MODELLO DI ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE … · Codice dell’amministrazione digitale (Cad,...

Dipartimento Comunicazione e Diritti dei Cittadini Progetti Strategici e Grandi Eventi Direzione Comunicazione Multicanale Unità Organizzativa Progetti di partecipazione e tutela dei diritti dei cittadini -AIR

ANALISI D’IMPATTO DELLA REGOLAMENTAZIONE (AIR)

MODELLO DI ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

AMMINISTRATIVA DI ROMA CAPITALE

Roma, giugno 2012

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Indice

1. AMBITO DI INTERVENTO ...................................................................................................................................... 4

2. ESIGENZE DELL’AMMINISTRAZIONE E DEI DESTINATARI ....................................................................... 5

3. OBIETTIVI GENERALI E SPECIFICI ................. ................................................................................................... 9

4. OPZIONI ..................................................................................................................................................................... 10

4.1 OPZIONE ZERO: LA SITUAZIONE ATTUALE ................................................................................................. 10

4.1.1 Contesto di riferimento in tema di Ged e governance del sistema ............................................................. 10

4.1.2 Gli assetti organizzativi e il personale coinvolto ....................................................................................... 14

4.1.4 Il processo di gestione documentale: regole, procedure e metodologia .................................................... 27

4.1.5 Questioni aperte (criticità) e punti di forza ............................................................................................... 38

4.2 OPZIONE A: IL NUOVO MODELLO DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI ..................................... 40

4.2.1 L’implementazione del nuovo modello: strumenti tecnico-giuridici .......................................................... 40

4.2.2 Interventi sulla governance e sul modello organizzativo del sistema di Ged ............................................ 40

4.2.3 Azioni di sistema: sensibilizzazione, comunicazione e formazione sulla Ged ........................................... 42

4.2.4 La metodologia: il prototipo del Manuale di gestione dei flussi documentali e il titolario ....................... 43

4.2.5 Interventi di adeguamento e investimenti “tecnologici” ........................................................................... 50

4.3 OPZIONE B: EVOLUZIONE DEL NUOVO MODELLO .................................................................................... 51

4.3.1 L’evoluzione del nuovo modello: strumenti tecnico-giuridici.................................................................... 51

4.3.2 Interventi sulla governance e sul modello organizzativo del sistema di Ged ............................................ 51

5. VALUTAZIONE DELLE OPZIONI ...................... .................................................................................................. 53

5.1 IL MODELLO ATTUALE (OPZIONE ZERO): VALUTAZIONI DI EFFICIENZA ......................................... 53

5.2 IL NUOVO MODELLO: ELEMENTI DI VALUTAZIONE .............................................................................. 55

6. OPZIONE PREFERITA: MOTIVAZIONI DELLA SCELTA .... .......................................................................... 56

ALLEGATI ..................................................................................................................................................................... 57

RICOGNIZIONE NORMATIVA ................................................................................................................................. 57

ESPERIENZE DI ALTRE AMMINISTRAZIONI ............... ...................................................................................... 61

FONTI INFORMATIVE ............................................................................................................................................... 68

PIANO DI CONSULTAZIONE .................................................................................................................................... 69

1) RISULTATI RICOGNIZIONE TELEFONICA .............. ......................................................................... 72

2) RISULTATI FOCUS GROUP (MUNICIPI E GRUPPI DI POLI ZIA LOCALE) ................................ 73

3) RISULTATI FOCUS GROUP CON I MUNICIPI PER LA VERI FICA DELLA PROPOSTA DI TITOLARIO ..................................................................................................................................................... 83

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Proposta regolativa – descrizione Modello di archiviazione della documentazione amministrativa di Roma Capitale.

Gruppo di lavoro NUCLEO AIR:

Donata Ercoli (PO UO AIR), Paola Sisto, Federica Valluzzi (UO AIR)

Barbara Menghi (Direzione Pianificazione e Controllo interno);

Antonio Lanza (Direzione Pianificazione e Controllo interno)

Maria Teresa Marabotto (Segretariato Generale);

Altri componenti del Gruppo di lavoro:

Anna Conte, Rinaldo Menghi (Dipartimento Risorse Tecnologiche);

Luigi Nazzaro (Direzione Pianificazione e Controllo interno);

Alessandro Salone, Laura Francescangeli (Archivio Capitolino)

Andrea Boratto, Patrizia Matta, Stefano Giorgi (Polizia locale di Roma Capitale);

Daniela Buttinelli - -Tiziana Piersimoni (Municipio IV);

Enrica Catini, Enrico Barlone (Municipio VII);

Maria Cristina Vergari (Municipio XVIII);

Cristina Malpassi, Fabio Zandri (Municipio XX);

Fabio M. Lanzoni, Federica Cacciatore, Barbara D’Amen, Alessio Canzonetti (MIPA) – Tutores.

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1. AMBITO DI INTERVENTO

CONFINI OGGETTIVI

OGGETTO DELL’INTERVENTO

Nel contesto generale del processo di “E-Gov” e dematerializzazione di Roma Capitale, si vuole definire/affinare il modello organizzativo e procedurale di archiviazione della documentazione amministrativa, con interventi di miglioramento del sistema di protocollo informatico.

AMBITO TERRITORIALE DI RIFERIMENTO Roma Capitale

SETTORI DI ATTIVITÁ ECONOMICA COINVOLTI

Dalla progressiva messa a regime dei processi di dematerializzazione alcuni effetti economici possono aversi verso i settori indotti dell’ICT e verso i fornitori di materiali cartacei

CONFINI SOGGETTIVI

Categoria destinatari Descrizione soggetto (tipologia) - Dati

DESTINATARI DIRETTI

Dipendenti Roma Capitale - Dipendenti Comune1: 24.765, di cui 11.352 nei Municipi (dato al 31/12/2011) - Dipendenti sesso femminile: 66,9% - Dipendenti 50 anni e oltre: 51,9% - Dipendenti informatizzabili2:13.675 (13.918 postazioni di lavoro con PC)

Aree Organizzative Omogenee: 75 (dato al 31/12/2011)

Utenze protocollo web: 15.136 (dato al 31/03/ 2012) - Strutture di supporto: 981 - Strutture di staff: 3.077 - Strutture di linea: 2.792 - Strutture territoriali (municipi): 5.625 - Gruppi Polizia locale: 2.661

DESTINATARI INDIRETTI Aziende del gruppo Roma Capitale. Cittadini e utenti dei servizi di “e-Gov”; Fornitori Amministrazione

AMMINISTRAZIONI COINVOLTE

Dipartimento della Funzione Pubblica; DigitPA (exCnipa).

ORGANISMI RAPPRESENTATIVI

Tipologia destinatario Organismi rappresentativi interessati

DESTINATARI DIRETTI Rappresentanze sindacali dei dipendenti del Comune.

DESTINATARI INDIRETTI Rappresentanze di consumatori e utenti.

1Fonte: sistema informativo Cezanne. 2Fonte: “Relazione annuale ICT nel Comune di Roma”, 2010, Dip. servizi tecnologici e reti informative (dato al 30/04/2010). Per dipendenti informatizzabili si intendono coloro che per svolgere le loro funzioni lavorative hanno necessità di utilizzare in modo continuativo postazioni di lavoro informatizzabili. Nel Comune di Roma la maggior parte dei cosiddetti dipendenti non “informatizzabili” sono vigili urbani e insegnanti di asili nido e scuola materna.

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2. ESIGENZE DELL’AMMINISTRAZIONE E DEI DESTINATARI Nelle Analisi d’impatto della regolazione (Air) la definizione delle cosiddette “esigenze” è fondamentale, poiché queste rappresentano la motivazione per cui un dato ambito si sottopone a valutazione preventiva. Queste possono essere di ordine giuridico ovvero di tipo economico-sociale, che sono poi quelle più significative ai fini dell’Air, in quanto rilevate dai destinatari e dall’ambiente esterno (collettività). In sostanza, con la specificazione delle esigenze si vuole qualificare in modo strutturato una data problematica e porre, di conseguenza, le basi per definire interventi che vorrebbero soddisfare e trovare una risposta alle esigenze prima evidenziate.

Esigenze giuridiche di sistema: l’attuazione della normativa In primo luogo, possono individuarsi delle esigenze giuridiche di sistema, che giustificano l’avvio di ulteriori interventi sul modello di gestione dei flussi documentali dell’Amministrazione e, di conseguenza, sul sistema di archiviazione, derivanti da varie fonti normative di livello nazionale e comunale. Proseguire nella loro attuazione rappresenta quindi una priorità non più rimandabile.

Box 1– Quadro fonti nazionali rilevanti in tema di Gestione elettronica documentale (Ged)

Innanzitutto, va considerato il Dcpm del 31 ottobre 20003concernente le “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica del 20 ottobre 1998 n. 428”. In tale atto, era stabilito che le amministrazioni pubbliche dovevano procedere, fra l’altro, all’adozione del Manuale di gestione del protocollo informatico, nel quale descrivere il sistema di gestione e di conservazione dei documenti, fornendo anche le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio. Come richiamato nel seguito, tali regole sono state sostituite a seguito delle recenti modifiche apportate al Codice dell’amministrazione digitale (Cad, d.lgs. 82/2005); inoltre, Digit PA ha predisposto un modello di riferimento per la redazione del Manuale di gestione del protocollo informatico, che può essere di ausilio alle amministrazioni (vedi Quaderno n.21, del febbraio 20064). Il noto Dpr n. 445/2000, in tema di documentazione amministrativa, introdusse importanti disposizioni per regolamentare il sistema di gestione informatica dei documenti ed istituire un “servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi”; sempre nel medesimo decreto si definisce, fra l’altro, il concetto di aree organizzative omogenee, nel cui ambito assicurare criteri uniformi per la classificazione, l’archiviazione e la comunicazione interna tra gli uffici. Ovviamente, vanno poi citate le previsioni del Cad, recentemente innovato con il d.lgs. 235 /20105 e con le integrazioni disposte dal Decreto Legge 13 agosto 2011 n. 1386dove si trovano molteplici norme che hanno rilevante impatto in tema di digitalizzazione della gestione documentale e di protocollo informatico: nel seguito si procede ad una breve disamina della materia, ampiamente documentata dai contributi presenti nel sito DigitPA7. In primo luogo, con il Cad si stabilisce che ogni comunicazione pervenuta a un’amministrazione pubblica mediante Posta elettronica certificata (Pec) debba essere oggetto di registrazione mediante protocollo informatico (art. 40 bis). Inoltre con l’art. 41 è stato generalizzato l’obbligo dell’amministrazione di istituire un fascicolo informatico per ogni procedimento amministrativo in atto, che deve contenere informazioni circa : l'amministrazione titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo; le altre amministrazioni partecipanti; il responsabile del procedimento; l'oggetto del procedimento; l'elenco dei documenti contenuti; l'identificativo del fascicolo medesimo, per avere una maggiore tracciabilità delle procedure e, conseguentemente, raggiungere una maggiore trasparenza verso il cittadino. In ogni caso, il fascicolo informatico può contenere aree a cui hanno accesso solo l'amministrazione titolare e gli altri soggetti dalla medesima individuati.

3 Da segnalare anche la Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie sulla trasparenza dell’azione amministrativa e la gestione elettronica dei flussi documentali, del 9 dicembre 2002. 4 Il manuale è scaricabile al seguente link http://archivio.cnipa.gov.it/site/_files/Quaderno_n_21b.pdf. 5Modifiche e integrazioni al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante il Codice dell'amministrazione digitale. Da segnalare che il provvedimento è intervenuto anche sul testo unico in tema di documentazione amministrativa. 6 Il decreto in questione all’art. 6 comma 5 dispone la modifica dell’ art. 81 d. lgs. 82/05: per approfondimenti si consulti il sito http://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto-legge:2011-08-13;138. 7 Per approfondimenti si consulti il sito http://www.digitpa.gov.it/amministrazione-digitale/CAD-testo-vigente.

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Sul versante del modello organizzativo, il Cad (art. 44) oltre a definire i requisiti per la conservazione dei documenti informatici (identificazione, integrità, leggibilità ecc.) configura la realizzazione di un sistema8 nel quale devono interagire diverse funzioni strategiche, concernenti la privacy, il protocollo informatico e la gestione flussi documentali, la conservazione documenti. Il Cad reca disposizioni anche in tema di regole tecniche (art. 71), che dovranno essere dettate con apposito decreto sentita la Conferenza unificata, il Garante della privacy e previo parere tecnico di Digit PA. Da considerare, che in attuazione delle recenti modifiche al Cad, Digit PA ha definito le regole tecniche relative alle operazioni di registrazione di protocollo e al sistema di conservazione dei documenti (con dettagli su definizioni, formati, standard tecnici, metadati), mentre sono in fase di predisposizione le linee guida in tema di protocollo e la guida alla compilazione del manuale di conservazione9.Tali regole, pertanto, nel cercare di fornire un quadro di riferimento uniforme, sostituiscono quelle definite nel citato Dpcm 31/10/2000. Infine, sempre Digit PA ha raccolto e reso disponibile on-line i manuali di gestione del protocollo informativo redatti da varie amministrazioni (per i comuni è disponibile documentazione relativa al Piano di classificazione, alle Linee guida, al Piano di conservazione ed al Massimario di scarto).

Esigenze specifiche: la definizione di un modello di gestione dei flussi documentali Le esigenze di ordine giuridico sottese all’intervento, tuttavia, non si limitano a quelle che derivano dalle fonti succitate, definibili di sistema e sostanzialmente comuni alle varie PA. Infatti, dalle analisi e dalle consultazioni effettuate (vedi Piano di consultazione in allegato) sono emerse ulteriori e peculiari esigenze proprie dello specifico contesto amministrativo Capitolino, dovute essenzialmente al fatto che lo sviluppo delle soluzioni tecnologiche del sistema di Gestione elettronica documentale (Ged), come delineato nel Piano e-Gov., non è stato accompagnato ad oggi dalla emanazione di un vero e proprio atto regolatorio comunale che favorisse la diffusione di prassi organizzative e metodologiche uniformi. In particolare, è possibile individuare alcune esigenze di carattere prettamente organizzativo e procedurale, il cui soddisfacimento è necessario per l’ottimizzazione dell’attuale modello di gestione della documentazione amministrativa. In sintesi: 1. In via preliminare, è necessario approcciarsi alla questione del cambiamento organizzativo in

corso sulla Ged con una visione d’insieme. Pertanto, occorre assumere una maggiore consapevolezza che per implementare un modello ottimale di archiviazione della documentazione amministrativa – che sia anche uno strumento efficiente ed efficace di gestione della conoscenza e dei procedimenti – risulta fondamentale un coordinamento con gli altri processi attivati per diffondere i vari strumenti di e-Gov. Infatti, la progressiva diffusione della posta elettronica certificata (anche nei rapporti con l’esterno), della formazione digitalizzata degli atti e della correlata firma digitale (si pensi alle determine e delibere on-line, che rappresentano in prospettiva l’iter ideale, trattandosi di documenti che “nascono” digitalizzati), ma anche l’affinamento del sistema di gestione del protocollo informatico, rappresentano processi d’innovazione e cambiamento organizzativo intimamente correlati. Tale affermazione è ovviamente nota e condivisibile: è opportuno, però, rafforzare il coordinamento tra i soggetti dell’Amministrazione (interni ed esterni) coinvolti nella

8 In particolare, l’art. 44, comma 1-bi, del Cad reca la seguente disposizione: Il sistema di conservazione dei documenti informatici è gestito da un responsabile che opera d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all'articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e, ove previsto, con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi di cui all'articolo 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza. 9Tale manuale di conservazione illustrerà l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.

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governance e nell’implementazione strategica di tali processi, anche al fine di evitare dispersione di risorse, sovrapposizioni e le conseguenti criticità operative (per la cui descrizione si rimanda all’opzione zero). In questo ambito, per quanto attiene ai rapporti con le altre amministrazioni (Spc10) e in prospettiva con i cittadini e le organizzazioni private, si tratta di tenere presenti le caratteristiche di interoperabilità delle infrastrutture e dei vari applicativi gestionali rilevanti.

2. Il processo d’innovazione avviato risente poi di ulteriori criticità che ne hanno rallentato una

diffusione omogenea nelle strutture dell’Amministrazione e che invece, se adeguatamente rilevate, rappresentano dei presupposti per il cambiamento organizzativo. In primo luogo, occorre intervenire sulle resistenze culturali al cambiamento e all’utilizzo delle innovazioni tecnologiche, anche da parte delle posizioni apicali, mediante le opportune azioni di sensibilizzazione e comunicazione interna. Inoltre, è necessario proseguire con interventi di rafforzamento/adeguamento delle competenze delle funzioni rilevanti coinvolte nei processi di gestione digitalizzata della documentazione amministrativa, che dovranno progressivamente adeguarsi al nuovo scenario. In particolare, i vari responsabili delle funzioni di protocollazione, archiviazione ecc., oltre che adeguare le competenze in funzione del modello organizzativo, dovranno acquisire anche una nuova consapevolezza di ruolo.

3. Se gli strumenti tecnici in termini di applicativi gestionali sono stati sviluppati (vedi “protocollo

web”), si avverte la mancanza di un Modello organizzativo e procedurale, tendenzialmente uniforme, per quanto riguarda la gestione dei flussi documentali e la correlata archiviazione della documentazione amministrativa, che dovrebbe comunque tenere conto delle peculiarità delle varie strutture (ad esempio, nelle strutture territoriali, o Municipi, vi sono generalmente profili/famiglie professionali più articolate rispetto alle Strutture di Linea). Successivamente alla definizione del modello si potrà procedere ad eventuali interventi di manutenzione evolutiva degli applicativi gestionali. In questo ambito generale possono distinguersi le seguenti tipologie di esigenze.

Esigenze di carattere organizzativo

Su tale versante, sembra necessario un adeguamento della governance del sistema di Ged e una definizione più coerente con il nuovo scenario del ruolo e delle funzioni delle risorse umane da impiegare al suo interno, con una valenza che deve riguardare le funzioni di protocollo, archiviazione e privacy. Inoltre, da un punto di vista operativo, occorrerebbe agire sui flussi di comunicazione rivolti agli uffici (soprattutto quelli rivolti ai municipi, il principale “front office” dell’utenza) e anche su un maggior coordinamento delle funzioni di help desk che devono fornire il supporto agli operatori.

Esigenze di carattere metodologico

Dalle analisi e consultazioni effettuate emerge la necessità di indicazioni metodologiche che forniscano indirizzi chiari sui criteri da seguire per procedere all’archiviazione e alle operazioni correlate. La questione riguarda la definizione del Manuale di gestione dei flussi documentali: al riguardo, anche se in diverse strutture è stato predisposto seguendo spesso uno

10Secondo la definizione presente nell’art. 73 del Cad, il Sistema pubblico di connettività (Spc) rappresenta “l’insieme di infrastrutture tecnologiche e di regole tecniche, per lo sviluppo, la condivisione, l’integrazione e la diffusione del patrimonio informativo e dei dati della pubblica amministrazione, necessarie per assicurare l’interoperabilità di base ed evoluta e la cooperazione applicativa dei sistemi informatici e dei flussi informativi, garantendo la sicurezza, la riservatezza delle informazioni, nonché la salvaguardia e l’autonomia del patrimonio informativo di ciascuna pubblica amministrazione.” Quindi, il Spc definisce le modalità preferenziali che i sistemi informativi delle pubbliche amministrazioni devono adottare per essere tra loro "interoperabili", mediante regole specifiche e servizi di interoperabilità, cooperazione e accesso.

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schema comune, risultano mancanti i criteri per la classificazione dei documenti, proprio perché non si dispone di un sistema di riferimento unitario. La problematica è dibattuta da tempo e, come già citato, esistono diversi riferimenti da cui partire, quali i numerosi contributi in tema di scienza archivistica11, le indicazioni del Cnipa (ora DigitPa) per la redazione del Manuale di gestione (2006), i risultati del gruppo di lavoro relativo al titolario dei comuni coordinato dall’Università di Padova (2005), che però non possono essere semplicemente “recepiti”, data la complessità e l’articolazione che caratterizza la struttura amministrativa di Roma Capitale. Inoltre, le esperienze già presenti presso alcune strutture potrebbero rappresentare una base di partenza, per valorizzare le buoni pratiche esistenti. In particolare, assume rilevanza l’adozione di un Titolario (Piano di classificazione degli atti amministrativi), che dovrebbe poi trovare riflesso nelle funzioni disponibili nell’applicativo gestionale Protocollo web. Il Titolario potrebbe quindi rappresentare la base logica per delineare un modello di archiviazione della documentazione amministrativa che possa diventare anche uno strumento di gestione e condivisione della conoscenza.

Esigenze di carattere tecnico

Su tale versante, alcune indicazioni elencate nel seguito sono emerse dalle consultazioni effettuate e sono così riassumibili: - maggiore disponibilità di scanner (anche per supportare formati diversi a A4) e loro messa

in rete entro la struttura; - maggiore diffusione/utilizzo dei kit di firma digitale; - determine on-line: limitazioni soggettive (numero basso di soggetti/dirigenti abilitati a tali

procedure) e oggettive (limitazioni nella redazione delle determine on line ecc.); - numero insufficiente abilitazioni Sap; - criticità legate alla coesistenza di vari sistemi operativi;

4. Inoltre, è opportuno riconsiderare le potenzialità di un adeguato modello di archiviazione

anche per l’efficienza e la reingegnerizzazione dei procedimenti amministrativi (gestione con strumenti di workflow). Il fascicolo informatico dovrebbe favorire la collaborazione tra gli uffici nei procedimenti complessi; attualmente, si riscontrano invece problematiche in ordine al reperimento dei documenti e alla tracciabilità, perdendo talvolta la visione del processo unitario. Al riguardo, si segnala la “rilevazione sui procedimenti amministrativi” effettuata dal Segretariato-DG, Direzione Supporto Giuridico-Amministrativo agli Organi e all’Amministrazione (i cui risultati sono in corso di analisi) che potrà essere utilizzata sia per tali finalità sia per l’aggiornamento del modello di gestione dei flussi documentali.

5. Occorre, infine, ridurre le criticità in materia di accesso agli atti da parte dei cittadini e

imprese e al tempo stesso sensibilizzare la cittadinanza ad interagire con l’Amministrazione anche mediante gli strumenti ICT. Al riguardo, si rileva il percorso avviato per procedere alla revisione del regolamento di accesso agli atti per cui è attivo uno specifico gruppo di lavoro.

11 Al riguardo, in tema di dottrina archivistica, informazioni utili (quali riferimenti dottrinari, standard e linee-guida, glossari ecc.) possono reperirsi nel sito dell’Istituto centrale per gli archivi: http://www.icar.beniculturali.it/index.php?it/2/listituto.

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3. OBIETTIVI GENERALI E SPECIFICI La definizione degli “obiettivi”, secondo la logica Air, rappresenta una prima risposta alle esigenze: in particolare, se le esigenze sono rilevate anche e soprattutto dall’ambiente esterno, gli obiettivi (aventi una dimensione quantitativa e qualitativa) sono fissati in modo autonomo dall’Amministrazione. Gli obiettivi rappresentano i traguardi che si vorrebbero raggiungere grazie a un dato intervento e sono sempre rapportati rispetto alla situazione attuale: in tal modo, diventa possibile (a posteriori) verificare l’effettivo conseguimento degli obiettivi stessi.

OBIETTIVO GENERALE

Definire un Modello organizzativo e procedurale di gestione dei flussi documentali e di archiviazione della documentazione amministrazione di Roma Capitale che promuova l’efficienza dei processi, la condivisione delle conoscenza entro l’Amministrazione e la trasparenza verso gli utenti OBIETTIVO SPECIFICO 1 Valore attuale Valore atteso

Ged - Aumento % documenti scansionati su doc. protocollati - Indice “Doc. scansionati/Doc. protocollati” (tot. Amm.one)

41 % (2011)

100% (2012)

OBIETTIVO SPECIFICO 2 Valore attuale Valore atteso

Adozione nuovo Manuale integrato gestione flussi documentali* 0 Tutte le strutture

OBIETTIVO SPECIFICO 3 Valore attuale Valore atteso

Adozione titolario (differenziato per struttura) 1 (Dip.to ris. Econ.)

Tutte le strutture

OBIETTIVI SPECIFICI

Adeguare il sistema di Governance della Ged.

Adeguamento delle competenze del personale (informatiche e archivistiche)

Favorire l’accesso ai documenti digitalizzati (maggiore trasparenza)

Favorire l’interoperabilità con altre PA

* Dalle consultazioni effettuate risulta che 15 strutture territoriali hanno adottato un manuale di gestione dei flussi documentali, redatto sulla base del modello diffuso dal Dipartimento risorse tecnologiche. Tali manuali, però, necessitano di revisione.

Alcuni degli obiettivi sopra descritti sono già indicati nel PEG.

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4. OPZIONI

4.1 OPZIONE ZERO: LA SITUAZIONE ATTUALE Per realizzare un’Analisi d’impatto della regolazione è fondamentale delimitare correttamente e analizzare in profondità la cosiddetta “opzione zero”, che rappresenta la situazione attuale dell’ambito oggetto di valutazione. Infatti è rispetto a questa che si effettua il giudizio di preferenza a favore di una data opzione alternativa.

Di seguito si procede alla rappresentazione dell’opzione zero, in pratica del modello (o meglio dei modelli) di gestione dei flussi documentali esistenti di fatto nell’Amministrazione (il cosiddetto AS IS), assumendo un dato schema logico che si ritiene funzionale alla successiva definizione delle opzioni alternative ed alla conseguente valutazione. In particolare, saranno approfonditi i seguenti punti:

- Contesto di riferimento in tema di Ged e governance del sistema.

- Gli assetti organizzativi, il personale coinvolto e le sedi.

- Le procedure e la metodologia: prassi e criteri utilizzati per la gestione dei flussi documentali.

- Questioni aperte (criticità) e punti di forza.

4.1.1 Contesto di riferimento in tema di Ged e governance del sistema

Anche Roma Capitale, come tutte le pubbliche amministrazioni nazionali, è soggetta alla normativa relativa alla documentazione amministrativa (l. 241/1990 e ss. mm., Dpr 445/2000), al protocollo informatico (Dpr 428/1998 e Dpcm 31/10/2000), nonché al Cad (Codice dell’amministrazione digitale, l. 82/2005).Tra gli interventi specifici dell’Amministrazioni si rilevano:

� Protocollo d’intesa (2009) sull’ E-Gov tra Roma Capitale e il Ministero per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione (rilevano in particolare l’Obiettivo 20.4, Progetto “Gestione Documentale” e l’Obiettivo 20.5 “Attuazione del Cad”, collocati nell’obiettivo generale 20, “Dematerializzazione”);

� PEG 2011-13, con particolare riferimento al Progetto di Ente n. 2 “Piano di E-Government 2010-2012” (vedi Tabella 1). In linea generale, occorre precisare che il PEG 2011-13 rappresenta il risultato del processo di innovazione organizzativa e gestionale avviato nel 2009. Pertanto, il processo di dematerializzazione deve essere inquadrato nell’ambito dei 5 Progetti di Ente che, oltre al Progetto E-Gov, riguardano:

o Ciclo di programmazione e controllo 2011/13;

o Programma di ottimizzazione degli acquisiti ai fini del contenimento della spesa pubblica;

o Sviluppo dei livelli di trasparenza integrità e accessibilità dei servizi 2011/13;

o Cruscotto riscossioni e rendicontazioni pagamento on line

Inoltre, in esecuzione degli obiettivi delineati nel Protocollo, il Segretario-Direttore generale ha emanato la Circolare d’indirizzo metodologico per la misurazione e la valutazione degli obiettivi di gestione n. 1548 del 07/07/2010; da segnalare anche la Circolare 1.12.2011 Segretariato Dg-Dpci e Dipartimento Risorse Tecnologiche in merito a indicazioni operative per il corretto funzionamento

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di flussi di posta tra le Aree organizzative omogenee e la successiva Circolare 21.2.2012 sul medesimo argomento. Nel contempo, per l’impatto che indirettamente hanno sulla tematica della Ged, occorre considerare anche i seguenti provvedimenti: � Del. CC 234/2006, che modifica la Del. CC 376/2005, in tema di tutela della privacy; � Del. CC 203/2003, in ordine al diritto di accesso ai dati e alle informazioni della PA;

Regolamento sul decentramento amministrativo. � Regolamento sul decentramento amministrativo approvato con deliberazione del Consiglio

Comunale n. 10 dell’8 febbraio 1999 e modificato successivamente con le due delibere del Consiglio Comunale n. 30 del 24 gennaio 2001 e n. 201 dell’11 dicembre 2006

� Del. GC 161/2010, il nuovo Regolamento sull’ordinamento degli Uffici e dei Servizi di Roma Capitale (assetto della macrostruttura di Roma Capitale), integrato con Del. GC 156/2011.

