ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ...
Transcript of ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ...
![Page 1: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/1.jpg)
คมอการปฏบตงานใน Network ของสานกวทยบรการ
![Page 2: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/2.jpg)
ตวอยางคมอการปฏบตงาน
![Page 3: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/3.jpg)
Acquisition Flow Chart งานจดหา
ตดตอสงซอ
งานจดหาทรพยากร
นาเขาระบบ Acq. ดวยการคย 4 Tags ไดแก 020, 100, 245, 260
สราง Order และใบ PO
สราง Invoice และสงไปตดยอด
งานจดซอ/จดจาง
รบใบสงซอจรงจากงานจดหา นาหนงสอมาประทบ เลขทะเบยน,
ตราสานก, วนเดอนป, ใสแถบแมเหลก
ลงทะเบยนใน สมดลงทะเบยน (Excel)
สงตอไปยงงานวเคราะหฯ
รบหนงสอจากงานจดหา
วเคราะหและทารายการในระบบ VTLS เขยน Call No. ในตวเลม
ตด Barcode และ Link item(s) เขยนสลปในตวเลม
งานวเคราะหทรพยากร
จบกระบวนการ สงตอไปยงงานพมพสน, ซอง
ตดยอดงบประมาณในสมด
ตดยอดงบประมาณใน Acq.
ตรวจรบหนงสอ
คดเลอก / เชคชา
หนงสอซอ หนงสออภนนทนาการ
ผใชสงซอ หองสมดสงซอ
ไมสงซอ
สงซอเพม
สงคนราน / ตวแทนจาหนาย
สภาพเรยบรอย
ไมเรยบรอย / ชารด
ไมซ า
ซ า
![Page 4: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/4.jpg)
คมอจดหาทรพยากรสารสนเทศ
นางสาวชมภ เมองคล
![Page 5: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/5.jpg)
1
ขนตอนการจดหาทรพยากรสารสนเทศ
1. ตดตอประสานงานศนยหนงสอสานกพมพหรอตวแทนจาหนายทรพยากรสารสนเทศเพอขอรายการบรรณานกรมทรพยากรสารสนเทศใหม ๆ มาคดเลอกตามสาขาวชา
2. คดเลอกทรพยากรสารสนเทศทสงซอและรบอภนนทนาการพรอมตรวจสอบในโปรแกรมหองสมดอตโนมต (VTLS)
3. เสนอรายการทรพยากรสารสนเทศใหผบงคบบญชาพจารณา
4. สงซอทรพยากรสารสนเทศตามทไดเสนอทศนยหนงสอสานกพมพหรอตวแทนจาหนาย
5. ตรวจสอบความเรยบรอยของรายการทรพยากรสารสนเทศทสงซอ
6. นาใบสงของและใบเสนอราคาใหฝายจดซอเพอดาเนนการตอไป
นโยบายการจดหาทรพยากรสารสนเทศ
การจดหาทรพยากรสารสนเทศ ใหดาเนนการโดยยดถอหลกเกณฑดงตอไปน
1. วตถประสงคภารกจของสถาบน สานกวทยบรการการจดการเรยนการสอน และการธารงรกษศลปวฒนธรรมไทย
2. สอดคลองกบความตองการของผใชบรการทงในปจจบนและอนาคต โดยยดถอหลกเกณฑในการเลอกดงน
2.1 จดหาทรพยากรสารสนเทศทเหมาะสมใหแกผใชซงจะใชไดในเวลาอนเหมาะ (คอเวลาทเขาตองการ) (Drury 1930)
2.2 จดหาทรพยากรสารสนเทศทดทสด สาหรบคนจานวนมากทสด และดวยการใชเงนนอยทสด
2.3 สานกวทยบรการมหนาทและความรบผดชอบในการใหบรการแกประชาชน สงพมพ โสตทศนวสด และวสดอเลกทรอนกสสาหรบอานอยางอนๆ จะตองไดรบการเลอกโดยยดหลกวาจะตองเปนสงทคนสนใจ ใหความร ใหสตปญญาและความเขาใจถกตองแกคนทงหมดในชมชน
2.4 ศกษาทองถนดวยความเอาใจใส และพยายามจดทรพยากรสารสนเทศใหแกทกคนทกาลงใช หรอทอาจจะชกจงใหมาใชหนงสอได
