MODULO 5 - ACCESS

TABELLE – RECORD E CAMPI Tabelle: costituiscono l’elemento primario di ogni database, ossia l’archivio in cui

inseriti i dati relativi a uno specifico argomento. Query: è un’interrogazione che permette di eseguire ricerche ed estrapolazioni sui

dati memorizzati nelle tabelle in base a specifici criteri definiti dall’utente. Maschere: attraverso un’interfaccia grafica, cosentono di aggiungere, modificare,

eliminare dati nelle corrispondenti tabelle. Report: permette di stampare i dati inseriti nelle tabelle e quelli ottenuti dalle

interrogazioni, con layout personalizzati.Nella tabella i dati sono organizzati in campi, visualizzati in colonne e in record costituiti

da righe.

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Campi

Record

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Campo: è ogni singolo dato contenuto in una tabella, ovvero uno specifico elemento di informazione.

Record: è un insieme di campi che definisce in modo completo l’informazione a cui si riferisce.

Alcuni degli utilizzi più comuni di database di grandi dimensioni, quali:

•Sistemi di prenotazione aerea

•Pubblica Amministrazione

•Dati di conti correnti

•Informazioni di pazienti ricoverati in ospedale

CONTENUTI DEI CAMPI

TIPO DI DATOCARATTERISTICHE E UTILIZZO DEL

CONTENUTO

Testo

Testo (nome, cognome, città ecc.), insieme di testo e numeri (indirizzi, CF), o numeri non suscettibili di calcoli (numeri telefonici, CAP, P.IVA); può contenere fino a 255 caratteri.

MemoTesto particolarmente lungo formato anche da numeri (descrizione, note o commenti); può contenere fino a circa 65.000 caratteri.

Numerico

Dati numerici, che possono essere oggetto di calcolo, la cui rappresentazione può avvenire in diversi modi: byte, intero, intero lungo, precisione singola, precisione doppia, ID replica, decimale.

Data/OraCifre di data e ora con possibilità di eseguire calcoli.

Valuta Cifre, precedute dal simbolo della valuta

ContatoreNumero sequenziale univoco, generato da Access, a incremento automatico per ogni record aggiunto nella tabella; non può essere aggiornato.

Si/NoDato che può assumere uno solo dei due valori previsti (Si/No, Vero/Falso, On/Off).

Oggetto OLE (Object Linking Embedded) Oggetto collegato o incorporato in una tabella.

Collegamento ipertestualeIndirizzo per collegarsi a un documento Web o di una LAN.

Ricerca guidataConsente di aggiungere dati alla tabella prelevandoli da un’altra attraverso una casella di riepilogo combinata.

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Cla

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Majo

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PROPRIETÀ DEI CAMPI

PROPRIETÀ ATTRIBUTI DEL CONTENUTO

Dimensione campo Permette di stabilire il numero di caratteri che si possono inserire nel campo.

Formato Stabilisce la modalità di visualizzazione dei dati.

Maschera di input Consente di stabilire il formato e l’aspetto che dovranno avere i dati inseriti.

EtichettaPermette di inserire un diverso nome che si desidera assegnare al campo nelle maschere e nelle intestazioni di report.

Valore predefinito Si può digitare il dato che si vuole visualizzare in automatico nel campo, in ogni record.

Valido se Consente di inserire regole di validazione, ovvero stabilire dei limiti ai dati da immettere.

Messaggio erroreÈ possibile digitare il testo che il programma farà comparire nel caso di immissione di dati che non rispettino le regole di validazione.

Richiesto Stabilisce se rendere o meno obbligatorio l’inserimento di dati nel campo.

Consenti lunghezza zeroPermette di considerare valide le immissioni di stringhe di testo a lunghezza zero in campi di tipo Testo, Memo e Collegamenti ipertestuali.

IndicizzatoConsente di creare un indice rispetto al campo e di ammettere o negare l’inserimento di duplicati, ovvero di dati uguali in record diversi.

Compressione UnicodeApplicata ai campi di Testo, Memo o Collegamento ipertestuale con qualche limitazione, tale proprietà comprime i dati memorizzati per espanderli al momento del recupero.

IME Mode / IME Sentence ModeIn elaboratori con versione asiatica di Windows e Input Method Editor (IME) installato, controllano la conversione dei caratteri in set di caratteri di lingue asiatiche.