Invece, con riferimento alla governance del sistema di Ged, il ruolo principale è rivestito dal Dipartimento Risorse Tecnologiche e, a seguito di recenti interventi, anche dalla Direzione Pianificazione e Controllo Interno (Dpci). Infatti, nel già citato provvedimento n. 156 dell’11 maggio 2011 la Giunta Capitolina stabilisce che il “ presidio del modello gestionale del protocollo e dell’archiviazione della documentazione amministrativa” venga affidato alla Direzione Pianificazione e Controllo Interno Segretariato-Direzione Generale ed al Dipartimento Risorse Tecnologiche ai quali spettano i ruoli di coordinamento, monitoraggio, indirizzo e controllo sugli adempimenti inerenti alla funzione di “protocollo e archiviazione della documentazione amministrativa”. A dare attuazione a tutto ciò ha provveduto il Segretario Generale che, con nota prot. n. 11713 del 27 luglio 2011, ha coinvolto nel progetto E-gov le due strutture di staff, corrispondenti al Dipartimento Risorse Tecnologiche-Servizi Delegati e al Dipartimento Comunicazione, U.O. AIR; al contempo, ha assegnato al Dipartimento Comunicazione, U.O. AIR, una valutazione d’impatto della gestione elettronica documentale, per l’individuazione di un modello standard organizzativo e gestionale di archiviazione di Roma Capitale. Infine, a livello di contesto, è necessario considerare anche gli ulteriori processi avviati in attuazione del suindicato Progetto di Ente n. 2 “Piano di E-Government 2010-2012”, sintetizzati nel seguito. Delibere e determine on line e firma digitale La dematerializzazione delle Determinazioni Dirigenziali e delle Delibere di Giunta e del Consiglio Comunale rappresentano particolari obiettivi del “Protocollo di E-Gov” che l’amministrazione Capitolina ha stipulato con il Ministero per la Pubblica Amministrazione attraverso un protocollo di intesa. In particolare, nella Memoria di Giunta della seduta num. 024/2010 del 09/06/201012 è descritto il processo previsto per la gestione delle Determinazioni Dirigenziali Digitali: questo consiste in un percorso lineare che partendo dall’offerta economica giunge attraverso una fase di Work Flow alla trasmissione del documento consentendo il monitoraggio on line dello stato di approvazione dell’atto. Allo stato attuale per utilizzare l’applicazione delle Determinazioni Dirigenziali Digitali è necessario disporre delle credenziali di accesso SAP le quali sono gestite dalla Ragioneria Generale. Per quanto riguarda invece il progetto di dematerializzazione delle Delibere di Giunta e del Consiglio Comunale, questo non presenta sostanziali diversità rispetto a quello relativo alle Determine: anche in questo caso è possibile monitorare on line lo stato di avanzamento dell’atto.

12 Il suddetto documento, dal titolo “Funzione di coordinamento del Dipartimento Risorse Tecnologiche - Servizi Delegati -Statistica in materia di sistemi informativi e reti di telecomunicazione del Comune di Roma” è stato presentato dall’ex Dipartimento XIII.

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Posta Elettronica Certificata(Pec) Per quanto riguarda la PEC, va specificato che esiste una tipologia specifica di posta elettronica, nota come PEC (CEC-PAC) che permette il colloquio tra PA e cittadino fornita gratuitamente (almeno per il primo anno) dallo Stato italiano per il tramite di Poste Italiane. Tuttavia la posta elettronica di cui si sta dotando l’amministrazione capitolina non permette questo dialogo con i cittadini, quindi è una PEC non CEC-PAC, poiché deve poter relazionarsi con tutti i soggetti giuridici, ovvero associazioni di categoria, imprese e non solo con i cittadini. Per ovviare a questa limitazione e permettere di includere nella gestione della posta elettronica anche le comunicazioni dei cittadini, Roma Capitale ha stipulato un accordo con Poste Italiane per cui tutte le PEC dell’Amministrazione possono colloquiare con il mondo CEC-PAC solo se presenti nell’indirizzario IPA (Indice della PA) secondo i requisiti tecnici dettati dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri / Dipartimento per l’Innovazione Tecnologica. Questa soluzione ha dei limiti in quanto, attualmente, l’interfaccia di pubblicazione e gestione dell’indice è rigida e rende operativa una sola casella di posta certificata per AOO, limitando la comunicazione tra istituzioni e cittadini. Tuttavia, al di là delle suddette limitazioni, al momento la presente soluzione sembra la più praticabile: in questa prima fase verrà pubblicata, su richiesta di ciascuna AOO, solo la casella “istituzionale” dove per istituzionale si intende quella casella che automaticamente consentirà lo scarico nel GED.

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Tabella 1–Progetto E-Governement 2010-2012 – Obiettivi Peg 2011-2013

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4.1.2 Gli assetti organizzativi e il personale coinvolto

La sperimentazione della gestione elettronica documentale, avvenuta su impulso del Dip.to Risorse tecnologiche, che ha messo a disposizione l’applicativo per la gestione del protocollo informatico, è iniziata nel primo trimestre 2010, coinvolgendo il Dipartimento del Patrimonio e della Casa, il Dipartimento delle Risorse Economiche ed i Municipi XII e XVIII. Successivamente, nel gennaio 2011 il processo di dematerializzazione è stato esteso a tutte le strutture capitoline, centrali e periferiche, mentre nello scorso ottobre è stata attivata la posta tra le Aree Organizzative Omogenee (AOO), ovvero tutte le strutture (centrali, di staff e territoriali) dell’Amministrazione. Attualmente, a livello centrale, il governo dei processi fa capo al Dipartimento RT per la parte tecnologica e alla DPCI per quanto riguarda il monitoraggio e la verifica dei risultati, ciò è avvenuto a seguito della citata Del. GC 156/2011. In attuazione dell’art. 61 comma 1 del DPR 445/00, le 75 AOO, coincidenti con le strutture dell’Amministrazione, rappresentano la prima e naturale dimensione organizzativa di riferimento, in cui operano i circa 14.000 dipendenti informatizzabili dell’Amministrazione. Dato tale scenario, a un livello di ulteriore dettaglio occorre considerare che Da un’analisi più dettagliata che riguarda il profilo organizzativo, riferendosi al prospetto riepilogativo dei dati emersi dalle rilevazioni telefoniche (Tabella 3) è evidente che le strutture che presentano un numero consistente di addetti alla protocollazione sono le strutture di Staff e di Linea (134 addetti) e le Strutture Territoriali (142 addetti). Tabella 2 e la Tabella 3 mostrano: � le unità di personale impiegate negli Uffici protocollo appositamente costituiti in ogni struttura.

In particolare, dalle ricognizione effettuate, si tratta di circa 430 dipendenti (vedi tabella 3 seguente) prevalentemente di categoria C. Per quanto riguarda i municipi, considerando le tradizionali quattro unità organizzative (UD, UOA, UOSECS, UOT), la collocazione dell’Ufficio protocollo è quella di ufficio di staff presso l’Unità di Direzione (verificare; approfondire dipartimenti).

� il personale che risulta abilitato all’utilizzo dell’applicativo “Protocollo web”: le utenze sono oltre 15.000 ed, a livello operativo, per ciò che riguarda la registrazione dei documenti nelle strutture territoriali risulta prevalente un “Modello di protocollo diffuso” nel senso che la protocollazione è effettuata anche dai vari uffici.

Già questi numeri danno l’idea della complessità e della dimensione del processo avviato.

Infine, in tale ambito, vanno considerate anche le funzioni a supporto, rappresentante dagli help-desk appositamente attivati dall’Amministrazione. Nella tabella 2 viene proposto un primo quadro descrittivo del profilo organizzativo assunto dall’amministrazione capitolina ed emerso dalle interviste telefoniche (vedi piano delle consultazioni allegato) cui si aggiungono nelle tabelle seguenti maggiori dettagli relativi al personale ed ai responsabili addetti alle funzioni di protocollazione.

Figura 2–Organigramma Roma Capitale

Fonte: sito web di Roma Capitale

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Da un’analisi più dettagliata che riguarda il profilo organizzativo, riferendosi al prospetto riepilogativo dei dati emersi dalle rilevazioni telefoniche (Tabella 3) è evidente che le strutture che presentano un numero consistente di addetti alla protocollazione sono le strutture di Staff e di Linea (134 addetti) e le Strutture Territoriali (142 addetti).

Tabella 2 - Personale impiegato nell’Ufficio protocollo

Uffici Protocollo Informatico (dati) Qualifica Personale Addetto Qualifica Responsabile

Strutture Num. Num. Strutt. rilevate

Dipend. Ufficio

Protocollo

FASCIA B

FASCIA C

FASCIA D

FASCIA D

PO

Strutture Supporto 6 5 50 1 45 4 3 2

Strutture Linea e Staff

24 24 134 1 126 7 18 4

Municipi 19 19 142 7 135 - 8 11

Gruppi Polizia Locale1

20 3 20 94 58 36 18 -

Totale 2 69 68 420 9 364 47 47 17

Fonte: ricognizione telefonica UO Air (dato al dicembre 2011)

1 I Gruppi di Polizia Locale hanno nominato il Responsabile dell'Ufficio Protocollo ad eccezione dei Municipi IV e V. Il responsabile, nei casi in cui è presente, è di categoria D. Inoltre l’etichetta “ Gruppi di Polizia Locale” identifica, oltre ai dati relativi ai singoli gruppi di polizia locale, anche quelli relativi al Gruppo Pronto Intervento Traffico (GPIT). 2 Nel caso dei dipendenti dell’Ufficio Protocollo, il totale in riga non comprende i responsabili che sono conteggiati a parte. 3 Il numero delle strutture nel caso della Polizia Locale è uguale a 20 poiché comprende il Gruppo Pronto Intervento Traffico (GPIT) Inoltre, per quanto riguarda il tipo di qualifica, la maggior parte degli addetti alla protocollazione presenta una qualifica di tipo C (364 su 420): in questo andamento più generale l’unica eccezione è rappresentata dai gruppi di polizia locale dove si concentra un numero consistente di addetti alla protocollazione con qualifica di fascia D (36 su 94). Diverso è invece il quadro relativo ai responsabili dell’ufficio protocollo: questi sono in totale 64 di cui 47 sono di fascia D. Nel caso in cui non è stato nominato un responsabile delle operazioni di protocollazione, la PO è deputata a farne le veci: questa situazione risulta in 17 casi e presenta una frequenza maggiore nelle Strutture Territoriali (11 su 17). Proseguendo nell’analisi dell’assetto organizzativo, la tabella 3 mostra nel dettaglio le utenze abilitate alla funzione di protocollazione nelle diverse strutture che compongono l’amministrazione di Roma Capitale. Queste in totale sono 15136 di cui il 37, 2% si trova nelle Strutture Territoriali mentre il 20, 3% nelle Strutture di Staff.

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Tabella 3 - Utenze applicativo protocollo per Struttura

Strutture Num. % Strutture di Supporto 981 6,5%

Strutture di Staff 3077 20,3%

Strutture di Linea 2792 18,4%

Gruppi Polizia Locale 2661 17,6%

Strutture Territoriali 5625 37,2%

Totale 15136 100,0%

Fonte: Dipartimento RT (dati marzo 2012)

Senza procedere ulteriormente in questa analisi descrittiva, che tra l’altro esula dagli obiettivi della presente AIR, una volta esposte le caratteristiche maggiormente rilevanti riscontrate nel profilo organizzativo, per completezza di informazione si riportano nel seguito le tabelle che mostrano nel dettaglio gli esiti della rilevazione telefonica: in particolare la tabella 4 è relativa alle strutture di Staff, Linea e Supporto e presenta un profilo quantitativo del personale addetto agli uffici protocollo e dei relativi responsabili specificandone le qualifiche professionali. Le medesime informazioni sono presentate nelle Tabelle 5 e 6 che si riferiscono rispettivamente alle Strutture Territoriali ed ai diversi gruppi di Polizia Locale. In quest’ultimo caso, per ciò che riguarda i funzionari addetti alla protocollazione, va ribadita una maggiore presenza di personale di qualifica D (36 funzionari) rispetto alle restanti strutture dell’amministrazione capitolina.

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Tabella 4 – Personale uffici protocollo ( strutture supporto, staff e linea)

STRUTTURE DI SUPPORTO, STAFF E LINEA

PROTOCOLLO INFORMATICO 1

Persone assegnate

Qualifiche

Presenza funzionario

Responsabile del Protocollo

FASCIA B FASCIA C FASCIA D Presenza Qualifica

Strutture di supporto FASCIA

D PO

Segretariato D.P.C.I 1 1 No 1 Segretariato 2 35 31 4 Sì 1 Ufficio Assemblea Capitolina 3 3 No 1 Direzione Esecutiva, dip. 5 1 4 Sì 1 Avvocatura 7 7 Sì 1

Totale 50 1 45 4 3 2 Strutture di Staff e di Linea Dip. Risorse Economiche 8 8 Sì 1 Ragioneria Generale 5 5 No 1 Dip. Patrimonio 5 5 Sì 1 Dip. Urbanistica 15 15 Sì 1 Dip. Turismo 5 5 Sì 1 Dip. Part. e Contr. Gruppo "Roma Capitale"

2 2 Sì 1

Dip. Servizi Educativi 7 7 No 1 Dip. Mobilità e Trasporti 6 6 Sì 1 Dip. Attività e Produzione, Formaz. e Lavoro

6 6 Sì 1

Dip. Risorse Umane 9 9 Sì 1 Uff. Coordinamento della Sicurezza 2 2 Sì 1 Dip. Promozione Serv. Soc. 4 4 Sì 1 Tutela Ambiente e del verde 7 7 Sì 1 Riqualificazione Periferie 4 4 No 1 Dip. Cultura 4 4 Sì 1 Dip. Sport 4 4 Sì 1 Risorse Tecnologiche 4 1 3 Sì 1 Gabinetto del Sindaco 11 11 Sì 1 Dip. Comunic. - Tutela Diritti dei cittadini

2 2 No 1

Ufficio del Commissario delegato all'emergenza traffico …

2 2 Sì 1

Dip. Sviluppo Infrastrutture e Manut. Urbana

8 8 Sì 1

Comando di Polizia Locale 14 7 7 Sì 1 Totale 134 1 126 7 18 4 Totali 184 2 171 11 21 6

Fonte: ricognizione telefonica UO Air (dato al dicembre 2011) Nota1 : Dalla rilevazione telefonica effettuata risulta che sia le Strutture di Supporto che quelle di Staff e di Linea hanno un Ufficio Protocollo Informatico Centrale ad eccezione del Segretariato D.P.C.I. Per quanto riguarda l'organizzazione, si riscontra in alcuni casi l'esistenza del protocollo diffuso (Dip. Patrimonio, Dip. Turismo, Segretariato, Dip. Sviluppo Infrastrutture e Manutenzione Urbana, Comando Polizia Locale) mentre in altri casi la funzione del protocollo (in entrata, in uscita o in entrambe i casi) viene svolta anche dalle U.O. E' questo il caso del Dip. Comunicazione - Tutela Diritti dei cittadini, Risorse Tecnologiche, Riqualificazione Periferie, Dip. Risorse Economiche. Nota2: Il Segretariato è organizzato in diverse direzioni; il Segretariato DPCI e la Direzione Appalti e Contratti sono indipendenti a livello di protocollo. In quest'ultimo caso però i dipendenti del protocollo sono conteggiati nel Segretariato perchè vi è la stessa Responsabile di Protocollo. Per quanto riguarda i dipendenti addetti al protocollo e le relative qualifiche, nel Segretariato sono 10 tutti di categoria C, mentre nella Direzione Appalti e Contratti sono 24 di cui 3D e 21 C. Ulteriori specifiche Direzione Appalti e

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Contratti: Uff. Protocollo Dir. Appalti e Contratti: 5C; Uff. Messi (che fa capo a Dir. Appalti e Contratti) 10 (3D- 7C); Cassa Comunale (che fa capo a Dir. Appalti e Contratti) 7 C (abilit. 13 C); Albo Pretorio (che fa capo a Dir. Appalti e Contratti) 2C

Tabella 5 – Personale uffici protocollo (strutture territoriali)

PROTOCOLLO INFORMATICO 2

Strutture Territoriali

Persone assegnate

Qualifiche Presenza funzionario Responsabile del

Protocollo

FASCIA B FASCIA C Presenza Qualifica

FASCIA D PO

I 8 8 Sì 1

II 7 7 No 1

III 3 3 No 1

IV 10 1 9 Sì 1

V 7 7 No 1

VI 8 1 7 Sì 1

VII 7 7 Sì 1

VIII 8 8 No 1

IX 10 10 Sì 1

X 14 1 13 Sì 1

XI 1 7 7 Sì 1

XII 9 9 No 1

XIII 10 2 8 No 1

XV 10 10 Sì 1

XVI 3 3 No 1

XVII 6 6 No 1

XVIII 5 5 No 1

XIX 5 2 3 No 1

XX 5 5 No 1

Totale 142 7 135 8 8 11

Fonte: ricognizione telefonica UO Air (dato al dicembre 2011)

20

Tabella 6 – Personale uffici protocollo (gruppi Polizia locale))

UU.OO. Gruppo Respons. fascia "D" PERSONALE UFF. PROT. TOTALE 1

FASCIA "D" FASCIA "C"

1 SI 2 5 8

2 SI 0 4 5

3 SI 1 3 5

4 NO 2 5 7

5 NO 3 1 4

6 SI 4 2 7

7 SI 1 4 6

8 SI 3 1 5

9 SI 2 2 5

10 SI 3 2 6

11 SI 0 5 6

12 SI 3 1 5

13 SI 2 2 5

15 SI 1 3 5

16 SI 3 1 5

17 SI 0 4 5

18 SI 1 4 6

19 SI 3 2 6

20 SI 1 4 6

G.P.I.T SI 1 3 5

Totale 18 36 58 112

Fonte: ricognizione telefonica UO Air (dato al dicembre 2011) e dati trasmessi dal Comando Polizia Locale.

Nota 1:Il totale comprende anche il responsabile dell’Ufficio protocollo.

21

4.1.3 I flussi documentali: le quantità Il numero totale di documenti protocollati nel Comune di Roma è pari a 6.005.611, concentrati per oltre il 75% nelle strutture di Staff e nei Municipi e per il restante 25% nelle strutture di Linea e di Supporto (Tabella 7). La distribuzione dei protocolli per le 4 tipologie di documenti (entrata, uscita, misti ed interni) mostra che circa l’80% dei protocolli riguarda documenti in entrata ed interni, il 15% riguarda documenti in uscita mentre il restante 3,5% documenti misti. In generale è la tipologia dei documenti in entrata quella maggiormente rappresentata, con oltre il 40%. A questo trend più generale fa eccezione il dato che si registra nelle strutture di Staff dove i documenti maggiormente protocollati sono quelli interni (43,3%). Passando ad un’analisi dettagliata per singola tipologia di struttura, tra le strutture di Staff, si registra un’incidenza molto marcata di quelle relative alla Polizia Locale (oltre il 58%), di cui si presenta il dettaglio nella Tabella 8. Si noti inoltre che con altre tre strutture si copre oltre il 90% dei protocolli di tutte le strutture di Staff. Per quanto riguarda invece le strutture di Supporto, si evidenzia la notevole incidenza della S.G. - Direzione appalti e contratti (64,4%). Più equilibrata la situazione nell’ambito delle strutture di Linea. Passando all’analisi del processo di dematerializzazione dei documenti, il numero dei documenti scansionati13 è di quasi 2 milioni e mezzo, corrispondente ad una quota del 41,3% rispetto al totale. La ripartizione tra le quattro tipologie di documenti vede un’inversione del peso tra documenti in entrata (35%) ed interni (50%) rispetto alla situazione prima delineata. A livello di strutture, questa ripartizione assume caratteristiche originali per le strutture di Supporto e Staff, per le quali la componente dei documenti interni pesa per oltre il 70%.

Tabella 7 – Protocolli per strutture (numero e valore percentuale) con ripartizione percentuale tra tipologie e dettaglio su protocolli scansionati - Anno 2011

Totale protocolli Dettaglio scansionati Ripartizione percentuale tra tipologie

Strutture % ENTRAT

A

% USCIT

A

% MISTI

% INTERNI

% TOTALE

TOTALE (A)

INCIDENZA %

Documenti scansionati

(B)

INCIDENZA %

QUOTA % su totale

(B/A)*100

Staff 41,5% 12,4% 2,8% 43,3% 100,0% 2.878.106 48% 693.427 28,0% 24,1%

di cui : Dipartimento risorse umane* 376.168 13,1% 85.653 12,4% 22,8%

Dip. - Ris. Tec. Serv. Del. - Dir. anag. elet. - U.O. anagrafe, stato civile, leva*

156.194 5,4% 21.454 3,1% 13,7%

Dipartimento risorse economiche* 423.506 14,7% 25.255 3,6% 6,0% Polizia Locale* 1.679.404 58,4% 413.010 59,6% 24,6%

Linea 43,4% 15,3% 6,0% 35,3% 100,0% 885.691 15% 606.278 24,4% 68,5%

Supporto 51,2% 17,7% 1,3% 29,8% 100,0% 526.102 9% 155.925 6,3% 29,6%

di cui : S.G. - Direzione appalti e contratti* 338.563 64,4% 64.147 41,1% 18,9%

Strutture territoriali

43,2% 19,4% 4,2% 33,3% 100,0% 1.715.712 29% 1.025.106 41,3% 59,7%

Totale 43,1% 15,3% 3,5% 38,1% 100,0% 6.005.611 100% 2.480.736 100,0% 41,3%

*nota: per questi dettagli le incidenze percentuali sono calcolate rispetto al totale complessivo del corrispondente insieme di strutture (Strutture di Staff, Strutture di Supporto ecc.).

13 In generale, i dati relativi alle scansioni non sono direttamente confrontabili con quelli sui protocolli, bensì ne sono una eventuale sovrastima poiché si riferiscono al numero di pagine digitalizzate, mentre il numero di protocollo si riferisce al documento e non alle singole pagine.

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Tabella 8 –Protocolli Polizia Locale (numero e valore percentuale) con dettaglio su scansionati - Anno 2011

Totale protocolli Dettaglio scansionati

Protocolli (A)

% protocolli su totale

Protocolli (B)

% protocolli

Quota % su totale

(B/A)*100e Gruppi Polizia Locale Territoriali 1.413.345 84,2% 360.477 87,3% 25,51%

Corpo di Polizia Locale di Roma Capitale 194.697 11,6% 37.406 9,1% 19,21%

Gruppo Pronto Intervento Traffico 71.362 4,2% 15.127 3,7% 21,20%

Totale 1.679.404 100% 413.010 100,0% 24,59%

La tabella che segue mostra il numero di protocolli per municipio e tipologia di documenti e la ripartizione percentuale rispetto a quest’ultima. La tabella è ordinata in senso decrescente rispetto alla colonna “% ENTRATA”. Questa appare essere negativamente correlata con la “% USCITA” e con “% INTERNA”, ossia a valori più alti presenti nella prima colonna sono corrispondono valori più bassi delle altre due e viceversa. È possibile individuare due tipologie (evidenziate con i diversi colori di sfondo) confrontando il valore medio della percentuale (% presente nella riga “Totale”) rispetto ai valori dei singoli municipi. I municipi in azzurro (in alto nella tabella) hanno una percentuale di protocolli in entrata superiore alla media, e percentuali in uscita ed interna generalmente inferiori alle rispettive medie. La situazione inversa si verifica per i municipi in celeste (in basso nella tabella 9). I protocolli scansionati sono poco più di un milione, pari al 59,7% del totale. Questa quota risulta essere poco rappresentativa dell’effettiva situazione dei vari municipi vista l’alta variabilità esistente. Solo due municipi, XI e XVIII, sono vicini a questo valore, mentre per gli altri si registrano scarti di almeno 10 punti, fino ad arrivare alle situazioni limite rappresentate dai municipi XIX e XX che presentano rispettivamente i valori di 93,9% ed il 16,2%.

Tabella 9 – Protocolli per municipio, ripartizione percentuale tra tipologie, dettaglio su protocolli scansionati e numero uffici - Anno 2011

Totale protocolli Dettaglio scansionati

Municipio % ENTRATA

% USCITA

% MISTA

% INTERNA

% TOTALE

TOTALE (A)

TOTALE (B)

Quota % su totale

(B/A)*100

Numero uffici 2

MUNICIPIO V 55,2% 12,7% 4,5% 27,6% 100,0% 80.611 66.054 78,2% 28

MUNICIPIO XIX 49,5% 13,3% 5,4% 31,8% 100,0% 73.533 63.402 93,9% 60

MUNICIPIO XX 49,1% 14,4% 3,0% 33,6% 100,0% 62.064 10.038 16,2% 35

MUNICIPIO I 48,7% 12,4% 4,6% 34,2% 100,0% 103.669 80.870 78,0% 64

MUNICIPIO XV 48,4% 13,9% 9,4% 28,3% 100,0% 75.982 42.274 83,4% 53

MUNICIPIO XII 47,1% 19,9% 3,7% 29,3% 100,0% 95.718 67.455 70,5% 68

MUNICIPIO III 44,8% 17,4% 4,2% 33,6% 100,0% 39.922 19.957 50,0% 31

MUNICIPIO IX 44,7% 20,5% 5,9% 28,9% 100,0% 91.775 63.025 44,8% 53

MUNICIPIO VI 43,8% 18,1% 3,3% 34,9% 100,0% 83.430 86.055 79,2% 63

MUNICIPIO II 43,5% 13,7% 3,9% 38,9% 100,0% 70.496 54.290 77,0% 27

MUNICIPIO VII 42,4% 19,0% 2,3% 36,3% 100,0% 97.425 65.720 88,3% 76

MUNICIPIO X 42,2% 24,7% 2,6% 30,5% 100,0% 111.852 80.447 71,9% 32

MUNICIPIO XI 42,0% 19,0% 5,5% 33,5% 100,0% 79.956 47.637 59,6% 47

MUNICIPIO XVI 41,9% 21,1% 4,0% 33,0% 100,0% 89.827 23.435 47,1% 72

MUNICIPIO XIII 40,2% 21,7% 5,3% 32,9% 100,0% 124.843 54.492 43,6% 82

MUNICIPIO XVII 38,7% 18,8% 6,3% 36,3% 100,0% 67.226 65.582 34,9% 36

MUNICIPIO XVIII 37,7% 23,6% 2,4% 36,3% 100,0% 106.447 69.034 61,6% 61

MUNICIPIO VIII 36,3% 29,1% 2,4% 32,2% 100,0% 138.886 41.142 47,3% 56

MUNICIPIO IV 36,2% 20,5% 3,4% 40,0% 100,0% 122.050 24.197 19,8% 48

Totale1 43,2% 19,4% 4,2% 33,3% 100,0% 1.715.712 1.025.106 59,7% 1nota: i valori percentuali riportati nella riga Totale rappresentano il “valore medio” delle rispettive colonne. 2nota: è riportato il numero di uffici che abbiano effettuato almeno un protocollo.

