1 Mercurio, il modello trentino di eprocurement - innovazione a favore del territorio -

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Mercurio,

il modello trentino di eprocurement- innovazione a favore del territorio -

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Informatica Trentina – La SocietàInformatica Trentina – La Società

Costituita nel 1983 su iniziativa della Provincia Autonoma di Trento e di altri Enti pubblici del Trentino.

OGGETTO SOCIALE:gestione del Sistema Informativo Elettronico Provinciale e progettazione, sviluppo e realizzazione di altri interventi affidati dalla Provincia Autonoma di Trento ai sensi della L.P. 6 maggio 1980, nr. 10 o comunque previsti da altre leggi provinciali.

•51,366% PAT•39,710% Tecnofin Spa• 1,720% Regione Autonoma

Trentino-AltoAdige• 1,243% Comune di Trento• 1,243% C.C.I.A.A. di Trento• 0,393% Comune di Rovereto• 4,323% suddiviso in parti uguali tra gli 11 Comprensori.

LA COMPAGINE AZIONARIA ALCUNI DATI al 31/12/2007:

• Valore della Produzione:oltre 46 milioni di Euro

• Numero dipendenti: 273

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Informatica Trentina – La MissioneInformatica Trentina – La Missione

Informatica Trentina è diventata oggi strumento di sistema per il settore pubblico provinciale per fornire soluzioni globali nel campo dell’informatica e delle telecomunicazioni (I.C.T. - Information & Communication Technology).

Siamo quindi il punto di riferimento delle Amministrazioni e degli Enti del territorio trentino come:

•strumento di sistema, in quanto concorriamo allo sviluppo del sistema trentino per la diffusione delle nuove tecnologie dell’informazione e delle telecomunicazioni nel settore pubblico;

•strumento di innovazione, in quanto definiamo progetti di innovazione tecnologica per l’ammodernamento della Pubblica Amministrazione;

•strumento di cooperazione con le imprese ICT del settore economico locale, per favorire la collaborazione e la crescita dei rapporti con le Aziende del territorio.

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Informatica Trentina – I ServiziInformatica Trentina – I Servizi

GESTIONE Servizi di SUPPORTO APPLICATIVO Esercizio SERVER CENTRALIZZATI (250 server) Servizi sui CLIENT E SU SERVER DECENTRALIZZATI (oltre 10.500 PC) Servizi di TELECOMUNICAZIONE (oltre 1.100 uffici collegati) Servizi di CUSTOMER SERVICE DESK ( CSD – circa 150.000 contatti/anno)

SVILUPPO SVILUPPO E MANUTENZIONE DI SOFTWARE APPLICATIVO Servizi professionali di CONSULENZA Servizi professionali TECNICI Servizi professionali di SUPPORTO Servizi professionali di FORMAZIONE

I principali servizi erogati dalla Società nei confronti della PAT:

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Gli utenti del sistemaIl Sistema Pubblico Trentino

PROVINCIA

ENTI FUNZIONALI: n° 14

AGENZIE: n° 8

ISTITUZIONI SCOLASTICHE: n° 79

ENTI PUBBLICI ECONOMICI: n° 1

FONDAZIONI: n° 3 (più altre minori)

SOCIETA’ CONTROLLATE: n° 10

SOCIETA’ CON PARTECIPAZIONE MINORITARIA: n° 9

ENTI LOCALI: n° 223 (di cui 123 con meno di 1000 abitanti)

Poco più di 500.000 abitanti ed un sistema pubblico esteso ed articolato

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L’e-Procurement indica un’insieme di strategie d’acquisto abbinate a strumenti

tecnologici, aspetti procedurali e organizzativi che consentono l’acquisizione

di beni e servizi on-line, sfruttando le possibilità offerte da Internet

Tecnologie

Processi Organizzazione

Strategie di Strategie di acquistoacquisto

Il progetto di e-ProcurementIl progetto di e-Procurement

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Gli strumenti di e-ProcurementGli strumenti di e-ProcurementS