2.5 จดหาหนงสอใหแกผอานในปจจบนและผอานทจะอานในอนาคต สนองความตองการของคนทวๆไป และของคนบางคนใหมากเทาทจะทาได คาดคะเนไวลวงหนาวาคนบางคนจะตองการอะไรบาง
![Page 6: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/6.jpg)
2
2.6 อยางไดละเลยบคคลผหนงผใดในทองถน ไมวาเขาผนนจะเปนเชอชาตใด สญชาตใด มอาชพอยางไร นบถอศาสนาใด และมแนวความคดเหนหรอนบถอขนบธรรมเนยมประเพณไร (Fairchild, 1903)
2.7 จดหาหนงสอซงจะมผใชเพยงสองสามคน แตสองสามคนนนจะใชหนงสอเพอทาประโยชนใหแกสงคม
2.8 เลอกทรพยากรสารสนเทศทจะสงเสรมพฒนาการ และทาใหชวตมความหมายและคณคามากยงขน (Fairchild 1903 ; Bascom 1922 ; Haines 1950)
2.9 ซอทกเลมหรอซอแตบางเลม ซอใหไดสวนสมดลกน
2.10หนงสอของหองสมดนอกจากจะใหเปนไปตามหลกสองประการ คอ วตถประสงคและความตองการแลว ตองใหมคณภาพสงดวย
3. จดสรรงบประมาณทไดรบสาหรบการจดหาทรพยากรสารสนเทศออกเปน 3 สวน ดงน
3.1 จดหาทรพยากรสารสนเทศอางอง ทเปนมาตรฐานและทหนวยงานตางๆ ของรฐและเอกชนพมพออกเผยแพรใหเปลา
3.2 จดหาทรพยากรสารสนเทศทเปนสงพมพ วสดอเลกทรอนกสและออนไลนประเภทตอเนองเพอความร ททนสมยและอยในกระแส
3.3 จดหาทรพยากรสารสนเทศทตอบสนองขอ 1 และขอ 2
4. จดสรรงบประมาณทไดรบจากคาบารงหองสมดสาหรบการจดหาเปนอตราสวนระหวางสานกวทยบรการกบผใชดงน
4.1 สาหรบสานกวทยบรการจดหาทรพยากรสารสนเทศประเภทอางอง มาตรฐาน สงเสรมคณภาพชวต อนรกษเอกลกษณไทย และรายวชาการศกษาทวไป 50 %
4.2 สาหรบผใชบรการทเปนอาจารยและนกศกษา 50 % ตามรายหวทไดรบ โดยแจงใหแตละคณะ / โปรแกรมวชาทราบยอดงบประมาณ และดาเนนการจดหาโดย
4.2.1 สานกวทยบรการเชญชวนใหตวแทนจาหนายมาออกรานทหนาสานกวทยบรการและประชาสมพนธใหคณาจารยและนกศกษามาเลอกเอง
4.2.2 พาคณาจารยไปคดเลอกจากตวแทนจาหนาย
4.2.3 สงรายการและหรอตวทรพยากรสารสนเทศไปใหคณาจารยคดเลอก
ชวนใหคณาจารยและนกศกษาคดเลอก
ผลจากการเลอกขอ 4.2.1 – 4.2.4 จะนามาตรวจสอบกบทรพยากรสารสนเทศทมในสานกวทยบรการ หากไมมกจะดาเนนการใหตามความประสงค
![Page 7: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/7.jpg)
3
ขนตอนการลงขอมลในระบบ VTLS
1. ดบเบลคลกทไอคอน Virtua
2. เมอดบเบลคลกทไอคอน Virtua จะพบหนาจอ ดงภาพทปรากฏ จากนนใหคลกท Connect
3. เมอคลก Connect แลว ระบบจะเขาสหนาจอ Login ใหใสUsername และ Password ของผใชแตละคน จากนนคลกท OK ระบบจะเขาสระบบโดยอตโนมต เชน
Username Virtuacat02
Password Cat02
![Page 8: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/8.jpg)
4
4. จะปรากฏหนาการทางานเมนของ Acqisition
![Page 9: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/9.jpg)
5
ระบบงานจดซอจดหาทรพยากร
(Acqisition Subsystems)
ระบบงานจดหา เปนระบบงานในการจดซอ / จดหาทรพยากรเขาหองสมด สาหรบการจดการ และควบคมการทางานในการจดหาทรพยากรควบคมระบบบญชงบประมาณการจดซอของหองสมดในแตละ ปงบประมาณ ในการตรวจสอบควบคม ตดตามการสงซอ และ ตรวจสอบควบคมระบบใบสงของ และใบเสรจรบเงน โดยหองสมดจะมการบนทกจดเกบเปนหลกฐานในการจดซอทรพยากรตละรายการ การทางานในระบบงานจดหาประกอบดวย การควบคมงบประมาณการสงซอ การทารายการสงซอ (Purchase Order) การลงรายการไดรบทรพยากร (Receipt) การลงรายการ Invoice การลงรายการหลกฐานการจายเงน
