La fatturazione elettronica: attualità e prospettive delle...
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La fatturazione elettronica: attualità e prospettive delle documentazione digitale in azienda Gea Arcella Notaio [email protected]
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La fatturazione elettronica:
attualità e prospettive delle
documentazione digitale in azienda
Gea Arcella
Notaio
La fatturazione elettronica e le scritture contabili
informatiche
La produzione e conservazione digitale dei
documenti fiscali riguarda tutti:
privati, imprese, pubblica amministrazione
- hanno un preciso valore probatorio sia nei
confronti del fisco che nei rapporti tra privati
- hanno forma scritta ma non necessariamente
sottoscritta
- hanno un'esigenza di conservazione duratura ma
non tendenzialmente illimitata2
La fatturazione elettronica e le scritture contabili
informatiche
Analizzeremo:
- il quadro normativo sulla fattura elettronica in generale
- la fattura PA
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La fatturazione in generale
la fattura è:
il documento fiscale alla base di qualsiasi
impianto amministrativo, contabile, gestionale
e finanziario di un'impresa
l'unico documento che costantemente mette in
relazione l'azienda con i propri fornitori ed i
propri clienti
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La fatturazione in generale
la fattura è fondamentale:
- per la richiesta del decreto ingiuntivo ex art.
634 c.p.c.
- nei rapporti con la PA: è compiuto dal
31.3.2015 l'iter normativo che lega “il
pagamento” con una certa modalità di
fatturazione elettronica
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La fatturazione elettronica in generale: il quadro
normativo
- D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633
- Direttiva 2010/45/UE, c.d. Direttiva Iva
- Legge 24 dicembre 2012 n. 228 c.d. Legge di
Stabilita' 2013
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La fatturazione elettronica :la definizione della
Direttiva 2010/45/UE
per “fattura elettronica” si intende:
“una fattura contenente le informazioni richieste
dalla presente direttiva emessa e ricevuta in
formato elettronico”
Per garantire la parità di trattamento tra
fatturazione elettronica e fatturazione cartacea, si
impone agli Stati membri di accettare come
fattura ogni documento o messaggio cartaceo o
elettronico che soddisfi le condizioni stabilite
nella Direttiva Iva
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La fatturazione elettronica :la Direttiva
2010/45/UE
Il ricorso ad una fattura elettronica è subordinato
all’accordo del destinatario
Fattura cartacea o elettronica devono possedere i
seguenti requisiti:
1) autenticità dell’origine,
2) integrità del contenuto
3) leggibilità
Essi devono essere assicurati dal momento
dell’emissione fino al termine del periodo di
archiviazione della fattura
Ogni soggetto passivo stabilisce il modo in cui
assicurare i tre requisiti8
La fatturazione elettronica :la legge di stabilità
2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973
Definizione di “fattura elettronica”:
Per “fattura elettronica” si intende la fattura che è
stata emessa e ricevuta in un qualunque formato
elettronico.
La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa
all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o
messa a disposizione del cessionario o committente
(art. 21, comma 1, d.p.r. n. 633 del 1973).
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La fatturazione elettronica :la legge di stabilità
2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973
Definizione di “fattura elettronica”:
Per distinguere le fatture elettroniche da quelle
cartacee non è più rilevante il tipo di formato
originario, elettronico o cartaceo, della fattura, bensì
la circostanza che la fattura sia in formato elettronico
quando viene emessa (ossia messa a disposizione) e
ricevuta
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La fatturazione elettronica :la legge di stabilità
2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973
Il ricorso alla fattura elettronica è subordinato
all’accettazione da parte del destinatario
(art. 21, comma 1, d.p.r. n. 633 del 1973).
- la disciplina europea usa una diversa espressione,
“accordo del destinatario” (art. 232 Direttiva Iva).
- la manifestazione di volontà da parte del
destinatario non è sottoposta a forme particolari, e
quindi può avvenire anche successivamente
all’emissione e per fatti concludenti, (es. mediante il
pagamento del corrispettivo o la registrazione del
documento contabile).11
La fatturazione elettronica :la legge di stabilità
2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973
Il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine,
l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura
dal momento della sua emissione fino al termine del
suo periodo di conservazione
(art. 21, comma 3, d.p.r. n. 633 del 1973)
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La fatturazione elettronica :la legge di stabilità
2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973
Autenticità dell’origine ed integrità del contenuto
possono essere garantite mediante:
- sistemi di controllo di gestione che assicurino un
collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di
beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile;
- apposizione della firma elettronica qualificata o
digitale dell’emittente
- sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati
- altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità
dell’origine e l’integrità dei dati.
(art. 21, comma 3 d.p.r. n. 633 del 1973)
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La fatturazione elettronica :la legge di stabilità
2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973
La conservazione elettronica delle fatture:
- le fatture elettroniche sono conservate in modalità
elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto
del Ministro dell’Economia e delle Finanze adottato ai
sensi dell’art. 21, comma 5, d.lgs. 7 marzo 2005, n.
