Gestione e organizzazione delle riunioni 1. 2 l Presentazione partecipanti l Articolazione della...

1Gestione e organizzazione delle riunioni


Presentazione partecipanti Articolazione della didattica

Riunione in plenaria Giro di tavolo

Obiettivi

Contenuti

Modalità di erogazione

Condividere gli obiettivi e l’articolazione dell’intervento e

socializzare

Apertura interventoApertura intervento


Obiettivi

Modalità di erogazione

L’organizzazione delle L’organizzazione delle riunioniriunioni

Definire le diverse tipologie di riunione

Definire le modalità di pianificazione di una riunione

Riflettere e sperimentare modalità efficaci di organizzazione della riunione

Contenuti Tipologie di riunione La pianificazione di una riunione

Esposizione Discussione in plenaria Esercitazioni di gruppo


Può essere definita come:

Un’attività di gruppo mirata

a raggiungere un obiettivo che rappresenta

il risultato dell’interazione tra i partecipanti

e che

non sarebbe ottenibile attraverso sforzi individuali

LA RIUNIONE


modalità di lavoroe strumento di attuazione della collaborazione

fra membri di un gruppoper ottenere un risultato comune

efficace veicolodi comunicazione interna

luogo privilegiato di integrazionefra individuo e organizzazione

mezzo per prendere decisionie risolvere problemi

LA RIUNIONE

La riunione efficace


LE RIUNIONI NON SONO TUTTE UGUALI

Ogni riunione ha proprie caratteristiche, propri processi e proprie finalità.

Il successo di una riunione è influenzato:dalla conoscenza delle componenti e dei

processi che la caratterizzano e

dal possesso di tecniche e strumenti per indirizzarli ad un esito positivo.


Riunione informativaRiunione informativa

Riunione consultivaRiunione consultiva

Riunione decisionaleRiunione decisionale

MACRO TIPOLOGIE

di riunioni in relazione ai diversi obiettivi

Riunione di coordinamentoRiunione di coordinamento


Una riunione non comincia nel momento

in cui i partecipanti si trovano insieme

e cominciano a interagire,

ma va programmata a priori,

con un percorso logico


Un obiettivo deve essere:

• compatibile con le risorse, ciò lo rende concretamente attuabile;

• misurabile, questo permette di valutare quanto è stato fatto e quanto si deve ancora fare per ottenere il risultato;

• concordato, perché vengano rese disponibili le risorse, perché tutti si attivino per la parte che li riguarda, perché non ci sia qualcuno che impedisca o ostacoli la realizzazione.

Definizione degli obiettivi


I contenuti dovrebbero essere:

• Interessanti, per tutti coloro che partecipano

• Ben definiti, in modo che non si creino equivoci

• Circoscritti, perché sia chiaro anche di cosa non si parlerà

• Correlati agli obiettivi, per evitare confusione

Definizione dei contenuti


È essenziale preparare un’adeguata documentazione che contenga dati, fatti, idee, esperienze...

Far pervenire questa documentazione ai partecipanti in tempo utile permetterà di:

• comprendere obiettivi e contenuti della riunione;• evitare perdite di tempo;• consentire una preliminare riflessione sulle tematiche da affrontare;• favorire la costruzione di un linguaggio comune.

Preparazione della documentazione


Delimitare ed esprimere chiaramente il tema dell’OdG

riduce al minimo le possibilità di equivoci sull’argomento che verrà trattato

Le riunioni senza Ordine del Giorno possono diventare riunioni senza fine

Preparazione della documentazione: l’Ordine del Giorno


Preparazione della documentazione: l’ordine del giorno

L’ordine del giorno può essere un’utile guida per la riunione,se vengono seguite tre regole fondamentali:

11 Presentare comprensibilmente gli argomenti

I partecipanti in questo modo hanno la possibilità di prepararsi

e documentarsi sull’argomento indicato

2 Indicare gli intertempi

Precisare orario e durata previsti per ogni singolo tema

3 Calcolare la somma degli interventi

Se la somma totale degli interventi viene stimata superiore al tempo

che si ha a disposizione per la riunione è più opportuno organizzare

due riunioni efficaci al posto di una riunione fiume insoddisfacente


Calcolare attentamente l’anticipo con il quale la riunione deve essere indetta per facilitare la presenza di tutti i

partecipanti e permettere loro di pianificare i propri impegni

...una riunione improvvisata può portare a... assenteismo scarso coinvolgimento ridotta credibilità di chi convoca la riunione incomprensione nervosismo difficoltà di gestione bassa o nulla produttività sfiducia

Preparazione della documentazione:

la convocazione


La convocazione dovrebbe menzionare i seguenti elementi:

data, orari, luogo

obiettivo

Ordine del Giorno

nominativi partecipanti

contributo previsto da parte dei destinatari

indicazione di confermare la propria presenza entro una certa scadenza


la convocazione


Contiene le parole chiave;

serve per sostenere le fila del discorso.


la scaletta


Per il CONDUTTORE:

slide dell’OdG

lucidi di sintesi/schemi

scaletta tempi

Per i PARTECIPANTI:

letture / dispense

report

allegati

lucidi


I materiali


Una riunione ben riuscita è una riunione che è stata programmata

Idealmente le riunioni dovrebbero venire organizzate:

in un’ora in cui tutti i partecipanti

sono al massimo della forma fisica e mentale

quando si è maggiormente creativi,

energici e decisionisti.

