II. Elaborazione dei dati

L’indicatore mette in campo elementi di conoscenza nuovi e diversi rispetto al dato quantitativo, fornisce informazioni utili circa lo stato dell’organizzazione della biblioteca, consente di mettere a confronto i dati di biblioteche diverse diventando così allo stesso tempo strumento di misurazione del valore della biblioteca e delle sue prestazioni.

15 sono gli indicatori che presenteremo:

7 si riferiscono alle risorse di cui la biblioteca dispone e alla loro adeguatezza rispetto alla popolazione

Indice di superficie Indice di apertura Indice della dotazione di personale Indice di spesa Indice della dotazione documentaria Indice della dotazione di periodici Indice di incremento della dotazione documentaria

8 esprimono invece il risultato delle prestazioni, l’efficacia della sua azione e la sua efficienza di gestione

Indice di impatto Indice di prestito Indice di circolazione Indice di fidelizzazione Indice di frequentazione Indice di affollamento Indice quantitativo del servizio di reference Indice di costo dei servizi

1. INDICE DI SUPERFICIE1. INDICE DI SUPERFICIE

Definizione: l'indice di superficie mette in relazione la superficie dell'area dei servizi al pubblico con la popolazione; serve a verificare l'adeguatezza della sede della biblioteca a contenere documenti, servizi e spazi per gli utenti proporzionati all'utenza potenziale.

Calcolo: area dei servizi al pubblico--------------------------------------------- X 10 popolazione

Uso e interpretazione: indicatore basso: poca disponibilità di spazi (risorsa strategica fondamentale) di grande utilità in occasione di ristrutturazioni o ampliamenti l'effettiva adeguatezza degli spazi va poi verificata attraverso il confronto con indicatori d'uso della biblioteca (indice di frequentazione, indice di affollamento) o altri indicatori di accessibilità (indice di apertura)

Indicatori correlati: indice totale di superficie (superficie complessiva / popolazione x 10), percentuale di incidenza dell'area dei servizi al pubblico sulla superficie complessiva (area dei servizi al pubblico / superficie complessiva x 100), indice di superficie per ragazzi (mq sezione ragazzi / popolazione da 0 a 14 anni x 10).

Categoria di riferimento: Risorse: SedeFunzione valutativa: Accessibilità

2. INDICE DI APERTURA2. INDICE DI APERTURA

Definizione: l'indice di apertura rileva in modo ponderato quante ore in una settimana la biblioteca è aperta nelle fasce orarie più accessibili al pubblico; serve a verificare l’accessibilità effettiva della biblioteca e a valorizzare gli orari di apertura di quelle biblioteche che concentrano il maggior numero di orari d’apertura nei giorni e negli orari durante i quali l’utenza è più propensa ad utilizzare i servizi della biblioteca.

Calcolo: ore di apertura mattutina (escluso il sabato)

--------------------------------------------- + ore di apertura pomeridiana., serale e del sabato 3

N.B.: l’affluenza del pubblico nelle ore pomeridiane e il sabato è più che tripla rispetto al mattino.Uso e interpretazione: indicatore diverso dagli altri senza rapporto con altri indicatori che lo relativizzino. per valutarlo occorre tenere conto della dimensione della biblioteca e della comunità da servire (20/25 ore indicatore alto per un piccolo comune, basso per un comune di 30/40.000 abitanti) è incrementabile con interventi riorganizzativi a costo zero uno scarto eccessivo tra indice di apertura e il numero di ore di apertura settimanale segnala la necessità di rivedere l’articolazione dell’orario

Indicatori correlati: la percentuale delle ore di apertura nella fasce pomeridiane e del sabato sul totale dell’orario mette in evidenza quanta è la parte dell’orario che ha requisiti di più alta accessibilità.

Categoria di riferimento: Risorse: Orario di aperturaFunzione valutativa: Accessibilità

3. INDICE DI DOTAZIONE DEL PERSONALE3. INDICE DI DOTAZIONE DEL PERSONALE

Definizione: l'indice della dotazione di personale mette in relazione il personale, ossia il numero di unità lavorative addette alla biblioteca calcolate in FTE, con la popolazione; serve a verificare l'adeguatezza della dotazione di personale della biblioteca rispetto all'utenza potenziale.