23

L’organizzazione interna dei municipi può differire molto in termini di numero di uffici e di funzioni, ma un tratto comune di ogni municipio è però l’attività dell’ufficio protocollo come principale collettore dei protocolli, che provvede successivamente a smistare agli altri uffici secondo competenza. Ci si può pertanto concentrare sull’analisi delle caratteristiche dei soli uffici protocollo, presenti in ogni municipio e verosimilmente tra quelli con carico maggiore, per valutare se è possibile individuare dimensioni caratteristiche (vedi Tabella 10). Per ogni municipio l’ufficio protocollo è sempre quello che assorbe il maggior carico relativo di lavoro totale, che tuttavia può variare dal 24% a oltre il 76%. Nei casi di impegno più basso, si ipotizza la presenza di una situazione di protocollo maggiormente distribuito. In effetti, nella tabella14 che segue si possono individuare due tipologie confrontando il valore della colonna “% TOTALE” (la tabella è ordinata in senso decrescente rispetto a tale grandezza) con il rispettivo Peso medio presente nell’ultima riga. Di nuovo, in azzurro sono evidenziati i municipi con peso superiore alla media (maggiore concentrazione del carico presso l’ufficio protocollo) mentre in celeste quelli con peso inferiore (minore concentrazione del carico presso l’ufficio protocollo). Tendenzialmente, anche le percentuali delle varie tipologie di documenti sono coerenti con quella totale. Il carico totale gravante sull’ufficio protocollo sembra quindi in grado di approssimare il grado di distribuzione della funzione di protocollo.

Tabella 10 – Numero di protocolli e peso degli uffici protocollo nell'ambito dei rispettivi municipi (totale e dettaglio per ogni tipologia) – Anno 2011

Descrizione TOTALE % TOTALE

% ENTRATA

% USCITA

% MISTA

% INTERNA

Personale assegnato

MUNIC. X - PROTOCOLLO 85.584 76,5% 83,9% 68,9% 89,9% 71,3% 14

MUNIC. II - PROTOCOLLO 49.374 70,0% 56,6% 66,1% 90,4% 84,5% 7

MUNIC. XIX - PROTOCOLLO 50.202 68,3% 77,9% 24,3% 79,9% 69,6% 5

MUNIC. V - PROTOCOLLO 54.381 67,5% 50,0% 84,4% 98,5% 89,4% 7

MUNIC. XVII - U.D. - PROTOCOLLO E ARCHIVIO 42.750 63,6% 69,6% 50,4% 53,8% 65,7% 6

MUNIC. XV - UFFICIO PROTOCOLLO 46.228 60,8% 39,8% 48,3% 92,4% 92,6% 10

MUNIC. I - PROTOCOLLO 59.175 57,1% 62,8% 5,0% 30,6% 71,4% 8

MUNIC. XI - PROTOCOLLO 45.284 56,6% 62,0% 43,5% 57,5% 57,2% 7

MUNIC. III - PROTOCOLLO 22.525 56,4% 56,8% 33,6% 65,1% 66,7% 3

MUNIC. IX - U.D. - UFFICIO PROTOCOLLO 47.943 52,2% 54,9% 28,9% 68,1% 61,4% 10

MUNIC. VIII - PROTOCOLLO 64.165 46,2% 70,9% 21,1% 50,3% 40,7% 8

MUNIC. VI - PROTOCOLLO 35.339 42,4% 55,1% 25,2% 6,8% 38,6% 8

MUNIC. VII - UFFICIO PROTOCOLLO 39.264 40,3% 31,6% 32,9% 10,0% 56,2% 7

MUNIC. XVIII - PROTOCOLLO 38.598 36,3% 41,2% 5,0% 7,2% 53,4% 5

MUNIC. XII - PROTOCOLLO 33.507 35,0% 42,0% 13,4% 12,1% 41,3% 9

MUNIC. XIII - UFFICIO PROTOCOLLO 39.125 31,3% 43,9% 5,2% 2,3% 37,9% 10

MUNIC. XX - UFFICIO PROTOCOLLO 18.955 30,5% 25,0% 2,2% 6,4% 52,9% 5

MUNIC. IV - PROTOCOLLO 35.859 29,4% 41,0% 13,3% 25,7% 27,4% 10

MUNIC. XVI - UFFICIO PROTOCOLLO 21.687 24,1% 17,6% 9,2% 8,2% 44,0% 3

Peso medio 53,4% 57,5% 45,7% 72,0% 61,8%

14 Le percentuali riportate nella tabella rappresentano l’incidenza (o peso) che l’ufficio protocollo ha registrato nel rispettivo municipio, ovvero la percentuale di protocolli “assorbita” da detto ufficio, in totale e per ogni tipologia di protocollo. Pertanto, con riferimento al Municipio X (prima riga), l’ufficio protocollo ha eseguito il 76,5% del totale dei protocolli del municipio, l’83,9% dei protocolli in entrata al municipio, il 68,9% di quelli in uscita dal municipio e così via.

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Per contrasto, la medesima tabella fornisce indicazioni anche in merito a tutto il resto degli uffici, ovvero quelli in cui la funzione di protocollo è complementare ad altre. La differenza rispetto a 100 di ogni valore percentuale fornisce, infatti, la percentuale di protocolli inerente il resto degli uffici di ogni municipio, in totale e per ciascuna delle 4 tipologie di documenti. Ad esempio, è evidente constatare per il Municipio XVI il carico considerevole svolto dal resto degli uffici, quantificabile in totale nel 100% - 24,1% = 75,9% , ad indicare un grado di realizzazione del cosiddetto “protocollo distribuito” senz’altro considerevole. Escludendo l’ufficio protocollo, i servizi che superano il 2% dei protocolli del rispettivo municipio sono in totale 130 (vedi tabella 11). Proseguendo nell’analisi, a livello di singolo municipio il numero di uffici è compreso tra 4 e 11 e la percentuale di protocolli cumulata va dall’11% al 53%. Tra questi 130, gli uffici che ricorrono più spesso sono il S.U.A.P., quelli legati alla scuola, gli anagrafico/demografici, i servizi sociali, l’Unità Operativa Tecnica e l’Ufficio entrate, come mostrato in tabella 12.

Tabella 11 –– Servizi con carico totale superiore al 2% per municipio (no uffici protocollo) – numero e percentuale di carico cumulata- Anno 2011 Municipio Numero

uffici %

protocolli

MUNICIPIO IV 8 53,0%

MUNICIPIO XX 9 52,4%

MUNICIPIO XI 10 48,9%

MUNICIPIO XII 8 44,1%

MUNICIPIO XVIII 9 39,3%

MUNICIPIO XVI 11 37,8%

MUNICIPIO VIII 6 37,4%

MUNICIPIO XIII 9 33,8%

MUNICIPIO VI 7 31,2%

MUNICIPIO VII 8 29,3%

MUNICIPIO III 4 28,8%

MUNICIPIO IX 7 28,7%

MUNICIPIO V 4 25,5%

MUNICIPIO XVII 6 22,5%

MUNICIPIO II 5 19,4%

MUNICIPIO I 5 19,2%

MUNICIPIO XV 6 17,7%

MUNICIPIO X 4 16,0%

MUNICIPIO XIX 4 11,1%

Totale 130

Tabella 12 ––Selezione dei servizi maggiormente ricorrenti tra quelli con carico totale superiore al 2% (no uffici protocollo) Anno 2011

Categoria ufficio N. municipi

in cui è presente l’ufficio

S.U.A.P. – Ufficio commercio 15

SCUOLA1 10

SERVIZI ANAGRAFICI/DEMOGRAFICI 9

SERVIZI SOCIALI 8

U.O. TECNICA 7

ENTRATE 2 6 1 gestione personale scolastico, ufficio scuola 2 ufficio entrate, quote contributive, ufficio tributi, cosap-cip

Nel seguito si illustra l’andamento temporale dell’attività di protocollo nel primo quadrimestre 2012, che mostra, in termini assoluti, andamenti piuttosto costanti e consolidati per le strutture di Supporto e di Linea. Più diversificato l’andamento delle strutture di Staff, che mostrano una caratteristica oscillazione, di quelle di Supporto e della Polizia Locale. Generalizzato a tutte le strutture, anche se con diversa intensità, un picco nel mese di marzo.

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Tabella 13 – Numero di protocolli per macrostruttura

Le percentuali dei protocolli scansionati sono tendenzialmente in crescita per tutte i gruppi di strutture, con particolare menzione per quelle di Staff, che passano dal 23% di gennaio al 37% di aprile. Tabella 14 – Percentuali scansioni per macrostruttura

Con le percentuali di scansioni registrate nel quadrimestre gennaio-aprile 2012, gli obiettivi GED sono stati sostanzialmente raggiunti e, a volte, superati, soprattutto nel caso della Polizia Locale. Occorre tuttavia ricordare che il risultato consolidato di ogni gruppo di strutture deriva da una composizione di differenti situazioni, vale a dire che all’interno di ogni gruppo sono comunque presenti strutture che non hanno raggiunto il risultato, ma che sono più che controbilanciate da altre che lo hanno superato in maniera significativa.

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Tabella 15 – Comparazione % scansioni/obiettivi Ged per macrostruttura

4.1.4 Il processo di gestione documentale: regole, procedure e metodologia

Per quanto riguarda la gestione dei flussi documentali, al fine di diffondere criteri omogenei in grado di organizzare le diverse “fasi di vita” dei documenti, tutte le strutture sono tenute ad adottare il ”Manuale di Gestione dei Flussi Documentali”. Questo, ai sensi della normativa vigente, viene definito come un documento che «descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio» (Dpcm 31/10/2000, art. 5, comma 1): concretamente quindi il manuale deve contenere informazioni circa l’intero flusso documentale, partendo dalla protocollazione fino alle procedure di archiviazione ed all’espletamento dei criteri di conservazione. Rispetto alle disposizioni sopra citate, i Manuali di gestione dei flussi documentali redatti dalle strutture territoriali e dai relativi gruppi di polizia locale di Roma Capitale presentano delle caratteristiche peculiari: questi ultimi infatti si caratterizzano maggiormente come manuali di protocollazione poiché forniscono indicazioni molto dettagliate circa le procedure di registrazione dei documenti e tralasciano la trattazione delle pratiche da adottare in materia di classificazione e di archiviazione. Queste lacune possono in parte derivare dal fatto che ancora non è stato elaborato un sistema di classificazione dei documenti né a livello centrale né periferico, stante la notevole complessità di ideare un sistema di classi esaustivo e, soprattutto, di facile fruizione. Altra motivazione dell’assenza di criteri di archiviazione omogenei discende dal fatto che in genere sono i singoli uffici ad archiviare le pratiche per cui si sono adottati criteri variabili poiché rispondenti alle singole necessità delle strutture. Inoltre i Manuali di gestione dei flussi adottati, essendo redatti in data antecedente al mese di ottobre 201115, non includono le indicazioni riguardanti la gestione della posta tra AOO. Alla luce delle questioni finora descritte, è evidente che i Manuali di gestione dei flussi attualmente esistenti necessitano di una revisione. Nel seguito, in base agli esiti delle consultazioni effettuate, si procede ad una sintesi degli altri aspetti che connotano il quadro attuale. La situazione nei dipartimenti Per quanto riguarda i Dipartimenti, va menzionato il caso del Dipartimento Risorse Economiche il quale, oltre ad avere un proprio manuale di gestione dei flussi documentali ha anche adottato un titolario di cui è in corso di studio una versione aggiornata; inoltre, è stato predisposto un vademecum dedicato alla “Creazione tipo pratica” (applicativo presente nel sistema di Protocollo Web). Sempre proseguendo nella presente disamina, il Dipartimento Attività economiche e produttive – Formazione e Lavoro ha adottato, con DD 4066/2010, un proprio manuale di gestione dei flussi documentali, anch’esso in corso di modifica. Altri Dipartimenti che hanno adottato il Manuale di gestione dei flussi sono il Dipartimento Risorse Tecnologiche- Servizi Delegati con DD 468/2010, il Dipartimento Coordinamento Politiche Sicurezza con DD 82/2010, il Dipartimento Servizi Educativi e Scolastici con DD 1723/2010, il Dipartimento Razionalizzazione della Spesa con DD 43/2010 e la Sovraintendenza ai beni culturali. Ai suddetti casi va aggiunto il Dipartimento Partecipazioni e Controllo Gruppo Roma Capitale che pur avendo redatto un manuale di gestione dei flussi documentali non lo ha ancora condiviso attraverso un atto formale. Vi è infine il Dipartimento Risorse Umane, il cui Ufficio Protocollo ha elaborato a suo tempo due circolari per organizzare il flusso dei documenti all’interno del Dipartimento. Esse specificano alcune indicazioni pratiche, per i vari uffici interni, su come predisporre i documenti e su come operare nell’applicativo Protocollo Web. La situazione nei Municipi 15 Nel mese di ottobre 2011 è stata adottata la Posta tra AOO nell’Amministrazione Capitolina.

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Nel caso dei Municipi la pratica di redigere un Manuale di Gestione dei Flussi è stata seguita dalla maggior parte delle strutture territoriali, ovvero i Municipi I, III, VII, VIII, IX, X, XI, XII, XIII, XV XVI, XVII, XVIII, XIX, XX. Le altre strutture territoriali, pur non avendo redatto un Manuale di Gestione dei Flussi Documentali, hanno comunque provveduto ad identificare la tipologia dei documenti non soggetti a protocollo; nel caso del Municipio II al fine di diffondere criteri omogenei, alla classificazione dei documenti da registrare è seguita l’emanazione di un atto formale mentre in altri casi, come ad esempio per i Municipi IV 16, V e VI la classificazione dei documenti è stata diffusa attraverso canali non sempre formalizzati. Il caso della Polizia locale, i gruppi municipali La Polizia locale presenta un maggiore coordinamento con i singoli gruppi municipali in materia di gestione dei documenti poiché ha predisposto un Manuale di gestione dei flussi documentali (in corso di revisione), con una propria DD n. 1069 del 28/10/2010; le istruzioni ivi contenute sono state poi diffuse nei diversi gruppi locali di polizia che in questo modo condividono prassi di gestione abbastanza omogenee. Il flusso documentale: esemplificazione del macro processo. In linea generale, si possono individuare delle fasi tipiche del ciclo di vita dei documenti amministrativi in cui sono coinvolti, con funzioni diverse, vari uffici. Nella figura che segue viene rappresentato, attraverso la tecnica dello schema SAD17, un modello semplificato delle varie fasi del ciclo documentale, tenendo presente, per quanto possibile, le specificità dell’Amministrazione Capitolina. Inoltre, per permettere una lettura agevole dello schema proposto, si è scelto di concentrarsi sulla rappresentazione del flusso dei soli documenti in entrata, eludendo le specificità connesse al ciclo di vita di altri tipi di documenti (documenti misti, interni ecc.).

16 Nel caso del Municipio IV è stata adottata nel mese di Ottobre 2011 una circolare in cui si specificano gli adempimenti relativi alla protocollazione cui sono soggetti l’Ufficio Protocollo ed i vari uffici e servizi afferenti alla medesima struttura municipale. 17 Il SAD è una tecnica di rappresentazione sintetica di particolari flussi e processi in attività e relativi prodotti che ne scaturiscono: in particolare nel grafico proposto in figura 1 le attività sono indicate graficamente con il cerchio ed il relativo numero che ne identifica la specifica sequenza nel processo documentale mentre i prodotti sono indicati all’interno dei parallelepipedi. Al fianco di ogni attività sono indicate le specifiche procedure attuate. Lo schema consente inoltre di rappresentare i soggetti che svolgono le attività descritte (colonna “Soggetti”) i criteri utilizzati (colonna “Criteri”) ed infine eventuali note utili a caratterizzare sinteticamente il flusso descritto (colonna “Note”).

Figura 3: Flusso procedurale di gestione documentale semplificato Processi e prodotti del flusso documentale: documenti in entrata Soggetti Criteri Note

1

Documenti

E lettronici

Protocollabili

Documenti

Cartecei

Protocollabili

Documenti Cartacei

Protocollati

Documenti Elettronici

Protocollati

3

2Protocollazione

Scansione/Dematerializzazione

Documenti Protocollati

Scansionati

4 Assegnazione

Documenti E lettronici

Protocollati Assegnati


non Scansionati Assegnati

5 Evasione Pratica

Documenti non Scansionati

Archiviati

Documenti

non Protocollabili


non Scansionabili


Scansionati Assegnati


Protocollati Assegnati EvasiDocumenti Scansionati

Protocollati Assegnati Evasi

Documenti non Scansionati

Protocollati Assegnati Evasi

6


Archiviati

Ricezione

Archiviazione

Ufficio Protocollo/ Uffici UO/Messi Ufficio Protocollo/ Uffici UO Ufficio Protocollo/ Uffici UO Ufficio Protocollo/ Uffici UO Uffici UO Uffici UO

Tipologia Documenti Criteri Protocollazione (inclusione/esclusione) Criteri Dematerializzazione (inclusione/esclusione) Le modalità di assegnazione avvengono secondo il modello organizzativo/gestionale adottato dalla struttura territoriale Criteri archiviazione (deposito/storico)

Doppio Percorso Applicativo Protocollo Web/Opzioni di Sistema

A partire da tale esemplificazione, di seguito sono illustrate le principali funzioni dell’ufficio protocollo e degli altri uffici, unitamente ai criteri ed alle metodologie utilizzate per l’espletamento delle varie fasi del processo, riguardanti principalmente le operazioni di protocollazione, dematerializzazione ed archiviazione. L’ufficio protocollo nelle strutture (funzioni e criteri) Le funzioni di competenza dell’Ufficio Protocollo, sulla base delle determine di microganizzazione, possono così riassumersi: - registrazione della posta in entrata ed in uscita dal municipio; - gestione delle abilitazioni e verifica dell’aggiornamento delle macrostrutture; - cura degli adempimenti relativi alla protocollazione informatica della corrispondenza in entrata

ed uscita, inclusa la scansione; - procedure di smistamento della corrispondenza presso gli uffici; Coerentemente con le funzioni sopra descritte, l’ Ufficio Protocollo si occupa prevalentemente della fase iniziale del flusso documentale, svolgendo le procedure di ricezione, di registrazione, di scansione dei documenti e della successiva assegnazione agli uffici competenti. Nella figura 3 tali funzioni vengono descritte nelle azioni 1, 2, 3 e 4. Per quanto riguarda più nello specifico la procedura di registrazione, questa viene effettuata rilevando per ogni documento specifiche informazioni quali:

a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

Non tutti i documenti sono soggetti a protocollazione18: in particolare, in base alle informazioni acquisite durante le consultazioni, è possibile individuare delle classi di documenti generalmente esclusi dalla registrazione. Queste nello specifico sono: - Gazzette Ufficiali, Bollettini ufficiali PA - Materiali pubblicitari - Giornali, riviste, libri - Atti preparatori interni - Richieste ferie - Richieste di permessi - Pubblicità - Listini prezzi - Ricevute di ritorno AR

Tuttavia, parlando della funzione di protocollazione va fatta una precisazione circa la peculiarità organizzativa che caratterizza il flusso documentale nell’amministrazione capitolina: in questa le funzioni rappresentate nelle azioni 1 e 2 non sempre vengono svolte dall’Ufficio Protocollo ma può accadere che siano i singoli uffici, afferenti alle diverse UO, a ricevere direttamente i documenti ed a procedere alla relativa registrazione dando luogo nella pratica ad un modello di protocollazione “diffuso”. Questo, coerentemente con quanto rappresentato in figura 3, si realizza anche nel caso in

18 Nell’art. 53 c. 5 del DPR 445/2000 sono elencati i documenti non soggetti a registrazione di protocollo.

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cui nelle strutture territoriali vi è un protocollo centrale che è destinato alla registrazione di tutti i documenti in entrata ed alla successiva assegnazione agli uffici destinatari. Spetta poi a questi ultimi procedere all’evasione della pratica, alla protocollazione in uscita ed infine all’archiviazione. Procedendo con una visione maggiormente analitica delle suddette fasi, le consultazioni effettuate, in particolare i Focus Group con i Municipi ed i gruppi di Polizia Locale, hanno consentito di far emergere particolari criticità legate a questi primi stadi del flusso documentale. In primis va citata la tendenza ad una duplicazione dei documenti che permangono spesso sia nel formato cartaceo che in quello elettronico dando luogo ad un doppio flusso documentale. Questa procedura, alla cui origine vi è nella maggior parte dei casi una sorta di resistenza ad abbandonare la pratica consolidata di gestire i documenti in formato cartaceo, percepito come più sicuro ed affidabile rispetto all’elettronico, di fatto rallenta notevolmente il flusso documentale. Infatti, dato che per legge il numero di protocollo deve essere unico, una volta che un documento in formato elettronico viene acquisito dagli uffici competenti o dall’ufficio protocollo, questo non può essere protocollato fino a quando non si riceve il relativo duplicato cartaceo. Questa criticità si riscontra molto spesso nel flusso documentale che avviene tra Polizia Locale e relative strutture territoriali: in questo caso all’origine vi sono spesso differenti criteri adottati per l’ individuazione dei documenti da scansionare. Altra fase descritta in figura 3 riguarda la funzione di scansione dei documenti (azione 3). A seguito del processo di dematerializzazione tutt’ora in corso, l’Ufficio Protocollo si occupa anche delle procedure di scansione dei documenti. In questo caso, pur nell’estrema variabilità che caratterizza l’individuazione dei documenti da dematerializzare all’interno dell’amministrazione capitolina, dalle consultazioni effettuate sono emersi alcuni criteri abbastanza ricorrenti. La tendenza diffusa infatti sembra quella di scansionare tutti i documenti in formato A4 escludendo quindi dal processo di dematerializzazione, per impossibilità tecnica, tutti i documenti in formato non compatibile con i dispositivi presenti. Esistono anche casi di strutture territoriali che per l’individuazione dei documenti da dematerializzare hanno adottato criteri diversi rispetto al requisito tecnico: in questo senso va citata l’esperienza del Municipio IX che ha redatto un corposo elenco di documenti non soggetti a dematerializzazione, allegandolo al manuale di gestione documentale, in modo da diffondere criteri omogenei in tutta la struttura di afferenza. Altra categoria di documenti che in alcuni casi viene esclusa dal processo di dematerializzazione è rappresentata dai cosiddetti “documenti riservati”, come ad esempio gli atti giudiziari, e dai documenti che richiedono la firma in originale ai fini della validità. Per quanto riguarda i documenti riservati va specificato che la prassi di escluderli dal processo di dematerializzazione è dovuta principalmente ad un uso limitato dell’applicativo “protocollo web”: quest’ultimo infatti prevede un apposita funzione19 che permette di gestire i documenti riservati limitandone la visione ai soli soggetti abilitati. Spesso inoltre l’individuazione, e la successiva nomina, del personale abilitato alla gestione dei documenti riservati non avviene in modo costante: alcune strutture territoriali infatti hanno dichiarato l’assenza di personale ufficialmente addetto alla gestione dei documenti riservati, mostrando così come le procedure di abilitazione non siano adeguatamente diffuse ed applicate. Gli Uffici dipartimentali e municipali e i gruppi di polizia locale (funzioni e criteri) Procedendo nella descrizione del flusso documentale, una volta effettuata la registrazione e la scansione dei documenti, qualora questi non siano ricevuti direttamente dagli uffici, vengono assegnati dall’Ufficio Protocollo ai singoli uffici/UO competenti (azione 4) cui, in linea generale, spettano prevalentemente le funzioni di: - protocollazione (prevalentemente in uscita)

19 Nella schermata protocollo web è infatti possibile classificare un documento come “riservato”, restringendone la visione ai soli soggetti abilitati, spuntando il campo “riservato” presente nella terza sezione della schermata “Protocollo” (cfr. infra).

