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mI

Evoluzione servizi di

Post@ Elettronic@

1. Il nuovo dominio “@mit.gov.it”

Sommario

Articoli Principali

Il nuovo dominio 1

Policy 2

Istruzioni e consigli 3

Configurazione del client Outlook 5

Creare una cartella personale 15

Aggiungere un file *.pst ad una cartella

personale 16

Notizie Flash

Sicurezza e privacy 2

Razionalizzazione investimenti 3

Tecnologia e servizi 12

Ricordarsi che … 13

A seguito dell’accorpamento del Ministero delle infrastrutture e del Ministero dei Trasporti nel ricostituito Ministero delle infrastrutture e dei trasporti è stato creato il nuovo dominio di posta elettronica “@mit.gov.it” su un ambiente tecnologico gestito dal personale tecnico dei Sistemi Informativi del Ministero. Con il passaggio al nuovo ambiente l’utente avrà la possibilità di ricevere i messaggi inviati alla casella di posta elettronica @infrastrutture.gov.it, @trasporti.gov.it, @infrastrutturetrasporti.it, che verranno automaticamente reindirizzati sulla nuova casella email. La nuova casella di posta, con la rubrica, appuntamenti, attività e contatti personali potrà essere utilizzata da qualunque postazione di lavoro, anche fuori dall’ufficio, utilizzando l’interfaccia web disponibile all’indirizzo

https://webmail.mit.gov.it

Dicembre 2008 SISTEMI INFORMATIVI E STATISTICI

ced.nomentana@infrastrutture.gov.it

Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti

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2. Policy

2. Si ricorda che, per motivi di sicurezza, la password deve soddisfare le seguenti regole:

Non deve contenere tutto o parti del nome account dell’utente.

Deve essere almeno di otto caratteri e deve contenere caratteri da almeno tre delle seguenti quattro categorie:

Caratteri maiuscoli (dalla A alla Z)

Caratteri minuscoli (dalla A alla Z)

Numeri (da 0 a 9)

Caratteri non alfabetici (per esempio, , $, #, %)

4. Il sistema di posta elettronica è protetto dai virus e blocca tutti i messaggi contenenti virus o file potenzialmente pericolosi anche se non infetti dandone informazione al destinatario mediante un testo allegato al messaggio originale del mittente.

I file bloccati sono quelli aventi le seguenti estensioni: *.ade *.bat *.erg *.js *.mp3 *.msp *.sr

*.adp *.chm *.exe *.jse *.mpa *.mst *.sct

*.asf *.cmd *.hlp *.lnk *.mpe *.nra *.shs

*.avi *.com *.hta *.m3u *.mpg *.ogg *.url

*.b4s *.cpl *.inf *.mda *.mpeg *.pcd *.vb

*.bas *.crt *.ins *.mde *.msc *.pi *.vbe

*.jsp *.mdz *.msi *.pls *.vbs

2. La massima dimensione di ogni messaggio inviato o ricevuto è 10 MB (contro i 5 MB dell’attuale sistema di posta elettronica @trasporti.gov.it ); questo valore è comprensivo del testo del messaggio ed eventuali file allegati.

3. Lo spazio assegnato sul server per ciascuna casella di posta è pari a 150 MB per le caselle standard e 300 MB per quelle funzionali.

a. Quando la casella di posta raggiunge un’occupazione pari al 75% del limite massimo consentito, l’amministratore di sistema invierà una mail di avviso all’utente ma sia la ricezione che l’invio dei messaggi rimangono attivi.

b. Quando la casella di posta raggiunge un’occupazione pari all’ 85% del limite massimo consentito, l’amministratore di sistema invierà una mail di avviso ed impedirà all’utente l’invio di ulteriori messaggi, la sola ricezione dei messaggi rimane comunque attiva.

c. Quando la casella di posta raggiunge un’occupazione pari al 100% del limite massimo consentito l’amministratore di sistema invierà una mail di avviso e bloccherà sia l’invio che la ricezione di ulteriori messaggi.

d. Per sbloccare la casella occorre cancellare dei messaggi oppure memorizzarli in locale (secondo le procedure indicate di seguito).

Sicurezza e Privacy

Le modalità di gestione della posta elettronica per quanto riguarda il

trattamento dei dati personali degli utenti sono in linea con quanto previsto dall'art.

13 del d.lgs. n. 196/2003 - Codice in materia di protezione dei dati personali.

Il Responsabile del trattamento è il Direttore Generale per il personale, il

bilancio ed i servizi generali

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1. La migrazione della casella di posta elettronica dal dominio “@infrastrutturetrasporti.it” e “@trasporti.gov.it” al dominio “@mit.gov.it” è a carico del personale tecnico dei Sistemi Informativi del Ministero.

2. Sulla nuova cassetta postale l’utente troverà tutti i dati personali (messaggi, contatti, calendario) presenti nella vecchia casella di posta ad esclusione di eventuali deleghe e/o condivisioni (ad es. di contatti e calendari) che dovranno essere ripristinati manualmente .

