CICLO PASSIVO MODELLO A GESTIONE FORNITORI · MODELLO A GESTIONE FORNITORI ... ERP L'acronimo ERP...

Azienda Ospedaliera Universitaria Federico II

CICLO PASSIVO

MODELLO A

GESTIONE FORNITORI

Allegato al Regolamento

“Procedure di Controllo Interno”

1

a cura dell’ U.O.C. Gestione Affari Generali

2

STRUMENTI DI LAVORO

ATTIVITA’

LINK PROCESSO EVENTO

INIZIALE SNODO

LINK

PAGINA

INPUT/OUTPUT

ELETTRONICO

INPUT/OUTPUT

CARTACEO

CONTROLLO

MANUALE

ATTIVITA’

SUPPORTATA DA

SISTEMA

ERP

CONTROLLO

SUPPORTATO DA

SISTEMA

ERP

ATTIVITA’

AUTOMATICA

ERP

ATTIVITA’

SUPPORTATA

EXTRA-SISTEMA

EXL

CONTROLLO

SUPPORTATO

EXTRA-SISTEMA

EXL

SI

NO

ATTIVITA’ CON REF.

IN NOTA

INTEGRATIVA

1

3

RICOGNIZIONE DEI SISTEMI INFORMATIVI

Simbolo e Acronimo Nome del sistema (o applicativo) Descrizione

ERP L'acronimo ERP significa Enterprise Resource Planning

(letteralmente "pianificazione delle risorse d'impresa") è un sistema

informativo che integra tutti i processi di business rilevanti di

un'azienda (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità etc.) al

fine di condividere le informazioni tra i responsabili aziendali. ERP

4

MAPPATURA DI PROCESSO

CICLO PASSIVO

PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI

5

VISIONE DEL PROCESSO

CICLO PASSIVO


A.3 VALUTAZIONE

FORNITORI

A.2 GESTIONE

ANAGRAFICA

FORNITORI e

BENI/SERVIZI

A.1 SELEZIONE

FORNITORI

A.5 GESTIONE

CONTENZIOSO

A.4 GESTIONE

RICONCILIAZIONE

FORNITORI

U

.O.C

. G

ES

TIO

NE

PA

TR

IMO

NIO

ED

ILE

/

T

EC

NIC

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MP

IAN

TIS

TIC

O

U.O

.C. G

ES

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NE

AF

FA

RI

GE

NE

RA

LI

6

SELEZIONE FORNITORI


SOTTO PROCESSO (A.1) SELEZIONE FORNITORI – PROGETTAZIONE LAVORI

PROGETTAZIONE

A

B.2 GESTIONE

(OdA)/RICHIESTA

DI OFFERTA

ESTERNA INTERNA

AUTORIZZAZIONE ENTI

DEFINIZIONE DELLA PROCEDURA DI

GARA

DA AVVIARE SECONDO NORMATIVA

ex D.Lgs 163/2006 E TRASMISSIONE

ELABORATI TECNICI

PROGETTO

SCELTA

PROGETTISTA

AFFIDAMENTO

DIRETTO GARA

PROGETTO

VALIDAZIONE

NO

SI

AVVIO PROCEDURE DI

GARA

SECONDO LA

NORMATIVA

ex D.Lgs 163/2006

B.2..GESTIONE

(OdA)/RICHIESTA

DI OFFERTA

CICLO PASSIVO AOU - B GESTIONE ACQUISTI definitivo.pptx

DIR

ET

TO

RE

GE

NE

RA

LE

DIR

ET

TO

RE

AM

MIN

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EN

I E

SE

RV

IZI

U.O

.C. G

ES

TIO

NE

AF

FA

RI

GE

NE

RA

LI

7

SELEZIONE FORNITORI


SOTTO PROCESSO (A.1) SELEZIONE FORNITORI – LAVORI - FORNITURE E SERVIZI

DEFINIZIONE DELLA

PROCEDURA DI GARA

DA AVVIARE SECONDO

NORMATIVA

ex D.Lgs 163/2006

PROCEDURA APERTA

PROCEDURA

NEGOZIATA

PROCEDURA

RISTRETTA

OK?

OK?