Calcolo: personale (FTE)----------------------------- X 2.000 (standard IFLA: 1 addetto ogni 2.000 abitanti) popolazione

Uso e interpretazione: indicatore alto: valutazione generalmente positiva, anche se occorre valutare spazi, orario di apertura, servizi erogati ecc.

Indicatori correlati: percentuale del personale professionale sul totale del personale (personale professionale o tecnico (FTE) / personale (FTE) x 100 ).

Categoria di riferimento: Risorse: PersonaleFunzione valutativa: Accessibilità

4. INDICE DI SPESA4. INDICE DI SPESA

Definizione: l'indice di spesa mette in relazione la spesa per la biblioteca con la popolazione; verifica l'adeguatezza delle risorse economiche per la gestione corrente della biblioteca rispetto alle esigenze dell'utenza potenziale.

Calcolo: spesa----------------------------- popolazione

Uso e interpretazione: indicatore alto: comunque positivo; ulteriori valutazioni qualitative e quantitative della gamma dei servizi offerti possono utilizzare l'indice di costo dei servizi; termine di paragone con altre biblioteche o altri servizi comunali.

Indicatori correlati: quando in corso investimenti è utile l'indice di spesa totale (spesa + spesa in conto capitale / popolazione); utile elaborare i dati relativi alle diverse incidenze percentuali delle principali voci di spesa ordinaria (personale, acquisti ecc.) in funzione di una corretta gestione del budget; sul fronte entrate: incidenza percentuale dei finanziamenti di enti diversi da quello gestore; per una corretta interpretazione è importante il riscontro con gli indicatori di efficienza (indice di costo dei servizi, indice di costo complessivo) per verificare la corrispondenza tra impegno finanziario ed effettiva produttività.

Categoria di riferimento: Risorse: Disponibilità economicaFunzione valutativa: Vitalità

5. 5. INDICE DELLA DOTAZIONE DOCUMENTARIAINDICE DELLA DOTAZIONE DOCUMENTARIA

Definizione: l'indice della dotazione documentaria mette in relazione la dotazione documentaria posseduta dalla biblioteca con la popolazione; serve a verificare l'adeguatezza della collezione moderna della biblioteca in rapporto all'utenza potenziale.

Calcolo: dotazione documentaria--------------------------------- popolazione

Uso e interpretazione: indicatore alto: comunque positivo; ulteriori valutazioni qualitative e quantitative della gamma dei servizi offerti possono utilizzare l'indice di costo dei servizi; termine di paragone con altre biblioteche o altri servizi comunali

Indicatori correlati: quando in corso investimenti è utile l'indice di spesa totale (spesa + spesa in conto capitale / popolazione); utile elaborare i dati relativi alle diverse incidenze percentuali delle principali voci di spesa ordinaria (personale, acquisti ecc.) in funzione di una corretta gestione del budget; sul fronte entrate: incidenza percentuale dei finanziamenti di enti diversi da quello gestore; per una corretta interpretazione è importante il riscontro con gli indicatori di efficienza (indice di costo dei servizi, indice di costo complessivo) per verificare la corrispondenza tra impegno finanziario ed effettiva produttività.

Categoria di riferimento: Risorse: Disponibilità economicaFunzione valutativa: Vitalità

6. INDICE DELLA DOTAZIONE DI PERIODICI6. INDICE DELLA DOTAZIONE DI PERIODICI

Definizione: l'indice della dotazione di periodici mette in relazione il numero dei periodici correnti con la popolazione; serve a verificare l'adeguatezza del patrimonio di periodici “vivi” messo a disposizione della biblioteca rispetto all’utenza potenziale.