ฟงคชนการทางานระบบงานจดหาใชมาตรฐานวนโดสของ GUI ประกอบดวย Toolbars Menubars
Drop-down Menus Pop-up ฯลฯ โดยฟงคชนการทางาน 9 เมนหลก ไดแก เมนการ Orders, Receipts,
Invoices, Vouchers, Credits, Subscriptions, Accounts, Claims ฯลฯ และ Tool bar ประกอบดวย 6 ไอคอนไดแก
ไอคอนการสรางรายการสงซอ
ไอคอนการสราง / ลงรายการไดรบ
ไอคอนการสรางรายการ Invoice
ไอคอนการสรางรายการ Voucher
ไอคอนการสรางรายการ Credit
ไอคอนการตรวจเชครายการสงซอทยงไมไดรบ, รายการสงซอทไดทวงถาม
![Page 10: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/10.jpg)
6
การสรางระเบยนสานกพมพ / รานคา ตวแทนจาหนาย
1. ระเบยนสานกพมพ / รานคา ตวแทนจาหนาย(Vendor Record) จดเกบขอมลในรปแบบ MARC
Vendor (2709) ประกอบดวยขอมล ชอ สานกพมพ ทอย อเมล เบอรโทรศพท แฟกซ รายการโนต ฯลฯ ขนตอนการสรางระเบยนขอมลสานกพมพ 2.1 เลอก Workform ท C:/Program Files /VTLS/Virtua/Catalog
หรอ Cataloging Tool Bar คลกกทไอคอน New Record
2.2 เลอกชอ Workform vendo.wfm
2.3 ปรากฏหนาจอ MARC Editor สาหรบปอนขอมล ใน Tag ตาง ๆ
![Page 11: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/11.jpg)
7
2.4 การเพมเตม Tag ขอมลโนตใน Tag 56x
1) คลกเมาสขวาจะปรากฏหนาจอ Add Tag ระบ Tag ทตองการเพมเตม
2.5 ขอมล Fixed Field 008
1) Claim Int ระบระยะเวลาในการทวงถาม 2) Reclaim Int ระบระยะเวลาในการทวงถามครงถดไป 3) Max Claims ระบจานวนครงในการทวงถาม 4) Claim Method ระบลกษณะการพมพ
2.6 การ Save ระเบยนขอมลสานกพมพ สามารถ Save ไดโดย 1) ใช ฟงคชนคย F11
2) ใชไอคอน 3) เลอก File และเลอก Save to Database
4) ระบบจะสราง Vendor Id จดเกบใน Tag 001
2.7 การปรบปรง / แกไข ระเบยนขอมลสานกพมพ 1) สบคนระเบยน Vendor จากเมน Browse
![Page 12: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/12.jpg)
8
2) เลอกประเภทการสบคน Vendor พมพชอสานกพมพทตองการสบคน
3) ไฮไลท รายการสานกพมพ และ คลกปม
4) ปรากฏหนาจอ View Record
![Page 13: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/13.jpg)
9
5) คลกปม edit จปรากฏหนาจอ MARC Editor
6) Save โดยใชฟงคชนคย F11 หรอใชไอคอน
2.8 การสบคนระเบยนสานกพมพ / รานคา (Vendor Record)
1) สบคนจากชอสานกพมพ / รานคา จาก Browse Search
2) สบคนจาก Vendor Id จาก Control number Search
2. รายการสงซอ (Purchase Order) สามารถทารายการสงซอทรพยากรหองสมดครงละ 1 รายการ หรอมากกวา 1 รายการ โดยสามารถทารายการสงซอทรพยากร ไดแก หนงสอ วดโอ ซด-วซด วารสาร สงพมพตอเนอง ฯลฯ
![Page 14: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/14.jpg)
10
ขนตอนการสรางรายการสงซอ
