Archiviazione digitale
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BU Back office Il servizio L’archiviazione digitale dei documenti è il processo di memorizzazione, su un qualsiasi supporto idoneo, di do- cumenti cartacei dematerializzati o nativi informatici, uni- vocamente identificati mediante un codice di riferimento o chiavi di ricerca interne all’azienda. Questo processo consente la consultazione e la condi- visione sicura, veloce ed efficiente di dati e informazioni. Archiviazione digitale Bassilichi, nell’ambito della gestione documentale, offre in outsourcing il servizio di Archiviazione digitale e Conservazione sostitutiva che comprendono: • Smaterializzazione • Firma Elettronica Qualificata (Firma Digitale) • Marca temporale (Data Certa) • Riconoscimento ottico • Indicizzazione Conservazione Sostitutiva Il processo di Conservazione sostitutiva permette di conservare documenti in formato elettronico, purchè dotati di firma digitale e marcatura temporale. Un documento “smaterializzato” e conservato digitalmente in Conservazione sostitutiva è esattamente identico per efficacia, valore legale e tributario, all’omologo cartaceo. In base alle normative italiane si possono passare in Conservazione sostitutiva, permettendo la definitiva distruzione cartacea, tutti i seguenti documenti, ad eccezione delle scritture e dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tribu- tarie nel settore doganale: • scritture contabili • libri (soci, consiglio di amministrazione, libro giornale, inventari, etc.) • registri (beni ammortizzabili, acquisti, corrispettivi, etc.) • fatture • dichiarazioni fiscali • modulistica pagamenti (F23, F24, etc.) • scritture patrimoniali e reddituali • bilancio d’esercizio • documenti di trasporto e cedolini • libro Unico del Lavoro • polizze, registri e contratti assicurativi • documentazione clinica (cartelle, etc.)
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BUBack office
Il servizioL’archiviazione digitale dei documenti è il processo di memorizzazione, su un qualsiasi supporto idoneo, di do-cumenti cartacei dematerializzati o nativi informatici, uni-vocamente identificati mediante un codice di riferimento o chiavi di ricerca interne all’azienda.Questo processo consente la consultazione e la condi-visione sicura, veloce ed efficiente di dati e informazioni.
Archiviazione digitaleBassilichi, nell’ambito della gestione documentale, offre in outsourcing il servizio di Archiviazione digitale e Conservazione sostitutiva che comprendono:
•Smaterializzazione•Firma Elettronica Qualificata (Firma Digitale)•Marca temporale (Data Certa)•Riconoscimento ottico•Indicizzazione
Conservazione Sostitutiva Il processo di Conservazione sostitutiva permette di conservare documenti in formato elettronico, purchè dotati di firma digitale e marcatura temporale. Un documento “smaterializzato” e conservato digitalmente in Conservazione sostitutiva è esattamente identico per efficacia, valore legale e tributario, all’omologo cartaceo.
In base alle normative italiane si possono passare in Conservazione sostitutiva, permettendo la definitiva distruzione cartacea, tutti i seguenti documenti, ad eccezione delle scritture e dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tribu-tarie nel settore doganale:
•scritture contabili•libri (soci, consiglio di amministrazione, libro giornale, inventari, etc.)•registri (beni ammortizzabili, acquisti, corrispettivi, etc.)•fatture•dichiarazioni fiscali•modulistica pagamenti (F23, F24, etc.)
•scritture patrimoniali e reddituali • bilancio d’esercizio• documenti di trasporto e cedolini• libro Unico del Lavoro• polizze, registri e contratti assicurativi• documentazione clinica (cartelle, etc.)
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[email protected] - www.bassilichi.it
Il Responsabile della Conservazione Sostitutiva Il sistema di conservazione deve essere gestito da un Responsabile della Conservazione che lavora d’intesa con il Responsabile del trattamento dei dati personali e, ove presente, con il Responsabile del servizio per la te-nuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
Il Responsabile, inoltre, deve assicurare:
La procedura informatica, disciplinata dalla legge italiana è in grado di garantire nel tempo la validità legale del documento informatico. A garanzia di autenticità vi sono le caratteristiche di:• Non deteriorabilità• Garanzia di autenticità, integrità, leggibilità nel tempo• Esibizione a norma di legge• Delega della responsabilità di conservazione
L’Organizzazione• Documentare le fasi del processo di conservazione• Effettuare il censimento dei supporti di memorizzazione utilizzati• Controllare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi
L’Attestazione• Corretto svolgimento del processo di conservazione tramite firma digitale e marcatura temporale• Corretta tenuta dell’archivio: integrità, accessibilità, esibizione e corretta conservazione del singolo documento
La Sicurezza• Approntare e manutenere misure per la sicurezza sia informatica che
fisica del sistema
La Leggibilità• Conservare l’archivio dei software necessari • Verificare, con cadenza non superiore a cinque anni, la leggibilità dei
documenti
