Pubblici

M igliore distribuzione

delle mansioni

Attività di marketing

Esecuzione- studio di mercato e pianificazione

Form azione del personale

M oderne tecnologie acquisite

M anutenzione dei m acchinari

esistenti

R ispetto dei tem pi di

produzione

R isolti problem i di trasporto

M igliore manutenzione

dei m ezzi di trasporto

M aggiore accesso alle

materie prim e

Stabilizza-zione costo dei prodotti

Conoscenza di form e di credito

Form azione personale

I ndividuazione di agevolazione

creditizieNuove figure professionali

Form azione personale

M aggiore copertura del

serviziodi

manutenzione

M igliore organizzazione

del servizio

Aumento reddito generato

M aggiore accesso dei beni

Sviluppo di adeguate politiche

di credito

M igliore accesso alla form azione

M igliore viabilità stradale

Aumento della P roduttività I nvestimenti privati in

aumento

M igliorate capacità degli organi pubblici

STRATEGI A SCARTATASTRATEGI A SCELTA

Scelta strategiaNella scelta della strategia è opportuno valutare tutte le analisi 

fatte e alcuni criteri chiave come: 

• Opportunità positive da SWOT • Sostenibilità risultati • Quale strategia impatta di più sui target group, specialmente fascie deboli• Ci sono impatti ambientali negativi che possono essere mitigati?• Contributi attesi alle politiche europee• Costi-benefici • Cosa contribuisce di più alla crescita delle capacità delle istituzioni• Impatto ambientale• Fattibilità tecnica

ESERCITAZIONEANALISI DELLE STRATEGIE

• Scelta dei criteri, analisi disciplinare, scelta di una strategia (un obiettivo specifico e risultati)

• Riepilogo dell’ itinerario della selezione fino alla scelta della strategiaFasi:

• analisi documentaria e delle esperienze precedenti (raccolta dell’informazione /apprendimento)

• analisi partecipativa/altri studi di fattibilità sul campo • identificazione dei problemi• selezione dei problemi• identificazione delle relazioni di causa-effetto• identificazione delle strategie • Scelta di una strategia (un obiettivo specifico e risultati)

Matrice del Quadro Logico

Quadro logico di intervento  

LogicaDell’intervento

Indicatori OggettivamenteVerificabili

Risorse e Mezzi Di Verifica

Condizioni 

ObiettiviGenerali 

Quali sono gli Obiettivi Generaliche il progetto persegue?

Quali sono gli indicatori chiavelegati agli Obiettivi Generali ?

Quali sono le Fonti d’informazione di questi indicatori?

Obiettivospecifico  

Quale Obiettivo Specificoil progetto dovrebbe raggiungere?

Quali indicatori qualitativie quantitativi mostrano come, e in quale misura, l’obiettivo specifico del Progettoviene raggiunto?

Quali fonti d’informazioniesistenti o che possono essere raccolte? Quali sono imetodi per ottenere queste informazioni?

Quali fattori e condizioni, fuori controllo diretto del progetto sononecessarie per raggiungere gli obiettivi? Quali sono i rischi da prendere in considerazione?

RisultatiAttesi      

Quali sono i risultati concreti specifici previsti per l’Obiettivo Specifico?quali sono gli effetti e i benefici previsti dal progetto?quali sono i miglioramenti e icambiamenti prodotti dal progetto?

Quali indicatori permettonodi misurare come, e in che il progetto raggiunge i risultati e gli effetti previsti?

Quali sono le fonti d’informazione per questi indicatori?

Quali fattori e condizioni si devonorealizzare per ottenere i risultatiattesi nel limite del calendario?

Attività     

Quali sono le attività chiave che devono essere messe in opera, e quale cronologiadevono rispettare per poterprodurre i risultati attesi ?  

Mezzi :Quali mezzi sono richiestiper mettere in opera queste attività come ad esempio, personale, materiale, attrezzatura etc.?

Costi: Quali sono le pre-condizioni prima che il progetto abbia inizio? quali condizioni fuori controllo dal progetto si devono realizzare per la messa in opera delle attività previste? 