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- scansione (nel caso in cui i documenti siano ricevuti direttamente dagli uffici - archiviazione Dalle funzioni sopra descritte è evidente che nella pratica alcune funzioni dell’Ufficio Protocollo sono condivise con altri uffici. Questa tendenza dà luogo al già citato modello di protocollazione “diffuso”20 per cui l’Ufficio protocollo esplica prevalentemente una funzione di registrazione dei documenti in entrata mentre ai singoli uffici spetta la registrazione dei documenti in uscita. Altra funzione condivisa con l’Ufficio Protocollo riguarda la scansione dei documenti, pratica non sempre eseguita in modo costante a causa della carenza di strumentazione adeguata21. Proseguendo nella descrizione delle funzioni svolte dai singoli uffici, mentre le pratiche della protocollazione e della scansione sono condivise con l’ufficio protocollo, la classificazione e l’archiviazione rappresentano una funzione di pertinenza dei singoli uffici competenti. Per quanto riguarda questa particolare fase del flusso documentale, ovvero la classificazione e l’archiviazione dei documenti, le procedure applicate seguono un grado di standardizzazione molto più elevato nei Gruppi di Polizia Locale rispetto alle strutture territoriali. In particolare, in merito alla classificazione dei documenti digitali, in assenza di un modello univoco e condiviso di Titolario, lo strumento maggiormente funzionale offerto dall’applicativo on line è quello della fascicolazione: dalle consultazioni effettuate tuttavia è emerso un modesto utilizzo di questa funzione soprattutto nel caso delle strutture territoriali mentre i gruppi di Polizia locale ne fanno un uso più esteso. La ragione di ciò può essere in parte ricondotta alla persistente abitudine di conservare il duplicato cartaceo di molti documenti, pratica che di fatto ostacola il completo adeguamento ad una gestione esclusivamente elettronica della documentazione. Le procedure di archiviazione invece al momento sono principalmente indirizzate alla gestione dei documenti cartacei. Nel caso dei Municipi i singoli uffici provvedono a organizzare i loro archivi correnti22 ed, in alcuni casi, a duplicare in ambiente digitale la struttura dei faldoni cartacei attraverso l’utilizzo delle funzioni di “pratica” e “cartella” dell’applicativo on line. Per quanto riguarda invece la gestione degli archivi di deposito23, non vi è nelle strutture territoriali una sede unica centralizzata ma diverse sedi dislocate sul territorio e spesso ubicate in edifici con caratteristiche inadeguate alla conservazione24. Inoltre il delicato processo di scarto dei documenti pur essendo definito sotto il profilo organizzativo dalla normativa vigente nell’amministrazione capitolina, in particolare dalla Deliberazione n.133/81, recante il Regolamento dell’ Archivio Capitolino, e dalla Circolare del 4 ottobre 200525, resta tuttavia carente da un punto di vista

20 Al “Modello Diffuso” di protocollazione sopra esposto fa eccezione il modello organizzativo adottato dal Municipio XVII dove l’ufficio protocollo effettua la registrazione dei documenti sia in entrata che in uscita mentre per l’archiviazione i documenti vengono inviati nuovamente ai singoli uffici competenti. 21 In particolare durante le consultazioni sono emersi casi in cui l’Ufficio Protocollo assegna documenti in formato elettronico all’Ufficio di competenza che, una volta esplicata la pratica, si trova nell’impossibilità di scansionare la documentazione d’interesse per carenza di scanner rimettendo in circolazione il documento cartaceo (caso del gruppo di Polizia XIII Municipio). 22 Per “Archivio Corrente” si intende il «complesso di documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse attuale» (Cnipa, 2006, p. 98). 23 Per “Archivio di Deposito” si intende il «complesso di documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi nell’arco degli ultimi quarant’anni, per i quali non risulta più necessaria una trattazione per il corrente svolgimento del procedimento amministrativo o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico» (Ibidem). 24 Un’eccezione a questa pratica archivistica è rappresentata dal Municipio IV in cui i singoli uffici organizzano il loro archivio corrente mentre vi è unico archivio di deposito centralizzato. 25 La Deliberazione n.133/81, avente ad oggetto il Regolamento per il funzionamento dell’Archivio Capitolino e Sezioni annesse, riporta nello specifico le procedure per effettuare correttamente il processo di scarto dei documenti: in particolare l’art. 7 prevede che le proposte di scarto di atti siano sottoposte alla valutazione di un’apposita Commissione Consultiva composta dall’ Assessore preposto all’Archivio, dal Segretario Generale o suo rappresentante, dal Primo Dirigente dell’Archivio Capitolino e dal Dirigente del medesimo Archivio. Sempre nel medesimo atto giuridico al Titolo V sono specificate le procedure che i singoli uffici devono seguire per effettuare correttamente lo scarto dei documenti. A completamento di quanto disposto nel suddetto atto giuridico si inserisce la Circolare del 2005 emanata

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procedurale poiché allo stato attuale manca l’attuazione degli strumenti previsti dalla legge 445/00, ovvero l’indice di classificazione ed il relativo piano di conservazione26. La situazione dei gruppi di Polizia locale in materia di archiviazione è sensibilmente diversa poiché esiste un archivio di deposito centrale che adotta uno specifico sistema di classificazione dei documenti27 (Titolario) ed ha elaborato un massimario di scarto28 che di fatto regolamenta, in modo uniforme, l’individuazione e, successivamente, la fase di smaltimento degli atti non più rilevanti sia dal punto di vista amministrativo che storico.

Box 2– Il titolario del Dipartimento Risorse Economiche

L’ esperienza avviata dal II Dipartimento – Risorse Economiche, oltre all’adozione del Protocollo Informatico, ha previsto la realizzazione di un Titolario29 suddiviso per Titoli, Classi e Sottoclassi e completo di Piano di Conservazione. Il Titolario adottato dal II Dipartimento - Risorse Economiche è articolato sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente, così come previsto dall’art. 2 del Dpr 445/00. Le indicazioni contenute nei riferimenti normativi, in particolare nella deliberazione n.42/2001 dell’Aipa, illustrano poi nel dettaglio i diversi livelli in cui si dovrebbe articolare il Titolario: questi livelli sono denominati rispettivamente Titolo, Classe, Sottoclasse, Categoria e Sottocategoria. In questo senso il Titolario adottato dal II Dipartimento si struttura su tre diversi livelli, ovvero il Titolo, la Classe e la Sottoclasse30. La sequenza dei Titoli è determinata dalle funzioni specifiche assunte dal Dipartimento; al fine di comprendere al meglio la struttura del presente Titolario vanno ricordate le funzioni specifiche assunte dal Dipartimento all’interno del modello organizzativo attuato con le Deliberazioni n. 261/2009 e 184/2010 e la riorganizzazione della struttura dipartimentale avvenuta con le Determinazioni Dirigenziali nn. 5014 e 5015 del 01/04/2010 e n. 8158 del 05/11/2010. A seguito delle indicazioni contenute nei suddetti riferimenti normativi, l’attività del Dipartimento è stata ampliata includendo, oltre alle tradizionali funzioni di gestione delle entrate e recupero dell’evasione, anche attività di ricerca, analisi e proposizione di interventi destinati sia al potenziamento delle entrate ordinarie sia alla realizzazione di un sistema di prelievo equo e sostenibile. Inoltre il Dipartimento è tenuto a garantire una gestione integrata con le attività in convenzione con società esterne. In considerazione delle nuove funzioni sopra descritte, per la costruzione del Titolario tutti i processi afferenti al Dipartimento sono stati analizzati e classificati in specifiche Classi e Sottoclassi nell’ambito del Titolo di appartenenza. Il Titolario così costruito si compone di nove diversi Titoli, elencati con numeri romani mentre classi e sottoclassi hanno numerazione araba:

Titolo I- relativo all’attività apicale, al coordinamento strategico, alla pianificazione ed al controllo generale, alla sicurezza sul lavoro ed alla tutela della privatezza;

Titolo II- relativo alle attività di direzione;

Titolo III-relativo alla programmazione e regolamentazione generale delle entrate fiscali;

Titolo IV- relativo al coordinamento generale della riscossione;

dal Segretariato Generale. Entrambi configurano un processo di scarto documentale proceduralmente molto ben definito e sottoposto all’azione di una governance centrale costituita dalla Commissione Scarto. 26 Il riferimento è alla sezione terza del testo legislativo citato. 27Il Titolario utilizzato dalla Polizia locale è finalizzato all’organizzazione dell’archivio di deposito e dell’archivio storico mentre non viene utilizzato per gestire l’archivio corrente che è regolato in modo autonomo dai singoli uffici. 28 Per “Massimario di Scarto” si intende lo «strumento che consente di effettuare razionalmente lo scarto archivistico dei documenti prodotti e ricevuti dalle pubbliche amministrazioni» (Ibi, p. 106). 29 In riferimento alle precedenti esperienze di classificazione dei documenti avvenute nel Comune di Roma, va citato il caso della Ripartizione X che, delegata dall’Amministrazione Comunale a trattare gli affari di carattere storico-artistico e culturale, produsse dal 1907 al 1931 un piano di classificazione dei documenti che costituisce un unicum per ciò che riguarda la documentazione prodotta dagli uffici competenti in materie storico-artistiche. 30 Le partizioni logiche “Titolo”, “Classe” e “Sottoclasse” nella classificazione, in sperimentazione, prevista per il Progetto Dematerializzazione del Piano E-Government 2010 di Roma Capitale, assumono le denominazioni “Tipo Pratica”, “Cartella”e “Sottocartella” secondo quanto indicato nella nota del Direttore del II Dipartimento Risorse Economiche prot. 280697 del 29/07/2010.

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Titolo V- relativo all’organizzazione del controllo fiscale e contenzioso;

Titolo VI- relativo all’organizzazione dei servizi informativi;

Titolo VII-relativo all’attività delle Direzione Sanzioni;

Titolo VIII- relativo alle Contravvenzioni;

Titolo IX- relativo alle Notificazioni;

I suddetti Titoli sono poi suddivisi in relative Classi e Sottoclassi: senza proseguire nella descrizione delle singole partizioni, che tra l’altro esula dagli obiettivi della presente nota, è comunque utile precisarne le definizioni. Come specificato nel “Manuale di gestione” del presente Titolario, le Classi individuano specifiche competenze rientranti nella macrofunzione descritta dal Titolo: questa è assegnata dall’Ufficio o funzionario responsabile del trattamento del documento e del procedimento amministrativo cui il documento si riferisce. La Sottoclasse invece, ove prevista, attribuisce alla classificazione del documento un ulteriore livello di specificazione nell’ambito della classe d’appartenenza. La Sottoclasse è assegnata dall’Ufficio o funzionario responsabile del trattamento del documento e del procedimento amministrativo cui il documento si riferisce.

Nel seguito si procede con una descrizione delle principali funzioni presenti nell’applicativo “protocollo web” 31 con particolare riferimento alle operazioni di protocollazione e di classificazione dei documenti, operazioni che rappresentano alcuni dei passaggi cruciali del flusso documentale.

Box 3– Gli applicativi rilevanti per la Ged - Il “Protocollo web”

Di seguito viene proposta una sintetica descrizione dell’applicativo attualmente in uso presso le strutture dell’amministrazione capitolina per effettuare la protocollazione dei documenti: tuttavia va precisato che tra le molteplici funzionalità presenti nell’applicativo saranno presentate in questa sede solo quelle di più frequente utilizzo per la gestione documentale. Tra di queste vi è la funzione di protocollazione che si effettuata accedendo alla schermata riprodotta di seguito.

Funzioni protocollazione

31 Ovviamente, esistono altre applicazioni informatiche rilevanti per l’area documentale: Delibere e DD on line; Archivio storico capitolino; Atti e provvedimenti; Albo pretorio; Cruscotto operativo; SIgeP Web; Pec; Firma digitale (159 kit distribuiti alla dirigenza, dato 2009); Sap.

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La schermata è suddivisa in cinque diverse sezioni: le prime quattro sono destinate a descrivere caratteristiche specifiche dei documenti sottoposti a protocollazione. Questi, in base alle funzionalità previste dall’applicativo sono distinti in base ad una precisa tassonomia di appartenenza di seguito indicata:

� Documenti in entrata: in cui si possono distinguere o Atto esterno proveniente da persona giuridica o Atto esterno proveniente da persona fisica o Atto interno

� Documenti in uscita: in cui si possono identificare o Atto indirizzato a persona giuridica esterna o Atto indirizzato a persona fisica esterna o Atto indirizzato all’ interno della struttura

Senza procedere in una descrizione troppo dettagliata delle voci specifiche relative alla funzione di protocollazione, ai fini del presente studio va notato che nella quinta sezione della schermata in questione è possibile inserire dettagli relativi alla classificazione dei documenti attraverso la compilazione dei campi “Categoria”, “Classe” e “Sottoclasse”. Detti campi tuttavia, una volta che sarà reso operativo il Titolario all’oggi in sede di perfezionamento, dovranno essere modificati rispettivamente in “Titolo”, “Categoria” e “Sottocategoria”. Una volta terminata la fase della protocollazione è possibile passare ad un livello ulteriore di gestione dei documenti attraverso l’accesso alla funzione “Pratiche” presente nel menù dell’applicativo: all’interno di questa, selezionando la funzione “Inserimento Pratica”è possibile effettuare la classificazione dei documenti o semplicemente visionarla, qualora questa sia stata impostata già in fase di protocollazione.

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Funzione gestione pratiche

La schermata si suddivide in tre diverse sezioni all’interno delle quali è possibile inserire dettagli funzionali ad una gestione ottimale dei documenti. Ai fini del presente studio è importante evidenziare i contenuti della terza sezione in cui, specularmente alla schermata della protocollazione, sono indicati i campi riguardanti l’attribuzione del “Titolo” della “Categoria” e della “Sottocategoria” attualmente individuata dal campo “Classe”. Questa duplicazione dei campi relativi alla classificazione dei documenti, lungi dal creare ridondanza, consentirà invece in seguito alle singole strutture di organizzare nel modo più appropriato la nuova funzione di classificazione dei documenti, adattandola alle specifiche

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caratteristiche organizzative nonché alle pratiche di lavoro. In particolare questa duplicazione delle voci di classificazione dei documenti consente di procedere alla classificazione completa già durante la fase di protocollazione o, al contrario permette di assegnare il dettaglio relativo al “Titolo” durante l’operazione di protocollazione ed aggiungere le relative specifiche riguardanti categoria e sottocategoria nella fase successiva di gestione della pratiche che in genere viene effettuata dagli uffici.

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4.1.5 Questioni aperte (criticità) e punti di forza

In primo luogo, vanno evidenziate le criticità connesse alla diffusione degli altri strumenti di E-Gov, comunque fisiologiche in una realtà complessa come Roma Capitale. In particolare, per quanto riguarda la Posta elettronica certificata si riscontrano alcuni problemi tecnici, in via di soluzione, che influiscono sulla possibilità di dialogare con altre poste certificate. Rispetto alla firma digitale sono stati distribuiti circa 160 kit ai dirigenti, ma lo strumento deve ancora avere una diffusione effettiva. Questo è stato un aspetto segnalato nelle consultazioni con i municipi, dove è risultato che alcuni dirigenti non risultano ancora in possesso del kit ovvero hanno riscontrato alcune problematiche tecniche. In ordine alle determine on line, gli obiettivi posti sono stati progressivamente raggiunti, pur con la persistenza di alcune criticità che riguardano le determine con rilevanza contabile. A parte questi aspetti di carattere generale, ma che comunque rappresentano presupposti e/o fattori complementari alla messa a regime del processo di dematerializzazione, nel seguito sono riepilogate le principali problematiche emerse:

- in primo luogo, è necessario proseguire con una maggiore comunicazione sulla governance duale del sistema, in capo sia al Dipartimento RT sia alla DPCI, aventi ciascuno funzioni specifiche e complementari;

- si riscontrano disomogenità dei modelli organizzativi e procedurali (in parte fisiologiche) e soprattutto dei criteri metodologici in merito ai sistemi di classificazione e archiviazione dei documenti, derivanti, come già ribadito, dall’assenza di indicazioni comuni (quali uno schema condiviso di classificazione dei documenti, altrimenti detto Titolario);

- nella gestione attuale della documentazione, soprattutto in fase di smistamento dei documenti in entrata presso le varie strutture, sorgono delle difficoltà a reperire informazioni sui corretti destinatari della comunicazione, poiché non sempre sono conosciuti e/o condivisi gli organigrammi interni; su questo problema dovrebbe intervenire il già citato progetto Sio (Sistema informativo organizzativo) che dovrebbe diventare, previo un censimento sulle micro organizzazioni, la fonte comune in tema di macrostruttura, con funzione servente ai vari applicativi gestionali;

- la funzione di help-desk, per gli aspetti correlati al protocollo e alla gestione dematerializzata, è suddivisa tra diversi soggetti/strutture;

- persiste l’invio dei documenti via fax tra gli uffici; - si creano sovrapposizioni tra flussi documentali cartacei e digitali (caso già citato dei

“percorsi paralleli”); - infine, tra le difficoltà tecniche e/o strutturali, emerge, in primo luogo, la scarsa

dotazione di scanner alle strutture, per cui risulta difficile scansionare tutta la documentazione in tempi rapidi, pertanto in molti casi si ricorre ancora all’invio di documenti cartacei;

Tra i punti di forza che connotano la situazione attuale e che dovranno essere invece valorizzati nella definizione del modello a tendere (to be), si evidenziano i seguenti aspetti:

- consapevolezza diffusa, soprattutto tra i dipendenti, della rilevanza che la diffusione dei processi di E-Gov. avranno nel futuro immediato

- propensione al lavoro “in rete”: questa è da intendersi sia come necessità percepita di una gestione interamente telematica del flusso documentale sia come esigenza diffusa di una maggiore comunicazione ed integrazione tra i diversi uffici che sono responsabili delle varie fasi del flusso documentale

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- il ruolo di supporto sia informativo che gestionale dell’Archivio Capitolino, in quanto struttura direttamente coinvolta nella gestione dell’intero flusso documentale.

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Di seguito vengono proposte delle opzioni che, seguendo la logica Air, vengono individuate come alternative rispetto alla situazione attuale (Opzione Zero): in realtà gli scenari successivamente descritti, ed identificati per chiarezza espositiva con le diciture opzione A ed opzione B, non devono considerarsi come alternativi tra loro, per cui l’applicazione dell’uno implica necessariamente l’esclusione dell’altro, ma piuttosto come due ipotesi integrate in un unico percorso in cui l’opzione B rappresenta una possibile evoluzione dell’opzione A.

4.2 OPZIONE A: IL NUOVO MODELLO DI GESTIONE DEI FLU SSI DOCUMENTALI

Nel seguito si riportano gli elementi qualificanti della prima opzione individuata, al fine configurare il nuovo modello di gestione e archiviazione dei flussi documentali. La finalità è quella di rispondere alle esigenze rilevate nella fase di analisi e consultazione ed avviare quindi il conseguimento degli obiettivi individuati. In ogni caso, un presupposto di fondo è rappresentato dalla necessità di avviare interventi coerenti che abbiano una valenza sull’intero processo di E-Gov che sta interessando da tempo Roma Capitale: per tali motivi, nell’analisi della situazione attuale (vd. opzione zero) è stato approfondito lo stato dell’arte degli strumenti rilevanti per la messa a regime della Ged, quali la Pec e la firma digitale.

4.2.1 L’implementazione del nuovo modello: strumenti tecnico-giuridici

In primo luogo, occorre evidenziare il possibile ventaglio degli strumenti tecnico/giuridici rilevanti per l’implementazione del nuovo modello di gestione e archiviazione dei flussi documentali. In particolare, trattandosi di un caso a rilevante impatto interno si ritengono necessari una pluralità di atti finalizzati a garantire l’effettiva applicazione del nuovo modello. In sintesi:

� Dato l’ambito d’intervento, la visione deve essere necessariamente dinamica e quindi gli obiettivi da conseguire e i risultati attesi (considerando anche quelli definiti nella presente Air) devono trovare riflesso in sede di PEG, per garantire il controllo e il monitoraggio dei medesimi. Del resto questa impostazione è stata seguita proprio per il Progetto di Ente n. 2

� Altri strumenti , quali determine dirigenziali (ed esempio, per adottare il nuovo manuale di gestione dei flussi documentali), atti di micro organizzazione, circolari (che dovranno essere emanate per fornire le necessarie indicazioni operative) ecc. Sono atti indispensabili per la “disciplina” degli aspetti organizzativi e procedurali.

4.2.2 Interventi sulla governance e sul modello organizzativo del sistema di Ged

Entrando nel merito delle azioni da intraprendere, un primo ambito riguarda interventi sulla governance del modello di gestione e archiviazione dei flussi documentali, che attualmente è affidata a:

� Dipartimento Risorse Tecnologiche (Dip. RT).

� Direzione Pianificazione e Controllo Interno (DPCI) del Segretariato-Direzione generale.

La DPCI, come noto, in attuazione della Del. GC n. 156/2011 ha assunto “il presidio del modello gestionale del protocollo e dell’archiviazione della documentazione amministrativa”. Tale funzione, integrativa di quella istituzionalmente già esercitata dalla Struttura, risulta via via più percepita per la sua rilevanza rispetto al sistema di Ged. Però, il modello a tendere di gestione e archiviazione dei flussi documentali dovrà essere monitorato e manutenuto nel tempo. A tal fine, occorre integrare l’attuale sistema di governance del

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sistema di gestione documentale con un rafforzamento strutturale della componente metodologica/archivistica. Tale obiettivo può essere soddisfatto, più che ricorrendo a risorse esterne, attraverso la valorizzazione di expertise già presenti presso Roma Capitale, in particolare presso l’Archivio Capitolino. Tali risorse dovrebbero affiancare il presidio del modello di gestione dei flussi documentali, apportando le competenze metodologiche necessarie per il relativo monitoraggio e adeguamento con particolare riferimento al sistema di classificazione (titolario) e alla procedure/regole di archiviazione e di scarto. Occorre comunque considerare che le funzioni dell’Archivio capitolino sono disciplinate dalla già citata Del. CC n. 133/1980 recante il “Regolamento per il funzionamento dell’Archivio Capitolino e Sezioni annesse”: secondo tale atto, l’Archivio ha le funzioni di un istituto di conservazione e la sola vigilanza sullo scarto della documentazione per quanto riguarda gli archivi correnti e di deposito. Ovviamente, si tratta di funzioni importanti ma non “sufficienti” con il nuovo scenario di governance che si vorrebbe configurare. Al riguardo, le soluzioni possono essere le seguenti:

- costituzione di un gruppo di coordinamento, avente lo scopo di sostenere l’attuazione nel tempo delle policies di gestione documentale, al quale partecipino il Dip. RT, la DPCI e l’Archivio Capitolino. Tale nuova funzione renderebbe necessaria una revisione del Regolamento interno dell’Archivio Capitolino e l’adozione degli atti necessari alla costituzione di tale gruppo;

A partire da tali due soluzioni possono ovviamente ipotizzarsi soluzioni con differente impatto organizzativo e funzionale sul sistema di governance della Ged. Oltre agli aspetti di governance si rilevano anche i fattori incidenti sulla micro organizzazione. Dalle analisi effettuate è emersa la diffusione nell’Amministrazione di un modello di “protocollo diffuso”: in particolare, nelle strutture territoriali risulta che gli uffici protocollo procedono alla protocollazione di “solo” il 53,4% del totale dei documenti (dati 2011). Pertanto, un’altra variabile rilevante è rappresentata dal ruolo e dalle funzioni degli Uffici protocollo e dalle interazioni di questi con gli altri uffici. Per delineare azioni su tale versante occorre tenere conto dell’autonomia delle varie strutture, in particolare di quelle territoriali: ciò non toglie che rispetto al modello organizzativo occorre (vd. Art. 44 del Cad) configurare un sistema nel quale devono interagire diverse funzioni strategiche, concernenti la privacy, il protocollo informatico e la gestione flussi documentali, la conservazione dei documenti. Al riguardo, la definizione di un modello tendenzialmente uniforme potrà essere agevolata dall’adozione di un manuale di gestione dei flussi documentali, nel quale, a partire da uno schema comune, siano disciplinati anche gli aspetti organizzativi e funzionali. Come precisato nel seguito, in tale strumento è necessario inserire raccomandazioni sul modello organizzativo di riferimento e le relative procedure. Ovviamente, data l’autonomia delle strutture, si può agire anche sulla volontarietà con adeguati meccanismi di sostegno ed incentivazione (ad esempio interventi formativi). Per quanto riguarda le procedure un’utile indicazione potrebbe essere quella di procedere all’eliminazione della protocollazione interna tenendo presente che i protocolli interni rappresentano oltre il 38% delle protocollazioni (vedi tabella 7). In questo modo si potrebbe alleggerire l’attività degli addetti alla protocollazione ed utilizzare il tempo sgombrato dalle duplicazioni delle registrazioni in altre attività.

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4.2.3 Azioni di sistema: sensibilizzazione, comunicazione e formazione sulla Ged

Tali azioni si ritengono assai rilevanti e non ci si può limitare solo a interventi prettamente formativi. Infatti, come segnalato nella sezione relativa alle esigenze e come emerso nelle consultazioni, occorre intervenire sulle resistenze culturali al cambiamento e all’utilizzo delle innovazioni tecnologiche.

In primo luogo, sono necessarie azioni di comunicazione e sensibilizzazione rivolte alla dirigenza. Pertanto, nella fase di avvio, potrebbe essere utile organizzare un evento interno all’Amministrazione rivolto alle posizioni dirigenziali nel quale presentare le caratteristiche del nuovo modello e i relativi strumenti (schema di manuale, titolario ecc.). Eventualmente, la medesima iniziativa potrebbe riguardare anche le altre “tappe” rilevanti per l’implementazione del Piano di E-Gov (dd dematerializzate, Pec, Sio ecc.). Sarebbe opportuno coinvolgere in tale iniziativa anche i responsabili degli Uffici protocollo, proprio per palesare il nuovo ruolo che gli stessi (e anche le risorse di tali uffici) dovranno progressivamente assumere.

In secondo luogo, è necessario realizzare un adeguamento delle competenze con iniziative di formazione multidisciplinari , a livello informatico e soprattutto archivistico. Tra l’altro un rafforzamento delle competenze archivistiche, oltre ad essere funzionale all’implementazione del nuovo modello di gestione dei flussi documentali, rientra nelle disposizioni contenute nell’art. 61 della legge 445/00. Rispetto a tale ultimo profilo, le risorse dell’Archivio capitolino possono avere un ruolo per avviare la diffusione delle competenze archivistiche: naturalmente, dati i numeri di Roma Capitale (oltre 6 milioni di documenti protocollati, dei quali 2,5 scansionati, ca 15.000 utenze protocollo) occorre disseminare le competenze e anche un nuovo approccio culturale con un percorso progressivo. La proposta è di organizzare un percorso formativo strutturato, caratterizzato dalle seguenti fasi:

- Analisi dei fabbisogni e programmazione attività formativa

È una fase fondamentale di un qualsiasi percorso formativo che si ponga l’obiettivo di sviluppare le competenze e favorire il cambiamento culturale e organizzativo. Operativamente, si tratta di realizzare una preliminare “valutazione d’ingresso” realizzabile mediante vari strumenti (es.: informativa preliminare, questionari e test di autodiagnosi ecc.). Sulla base dei fabbisogni emersi e delle valutazioni d’ingresso, si potrà procedere alla progettazione e contestualizzazione delle azioni formative coerenti con le esigenze. Nel contempo, se si intendesse procedere alla valutazione delle azioni formative si tratta di impostarne i relativi strumenti. In via preliminare si individuano le seguenti categorie di destinatari potenziali:

o Personale uffici protocollo. o Personale altri uffici, rivolto, in questa fase, alle strutture che “trattano”, in termini

relativi, le maggiori quantità di flussi documentali (per strutture e municipi) È opportuno, infatti, che anche una selezione del personale delle altre strutture partecipi ai corsi, ad esempio nel caso delle strutture territoriali: Suap; Uosecs scuola e servizi sociali; UO tecnica; Servizi anagrafici e Uff, entrate. Potrebbero realizzarsi aule “miste” oppure prevedere per tale categoria di destinatari un percorso formativo più breve e mirato. Da considerare, inoltre, l’organizzazione dei corsi tenendo presente quelli previsti/effettuati per i processi funzionali supportati da SIO, al fine di far emergere le implicazioni comuni.

- Realizzazione attività formativa

Nel seguito si rappresenta un’ipotesi di modulo formativo (aula) relativa al personale degli uffici protocollo):

o archivio e protocollo nell’era della Ged (8 ore, 9 edizioni, 180 destinatari); o protocollo web: le nuove funzioni (6/8 ore, 9 edizioni, 180 destinatari).

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In ogni caso, è importante sottolineare che, per ottimizzare l’efficacia del corso, i contenuti dei due moduli siano concordati e complementari, al fine di far emergere la coerenza e l’applicabilità concreta dei due aspetti. Da valutare, l’erogazione di formazione in modalità blended (Aula e Fad) e di iniziative di knowledge sharing, mediante eventi organizzati di restituzione della conoscenza32. In tal caso la finalità non è quella di replicare i contenuti formativi, ma quella di trasferire la conoscenza acquisita a favore di altri soggetti.

- Valutazione della formazione (eventuale).

Al termine del corso si procederà con la valutazione di gradimento (questionario, da somministrare al termine del corso) e d’impatto organizzativo (valutandone l’efficacia a distanza di tempo, almeno 6 mesi, sulla base di un sistema di indicatori preventivamente definito).

4.2.4 La metodologia: il prototipo del Manuale di gestione dei flussi documentali e il titolario

Infine, quale linea portante del nuovo modello, è necessario delineare i criteri, le procedure e la metodologia di riferimento, incluso il sistema di monitoraggio e manutenzione. Tali “regole” dovrebbero costituire il riferimento comune per le varie strutture, condizione necessaria per implementare il nuovo modello. A tal fine, vi è l’obiettivo di procedere alla revisione e aggiornamento del manuale di gestione del flusso documentale dell’Amministrazione, individuando i contenuti minimi da rispettare.

