Archiviazione Automatica Documenti Emessi Archiviazione Automatica Documenti Emessi Modulo Ge.SpoolModulo Ge.Spool

Il modulo consente di archiviare e catalogare automaticamente i Il modulo consente di archiviare e catalogare automaticamente i documenti emessi (provenienti dallo spool di stampa), generati dal documenti emessi (provenienti dallo spool di stampa), generati dal proprio sistema gestionale (Es.: Fatture clienti, Bolle DDT, Estratti proprio sistema gestionale (Es.: Fatture clienti, Bolle DDT, Estratti Conto, Cedolini Paga, Registri contabili, Ordini, etc );Conto, Cedolini Paga, Registri contabili, Ordini, etc );

1

Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale

Ai fini della validità legale dellAi fini della validità legale dell’”Archiviazione Sostitutiva”, ’”Archiviazione Sostitutiva”, le fatture le fatture accompagnatorie e le bolle/DDT, è necessario acquisirle anche da accompagnatorie e le bolle/DDT, è necessario acquisirle anche da scanner, complete di firme e annotazioni del cliente e/o vettore;scanner, complete di firme e annotazioni del cliente e/o vettore;

I documenti archiviati, quando visualizzati, I documenti archiviati, quando visualizzati, sono ricostruiti digitalmente nel prefincato sono ricostruiti digitalmente nel prefincato originale, per essere poi sostitutiti originale, per essere poi sostitutiti (eventualmente) dal documento scansionato (eventualmente) dal documento scansionato (in caso di fatture accompagnatorie e (in caso di fatture accompagnatorie e bolle/DDT);bolle/DDT);

Stampando anche un BarCode sul documento quando Stampando anche un BarCode sul documento quando viene generato, si potrà poi associare in modo viene generato, si potrà poi associare in modo automatico, il documento rientrato e scansionato, ai automatico, il documento rientrato e scansionato, ai dati acquisiti in automatico dallo spool;dati acquisiti in automatico dallo spool;

L’archiviazione viene effettuata secondo le attuali Leggi e Regole L’archiviazione viene effettuata secondo le attuali Leggi e Regole Tecniche dettate dal CNIPA;Tecniche dettate dal CNIPA;

Con questa funzionalità, le immagini dotate di BarCode e scansionate in modo massivo, sono associate ai dati già presenti in archivio (acquisiti in precedenza automaticamente da sistemi host o mediante software di OCR);

““Archiviazione Massiva Automatica” con BarCodeArchiviazione Massiva Automatica” con BarCode

2

Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale

““ARCHIVIAZIONE MASSIVA AUTOMATICA” CON BARCODEARCHIVIAZIONE MASSIVA AUTOMATICA” CON BARCODE

3

Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale

I BarCode supportati sono quelli standard più diffusi a livello internazionale:

““ARCHIVIAZIONE MASSIVA AUTOMATICA” CON BARCODEARCHIVIAZIONE MASSIVA AUTOMATICA” CON BARCODE

4

Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale

BarCode rovinati o storti, ma letti al 100 %:

5

Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale

Modulo Ge.Spool – Configurazione Modulo Ge.Spool – Configurazione

La configurazione di Ge.Spool viene effettuata dall’Amministratore del sistema.

Vengono impostati i parametri per ogni “tipologia di documento” da elaborare

6

Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale

Modulo Ge.Spool – Configurazione Modulo Ge.Spool – Configurazione

Può essere impostato:

• Per ogni “spool” il collegamento con la directory contenente i files “elaborati” dal sistema host;

• Le modalità di start AUTOMATICO del processo