3. L’accesso alla nuova casella di posta elettronica avverrà via internet all’indirizzo https://webmail.mit.gov.it

UseID: dominio\nome.cognome Password: password_personale

Le credenziali di accesso sono quelle della precedente

casella di posta. 4. Per la riconfigurazione del client OutLook seguire le

istruzioni illustrate al Capitolo 5. 5. Nell’elenco degli indirizzi globali compariranno tutte le

caselle di posta elettronica del Ministero delle infrastrutture e dei trasporti.

6. Le mail cancellate concorrono all’occupazione dello spazio sul server, pertanto è bene ricordarsi di svuotare periodicamente il cestino, selezionando la “Posta eliminata” e con il tasto destro del mouse selezionare opzione “Svuota la cartella “Posta eliminata”.

7. Ricordarsi che anche la posta contenuta nella cartella “Posta inviata” occupa spazio.

Nell’attuale sistema di posta elettronica @infrastrutturetrasporti.it e @trasporti.gov.it lo

spazio assegnato sul server per ciascuna casella di posta è pari a 30 MB per le caselle

standard e 100 MB per quelle funzionali.

5. Tutti i messaggi che i sistemi di sicurezza individueranno come spam verranno etichettati con ***SPAM*** e archiviati nella cartella posta indesiderata. E’ responsabilità dell’utente cancellarla periodicamente per evitare di occupare inutilmente lo spazio mail assegnato a ciascun utente.

6. Per i dipendenti in aspettativa o comando presso altre Amministrazioni è prevista la sospensione della casella, che verrà riattivata nel momento in cui il dipendente rientra in servizio. Invece, in caso di abbandono dell’Amministrazione, la casella verrà conservata per i successivi 30 giorni e poi rimossa definitivamente dal server.

Razionalizzazione degli

investimenti

L’operazione di migrazione del

servizio di posta elettronica in

ambienti gestiti con risorse interne

rientra nel quadro degli interventi

politici volti a razionalizzare gli

investimenti e valorizzare le

risorse umane e strumentali

esistenti.

L’attuale gestione del dominio

@trasporti.gov.it è affidata ad una

società esterna, nell’ambito di un

contratto quadro CNIPA in

scadenza il 31 dicembre 2008, che

prevede un costo a casella email

gestita pari a € 104,6/anno.

L’Amministrazione avrà, quindi, la

possibilità di dotare ciascun

dipendente di una casella di posta

elettronica (come previsto dal

Codice della Pubblica

Amministrazione), senza gravare

sul bilancio dello Stato.

3. Istruzioni e consigli per un migliore utilizzo

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8. Per memorizzare i messaggi in locale occorre creare un file di “Cartelle Personali”.

Di seguito nei Capitoli 5 e 6 vengono illustrate le diverse procedure per salvare i messaggi di posta elettronica, il calendario e altri elementi nel computer locale in un file pst.

9. E’ buona abitudine fare periodici salvataggi dei propri messaggi e-mail. I passi procedurali sono i seguenti:

Dal menu File selezionare Importa/Esporta

Selezionare la voce Esporta in un file

Nella finestra “Crea file di tipo:” selezionare File cartelle personali (.pst)

10. nella finestra “Esporta cartelle personali” selezionare la cartella di cui si deve fare il backup

selezionare la directory in cui fare il backup ed indicare il nome del file di backup

A questo punto nelle cartelle personali verranno visualizzati i messaggi archiviati

11. Eventuali problemi riscontrati nel servizio di posta elettronica dovranno essere

segnalati al servizio di help-desk contattabile al numero verde:

800.903.634

Il servizio di Help Desk è disponibile nelle seguenti fasce orarie:

Lun – Venerdì: dalle 8:00 alle 20:00

Sab: dalle 8:00 alle 14:00

Le segnalazioni verranno poi inoltrate al personale tecnico dei Sistemi Informativi.

Le richieste di creazione mailbox e reset password dovranno invece essere inoltrate via fax al numero

06.44126131

previa compilazione dei relativi moduli disponibili in allegato

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Microsoft Office Outlook 2003 è l'applicazione di Microsoft Office per la comunicazione e per la gestione di posta elettronica, calendari, contatti e altre informazioni personali.

Per configurare il client Oulook selezionare la posta elettronica dal pannello di controllo:

Start>Pannello di controllo>Account utente> posta elettronica

4. Configurazione del client Outlook

Per configurare il proprio client Outlook, attenersi alla seguente procedura:

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Ciccando su “Posta elettronica” apparirà la finestra “impostazioni di posta – Outlook”: Ciccare: “Mostra Profili” e poi :“Aggiungi”:

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Per chi ha la “visualizzazione“ classica di windows:

Start>Impostazioni>Pannello di controllo>posta elettronica

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Ciccando su “Posta elettronica” apparirà la finestra “impostazioni di posta – Outlook”:

Andare su Mostra Profili

Alla maschera successiva andare su Aggiungi, come illustrato nell’immagine seguente.

