DIGITALIZZAZIONE DELL’ARCHIVIO CONSOLARE DELL’AMBASCIATA D’ITALIA A PRAGA

Responsabile del Progetto: Michele Glielmi

Referenti per successivi contatti con l’Amministrazione: Michele Glielmi, Responsabile Back Office Cancelleria Consolare dell’Ambasciata d’Italia a Praga: michele.glielmi@esteri.it

Descrizione sintetica del progetto

Il progetto di digitalizzazione ha interessato l’archivio anagrafico consolare dell’Ambasciata d’Italia in Praga, in pratica gli schedari consolari dei connazionali residenti in Repubblica Ceca, la cui tenuta è stata dematerializzata mediante un virtuoso processo di innovazione.

Settori interessati

Il progetto ha riguardato la Cancelleria Consolare dell’Ambasciata, in particolare lagestione degli schedari consolari dei connazionali residenti. Attraverso una profonda revisione di metodi, procedure e strumenti di lavoro si è passati dalla gestione cartacea di detti schedari alla loro completa gestione ed archiviazione in formato digitale.

Il progetto è stato realizzato con il ricorso esclusivo alle “risorse interne”dell’ufficio, a software open source ed alle apparecchiature informatiche normalmente in dotazione ad un ufficio consolare, quindi a “costo zero” per l’Amministrazione.

Situazione antecedente alla realizzazione del progetto

La situazione precedente corrispondeva alla “classica” gestione cartacea degli schedari consolari: ad ogni nucleo familiare di connazionali residenti corrispondeva un “fascicolo” (con relativo numero identificativo) al cui interno veniva conservata tutta la documentazione relativa alla storia anagrafica.

La necessità di dar vita al progetto in questione è nata da una duplice esigenza:

- dover far fronte dall’esaurirsi degli spazi fisici destinati alla conservazione degli schedari;

- massimizzare gli effetti di alcuni processi di innovazione posti in essere dall’Amministrazione: utilizzo di Posta Elettronica Certificata PEC) e firma digitale.

Principali iniziative in cui si è concretizzato il progetto

Il progetto si è articolato in una serie di passaggi logico-organizzativi:

- scansione (in luogo della copia) dei documenti conservati “agli atti” di ogni fascicolo;- generazione di documenti “direttamente in digitale” tramite l’apposizione di firma digitale;- utilizzo esclusivo della PEC per le comunicazioni con gli interlocutori dell’Ufficio Consolare (Comune e Questure in primis); - conseguente generazione di un unico file digitale (in formato PDF) contenente tutta la documentazione relativa ad ogni singolo procedimento tramite l’utilizzo di appositi software open source suggeriti dal MAE;- archiviazione digitale in apposite cartelle informatiche corrispondenti ai vecchi schedari consolari;- messa a punto di un meccanismo automatizzato di back up dei dati.

Tutte queste innovazioni hanno costituito altrettanti aspetti di innovativeprocedure di lavoro che sono state ripensate ex novo.

Miglioramenti apportati dal progetto al servizio

Riduzione dello spazio fisico necessario per l’archivio consolare.

Riduzione nel consumo di carta.

Riduzione delle spese di corrispondenza.

Più efficienti modalità di consultazione dei fascicoli da parte dei singoli operatori, direttamente dalle proprie postazioni informatiche.

Più agevole accesso agli stessi fascicoli (tramite rete interna) da parte di tutti gli operatori autorizzati.

Ostacoli più significativi riscontrati nell’attuazione del progetto

Sforzo di radicale ri-progettazione di metodi e procedure di lavoro.

Necessaria, scrupolosa uniformità nell’applicazione di tali nuove procedure da parte dei vari operatori coinvolti.

Doppio livello di gestione (cartaceo e digitale), relativamente alle pratiche precedenti e successive alla data del 01/01/2010, scelta come “simbolico spartiacque”per l’adozione delle nuove procedure.

Non pieno utilizzo della PEC da parte degli interlocutori dell’Ufficio Consolare (alcuni Comuni e Questure italiani).

Modalità di coinvolgimento del personale

Il progetto è stato realizzato grazie al pieno coinvolgimento di tutti gli addetti della Cancelleria Consolare nelle varie fasi di ideazione iniziale

- progettazione e reingegnerizzazione delle nuove procedure di lavoro;- implementazione scrupolosa di tali procedure.

Fattori cruciali per la realizzazione del progetto sono stati- lo spirito di squadra;- l’apertura all’innovazione di tutti gli addetti;- il continuo confronto, necessario soprattutto in fase di avvio del progetto per ridefinire in maniera condivisa procedure e metodi di lavoro innovativi;- le dimensioni ridotte dell’ufficio e del numero di addetti.

Il progetto è stata realizzato: - al di fuori degli orari ed in aggiunta ai compiti istituzionali dell’ufficio (di cui èstato garantito il corretto, ordinario funzionamento in tutte le fasi del progetto).