iste

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ERP

Sistemi transazionali

ERP

Sistemi transazionali

Attività prevalentemente

manuali o con strumenti di office

automation

Attività prevalentemente

manuali o con strumenti di office

automation

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seProcesso di e-Procurement

Analisidella

Spesa

Analisidella

Spesa

Strategia di acquisto

Strategia di acquisto

Logistica e Contabilità

Logistica e Contabilità

Monitoraggio della spesa e dei fornitori

Monitoraggio della spesa e dei fornitori

Quanto acquistare

Come e cosa acquistare

Produrre/comprare Prioritizzazioni Scelta dei modi Aggregazioni

Benchmark Misurazioni Interventi di

miglioramento

Ricevimento Magazzini Pagamento …

Selezione e Negoziazione

Selezione e Negoziazione

Gestione degli ordini

Gestione degli ordini

Chi invitare Dinamica di

negoziazione Quanto pagare

Quando e come acquistare

Richieste, approvazioni

Emissione ordini

Strumenti di eProcurement

Strumenti di eProcurement

FOCUSdella tecnologia

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Componenti di e-Procurement

Mercato elettronico (Marketplace)

Mercato virtuale:

Consiste in un mercato

virtuale, accessibile quindi

mediante Internet, in cui le

Pubbliche Amministrazioni

possono acquistare beni e/o

servizi, al di sotto della soglia

comunitaria, offerti da più

fornitori tramite i loro cataloghi

di prodotti abilitati attraverso

apposita procedura

Gare telematiche

Strumento per negoziazione

e aggiudicazione di gare:

Consiste in una procedura di

selezione del fornitore basata

su sistemi di negoziazione

attraverso internet, applicabile

ad acquisti di beni e/o servizi

sotto e sopra alla soglia

comunitaria, che possono

essere valutati in base a criteri

tecnico/economici di tipo

quali/quantitativo

I Componenti di e-ProcurementI Componenti di e-Procurement

Negozi elettronici

Strumento per effettuare

acquisti sulla base di

contratti predefiniti

(convenzioni quadro):Consiste in una “vetrina su internet” in cui vi è la possibilità di ordinare direttamente prodotti e/o servizi sotto e sopra soglia, a condizioni economiche prestabilite e sulla base di contratti già stipulati (tradizionalmente o in via telematica)

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Il modello di eProcurement per la Provincia di Trento Il modello di eProcurement per la Provincia di Trento

• Al fine di delineare un modello di eProcurement della Provincia di Trento sono state analizzate un numero significativo di esperienze svolte in ambito pubblico da parte di alcune amministrazioni locali

• Tale approfondimento ha permesso l’individuazione di 6 variabili principali che riguardano aspetti socio-economici, tecnologici, istituzionali-normativi:

1. Ambito di azione: ovvero portata geografico-istituzionale dell’ambito dell’iniziativa

2. Approccio socio-economico: grado di intensità con cui l’iniziativa si pone nei confronti del tessuto economico del territorio

3. Coordinamento istituzionale: tipologia di rapporto (facoltà ad aderire VS obbligo) tra la struttura di servizio e gli enti

4. Ruolo della struttura di eProcurement: in termini di servizi svolti

5. Copertura della spesa: percentuale della spesa totale per beni e servizi aggredita

6. Tecnologia: quanto e come supporta i diversi processi di acquisto

• In base alle variabili definite nel modello è stata caratterizzata anche l’iniziativa di eProcurement della Provincia Autonoma di Trento nonché l’approccio di evoluzione ipotizzato

Le variabili del sistema

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Il modello di eProcurement per la Provincia di TrentoIl modello di eProcurement per la Provincia di Trento

FACOLTA’

FACOLTA’OBBLIGO CONDIZIONATO

OBBLIGO CONDIZIONATO

OBBLIGO FORTE

OBBLIGO FORTE

AP

PR

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CIO

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EUROPEO

EUROPEO

NAZIONALE

NAZIONALE

ZONE NAZIO

NALI

ZONE NAZIO

NALI

REGIONALE

REGIONALE

PROVINCIA

LE

PROVINCIA

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MONOENTE

MONOENTE

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INTEGRAZIONE DI BACK-END

INTEGRAZIONE DI BACK-END

MARKETPLACE

MARKETPLACE

NEGOZI ELETTRONICI

NEGOZI ELETTRONICI

GARE TELEMATICHE

GARE TELEMATICHE DATABASE

DATABASE

SUPPORTO

SUPPORTO

INFORMAZIO

NE

INFORMAZIO

NE

SUPPORTO

SUPPORTO

PROCESSI

PROCESSI

SUPPORTO

SUPPORTO

INDIR

ETTO

INDIR

ETTO

SERVIZIO

SERVIZIO

DIRETTO

DIRETTO

Ruolo struttura dieProcurement

Ambito di azione

Copertura spesa

Coordinamento istituzionale

Tecnologia

Approccio socio-economico

1

2

3

4

5

6

Avvio > RegimeAvvio > Regime

Approccio ....