Calcolo: Periodici correnti

-------------------------- X 1.000 (per conformarsi agli standard IFLA) popolazione

Uso e interpretazione: indicatore alto: generalmente positivo; sarebbe necessario correlarlo, come per altri indicatori di tipo quantitativo, a indicatori di tipo qualitativo (Grado di soddisfazione degli utenti) che tuttavia risultano molto onerosi e problematici da raccogliere

Indicatori correlati:

Categoria di riferimento: Risorse: Dotazione documentariaFunzione valutativa: Vitalità

7. INDICE DI INCREMENTO DELLA DOTAZIONE 7. INDICE DI INCREMENTO DELLA DOTAZIONE DOCUMENTARIADOCUMENTARIA

Definizione: l'indice di incremento della dotazione documentaria mette in relazione gli acquisti della biblioteca con la popolazione; serve a verificare l'impegno profuso dalla biblioteca per aumentare l’offerta documentaria e per mantenerla aggiornata.

Calcolo: acquisti------------- X 1.000 (per evitare decimali e in analogia con gli standard IFLA)popolazione

Uso e interpretazione: indicatore alto: molto positivo; maggior parte dei prestiti sui documenti recenti (3/5 anni) con requisiti di freschezza e vivacità informativa importanza strategica nel determinare l’efficacia dei servizi tanto è vero che si registra un rapporto di causa – effetto tra aumento dell’indice di incremento della dotazione libraria e l’aumento dell’indice di prestito indicatore in primo piano nei programmi di sviluppo dei servizi e dell’utenza

Indicatori correlati: indice delle accessioni: accessioni (acquisti + doni) / popolazione x 1.000, indice della percentuale dei doni sulle accessioni (doni / accessioni x 100), indici di secondo livello per tipologia di supporto e per contenuto; confrontato con altri indicatori quali l’indice di spesa, la spesa per acquisto documenti pro capite, l’incidenza percentuale delle spese destinate all’acquisto dei documenti e il prezzo medio dei documenti; indice di scarto (eliminazioni / accessioni) che a regime dovrebbe essere vicino a 1, se troppo basso (oltre il primo numero decimale) occorre valutare lo stato di obsolescenza della raccolta.

Categoria di riferimento: Risorse: dotazione documentariaFunzione valutativa: Vitalità

8. INDICE DI IMPATTO8. INDICE DI IMPATTO

Definizione: l'indice di impatto definisce la percentuale degli iscritti al prestito sul totale della popolazione; serve a verificare l'impatto della biblioteca sui suoi utenti potenziali, cioè il suo radicamento nel territorio di riferimento.

Calcolo: Iscritti al prestito------------------------ X 100 evitare decimali e in analogia con gli standard IFLA) popolazione

Uso e interpretazione: indicatore alto: molto positivo; capacità di attrazione: di solito connessa a diversi fattori positivi (offerta documentaria, disponibilità di risorse, adeguatezza della sede, professionalità del personale ecc.); molto importante nelle relazioni con gli amministratori; misura solo il servizio di prestito ma non comporta oneri aggiuntivi, basso indice di impatto potrebbe essere imputabile a diversi fattori

Indicatori correlati:indicatori di secondo livello (iscritti al prestito per classi di età, per titolo di studio e per condizione professionale; indice di impatto per specifiche classi d’età o condizione professionale (elettricisti utenti / elettricisti presenti nel totale della popolazione), indice della distribuzione degli iscritti al prestito per residenza; riscontri incrociati con indice di apertura, indice di superficie, indice di frequentazione, indice quantitativo del servizio di reference.

Categoria di riferimento: Prestazioni: utentiFunzione valutativa: Impatto, efficacia

9. INDICE DI PRESTITO9. INDICE DI PRESTITODefinizione: l'indice di prestito rileva il numero dei prestiti annuali rispetto alla popolazione; serve a valutare l'efficacia della biblioteca e la sua capacità di promuovere l'uso delle raccolte

Calcolo: prestiti------------------------ popolazione

Uso e interpretazione: indicatore alto: elevato utilizzo del servizio di prestito (servizio più rappresentativo dell'attività di una biblioteca pubblica; buona efficacia complessiva della biblioteca; basso indice di impatto potrebbe essere imputabile a diversi fattori; da utilizzare valutandone l'evoluzione nel tempo e nel confronto con altre biblioteche; è uno degli obiettivi primari (da inserire nel P.E.G.)

