Autore: Francesco Palmieri [email protected] Microsoft Excel Tecniche di base.

Autore: Francesco Palmieri Autore: Francesco Palmieri [email protected]@francesco.palmieri.it

Microsoft ExcelMicrosoft Excel

Tecniche di baseTecniche di base


Argomenti del corsoArgomenti del corso

Digitare e modificare i dati in un foglio di Digitare e modificare i dati in un foglio di lavorolavoro

Gestire il formato dei datiGestire il formato dei dati

Impostare i calcoliImpostare i calcoli

Stampare e inviare le informazioniStampare e inviare le informazioni


Esempi di applicazione di ExcelEsempi di applicazione di Excel

Gestione e memorizzazione di elenchi di dati. Ad Gestione e memorizzazione di elenchi di dati. Ad esempioesempio– rubrica telefonicarubrica telefonica– elenco di cose da fare (check-list)elenco di cose da fare (check-list)– contabilità entrate-uscitecontabilità entrate-uscite– calendariocalendario

Programmi di calcolo di vario tipoProgrammi di calcolo di vario tipoRappresentazione grafica, analisi statistica e Rappresentazione grafica, analisi statistica e incrocio di dati, simulazioniincrocio di dati, simulazioniAutomazioni varieAutomazioni varie


File, cartelle, fogliFile, cartelle, fogli

Come tutte le applicazioni della suite Come tutte le applicazioni della suite Microsoft Office, i dati sono memorizzati Microsoft Office, i dati sono memorizzati su disco un unità dette file.su disco un unità dette file.

Un file di Excel è detto cartella di lavoro.Un file di Excel è detto cartella di lavoro.

Una cartella è composta di uno o più fogli, a Una cartella è composta di uno o più fogli, a ciascuno dei quali può essere assegnato ciascuno dei quali può essere assegnato un nome un nome


Come avviare ExcelCome avviare Excel

Per usare Per usare Excel si può, a Excel si può, a scelta:scelta:– Cliccare Cliccare

sull’icona del sull’icona del programma programma come da come da figura e poi figura e poi richiamare la richiamare la cartellacartella

– Riprendere Riprendere una cartella di una cartella di Excel e fare Excel e fare doppio clic su doppio clic su essa essa


Rappresentazione dei datiRappresentazione dei dati

La funzione base di Excel è La funzione base di Excel è quella di visualizzare una quella di visualizzare una “griglia” piena di caselle dette “griglia” piena di caselle dette “celle”.“celle”.In ogni cella può essere In ogni cella può essere memorizzato un dato (un memorizzato un dato (un numero, una data, una frase di numero, una data, una frase di testo) oppure una formula che testo) oppure una formula che ricava dati da altre celle.ricava dati da altre celle.E’ sempre possibile modificare E’ sempre possibile modificare o cancellare ciascun dato anche o cancellare ciascun dato anche in seguitoin seguitoCiascuna cella è identificata Ciascuna cella è identificata come quella di una “battaglia come quella di una “battaglia navale”: la prima in alto a navale”: la prima in alto a sinistra è “A1”, quella sotto è sinistra è “A1”, quella sotto è “A2” ecc.; l’identificazione della “A2” ecc.; l’identificazione della cella serve a richiamarla nelle cella serve a richiamarla nelle formuleformule


Aiuto in lineaAiuto in linea

Per fortuna, se Per fortuna, se non sappiamo non sappiamo come fare come fare qualcosa, qualcosa, possiamo possiamo richiamare l’aiuto richiamare l’aiuto in lineain lineaPer richiamarlo, Per richiamarlo, premere il tasto premere il tasto “F1” in alto a “F1” in alto a destra sulla destra sulla tastiera. Oppure tastiera. Oppure cliccare sul punto cliccare sul punto interrogativo interrogativo cerchiatocerchiato


Il tasto destroIl tasto destro

Un altro sistema per Un altro sistema per orientarsi tra le orientarsi tra le funzioni è quello di funzioni è quello di cliccare con tasto cliccare con tasto destro: Excel mostra destro: Excel mostra un menù formato da un menù formato da tutte le operazioni tutte le operazioni possibili con l’oggetto possibili con l’oggetto evidenziatoevidenziato