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Inserire quindi il nuovo nome profilo posta MIT e dare OK:

Apparirà quindi una nuova maschera in cui selezionare “Aggiungi un nuovo account di posta” ed andare su AVANTI:

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A questo punto occorre inserire i nuovi parametri di connessione ai server.

Selezionare come server da utilizzare “Microsoft Exchange Server: Connessione a un server di Exchange per il download dei messaggi, l'accesso alle cartelle pubbliche e la condivisione dei documenti”.

Cliccare Avanti>

Impostazioni parametri Server

Le 'Informazioni server' richieste riguardano il Server Microsoft Exchange immettere: “INFEXCEVS02.Minfra.local”.

Le 'Informazioni accesso' richieste riguardano il Nome utente, e cioè il nome dell’utente intestatario della casella di mail.

Immettere il proprio nome.cognome (lo stesso con cui si accede al dominio), verificare che l’utenza sia corretta effettuando il controllo del nome cliccando su “controlla nome”.

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Se la cassetta postale è stata creata regolarmente il server di posta dovrebbe trovare l’utenza senza problemi, sottolineandola. Nel caso chieda di inserire la password immettere quella di connessione all’avvio del pc. Se il pc non è in dominio, al nome.cognome va anteposto il dominio, “infrastrutture” (“trasporti” per gli utenti di Viale dell’Arte ): infrastrutture\nome.cognome

Cliccare Avanti>

Sono state immesse tutte le informazioni necessarie per la configurazione della casella di posta.

Per chiudere la procedura guidata, scegliere fine.

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Cliccare Fine>

CONGRATULAZIONI: Tutte le informazioni richieste sono state inserite correttamente.

Una volta cliccato il tasto 'Fine' sarà possibile utilizzare Outlook con la nuova casella di posta.

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Per una migliore gestione della propria casella di posta è bene memorizzare i messaggi

in cartelle personali locali.

Ricordarsi che quando un messaggio viene spostato in una cartella personale, esso non

è più visibile accedendo alla casella in modalità webmail.

5. Creare la cartella personale locale Per creare una cartella personale locale occorre creare un nuovo file pst tramite il menu Strumenti, attenendosi alla seguente procedura:

a) Scegliere Account di posta elettronica dal menu Strumenti.

b) Fare clic su Visualizza o cambia gli account di posta elettronica esistenti, quindi scegliere Avanti.

c) Nella finestra di dialogo Account di posta elettronica scegliere Nuovo file di dati di Outlook.

d) Nell'area Tipi di archiviazione fare clic su File delle cartelle personali di Office Outlook (.pst) e Scegliere OK.

e) Utilizzare il percorso della cartella predefinita di Outlook oppure scegliere un'altra cartella.

f) Nella casella Nome file digitare un nome per la nuova Cartella Personale . Scegliere OK. Il nome immesso nella casella Nell’area Recapita nuovi messaggi selezionare il nome del nuovo file pst e scegliere Fine

Tecnologie e Servizi

Il nuovo ambiente di posta

elettronica è basato su Microsoft

Exchange 2007, mentre l’attuale

su PIATTAFORMA Microsoft

Exchange 2003.

La nuova versione di Microsoft

Exchange Server è pensata per

ridurre costi e complessità

legata alla gestione dei sistemi

di messaggistica aziendali.

Offre servizi di messaggistica

evoluta e potenti motori

antivirus e antispam.

Il Ministero delle infrastrutture

sarà la prima Pubblica

Amministrazione centrale ad

utilizzare la nuova piattaforma

Microsoft. Esistono casi di

successo in strutture private

come Telecom e Poste Italiane.

Maggiori dettagi tecnici sono

disponibili all’indirizzo web:

www.microsoft.com/italy/exchange

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6. Aggiungere un file pst ad una Cartella Personale

Per creare un file pst mentre Outlook è in esecuzione, attenersi alla seguente procedura:

a) Scegliere Nuovo dal menu File, quindi File di dati di Outlook.

b) Nell'area Tipi di archiviazione fare clic su File delle cartelle personali di Office Outlook

(.pst) per creare un nuovo file pst di Outlook 2003 Scegliere OK.

c) Utilizzare il percorso della cartella predefinita di Outlook oppure scegliere un'altra cartella.

d) Nella casella Nome file digitare un nome per il nuovo file pst oppure utilizzare il nome

predefinito. Scegliere OK.

e) Nella casella Nome digitare un nome per il file pst oppure utilizzare il nome predefinito

Cartelle personali.

f) selezionare il nome del nuovo file pst e scegliere Fine.

Il nuovo file pst viene aggiunto all'elenco delle cartelle.

1. La posta è disponibile, fino alla riconfigurazione del client OutLook, solo via web.

2. Eventuali deleghe e/o condivisioni (ad es. di contatti e calendari) sulle vecchie

caselle devono essere segnalati al personale tecnico che provvederà a ripristinarli

manualmente.

3. Per consultare la posta archiviata localmente è necessario riconfigurare il client OutLook

con i nuovi parametri ed importare i file *.pst.

4. Per riconfigurare il client di posta elettronica seguire la procedura descritta nel

CAPITOLO 4.

Ricordarsi che ….