Archiviazione Paghe per importazione dati al sito

Il comando PDFPAG consente di predisporre stampe mensili ed annuali da mettere a disposizione degli utenti del servizio Web portal.

L’archiviazione dei files si effettua con le scelte 3 e 4 di PDFPAG ed in particolare la scelta 3 consente di archiviare il file delle elaborazioni mensili mentre la scelta 4 il file delle stampe annuali.

Configurazione degli archivi

Per attivare la gestione dei documenti PDF è necessario impostare alcune tabelle per usufruire degli automatismi previsti dall’applicativo. Inoltre bisogna verificare l'esistenza della cartella PDF in CED.

Archivio tabelle

Dal menù della procedura selezionare "Archivi di base">"tabelle Procedura">"Parametri e Personalizzazioni">"Parametri invio E-MAIL" oppure da riga di comando (TB1211).

Inserire i dati anagrafici. Non indicare alcun dato ai campi “Server SMTP” e “Porta SMTP”.

Per archiviare i files nell’apposita cartella PDF posta sotto CED, occorre specificarne il percorso nell’apposito campo “Archiviazione PDF” nella "tabella direttori" procedure archivi (TB1210).

Tale percorso è obbligatorio e non può essere modificato a discrezione dell’utente.

Configurazione degli archivi anagrafici azienda

I parametri per la generazione della documentazione vanno attivati nella console dell’azienda, "AZIE" > cartella "altri dati" > "Tabelle aziendali" > "Parametri invio stampe".

Sono richiesti i documenti da archiviare e l’eventuale password con cui accedere al file per visualizzarne il contenuto.

I parametri possono essere abilitati e impostati per singola filiale.

Si ricorda che qualora si decida (scelta consigliata) di generare dei files privi di password, è necessario riportare “SI” nel campo 83 della Tabella Personalizzazione procedura TB1203.

Generazione, invio ed archiviazione dei files PDF

Dopo aver configurato gli archivi come indicato, selezionare il comando PDFPAG:

Tramite la scelta 3 "Elaborazione mensile-Archiviazione" , è possibile procedere con l’archiviazione dei cedolini dei vari mesi

Dopo aver specificato il mese fiscale e le aziende per cui si intende procedere con l’archiviazione compare la seguente schermata:

Al fine di generare un unico file contenente i soli cedolini e tenere separati gli altri documenti consigliamo di selezionare il tipo di "archiviazione personalizzato">"PDF su indirizzario", contrassegnando per l’appunto i soli documenti relativi ai cedolini.

Per quanto concerne i Cud, l’archiviazione avviene selezionando la scelta 4 "Elaborazione cud- archiviazione".

Al termine dell'archivizione i Cedolini ed i CUD risulteranno Archiviati nella cartella PDF in CED, mentre gli F24 risulteranno archiviati in Hypermedia.

N.B. Il synchweb importerà al sito solo le dichiarazioni dei Clienti presenti nell'elenco "Visualizza Clienti" del pannello di amministrazione di WebPortal (non importerà mai eventuali documenti associati ad anagrafiche spostate in lista clienti eliminati).

Gestione altri documenti Paghe

La procedura, HyperMedia consente di archiviare, in cartelle appositamente create dalla procedura, qualsiasi file presente nel proprio PC ed anche documenti acquisiti tramite scanner.

La procedura HyperMedia può essere richiamata per mezzo dell’apposito pulsante “Documenti HyperMedia” attivo nella barra degli strumenti dell’applicativo che la supporta e permette la gestione di documenti di vario tipo.

Il gestore di documenti multimediali HyperMedia è attivo nei seguenti programmi dell’applicativo PAGHE:

I documenti desiderati verranno archiviati all’interno delle cartelle automaticamente generate dalla procedura:

/CED / HM / AZIENDA / xxxx / FILIALE / xxxx / MATRICOLA / xxxxxx

documenti relativi alla singola matricola dell’azienda filiale

/CED / HM / AZIENDA / xxxx / FILIALE / xxxx / DATI

documenti relativi all’azienda/filiale

Saranno proprio i documenti di quest’ultima cartella oggetto di trasferimento verso il portale.

All’interno della cartella sopra indicata, l’utente può comunque inserire altri documenti o modulistica (v. pagine seguenti).

Nelle cartelle relative alla procedura HyperMedia possono essere automaticamente archiviati i documenti in formato PDF generati con il comando PDFPAG.

A tal fine, è necessario barrare le apposite caselle inserite nella tabella “Parametri invio stampe” dell’azienda interessata (scelta 4 di pag. 19 di AZIE):

I documenti generati con il programma PDFPAG verranno archiviati nella cartelle citate in precedenza create automaticamente dalla procedura, suddivise in base al mese/anno di riferimento:

Tali documenti potranno essere consultati accedendo alla funzione Hypermedia direttamente dalla console Azienda.

Come riportato in precedenza, tale funzione ci consente di archiviare separatamente le buste paga dagli altri documenti prodotti dalla procedura, per far ciò è necessario procedere nuovamente con il comando PDFPAG.- scelta 3

Dopo aver specificato il mese e le aziende per le quali si intende procedere con la generazione dei documenti è necessario optare per il tipo archiviazione personalizzato e quindi spuntare Hypermedia azienda con i relativi documenti desiderati.

E’ possibile inoltre estendere la tipologia dei documenti da destinare agli utenti con stampe che non vengono archiviate in automatico dalla procedura o addirittura con documenti non generati dalla procedura stessa.

Per fare questo è sufficiente importare i documenti all’interno delle cartelle create in automatico dalla procedura con la funzione di archiviazione Hypermedia.

In tal modo, i vari documenti archiviati (si ricorda che tali documenti dovranno presentare formato pdf) saranno consultabili nell’area riservata degli utenti nella sezione “Altri documenti di paghe”.