Come descritto in precedenza (opzione zero, rappresentativa della situazione attuale) nel caso dell’Amministrazione capitolina diverse strutture hanno già adottato un manuale di gestione dei flussi documentali, che però si caratterizzano per essere essenzialmente dei “manuali di protocollazione”, anche se la situazione è differenziata ed esistono esperienze più strutturate (come nel caso della Polizia Locale o del Dipartimento risorse economiche).

Invece, stante l’obiettivo di elaborare un manuale senso delineato dalla normativa, da un punto di vista teorico esistono diversi riferimenti utili. A titolo esemplificativo:

- Manuale di gestione del protocollo informatico dei documenti e dell’archivio delle pubbliche amministrazioni. Modello di riferimento (Quaderni Cnipa, febbraio 2006).

- Linee guida per la stesura del manuale di gestione per l’archivio dei Comuni - Piano di classificazione (Titolario) per gli archivi dei Comuni italiani. (Gdl Università di Padova, dicembre 2005).

- Esperienze di altre amministrazioni (Piemonte, Comune di Milano ecc.) Sulla base di tali premesse, occorre ribadire che la presente Air si pone la finalità di definire le linee portanti del “Modello di archiviazione della documentazione amministrativa”, che va inquadrato nell’ambito dei processi e degli obiettivi finalizzati ad attuare il Progetto di Ente n. 2 “E.gov – dematerializzazione” che ha già recepito l’esigenza di procedere all’aggiornamento e revisione del Manuale.

32 Le iniziative di condivisione della conoscenza (knowledge sharing) hanno l’obiettivo di coinvolgere i “pari” (altri dipendenti). Tali iniziative devono essere curate dai soggetti che hanno partecipato alle attività formative (restitutori) sulla base di una metodologia condivisa e di strumenti e protocolli predefiniti. Si prevede una fase di coaching, la dotazione di appositi kit, l’assistenza di un tutor nel corso dell’evento e l’eventuale presenza del dirigente di riferimento. In tal modo, si potrà diffondere l’esperienza effettuata e favorire la creazione di comunità professionali.

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Pertanto, dato il processo avviato e volendo fornire un contributo in tal senso, nel seguito si indica di seguito una possibile traccia di indice del nuovo Manuale33 e di alcuni allegati: inoltre, come prima fase attuativa dei contenuti sotto elencati, al momento è in fase di realizzazione una prima bozza di manuale operativo realizzato dal Municipio XVIII. Traccia di indice del Manuale di Gestione dei Flussi (provvisoria): CAPITOLO 1 – PRINCIPI GENERALI - Ambito di applicazione del Manuale e definizioni. CAPITOLO 2 – MODELLO ORGANIZZATIVO - Individuazione dell’Area Organizzativa Omogenea (AOO) e delle Unità Organizzative

Responsabili (UOR) - Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli

archivi - Unicità del protocollo informatico CAPITOLO 3 – FORMAZIONE DEI DOCUMENTI - Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi - Formazione dei documenti informatici CAPITOLO 4 – DESCRIZIONE DEL FLUSSO DOCUMENTALE - Rappresentazione sintetica delle fasi di gestione documentale (flow chart) - Trattamento e assegnazione dei documenti in entrata - Trattamento dei documenti in uscita - Trattamento e assegnazione dei documenti interni - Modifica dell’operazione di assegnazione - Regole e procedure per la gestione della Casella di Posta Elettronica certificata CAPITOLO 5 – RICEZIONE DEI DOCUMENTI - Ricezione dei documenti cartacei e/o informatici. - Ricezione di fax, procedure di gara, posta personale etc. etc. - Rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti CAPITOLO 6 – SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI - Regole e procedure per la spedizione dei documenti su supporto cartaceo - Regole e procedure per l’invio dei documenti informatici

CAPITOLO 7 – REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI - Tipologie di documenti escluse dalla registrazione di protocollo - Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo (scansione) - Registrazione di protocollo dei documenti informatici - Segnatura di protocollo - Annullamento delle registrazioni di protocollo - Registro giornaliero di protocollo - Registro di emergenza - Differimento dei termini di registrazione - Procedure per la tutela dei dati personali - Procedure per la gestione dei repertori (es. Deliberazioni, Determinazioni)

33 In alternativa, si potrebbe pensare a delle sezioni integrative che dovrebbero essere recepite nei manuali esistenti.

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CAPITOLO 8 – CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI E GESTIONE DEI FASCICOLI - Classificazione dei documenti - Formazione e gestione dei Fascicoli - Procedura per l’apertura del Fascicolo - Procedura per la chiusura del Fascicolo - Repertorio dei Fascicoli - Procedura di mantenimento e aggiornamento dello schema di classificazione (Titolario) CAPITOLO 9- ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DELL ’A RCHIVIO DI DEPOSITO - Piano di conservazione e scarto dei documenti cartacei e elettronici - Procedure per il trasferimento dei Fascicoli - Regole per la movimentazione delle Unità Archivistiche - Regole per l’accesso agli atti e consultazione per motivi di ricerca storica - Procedura per lo scarto degli atti d’Archivio CAPITOLO 10 – .PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA - Descrizione delle procedure di sicurezza CAPITOLO 11 – DISPOSIZIONI FINALI - Norme transitorie e finali - Sistema di monitoraggio e aggiornamento del manuale CAPITOLO 12- GLOSSARIO E ALLEGATI GLOSSARIO Allegati necessari: Determinazione Dirigenziale con la definizione della Struttura organizzativa della AOO Titolario di classificazione e piano di conservazione e scarto Determinazione di nomina del responsabile del Servizio gestione dei flussi documentari (protocollo e archivio) secondo quanto stabilito dall’art. 61 del DPR 445/2000

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ALLEGATO AL MANUALE (APPROFONDIMENTO ) IL SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI (TITOLARIO ).

Premessa

L’obiettivo della presente Air, per questa specifica linea d’azione, è di definire un primo sistema di classificazione (titolario) fruibile dai municipi e in parte anche dalla Polizia Locale e dai Dipartimenti, per le funzioni cosiddette trasversali. Ovviamente, come già segnalato, il titolario non è statico: l’ipotesi definita sarà ulteriormente rivista prima dell’adozione, mentre è lo stesso modello di gestione che prevede a monte un’attività di manutenzione, al fine di adeguare il sistema di classificazione alle esigenze che emergeranno nel momento dell’attuazione pratica34. Inoltre ulteriori piste di lavoro potrebbero essere le seguenti: � Avviare un percorso di sperimentazione (focalizzato su ambiti specifici, ad esempio il sociale)

per individuare sezioni di titolario condivise tra strutture territoriali e strutture di linea, ad esempio tra Dipartimento politiche sociali e Uosecs.

� Definire ipotesi di lavoro per verificare i margini d’intervento per coordinare il sistema di classificazione con altre amministrazioni (ad esempio la Regione).

Il titolario per i Municipi

Per quanto riguarda il Modello di Titolario per i Municipi lo schema di partenza è stato elaborato dai funzionari dell’Archivio Capitolino e poi sottoposto ad un articolato un percorso di consultazione per arrivare al seguente prototipo. Si tratta di un Modello di riferimento che potrebbe porsi come uno strumento flessibile, in grado di adattarsi alle necessità presentate dai contesti di applicazione. In particolare, partendo dal “Regolamento sul Decentramento Amministrativo” del 2006, è stato elaborato un sistema di classificazione basato sulle funzioni dell’amministrazione ed articolato su tre livelli: Titolo, Categoria e Sottocategoria (in fase di discussione). In particolare, per la definizione dei Titoli si è fatto riferimento alle competenze delegate ai Municipi da parte del Consiglio Comunale considerando il suddetto Regolamento del Decentramento Amministrativo nel testo coordinato pubblicato dal Segretariato Generale - Direzione III sul sito web di Roma Capitale. Le deliberazioni del Consiglio Comunale relative al decentramento Amministrativo sono le seguenti: Deliberazione del Consiglio Comunale n.10 dell'8 febbraio 1999 modificata dalle deliberazioni del Consiglio Comunale n. 30 del del 24 gennaio 2001 e n. 201 dell'11 dicembre 200635. Nel seguito, si riportano i Titoli:

1) Municipio 2) Organi del decentramento 3) Programmazione e gestione economica e finanziaria 4) Trasparenza e comunicazione 5) Notifiche 6) Risorse informatiche 7) Risorse umane

34 Al riguardo, occorre considerare anche gli input che emergeranno a seguito dell’analisi dei risultati della “scheda rilevazione procedimenti amministrativi” avviata dall’Amministrazione (che necessiterà di una certa tempistica). 35 In merito alle fonti consultate si precisa che non si è presa in considerazione la Deliberazione dell'Assemblea Capitolina n.18 del 19 aprile 2011 Regolamento Speciale del Decentramento Amministrativo nel Municipio XIII.

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8) Servizi demografici (in condivisione con polizia locale) 9) Entrate (in condivisione con polizia locale) 10) Attivita’ produttive (in condivisione con polizia locale) 11) Attivita’ culturali 12) Attivita’ sportive 13) Servizi sociali (in condivisione con polizia locale) 14) Servizi educativi e ricreativi (in condivisione con polizia locale) 15) Edilizia comunale e infrastrutture urbane (in condivisione con polizia locale) 16) Passi carrabili, opere a rete (in condivisione con polizia locale) 17) Disciplina edilizia privata (in condivisione con polizia locale)

Come è evidente dei 17 Titoli elaborati per i Municipi 8 sono in condivisione con i gruppi di Polizia Locale al fine di diffondere criteri quanto più possibile omogenei e standardizzati per il flusso documentale tra le diverse strutture dell’Amministrazione Capitolina. Ad ogni singolo Titolo corrispondono poi specifiche Categorie e Sottocategorie: per la loro elaborazione si è fatto riferimento nel primo caso alla D.D. che ha organizzato la struttura del Municipio VII evidenziando le funzioni svolte dagli Uffici e Servizi mentre nel secondo caso sono state individuate le tipologie di documenti36 prodotte nello svolgimento dei procedimenti/processi di lavoro dalle strutture dei Municipi. Il gruppo ha predisposto due diverse versioni di Titolario, una per i Municipi che hanno istituito l’ufficio unico delle entrate mentre un’altra per i Municipi che hanno un’organizzazione diversa. Nel seguito viene presentata una versione prima versione di Titolario limitata ai singoli Titoli ed alle relative Categorie e relativa ai Municipi che non hanno un ufficio unico delle entrate. Tabella 16 – Schema di classificazione dei documenti per i Municipi. Dettaglio per Titoli e Categorie.

36 In questo caso le tipologie di documenti sono state enucleate nella prospettiva della creazione di serie archivistiche omogenee; cioè insiemi di unità archivistiche (fascicoli) aggregate in modo unitario quali risultato di un medesimo processo di sedimentazione riconducibile ad una stessa attività/funzione.

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TITOLO CATEGORIA

MUNICIPI Territorio

Regolamenti e organizzazione

Istituti di partecipazione

ORGANI DEL DECENTRAMENTO Presidenza

Giunta Municipale

Consiglio Municipale

PROGRAMMAZIONE E GESTIONE ECONOMICA E FINANZIARIA

Bilancio

Economato

TRASPARENZA E COMUNICAZIONE Gestione dei flussi documentali

Relazioni con il pubblico

NOTIFICHE Notificazioni atti comunali

Notificazioni atti provenienti da altre Amministraz ioni

Notificazioni atti provenienti da privati

RISORSE INFORMATICHE Amministrazione di sistema

Manutenzione basi dati e apparecchiature informatic he

Misure di sicurezza e custodia password

RISORSE UMANE Personale

Anagrafe delle prestazioni

Contenzioso

Relazioni sindacali

Formazione

Sicu rezza sul lavoro

SERVIZI DEMOGRAFICI Carte d’Identità

in condivisione con Polizia Locale* Matrimoni

Residenza*

Attestati di soggiorno per cittadini comunitari

Attività connesse alle operazioni elettorali e refe rendum

Certificazioni

Statistiche

ENTRATE Canone Occupazione Spazi e Aree Pubbliche* (COSAP)

in condivisione con Polizia Locale* Canone Impianti Pubblicitari* (CIP)

Monitoraggio e regolarizzazione

ATTIVITA’ PRODUTTIVE Attività Commerciali *

in condivisione con Polizia Locale* Occupa zione suolo pubblico*

Mercati *

Autorizzazioni pubblicità*

Disciplina del commercio*

ATTIVITA’ CULTURALI Programmazione

Promozione e patrocinio

ATTIVITA’ SPORTIVE Promozione dello sport

Impianti e centri sportivi municipali

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A livello operativo, il suddetto sistema di classificazione potrà essere utilizzato in due diverse modalità: nella prima si prevede che l’ ufficio di protocollo centrale provvede, nel caso del documento in entrata, alla registrazione dei documenti, all’assegnazione del Titolo ed infine all’assegnazione agli uffici competenti. A questi spetterà il completamento della classificazione del documento apponendovi la relativa categoria e sottocategoria; saranno sempre gli stessi uffici a provvedere alla fascicolazione con apertura ex novo di una pratica, nel caso che il documento costituisca il capofila di un nuovo procedimento, o viceversa con l’inserimento del documento in una pratica già aperta, nel caso in cui esso afferisca ad un procedimento amministrativo già aperto ed in itinere. Il fascicolo, una volta ultimata la pratica, sarà chiuso con l’apposizione dell’indice di classificazione e la trasmissione formale dello stesso al responsabile dell’archivio. Infine gli uffici una volta ultimata la pratica, provvederanno alla chiusura di quest’ultima con la protocollazione in uscita e l’archiviazione. La seconda modalità prevista per l’utilizzo del sistema di classificazione prevede che siano gli uffici di competenza ad effettuare sia la procedura di registrazione che quella di classificazione dei documenti ricevuti. Questa duplice possibilità di utilizzo del Titolario si rende necessaria per l’esistenza nell’amministrazione capitolina di un sistema di protocollazione diffuso, già esposto ampiamente nella presentazione dell’opzione zero.

Il titolario per i Dipartimenti

Coerentemente con gli obiettivi del presente studio, ovvero diffondere criteri omogenei per la classificazione e gestione documentale, si è proceduto nell’individuazione di Titoli e Categorie da condividere con i diversi dipartimenti dell’Amministrazione Capitolina: questi sono stati individuati

Autorizzazioni

SERVIZI SOCIALI Azioni di Sistema

in condivisione con Polizia Locale* Servizi alla persona

Tutele*

Autorizzazioni e vigilanza

SERVIZI EDUCATIVI E RICREATIVI Servizi educativi

in condivisione con Polizia Locale* Servizi ricreativi

Refezione scolas tica

Trasporto scolastico

Vigilanza e controllo*

EDILIZIA COMUNALE E INFRASTRUTTURE URBANE

Coordinamento opere pubbliche complesse*

in condivisione con Polizia Locale* Manutenzione ordinaria immobili e infrastrutture (s trade)

Manutenzione straor dinaria Immobili e infrastrutture (strade)

Impianti elettrici e tecnologici

Segnaletica stradale*

Verde pubblico, Verde aree scolastiche*

DISCIPOLINA PASSI CARRABILI, OPERE A RETE Passi Carrabili

in condivisione con Polizia Locale* Scavi Stradali

DISCIPLINA EDILIZIA PRIVATA Autorizzazioni e controllo dell’attività edilizia*

in condivisione con Polizia Locale* Sicurezza stabili privati*

Abusivismo edilizio*

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a seguito di consultazione tra i membri del gruppo Air ed i rappresentanti di alcuni dipartimenti37. Nel seguito viene proposto un breve schema sinottico che presenta, in un’ottica comparativa, i Titoli relativi agli uffici di Staff dei Dipartimenti e condivisi con i Municipi.

Tabella 17 – Sistema di classificazione dei documenti: schema comparativo per i Municipi e Dipartimenti. Dettaglio per Titoli.

Nello specifico i Dipartimenti condividono 5 Titoli con le Strutture Territoriali: il primo Titolo nel caso dei Dipartimenti è stato modificato con “Organizzazione e metodo” poiché maggiormente adeguato a rappresentare la tipologia delle funzioni caratteristiche delle strutture in questione.

4.2.5 Interventi di adeguamento e investimenti “tecnologici”

Da ultimo, le innovazioni metodologiche (titolario ecc.) dovranno poi trovare riflesso negli applicativi gestionali utilizzati, in particolare su “Protocollo web”: pertanto, occorre prevedere interventi di manutenzione del sistema e investimenti in software e hardware (scanner ecc.). In via preliminare, si indicano i primi interventi di manutenzione evolutiva condivisi a seguito dell’incontro del gruppo Air con i rappresentanti del fornitore dell’Amministrazione per una verifica di fattibilità tecnica.

� Acquisizione nel sistema GED del modello di Titolario sintetico elaborato dal gruppo di lavoro AIR per la classificazione dell’Archivio Digitale per i Municipi di Roma Capitale;

� Modifica delle etichette del campo di classificazione Classe in Sottocategoria in tutte le maschere dio acquisizione dati del sistema;

� Evoluzione della funzionalità di protocollazione per rendere disponibile e obbligatoria l’acquisizione del solo Titolo in fase di protocollazione in Entrata dei documenti, con utility di scelta del titolo (casella a discesa); in questa fase si è condiviso di non rendere obbligatorio l’inserimento delle voci “Categoria” e “Sottocategoria”;

� Possibilità di modificare la classificazione (Titolo) da parte degli Uffici nelle attività successive all’assegnazione del documento;

� Evoluzione della funzionalità di protocollazione in Uscita per rendere obbligatoria l’intera classificazione dei documenti “Titolo”, “ Categoria”, “ Sottocategoria”;

� Collegamento dei documenti elettronici archiviati precedentemente all’adozione del nuovo sistema di classificazione e quindi con criteri arbitrari

� Stima della necessaria formazione all’utenza.

37 Sono stati convocate le PO di Staff dei seguenti Dipartimenti: Dipartimento Servizi Sociali, Dipartimento delle Risorse Tecnologiche, Dipartimento Risorse Economiche, Dipartimento Comunicazione e Diritti dei Cittadini, Dipartimento Risorse umane.

TITOLI MUNICIPI TITOLI DIPARTIMENTI MUNICIPI ORGANIZZAZIONE E METODO PROGRAMMAZIONE E GESTIONE ECONOMICA E FINANZIARIA

PROGRAMMAZIONE E GESTIONE ECONOMICA E FINANZIARIA

TRASPARENZA E COMUNICAZIONE TRASPARENZA E COMUNICAZIONE RISORSE INFORMATICHE RISORSE INFORMATICHE RISORSE UMANE RISORSE UMANE

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4.3 OPZIONE B: EVOLUZIONE DEL NUOVO MODELLO

Come già anticipato, l’opzione di seguito delineata ed individuata, seguendo la logica Air, con la dicitura “Opzione B”, non va intesa come alternativa rispetto a quella precedentemente esposta (Opzione A) ma invece come un suo possibile percorso evolutivo. Di seguito si procede con l’esposizione degli strumenti tecnico-giuridici necessari per l’attuazione di una simile ipotesi evolutiva e nella descrizione degli interventi che interessano la governance ed il modello organizzativo.

4.3.1 L’evoluzione del nuovo modello: strumenti tecnico-giuridici

Come già fatto per l’opzione A occorre evidenziare il possibile ventaglio degli strumenti tecnico/giuridici rilevanti per realizzare un possibile sviluppo del nuovo modello di gestione e archiviazione dei flussi documentali. In sintesi:

� Una prima leva potrebbe essere data dall’approvazione di Memorie di Giunta Capitolina (intesa come atto di programmazione generale dell’intervento38), le quali, sulla scia e in attuazione del Progetto di Ente n. 2 E-Gov. 2011-2012 restituiscano unitarietà e una certa dimensione strategica a una serie di provvedimenti articolati necessari per mettere a regime il nuovo modello.

� In attuazione delle citate Memorie, si può ricorrere a una Delibera di Giunta Capitolina, con una valenza sia sul versante organizzativo e di governance, ad esempio per eventuali modifiche al Regolamento sull’ordinamento degli Uffici e dei Servizi di Roma Capitale (se dovessero attivarsi e/o rafforzarsi funzioni di specifiche strutture, delineare sinergie tra le medesime, istituire nuove figure ecc.) sia su quello metodologico. Tale ultimo aspetto potrebbe riguardare l’approvazione di uno schema di manuale di gestione, che includa un piano di classificazione dei documenti (titolario), un piano/massimario di conservazione e scarto ecc.

4.3.2 Interventi sulla governance e sul modello organizzativo del sistema di Ged

Per quanto riguarda il percorso evolutivo prospettato che, in via ipotetica dovrebbe impattare sia sul modello di governance che su quello organizzativo, si potrebbero ipotizzare gli interventi di seguito esposti:

- creazione di un apposito Ufficio eventualmente collocato presso il Segretariato Generale ed istituito mediante modifica del Regolamento di Organizzazione. L’Ufficio in questione nel configurarsi come referente degli uffici preposti alla gestione del flusso documentale, dovrebbe rivestire funzioni multiple riconducibili, in linea generale, alle azioni di coordinamento, monitoraggio e verifica delle attività inerenti l’intero ciclo documentale. A tali funzioni si associano la pianificazione e realizzazione di attività inerenti lo sviluppo e la promozione del nuovo modello di gestione dei flussi documentali. Il personale ivi impiegato, stante le funzioni sopra esposte, dovrà possedere competenze anche archivistiche.

Una ipotesi d’intervento: costituzione di un’AOO unica.

38 A titolo esemplificativo, si precisa che lo strumento della Memoria di Giunta è stato utilizzato nella fase di implementazione del contact center multicanale 060606.

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Un’ulteriore proposta che potrebbe essere valutata al fine di migliorare l’efficienza dell’assetto organizzativo riguarda la realizzazione di un’unica Area Organizzativa Omogenea: questa in base all’articolo 2 del DPCM 31 ottobre 2000 si definisce come «un insieme di funzioni e di strutture, individuate dall’amministrazione, che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato». La costituzione di un’unica AOO prevede quindi l’istituzione di un unico sistema organizzativo accentrato che avrebbe la funzione di gestire e coordinare i rapporti tra l’Amministrazione Capitolina e le altre istituzioni (regioni, amministrazioni centrali ecc.) e che potrebbe favorire l’attivazione di un flusso di comunicazione maggiormente standardizzato oltre che semplificato. Tuttavia, stante la notevole complessità che caratterizza l’articolazione dell’ Amministrazione Capitolina, una simile soluzione organizzativa sembra poco praticabile anche alla luce dei modesti vantaggi operativi che detto intervento potrebbe apportare.

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5. VALUTAZIONE DELLE OPZIONI

5.1 Il modello attuale (opzione zero): valutazioni di efficienza

La funzione di protocollo viene svolta da due categorie di risorse: quelle impiegate negli Uffici protocollo delle varie strutture e quelle degli altri uffici, dislocate nelle varie strutture e che non sono esclusivamente dedicate alla funzione di protocollo. Mentre per le prime si può senz’altro mettere in piena corrispondenza il costo sostenuto per il personale con il numero dei protocolli lavorati, per le utenze degli altri uffici questo è più difficile, dato che non risulta possibile fornire una stima della quota di tempo, e quindi di costo, che viene dedicata alla funzione di protocollazione dei documenti. Per quanto detto, una prima quantificazione del costo del protocollo può essere effettuata a partire dal costo per personale dovuto per i soli uffici protocollo. Questo personale, infatti, è dedito esclusivamente alla funzione di protocollazione dei documenti ed il costo per esso sostenuto è direttamente e completamente imputabile al numero di protocolli lavorati/eseguiti. Il rapporto tra le due grandezze, costo di detto personale e numero di protocolli lavorati, consente di estrapolare un indicatore di costo (per personale) unitario del protocollo. Il seguente prospetto illustra il calcolo ottenuto partendo dal personale in essere presso gli uffici protocollo delle strutture territoriali e immaginando che si possa ritenere rappresentativo per l’intero Comune di Roma. Prospetto 1 – Calcolo del costo unitario per personale del singolo protocollo relativo agli uffici protocollo – sole strutture territoriali

Qualifica impiegati Numero impiegati

Costo unitario personale39

Costo personale

FASCIA B 7 28.643,13 200.501,93

FASCIA C 135 31.927,84 4.310.258,78

FASCIA D 8 38.215,18 305.721,41

Totale personale 150 [C] - 4.816.482,13 [B]

Protocolli degli uffici protocollo[A] 829.945

Costo unitario per protocollo [B / A] 5,80

Numero medio di protocolli per risorsa [A / C] 5.533

Fonti: CCNL luglio 2009, ricognizione telefonica UO Air (dato al dicembre 2011), estrazione dati al dicembre 2011 Il costo unitario di euro 5,80 ottenuto è coerente con lo standard di riferimento, pari a 15 euro a documento, stabilito dal CNIPA nel Libro Bianco sulla dematerializzazione della documentazione amministrativa. Quest’ultimo tiene conto di tutti i costi, non limitandosi a quelli dovuti al solo personale, ed è relativo all’intero ciclo di vita del documento amministrativo, e non ai soli momenti della protocollazione ed archiviazione. A questo punto, il costo unitario così determinato può essere proiettato sul numero totale dei protocolli annualmente lavorati dall’insieme delle strutture territoriali40, ottenendo di conseguenza il costo, per personale, imputabile alla funzione di protocollo. A partire da questo costo e considerando il personale degli altri uffici si può arrivare ad una stima dell’impegno medio che la

39 I costi unitari delle tre fasce sono stati calcolati come media aritmetica dei costi delle diverse posizioni economiche afferenti alle rispettive fasce. 40 La supposizione sottostante a questo ragionamento è che gli impiegati del protocollo informatico abbiano la stessa perizia/efficienza degli impiegati degli uffici protocollo.