SI

NO

SI

NO

AVVIO

PROCEDURA

AMMINISTRATIVA DI

GARA

A

AUTORIZZAZIONE

PROCEDURA SCELTA

ERP

B.2 GESTIONE (OdA)/

RICHIESTA DI

OFFERTA

RE

SP

ON

SA

BIL

E

U.O

.C IN

TE

RE

SS

AT

A

U.O

.C. G

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NE

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TIO

NE

A

FF

AR

I G

EN

ER

AL

I

DIR

ET

TO

RE

GE

NE

RA

LE

8

SELEZIONE FORNITORI


SOTTO PROCESSO (A.1) SELEZIONE FORNITORI– LAVORI - FORNITURE E SERVIZI

TRASMISSIONE ATTO

DELIBERATIVO PER

PUBBLICAZIONE ALBO

PRETORIO

A1

ERP

VALUTAZIONE DELLE

OFFERTE PERVENUTE

AGGIUDICAZIONE

DELLA GARA

FIRMA DELIBERA DI

AGGIUDICAZIONE

PREDISPOSIZIONE

DELLA DELIBERA DI

AGGIUDICAZIONE

DELIBERA DI

AGGIUDICAZIONE

A

OK?

SI

NO

VERIFICA

INSERIMENTO ATTO

DELIBERATIVO

RE

SP

ON

SA

BIL

E

U.O

.C

INT

ER

ES

SA

TA

U.O

.C. G

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AC

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U.O

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TIO

NE

A

FF

AR

I G

EN

ER

AL

I

FO

RN

ITO

RE

SELEZIONE FORNITORI


SOTTO PROCESSO (A.1) SELEZIONE FORNITORI– LAVORI - FORNITURE E SERVIZI

A1

CONTRATTO/ OdA

PREDISPOSIZIONE

E INVIO OdA

OdA B.3 GESTIONE

CONTABILE

FATTURE PASSIVE

A.2 GESTIONE

ANAGRAFICA

FORNITORI

ARCHIVIZIONE

CONTRATTO

ERP

ERP

ERP

H.1 GESTIONE

ENTRATA BENI

NON SANITARI

I.1 GESTIONE

ENTRATA BENI

SANITARI

9

CONSEGNA

LAVORI

ESECUZIONE

LAVORI

COLLAUDO

MODIFICHE

E/O RIPRISTINI

REGOLARE

ESECUZIONE/

COLLAUDO

STIPULA

CONTRATTO

OK? SI

NO

U.O

.C. G

ES

TIO

NE

AC

QU

ISIZ

ION

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EN

I E

SE

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U.O

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IMO

NIO

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CN

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I

UO

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TIO

NE

RIS

OR

SE

EC

ON

OM

ICO

FIN

AN

ZIA

RIE

10

GESTIONE ANAGRAFICA (FORNITORI)


SOTTO PROCESSO (A.2) GESTIONE ANAGRAFICA (FORNITORI)

A.1 VALUTAZIONE E

SELEZIONE DEI

FORNITORI

ACQUISIZIONE DATI

FORNITORE

FORNITORE

ESISTENTE ?

SI

NO

PREDISPOSIZIONE

E INSERIMENTO

FORNITORE IN

ANAGRAFICA

ERP

B.3 GESTIONE

CONTABILE

FATTURE PASSIVE

U.O

.C. G

ES

TIO

NE

AC

QU

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EN

I E

SE

RV

IZIi

e/o

U.O

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CN

ICO

IM

PIA

NT

IST

ICO

e/o

U.O

.C G

ES

TIO

NE

A

FF

AR

I G

EN

ER

AL

I

11

GESTIONE ANAGRAFICA (BENI/SERVIZI)


SOTTO PROCESSO (A.2) GESTIONE ANAGRAFICA (BENI/SERVIZI)

A.1 VALUTAZIONE E

SELEZIONE DEI

FORNITORI

ACQUISIZIONE DATI

BENI/SERVIZI

BENE/

SERVIZIO

ESISTENTE ?

