Fattori di successonella implementazione dei Sistemi ERP

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Negli ultimi 20 anni tutte le PMI hanno messo in funzione un Sistema ERP.In moltissimi casi questa esperienza ha messo in luce due fenomeni:

Il sistema è stato implementato in modo non sistematico e talvolta disordinato.Questo fatto ha determinato lo sviluppo di piccoli progetti che si sono susseguiti in un’ottica puramente incrementale e senza un piano preordinato.

L’assenza di un progetto complessivo e la superficialità con cui si è affrontato il problema ha spesso procurato disagi economici per le continue REVISIONI ed INTEGRAZIONI messe in atto nel tentativo di sopperire alle carenze che via via si manifestavano.

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a. i costi aziendali sono sensibilmente cresciuti.

b. le informazioni, disperse in una molteplicitàdi archivi, non si sono quasi mai rivelatesufficientemente attendibili, tempestive efruibili per garantire un effettivomiglioramento competitivo.

Nella maggior parte dei casi è successo che:

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Il contesto competitivo rivela quanto sia importante saper sfruttare i VANTAGGI offerti dalla INFORMATION TECHNOLOGY

Nuovi modelli organizzativi improntati all’efficienza ed alla razionalizzazione delle risorse aziendali.

Produzione e sfruttamento delle informazioni a supporto delle decisioni

In questo scenario moltissime Imprese si troveranno a dover affrontare la riprogettazione dei sistemi informativi avendone focalizzato la valenza strategica.

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La revisione dei Sistemi Informativi Aziendali non potrà più trascurare l’applicazione delle corrette metodologie e la messa in gioco delle competenze adeguate:

Implementazione

Definizione requisiti

Progettazione

Come non è pensabile costruire una casa senza un progetto dettagliato, non è concepibile implementare un sistema ERP senza una definizione minuziosa dei requisiti funzionali.

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Garanzie di successo

Metodologie

La prima garanzia di successo è rappresentata dall’applicazione di una serie di protocolli appartenenti alle collaudate tecniche di projectmanagement i cui obiettivi sono:

Creare un piano realistico e fattibile aderente alle aspettative del committente

Monitorare e controllare gli effettivi progressi nei confronti di quanto pianificato

Bilanciare obiettivi, qualità, sforzo, tempi, budget e rischi in ogni momento

Pianificare e gestire le Risorse necessarie

Comunicare con Sponsor e Committente

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Garanzie di successo

Progettazione top-down

La principale causa delle criticità del passato è dovuta ad eccessiva leggerezza nella definizione dei fabbisogni informativi di più alto livello:la fretta di andare «on line» ha spesso fatto trascurare l’analisi delle esigenze informative a supporto delle decisioni di gestione.

Privilegiando l’attenzione sui processi operativi di base non è stata posta adeguata attenzione alla organizzazione e raccolta dei dati che assumono rilevanza nell’ambito, ad esempio, della pianificazione e controllo.

E’ quindi molto importante sviluppare il progetto partendo dal ‘’tetto’’ per garantire che la struttura sottostante venga costruita in grado di ‘’reggere’’ cioè garantire la disponibilità delle informazioni analitiche per il controllo della gestione da parte del Management.

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Garanzie di successo

Requisiti del progetto

Quando l’IMPIANTO ERP rappresenta un fattore chiave per la competitività è determinante INVESTIRE nella progettazione per dotare il Sistema dei requisiti funzionali e informativi adeguati allo scopo.

Per questo è quasi sempre opportuno mettere in gioco competenze consulenziali idonee al reale raggiungimento degli obiettivi:

Interpretazione e condivisione fabbisogniRilascio specifiche funzionali.

Supporto staff tecnico.

Committente Specialisti IT

Business Consultant

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Garanzie di successo

Le Risorse Umane

Le Persone fanno la differenza.Ormai è chiaro a tutti quanto il successo di un’azienda sia legato al valore delle persone che vi lavorano.

Allo stesso modo il processo di informatizzazione è influenzato dal coinvolgimento e dall’impegno delle Persone che vi partecipano.Un progetto tanto complesso rappresenta una partita impegnativa a cui è chiamata una squadra completa in cui devono essere ricoperti tutti i ruoli richiesti.

Sponsor K-Player

System AdministratorUtenti

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Garanzie di successo

Ruoli chiave

Sponsor K-Player

System AdministratorUtenti

E’ frequente lo scarso coinvolgimento nel progetto da parte della Direzione . Questa eventualità è sicuramente dannosa soprattutto quando diventa necessario svolgere un’azione di trascinamento dei vari Enti aziendali per stimolare le persone ad affrontare un processo di cambiamento abbastanza faticoso.

L’impegno a cui tutta l’Azienda è sottoposta richiede spirito di sacrificio, entusiasmo ad apprendere nuove metodologie di lavoro, disponibilità a sostenere un processo di CRESCITA PROFESSIONALE.

In questi casi è condizionante la capacità di un Rappresentante di spicco della Direzione a diventare lo “sponsor” del progetto destinato a rappresentare una svolta nella storia dell’Azienda : egli deve credere nel progetto comprendendone il significato strategico per farsi poi PROMOTORE e LEADER nella sua realizzazione.

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Garanzie di successo

Ruoli chiave

È la figura che conosce i fabbisogni informativi e procedurali delle varie aree aziendali. Si identifica nel Direttore Generale o nell’ Imprenditore in funzione della dimensione aziendale.Partecipa e collabora attivamente con i Consulenti nella fase di progettazione essendo, da un lato consapevole delle finalità del sistema informativo, dall’altro conoscitore delle necessità operative dell’impresa.

Nelle organizzazioni più complesse è coadiuvato dai Responsabili di Area (Direttori/Responsabili della varie aree aziendali che svolgono il coordinamento degli Impiegati delle singole aree.) I Responsabili di Area collaborano con il K-Player nella definizione delle procedure e partecipano attivamente alla fase di progettazione.

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Investire nel progetto definendo minuziosamente i requisiti

Coinvolgere Risorse Professionali adeguate

Garantire il pieno coinvolgimento della Direzione

Attuare Project Management

In sintesi

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