3.1 การสรางระเบยนขอมลในการสงซอหนงสอใหมกรณทไมมระเบยนขอมลอยในฐานขอมลโดยการสรางรายระเบยนบรรณานกรมใหมอยางคราว ๆ (Brief Bibliographic Record)
ไดแกขอมล เลข ISBN / ISSN,ชอผแตง , ชอเรอง , ครงทพมพ, รายการพมพลกษณ, หมายเหต
1) เลอก Workform ท C:/Program Files /VTLS/Virtua/Catalog
หรอ Cataloging Tool Bar คลกกทไอคอน New Record
2) เลอกชอ Workform Book.wfm ในการสรางระเบยนขอมล
3) ปรากฏหนาจอ MARC Editor Workform สาหรบปอนขอมลใน MARC Tag ตาง ๆ
4) การซอนระเบยนขอมล Bib สน ๆ ทใชในการสงซอ ไมใหผใชเหนในหนาจอสบคน OPAC จาก Chameleon Gateway โดยการเพมTag 925 และพมพขอความ VTLSMASK
5) การ Save ระเบยนขอมล Bib record สามารถ Save ไดโดย ใช ฟงคชนคย F11,หรอ ใชไอคอน
![Page 15: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/15.jpg)
11
3.2 การสงซอหนงสอเพมเตมจากระเบยนทมอยในฐานขอมลแลว (Obtain a Bibliographic
Record) โดยการสบคนระเบยนขอมลจาก ชอผแตง ชอเรอง เลข ISBN ฯลฯ และ View ระเบยน ขอมลจะปรากฏหนาจอ View record ใชเมาส Drag ระเบยนขอมลมาทหนาจอ Add Order
ขนตอนในการสรางรายการสงซอ (Purchase Order)
1) เมน Acquition หรอ ไอคอน เลอก Order และ Add
2) ปรากฏหนาจอ PO Request ระบประเภทของการ Order , ประเภทของการจายเงน , เลอกชอสานกพมพ / รานคาทซอหนงสอ
3) คลกปม Retrieved เขาสหนาจอ Add Order Window
![Page 16: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/16.jpg)
12
4) คลกปม Insert สบคนชอเรองทตองการสงซอ
5) คลกปม View จะปรากฏทงหนาจอ View record และ หนาจอ Add Order โดยใชเมาส Drag จากหนาจอ View record ไปยงหนาจอ Add Order
6) ชอเรองทตองการสงซอจะปรากฏในหนาจอ Add Order
![Page 17: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/17.jpg)
13
7) ไฮไลทชอเรอง และคลกปม Edit Item จะปรากฎหนาจอ Order Line Editor
• ระบราคา แและพมพจานวน Copy ทสงซอ • ตรวจเชควนครบกาหนดสงหนงสอ • สถานะ Approve
• ระบ Location ทสงซอหนงสอ
8) คลกแถบ Account Information จะปรากฏรายละเอยดขอมล Account เลอกปงบประมาณ 2005 และระบงบประมาณทจะใชในการซอหนงสอ และคลกปม Save
![Page 18: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/18.jpg)
14
9) ปรากฏหนาจอ Add Order อกครง 10) การ Save รายการสงซอ Purchase Order โดยคลกปม Save ทหนาจอ Add Order จะ
ปรากฏขอความ Purchase Order Add เตอนใหทราบ และคลกปม Ok
11) การพมพใบรายการสงซอหนงสอ (Transmitted Order)
• เลอกเมน Acquisition เลอก Order และเลอก Send Order
![Page 19: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/19.jpg)
15
• จะปรากฏหนาจอ Send Order และ คลกทปม Single Order และพมพเลข Order
Number ในคอลลมภของ PO Number และคลกปม Send ระบบจะพมพใบรายการสงซอ (Purchase Order)
• ปรากฏหนาจอการ Print และคลกทปม OK
• ปรากฏหนาจอแสดงใหทราบ Order number ไดมการ Print และคลกทปม OK