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CHIAVE PRIMARIA

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Quando si consultano grandi archivi non è raro trovare situazioni di omonimia, con diverse tipologie di dati duplicati che possono rendere dubbia l’informazione reperita.

Per evitare che ciò accada, in fase di strutturazione di una tabella è necessario che ogni record inserito possa essere individuato in maniera univoca, ovvero che includa almeno un campo in cui inserire valori non replicabili. Tale campo deve essere impostato come chiave primaria per identificare in modo univoco il record a cui è legato.

RELAZIONI

Il motivo principale per creare relazioni tra tabelle di un database è minimizzare la duplicazione dei dati.Creando relazioni è possibile: visualizzare informazioni strutturate, per cui ogni record di una tabella può mostrare tutti quelli correlati dell’altra. eseguire query prelevando campi da più tabelle, ottenendo come risposta record logici, ovvero insieme di dati appartenenti a tabella diverse.Le relazioni si distinguono in: Uno-A-UnoUno-A-MoltiMolti-A-Molti

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Majo

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RELAZIONE UNO-A-UNO

Nella relazione Uno-a-uno ogni record della prima tabella è correlato a un solo record della seconda e viceversa.

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RELAZIONE UNO-A-MOLTI

Nella relazione Uno-a-molti ogni record della prima tabella può essere correlato a più record della seconda.

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Majo

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RELAZIONE MOLTI-A-MOLTI

Nella relazione Molti-a-molti ogni record di una tabella è correlato a più record dell’altra e viceversa.

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Cla

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Majo

rino - E

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0

REPORT – ESPORTAZIONE DI DATI

Il report è l’oggetto del database preposto alla stampa dei dati e permette di presentare il contenuto di tabelle, oppure il risultato di query, con una particolare veste grafica. Mediante il report è possibile decidere quali campi di una tabella o di una query stampare, fornendo così su carta informazioni mirate, in grado di soddisfare specifiche esigenze. Inoltre esso consente di eseguire raggruppamenti e ordinamenti di dati sui quali è in grado di effettuare calcoli.

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Cla

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Majo

rino - E

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01

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MODALITÀ DI VISUALIZZAZIONE DI UNA TABELLA, UNA QUERY, UNA MASCHERA, UN REPORT

VISUALIZZAZIONI TABELLA MODALITÀ OPERATIVA

STRUTTURA

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Cla

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Majo

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Mostra la struttura della tabella.I campi, distribuiti in righe, costituiranno le intestazioni di colonna nella Visualizzazione Foglio dati.In questa modalità si definiscono: I nomi dei campi; Il tipo di dati che i campi dovranno contenere e un’eventuale breve descrizione; Il campo chiave primaria; Le proprietà di ogni campo (Dimensione, Formato, Richiesto, Indicizzato, Valido se ecc.).

MODALITÀ DI VISUALIZZAZIONE DI UNA TABELLA, UNA QUERY, UNA MASCHERA, UN REPORT

VISUALIZZAZIONI TABELLA MODALITÀ OPERATIVA

FOGLIO DATI

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Cla

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Majo

rino - E

cdl 2

01

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Mostra i record della tabella disposti in campi (in una griglia simile a un foglio di lavoro di Excel), ovvero l’archivio. In questa modalità di visualizzazione è possibile:• inserire nuovi record;• modificare o eliminare record;• ordinare i record rispetto a un campo;• filtrare i dati; • spostare, nascondere, eliminare campi;• applicare formattazioni al testo o al layout della tabella (larghezza colonne, altezza righe, spostamento colonne, tipo e colonne del carattere ecc.).

MODALITÀ DI VISUALIZZAZIONE DI UNA TABELLA, UNA QUERY, UNA MASCHERA, UN REPORT

VISUALIZZAZIONI MASCHERA

MODALITÀ OPERATIVA

MASCHERA

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Cla

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Majo

rino - E

cdl 2

01

0

Mostra i record della tabella collegata.Questa modalità permette di visualizzare, modificare, inserire, eliminare record, nonché di filtrarli e ordinarli.

