XIV° Convegno Organizzativo Provinciale Luisa Iannotti Sistema Qualità e Accreditamento Azienda...

XIV° Convegno XIV° Convegno Organizzativo ProvincialeOrganizzativo Provinciale

Luisa Iannotti

Sistema Qualità e Accreditamento

Azienda Usl di Modena

Operare secondo un Operare secondo un sistema di qualitàsistema di qualità

Luisa IannottiQualità e Accreditamento

Lavorare secondo i principi Lavorare secondo i principi della qualitàdella qualità

Condividere una visione

Applicare dei metodi


Lavorare secondo i Lavorare secondo i principi della qualità principi della qualità

Che cosa intendiamo per qualità?


La “qualità” non rappresenta un elemento oggettivo ma piuttosto una

percezione soggettiva

LavorareLavorare secondo i principi secondo i principi della qualitàdella qualità


“Qualità - sai che cosa è, ma in realtà non sai cosa sia. …

Alcune cose sono migliori di altre, cioè hanno più qualità. Ma quando si cerca di dire ciò che è la qualità, e non cosa è di

qualità, tutto diventa fumoso…

Se nessuno sa cosa sia, forse la qualità non esiste affatto. Ma in pratica tutti sappiamo che esiste davvero.

Su che altro si basano i giudizi? Perché altrimenti la gente pagherebbe una fortuna alcune cose e ne getterebbe altre

nella spazzatura? Ovviamente alcune cose sono migliori di altre, ma cos’è

questo meglio? …

Che diavolo è di qualità? Che cosa è?”


QualitàQualità

Deriva dal latino Qualis

=simile (al modello)


La struttura organizzativa, le responsabilità, i processi e le procedure messe in atto per garantire la qualità del

servizio offerto

Sistema QualitàSistema Qualità


I principi dei sistemi qualitàI principi dei sistemi qualità

Orientamento al clienteLeadershipCoinvolgimento delle personeApproccio per processiApproccio sistemico alla gestioneMiglioramento continuoDecisioni basate su dati di fattoRapporti di reciproco beneficio con i fornitori


In altri termini…In altri termini…

Centralità della personaResponsabilitàRelazioniPercorsiRetiInnovazione Valore dell’esperienzaCoordinamento e integrazione


I metodiI metodi

Un sistema di gestione per la qualità

DefinitaVoluta Organizzata Applicata (implementata)Monitorata

Non è un proprietà intrinsecamente presente o spontaneamente emergente dal sistema anche “con le migliori intenzioni”


Metodi e strumentiMetodi e strumenti

Valutare i risultati

Definire le “buone pratiche”

Leggere i bisogni


Leggere i bisogniLeggere i bisogni

Della popolazione/della comunitàDegli utenti (per gruppi di patologia/intensità/caratteristiche) Della persona come individuo e come sistema di relazioni


Leggere i bisogniLeggere i bisogni

È compito di tuttiVanno sviluppate le competenze e le capacità Possono essere previsti strumenti specifici

Le informazioni raccolte, i bisogni percepiti devono essere condivisi nel modo più possibile ampio e multidisciplinare.


Definizione delle “buone Definizione delle “buone pratiche”pratiche”

Pianificare richiede la capacità di trasformare la lettura dei bisogni in “pratiche attese”:– Pratiche professionali– Percorsi personalizzati– Processi di supporto ed interfacce– …


Il trasferimento di Il trasferimento di strumentistrumenti

Un tema sempre rilevante quando si inizia l’implementazione di un sistema di gestione della qualità in uno specifico ambito o settore è la possibilità di trasferire strumenti già applicati con successo in altri contesti.

Copiare?Tradurre?Trasferire?


Quali strumenti?Quali strumenti?

Il primo aspetto da affrontare è la scelta e l’implementazione di strumenti efficaci:

Provenienti dall’esterno dell’organizzazione

Già presenti all’interno dell’organizzazione


Già presenti: i rischiGià presenti: i rischi

Centrati sugli operatori e sull’organizzazioneScorciatoie o semplificazioni pericolose“Si è sempre fatto così” (obsolescenza e mancata condivisione)


Già presenti: i vantaggiGià presenti: i vantaggi

Accettati dai professionisti“Affinati” sul campoSpecifici per il contesto


Gli strumenti “esterni”Gli strumenti “esterni”

ProcedureIndicatoriAuditSegnalazione eventi indesiderati Questionari…


Riflessioni … sugli Riflessioni … sugli strumentistrumenti

Non esistono strumenti ideali o magici

Possono essere introdotti strumenti nuovi o “riletti” strumenti già in uso

È necessario che i criteri di qualità e sicurezza non siano tralasciati nella fase di progettazione, di utilizzo e di valutazione


NO

ImplementazioneImplementazione

USABILITÀ - FLESSIBILITÀ - PERICOLOSITÀ - ACCETTABILITÀ

UtilizzatoreBisogniAbilità

Attitudine

CompitoComplessità

ObiettivoTempo

OrganizzazioneStrategieStrutturaRisorse

AmbienteNorme sociali

Comportamento altruiCultura

SI

Adeguatezza dello strumento all’ambienteÈ semplice? È utile? È premiante? È desiderabile?

