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DocFlow Italia S.p.A. è un’azienda specializzata nella digitalizzazione dei processi aziendali e propone applicazioni che semplificano e orchestrano i processi collaborativi e i flussi documentali.

In particolare DocFlow fornisce soluzioni per acquisire, conservare, distribuire e condividere i documenti e per migliorare l’efficienza e l’efficacia dei processi aziendali attraverso workflow disegnati sulle specifiche esigenze del Cliente nelle diverse aree aziendali.

Order2CashGestione ciclo attivo, dall’arrivo dell’ordine d’acquisto da parte del Cliente all’avvenuto incasso.

Procure2PayGestione ciclo passivo, dalla nascita di una richiesta di acquisto al pagamento del fornitore (es. qualifica fornitori e portale, RAI, RDA, Verifica Fattura, cruscotto pagamenti).

HumanResourceGestione processi di employee self service, digitalizzazione documentazione del Personale e supporto ai processi organizzativi (es. assunzione, formazione, valutazione competenze).

CommunicationHUBGestione della corrispondenza multicanale in ingresso e in uscita, analisi contenuti e indirizzamento alle aree di business (es. Protocollo e PEC).

Multi-ComplianceGestione attività, controlli e documenti ai fini L. 262/2005, D. Lgs 231/2001, D. Lgs 81/2008.

GestioneCommesseGestione dei documenti e dei processi collaborativi legati alla dimensione documentale di una commessa, dalla progettazione al rilascio della documentazione verso i destinatari interni ed esterni.

Tutte le applicazioni sono rese immediatamente fruibili ai dispositivi mobile grazie al Client ShareDocs.DocFlow offre inoltre il servizio di conservazione sostitutiva a norma e garantisce ai suoi Clienti l’adeguamento tecnologico e normativo.

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Il percorso svolto insieme ha dato vita al Fascicolo Elettronico del Dipendente, applicazione web documentale per dematerializzare e gestire la documentazione del Dipendente. Nel dettaglio la soluzione automatizza, supporta e snellisce tutte le attività in carico alla Direzione HR, migliorando la “user experience” delle persone. Grazie all’integrazione diretta con il gestionale HR Cezanne e con la Intranet, tutti i dati e i documenti sono gestiti nella massima sicurezza. Ogni persona che accede all’applicazione ha un suo profilo utente integrato con Cezanne e ha diritti di accesso solo ai documenti che il suo ruolo consente di visualizzare.

Il cambiamento introdotto ha generato efficienza all’interno della Direzione HR, riducendo i tempi e l’effort organizzativo che la gestione cartacea del processo comportava, inoltre ha liberato risorse da dedicare ad attività di maggior valore. Il Fascicolo Elettronico del Dipendente risulta disponibile h24 a tutti gli HR manager in modalità autonoma anche tramite iPad. Ulteriore conseguenza positiva è stata la riduzione di spazi e costi per la conservazione e manutenzione dell’archivio cartaceo.

L’eliminazione della carta non è un fine ma un mezzo per progettare un nuovo modo di lavorareGucci Total Rewards and Welfare Department

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Gucci ha scelto di rendere più efficiente il processo di gestione dei documenti relativi al Dossier del Dipendente. DocFlow ha evidenziato le opportunità di miglioramento per la Direzione HR che ad oggi gestisce 3.500 Dipendenti dislocati sul territorio Italiano.

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Completa gestione del processo di creazione o modifica di un modello di prodotto per esigenze marketing, re-ingegnerizzazione o riduzione costi.Tutti i referenti interessati come il Marketing, le Vendite e la Produzione, vengono orchestrati nella definizione dell’opportunità raccogliendo pareri, giudizi e documenti.Definita l’opportunità si innesca il Processo di Approvazione Direzionale sino alla decisione finale di proseguire o meno.

Gestione dell’Automazione Fatture Passive. Dall’acquisizione multicanale (posta, email/PEC e EDI) con riconoscimento automatico dei campi, alla registrazione contabile assistita. Iter autorizzativo modellabile con accessi mobile. Archiviazione e conservazione sostitutiva a norma di legge.

Gestione delle fasi iniziali di creazione di una nuova collezione: Definizione brief, Verifica del nome, Sviluppo piano collezione.L’ufficio licenze, la ricerca e sviluppo, il licenziatario e l’ufficio legale collaborano in un processo automatizzato che raccoglie la documentazione, i commenti/pareri/giudizi fino alla approvazione del piano di collezione.

Gestione pratiche apertura nuovo punto vendita: raccolta autorizzazioni, verifica permessi, definizione planimetrie, scelta arredi e pianificazione risorse.Workflow di orchestrazione per il processo collaborativo di raccolta documentazione e iter approvativo. Visione completa dello stato delle pratiche e dashboard di monitoraggio.

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eMODELLICreazione

SVILUPPO

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Sviluppo

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Gestione del processo di miglioramento di un prodotto attuato tenendo sotto controllo la “Non Qualità” del processo produttivo.Controllo centralizzato delle Non Conformità e delle Osservazioni volte a migliorare i processi produttivi pervenute al Tavolo della Qualità.

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PRODOTTImiglioramento

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Automazione

Il Portale del dipendente. Tutti i documenti e i processi collaborativi più utilizzati in un unico ambiente integrato con il sistema PayRoll:

trasferte e Nota Spese ■

ferie e permessi ■

mancata timbratura ■

straordinari ■

On/Off Boarding ■

formazione cogente ■

Certificati Idoneità ■

richieste alla direzione HR ■

Gestione Web della documentazione componente il Fascicolo del Dipendente: automatizza, supporta e snellisce tutte le attività in carico alla Direzione del Personale. Automazione della generazione dei documenti contrattuali con libro firma elettronico.Interscambio dei documenti del personale con i siti produttivi. Eliminazione dell’archivio cartaceo.

Gestione documentale della Rassegna Stampa:caricamento web delle risorse grafiche, ■

testi e impostazione dei dati di ricerca (testata, autore dell’articolo, testata dalle Filiali o Agenzie)impaginazione e creazione automatica ■

della “Rassegna” in formato PDFautorizzazione alla pubblicazione ■

e distribuzione personalizzata per ogni sede/ufficioarchivio storico consultabile via web ■

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Grazie ad un sistema DAM è possibile organizzare, archiviare, accedere e distribuire tutti gli “asset digitali” dell’azienda quali: immagini, documenti, audio, video e files in generale.Gestione dei processi di pubblicazione dei contenuti nelle fasi di:

produzione e delivery dei contenuti ■

selezione e pubblicazione dei contenuti ■

definizione delle applicazioni abilitate ■

ai contenuti multimedialiaggiornamento dei contenuti multimediali ■D

IGIT

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