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funzione di protocollazione dei documenti richiede a queste ultime risorse. Il prospetto seguente espone il flusso dei calcoli. Prospetto 2 – Determinazione delle stime del costo totale per personale del protocollo e del tempo richiesto dal singolo protocollo alle risorse degli altri uffici – sole strutture territoriali

Numero totale protocolli delle strutture territoriali (tutti gli uffici) [A] 1.715.712

Costo unitario per protocollo [B]41 5,80

Costo totale dei protocolli [C = A * B] 9.956.920,26

Costo dei protocolli lavorati dal personale degli uffici protocollo [D] 4.816.482,13

Costo dei protocolli lavorati dal personale degli altri uffici [E = C – D] 5.140.438,13

Numero utenze degli altri uffici [F] 5.625

Costo medio personale degli altri uffici 42 [G] 31.927,84

Costo totale del personale degli altri uffici [H = F * G] 179.594.116,01

Percentuale del costo/tempo dovuto all'attività di protocollo da parte del personale degli altri uffici [I = E / H * 100]

2,9%

Ore annuali lavorate [L] 1.560

Numero giornate annuali (lavorate) [M] 220

Numero protocolli lavorati dagli altri uffici [N] 885.767

Stima dei minuti al giorno imputabili all'attività di protocollo [O = (L / M) * I * 60] 12,2

Numero di protocolli medio al giorno per singola risorsa [P = N / (M * F)] 0,72

Stima del tempo limite imputabile al singolo protocollo (in minuti-uomo) [O / P] 17

Fonti: CCNL luglio 2009, ricognizione telefonica UO Air (dato al dicembre 2011), estrazione dati al dicembre 2011 In realtà, il costo unitario del protocollo dovrebbe comprendere anche altre tipologie di costi oltre a quello per il personale (per adesso non esaminati): costi di infrastrutture, per forniture esterne, per servizi ecc., ed in effetti tale stima di costo è ottenibile senz’altro. Non è affatto detto, però, che negli uffici protocollo l’incidenza delle spese non dovute al personale sia simile a quella che si verifica nelle altre strutture. Inoltre, isolare il solo costo per personale permette di apprezzare in termini di tempo l’onere del singolo protocollo, quantificabile in circa 17 minuti. Questo tempo, ovviamente, non corrisponde all’effettivo tempo di evasione di una pratica, quantificazione possibile solo attraverso una misurazione “sul campo”, ma rappresenta l’equivalente, in termini di tempo, del costo unitario del protocollo stimato in 5,80 euro. Corrisponde anche ad un tempo di riferimento rispetto al quale considerare il corretto dimensionamento dell’organico: un tempo effettivo di evasione delle pratiche inferiore a tale soglia indicherebbe una capacità di riserva dell’organico in grado di sopportare eventuali picchi di lavoro. La situazione contraria sarebbe da interpretare come una carenza di organico da correggere con l’acquisizione di nuove risorse o la modifica dei processi di lavoro43. Per quanto riguarda gli altri costi, bisogna conteggiare 300 scanner verticali per consentire la digitalizzazione dei documenti cartacei, ognuno del costo di 550 euro più IVA, per un totale di 594mila euro. Inoltre, 159 kit per la firma digitale necessari alla validazione dei documenti

41 Per gli uffici diversi dal Protocollo questo costo deve essere considerato una stima per eccesso. 42 Per semplicità si suppone che il personale abilitato al “Protocollo web” sia interamente costituito da personale di fascia C. 43 Si fa altresì presente che tale soglia può essere mobile nel tempo. Fermo restando l’organico, infatti, dipende in primo luogo dalla quantità di protocolli annualmente lavorati e dalla ripartizione di questa quantità tra uffici protocollo e “Protocollo web”.

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digitalizzati, per un totale di 4.770 euro. Queste ultime valutazioni prescindono dai costi correlati alle procedure di gara.

5.2 Il nuovo modello: elementi di valutazione

I costi associati all’adozione del nuovo modello di gestione e archiviazione dei flussi documentali, che sono stati individuati/stimati, sono relativi principalmente alle azioni di comunicazione e sensibilizzazione e alla formazione del personale. Le azioni di comunicazione e sensibilizzazione si concretizzano in un evento interno all’Amministrazione rivolto alle posizioni dirigenziali e ai responsabili degli uffici protocollo nel quale presentare le caratteristiche del nuovo modello e i relativi strumenti. Tale evento viene definito con un budget di 5mila euro. La formazione del personale avviene attraverso la somministrazione di due corsi (relativi alla nuova gestione di archivio e all’aggiornamento riguardante l’applicativo “Protocollo web”) e due differenti platee di soggetti (dipendenti degli uffici protocollo e dipendenti degli altri uffici). Per entrambe le tipologie di dipendenti si prevede una selezione di 180 partecipanti, corrispondente al 42% dei dipendenti degli uffici protocollo e a poco più dell’1% per gli altri uffici. Questi ultimi dovrebbero essere selezionati tra i dipendenti degli uffici più attivi nella funzione di protocollazione, e vanno visti come i primi “diffusori” delle nuove abilità richieste presso le strutture di appartenenza. I corsi saranno somministrati in moduli di durata compresa tra le 3 e le 8 ore, per un totale di poco superiore alle 200 ore di aula. La formazione può essere supportata anche attraverso strumenti di apprendimento on-line, in modo da facilitare e coadiuvare la funzione di diffusione che i partecipanti ai corsi attueranno presso le strutture di appartenenza. Questi strumenti sono individuati un corso di formazione a distanza ed in materiale digitale di autoapprendimento, per un costo totale di 4.900 euro. Al fine di favorire al massimo la diffusione e il consolidamento delle capacità acquisite, si prevede una serie di eventi di Knowledge Sharing (iniziative di restituzione) per favorire la diffusione ad altri dipendenti. I benefici ottenibili sono essenzialmente di tipo qualitativo, difficilmente quantificabili in termini prettamente finanziari, ma senz’altro apprezzabili sul piano della produttività e dell’efficienza, nonché della qualità dei servizi, siano essi per uso interno o resi ai cittadini. Un primo beneficio deriva dalla condivisione della conoscenza tra le strutture (Knowledge Management System), che consente di ottenere l’omogeneizzazione della creazione e della gestione dei contenuti informativi a livello comunale, con vantaggi inerenti il recupero delle informazioni in termini di tempi e di qualità delle stesse. Il nuovo modello di gestione e archiviazione dei flussi documentali, inoltre, comporta la definizione dei presupposti per la reingegnerizzazione dei processi e per la gestione per workflow (previa analisi delle procedure e manutenzione del sistema di classificazione). Inoltre, un tale sistema di gestione documentale è in grado di garantire i cittadini con riguardo alla trasparenza e alla tracciabilità dei procedimenti, con evidenti positive ricadute nei rapporti con l’Amministrazione comunale. In aggiunta è possibile pensare all’esenzione dalla pratica del protocollo nei riguardi dei documenti ad uso interno. Questi documenti sono oltre 2 milioni e rappresentano il 38% del totale dei protocolli del comune. Eliminarli dal flusso di trattamento documentale può portare a liberare risorse per un ammontare medio stimabile in, al massimo, circa 41 ore/uomo annuali per ogni dipendente, sia degli uffici protocollo che degli altri uffici.

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6. OPZIONE PREFERITA: MOTIVAZIONI DELLA SCELTA

Occorre premettere che la valutazione dell’opzione zero (situazione attuale) e degli interventi alternativi (il nuovo modello di gestione e archiviazione dei flussi documentali) è stata adeguata alle reali esigenze informative, che dipendono dalle specificità dell’ambito sottoposto a valutazione d’impatto. Infatti, in linea generale, il percorso di valutazione nell’Air deve soddisfare i seguenti principi:

- proporzionalità dell’analisi valutativa, nel senso che il grado di approfondimento e la scelta del metodo di analisi deve essere correlato al presumibile impatto dell’intervento;

- descrizione esauriente delle fonti informative, per soddisfare esigenze di trasparenza, dimostrare l’affidabilità dei dati utilizzati e quindi consentire a chiunque di verificare la validità delle elaborazioni e dei risultati ottenuti;

- comparazione rispetto all’opzione zero, in quanto rappresenta il termine di paragone per verificare la validità della scelta alternative che si intende proporre.

L’analisi della situazione attuale è stata effettuata con approfondimenti significativi: i classici benefici di un passaggio alla dematerializzazione già erano stati conseguiti: pertanto la valutazione si è concentrata sugli effetti differenziali più significativi. Per tali motivi e per quanto rappresentato nella sezione precedente, si ritiene preferibile la soluzione alternativa proposta, con particolare riferimento all’opzione B.

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ALLEGATI

RICOGNIZIONE NORMATIVA Come noto, numerose sono le fonti normative rilevanti in tema di dematerializzazione dei processi documentali. Nel seguito si riporta una sintesi delle fonti principali, ma per una ricognizione approfondita, possono essere consultati i seguenti siti:

� www.digitpa.gov.it/amministrazione_digitale

� www.icar.beniculturali.it/index.php?it/154/normativa

� http://www.digita-lex.it (della Fondazione Siav Academy)

Norme comunitarie/internazionali

Commissione Europea (sulla GED interna):

-“Implementing rules for the decision 2002/47/EC, ECSC, Euratom on Document management”, SEC(2009) 1643, Bruxelles, 30 novembre 2009.

-Commission Decision of 7 July 2004 amending its Rules of Procedure (2004/563/EC, Euratom), “Commission’s provisions on electronic and digitised documents”.

OCSE (sulla firma elettronica):

- Raccomandazione del 2007 (http://www.oecd.org/dataoecd/32/45/38921342.pdf ).

Norme e atti amm.vi statali

L. 7 agosto 1990, n. 241, “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi” (soprattutto come modificata dalla L. 11 febbraio 2005, n. 15). D.P.R. 28-12-2000 n. 44544, “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. Art. 50, 61, 63”. Nell’art. 1 è contenuta una definizione del sistema di gestione informatica dei documenti (protocollo informatico ndr), che rappresenta “l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti”. Inoltre, il comma 3 dell’art. 50 reca la seguente disposizione “Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il 1° gennaio 2004 a realizzare o revisionaresistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, nonché dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 e dei relativi regolamenti di attuazione.” Da segnalare anche il comma 4 del medesimo articolo 50: “Ciascuna amministrazione individua, nell'àmbito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse.”L’art. 61, invece, concerne gli aspetti organizzativi: si attribuisce centralità al Reparto protocollo ed archivio ai fini della gestione dei flussi documentali. D.P.C.M. 31 ottobre 2000, “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428”.

44Le prime disposizioni in materia di protocollo informatico sono contenute nel D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428, concernente il “Regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche”. Tale decreto è stato poi abrogato dall'art. 77, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 444 e dall'art. 77, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.

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Con riferimento al presente provvedimento sono state emanate le seguenti circolari Aipa (ora DigitPa): Circ. 7 maggio 2001, n. AIPA/CR/28; Circ. 21 giugno 2001, n. AIPA/CR/31. D.Lgs. n. 82/2005, “Codice dell'amministrazione digitale”. Anche nel Codice sono presenti alcune prescrizioni che disciplinano l’uso del protocollo informatico. Rileva, in particolare, il Capo III sulla Formazione, conservazione e gestione dei documenti informatici.L’art. 41 introduce il concetto di fascicolo informatico, dove le p.a. titolari del procedimento devono raccogliere “gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati” e che deve recare l’indicazione (art. 41, comma 2-ter): “a) dell'amministrazione titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo; b) delle altre amministrazioni partecipanti; c) del responsabile del procedimento; d) dell'oggetto del procedimento; e) dell'elenco dei documenti contenuti, salvo quanto disposto dal comma 2-quater (119); e-bis) dell'identificativo del fascicolo medesimo 45”

Da segnalare anche l’art. 42 (dematerializzazionedei documenti), dove si stabilisce che “ Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefìci il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell'articolo 71.”

Rispetto alle norme in materia di conservazione dei documenti rilevano gli artt. 43 (riproduzione e conservazione) e soprattutto l’art. 44 (requisiti per la conservazione), dove sono contenute alcune raccomandazioni utili sul versante del modello organizzativo.

In particolare, l’art. 44 (requisiti per la conservazione dei documenti informatici):

«1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura: a) l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell'amministrazione o dell'area

organizzativa omogenea di riferimento di cui all'articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;

b) l'integrità del documento; c) la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati

di registrazione e di classificazione originari; d) il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30

giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto. 1-bis. Il sistema di conservazione dei documenti informatici è gestito da un responsabile che opera d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all'articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e, ove previsto, con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi di cui all'articolo 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza. 1-ter. Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione a quanto stabilito dall'articolo 43 e dalle regole tecniche ivi previste, nonché dal comma 1 ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche».

Da segnalare, infine, anche l’art. 44-bis (introdotto con D.Lgs n. 235/2010), che, nel prevedere la figura del conservatore accreditato (presso DigitPa) apre ai privati, dettando regole analoghe a quelle previste per i certificatori di firma digitale.

Provvedimenti comunali

Delibera della Giunta Capitolina n. 156 del 2011 avente ad oggetto «Modifiche e integrazioni alla

45 Tale indicazione è stata aggiunta dal D. Lgs n. 235/2010: l’obiettivo è difavorire la tracciabilità e per poter dar conto al cittadino dello stato delle pratiche che li riguardano.

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deliberazione della Giunta Capitolina n. 161/2010 avente ad oggetto “Regolamento sull'ordinamento degli Uffici e dei Servizi di Roma Capitale: adeguamento ed adozione del testo coordinato”, successivamente modificata ed integrata con deliberazione della Giunta Capitolina n. 53 del 9 marzo 2011».

Mediante la delibera in oggetto è stato attribuito alla Direzione Pianificazione e Controllo Interno del Segretariato Generale di Roma Capitale il ruolo di coordinamento, monitoraggio, indirizzo e controllo sugli adempimenti inerenti la funzione di protocollo e archiviazione della documentazione amministrativa. Questa scelta è stata fatta innanzitutto allo scopo di garantire la piena attuazione al piano E-gov. 2010-2012, con particolare riguardo alla messa a regime della gestione elettronica documentale. Difatti, precondizione per il raggiungimento di quest’obiettivo è costituito dalla individuazione di una struttura dell’Amministrazione che assuma un ruolo di cabina di regia, cioè che abbia il compito di assicurare il presidio del modello gestionale del protocollo e dell’archiviazione della documentazione amministrativa. Che questo ruolo si stato affidato proprio alla Direzione Pianificazione e Controllo Interno del Segretariato è scelta dovuta alla connessione tra l’implementazione del modello GED e la correttezza ed efficienza dell’azione amministrativa, nonché alla strumentalità della funzione di protocollo informatico della documentazione amministrativa al controllo di gestione e alla misurazione della performance, cioè i compiti istituzionali della Direzione in discorso. Piano e-Gov 2012. Protocollo di Intesa tra il Ministero della Pubblica Amministrazione e l’Innovazione e il Comune di Roma (luglio 2009). Mediante questo atto si è dato avvio alla collaborazione operativa per l'implementazione del Piano eGov del Comune, inquadrando lo sviluppo dei servizi informatici e di rete per i cittadini della Capitale all'interno degli Obiettivi strategici del Piano nazionale per il 2012. Il Piano comunale è articolato in obiettivi e progetti (ogni obiettivo implica la realizzazione di uno o più progetti). Gli obiettivi generali del Piano sono 24 e i progetti attuativi sono 38. Ogni progetto è descritto in una scheda che ha questa struttura: obiettivi; risultati; partner; stato dell’arte. Da segnalare il progetto 20.4 “Gestione documentale” (collocato nell’obiettivo generale n. 20, concernente la Dematerializzazione). In sintesi, nel Piano sono evidenziati per tale progetto: � Obiettivi progettuali: Eliminazione dei flussi cartacei all’interno del Comune di Roma (Dipartimenti e

Municipi, Aziende municipalizzate) e ottimizzazione dei flussi con l’esterno. Eliminazione dei flussi cartacei tra Comune e altre amministrazioni pubbliche.

� Risultati attesi: Estendere l’utilizzo delle funzionalità di gestione elettronica dei documenti presenti nel protocollo informatizzato del Comune di Roma a tutte le U.O. del Comune, con priorità alle U.O. ICT, integrando il protocollo con la PEC. Invio automatizzato della posta dal Comune di Roma all’esterno in formato elettronico con protocollazione integrata. Scambio istituzionale di documenti con le altre PA, realizzato con flusso elettronico. Scambio istituzionale di documenti con le imprese, realizzato con flusso elettronico

Rileva anche il progetto 20.5“Attuazione del Cad”, che si pone l’obiettivo di realizzare le attività necessarie per consentire la completa attuazione del Cad medesimo, con particolare riferimento a: norme per la semplificazione e regole tecniche. Del. CC 234/2006, che modifica la del 376/2005 (regolamento dati sensibili e giudiziari). Tale regolamento si ritiene rilevante in quanto la privacy rappresenta una problematica da considerare sul versante della conservazione del documento informatico, anche per l’eventuale accesso da parte del cittadino. La delibera in questione individua analiticamente, a seconda delle varie aree d’intervento amministrativo del Comune, i dati sensibili e giudiziari trattati dall’amministrazione comunale e il tipo di trattamento effettuato. La delibera è emanata in ottemperanza alle previsioni degli articoli 20, comma 2, e 21, comma 2, del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 avente ad oggetto il “Codice in materia di protezione dei dati personali”46.

46 Tali norme stabiliscono che nei casi in cui una disposizione di legge specifichi la finalità di rilevante interesse pubblico, ma non i tipi di dati sensibili e giudiziari trattabili a tal fine ed i tipi di operazioni su questi eseguibili, il trattamento è consentito solo in riferimento a quei tipi di dati e di operazioni identificati e resi pubblici a cura dei soggetti che ne effettuano il trattamento. Sempre l’articolo 20, comma 2, del d.lgs. n. 196 del 2006 stabilisce che detta identificazione deve avvenire con atto di natura regolamentare.

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Con l’adozione della delibera CC n. 234 del 2006 il Comune di Roma ha adempiuto gli obblighi in questione attraverso la predisposizione di schede analitiche che per ogni ambito rilevante individuano: - La denominazione del trattamento: ad es. gestione del rapporto di lavoro dei dipendenti

dell’Amministrazione comunale; - Riferimenti normativi: indicazione degli atti normativi rilevanti nella materia oggetto di trattamento: es.

d.lgs. n. 165 del 2001, c.d. testo unico sul pubblico impiego; - Finalità di interesse pubblico perseguite mediante il trattamento: ad es. assicurare regolarità

giuridico/contabile del rapporto di lavoro pubblico; - Dati trattati: ad es. convinzioni religiose, stato di salute, orientamento sessuale, casellario giudiziale. - Trattamenti effettuati: ad es. archiviazione, registrazione, elaborazione; - Forme particolari di elaborazione: quali le comunicazione dei dati a soggetti terzi per determinate

finalità di interesse pubblico, ad es. ad enti assistenziali e previdenziali. Per ognuno degli ambiti amministrativi47 che implicano il trattamento di dati sensibili è redatta una scheda di struttura. Del. CC n. 203/2003, “Regolamento per il diritto d’accesso ai documenti e alle informazioni. La delibera regolamenta l’accesso agli atti amministrativi posseduti dal Comune di Roma secondo quanto disposto dalla legge n. 241 del 1990 e s.m. In particolare questo regolamento comunale è emanato in adempimento della previsione dell’art. 10, c. 2 del Testo unico degli EE.LL. in virtù del quale ogni amministrazione locale adotta un regolamento interno che disciplina compiutamente le modalità del soddisfacimento del diritto d’accesso di cui alla citata legge 241. Oltre agli aspetti più tecnici inerenti il diritto d’accesso (modalità di presentazione dell’istanza, tempi, limiti, ricorsi per mancato rilascio ecc.), per ciò che concerne gli aspetti più strettamente connessi al tema della comunicazione istituzionale il regolamento comunale in oggetto stabilisce che il Comune, oltre a soddisfare le puntali istanze di singoli, si impegna ad informare l’intera comunità cittadina in ordine agli atti fondamentali adottati dall’amministrazione, quali: - statuto e programma del Sindaco; - bilanci e atti di pianificazione; - procedure di valutazione di impatto ambientale; - atti di indirizzo in materia ambientale; - procedure per la concertazione degli orari di uffici, servizi, esercizi; - iniziative relative ai rapporti tra amministrazione e cittadinanza; - interventi a favore dei portatori di handicap. La pubblicità di questi atti è assicurata anche mediante la loro diffusione via Internet. DCC n. 122 del 2002 e s.m.i., “ Statuto del Comune di Roma” e DGC n. 621 del 2002 e s.m.i “Regolamento sull’ordinamento degli Uffici e dei Servizi del Comune di Roma”

47 I principali ambiti individuati nel regolamento in commento, oltre a quanto attiene la già menzionata gestione del personale, sono: servizi sociali e socio-sanitari (cui sono dedicate varie schede: dati sulla concessione di alloggi; sui ricoveri in strutture assistenziali; sulla concessione di benefici economici ecc.); anagrafe e stato civile; materia elettorale; giudici popolari; obiezione di coscienza, leva e registro matricolare; diritto allo studio e formazione professionale; biblioteche e centri di documentazione; infortunistica stradale; sanzioni e polizia annonaria; rilascio licenze; protezione civile; albi di associazioni.

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ESPERIENZE DI ALTRE AMMINISTRAZIONI

Comune di Milano

Il Comune di Milano ha approvato con la Delibera della Giunta Comunale di maggio 2011 (ultima seduta della Giunta Moratti) Il “Manuale di gestione del protocollo informatico” con 12 allegati. Caratteristiche salienti: Viene stabilita una sol o AOO per tutto il Comune di Milano con una sola casella di posta certificata Viene istituita una unità organizzativa denominata Protocollo Generale che sovraintende alla funzione protocollo di tutte le Unità Organizzative del Comune di Milano collocata all’interno del servizio Servizi Demografici e Archivi. Il responsabile del servizio ai compiti previsti dall’art. 61 del DPR 445/2000. Gli archivi correnti restano sotto la responsabilità dei singoli dirigenti mentre l’unità organizzativa Protocollo Generale gestisce l’archivio di deposito unico ubicato presso la Cittadella degli Archivi Il Manuale stabilisce anche quale deve essere la formazione dei documenti indicandone i caratteri estrinseci (stemma del Comune di Milano, indirizzo fisico e di mail dell’unità che lo produce etc. etc.), e intriseci (forma del documento ed eventuali sottoscrizioni autografe o con firma digitale, riferimento a documenti precedenti etc. etc.) Indica le modalità di ricezione e lavorazioni dei documenti ricevuti presso l’unica casella di posta certificata. Indica i documenti che debbono essere protocollati e quelli esclusi dalla protocollazione. Il Manuale precisa quale sono i dati della segnatura di protocollo, divisi tra obbligatori (numero di protocollo, data della protocollazione, destinatario, mittente, oggetto, classificazione etc. etc. ) e accessori (data di arrivo, tipo di documento, ufficio assegnatario etc. etc.). Si stabilisce la modalità di classificazione dei documenti, anche di quelli non protocollati, l’utilizzo del Titolario e il suo collegamento al Piano di Conservazione dei documenti. La classificazione dei documenti viene effettuata ad opera degli operatori del protocollo. Si stabiliscono anche le fasi “obbligatorie” per la protocollazione della posta in entrata e in uscita. Il Manuale stabilisce anche la formazione dei fascicoli e la loro gestione, la conservazione presso l’archivio corrente, il versamento presso l’archivio di deposito, lo scarto e la conservazione permanente presso l’archivio storico. Come richiesto del DPR 445/2000 il Manuale stabilisce il Piano di sicurezza informatica. Tra gli allegati al Manuale dei flussi documentari ne vanno sottolineati alcuni: Il Titolario è composto da 13 Titoli a loro volta suddivisi in classi. Il Titolario è stato elaborato sul modello di quello adottato dal Comune di Padova, pubblicato nel 2007 dalla Regione Veneto nella collana “Quaderni dei laboratori archivistici”. A questo si affianca un ulteriore allegato denominato Linee Guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie. Credo che questo ulteriore strumento sia stato prodotto poiché l’impianto del Titolario potrebbe non essere esaustivo di tutta la documentazione prodotta dal Comune di Milano. Il Piano di Conservazione che collegandosi al Titolario stabilisce il termine di conservazione delle singole serie di documenti Un allegato stabilisce le procedure per il versamento della documentazione non più corrente alla Cittadella degli Archivi. Un ulteriore allegato stabilisce le modalità di protocollazione di alcune tipologie di documenti: le note riservate, le lettere anonime, le gare di appalto, la gestione della posta elettronica, i documenti di competenza delle altre amministrazioni, i documenti personali inviati a dipendenti dell’Amministrazione, la gestione dei fax e altro.

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Regione Piemonte La Regione Piemonte ha avviato dal 1977 il processo di informatizzazione con la nascita del “Consorzio per il Sistema Informativo del Piemonte”48su iniziativa della stessa regione, dell’Università degli Studi di Torino e del Politecnico di Torino. Il consorzio ha la missione di mettere a disposizione degli Enti consorziati i mezzi per il trattamento automatico dei dati; progettare, sviluppare e gestire il sistema informativo regionale e quelli degli altri Enti consorziati; assicurare una gestione comune, unitaria, uniforme, associata e semplificata di funzioni e servizi. Le attività principali sono: e-Procurement, il portale di acquisti per la P.A., la Piattaforma di gestione documentale, il comparto sanitario Fascicolo Sanitario Aziendale. Per gli Enti Locali assicurando l‘interscambio documentale tra P.A. favorisce:

� Interoperabilità dei sistemi di protocollo,

� Coordinamento dell’utilizzo dei nuovi strumenti per una “P.A. digitale”

� Semplificazione dei processi interni delle P.A. del territorio, coinvolgendo oltre 70 enti locali piemontesi.

Inoltre con il servizio “Pubblicatore di atti” consente la pubblicazione di atti amministrativi e normativi prodotti da un Ente all’interno del sistema “Albo Pretorio Telematico”, disponibile sul portale “Sistema Piemonte”, facilita la pubblicità legale.

Acta rappresenta la componente applicativa che rende disponibili le funzioni per la gestione documentale delle pubbliche amministrazioni piemontesi, basata sulla piattaforma Index. Acta costituisce, insieme all’applicativo del protocollo elettronico il nucleo portante del sistema di gestione documentale di sistemi informativi complessi. Acta presenta tutte le funzionalità previste dal CNIPA rappresentate nello schema seguente:

Acta è compatibile con l’estensione verso piattaforme di enterprisecontent management.

48Al consorzio hanno aderito (dato al 2009) il Comune e la Provincia di Torino, 82 Enti pubblici tra cui le restanti 7 Province piemontesi, 34 Comuni (tra cui 4 capoluoghi di provincia),1 Associazione di Comuni, 3 Unioni di Comuni, 5 Comunità Montane e Collinari, 11 Aziende Sanitarie Regionali, 8 Aziende Ospedaliere, 8 Agenzie ed altri Enti Pubblici.

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Obiettivi Sviluppare una soluzione informatica in grado di assolvere alle necessità gestionali dell’Archivio Ufficiale dell’Ente pubblico per quanto riguarda:

� classificazione;

� gestione del titolario;

� regole di distribuzione della documentazione;

� politiche di memorizzazione e conservazione (archivio corrente e di deposito).

Dematerializzazione

L'obiettivo perseguito è quello di un approccio alla dematerializzazione del completo ciclo di vita delle pratiche. Questa impostazione consente di agevolare la convergenza dei processi dell'Ente Pubblico verso una gestione sempre più strutturata della documentazione elettronica con criteri in grado di garantire una corretta archiviazione, facilitare il reperimento e la circolazione dei documenti. Con i portali di consultazione realizzati si semplifica l'accesso dei cittadini, delle imprese e dei dipendenti agli atti delle Amministrazioni pubbliche: 360.000 cedolini/anno, 17.000 modelli CUD/anno, 280.000 dichiarazioni ICI, 400.000 attestati di certificazione energetica.

DoQui è il sistema adottato per la gestione dei flussi documentali. Si compone di una serie di strumenti informatici che consentono di organizzare, archiviare e condividere documenti in formato digitale. In pratica consente un'ottimizzazione delle procedure, agevola la tenuta ed il reperimento dei documenti dell'Ente e assicura la tracciabilità delle azioni. E' un progetto avviato nel 2008 la cui governance è stata affidata a un comitato guida cui partecipano, oltre agli Enti promotori, anche l’Università e il Politecnico di Torino. E’ rivolto ad Enti della Pubblica Amministrazione che hanno necessità di assolvere agli obblighi di legge in materia di Amministrazione Digitale.