Come e dove vengono Come e dove vengono memorizzate le informazionimemorizzate le informazioni

Come le altre applicazioni di Come le altre applicazioni di Office, Excel memorizza ogni Office, Excel memorizza ogni cartella in un “file” sul disco fisso cartella in un “file” sul disco fisso del computer (o di un server del computer (o di un server collegato in rete).collegato in rete).Mentre si lavora, i dati sono nella Mentre si lavora, i dati sono nella memoria elettronica “RAM” e memoria elettronica “RAM” e vanno persi se il computer si vanno persi se il computer si spegne o si blocca. Pertanto spegne o si blocca. Pertanto spesso e alla fine del lavoro i spesso e alla fine del lavoro i cambiamenti apportati alla cartella cambiamenti apportati alla cartella vanno scritti su file cioè “salvati”vanno scritti su file cioè “salvati”Dal menù “file” si possono salvare Dal menù “file” si possono salvare i dati, eventualmente creando un i dati, eventualmente creando un nuovo file tramite “salva con nuovo file tramite “salva con nome”, e riprendere i dati da file.nome”, e riprendere i dati da file.


Inserire i dati in una cellaInserire i dati in una cella

In ciascun foglio c’è sempre una cella In ciascun foglio c’è sempre una cella evidenziata. E’ detta “evidenziata. E’ detta “cella attivacella attiva”.”.

La cella attiva può essere cambiata La cella attiva può essere cambiata cliccando con il mouse nella cella cliccando con il mouse nella cella prescelta o spostando l’evidenziazione prescelta o spostando l’evidenziazione con i tasti freccia.con i tasti freccia.


Se digitiamo Se digitiamo qualcosa dalla qualcosa dalla tastiera questo tastiera questo viene scritto nella viene scritto nella cella attiva e nel cella attiva e nel rettangolo in alto rettangolo in alto sotto gli sotto gli strumenti. Al strumenti. Al termine si preme termine si preme il tasto invio o tab il tasto invio o tab o si clicca in o si clicca in un’altra cella e il un’altra cella e il dato viene dato viene memorizzato memorizzato nella cella nella cella stessa.stessa.


Esempio 1Esempio 1

Creare una Creare una semplice semplice agenda agenda telefonica. Si telefonica. Si clicca nelle clicca nelle celle e si celle e si immette quanto immette quanto in figurain figura


SalvataggioSalvataggio

Salvare con nome Salvare con nome (creare quindi un (creare quindi un nuovo file). Il nome è nuovo file). Il nome è “agenda di prova” “agenda di prova” nella cartella nella cartella documenti.documenti.


Copiatura celleCopiatura celle

Le celle possono essere “copiate e Le celle possono essere “copiate e incollate”, in modo da immettere incollate”, in modo da immettere velocemente dati ripetitivi.velocemente dati ripetitivi.

Si evidenzia, si seleziona dal menù Si evidenzia, si seleziona dal menù “copia”, si seleziona la destinazione e si “copia”, si seleziona la destinazione e si preme “incolla”preme “incolla”


Gestire il formatoGestire il formato

In Excel come nel resto di Office In Excel come nel resto di Office l’operatore ha il controllo completo sul l’operatore ha il controllo completo sul formato (l’estetica) del proprio lavoro.formato (l’estetica) del proprio lavoro.

E’ importante non confondere l’estetica E’ importante non confondere l’estetica con il contenuto.con il contenuto.

Come metodo efficiente di lavoro, è Come metodo efficiente di lavoro, è consigliabile prima inserire tutti i dati e poi consigliabile prima inserire tutti i dati e poi aggiustare l’esteticaaggiustare l’estetica


Modificare altezza e larghezza celleModificare altezza e larghezza celle

Una operazione Una operazione molto semplice e molto semplice e molto frequente molto frequente è l’ampliamento è l’ampliamento delle colonne.delle colonne.