Indicatori correlati:indici di prestito più dettagliati (indice di prestito per ragazzi, indice di prestito per adulti, distribuzione percentuale del prestito tra adulti e ragazzi, distribuzione percentuale del prestito tra narrativa e saggistica, per tipologia di contenuto incrociata con la tipologia degli utenti, dei diversi materiali). Può essere utile mettere in relazione l'indice di prestito con altri indicatori (indice quantitativo del servizio di reference, usi remoti pro capite, indice di frequentazione, indice di superficie, indice di apertura, indice di frequentazione, indice di affollamento orario); indice di beneficio = numero dei prestiti per prezzo medio dei libri.

Categoria di riferimento: Prestazioni: serviziFunzione valutativa: Efficacia

10. INDICE DI CIRCOLAZIONE10. INDICE DI CIRCOLAZIONE

Definizione: l'indice di circolazione mette in relazione il numero totale dei prestiti con la dotazione documentaria della biblioteca; serve a verificare il tasso d'uso della collezione e la qualità delle raccolte.

Calcolo: prestiti--------------------------------- dotazione documentaria

Uso e interpretazione: indicatore alto due valutazioni: positivamente perché la raccolta risulta molto utilizzata e quindi probabilmente corrispondente alle richieste dell'utenza, negativamente per la rapida usura dei documenti e la loro frequente indisponibilità indicatore basso situazione esattamente contraria a quella illustrata sopra (scarsa revisione delle raccolte)

Indicatori correlati:molto utili al fine di una mirata politica di sviluppo delle raccolte gli indici di circolazione di secondo livello (adulti, ragazzi, per tipologia dei documenti e dei contenuti; per biblioteche con sezioni ad alta circolazione è utile l'indice di indisponibilità dei documenti (prestiti di documenti della sezione / 12 mesi / dotazione documentaria della sezione x 100) che esprime quanta parte di quella collezione è costantemente a prestito.

Categoria di riferimento: Prestazioni: dotazione documentariaFunzione valutativa: Efficacia

11. INDICE DI FIDELIZZAZIONE11. INDICE DI FIDELIZZAZIONE

Definizione: l'indice di fidelizzazione mette in relazione il numero dei prestiti con il numero degli iscritti al prestito della biblioteca e verifica le frequenze di lettura e quindi il grado di "fedeltà" degli utenti alla biblioteca

Calcolo: prestiti--------------------------------- iscritti al prestito

Uso e interpretazione: indicatore alto: iscritti soddisfatti (ritornano più volte nel corso dell'anno a utilizzare il servizio di prestito); se il valore alto è però contestuale a valori bassi dell'indice di prestito e dell'indice di impatto potrebbe essere che la biblioteca è molto attenta a soddisfare i pochi utenti; valore basso: giudizio negativo

Indicatori correlati:indice di prestito e indice di impatto, ma anche indice di superficie, indice di apertura, indice di frequentazione, indice di affollamento

Categoria di riferimento: Prestazioni: utentiFunzione valutativa: Efficacia

12. INDICE DI FREQUENTAZIONE12. INDICE DI FREQUENTAZIONE

Definizione: l'indice di frequentazione rileva il numero totale delle visite annuali in biblioteca rapportato alla popolazione; è utile a verificare l'attrattiva che la biblioteca nel suo insieme esercita sui cittadini

Calcolo: visite--------------------------------- popolazione

Uso e interpretazione: indicatore alto: buon grado di visibilità e di attrazione della biblioteca sulla popolazione, denota un sicuro livello di qualità complessiva dei servizi bibliotecari; da valutare che se il valore alto si accompagna ad uno scarso uso dei servizi potrebbe denotare una funzione meramente sociale e ricreativa della biblioteca

Indicatori correlati: percentuali di visite nelle diverse fasce orarie, nei giorni, adulti, ragazzi; da mettere in relazione con gli indicatori di accessibilità (indice di apertura, di superficie, di affollamento) e con quelli delle prestazioni (indice di prestito, indice quantitativo del servizio di reference, indice di impatto)

Categoria di riferimento: Prestazioni: utenti, serviziFunzione valutativa: Impatto, accessibilità, efficacia

13. INDICE DI AFFOLLAMENTO13. INDICE DI AFFOLLAMENTO

Definizione: l'indice di affollamento mette in relazione la media settimanale delle visite alla biblioteca con le ore di apertura settimanale; serve a verificare da un lato l'intensità della frequentazione della biblioteca, dall'altro l'affollamento della stessa.