Criticità del percorso di dematerializzazione CSI Piemonte individua le seguenti criticità del processo di dematerializzazione:

1. Eccesso di delega verso soluzioni tecnologiche e disattenzione ai cambiamenti organizzativi

2. Mancanza di confronto interdisciplinare e scarsa abitudine alla condivisione delle buone pratiche

3. Scarsa consapevolezza della complessità del percorso

4. Soluzioni custom a scapito di soluzioni open source che permettono di risparmiare e quindi investire altrove.

Soluzioni proposte:

1. Nuovi modelli organizzativi

2. Impiego di tecnologiche avanzate

3. Investimento nella formazione

4. Nuove figure professionali, Es. responsabili AOO

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Comune di Pisa

Il processo di progressiva implementazione della gestione documentale, sviluppatosi nel periodo 2001-2008, ha l’obiettivo di arrivare gradualmente ad un completo archivio informatico di tutti i documenti amministrativi e consentire ai cittadini di consultare gli atti amministrativi comunali.

I destinatari del servizio sono sia gli utenti interni che i cittadini e le imprese. Tutta la struttura organizzativa dell’ente è coinvolta operativamente e coordinata da un gruppo di lavoro intersettoriale.

Il sistema “Iride” consente: la gestione dei processi ed è strutturato in “scrivanie virtuali” che riflettono l’organigramma del Comune di Pisa, uno scambio di documenti informatici tra le scrivanie in modo da creare un flusso informativo. Le informazioni sono disponibile nel pieno rispetto dei vincoli di riservatezza e sicurezza sia a livello centrale che periferico.

L’amministrazione comunale di Pisa produce atti originali informatici sottoscritti con firma digitale quali per esempio le determinazioni dirigenziali, ed è in grado di utilizzare la PEC intergrata nel sistema di protocollo informatico. Al documento informatico viene correlata la segnatura XML ed il messaggio viene inviato all’indirizzo del AOO destinataria per la sua protocollazione automatica.

Provincia autonoma di Trento

Il progetto P.I.Tre - Protocollo Informatico Trentino ha permesso di indentificare in modo univoco documenti e pratiche grazie ad un sistema condiviso fra più enti territoriali per la gestione dei flussi documentali e protocollo elettronico.

Obiettivi: realizzare un sistema condiviso di gestione dei flussi documentali e protocollo elettronico, garantire l'interoperabilità tra gli enti coinvolti, identificare in modo univoco un documento e/o lo stato di avanzamento di una pratica

Attori coinvolti:

- il Servizio Semplificazione e sistemi informativi, oggi Dipartimento Innovazione e ICT PaT

- Soprintendenza Beni Librari e Archivistici PaT

- Consiglio Provinciale PaT

- Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari

- Università degli Studi di Trento

- ITEA SpA

- Consorzio dei Comuni Trentini

- Informatica Trentina S.p.A

Aspetti innovativi del progetto:

� innovazione di processo: il progetto prevede l’introduzione di un titolario di classificazione e di un manuale di gestione condiviso fra tutte le strutture della Provincia, costruito andando ad analizzare procedure, processi e flussi documentale in duplice prospettiva (top-down e botton-up). Titolario e manuale sono stati redatti tenendo conto del reale collegamento con la prassi delle diverse strutture e dovrebbero contribuire ad introdurre una riorganizzazione efficace della prassi archivistica nella Provincia nonché una razionalizzazione delle risorse e dei processi;

� Innovazione di prodotto/servizio: Il sistema mette a disposizione del territorio provinciale un applicativo avanzato ma scalabile sulle diverse esigenze degli enti che lo adotteranno. L’applicativo funge da strumento di verifica, a beneficio degli utenti finali, sullo stato di avanzamento delle diverse pratiche e/o procedure, incentivando il processo di trasparenza amministrativa.

Descrizione sintetica del progetto

Gli ambiti progettuali individuati per il raggiungimento degli obiettivi sono:

� Funzionalità di protocollo – assicura la disponibilità di funzionalità necessarie alla protocollazione e registrazione dei documenti e alla loro classificazione e assegnazione, integrate con le funzionalità per

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l’interoperabilità tra amministrazioni che prevedono la gestione della posta certificata e della firma digitale.

� Gestione documentale – mette a disposizione degli utenti la gestione documentale sulla base delle autorizzazioni associate ai singoli utenti. La soluzione è finalizzata a mettere a disposizione degli utenti i documenti a livello informatico: registrazione con il trattamento delle immagini; assegnazione per via telematica al destinatario; gestione dei collegamenti fra documenti diversi facenti riferimento al medesimo capitolo; gestione dei procedimenti; gestione dei documenti non protocollati ma soggetti a registrazione o da inserire nei fascicoli.

Per quanto riguarda la gestione documentale è da segnalare che i documenti interni, cioè quelli scambiati solo tra le UOR (Unità Organizzative Responsabili), vengono suddivisi in:

� formali, cioè dotati di preminente carattere giuridico-probatorio, ed in questo caso vengono protocollati. � informali, cioè dotati di preminente carattere informativo (note informali, promemoria tecnici, documenti

preparatori a livello di ultima bozza ecc.), ed in questo caso non vengono protocollati.

La gestione documentale: registrazione, protocollazione, classificazione, fascicolazione

Tutti i documenti, per poter essere gestiti all’interno del sistema di gestione documentale, devono essere registrati.Sono previsti tre tipi di registrazione, tutti dotati di validità giuridico-probatoria: � la registrazione di protocollo

� tutte le altre forme di registrazione particolare alternative alla registrazione di protocollo

� la registrazione semplificata, che concerne il documento interno informale e che differisce dalla registrazione di protocollo per il fatto che al documento non viene associato un numero di protocollo, ma solamente un numero identificativo attribuito in modo progressivo dal sistema.

Documenti e altri materiali non soggetti alla registrazione di protocollo

Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: - la corrispondenza privata - le gazzette ufficiali - i bollettini ufficiali ed i notiziari della Provincia - i materiali statistici - i giornali - le riviste - i libri - gli opuscoli - il materiale informativo e pubblicitario, del quale vengono protocollate esclusivamente le note di trasmissione - tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare. Come già indicato sono esclusi dalla protocollazione i documenti interni informali. Le lettere anonime o prive di firma o con firma illeggibile sono soggette a registrazione di protocollo. È demandata alla UOR destinataria la valutazione della loro efficacia. Nel caso di lettere anonime il campo mittente riporterà la dicitura “anonimo”.

-Corrispondenza personale/riservata La corrispondenza personale/riservata pervenuta non viene protocollata, ma è assegnata direttamente al destinatario senza aprirla. Qualora le buste vengano aperte per errore, il personale addetto alla protocollazione provvederà a sigillarle, ad apporre la dicitura “aperta per errore” ed a trasmetterle al destinatario. I destinatari provvedono ad inoltrare sollecitamente alla postazione di protocollazione i documenti concernenti l’attività d’ufficio trasmessa loro mediante corrispondenza personale per le consuete operazioni di registrazione, indicando il grado di riservatezza ritenuto necessario. -Allegati pervenuti senza lettera di accompagnamento e integrazioni documentarie Nel caso in cui pervengano allegati senza lettera di accompagnamento, questi vengono protocollati o, nel caso in cui costituiscano parte di una serie documentaria (delibere, contratti, ecc.), vanno registrati negli opportuni repertori.

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Gli allegati che pervengono a completamento di precedenti comunicazioni sono sottoposti a nuova registrazione di protocollo, avendo cura di evidenziarne il legame. -La classificazione La classificazione dei documenti è obbligatoria, e consiste nella attività di riconduzione logica di tutti i documenti che entrano a far parte del sistema documentario della Provincia ad un nodo di Titolario. Tutti i documenti, anche quelli non soggetti a registrazione di protocollo, a prescindere dalle loro modalità di produzione (cartacei, informatici) e di acquisizione (posta, posta elettronica ecc.) devono essere classificati. Il codice di classificazione è elemento obbligatorio (e modificabile) della registrazione di Protocollo. L’operazione di classificazione può essere effettuata a cura del protocollista o a cura del RPA, a seconda del modello organizzativo ritenuto più confacente dal responsabile di ciascuna Struttura nel rispetto comunque del seguente principio generale: - il documento in arrivo è classificato di norma dal protocollista, - il documento in partenza è classificato dal RPA. -Fascicolazione L’operazione di apertura di un fascicolo e di collocazione di ciascun documento all’interno del fascicolo di appartenenza è detta fascicolazione. La fascicolazione è obbligatoria per tutti i documenti, anche per quelli non soggetti a Protocollazione. Il fascicolo può essere aperto a cura del protocollista o a cura del RPA, a seconda del modello organizzativo ritenuto più confacente dal Responsabile di ciascuna Struttura, generalmente il fascicolo viene creato di norma dal protocollista se il primo documento è costituito da un documento in arrivo, dal RPA se il primo documento è costituito da un documento in partenza Inoltre mentre il fascicolo cartaceo può essere conservato presso l’ufficio di protocollo o presso l’ufficio del RPA il fascicolo elettronico è conservato all’interno del sistema di gestione documentale della Provincia. Documento in arrivo su supporto elettronico Il documento su supporto elettronico può pervenire alla UOR: - sulla casella di posta elettronica certificata (PEC) - sulla casella di posta elettronica istituzionale - sulla casella di posta nominativa del dipendente. Le caselle di posta elettronica certificata e di posta elettronica istituzionale sono gestite dalla Segreteria di ciascuna UOR. Il messaggio pervenuto sulla casella di posta elettronica istituzionale della UOR è inoltrato sulla casella di posta elettronica certificata della medesima e protocollato. Il dipendente che riceva sulla propria casella di posta elettronica personale un documento, valuta se questo sia da protocollare o semplicemente da inserire nel sistema di gestione documentale, o se non sia nemmeno da inserire in esso. Il documento pervenuto alla postazione di protocollazione di ciascuna UOR su supporto elettronico è preso in consegna e protocollato (o semplicemente inserito nel sistema di gestione documentale). La corrispondenza riservata viene gestita dal sistema in modo riservato, ed è visibile solo all’utente destinatario. Nel caso in cui il messaggio contenga uno o più allegati, è necessario inserire nel sistema di gestione documentale sia il messaggio che gli allegati. Per i fascicoli digitali non è prevista la fase di archivio di deposito, ma trascorsi cinque anni dalla conclusione dell’affare o del procedimento sono trasferiti direttamente presso l’archivio storico, espletate le opportune procedure di produzione di copie di salvataggio. Nel caso di fascicoli digitali non si procede all’operazione di selezione e scarto, in quanto antieconomica in termini di impiego di tempo e non significativa in termini di risparmi gestionali.

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Comune di Cuneo

Le principali novità nella gestione del documento informatico si evidenziano nella differenziazione del trattamento tra:

• documenti con firma digitale • documenti con firma elettronica • documenti senza firma

Il documento con firma digitale ha pieno valore legale e giuridico mentre quello con firma elettronica o non firmato viene valutato dal Responsabile del procedimento

E’ inoltre interessante sottolineare l’attenzione particolare che il Comune di Cuneo ha posto sul tema della sicurezza informatica definendo un articolato piano di azione.

Piano di sicurezza dei documenti informatici (sintetizza descrizione da versione precedente)

Le contromisure, adottate dall'Amministrazione del Comune di Cuneo e finalizzate a rendere sicuro il sistema informatico sono raggruppate all'interno di tre aree principali:

• Sicurezza Fisica • Sicurezza Logica • Sicurezza Organizzativa

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FONTI INFORMATIVE

(Anno) Fonte Informazioni contenute Periodo disponibile

Dettaglio territoriale

(2011) eGovernment negli enti locali: a certe condizioni. Rapporto 2010 Osservatorio eGovernment. Politecnico di Milano

Diffusione dell’eGov negli enti locali, con approfondimenti in tema di archiviazione elettronica (risultati di una survey su Pal)

2010 Comunale

(2010) Relazione annuale information and communication tecnology del Comune di Roma. Comune di Roma. Dipartimento risorse tecnologiche, servizi delegati e statistica.

La Relazione riprende e aggiorna lo stato dell’ICT nel Comune. Sono approfonditi tutti i temi già presenti nella relazione del 2009.

Dati al 30/04/2010

Comunale

(2009) Rapporto 30 Giugno 2009 sul personale comunale. I principali indicatori della gestione. Dipartimento per le Politiche delle Risorse Umane e del Decentramento.

Il rapporto, dell’ex Dipartimento I, serve ad analizzare i principali indicatori di gestione legati al personale comunale (dati estrapolati dal GESPER).

30/06/2009 Comunale

(2006) Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio delle pubbliche amministrazioni. Modello di riferimento, CNIPA.

Il documento contiene il modello di riferimento per la redazione dei Manuali da parte delle p. a. sulla gestione del protocollo informatico, ai sensi del Dpcm 31 ottobre 2000.

/// Nazionale

(2005) Piano di classificazione (= Titolario) per gli archivi dei Comuni italiani, Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni.

Il Gruppo di lavoro è stato incaricato di formulare «proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni, in attuazione delle disposizioni normative in materia e per l’elaborazione dei temi legati alla formazione del titolario, del massimario di scarto e del manuale di gestione.

/// Nazionale

Link rilevanti Digit PA www.digitpa.gov.it/amministrazione_digitale Istituto centrale per gli archivi http://www.icar.beniculturali.it/index.php?it/32/standard-e-linee-guida Ha la funzione istituzionale di definire di definire gli “standard per l'inventariazione e la formazione degli archivi, di ricerca e studio, di applicazione di nuove tecnologie." Nel sito è disponibile una raccolta completa della normativa rilevante e di riferimenti utili (dottrina, standard e linee-guida, glossari) in materia di dottrina archivistica.

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PIANO DI CONSULTAZIONE Si premette che una prima consultazione è stata effettuata a cura della DPCI del Segretariato generale, mediante un questionario, rivolto alle varie strutture, composto da domande aperte che si sono rivelate assai utili per definire un primo quadro descrittivo della situazione attuale. Le risposte alle diverse domande aperte sono state poi analizzate attraverso l’analisi del contenuto volta ad individuare le argomentazioni che sono comparse con maggiore frequenza durante la rilevazione; dei principali risultati emersi se ne è tenuto conto ai fini della predisposizione del presente rapporto. Consultazione n. 1 – Ricognizione telefonica (tutte le strutture) Obiettivi informativi: Il questionario, rivolto alle diverse strutture dell’amministrazione capitolina, si compone di brevi domande a risposta chiusa volte a raccogliere i primi dati circa l’organizzazione del servizio di protocollo. In particolare, l’obiettivo di questa rilevazione, condotta telefonicamente, è quello di acquisire informazioni utili a definire in modo puntuale le diverse qualifiche presentate dagli addetti al protocollo, la presenza di un responsabile del servizio di protocollazione e l’eventuale adozione di un sistema di classificazione dei documenti. Queste informazioni sono necessarie per individuare con precisione quella che nella logica Air viene definita “l’opzione zero”, ovvero lo stato attuale, esistente che, per ciò che riguarda il presente studio, riguarda direttamente la struttura e l’organizzazione interna dei diversi uffici che svolgono la funzione di protocollazione. Destinatari delle consultazioni: Al fine di acquisire informazioni puntuali circa l’organizzazione interna dei vari uffici protocollo si è scelto, in prima istanza, di contattare direttamente le varie Posizione Organizzative che nelle loro attività svolgono il coordinamento delle attività di protocollazione dei documenti: nel caso in cui questo non è stato possibile è stato contattato il funzionario dell’Ufficio Protocollo o, in alternativa, gli istruttori amministrativi. In particolare sono state contattate 66 strutture di cui 3 strutture di supporto, 24 di Staff e di Linea, 19 strutture territoriali, i 19 Gruppi di Polizia Locale ed il Gruppo Pronto Intervento Traffico. Tecnica di consultazione e modalità di realizzazione: Dati gli obiettivi sopra elencati, ovvero offrire un primo quadro descrittivo dell’organizzazione degli uffici protocollo, si è scelta come tecnica di consultazione l’intervista telefonica poiché si configura come uno strumento di rilevazione poco invasivo, agile ed al contempo utile a raggiungere rapidamente i soggetti da consultare. Inoltre l’intervista telefonica si presenta come uno strumento particolarmente funzionale per la somministrazione di domande a risposta chiusa o, comunque, con risposte brevi. In questo caso il questionario si compone di sei brevi domande a risposta chiusa volte ad individuare l’esistenza di un protocollo informatico ed il tipo di organizzazione che questo presenta rilevando informazioni circa l’esistenza del responsabile, il numero dei dipendenti e la relativa qualifica ed inoltre l’esistenza di un sistema di classificazione dei documenti. Responsabile Donata Ercoli UO Air con affiancamento del Mipa (Fabio Lanzoni, Barbara D’Amen).

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Consultazione n. 2 – Focus group rivolto ai Municipi e Gruppi di polizia locale Obiettivi informativi: Questa fase del ciclo di consultazioni ha previsto la realizzazione di 6 focus group, tenuti in sei diverse giornate, che hanno coinvolto le 19 strutture territoriali del Comune di Roma ed i relativi gruppi di Polizia Locale. I focus group hanno l’obiettivo di approfondire in modo sistematico, attraverso l’interazione tra i vari partecipanti, l’attuale configurazione delle diverse fasi che caratterizzano l’intero flusso documentale dell’amministrazione capitolina, partendo dai processi di creazione dei documenti, attraverso le procedure di protocollazione, fino ad arrivare ad individuare l’attuale organizzazione delle procedure di archiviazione e di fascicolazione dei documenti. Inoltre, questa ulteriore fase di consultazione si è resa necessaria per far emergere le reali necessità presentate dalle strutture nella gestione documentale, necessità di cui si deve tener conto per realizzare un sistema di classificazione dei documenti che presenti i requisiti della fruibilità e della sostenibilità. Al di là di questi obiettivi manifesti, i focus group hanno poi costituito un’occasione preziosa di interazione tra le diverse strutture territoriali ed i relativi gruppi di polizia: dagli incontri effettuati sono infatti emerse particolari criticità, altrimenti non rinvenibili, che interessano il flusso documentale tra le due strutture. Destinatari delle consultazioni: Questa fase delle consultazioni ha interessato in maniera particolare i responsabili e gli addetti degli uffici protocollo. Nella selezione delle strutture inoltre si è scelto di concentrarsi sulle strutture territoriali, ovvero i 19 Municipi, e sui relativi gruppi di polizia locale per favorire un approfondimento mirato delle caratteristiche e della criticità che il flusso documentale presenta in queste realtà: inoltre dato l’obiettivo del presente studio, che prevede l’elaborazione di un sistema di classificazione dei documenti destinato principalmente alle strutture territoriali, si è ritenuto opportuno in questa fase delle consultazioni non coinvolgere i Dipartimenti. Tecnica di consultazione: Tra le varie tecniche di rilevazione disponibili la scelta è ricaduta sui focus group poiché presentano il vantaggio di assicurare una costante interazione tra i partecipanti; tale interazione si è pensato potesse essere funzionale a far emergere, attraverso un processo di tipo bottom-up, i tratti costituitivi del flusso documentale nella complessa realtà dell’amministrazione capitolina. Focus group è una tecnica per consultare in modo approfondito un gruppo ristretto di individui, mettendo a fuoco questioni specifiche. Mediamente, la durata è di circa 1h30’-2h. Obiettivo generale è quello di far interagire i soggetti interessati, che possono essere portatori di esigenze similari ovvero contrapposte, alla presenza di uno o più moderatori esperti, per comprendere in profondità le diverse opinioni, argomentazioni e punti di vista. Tuttavia, al fine di evitare una duplicazione delle informazioni già acquisite nelle precedenti fasi di consultazione, si è scelto di strutturare i focus group attraverso la somministrazione di domande specifiche volte all’approfondimento di argomenti particolari, selezionati a priori sulla base delle informazioni raccolte in precedenza. Il questionario utilizzato durante questa fase di consultazione, e riportato in allegato, affronta tre macro categorie di argomenti: 1) Sezione relativa all’individuazione dei documenti: obiettivo è giungere all’esplicitazione dei criteri utilizzati per identificare i documenti dematerializzabili e protocollabili. 2) Sezione relativa alla gestione documentale: obiettivo è giungere all’individuazione delle funzioni maggiormente utilizzate nell’ambito dell’applicativo protocollo web oltre alla definizione dei criteri

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adottati per la classificazione dei documenti. Per fornire un quadro dettagliato della situazione esistente viene inoltre richiesta una valutazione dell’efficacia, misurata in termini di diminuzione del carico di lavoro, delle nuove procedure di gestione elettronica dei documenti. 3) Sezione relativa agli interventi di formazione necessari: si vogliono acquisire dai soggetti direttamente coinvolti nella gestione dei flussi documentali informazioni circa il tipo di interventi formativi che, a loro avviso, sono da attuare per favorire la piena realizzazione del processo di dematerializzazione dei documenti ed al contempo garantire un più efficiente flusso documentale. Responsabile Donata Ercoli UO Air con affiancamento del Mipa (Fabio Lanzoni, Barbara D’Amen). Consultazione n. 3 – Focus group con i Municipi per la verifica della proposta di Titolario Obiettivi informativi: Questa fase della consultazione, attualmente ancora in corso, prevede una serie di incontri tra i membri del gruppo Air e le diverse strutture territoriali al fine di validare il sistema di classificazione dei documenti (Titolario) proposto dall’Archivio Capitolino. Obiettivo principale è quello di far emergere, attraverso l’interazione tra i partecipanti, gli eventuali correttivi da apportare al suddetto sistema di classificazione al fine di renderlo il più possibile rispondente alle tipologie documentali attualmente esistenti all’interno dell’amministrazione. Destinatari delle consultazioni: Considerato uno degli obiettivi del presente studio di Air, ovvero l’elaborazione di un sistema di classificazione dei documenti destinato in via sperimentale ai Municipi, questa fase della consultazione ha previsto il coinvolgimento dei 19 Municipi di Roma Capitale. Tuttavia, proprio per permettere l’individuazione di una classificazione che non sia solo fruibile ma che in un qualche modo sia anche rispondente a precisi requisiti tecnici, a questi focus prendono parte anche i membri del gruppo Air ed i funzionari dell’Archivio Capitolino. Tecnica di consultazione: A differenza dei precedenti focus group, orientati ad affrontare in modo puntuale determinate classi di argomenti, in questo caso la consultazione ha avuto ad oggetto il sistema di classificazione proposto dall’Archivio Capitolino. I diversi focus prevedono quindi una discussione tra i partecipanti finalizzata a definire, sulla base dell’attività e dell’esperienza da loro maturata, progressivi correttivi ed eventuali aggiustamenti ai 17 Titoli ed alle relative Categorie di cui si compone il sistema di classificazione succitato. Operativamente, per massimizzare il coinvolgimento si invia preventivamente la proposta di titolario, per consentire la raccolta delle osservazioni delle varie U.O.: tali proposte saranno poi presentate durante il focus da parte dei soggetti che parteciperanno in rappresentanza del municipio- Responsabile Donata Ercoli UO Air con affiancamento del Mipa (Fabio Lanzoni, Barbara D’Amen). N.B. Si specifica che i risultati derivanti da questo ultimo ciclo di consultazione sono confluiti direttamente nella proposta di titolario elaborata (vedere sezione del rapporto su “opzioni alternative”.

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1) RISULTATI RICOGNIZIONE TELEFONICA Come già anticipato, la rilevazione telefonica ha l’obiettivo precipuo di indagare il tipo di organizzazione degli uffici che effettuano l’attività di protocollazione dei documenti: in questo senso si sono raccolti dati circa le qualifiche del personale addetto e del responsabile, la coincidenza tra le funzioni di responsabile del protocollo e responsabile dell’archivio digitale ed infine l’esistenza di un sistema di classificazione dei documenti, altrimenti definito Titolario. Da una lettura generale dei dati raccolti emerge con chiarezza che le strutture che presentano un numero consistente di addetti alla protocollazione sono le strutture di staff e di linea (134 addetti) e le strutture territoriali (142 addetti). Inoltre, per quanto riguarda il tipo di qualifica, la maggior parte degli addetti presenta una qualifica di tipo C (364 su 420): in questo andamento più generale l’unica eccezione è rappresentata dai gruppi di polizia locale dove si concentra un numero consistente di addetti alla protocollazione con qualifica di fascia D (36 su 94). Diverso è invece il quadro relativo ai responsabili dell’ufficio protocollo che sono in totale 64: di questi 47 sono di fascia D mentre, per i restanti casi, la PO è deputata a farne le veci. Infine nessuna delle strutture rilevate ha proceduto all’adozione di un sistema di classificazione dei documenti, o Titolario. Per le informazioni emerse dalla ricognizione telefonica si rimanda alle tabelle di analisi rappresentante nel report.

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2) RISULTATI FOCUS GROUP (MUNICIPI E GRUPPI DI POLI ZIA LOCALE) Una fase del piano di consultazioni ha previsto la realizzazione di sei Focus Group cui hanno partecipato, in seduta comune, i responsabili dell’Ufficio Protocollo sia dei singoli Municipi sia dei relativi Gruppi di Polizia Locale. Si è scelto di procedere con la metodologia del Focus Group per approfondire in modo sistematico i risultati emersi dalla prima fase delle consultazioni, ovvero dalle rilevazioni effettuate con il questionario della DPCI ; inoltre il Focus Group, permettendo un dialogo aperto tra i partecipanti, ha consentito di analizzare le particolari esigenze, in tema di gestione e classificazione dei documenti, espresse dai singoli Gruppi di Polizia Locale ed i Municipi e non adeguatamente emerse nelle precedenti rilevazioni. Per evitare una duplicazione delle informazioni già acquisite nelle precedenti fasi di consultazione, il Focus Group si è realizzato attraverso la somministrazione di domande specifiche volte all’approfondimento dei seguenti argomenti: documenti dematerializzati, organizzazione del protocollo informatico, sistema di classificazione dei documenti esistente, formazione del personale addetto. Di seguito viene proposto un breve quadro sinottico dei partecipanti ai focus:

Nel prospetto sintetico che segue vengono presentate le domande poste ed i risultati emersi.