Quadro logico di intervento  - SEQUENZA  

LogicaDell’intervento

Indicatori OggettivamenteVerificabili

Risorse e Mezzi Di Verifica

Condizioni 

ObiettiviGenerali  1 8 9Obiettivospecifico   2 10 11 7

RisultatiAttesi      

3 12 13 6

Attività     

4 NO NO 5

OBBIETTIVI GENERALI

• Obiettivi più ampi di quelli del progetto stesso. • Al raggiungimento di questo obiettivo probabilmente contribuiscono altri progetti ed attività

OBBIETTIVO SPECIFICO

• Descrive i benefici che il progetto porterà ai beneficiari

o anche: 

• Descrive i benefici che l’uso dei servizi forniti dal progetto porterà ai beneficiari

• Spiega perché i beneficiari hanno bisogno del progetto

RISULTATI ATTESI

• descrivono i servizi che i beneficiari riceveranno dal progetto

• spiegano cosa il progetto deve fornire

ATTIVITA’

• Ciò che deve essere fatto durante la realizzazione del progetto per raggiungere i risultati

FATTORI ESTERNI

• Fattori che sono al di fuori del diretto controllo del progetto ma cruciali per il raggiungimento dei risultati, dell’obiettivo specifico e degli obiettivi generali

Indicatori Oggettivamente Verificabili (IOV)

• Rendono gli obiettivi / risultati effettivamente misurabili in termini di: 

QuantitàQualitàGruppo beneficiario Luogo Periodo di tempoDEVONO ESSERE INDICATI PER OGNI LIVELLO DEL QUADRO LOGICO

ESEMPIO DI IOV

Obiettivo: migliorare l’accesso ai mercati rurali

Indicatore: durata media del tragitto al mercato più vicino

Quantità: ridotto del 25% rispetto anno precedente

Qualità: nella stagione piovosa

Beneficiari: coloro che viaggiano su veicolo privato

Luogo: regione dell’Erzegovina

Tempo: 5 anni dall’avvio del progetto

FONTI DI VERIFICA

Quando si formulano gli IOV occorre sempre indicare le Fonti di Verifica ed in particolare:

• FORMA sotto la quale saranno raccolte le informazioni necessarie

• CHI deve fornire le informazioni

• PERIODICITA’ con cui le informazioni devono essere fornite

Progettazione

Pre-Fattibilità Fattibilità Program mazione risorse

Chi sono gli interessati Trasform are l'idea in progetto

Definizioni attività

Struttura progetto per obiettivi e risultati

Condizioni esterne e punti critici

I ndicazione tem pi

R isorse necessarie

Quadro Logico

Docum ento Tecnico

R edazione

Qualità principi di valutazioneRilevante

Il progetto soddisfa i bisogni definiti

prioritari

Fattibile

Il progetto è ben ideato e porterà risultati sostenibili ai target group

Efficacia e buona gestione

Il progetto sta portando i benefici previsti ed è ben gestito

1) E’ coerente con, e favorisce, le politiche di cooperazione e sviluppo della Commissione Europea

2) E’ coerente con, e favorisce le politiche governative ed i programmi attinenti al settore attuate dal Partner

3) Gli stakeholder chiave ed i target group sono chiaramente identificati, le questioni di equità e capacità istituzionali analizzate, e l’ownership locale dimostrata.

4) I problemi sono stati adeguatamente analizzati

5) Le lezioni apprese da esperienze o legami con altri progetti/programmi in corso/pianificati sono state valutate e tenute in considerazione nella strategia scelta

1) Gli obiettivi (obiettivo generale, scopo e risultati) ed il programma di lavoro (attività) sono chiari e logici e rispondono ad obiettivi chiaramente identificati

2) Le risorse e le implicazioni in termini di costi sono chiare, il progetto è finanziariamente sostenibile ed ha un positivo ritorno economico

3) Le procedure di coordinamento, gestione e finanziamento sono chiare, e favorisco il rafforzamento istituzionale e l’ownership locale

4) Il Sistema di monitoraggio e valutazione e le modalità di controllo (audit) sono chiare e funzionali

5) Assumpition/Rischi sono chiari ed è stato previsto un appropriato sistema di gestione dei rischi

6) Il progetto è valido e sostenibile dal punto di vista ambientale, tecnico e sociale

1) Il progetto rimane rilevante e realizzabile

2) Gli obiettivi progettuali si stanno raggiungendo

3) Il progetto è ben gestito da coloro che sono direttamente responsabili dell’implementazione

4) Le questioni relative alla sostenibilità sono state effettivamente affrontate

5) I principi di buona pratica nella gestione del progetto sono stati applicati dai manager

Criteri di Valutazione usati dalla Commissione Europea

Rilevanza L’appropriatezza degli obiettivi progettuali rispetto ai problemi che si era deciso di affrontare, ed all’ambiente fisico e politico in cui si è operato. Dovrebbe includere e comprendere una valutazione della qualità della preparazione ed ideazione del progetto – ad es. la logica e la completezza del processo di pianificazione del progetto, e la logica interna e la coerenza della progettazione.