Calcolo: media settimanale visite-----------------------------------------------orario di apertura settimanale

Uso e interpretazione: indicatore alto: doppia lettura: alto livello di attrazione della biblioteca, possibilità di indisponibilità di posti a sedere, confusione ecc. utile per avere un'idea del flusso orario di visite; consente valutazioni circa l'adeguatezza degli spazi e di grande utilità nel caso di ristrutturazioni o ampliamenti.

Indicatori correlati: utile affiancarlo alla distribuzione dell'orario di apertura nella giornata e nella settimana, indice di affollamento al mattino, nel pomeriggio, nei diversi giorni della settimana, i prestiti giornalieri ecc.

Categoria di riferimento: Prestazioni: sedeFunzione valutativa: accessibilità

Definizione: l'indice quantitativo del servizio di reference mette in relazione il numero complessivo di transazioni informative con la popolazione; serve a valutare l'intensità d'uso del servizio di reference, cioè l'entità del flusso informativo che passa attraverso il personale.

Calcolo: transazioni informative--------------------------------- popolazione

Uso e interpretazione: indicatore alto: uso intenso del servizio di reference; con variabili da approfondire.

Indicatori correlati: indice globale di reference (comprende anche le transazioni informative di tipo direzionale), di secondo livello a seconda della tipologia di transazione (informative e direzionali) e l'indice del grado di risposta [(transazioni completate + transazioni riorientate) / transazioni informative x 100] in sostanza la percentuale delle transazioni andate a buon fine.

Categoria di riferimento: Prestazioni: serviziFunzione valutativa: Efficacia

14. INDICE QUANTITAVO DEL SERVIZIO DI 14. INDICE QUANTITAVO DEL SERVIZIO DI REFERENCEREFERENCE

15. INDICE DI COSTO DEI SERVIZI15. INDICE DI COSTO DEI SERVIZI

Definizione: l'indice di costo dei servizi mette in relazione la spesa per la biblioteca con i servizi forniti (in particolare i prestiti); serve a verificare l'efficienza della biblioteca e quindi il rendimento delle spese in termini di servizio erogato.

Calcolo: spesa ordinaria------------------------- prestiti

Uso e interpretazione: l'indicatore non è costruito in termini di rigorosa contabilità aziendale bensì attribuisce tutti i costi della biblioteca a quello che sicuramente è l'output principale e più importante ma che tuttavia non è l'unico servizio erogato. Utile dato di verifica interna e di confronto esterno. valore basso positivo; il valore viene condizionato più dall'efficacia (numero dei prestiti effettuati) che non dalle risorse, quindi esprime l'orientamento al servizio della biblioteca un indicatore alto suggerisce una verifica dei livelli di efficacia e la distribuzione delle spese nelle varie voci

Indicatori correlati: indice di costo complessivo (spesa / prestiti + visite), più rappresentativo la dove la biblioteca eroga un'ampia gamma di servizi al pubblico; costo per visita

Categoria di riferimento: Prestazioni: serviziFunzione valutativa: Efficienza

RIEPILOGO DEGLI INDICATORI CLASSIFICATI PER CATEGORIE DI RIFERIMENTO

Macro Categoria Categoria Indicatori Funzione valutativa

Risorse Sede Indice di superficie AccessibilitàOrario di apertura Indice di apertura AccessibilitàPersonale Indice della dotazione di personale AccessibilitàDisponibilità economica Indice di spesa VitalitàDotazione documentaria Indice della dotazione documentaria VitalitàDotazione documentaria Indice della dotazione di periodici VitalitàDotazione documentaria Indice di incremento della dotazione

documentariaVitalità

Prestazioni Utenti Indice di impatto Impatto,EfficaciaServizi Indice di prestito EfficaciaDotazione documentaria Indice di circolazione EfficaciaUtenti Indice di fidelizzazione EfficaciaUtenti,Servizi Indice di frequentazione Impatto,Efficacia,AccessibilitàSede Indice di affollamento AccessibilitàServizi Indice quantitativo del servizio di

referenceEfficacia

Servizi Indice di costo dei servizi Efficienza