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Contribuire alla razionalizzazione della spesa per beni e servizi della Provincia di Trento coerentemente con orientamenti a livello nazionale, creando un attore locale al fine di valorizzare il territorio

Offrire ai Fornitori Locali di piccole/medie dimensioni l’accesso al mercato della Pubblica Amministrazione, mettendo a disposizione canali digitali di vendita con un possibile ampliamento della base clienti

ObiettiviObiettivi

ApproccioApproccioSviluppo graduale della spesa affrontata e delle categorie

merceologiche considerate

Coinvolgere gradualmente gli Enti Pubblici

Coinvolgere i fornitori nello sviluppo delle iniziative di progetto

Contesto Contesto NormativoNormativo

Gli obiettivi e l’approccio al progettoGli obiettivi e l’approccio al progetto

Normativa comunitaria: la DIRETTIVA 2004/18/CE

Normativa nazionale: Il D.P.R. n. 101/02Normativa provinciale: la L.P. n. 23/90; il Regolamento provinciale.

Avviare parallelamente sviluppo piattaforma e gestione acquisti

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I benefici e le opportunitàI benefici e le opportunità

Risparmio della spesa

Semplificazione delle procedure e velocità

Innovazione e Controllo

per i FORNITORI localiper i FORNITORI localiper gli ENTI del territorioper gli ENTI del territorio

Nuovi canali di vendita

Trasparenza, visibilità e competitività

Innovazione e velocità

ALFABETIZZAZIONE DIGITALE DEL TERRITORIO (ENTI E MERCATO DELLA FORNITURA)ALFABETIZZAZIONE DIGITALE DEL TERRITORIO (ENTI E MERCATO DELLA FORNITURA)

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L’organizzazione a supporto:L’organizzazione a supporto:il ruolo della Centrale Acquistiil ruolo della Centrale Acquisti

Il modello organizzativo individuato prevede Informatica Trentina quale Struttura di servizio volta a favorire la razionalizzazione della spesa

Il modello di coordinamento della Struttura di servizio con i vari enti prevede un differente modello/approccio a seconda dei diversi livelli di complessità delle caratteristiche del sistema prodotto:

SISTEMA PRODOTTO / CATEGORIA MECEOLOGICASISTEMA PRODOTTO / CATEGORIA MECEOLOGICA- complesso + complesso

SS

CCCC

CC

SS

MODELLO CENTRALIZZATO quanto più il sistema prodotto è semplice (es. carta, cancelleria,

TLC ), tanto più può essere “conveniente” delegare lo

svolgimento di fasi del processo di acquisto ad un’unica struttura di

servizio

MODELLO DISTRIBUITO in situazioni intermedie viene proposto un

modello che possa coniugare la valorizzazione delle competenze del

sistema prodotto sviluppate nei singoli enti (Centri di Competenza) con le competenze

del processo di acquisto proprie della struttura di servizio

MODELLO AUTONOMO quanto più il sistema prodotto è

complesso (es. protesi e materiali specialistici vari), tanto più può essere

“conveniente” lasciare che lo svolgimento delle fasi del processo di acquisto sia in

carico agli enti in cui il fabbisogno si manifesta (ad es. cottimi fid.)

ss

14

Il modello di funzionamento centralizzato

SS

MODELLO CENTRALIZZATO

Sviluppo strategie di acquisto

AGENZIE

PAT

CLIENTI

BENI

UNIVERSITA’

Forniscono bene/erogano servizio

Gestisce il processo

di selezione del fornitore

SERVIZI

FORNITORI

ENTIFUNZIONALI

CENTRALE ACQUISTICENTRALE ACQUISTI

Accedono ai servizi

BENI

ENTILOCALI EX-MUNICIPALIZZATE

Ordinano beni e servizi

Fabbisogni di acquisto Monitoraggio e

Reportistica

Formazione e supporto Formazione e

supporto

L’organizzazione a supporto:L’organizzazione a supporto:il modello centralizzatoil modello centralizzato

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I servizi della Centrale AcquistiI servizi della Centrale Acquisti

PIANIFICAZIONE SPESAPIANIFICAZIONE SPESA

I SERVIZI ATTIVII SERVIZI ATTIVI I SERVIZI DA ATTIVAREI SERVIZI DA ATTIVARE

NEGOZIO ELETTRONICONEGOZIO ELETTRONICO

GARE TELEMATICHE SOTTO SOGLIA (Beni, Servizi e Lavori pubblici)