![Page 20: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/20.jpg)
16
• ปรากฏหนาจอแสดงขอความใหทราบการพมพใบรายการสงซอเสรจเรยบรอยแลว
และคลกทปม OK
3.4 การ Update รายการ Purchase Order
1) เมน Acquisition เลอก Update
2) ปรากฏหนาจอ Update Order
3) พมพเลข Order Number และคลกปม Retrieve
4) ปรากฏหนาจอ Update Order Window ไฮไลทรายการทตองการแกไข และคลกปม Edit
Item และคลกปม Save
![Page 21: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/21.jpg)
17
3.5 การ View รายการ Purchase Order
1) เมน Acquisition เลอก View
2) ปรากฏหนาจอ View Order แสดงรายการสงซอ
3.6 การยกเลกรายการสงซอ (Cancel Purchase Order)
1) เมน Acquisition เลอก Order และเลอก Cancel
2) ปรากฏหนาจอ Cancel PO Request และคลกปม Retrieve
3) ปรากฏหนาจอ Cancel Order
![Page 22: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/22.jpg)
18
4) ไฮไลทรายการทตองการ Cancel และคลกทปม Cancel line หรอ Cancel All
5) คลกทปม Save และจะปรากฏขอความใหยนยนการ Cancel
6) คลกทปม Yes จะปรากฏหนาจอแสดงขอความ Purchase Order Number ทลบใหทราบ และคลกปม OK
4. Receipt ประกอบดวยฟงคชน Add / Update และ View
4.1 การลงรายการไดรบทรพยากร Receipt
1) เลอกเมน Acquisition เลอกฟงคชน Receipt และเลอกฟงคชน Add / Update
![Page 23: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/23.jpg)
19
2) ปรากฏหนาจอ Add/ Update Receipt พมพเลข Order Number และคลกปม Request
3) ปรากฏหนาจอ Receipt ไฮไลทรายการชอเรองทตองการลงรายการไดรบ และคลกปม Received
4) คลกปม Received
5) ปรากฏหนาจอ Edit Receipt Information พมพขอมลในคอลมภ ไดแก คอลมภ Status, Condition , Received date ,Quantity received
• คอลมภ Status เลอกสถานะของการไดรบหนงสอ ไดแก Not Received,
Received Satisfactory, Received Satisfactory ฯลฯ
![Page 24: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/24.jpg)
20
• คอลมภ Condition เลอกลกษณะของการไดรบตวเลมในคอลมภ Condition
• คอลมภ Received date ระบวน เดอน ป ทไดรบหนงสอ ในคอลมภ Receipt Date
• คอลมภ Quantity Rece ived ระบจานวนเลมทไดรบ • คลกปม Save ในหนาจอ Edit Receipt Information
• จะกลบมาทหนาจอ Received อกครง 5) การ Save โดยคลกปม Save ทหนาจอ Receipt
6) จะปรากฏหนาจอแสดงการลงรายการ Receipt ใหทราบ และคลกปม OK
![Page 25: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/25.jpg)
21
4.2 การ View รายการ Receipt
1) เลอกเมน Acquisition เลอกฟงคชน Receipt และเลอกฟงคชน View
2) ปรากฏหนาจอ View Receipt Request พมพเลข Order Number และคลกปม Request
3) ปรากฏหนาจอ Receipt แสดงรายการทไดรบหนงสอ
![Page 26: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/26.jpg)
22
5.การลงรายการใบสงรายการหนงสอ (Invoice)
5.1 การสรางรายการ Invoice ใบสงหนงสอ