SI

NO

PREDISPOSIZIONE E

INSERIMENTO

BENE/SERVIZIO

IN ANAGRAFICA

ERP

B.3 GESTIONE

CONTABILE

FATTURE PASSIVE

DIR

EZ

ION

E

ST

RA

TE

GIC

A

ST

RU

TT

UR

A

INT

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SA

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U.O

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NE

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IMO

NIO

ED

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CN

ICO

IMP

IAN

TIS

TIC

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U.O

.C G

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NE

A

FF

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I G

EN

ER

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I

FO

RN

ITO

RE

(NU

OV

O/

ES

IST

EN

TE

)

12

VALUTAZIONE FORNITORI


SOTTO PROCESSO (A.3) VALUTAZIONE FORNITORI

VERIFICA REQUISITI E

PERFORMANCE AGGIORNAMENTO

ALBO FORNITORI

PREDISPOSIZIONE E

INVIO RICHIESTA

AGGIORNAMENTO

ALBO FORNITORE

RICHIESTA

AGGIORNAMENTO

ALBO FORNITORE

INVIO

DATI/INFORMAZIONI

AGGIORNAMENTO

ALBO FORNITORE

ERP

DATI FORNITORE

VALUTAZIONE

PERFORMANCE

FORNITORE

ERP

OK?

SI

NO

AGGIORNAMENTO

ALBO FORNITORI

RICHIESTA

CHIARIMENTI E/O

CANCELLAZIONE DA

ALBO

ERP

ERP

PREDISPOSIZIONE

ANNUALE

VALUTAZIONE

FORNITORI

VALUTAZIONE

FORNITORI

UO

C G

ES

TIO

NE

R

ISO

RS

E

EC

ON

OM

ICO

FIN

AN

ZIA

RIE

F

OR

NIT

OR

I

GESTIONE RICONCILIAZIONI FORNITORI


SOTTO PROCESSO (A.4) GESTIONE RICONCILIAZIONI FORNITORI

VERIFICA

ANNUALE E/O

RICONCILIAZIONI

PERIODICHE

RICHIESTA E/C CON

PARTITE APERTE

(DEBITI) E CHIUSE

(PAGAMENTI)

TRASMISSIONE

RICHIESTA E/C CON

PARTITE APERTE E

CHIUSE

ANALISI PARTITARIO

FORNITORI

SELEZIONE

FORNITORI IN BASE

ALLE

SCADENZE

PAGAMENTI

ESTRAPOLAZIONE

DATI ED INVIO E/C

CON PARTITE APERTE

E CHIUSE

ERP

ERP

TRASMISSIONE E/C

CON PARTITE

APERTE E CHIUSE

A

13

UO

C G

ES

TIO

NE

R

ISO

RS

E E

CO

NO

MIC

O F

INA

NZ

IAR

IE

FO

RN

ITO

RI

GESTIONE RICONCILIAZIONI FORNITORI


SOTTO PROCESSO (A.4) GESTIONE RICONCILIAZIONI FORNITORI

VERIFICA

CORRISPONDENZA

PARTITE

ERP

INTEGRAZIONI E/O

RETTIFICHE SALDI

ERP

OK?

SI

NO

SALDO RICONCILIATO

ERP

COMUNICAZIONE

INTEGRAZIONI E/O

RETTIFICHE

SALDO FINALE ED

EVENTUALI

INTEGRAZIONI E/O

RETTIFICHE

A

14

PR

OT

OC

OL

LO

GE

NE

RA

LE

A

FF

AR

I L

EG

AL

I

GESTIONE CONTENZIOSO


SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO

NOTIFICA ATTO PROTOCOLLO

DELL’ATTO RICEVUTO

TRASMISSIONE

DELL’ATTO

ALL’UFFICIO

COMPETENTE

ATTO CLASSIFICAZIONE

DELL’ATTO PER

TIPOLOGIA DI

PROCEDURA

CONTENZIOSO

ORDINARIO (CIVILE,

AMMINISTRATIVO,

PENALE)