GARE TELEMATICHE SOTTO SOGLIA (Beni, Servizi e Lavori pubblici)

ASSISTENZA E FORMAZIONEAGLI ENTI/FORNITORI

ASSISTENZA E FORMAZIONEAGLI ENTI/FORNITORI

MERCATO ELETTRONICOMERCATO ELETTRONICO

PORTALE INFORMATIVOPORTALE INFORMATIVO

GARE TELEMATICHESOPRA SOGLIA

(Beni e Servizi e Lavori Pubblici)

GARE TELEMATICHESOPRA SOGLIA

(Beni e Servizi e Lavori Pubblici)

FIRMA DIGITALE E POSTAELETTRONICA CERTIFICATA

FIRMA DIGITALE E POSTAELETTRONICA CERTIFICATA

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Le fasi del processo di pianificazione della spesa sono le seguenti:

Raccolta fabbisogniRaccolta

fabbisogniAnalisi e

classificazioneAnalisi e

classificazione

Elaborazione Piano Operativo di

Gestione

Elaborazione Piano Operativo di

Gestione

I servizi attiviI servizi attivi

Pianificazione della spesaPianificazione della spesa

Gare telematicheGare telematiche

Le attività necessarie per la realizzazione di una gara telematica possono essere distinte in 5 fasi, come di seguito riportato:

Definizione strategia di gara


Predisposizione documentazionePredisposizione documentazione

Abilitazione fornitori


Effettuazione negoziazioneEffettuazione negoziazione Stipula contrattoStipula contratto

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I servizi attiviI servizi attivi

Negozio elettronicoNegozio elettronico

Le attività necessarie per la realizzazione di un negozio elettronico possono essere distinte in 5 fasi, come di seguito riportato:

Assistenza e FormazioneAssistenza e Formazione

Le attività di assistenza e formazione possono essere distinte in 3 fasi, come di seguito riportato:

Assistenza enti/fornitori (CSD)

Assistenza enti/fornitori (CSD)

Formazione fornitori

Formazione fornitori Formazione entiFormazione enti

Allestire negoziazione




Effettuazione negoziazioneEffettuazione negoziazione

Stipula convenzione

Stipula convenzione

Pubblicazione e gestione catalogo

Pubblicazione e gestione catalogo

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I servizi attivi: il ruolo della Centrale acquistiI servizi attivi: il ruolo della Centrale acquisti

SERVIZIO PROCESSIMODELLO

CENTRALIZZATOMODELLO

DISTRIBUITOMODELLO

AUTONOMO

Analisi e definizione della spesa

Raccolta fabbisogni

Analisi e classificazione

Elaborazione Piano Operativo di gestione

Gara telematica


Predisporre documentazione

Abilitare fornitori

Effettuazione negoziazione

Stipula Contratto

Negozio elettronico


Abilitare fornitori

Effettuazione negoziazione

Stipula Convenzione

Pubblicazione e gestione cataloghi

Assistenza e Formazione

Assistenza fornitori/enti (CSD)

Formazione enti

Formazione fornitori

Portale informativoAbilitare enti al sistema

Gestire e aggiornare il sito Mercurio

Processo erogato

completamente

Processo erogato solo in parte

Processo non erogato

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Gli utenti del sistemaI fornitori

Fornitori registrati alla Centrale AcquistiNr. ° fornitori registrati per anno (rilevazione I trim 2008)

Fornitori registrati

112

140

173

97

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

200

2005 2006 2007 mar-08

Anno di registrazione

Nr.

Fo

rnit

ori

reg

istr

ati

Fornitori registrati

20

Fornitori registrati per categoria merceologica (rilevazione I trim 2008)

Gli elenchi (primi 30) contenenti un numero di fornitori maggiore di 10

Gli utenti del sistemaI fornitori

81

58

48

3836

32 31 31 3129

23 22 22 20 18 17 17 17 16 16 15 15 15 14 14 13 13 12 11 11 11

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15

30

45

60

75

90

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21

Risultati al 31/12/2007Risultati al 31/12/2007Valore di transato e risparmio conseguitoValore di transato e risparmio conseguito

2003 2004 2005 2006 2007

Transato totale 2.878 440 6.614 22.441 42.023

Risparmio 647 (22%) 93 (21%) 592 (9%) 3.055 (13,6%) 4.492 (10,7%)

