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Gestione documentale, Processi e Dematerializzazione

Daniela Fuga

Key Account e Product Manager, it Consult

DEMATERIALIZZAZIONE (1)

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DEMATERIALIZZAZIONE (2)

DEMATERIALIZZAZIONE (3)

Dematerializzazione– Progressiva perdita di consistenza fisica da parte

degli archivi tradizionalmente cartacei all’atto della loro sostituzione con documenti informatici

– Estensione alla Pubblica Amministrazione della generale tendenza diffusa nel settore privato dell’uso degli strumenti IT per il trattamento automatizzato delle informazioni nei processi produttivi

– Progressivo incremento della gestione documentale informatizzata all’interno delle strutture amministrative pubbliche e private e la sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico (a cui la normativa statale ha confermato pieno valore giuridico)

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GESTIONE DOCUMENTALE (1)

Opportunità …

… o necessità?

GESTIONE DOCUMENTALE (2)

Un numero sempre maggiore di aziende valuta l’idea di implementare un sistema di gestione documentale come strumento per ottimizzare i processi aziendali e ottenere benefici nel proprio business

L’implementazione di un sistema di gestione documentale può portare sensibili miglioramenti all’interno di una azienda

I benefici sono misurabili a breve, medio e lungo termine

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GESTIONE DOCUMENTALE (4)

BENEFICIRiduzione generale dei costi

Riduzione dei tempi di archiviazione e ricerca dei documenti

Condivisione delle informazioni

Rapidità nel reperimento delle informazioni (a beneficio di operatori e utenti del servizio)

Recupero di spazi

Risparmio di materiale cartaceo e dispositivi per la stampa

Minor impatto dal punto di vista ambientale

Benefica sensazione psicologica di “modernità” nel modo di lavorare

Gestione documentale e processi

La firma diventa digitale, il protocollo diventa informatico, l’archiviazione diventa elettronica, la conservazione diventa sostitutiva, la circolazione dei documenti avviene su rete …

… i processi non possono NON cambiare!

Assistiamo e sentiamo la necessità di riprogettare i processi che trattano i documenti, e non solo …

Esemplificativo è il proliferare di problematiche di Compliance (Conservazione Sostitutiva, Protocollo Informatico, ISO, Basilea II, Sarbanes Oxley, 231, ….) che richiedono la formalizzazione e l’organizzazione di archivi digitali, documenti, procedure, processi, …

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ll sistema di Archiviazione Documentale e Conservazione Sostitutiva

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Archiviazione Documentale e

Conservazione Sostitutiva

• Processo di raccolta ordinata e sistematica dei documenti secondo determinati criteri e procedure

• Facoltativa e propedeutica alla Conservazione Sostitutiva

• Non soggetta a particolari modalità operative

• Obiettivo: migliorare l’efficienza lavorativa

Archiviazione Documentale

• Processo che permette di conservare i documenti in modo che non si deteriorino e che risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità

• A norma di legge

• Sostitutiva perchè al termine del processo è consentito eliminare il cartaceo

Conservazione Sostitutiva

Archiviazione Documentale ≠ Conservazione Sostitutiva

Conservazione Sostitutiva

Procedura legale/informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico

Conservare i documenti digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare (anche quelli rilevanti ai fini fiscali) , con l'equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso apposizione di firma digitale e marca temporale

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Conservazione Sostitutiva

In generale sono conservabili elettronicamente tutti i documenti, anche quelli rilevanti ai fini tributari.

Sono esclusi i documenti che hanno valore storico o artistico (ad esempio i documenti che sono sotto il controllo del Ministero dei Beni e delle Attività Culturali)

Per alcuni tipi di documento è necessario attendere che si pronunci l’ autorità competente (ad esempio le radiografie o le cartelle cliniche)

Conservazione Sostitutiva

DOCUMENTO

ANALOGICO

ORIGINALE

UNICO NON UNICO

COPIA

INFORMATICO

rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati, intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica, che ne consenta la presa di conoscenza a distanza di tempo (*)

Documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta, le immagini su film, le magnetizzazioni su nastro. Si distingue in originale e copia (*)

documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi (*)

rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (*)

(*) Definizioni tratte da Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004 “Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali”, Articolo 1 - Definizioni

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Conservazione Sostitutiva

• Conservazione omogenea per tipologia di documento entro la data prevista

• Relativamente ad un periodo di imposta

Principio di omogeneità

Ordine cronologico e continuità per periodo di imposta

• Denominazione, Ragione Sociale, Codice Fiscale, Partita IVA, Data

Funzionalità di ricerca

• Anche in caso di outsourcing del servizio

Esibizione dei documenti

Riversamento Diretto / Indiretto

Conservazione Sostitutiva

Responsabile della Conservazione Sostitutiva– Nomina ufficiale tramite atto formale e relativa accettazione

dell’incarico da parte del nominato

– Svolge le attività di conservazione (appone firma e marca temporale, richiede la presenza del Pubblico Ufficiale nei casi in cui è necessaria, comunica l’impronta dei documenti conservati alla Agenzia delle Entrate, ...)

– Verifica costantemente il funzionamento tecnico dei processi di conservazione

– Verifica nel tempo disponibilità e accessibilità dei supporti di memorizzazione nonchè la leggibilità dei documenti conservati

– Definisce le azioni da compiere a fronte di richieste di esibizione dei documenti conservati (da parte degli organi competenti)

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Sistema documentale SharePoint

La piattaforma di riferimento è Microsoft SharePoint

– Office SharePoint 2007 o il nuovoSharePoint 2010

– WSS (Windows SharePoint Services)

Caratteristiche Funzionali:– Gestione documentale avanzata (Metadati, categorizzazione,

versioning, …)

– Ricerca avanzata e selettiva

– OCR automatico full text su files scanditi

– Repository centralizzato

– Strong Security (integrazione con Active Directory e Right Management Server)

– Architettura flessibile, scalabile e fault tolerant

– Integrazione nativa con Microsoft Office System

– …

josh Archive!: archiviazione in

ambiente documentale

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josh Archive!: visualizzazione

documento archiviato

josh Archive!: creazione archivio

conservato

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josh Archive: apertura archivio

conservato

La piattaforma software per il Knowledge, WorkFlow e DocumentManagement

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josh - Architettura logica

josh.Doc

josh.KMap

josh.Flow

josh Designer

josh Mapper

Internet Explorer

josh Client

josh Monitor

josh: Disegno processi

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josh: Formalizzazione processi

josh: Esecuzione processi

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josh: Task Activity

josh: Task Activity

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josh: Monitoraggio processi

eGov 2012 e Dematerializzazione

... grazie per l’ attenzione ...

Daniela Fuga

Key Account e Product Manager, it Consult

dfuga@itconsult.it