1. Sono state specificate/individuate le tipologie di documenti non soggetti a protocollo? In caso

affermativo, quali sono le principali tipologie? I soggetti consultati hanno fornito un elenco dettagliato dei documenti non sottoposti alle operazioni di protocollazione: in particolare i Gruppi di Polizia Locale, facendo riferimento ai criteri presenti nel Manuale di Gestione dei Flussi Documentali, Circolare 122/10, elaborato e condiviso dal Comando con i singoli gruppi di polizia locale, seguono criteri pressochè omogenei escludendo dalle operazioni di protocollazione i libri, le riviste, le Gazzette Ufficiali, gli atti preparatori, gli inviti a manifestazioni, le richieste di ferie e permessi, i documenti illeggibili o privi di mittente e tutti i documenti che non rivestono rilevanza giuridico amministrativa. Un trattamento particolare vene riservato a quei documenti che, pur essendo privi di mittente, tuttavia contengono argomentazioni relative a questioni di ordine pubblico o minaccia dell’ incolumità personale: in quest’ultimo caso la protocollazione viene eseguita comunque poiché tali documenti possono fornire indicazioni utili per eventuali indagini. Particolari criticità sono emerse nella protocollazione dei documenti riservati: questi ultimi

Date Focus Group Partecipanti 17 febbraio 2012 Municipio VI, XX, XIX,

Gruppi Polizia Locale Municipio VI, XX, XIX 24 febbraio 2012 Municipio VII, IX, XI,

Gruppi di Polizia Locale Municipio VII, IX, XI 2 marzo 2012 Municipio IV, XVI, X,

Gruppi di Polizia Locale Municipio IV, XVI, X, 6 marzo 2012 Municipio I, II, V,

Gruppi di Polizia Locale Municipio I, II, V 9 marzo 2012 Municipio XII, XV,XVII

Gruppi di Polizia Locale Municipio XII, XV, XVII 16 marzo 2012 Municipio III, VIII,XIII, XVIII,

Gruppi di Polizia Locale Municipio III, VIII,XIII, XVIII

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infatti nel caso in cui vengono recapitati presso i gruppi di polizia nei giorni di sabato e domenica, essendo assente il personale di protocollo abilitato alla visualizzazione dei documenti riservati, vengono aperti e protocollati da personale non abilitato. Diverso è invece il caso dei Municipi dove, mancando un modello di riferimento condiviso, le tipologie dei documenti non sottoposti a protocollazione sono individuate autonomamente dalle singole strutture territoriali. Spesso all’individuazione dei documenti soggetti a protocollo è seguita la stesura di un Manuale di Gestione dei Flussi Documentali con l’obiettivo di omologare le procedure di registrazione dei documenti all’interno della medesima struttura territoriale: rientrano in questo caso i Municipi I, III, VII, VIII, IX, X, XI, XII, XIII, XV XVI, XVII, XVIII, XIX, XX. Le altre strutture territoriali, pur non avendo redatto un Manuale di Gestione dei Flussi Documentali, hanno comunque provveduto ad identificare la tipologia dei documenti non soggetti a protocollo; nel caso del Municipio II e al fine di diffondere criteri omogenei, alla classificazione dei documenti da registrare è seguita l’emanazione di un atto formale, mentre in altri casi, come ad esempio per i Municipi IV, V, VI la classificazione dei documenti è stata diffusa attraverso canali informali. Al di là delle specifiche classificazioni adottate dalle diverse strutture territoriali, le tipologie dei documenti non soggetti a protocollo non presentano sostanziali scostamenti rispetto alla classificazione proposta nell’art. 53 comma 5 del DPR n. 445/2000 in cui si propone un elenco dettagliato dei documenti non protocollabili49. Le strutture consultate infatti, pur nella variabilità delle classificazioni proposte, effetto dell’autonomia gestionale e decisoria delle stesse, esprimono una certa convergenza sulla tipologia dei documenti non soggetti a protocollo: documenti personali (richieste ferie, permessi, provvedimenti disciplinari), documenti che non rivestono alcune rilevanza giuridica, documenti privi di mittente o illeggibili, Gazzette Ufficiali, materiale pubblicitario e riviste sono tra le tipologie che con maggiore frequenza sono escluse dalla protocollazione. Durante le consultazioni sono emerse informazioni circa l’organizzazione del servizio di protocollazione: nelle strutture territoriali vi è un protocollo centrale che è destinato alla registrazione di tutti i documenti in entrata ed alla successiva assegnazione agli uffici destinatari. Questi ultimi procedono nell’evasione della pratica, alla protocollazione in uscita ed infine all’archiviazione: una simile procedura dà luogo alla diffusione di un “modello di protocollazione diffuso”. Se questa prassi a livello operativo garantisce una certa semplificazione dell’iter di una pratica, la quale segue un percorso lineare, di fatto però non prevedendo il ritorno della pratica evasa all’Ufficio protocollo centrale quest’ultimo perde informazione circa il ciclo di vita del documento. Fa eccezione in questo senso il Municipio IV dove invece l’Ufficio Protocollo registra le pratiche evase e le archivia. Altro problema che è emerso durante le consultazioni riguarda, talvolta, la diffusione dei cosiddetti “protocollini” interni ai singoli uffici, gestiti attraverso altri applicativi: l’uso di questa doppia protocollazione viene effettuato poiché consentirebbe un più rapido recupero dei documenti registrati, testimoniando così un uso spesso parziale e limitato delle potenziale dell’applicativo protocollo web. Un altro tema emerso durante le consultazioni riguarda la nomina del personale addetto alla gestione dei documenti riservati: alcune strutture territoriali hanno evidenziato l’assenza di personale ufficialmente addetto alla gestione dei documenti

49 In base all’art. 53 comma 5 del Dpr 445/00, «sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione».

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riservati, manifestando così come le procedure di abilitazione non siano adeguatamente diffuse ed applicate.

2. Nell’ambito dell’applicativo “protocollo web” sono stati specificati/individuati i documenti protocollabili scansionabili e non scansionabili? Quali sono le principali tipologie di documenti protocollabili non scansionabili (es.: non scansionabili per impossibilità tecnica, atti di cui fa fede solo l’originale cartaceo, non scansionabili per motivi di riservatezza ecc.)?

Tutti i soggetti consultati hanno individuato i documenti protocollabili scansionabili e non scansionabili seppur con modalità diverse. Infatti, ad eccezione dei Municipi citati che hanno adottato il Manuale di Gestione dei Flussi Documentali, e che quindi hanno fatto seguire alle loro decisioni l’adozione di un atto formale, le restanti strutture territoriali procedono sulla base di criteri arbitrari, spesso dettati da limitazioni tecniche: non è infrequente infatti che non vengano scansionati documenti il cui formato è incompatibile con quello dello scanner per cui atti in formato diverso da quello A4 vengono così esclusi dal processo di dematerializzazione. Altra categoria di documenti che in alcuni casi viene esclusa dal processo di dematerializzazione è rappresentata dai cosiddetti “documenti riservati”, come ad esempio gli atti giudiziari, e dai documenti che richiedono la firma in originale ai fini della validità. Per quanto riguarda i documenti riservati va specificato che la prassi di escluderli dal processo di dematerializzazione è dovuta principalmente ad un uso limitato dell’applicativo “protocollo web”: quest’ultimo infatti prevede un apposito strumento50 che permette di gestire i documenti riservati limitandone la visione ai soli soggetti abilitati. Particolari criticità sono emerse nel rapporto tra i Gruppi di Polizia locale e le relative strutture territoriali di afferenza, criticità dovute alla mancanza di criteri omogenei nell’identificare i documenti soggetti a scansione: ciò fa sì che nella pratica si genera un doppio flusso documentale, sia cartaceo che elettronico, che coinvolge uno stesso documento generando ritardi nel ciclo di lavorazione dello stesso.

3. Modalità di utilizzo del sistema “Protocollo web”.

I soggetti consultati hanno mostrato due diverse tendenze per ciò che riguarda l’ utilizzo degli strumenti messi a disposizione dall’applicativo “Protocollo web”. Infatti i Municipi di fatto tendono ad utilizzare con maggiore frequenza la classificazione “Documento fisico”51 e “Documento logico”52 mentre alcuni uffici utilizzano la procedura di fascicolazione che, permettendo di collegare le pratiche tra di loro, ne permette una più agile consultazione. I Gruppi di Polizia locale invece rispetto ai Municipi fanno un più largo uso della fascicolazione delle pratiche. Per quanto riguarda invece i criteri di classificazione dei documenti ritenuti più opportuni ed applicabili rispetto all’attività della struttura di appartenenza, i criteri maggiormente preferibili sono basati sul tipo di pratica/procedura poiché sono trasversali e quindi favoriscono la comunicazione tra diverse strutture.

4. Per l’organizzazione dell’archivio cartaceo, quali dei seguenti criteri/metodi sono adottati nella Sua struttura? È In corso di organizzazione l’archivio digitale? In che modo?

50 Si stratta del campo “riservato” presente nella schermata protocollo web 51 La funzione “Documento Fisico” permette di specificare il tipo di documento (lettera, delibera ecc.) che si sta classificando: la tipologia dei documenti non è pre determinata ma può essere creata dal singolo operatore. 52 La funzione “Documento Logico” permette di specificare il canale di spedizione del documento.

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Per definire in modo esaustivo l’organizzazione della complessa procedura di archiviazione dei documenti prodotti dall’amministrazione bisogna distinguere le tre diverse sezioni di cui solitamente si compone un archivio53 ovvero archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico. Nel contesto dell’ amministrazione capitolina generalmente la gestione e l’organizzazione dell’archivio corrente è di competenza dei singoli uffici: questi infatti organizzano i diversi archivi correnti ed, una volta che la pratica è stata espletata si occupano di destinarla all’archivio di deposito, qualora questo sia presente e comunque distinto da quello storico. Per quanto riguarda nello specifico le procedure di archiviazione, al momento queste sono principalmente indirizzate alla gestione dei documenti cartacei. Nel caso dei Municipi i singoli uffici provvedono a organizzare i loro archivi correnti54 ed, in alcuni casi, a duplicare in ambiente digitale la struttura dei faldoni cartacei attraverso l’utilizzo delle funzioni di “pratica” e “cartella”. Per quanto riguarda invece la gestione degli archivi di deposito55, non vi è nelle strutture territoriali una sede unica centralizzata ma diverse sedi dislocate sul territorio e spesso ubicate in edifici con caratteristiche inadeguate alla conservazione56. Inoltre il delicato processo di scarto dei documenti resta tendenzialmente ingovernato poiché non sono stati ancora specificati dei criteri omogenei in grado di orientarne le diverse fasi. La situazione dei gruppi di Polizia locale in materia di archiviazione è sensibilmente diversa poiché esiste un archivio di deposito centrale che adotta un sistema di classificazione dei documenti (Titolario) ed è corredato di un massimario di scarto57 che di fatto regolamenta in modo uniforme l’individuazione e, successivamente, la fase di smaltimento degli atti non più rilevanti sia dal punto di vista amministrativo che storico.

5. A seguito delle nuove funzionalità previste dal sistema GED per la gestione della posta tra le AOO e delle indicazioni operative dello scorso ottobre 2011, si sono ridotti i relativi carichi di lavoro? In linea generale, quali sono i principali impatti positivi e le maggiori criticità delle nuove procedure di protocollo e di gestione elettronica documentale (es.: semplificazione, riduzione carichi di lavoro, facilità reperimento documenti, duplicazione di procedure ecc)?

La maggior parte dei soggetti consultati (16 su 38) ritengono che le funzionalità previste dal sistema GED per la gestione della posta tra AOO abbiano solo parzialmente prodotto un alleggerimento del carico di lavoro: un ruolo consistente in questo senso è assunto dalla tendenza ad inviare copie cartacee dei documenti digitali, tendenza che crea un doppio flusso documentale. Questo genera un rallentamento del lavoro di protocollazione dei documenti digitali, di cui bisogna sempre accertare l’esistenza della relativa copia cartacea per evitare di generare un doppio numero di protocollo. Altre motivazioni emerse durante i focus che esprimono una certa cautela circa gli effetti positivi del GED sono riconducibili alla contenuta disponibilità della strumentazione necessaria (scanner), alle resistenze del personale addetto ad adeguarsi ad una gestione esclusivamente elettronica dei documenti ed, infine, all’assenza di un modello condiviso di interazione con gli

53 Nel Manuale redatto dal Cnipa si specifica che l’archivio è unico anche se, convenzionalmente per motivi organizzativi, tecnici, funzionali e di responsabilità viene suddiviso nelle tre sezioni descritte in corpo al testo. 54 Per “Archivio Corrente” si intende il complesso di documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse attuale» (Cnipa, 2006, p. 98). 55 Per “Archivio di Deposito” si intende il «complesso di documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi nell’arco degli ultimi quarant’anni, per i quali non risulta più necessaria una trattazione per il corrente svolgimento del procedimento amministrativo o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico» (Ibidem). 56 Un’eccezione a questa pratica archivistica è rappresentata dal Municipio IV in cui i singoli uffici organizzano il loro archivio corrente mentre vi è unico archivio di deposito centralizzato. 57 Per “Massimario di Scarto” si intende lo «strumento che consente di effettuare razionalmente lo scarto archivistico dei documenti prodotti e ricevuti dalle pubbliche amministrazioni» (Ibi, p. 106).

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altri uffici. Alcuni dei soggetti consultati, 10 su 38, hanno invece espresso parere positivo circa l’introduzione delle funzionalità del sistema GED che ha comportato effetti significativi soprattutto per ciò che riguarda la possibilità di visualizzare le pratiche in tempo reale e per la significativa riduzione dei tempi di registrazione dei documenti.

6. Ritiene sia necessario predisporre interventi mirati a rafforzare/introdurre competenze archivistiche e informatiche nel personale addetto al protocollo?

Tutti i soggetti consultati dichiarano la necessità di predisporre interventi di formazione finalizzati sia al potenziamento delle competenze informatiche che di quelle archivistiche. Per quanto riguarda il potenziamento delle competenze informatiche, in particolare dalle interazioni avvenute durante i focus, è emerso che gli interventi di formazione predisposti dal Dipartimento Risorse Tecnologiche pur essendo efficaci necessitano di essere ampliati attraverso un’ azione di tutoraggio e supporto adeguatamente pianificata con l’obiettivo di affiancare gli operatori coinvolti nel processo di dematerializzazione nello svolgimento delle pratiche quotidiane. E’ auspicabile in questo senso la pianificazione di un modello di formazione on the job, strutturata in modo chiaro ed articolato al fine di facilitare il delicato passaggio dal documento cartaceo a quello digitale. Inoltre, in vista di un uso estensivo e continuativo del sistema di classificazione, meglio noto come Titolario, è auspicabile il potenziamento delle competenze archivistiche in modo da diffondere tra gli addetti un livello di conoscenza delle procedure di gestione dei documenti il più possibile chiaro e standardizzato.

Nel seguito si riporta il Documento di consultazione inviato e la traccia di domande utilizzate nei focus.

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Documento di Consultazione

Analisi d’impatto della regolamentazione (AIR) sul caso:

“Modello di archiviazione della documentazione amministrativa

di Roma Capitale”

1. DEFINIZIONE DELLA QUESTIONE

Conformemente alle disposizioni del legislatore nazionale l’Amministrazione ha istituto, nel 2005, l’Unità Organizzativa “Analisi d’Impatto della Regolamentazione” (AIR) all’interno dell’ex Dipartimento XVII, oggi Dipartimento Comunicazione e Diritti dei Cittadini–Progetti Strategici e Grandi Eventi (in seguito Dipartimento Comunicazione); e, successivamente, ha intrapreso un percorso di sperimentazione per la messa a regime sia dell’AIR che della Valutazione d’Impatto della Regolamentazione (VIR). La finalità di queste tecniche di better regulation è di valutare l’impatto dei provvedimenti – prima o successivamente alla loro adozione – sia verso i destinatari degli interventi (cittadini, imprese, ecc.) sia verso l’amministrazione che procede alla definizione delle regole stesse. Nel caso specifico, l’Amministrazione ha ritenuto opportuno sottoporre ad analisi d’impatto alcune aspetti rilevanti del processo di E-gov avviato, con particolare riferimento alla definizione e affinamento del “Modello di archiviazione della documentazione amministrativa”: pertanto, poiché si tratta di un percorso di cambiamento organizzativo rilevante, che potrà aver anche delle ricadute esterne, è fondamentale realizzare consultazioni strutturate con i principali destinatari, ovvero le risorse umane dell’Ente Roma Capitale. Come noto, nel 2011 la Giunta Capitolina ha approvato, con deliberazione n. 248, il PEG 2011-2013, che, tra i Progetti d’Ente, prevede il n. 2, E-governement 2010-2012, atto a fornire un ulteriore sviluppo al Piano E-gov e il progressivo processo di dematerializzazione. Con provvedimento n. 156 dell’11 maggio 2011la Giunta Capitolina ha attribuito alla Direzione Pianificazione e Controllo Interno del Segretariato – Direzione Generale il ruolo di coordinamento, monitoraggio, indirizzo e controllo sugli adempimenti inerenti alla funzione di “protocollo e archiviazione della documentazione amministrativa”. A dare attuazione a tutto ciò ha provveduto il Segretario Generale che, con nota prot. n. 11713 del 27 luglio 2011, ha coinvolto nel progetto E-gov le due strutture di staff, corrispondenti al Dipartimento Risorse Tecnologiche-Servizi Delegati e al Dipartimento Comunicazione, U.O. AIR; al contempo, ha assegnato al Dipartimento Comunicazione, U.O. AIR, una valutazione d’impatto della gestione elettronica documentale, per l’individuazione di un modello standard organizzativo e gestionale di archiviazione di Roma Capitale. Assodato che l’AIR e la VIR sono strumenti metodologici di valutazione ex ante ed ex post degli effetti prodotti da determinati interventi e/o provvedimenti regolatori, e che una delle loro fasi di particolare rilevo è quella delle consultazioni dei destinatari diretti ed indiretti, si evidenzia che il gruppo di lavoro appositamente nominato, ha previsto, nel piano delle consultazioni, lo svolgimento di alcuni focus group con le strutture territoriali dell’Amministrazione ed i corrispondenti Gruppi di Polizia locale.

Dipartimento Comunicazione e Diritti dei Cittadini –Progetti Strategicie Grandi Eventi U.O. AIR

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Il gruppo di lavoro ha preso visione sia della consultazione, attivata dalla Direzione Programmazione e Controllo Interno, sia dei risultati di tale consultazione, tradottisi nei principali modelli organizzativi vigenti e nell’evidenza delle maggiori criticità emerse. 2. LA SITUAZIONE ATTUALE

La sperimentazione della gestione elettronica documentale è iniziata nel primo trimestre del 2010, coinvolgendo due strutture di staff e due Municipi; per la precisione, il Dipartimento del Patrimonio e della Casa, il Dipartimento delle Risorse Economiche e, relativamente ai Municipi, il XII e XVIII.

A gennaio 2011il processo di dematerializzazione viene esteso a tutte le strutture capitoline, centrali e periferiche, rivelandosi, pertanto, un processo complesso; il più complesso degli omologhi attivati a livello nazionale, sia per le dimensioni delle municipalità, sia per la vastità delle aree interessate ed il numero dei soggetti coinvolti. Le sedi delle strutture coinvolte dal progetto GED risultano essere 1500 infatti, di cui 200 uffici e 1300 scuole (di queste 510 dell’Amministrazione capitolina); 75 le aree organizzative per la protocollazione della corrispondenza in entrata e in uscita; 6.500 gli operatori abilitati; 5.500.000 i documenti cartacei formali trattati annualmente, dei quali:2.500.000 in entrata, 2.000.000inerenti a comunicazioni interne, 800 mila inerenti a comunicazioni in uscita, 200 mila concernenti comunicazioni di tipo misto, cioè interne ed esterne.

Ad ottobre 2011 viene attivata la posta tra le Aree Omogene Organizzate (AOO) individuate nelle strutture di staff, di linea e territoriali; il modello di protocollo elettronico quindi attualmente delinea l’attività di protocollazione in base alla provenienza e alla destinazione dei documenti:

� in entrata, per i documenti indirizzati alla struttura da persona fisica o giuridica, � in uscita, per i documenti indirizzati dalla struttura a persona fisica o giuridica, � interna, per i documenti in circolazione tra alle aree organizzative omogenee le strutture

dell’Amministrazione capitolina. Il modello prevede un solo numero di protocollo per documento, che lo identifica sia in entrata sia in uscita.

Esclude dalla protocollazione determinati materiali, quali ad esempio:

� i Bollettini Ufficiali, le Gazzette Ufficiali, i notiziari P.A., � i giornali, le riviste, i libri, � le ricevute di ritorno di raccomandate, � le richieste di ferie e permessi, � documenti illeggibili o privi di mittente.

Per contro, adotta una registrazione particolare per :

� le determinazioni dirigenziali e le determinazioni ingiuntive, � i regolamenti comunali, � le leggi speciali, � gli ordini di servizio.

Il modello, inoltre, prevede l’assegnazione di una casella di posta elettronica certificata (Pec) ad ogni AOO, che gestisce automaticamente l’avvio del procedimento amministrativo attraverso l’integrazione con il sistema GED, per lo scambio di documenti in ambito amministrativo, nonché esterno, ovvero con imprese, cittadini, professionisti. Allo stato attuale, però, sono molto poche le aree organizzative omogenee in possesso di tale casella.

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3. OBIETTIVI INFORMATIVI DELLA CONSULTAZIONE

Attraverso le consultazioni l’Amministrazione capitolina intende rilevare l’opinione dei soggetti interessati alla gestione elettronica documentale, oggetto dell’analisi d’impatto, per raccogliere informazioni e dati utili ai fini di una valutazione il più compiuta possibile degli effetti. La tecnica prescelta è quella del focus group strutturato, con la quale i rappresentanti dei Municipi, P.O. di Staff e Funzionari degli uffici protocolli, vengono riuniti in gruppi di tre con i relativi Gruppi di Polizia Locale e interpellati; gli esiti sono la messa in risalto delle questioni specifiche e il delinearsi di opinioni, punti di vista, posizioni di ciascuno e di tutti i soggetti consultati. In allegato, alla presente è fornita la traccia delle questioni che saranno affrontate nel corso del focus group. Per facilitare la lettura trasversale delle informazioni rilevate, alcune domande sono poste nella forma del questionario: in ogni caso, durante l’incontro si potrà procedere ai necessari approfondimenti qualitativi. Gli obiettivi informativi della consultazione, in questione, riguarderanno, in particolare:

� i criteri sulla base dei quali è stato adottato il sistema di classificazione e archiviazione dei documenti;

� la necessità o meno di individuare una figura professionale, per l’attività di protocollazione e archiviazione elettronica, con competenze archivistiche ed organizzative;

� il tipo di percezione inerente all’impatto della nuova procedura di protocollo sull’attività lavorativa.

Per eventuali chiarimenti è possibile contattare:

Donata Ercoli, Unità Organizzativa Air, tel. 06/6710.4156, [email protected]

Paola Sisto, Unità Organizzativa Air, tel. 06/6710.6773, [email protected]

Federica Valluzzi, Unità Organizzativa Air, tel. 06/6710.4416, [email protected]

Si ringrazia per la partecipazione.

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AIR sul caso

“Modello di archiviazione della documentazione ammi nistrativa di Roma Capitale ”

Focus Group

Struttura _________________________

1) Sono state specificate/individuate le tipologie di documenti non soggetti a protocollo?

Sì No

In caso affermativo, quali sono le principali tipol ogie? 2) Nell’ambito dell’applicativo “protocollo web” so no stati specificati/individuati i documenti protocollabili scansionabili e non scansionabili?

Sì No

Quali sono le principali tipologie di documenti pro tocollabili non scansionabili (es.: non scansionabili per impossibilità tecnica, atti di cu i fa fede solo l’originale cartaceo, non scansionabili per motivi di riservatezza ecc.)? 3) Modalità di utilizzo del sistema “Protocollo web ”.

Si utilizza esclusivamente la funzione “documento fisico”

È utilizzato (nel menù protocollazione) anche il criterio “documento logico” È utilizzata anche la funzione “gestione tipologia pratica”

È utilizzata anche la funzione “ aggiungi protocollo in pratica” (fascicolazione) Quali dei seguenti criteri di classificazione dei d ocumenti ritiene più coerenti/applicabili con l’attività della Struttura di appartenenza?

� Criteri oggettivi legati ai flussi (es.: documenti in entrata e uscita, doc. interni, doc. misti)?

� Criteri organizzativi/funzionali basati sull’articolazione del settore/ufficio di competenza?

� Criteri basati su tipo pratica/procedura (anche trasversale a più uffici)?

� Altri criteri?

Dipartimento Comunicazione e Diritti dei Cittadini –Progetti Strategici e Grandi Eventi U.O. AIR

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4) Per l’organizzazione dell’archivio cartaceo, qua li dei seguenti criteri/metodi sono adottati nella Sua struttura?

Distinzione tra archivio corrente e di deposito58 Previsione di un Massimario di scarto59

Esistenza di un archivio storico (si conserva documentazione antecedente al 1970)60

È In corso di organizzazione l’archivio digitale? I n che modo? 5) A seguito delle nuove funzionalità previste dal sistema GED per la gestione della posta tra le AOO e delle indicazioni operative dello scor so ottobre 2011, si sono ridotti i relativi carichi di lavoro?

Sì No

Parzialmente

In linea generale, quali sono i principali impatti positivi e le maggiori criticità delle nuove procedure di protocollo e di gestione elettronica d ocumentale (es.: semplificazione, riduzione carichi di lavoro, facilità reperimento d ocumenti, duplicazione di procedure ecc). 6) Ritiene sia necessario predisporre interventi mi rati a rafforzare/introdurre competenze archivistiche e informatiche nel personale addetto al protocollo?

58 Per “Archivio Corrente” si intende il «complesso di documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse attuale» (Cnipa, 2006, p. 98) mentre per “Archivio di Deposito” si intende il «complesso di documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi nell’arco degli ultimi quarant’anni, per i quali non risulta più necessaria una trattazione per il corrente svolgimento del procedimento amministrativo o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico» (Ibidem). 59 Per “Massimario di Scarto” si intende lo «strumento che consente di effettuare razionalmente lo scarto archivistico dei documenti prodotti e ricevuti dalle pubbliche amministrazioni» (Ibi, p. 106). 60 Per “Archivio storico” si intende la parte di documentazione relativa ad affari esauriti da oltre quaranta anni che, previe attente ed autorizzate operazioni di scarto, deve essere conservata permanentemente per garantirne la consultazione al pubblico per finalità di studio e di ricerca.

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3) RISULTATI FOCUS GROUP CON I MUNICIPI PER LA VERI FICA DELLA PROPOSTA DI TITOLARIO Un ulteriore fase delle consultazioni ha previsto la realizzazione di quattro focus group dedicati alla discussione dei diversi Titoli, Categorie e Sottocategorie presenti nella proposta di Titolario elaborata dall’Archivio Capitolino. Questo ciclo di incontri ha previsto essenzialmente l’identificazione dei correttivi da apportare al nuovo sistema di classificazione dei documenti, al fine di adeguarlo alle tipologie documentali attualmente esistenti. Gli incontri, in totale quattro, hanno previsto la partecipazione, oltre a i membri del gruppo AIR, anche dei funzionari degli uffici protocollo afferenti alle diverse strutture territoriali61. Di seguito viene proposto un breve quadro sinottico dei singoli incontri e dei relativi partecipanti:

Date Focus Group

Strutture Territoriali

Partecipanti

11 aprile 2012 IV Tiziana Persimoni

VII Enrico Barlone, Enrica Catini

XVIII Maria Cristina Vergari

XX Fabio Zandri

19 aprile 2012 XII Maria Adele Brancazi

XIII Rita Silvi

XVII Maria Teresa Scarlato

XIX Patrizia Verzaschi, Anna Priori Terranera

14 maggio 2012 I Caterina Toran, Bruno Cavallari

VI Antonella Curino, Anna Zazza

IX Daniela Mancini

X Nadia Mattei, Pasqualina Campo

XI Georgia Carisi

16 maggio 2012 II Paola Tentoni, Irma Pellecchia

III Stefano Gamboni

V Giuseppe Gerardo Antonio Taliano, Daniela Brenda

VIII Lucia Adorante, Luciana Albergati

XV Marco Vestri

Il lavoro del gruppo in una prima fase ha previsto la rettifica dell’intero sistema di classificazione mentre negli incontri successivi si è concentrato sulla revisione dei Titoli e delle Categorie: per consultare la versione definitiva del Titolario si rimanda alla consultazione del presente report (infra p. 42 )

61 In particolare il presente ciclo di consultazioni ha coinvolto 18 delle 19 strutture territoriali con l’eccezione del Municipio XVI.

MODELLO DI ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE … · Codice dell’amministrazione digitale (Cad,...

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