82 (“Codice dell’amministrazione digitale”);
- le fatture create in formato elettronico e quelle
cartacee possono essere conservate elettronicamente.
(art. 39, d.p.r. n. 633 del 1972)
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La fatturazione elettronica :la legge di stabilità
2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973
Le novità:
- non è più obbligatorio apporre sulla fattura
elettronica firma digitale e marca temporale,
l'immodificabilità della fattura può essere assicurata
anche mediante sistemi di controllo di gestione che
garantiscano un collegamento affidabile tra la fattura
e la cessione di beni o la prestazione di
servizi ad essa riferibile
-è da considerarsi elettronica qualsiasi fattura «emessa
e ricevuta in qualunque formato elettronico», quindi
anche un semplicissimo file Pdf trasmesso al
destinatario per posta elettronica, pur se frutto di una
scansione, è fattura elettronica.15
La fatturazione elettronica :la legge di stabilità
2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973
Le criticità :
il ricorso alla fattura elettronica è subordinato
all'accettazione del destinatario, ma l'accettazione
può essere desunta dal comportamento concludente
del destinatario, per esempio il pagamento
della fattura.
Scattano però in questo caso delle differenti modalità
di conservazione (obbligatoriamente informatica
anche per il destinatario)
Sarebbe preferibile un accordo esplicito.
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La fatturazione elettronica :la legge di stabilità
2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973
Le criticità :
La «fattura elettronica», ai fini della conservazione,
dovrà essere sottoposta alla
conservazione elettronica, seguendo la procedura
attualmente dettata dal dm 17 giugno 2014.
Ai sensi dell’articolo 1, comma 209, della legge n.
244/2007, è obbligatorio conservare elettronicamente
le fatture elettroniche emesse nei confronti della PA:
ciò vale tanto per l’emittente quanto per il destinatario
della fattura .
La conservazione deve essere assicurata per il periodo
di dieci anni.
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La fatturazione elettronica : la conservazione in
particolare
Per conservazione sostitutiva si intende una procedura
informatica che conferisce valore legale nel tempo ad
un documento informatico.
Al termine del procedimento di conservazione
sostitutiva deve essere apposta una firma elettronica
qualificata o digitale e marca temporale, cioè
un’evidenza di tipo informatico che attribuisce data
certa alla chiusura del procedimento di conservazione.
Il procedimento di archiviazione sostitutiva deve
essere concluso entro i tre mesi successivi al termine
di presentazione della dichiarazione dei redditi.
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La fatturazione elettronica : la conservazione in
particolare
L’emittente di un documento in formato elettronico
(ma lo stesso vale per il destinatario) deve essere in
grado di esibire in caso di accesso, ispezione o
verifica le fatture conservate elettronicamente.
Se tale soggetto sia in grado di esibire esclusivamente
l’esemplare del documento in formato cartaceo, a
questo non sarà attribuibile valore legale. In tale
situazione si configurerebbe la fattispecie di omessa
conservazione della documentazione fiscale.
Inoltre devono essere adottati idonei sistemi di ricerca
delle fatture emesse (ad esempio tramite codice
fiscale, numero di partita Iva, etc).
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La fatturazione elettronica :la legge di stabilità
2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973
Le criticità :
L'AF ha chiarito, nel Forum della fatturazione
elettronica di gennaio, che la fattura elettronica
ricevuta elettronicamente non si considera accettata se
il destinatario si accorda in tal senso con l'emittente
ovvero stampa la fattura e la conserva con modalità
cartacee tradizionali.
Per l'emittente il comportamento del destinatario è
irrilevante e potrà procedere comunque alla
conservazione elettronica della fattura emessa
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La fatturazione elettronica :la legge di stabilità
2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973
Un esempio di testo per non vincolare il destinatario:
NOTA BENE
L'invio attraverso un mezzo elettronico (e quindi la
sua messa a disposizione come file in formato pdf)
costituisce solo una modalità di invio della fattura.
Pertanto il ricevente, per adempiere alla normativa
vigente, è obbligato a materializzare il documento
informatico su un supporto cartaceo, che costituisce
l'originale della fattura medesima. La fattura andrà,
pertanto, stampata e conservata a cura del soggetto
ricevente come fattura cartacea
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La fatturazione elettronica e la PA
La legge 24.12.2007 n. 244 “Finanziaria 2008” ed ,
il D.M. attuativo n. 55 del 3 aprile 2013 e il D.L. n. 66
del 24 aprile 2014 prescrivono che tutti i fornitori che
emettono fattura verso la Pubblica Amministrazione
(anche sotto forma di nota o parcella) devono:
• produrre un documento in formato elettronico,
denominato FatturaPA;
• trasmettere la FatturaPA attraverso il Sistema di
Interscambio per la fatturazione
elettronica.