MODALITÀ DI VISUALIZZAZIONE DI UNA TABELLA, UNA QUERY, UNA MASCHERA, UN REPORT

VISUALIZZAZIONI MASCHERA

MODALITÀ OPERATIVA

STRUTTURA

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Cla

udio

Majo

rino - E

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01

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Mostra la struttura della maschera.Questa modalità consente di modificare, aggiungere o eliminare controlli (rappresentati da caselle di testo) e altri oggetti, cambiare la dimensione la dimensione, la disposizione e le proprietà dei campi, nonché intervenire sul layout.

MODALITÀ DI VISUALIZZAZIONE DI UNA TABELLA, UNA QUERY, UNA MASCHERA, UN REPORT

VISUALIZZAZIONI MASCHERA

MODALITÀ OPERATIVA

FOGLIO DATI

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Cla

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Majo

rino - E

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01

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Mostra i record distribuiti in righe, come nella tabella.

MODALITÀ DI VISUALIZZAZIONE DI UNA TABELLA, UNA QUERY, UNA MASCHERA, UN REPORT

VISUALIZZAZIONI QUERY MODALITÀ OPERATIVA

STRUTTURA

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Cla

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Majo

rino - E

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Mostra la struttura della query.La finestra, divisa in due parti, visualizza nell’area superiore le tabelle su cui si base l’interrogazione e le eventuali relazioni; nella parte inferiore presenta una griglia in cui viene definita la query con i campi (anche di tabelle diverse) inclusi nell’interrogazione, per ognuno dei quali è possibile impostare precisi criteri.

MODALITÀ DI VISUALIZZAZIONE DI UNA TABELLA, UNA QUERY, UNA MASCHERA, UN REPORT

VISUALIZZAZIONI QUERY MODALITÀ OPERATIVA

FOGLIO DATI

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Cla

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Majo

rino - E

cdl 2

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Mostra i record distribuiti in righe, come nella tabella.

MODALITÀ DI VISUALIZZAZIONE DI UNA TABELLA, UNA QUERY, UNA MASCHERA, UN REPORT

VISUALIZZAZIONI REPORT MODALITÀ OPERATIVA

ANTEPRIMA DI STAMPA

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Cla

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Majo

rino - E

cdl 2

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Visualizza il report così come sarà stampato.

MODALITÀ DI VISUALIZZAZIONE DI UNA TABELLA, UNA QUERY, UNA MASCHERA, UN REPORT

VISUALIZZAZIONI REPORT MODALITÀ OPERATIVA

STRUTTURA

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Cla

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Majo

rino - E

cdl 2

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Mostra la struttura del report.In questa visualizzazione è possibile modificare, aggiungere o eliminare etichette o controlli (rappresentati da caselle di testo), raggruppare i livelli, richiedere l’esecuzione di calcoli e altro ancora.Tale visualizzazione permette di distinguere le sezioni in cui è suddiviso il report: Intestazione report, Intestazione pagina, Corpo ecc.

CRITERI IN UNA QUERY

CAMPOTIPO DI DATO PRESENTE NEL

CAMPO

CRITERIO DA DIGITARE

RISULTATO DELLA QUERRY –

ESTRAPOLA SOLO QUELLI

Costo Valuta >273 di importo superiore a 273 euro

Costo Valuta >=273 di importo uguale o superiore a 273 euro

Costo Valuta <>295 che hanno un importo diverso da 295 euro

Libro di testo Si/No Si o Vero in cui è previsto il libro di testo

Libro di testo Si/No No o Falso in cui non è previsto il libro di testo

Data inizio Data >=01/05/2009 che iniziano dal 01/05/2009

Data fine Data <18/09/2009 che terminano prima del 18/09/2009

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Cla

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CRITERI IN UNA QUERY

CAMPOTIPO DI DATO PRESENTE NEL

CAMPO

CRITERIO DA DIGITARE

RISULTATO DELLA QUERRY –

ESTRAPOLA SOLO QUELLI

Città Testo Verona Or Vicenza che risiedono a Verona e a Vicenza

Data di nascita Data/ora >=01/01/1988 And <=31/12/1988

che sono nati nell’anno 1988

ID Corso Testo Not CF02 che non sono iscritti al corso CF02

Data di nascita Data/ora Between 01/01/1989 And 31/12/1989

che sono nati nell’anno 1989

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