Come ottimizzare automaticamente il flusso documentale in ufficio

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I processi automatici nella produzione sono una pratica standard nell'industria. Basti pensare a come

sono costruite le auto. Ma in molte aziende l'automazione non è mai arrivata. Ogni passaggio del

flusso documentale viene eseguito a mano e in molti casi la duplicazione non può essere evitata.

Così, l'inefficenza costa tempo e denaro, che aziende medio-piccole non si possono permettere.

E' qui che la soluzione Develop convert+share può fare la differenza – con uno sforzo minimo.

convert+share offre funzionalità che sono tanto efficaci quanto semplici da usare. Queste evitano

trascrizioni manuali e sostengono l'ottimizzazione del flusso documentale, ad esempio acquisendo

documenti cartacei trasmettendoli poi direttamente ad una cartella di Windows, indirizzi e-mail

Google Docs, Evernote o a Microsoft SharePoint in un formato editabile. Tutto questo consente

di risparmiare tempo e risorse – permettendo di concentrarsi su aspetti più importanti.

La gestione documentale resa sempliceE' noto quanto possa essere frustrante ricevere un documento stampato PDF non-ricercabile, non-editabile quando invece serve modificare il testo. Fino ad oggi, era necessario ridigitare il testo con uno strumento di word-processing, che richiedeva tempo ma soprattutto non metteva al riparo da errori di stenografia. Qui, convert+share rappresenta la soluzione ideale. Con la scansione del documento dal multifunzione otteniamo il PDF ricercabile che consente di copiare parti di testo in altri documenti. Per editare il testo, con la funzione Scan-to-Word è possibile aprire il file MS Word direttamente, consentendo un notevole risparmio di tempo.

Scansione automatica – per maggiore convenienzaIn molti uffici, fatture e ordini arrivano ancora via posta. Ma prima che possano essere archiviati digitalmente, devono essere scansiti – in molti casi, manualmente uno per uno. convert+share accelera questo processo attraverso la funzione separazione barcode. Invece di scansire ogni documento individualmente, è sufficente posizionare un foglio di carta con un codice a barre pre-stampato sulla testa di ogni gruppo di documenti da suddividere. L'intera pila sarà acquisita simultaneamente, e le scansioni automaticamente separate e inviate al filerelativo – facile da trovare, correttamente archiviato, e più rapidamente rispetto alla scansione manuale.

Archiviazione automatica – un grande vantaggio Come procedere nell'archiviazione di documenti in Google Docs o nelle librerie di Microsoft SharePoint? Finora, si spedivano probabilmente al proprio indirizzo e-mail memorizzandoli all'interno del relativa cartella. Ora, è possibile evitare questo percorso tortuoso, poichè convert+share permette la scansione diretta a Google Docs, Microsoft SharePoint Evernote o Windows. Un'altro grande vantaggio è rappresentato dalla possibilità di cattura diretta dei documenti da parte del sistema di gestione documen-tale Develop store+find. Così, automazione di processoe gestione documentale sono sensibilmente integrati. Grazie al riconoscimento a zone dei documenti,convert+share consente l'estrazione di informazioni necessarie per l'archiviazione di documenti in un sistema elettronico di document managementcome store+find. L'OCR a zone, consente infatti,di riconoscere automaticamente aree predefinitein un documento. Non sarà più necessario cosìinserire manualmente, parole chiave o indici,ma le rispettive informazioni saranno collegatedirettamente al documento – in modo da renderel'archiviazione molto più facile, veloce eaffidabile.

Ottimizzare il workflow non è mai stato così facile

Inoltre, è possibile scansire documenti e creare file PDF/A. Molti sistemi di archiviazione elettronica richiedono che i documenti siano formattati come file PDF/A, ma sfortunatamente molte stampanti multifunzione non supportano questo formato. Questo non è un problema con convert+share, che scansisce documenti come file PDF/A in modo da poterli facilmente salvare nel proprio sistema di archiviazione.

Complicato da utilizzare? Tutt'altroChi pensa che un software con così tante funzionisia complicato da installare, amministrare o usare,si sbaglia di grosso! convert+share è facile daconfigurare, anche per persone non esperte, e non potrebbe essere così semplice da utilizzare. Provare per credere!

ineo

immagine

sistemi ineo

Hotfolder(PDF, TIFF, JPEG)

OCR

PDF

convert+share: Funzioni per l'ottimizzazione del flusso Cattura

BarcodeSeparazione

Conversionein Word

sharepoint

google

Evernote

Condivisione

a zone Riconoscimento

Conversione in sPDF, PDF/A

Google Docs

e-mail

MicrosoftSharePoint

Evernote

Ovunquesulla rete

store+find

ConversioneCattura

testo OCR

requisiti di sistema

Requisiti minimi hardware CPU: Dual core 1,8 GHzRAM: 2 GBMemoria libera: 20 GBRete: 100 MBit

Server Software Windows XP Service Pack 2 (32/64-Bit) Windows Server 2003 Service Pack 2 (32/64-Bit) Windows Vista Service Pack 2 (32/64-Bit) Windows Server 2008 (32/64-Bit)Windows Server 2008 R2 (64-Bit)Windows 7 (32/64-Bit)

Multifunzione compatibiliSistemi Develop con supporto OpenAPI per l'integrazione nel pannello perfunzionalità hot folder

Per la connessione a store+find > store+find 1.9.5 o superiore> store+find e convert+share

devono essere installati sullo stesso server

> Per ulteriori informazioni fareriferimento alla documentazione relativa

Lista delle funzionalita'

Amministrazione > Connessione al multifunzione > Hot folder per il trasferimento di file di documenti

esistenti a convert+share

Processo documentale > Creazione di file PDF/A e PDF ricercabili,

funzione Scan-to-Word e to Excel > OCR a zone

Trasferimento dei documenti> Archiviazione diretta dei documenti in

Microsoft SharePoint, Evernote, Google Docs e file Windows

> Inoltro dei documenti via e-mail> Cattura dei documenti direttamente nel

sistema di gestione elettronico documentale di store+find

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Aprile 2013

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