Definizione delle modalità di svolgimento,

della durata e dei tempi


Generalmente è meglio evitare fare riunioni:

immediatamente prima del pranzo

immediatamente successivo a un pranzo

alla fine della giornata (specialmente di venerdì)

Definizione delle modalità di svolgimento,

della durata e dei tempi


Organizzare gli spazi in maniera funzionaleallo svolgimento delle attività

(minime interferenze,efficienza/produttività, relazioni professionali)

Verificare che lo spazio scelto dispongadell’allestimento necessario all’attività di svolgimento

della riunione

Aspetti logistici


Deciderecome disporre

i tavoli in funzione di:

Numero di persone

Tipo e obiettivi della riunione

La disposizione dei tavoli può influenzare sin dall’inizio

l’atteggiamento interiore dei partecipanti,

favorendo partecipazione e coinvolgimento o, al contrario,

disinteresse e noia.

Aspetti logistici


A ferro di cavallo

Frontale

Circolare, in 2 varianti

In ordine sparso

La disposizione (setting) può essere:

Aspetti logistici


Ordine del Giorno.....................

Aspetti logistici

Altri aspetti che vanno curati con precisione:


I ruoli che si possono ricoprire all’interno di una riunione sono:

Il conduttore

I partecipanti

Il segretario

DISTRIBUZIONE DEI RUOLI


È colui che detta le ‘regole del gioco’,interviene sullo svolgimento e sulla presa

di decisione e si assumela responsabilità dell’esito finale.

Nelle riunioni si occupa di:

organizzazione convocazione dei partecipanti preparazione dei materiali gestione feedback

IL CONDUTTORE


È necessario che una riunione sia convocata da un leader

Una riunione è un gruppo in azione e i gruppi agiscono con più efficacia se guidati da un leader

IL CONDUTTORE

I conduttori possono essere dei leader:

Autoritari DemocraticiPermissivi


…stimolano …dirigono …riepilogano …armonizzano …socializzano

I partecipanti che…


…parlano…sanno tutto …stanno in silenzio …rimangono inerti …complottano …assillano

I partecipanti che…


IL SEGRETARIO è un partecipante con un obiettivo/compito specifico

decide con il conduttore chi parteciperà e dove

e quando si svolgerà la riunione aiuta il conduttore nella programmazione e preparazione

della riunione:

- convocazioni, materiali di lavoro, relazioni e documenti necessari

alla riunione tiene il verbale di quello che succede

predispone la stanza dove si svolgerà la riunione


Cosa significa effettivamente valutare una riunione?

Rispondere a tre semplicissime domande...

1. 1. Che cosa è avvenuto?Che cosa è avvenuto?

2. In che misura gli obiettivi sono stati raggiunti?2. In che misura gli obiettivi sono stati raggiunti?

3. Qual è il grado di soddisfazione o di insoddisfazione3. Qual è il grado di soddisfazione o di insoddisfazione dei partecipanti?dei partecipanti?

LA VALUTAZIONE DELLA RIUNIONELA VALUTAZIONE DELLA RIUNIONE


Il verbale è la sintesi concettuale di quanto avvenuto durante la riunione.

Riporta:

• le principali informazioni scambiate, gli orientamenti emersi e le decisioni assunte

• una sintesi operativa degli obiettivi da raggiungere, la distribuzione degli incarichi e delle responsabilità, la determinazione delle scadenze di attuazione e di controllo

• Costituisce un utile parametro di riferimento per la valutazione: obiettivi dichiarati-risultati raggiunti

Il verbaleIl verbale


Feedbackdal contestoorganizzativo

Lettere

Telefonate

Colloqui

Comunicazioni verbali

Riunioni successive

Sviluppo progetti

Avvio gruppi di lavoro

Azioni di miglioramento


Un cattivo inizio

Un conduttore dittatoriale

Mancato rispetto dei tempi

Interruzioni

Perdita di direzione

Partecipanti prevaricatori

Conflitti e aggressività

OdG occulto

Divertimento eccessivo

Conclusione poco incisiva


Chiusura Chiusura interventointervento

Obiettivi

Riflettere e confrontarsi sull’esperienza formativa

Modalità di erogazione Confronto in plenaria delle esperienze soggettive dei partecipanti

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