Basta cliccare tra Basta cliccare tra un indicatore di un indicatore di colonna e l’altrocolonna e l’altro


Intervenire sul formatoIntervenire sul formato

La regola operativa è:La regola operativa è:

1.1. Evidenziare la cella o le celle delle quali Evidenziare la cella o le celle delle quali si vuole cambiare l’aspetto.si vuole cambiare l’aspetto.

2.2. Specificare il cambiamento di aspetto Specificare il cambiamento di aspetto desiderato (tramite menù o strumenti).desiderato (tramite menù o strumenti).


Evidenziare i dati interessati…Evidenziare i dati interessati…

Si può evidenziare una o più Si può evidenziare una o più celle alla volta (purché formino celle alla volta (purché formino un rettagolo).un rettagolo).Per evidenziare i dati si agisce Per evidenziare i dati si agisce in modo intuitivo: si pone il in modo intuitivo: si pone il puntatore su una delle celle puntatore su una delle celle all’angolo, si clicca sul tasto all’angolo, si clicca sul tasto sinistro, si tiene premuto, si sinistro, si tiene premuto, si sposta fino all’altro angolo e si sposta fino all’altro angolo e si rilascia il tasto sinistrorilascia il tasto sinistroNell’esempio abbiamo Nell’esempio abbiamo evidenziato i titoli di colonna evidenziato i titoli di colonna (celle A1:B1)(celle A1:B1)


..specificare il formato..specificare il formato

Mettiamo di volere i Mettiamo di volere i caratteri in caratteri in grassetto, una grassetto, una operazione operazione piuttosto comune. piuttosto comune. E’ sufficiente ora E’ sufficiente ora cliccare cliccare sull’apposito sull’apposito “bottone” in alto “bottone” in alto nella barra degli nella barra degli strumenti e strumenti e l’operazione è l’operazione è conclusaconclusa


La barra degli strumenti La barra degli strumenti formattazioneformattazione

La barra degli La barra degli strumenti strumenti formattazione formattazione (cerchiata in figura) (cerchiata in figura) consente di fare le consente di fare le operazioni di operazioni di cambiamento aspetto cambiamento aspetto più frequenti: forma più frequenti: forma del carattere, tipo, del carattere, tipo, grandezza, colore, grandezza, colore, colore cella, colore cella, allineamento, forma allineamento, forma dei numeridei numeri


Modifiche di formato più complesseModifiche di formato più complesse

Per modifiche più Per modifiche più complesse, si usano complesse, si usano le funzioni sotto il le funzioni sotto il menù formato o il menù formato o il suddetto tasto destro.suddetto tasto destro.


La paletta “copia formato”La paletta “copia formato”

Una speciale Una speciale funzione, la paletta funzione, la paletta copia formato, copia formato, consente di copiare consente di copiare l’estetica di una cella l’estetica di una cella ad un’altra, cioè di far ad un’altra, cioè di far assumere ad una o assumere ad una o più celle il formato di più celle il formato di altre.altre.


Filtrare i recordFiltrare i record

Per cercare i Per cercare i dati in elenchi dati in elenchi lunghi, c’è la lunghi, c’è la funzione di funzione di filtro filtro automatico automatico che aggiunge che aggiunge una serie di una serie di pulsantini ad pulsantini ad ogni ogni colonna…colonna…


Uso del filtro automaticoUso del filtro automatico

Cliccare su un Cliccare su un pulsantino per pulsantino per scegliere un scegliere un valore. valore. Verranno Verranno mostrate solo le mostrate solo le righe righe contenenti quel contenenti quel valore.valore.Il bottone poi Il bottone poi diventa blu. Per diventa blu. Per disattivare il disattivare il filtro scegliere filtro scegliere “tutto”“tutto”


Le formule: definizioneLe formule: definizione

Una formula è un dato speciale che consente di Una formula è un dato speciale che consente di ottenere in una cella dei dati “calcolati” da quelli ottenere in una cella dei dati “calcolati” da quelli presenti da altre celle.presenti da altre celle.

Ad esempio, se nel foglio tengo un conto entrate-Ad esempio, se nel foglio tengo un conto entrate-uscite, le formule possono essere usate per uscite, le formule possono essere usate per sommare le entrate e le uscite e per calcolarne sommare le entrate e le uscite e per calcolarne la differenza.la differenza.