Nr. Iniziative 1 (EU) 5 (ST) 29=1 EU+28 ST 72=4 EU+68 ST 103=8 EU+95 ST

Aggiudicato

Risparmio

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La scelta SAP SRMLa scelta SAP SRM

La scelta della soluzione SAP SRM, a supporto del modello complessivo di E-Procurement, è riconducibile ai seguenti elementi:

ampia gamma di funzionalità supportate (gare e aste telematiche, cataloghi elettronici, self-service procurement, sourcing, spend analysis, gestione contratti)

integrazione nativa con i sistemi SAP R/3 o mySAP ERP di backend per le attività amministrative/contabili e di controlling

utilizzo di modalità di integrazione e comunicazione standard (architettura SOA, PDF, OCI)

sicurezza nell’evoluzione della piattaforma a fronte di una roadmap evolutiva di lungo periodo

soluzione stabile e diffusa a livello internazionale

utilizzo di un brand di riferimento nel software come garanzia per i fornitori che accedono alla piattaforma

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Team di progetto

L’approccio organizzativo al progettoL’approccio organizzativo al progetto

L’approccio organizzativo di tipo “partecipativo”, ha consentito al progetto di svolgersi con la presenza di tutte le componenti fondamentali, sia in termini di competenze che di sponsorship:

• Conoscenza processi d’acquisto PAT

• Presidio degli aspetti normativi locali

• Valutazione degli impatti sul territorio

• Sponsorship di progetto

• Comunicazione

• Supporto nella definizione del modello di riferimento

• Attività di Project Management

• Implementazione della soluzione

• Competenze in ambito SAP SRM

• Realizzazione della Centrale Acquisti

• Erogazione dei servizi

• Coordinamento e pianificazione, Program Management

• Competenze IT

• Comunicazione

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Strumenti e-Procurement >>> Sistema Gestionale degli entiStrumenti e-Procurement >>> Sistema Gestionale degli enti

Gare Telematiche(Per ogni importo)

Gare Telematiche(Per ogni importo)

Negozi elettronici(Convenzioni)

Negozi elettronici(Convenzioni)

PagamentoPagamento

MarketplaceMarketplace

Strumenti di supportoStrumenti di supporto

Knowledge Management (Document / Data e Workflow Management + Archiviazione)Knowledge Management (Document / Data e Workflow Management + Archiviazione)

Monitoring,Analysis eReporting


Tracking ordiniGestione Magazzini

Tracking ordiniGestione Magazzini

Registrazione eConciliaz.ne Fattura

Registrazione eConciliaz.ne Fattura

Comunicazione Inbound e Outbound e FormazioneComunicazione Inbound e Outbound e Formazione

Single Sign-on e Sicurezza Single Sign-on e Sicurezza



Posta certificata + firma digitale + marcatura temporale + conservazione sostitutivaPosta certificata + firma digitale + marcatura temporale + conservazione sostitutiva

Project e Program Management Project e Program Management

Sistema gestionale interno (ciclo passivo, ciclo attivo, amministrazione, finanza e controllo)Sistema gestionale interno (ciclo passivo, ciclo attivo, amministrazione, finanza e controllo)

Aggregazione dell’OffertaAggregazione dell’Offerta

Pianificazione eaggregazione

della domanda

Pianificazione eaggregazione

della domanda

Pianificazione e controllo della

domanda

Pianificazione e controllo della

domanda

Selezione e negoziazioneSelezione e

negoziazioneLogistica e pagamentiLogistica e pagamenti

Controllo e monitoraggioControllo e

monitoraggio Procurement ProcurementDefinizione

strategie d’acquisto

Definizione strategie

d’acquisto

Macro funzionalità della tecnologia di supportoMacro funzionalità della tecnologia di supportosoluzione completasoluzione completa

Soluzione da approfondire

Plug-in sistemi gestionali esterniPlug-in sistemi gestionali esterni

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Fattori Critici di SuccessoFattori Critici di Successo

Ruolo del Commitment

Change Management (normativo e procedurale)

Coinvolgimento e condivisione con i diversi attori coinvolti

Copertura funzionale dell’applicazione scelta

Ambiente tecnologico coerente con strategie di sviluppo PAT

Logica dei Quick-Wins

Scelta dei Partner strategici

26

Grazie per l’attenzione

www.mercurio.provincia.tn.it

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