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La fatturaPA: le scadenze
- dal 6 dicembre 2013, le Amministrazioni che hanno
deciso di aderire volontariamente al Sistema di
Interscambio hanno iniziato a ricevere le FatturaPA
secondo le modalità previste dalla legge.
- dal 6 giugno 2014 per Ministeri, Agenzie fiscali ed
Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale è
scattato l’obbligo di ricevere le fatture dei propri
fornitori esclusivamente nel formato della FatturaPA.
- dal 31 marzo 2015 l’obbligo di ricezione vale per
tutte le altre Amministrazioni (centrali e locali).
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La fatturaPA: le scadenze
A decorrere da tali date:
le Amministrazioni non possono accettare fatture
che non siano trasmesse in forma elettronica
attraverso il Sistema di Interscambio (SdI)
trascorsi tre mesi dalle scadenze indicate, non
possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno
parziale, sino all’invio delle fatture nel formato della
FatturaPA.
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La fatturaPA: gli interessati
L’obbligo è riferito:
- agli Operatori economici (imprese e lavoratori
autonomi), titolari di partita IVA, che forniscono beni
o servizi alle Amministrazioni pubbliche;
- alle Amministrazioni stesse che devono effettuare
una serie di operazioni collegate alla ricezione delle
predette fatture e che abbiano il ruolo di “fornitore”
verso altre Pubbliche Amministrazioni;
- agli intermediari (banche, Poste, commercialisti)
ovvero i soggetti ai quali gli operatori economici
possono rivolgersi per la compilazione e trasmissione
delle fatture elettroniche e per l’archiviazione.
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La fatturaPA: cos’è il Sistema di Interscambio
Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico in
grado di:
• ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche
della FatturaPA;
• effettuare controlli formali (ma non contabili) sulle
fatture ricevute;
• inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.
Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo
amministrativo e non assolve compiti relativi
all’archiviazione e conservazione delle fatture.
L’Agenzia delle Entrate è il gestore del Sistema di
Interscambio e si avvale di Sogei spa per la conduzione
tecnica (Decreto Attuativo del Ministero dell’Economia e
delle Finanze del 7 marzo 2008).
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La fatturaPA: come si invia
La FatturaPA può essere trasmessa al Sistema di
interscambio scegliendo tra i seguenti canali:
• direttamente a mezzo PEC (Posta Elettronica Certificata)
all’indirizzo [email protected]. Il messaggio non
deve superare la dimensione di 30MB e non è necessario
accreditarsi presso il Sistema di Interscambio.
• direttamente via web. In questo caso è necessario essere
registrati ai canali Entratel e Fisconline, che consentono
l’accesso ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate.
• tramite un intermediario accreditato
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La fatturaPA: cosa serve
- un compilatore per creare il file xml secondo il formato
fatturaPA
- un certificato di firma qualificato
Ogni FatturaPA inviata al Sistema di Interscambio deve
essere firmata dal soggetto che emette la fattura tramite
un certificato di firma qualificata. Non è necessaria
l’apposizione della marca temporale.
A seconda del canale utilizzato per l’invio occorrerà
alternativamente:
- casella PEC
- credenziali Entratel/Fisconline
- intermediario accreditato30
La fatturaPA: come individuare una Pubblica
Amministrazione
I dati necessari per inviare la fattura alle Amministrazioni
sono contenuti nell’IndicePA all’indirizzo
www.indicepa.gov.it.
Attraverso la funzione di ricerca, presente nella home
page, è possibile selezionare l’amministrazione e nelle
pagine successive gli uffici destinatari della fattura, in
particolare è possibile conoscere il “codice univoco
ufficio” che deve essere inserito nella fattura elettronica.
“Guida all’IndicePA area Pubblica”
http://www.indicepa.it/documentale/documentazione.php
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La fatturazione elettronica e le scritture contabili
informatiche: le prospettive in azienda
La fattura informatizzata utilizzando il
metalinguaggio di descrizione dei dati XML
(eXtensible Markup Language), diventerebbe da
semplice
"documento fiscale"
ad un vero e proprio
"oggetto software fiscale"
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La fatturazione elettronica e le scritture contabili
informatiche: le prospettive in azienda
Tutta la contabilità può essere rappresentata
utilizzando il linguaggio XML
Gli stessi bilanci delle società di capitali
utilizzano un sottolinguaggio da esso derivato
denominato XBRL
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La fatturazione elettronica e le scritture contabili
informatiche: le prospettive in azienda
Ora :
sono dei contenitori di dati ed informazioni poco
utilizzati proprio perché contenuti in un documento
non sempre elaborabile,
trasformare fatture e contabilità in xml
permetterebbe:
- di automatizzare l'intero processo amministrativo,
contabile, gestionale e finanziario
- di collegare le fatture sia in entrata che in uscita con
estrattori automatici di dati e di informazioni al fine
di effettuare elaborazioni relative ai propri clienti ed
ai propri fornitori oltre che a tutti gli altri dati
contabili. 34