1) เมน Acquisition เลอก Invoice และ เลอก Add หรอคลกทไอคอน
2) ปรากฏหนาจอ Add Invoice พมพเลข Invoiceในคอลมภ Invoice , เลอกสานกพมพ ทซอหนงสอในคอลมภ Vendor , พมพเลข Order Number ในคอลมภ Purchase Order Id
และคลกปม Request
3) ปรากฏหนาจอ Add Invoice และปรากฏรายการหนงสอทสงซอ และไดทารายการ Received เสรจแลวในขนตอนของการ Receipt
![Page 27: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/27.jpg)
23
4) การระบจานวนเงนคาธรรมเนยมตาง ๆ ของรายการหนงสอทมคาธรรมเนยมตาง ๆ โดย • ไฮไลททรายการหนงสอ และคลกทฟงคชนปม Line Fee จะปรากฏหนาจอ Line
Fee และคลกทปม Insert
• ปรากฏหนาจอ Line fee Modification ระบจานวนเงนคาธรรมเนยมในคอลมภ Amount
และเลอกประเภทของคาธรรมเนยมใน Line fee type และคลกปม Post
• จะกลบมาปรากฏทหนาจอ Line fee และคลกทปม Save
• จะปรากฏหนาจอ Add Invoice อกครง
![Page 28: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/28.jpg)
24
5) การโนตใน Invoice สามารถโนตแยกในแตละรายการสงซอ หรอการโนตรวมใน Invoice
โดยฟงคชน Invoice Notes เปนการโนตท Invoice และฟงคชน Line Note สาหรบโนตในแตละรายการ • การโนตโดยฟงคชน Line Note ไฮไลททรายการหนงสอทตองการโนต และ คลกทปม Line Note
![Page 29: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/29.jpg)
25
• จะปรากฏหนาจอ Acquisitions Notes และคลกทปม Add จะปรากฏหนาจอ Edit
Note พมพขอความโนต และคลกปม Save
• คลกปม Save ทหนาจอ Acquisitions Notes อกครง
• จะกลบมาปรากฏทหนาจอ Invoice
![Page 30: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/30.jpg)
26
6) การ Save รายการ Invoice โดยคลกทฟงคชน Add เพอ Save รายการ Invoice
5.2 การปรบปรง / แกไข Update รายการ Invoice
1) เมน Acquisition เลอก Invoice และ เลอก Update
2) ปรากฏหนาจอ Update Invoice Request พมพเลข Invoice ทตองการปรบปรง / แกไข เลอกสานกพมพ และคลกปม Request
![Page 31: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/31.jpg)
27
3) ปรากฏหนาจอ Update Invoice
4) ฟงคชน edit ใชในการปรบปรง / แกไขขอมล รายการ Invoice ไดแก ราคา สถานะ จานวนเลม ฯลฯ
• คลกทปม edit
• จะปรากฏหนาจอ Invoice Lines Item เพอแกไขขอมล ราคา สถานะ จานวนเลม และ คลกปม Post
![Page 32: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/32.jpg)
28
• จะกลบมาปรากฏทหนาจอ Update Invoice อกครง และคลกทปม Save เพอ Save
ขอมลรายการ Inกvoice ทไดแกไขทหนาจอ Update Invoice
![Page 33: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/33.jpg)
29
5.3 การ View รายการ Invoice
1) เมน Acquisition เลอก Invoice และ เลอก View
2) ปรากฏหนาจอ View Invoice Request พมพเลข Invoice ทตองการ, เลอกสานกพมพ และคลกปม Request
3) ปรากฏหนาจอ View Invoice แสดงรายการสงซอใน Invoice และคลกปม Ok เพอปดหนาจอ Invoice