Feed back

successo insuccesso


Un sistema di gestione Un sistema di gestione della qualità: della qualità:

AccreditamentoAccreditamentoovveroDARE CREDITODARE CREDITO

ad una struttura che è organizzata, lavora, eroga prestazioni e servizi, determinando risultati secondo criteri di buona qualità delle cure.


Accreditamento Servizi Accreditamento Servizi Trasfusionali e Unità di Raccolta Trasfusionali e Unità di Raccolta

((bozza del 05/08/2009)bozza del 05/08/2009)

Servizi Trasfusionali

“Le strutture e le relative articolazioni organizzative, comprese quelle per le attività di raccolta, previste dalla normativa vigente secondo i modelli organizzativi regionali, che sono responsabili sotto qualsiasi aspetto della raccolta e del controllo del sangue umano e dei suoi componenti, quale ne sia la destinazione, nonché della lavorazione , conservazione, distribuzione e assegnazione quando gli stessi sono destinati alla trasfusione”

Unità di Raccolta

“Le strutture incaricate della raccolta, previa autorizzazione delle regioni o province autonome competenti, gestite dalle associazioni dei donatori volontari di sangue convenzionate e costituite ai sensi della normativa vigente; le unità di raccolta, gestite singolarmente o in forma aggregata dalle predette associazioni, operano sotto la responsabilità tecnica del servizio trasfusionale di riferimento”

Decreto Legislativo 20/12/2007 n° 261


L’approccio del sistema di L’approccio del sistema di gestione della qualità: gestione della qualità:

Accreditamento Accreditamento Il miglioramentomiglioramento continuo della qualità costituisce il riferimento etico, gestionale e operativo . E’ adottato un ‘modello’,‘modello’, basato sul concetto di ‘sistema di gestione per la qualità’ .Esso viene applicatoapplicato ad organizzazioni, professionisti e programmi …… su contenuti specifici specifici della pratica clinico – assistenziale.


è un sistema organizzato

è applicato in modo sistematico e continuativo

basato sui fatti: pianificazione, governo dei processi, re-azione (ciclo PDCA)

orientato non solo al mantenimento della qualità esistente (controllo), ma anche allo sviluppo e al miglioramento

Sistema di gestione della qualità: Accreditamento


Requisiti Generali Requisiti Generali (di Sistema)(di Sistema)

Politica PianificazioneComunicazioneStrutturaAttrezzatureFormazione Sistema informativoProcedureVerifica dei risultatiMiglioramento


Politica

Pianificazione

Strutture AttrezzatureFormazione

Procedure

Verifica

Miglioramento

Ind

icazio

ni re

gio

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comunicazionecomunicazione

comunicazione

Sistema informativo

Sistema Accreditamento Sistema Accreditamento R.E.R.R.E.R.


Requisiti Specifici 1Requisiti Specifici 1((bozza del 05/08/2009)bozza del 05/08/2009)

Requisiti strutturaliRequisiti tecnologici Requisiti organizzativi:Sistema di gestione della qualitàPersonale e organizzazioneGestione delle tecnologieGestione dei materialiAccordi con terziValutazione e miglioramento della qualità


Requisiti Specifici 2Requisiti Specifici 2((bozza del 05/08/2009)bozza del 05/08/2009)

Requisiti organizzativi:Sistema InformativoRegolamentazione dei rapporti con il servizio trasfusionale di riferimentoProgrammazione raccolta sangue ed emocomponentiSensibilizzazione, informazione ed educazione del donatoreSelezione del donatore Raccolta di sangue intero e di emocomponentiRintracciabilità


Accreditamento Servizi Accreditamento Servizi Trasfusionali e Unità di Raccolta Trasfusionali e Unità di Raccolta

((bozza del 05/08/2009)bozza del 05/08/2009)

Servizi Trasfusionali Unità di Raccolta

Sistema di Gestione

della Qualità

Sistema di Gestione

della Qualità

UO.1 “L’Unità di Raccolta deve istituire e mantenere un Sistema di Gestione della Qualità,

in raccordo con il sistema di gestione per la qualità del Servizio Trasfusionale cui afferisce


Dimostrare la qualitàDimostrare la qualità

I documentiI dati


Scopo e utilizzo dei Scopo e utilizzo dei documentidocumenti

Procedura = “chi fa che cosa”Protocollo = “cosa è meglio fare in questo caso”Istruzione operativa = “come si fa una cosa”Modulo = “come e quali informazioni raccogliere”Registrazione = “evidenza di cosa è stato fatto”


I documenti e il loro processo di

gestione

InizioInizio

Redazione / revisioneRedazione / revisione

VerificaVerifica

Approvazione?Approvazione?