La formula fa ottenere il dato calcolato nella cella La formula fa ottenere il dato calcolato nella cella in cui è inserita (non in altre). Quindi la formula in cui è inserita (non in altre). Quindi la formula si inserisce nella cella in cui si vuole visualizzare si inserisce nella cella in cui si vuole visualizzare il risultatoil risultato


Come si scrive una formulaCome si scrive una formula

Una formula è un dato che inizia con il segno di uguale Una formula è un dato che inizia con il segno di uguale (=) e può usare delle parole dette funzioni.(=) e può usare delle parole dette funzioni.Esempi:Esempi:= A1 + A2= A1 + A2 consente di ottenere nella cella la somma dei consente di ottenere nella cella la somma dei numeri presenti nelle celle A1 e A2numeri presenti nelle celle A1 e A2= D2 += D2 + B2 * C2 B2 * C2 visualizza il dato in B2 per il dato in C2 e visualizza il dato in B2 per il dato in C2 e POI aggiunge il dato in D2 (il prodotto viene fatto prima).POI aggiunge il dato in D2 (il prodotto viene fatto prima).= B2 * (C2 + D2)= B2 * (C2 + D2) visualizza il prodotto tra il dato in B2 e visualizza il prodotto tra il dato in B2 e la somma dei dati in C2 e D2la somma dei dati in C2 e D2= somma(A1:A10)= somma(A1:A10) visualizza nella cella la somma di tutti visualizza nella cella la somma di tutti i numeri presenti nelle celle da A1 a A10i numeri presenti nelle celle da A1 a A10


Copiare le celle con le formuleCopiare le celle con le formule

Una volta immessa una formula in una cella, Una volta immessa una formula in una cella, copiando la cella si immette la formula nelle copiando la cella si immette la formula nelle celle copiate come qualsiasi altro dato.celle copiate come qualsiasi altro dato.

C’è una particolarità: i riferimenti alle celle dove C’è una particolarità: i riferimenti alle celle dove vengono presi i dati vengono aggiornate in modo vengono presi i dati vengono aggiornate in modo da lasciare la stessa posizione relativa. Per da lasciare la stessa posizione relativa. Per lasciare le formule invariate (in tutto o in parte) i lasciare le formule invariate (in tutto o in parte) i riferimenti devono essere scritti con il segno del riferimenti devono essere scritti con il segno del dollaro.dollaro.

Es. la copiatura in basso di Es. la copiatura in basso di = $B$2 * (C2 + D2)= $B$2 * (C2 + D2) di di una posizione, mette nella cella sottostante la una posizione, mette nella cella sottostante la formula formula = $B$2 * (C3 + D3)= $B$2 * (C3 + D3)


Esempio di contabilitàEsempio di contabilità

Immettere in Immettere in un nuovo un nuovo foglio i foglio i seguenti dati seguenti dati e salvare e salvare come come “contabilità “contabilità di prova”:di prova”:


Cercare di ottenere questoCercare di ottenere questo


Far partecipi altri dei risultatiFar partecipi altri dei risultatiI dati possono essere I dati possono essere solo visualizzati a solo visualizzati a video oppure stampativideo oppure stampatiSi stampa sempre dal Si stampa sempre dal menù file (parte menù file (parte inferiore)inferiore)E’ possibile anche E’ possibile anche inviare tutto il file in inviare tutto il file in uso per posta uso per posta elettronica (sempre elettronica (sempre menù file in basso)menù file in basso)


Impostazione dell’area di stampaImpostazione dell’area di stampa

Si tratta di dire al Si tratta di dire al programma quali programma quali dati deve stampare:dati deve stampare:

1.1. Selezionare l’area Selezionare l’area da stampareda stampare


Selezione areaSelezione area


Anteprima di stampaAnteprima di stampa

Si può vedere prima il Si può vedere prima il risultato con risultato con l’anteprimal’anteprima


L’anteprima e il tasto di stampaL’anteprima e il tasto di stampa

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