Efficienza Il fatto che i risultati del progetto siano stati raggiunti ad un costo ragionevole, ad. Es. quanto gli inputs/mezzi siano stati tramutati in Attività, in termini di quantità, qualità e tempo e qualità dei risultati raggiunti. Questo in genere richiede il confronto con approcci alternativi volti a raggiungere gli stessi risultati, per verificare se è stato utilizzato il processo più efficiente.

Efficacia Una valutazione del contributo apportato dai risultati al raggiungimento dello scopo del Progetto, e di quanto le “Assumptions” abbiano inciso sui risultati progettuali. Questa dovrebbe includere una valutazione specifica dei benefici prodotti a favore dei target group, comprese le donne e gli uomini, ed i gruppi vulnerabili identificati, come i bambini, gli anziani e i disabili.

Impatto Gli effetti del progetto sul contesto generale in cui si è agito, ed il contributo più ampio alle politiche ed agli obiettivi del settore.

Sostenibilità Una valutazione della probabilità che i benefici prodotti dal progetto continuino anche dopo la conclusione del finanziamento esterno, e con particolare riferimento a: ownership dei beneficiari, supporto politico, fattori economici e finanziari, aspetti socio-culturali, uguaglianza di genere, tecnologia appropriata, aspetti ambientali, capacità di gestione ed istituzionale

Quadro logico – Logica!• SE Le risorse sono adeguate ALLORA le attività verranno realizzate 

• SE le attività sono realizzate ALLORA i risultati verranno realizzati 

• SE i risultati verranno realizzati ALLORA gli Obiettivi specifici verranno raggiunti gli SE gli Obiettivi specifici verranno raggiunti ALLORA il progetto contribuisce a raggiungere gli obiettivi generali

Quadro logico – Logica!

IL CONTRARIO? SE ….ALLORA….

Management, riflessione

Il capo progetto può solo esercitare la sua influenza sul raggiungimento degli obiettivi 

specifici ma non sui generali 

Risultati - OutputRisultato è il prodotto delle attività 

Output è ciò che l’attuatore del progetto deve consegnare e di cui ne controlla direttamente 

l’attuazione e la cui realizzazione è necessaria per il raggiungimento dei risultati

Ob. Generali

Ob. Specifico

Attività Attività

Attività

AttivitàAttivitàAttivitàAttività

AttivitàAttività

Componenti 

Componenti per:•Aspetti tecnici

•Attività di gestione

•Collocazione geografica

•Attività chiave del progetto

Mettere i numeri di riferimento!

Possibile ristrutturare il progetto con più OB. Specifici per Componente

Come scrivereSI 

Ob. Generali: Contribuire a..Ob. Specifici: Incrementare, Realizzare….Risultati: “Tangibili” quindi Diminuzione del volume di…Attività: “al presente”..Identificare, realizzare, preparare, consegnare

Obiettivi come Conseguenza dei risultati

NO

Obiettivi come somma di risultati : Miglioramento e..riduzione e…

     Contesto GeneraleC                                 Contesto specifico 

Contesto d’azione 

Sistema

Contesto d’azione • Sistema: Frontiera che divide i beneficiari diretti del progetto dai non beneficiari

• Progetto DEVE incidere su un gruppo di persone all’interno di un SISTEMA in moda tale che queste creino un effetto positivo sull’intero Contesto e quindi anche sui «non beneficiari» 

Condizioni esterne: logica

Risultati

Attività

Ob. Generali

Ob. specifici

Condizioni esterne

Condizioni esterne

Condizioni esterne

Pre condizioni: da verificare prima di avviare

attività e fornire mezzi Input-mezzi

SE attività sono realizzate E cond. esterne vere, ALLORA risultati ottenuti ….

+

+

+

Condizioni esterne: valutazione Importante?

NOSI

Improbabile

Quasi certa

Possibile

Non includere nel QL

includere nel QL

E’ possibile ridisegnare il progetto?

SI: Ridisegnare il progetto aggiungendo attività e

modificando obiettivi NO: progetto non fattibile

INDICATORI • Specific e riferiti agli obiettivi 

• Measurable (quantitativi o qualitativi)

• Available ottenibili a costi accettabili 

• Relevant rilevanti ai bisogni d’informazione

• Time-bound sapere quando verranno raggiunti 

Esercitazione

Quadro logico ricostruire condizioni esterne ed indicatori

Paolo Rotoni 

Grazie per l’attenzione di  oggi.paolo.rotoni@gmail.com

 Tel 3474353359