![Page 34: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/34.jpg)
30
5.4 การ deleted รายการ Invoice
1) เมน Acquisition เลอก Invoice และ เลอก deleted
2
)
ปรากฏหนาจอ deleted Invoice Request พมพเลข Invoice ทตองการ deleted
เลอกสานกพมพ และคลกปม Request
3) ปรากฏหนาจอ deleted Invoice และ deleted และ คลกปม deleted
![Page 35: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/35.jpg)
31
4) ปรากฏแสดงหนาจอเตอนใหทราบรายการ Invoice ท deleted แลวไมสามารถกกลบคนมาใชไดอก ถาตองการ deleted คลกทปม Yes หรอถาตองยกเลกการ deleted คลกทปม No
5) ระบบจะแสดงหนาจอใหทราบการ deleted รายการ Invoice เรยบรอยแลว และคลกปม OK
6. การลงรายการหลกฐานการจายเงนในการสงซอ (Voucher)
6.1 การสรางรายการ Voucher เพอลงรายการหลกฐานในการจายเงนแกสานกพมพ
1) เมน Acquisition เลอกฟงคชน Invoice และเลอก New
2) ปรากฏหนาจอ Create Voucher Request เลอกสานกพมพ
![Page 36: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/36.jpg)
32
3) ปรากฏหนาจอ Voucher พมพเลข Voucher ในคอลมภ Voucher Id
4) ทารายการหลกฐานการจายเงนโดยไฮไลท และคลกฟงคชน Pay Balance หรอ Pay All
5) การ Add ขอมลโนต โดยคลกทฟงคชน โนตสาหรบการโนตขอความใน Voucher
![Page 37: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/37.jpg)
33
6) ปรากฏหนาจอ Acquisition Note คลกทปม Add ปรากฏหนาจอโนต และพมพขอความโนต และคลกปม Save จะปรากฏหนาจอ Voucher อกครง
7) การ Save รายการ Voucher โดยคลกทฟงคชน Save จะปรากฏ Pop-Up แสดงขอความ เตอนใหทราบมการ Save รายการ Voucher เรยบรอยแลว และคลกปม OK
8) ปรากฏหนาจอการ Print Voucher คลกปม Ok ระบบจะ Print รายการ Voucher
![Page 38: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/38.jpg)
34
6.2 การเรยกดรายการ Voucher
1) เมน Acquisition เลอก Voucher และ เลอก View
2) ปรากฏหนาจอ View Voucher Request พมพเลข Voucher Id
3) ปรากฏหนาจอ Display Invoice
4) การเรยกดรายการโนต โดยคลกทปมโนตจะแสดงหนาจอรายการโนต
![Page 39: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/39.jpg)
35
การตรวจเชครายการสงซอ (Reminders) ทไดรบลาชา หรอตรวจเชครายการหนงสอทไดทารายการทวงถาม 7.1 เมน Acquisition เลอกฟงคชน Reminder และเลอก Serials Reminder
7.2 ปรากฏหนาจอ General Reminders Request
1) คลกทปม All Acquisition Reminders
2) เลอก location ทตองการตรวจเชค
3) ระบวน เดอน ป ททารายการสงซอและยงไมไดรบ
4) คลกปม OK
![Page 40: ค่มือการปฏิบัติงานใน ู Network ของ ...arcbs.bsru.ac.th/web2009/quality/document/qa7/7.1.20.pdf · 2014-11-10 · ค่มือการปฏิบัติงานใน](https://reader033.fdocumenti.com/reader033/viewer/2022041920/5e6b9e4412117a0162539497/html5/thumbnails/40.jpg)
36
7.3 ปรากฏหนาจอ Reminders แสดงรายการสงซอทยงไมไดรบ