DistribuzioneDistribuzione

ArchiviazioneArchiviazione

FineFine

si

no


La documentazione del La documentazione del SGQSGQ

Le finalità:

– Fornire un addestramento appropriato al personale che deve eseguire le attività descritte

– Fornire evidenze oggettive delle attività svolte e dei risultati ottenuti



I documenti devono essere:– Redatti– Approvati – Univocamente identificati– Disponibili – Periodicamente riesaminati / revisionati– Prontamente rimossi se superati– Monitorati

UO.4 “Deve esistere un sistema di gestione e controllo della documentazione finalizzato a garantire la disponibilità di

procedure, specifiche e registrazioni aggiornate. Eventuali modifiche della documentazione devono essere datate e

firmate da persona autorizzata”



Redazione = La predisposizione dei documenti viene effettuata, di norma, dalla persona o dalle persone competenti della materia trattata nello specifico documento


Approvazione = Il responsabile dell’approvazione del documento è di solito il responsabile della struttura a cui il documento si applica. Egli ha il compito di valutare se le modalità operative proposte sono appropriate o meno rispetto agli obiettivi e alle attività da svolgere nel settore interessato



Identificazione = I documenti riportano chi li ha redatti, verificati, approvati, emessi e devono riportare almeno:

•Codice di identificazione e titolo

•Numero di revisione e data

•Pag. X di N (dove x è il numero della pagina e n è il numero totale delle pagine)



Distribuzione (disponibilità) = L’obiettivo della distribuzione è assicurare che i documenti siano disponibili, nella versione aggiornata, per le persone che devono utilizzarli

Lista di distribuzioneLista di distribuzione



Revisione = Le modifiche apportate in sede di revisione devono essere evidenziate nel testo o in appositi spazi



Archiviazione / Rimozione = Il documento originale deve essere archiviato dal responsabile della gestione documentazione. Gli originali dei documenti superati devono essere rimossi (e distrutti, ad eccezione degli originali che vanno archiviati in appositi raccoglitori)



Monitoraggio = Per tenere sotto controllo il processo descritto nel documento occorre individuare gli indicatori corrispondenti. A tal fine si devono definire le modalità, le responsabilità e la frequenza del rilevamento, che sarà tanto più elevata quanto più critico è il processo



Perché misurare?Perché misurare?

Per verificare e monitorare Per prendere decisioniPer dare evidenza


Cosa misurare?Cosa misurare?

Il raggiungimento degli obiettiviI dati di attivitàIl consumo di risorseLe caratteristiche di qualità (standard)Le criticità (eventi avversi, ecc.)La soddisfazione (di utenti e operatori)…


Pianificare la rilevazionePianificare la rilevazione

Fonte dei datiEventuale predisposizione di strumenti di raccoltaResponsabilità di rilevazionePeriodicità della rilevazione


Misure e indicatoriMisure e indicatori

L’indicatore ha in sé le informazioni necessarie per assumere decisioni.


Indicatori e decisioniIndicatori e decisioni

Per aumentare la probabilità che un indicatore possa modificare le decisioni è opportuno che sia accompagnato da una “soglia”

rilevazionerilevazione

valutazionevalutazione

decisionedecisione


La valutazioneLa valutazione

Se il valore osservato è più alto o più basso della soglia ci si impegna a fare qualcosa, se non altro per accertare se si tratti di un fenomeno reale o se è dovuto al caso o ad errori.

Valore dell’indicatore

Valore dell’indicatore

Valore soglia/standard

Valore soglia/standard

Adeguato?Adeguato?

Decisione ADecisione A Decisione BDecisione B

si no


Lo stato attuale Lo stato attuale (ricomincio da tre)(ricomincio da tre)

Possesso dell’autorizzazione (criterio indispensabile per poter accedere all’accreditamento)Documenti elaborati (Indicazioni operative per il personale non medico addetto alla raccolta; Procedure per la conservazione del materiale da prelievo; Procedura per il trasporto alla sede AVIS Provinciale delle sacche prelevate e delle provette; ecc)Dati raccolti (Relazione dati 2009 “Gestione della raccolta associativa: la realtà dell’AVIS Provinciale di Modena”)


Lavoro in gruppoLavoro in gruppo

Gruppo 1 Definizione di un percorso di accesso dei nuovi volontari (attivisti)Gruppo 2 Definizione del percorso formativo per il personale di Sala PrelieviGruppo 3 Gestione informatica dell’archivio donatori e donazioni in riferimento alle sospensioni e alle chiamate

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