CONTENZIOSO DEL

LAVORO

PROCEDURE

ESECUTIVE

AFFIDAMENTO A

PERSONALE

SPECIALIZZATO

AFFIDAMENTO A

PERSONALE

SPECIALIZZATO

AFFIDAMENTO A

PERSONALE INTERNO

PREDISPOSIZIONE E

INSERIMENTO

FASCICOLO

INFORMATICO A

SISTEMA

DATA

BASE

AVVIO DELLA

PROCURA

A

B

C

UTILIZZO DI AGENDA

ELETTRONICA PER

SCADENZE

SCANSIONE ATTO

RICEVUTO E

ARCHIVIAZIONE

INFORMATICA

DATA

BASE

ERP

INSERIMENTO DATI

AMMINISTRATIVO-

CONTABILI

EXL

15

AF

FA

RI

LE

GA

LI

UO

C G

ES

TIO

NE

R

ISO

RS

E E

CO

NO

MIC

O

FIN

AN

ZIA

RIE



SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (PROCEDURA ESECUTIVA)

AVVIO VERIFICA ATTI

ESECUTIVI

A

RICHIESTA

POSIZIONE DEBITORIA

E STATO DEI

PAGAMENTI

VERIFICA POSIZIONE

DEBITORIA E STATO

DEI PAGAMENTI

ERP

TRAMISSIONE ESITO

CONTROLLI CONTABILI

OPPOSIZIONE? SI

NO

AVVIO PROCEDURA DI

LIQUIDAZIONE

M.3 GESTIONE

PAGAMENTO

D

PREDISPOSIZIONE

DELIBERA DI

LIQUIDAZIONE

VISUALIZZAZIONE

DELL’ATTO IN

DATABASE

DATA

BASE

RICHIESTA

CHIARIMENTI

ESITO CONTROLLI

CONTABILI

16

AF

FA

RI

LE

GA

LI

DIR

EZ

ION

E G

EN

ER

AL

E



SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (PROCEDURA ESECUTIVA)

D PREDISPOSIZIONE

MEMORIE E/O ATTI

DIFENSIVI E DELIBERA

DI COSTITUZIONE

MEMORIE/ATTI

DIFENSIVI

SOTTOSCRIZIONE

DEGLI ATTI E DELLA

DELIBERA DI

COSTITUZIONE

DELIBERA DI

COSTITUZIONE

MEMORIE/ATTI

DIFENSIVI

DELIBERA DI

COSTITUZIONE

AGGIORNAMENTO

AGENDA

ELETTRONICA PER

SCADENZE

AGGIORNAMENTO

DATA BASE

INFORMATICO

DATA

BASE

ERP

NOTIFICA /

DEPOSITO ATTI

AGGIORNAMENTO

DATI

AMMINISTRATIVO-

CONTABILI

EXL

17

AF

FA

RI

LE

GA

LI

U.O

. D

I R

IFE

RIM

EN

TO



SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (PROCEDURA ORDINARIA)

B

AVVIO VERIFICA

CONTENZIOSO

ORDINARIO (CIVILE,

AMMINISTRATIVO,

PENALE)

INDIVIDUAZIONE

DELL’U.O.

INTERESSATA AL

CONTENZIOSO

TRASMISSIONE

RICHIESTA

CHIARIMENTI

ANALISI DELL’ATTO

PREDISPOSIZIONE E

TRASMISSIONE

CHIARIMENTI E/O

OSSERVAZIONI

E

VISUALIZZAZIONE

ATTO IN DATABASE

DATA

BASE

RICHIESTA

CHIARIMENTI

TRASMISSIONE

CHIARIMENTI E/O

OSSERVAZIONI

18

AF

FA

RI

LE

GA

LI

D

IRE

ZIO

NE

GE

NE

RA

LE



SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (PROCEDURA ORDINARIA)

E

PREDISPOSIZIONE

MEMORIE E/O ATTI

DIFENSIVI E DELIBERA

AVVIO CONTENZIOSO

MEMORIE/ATTI

DIFENSIVI

SOTTOSCRIZIONE

DEGLI ATTI E DELLA

DELIBERA AVVIO

CONTENZIOSO

DELIBERA AVVIO

CONTENZIOSO

MEMORIE/ATTI

DIFENSIVI

DELIBERA AVVIO

CONTENZIOSO

AGGIORNAMENTO

AGENDA

ELETTRONICA PER

SCADENZE

AGGIORNAMENTO

DATA BASE

INFORMATICO

DATA

BASE

ERP

NOTIFICA /

DEPOSITO ATTI

AGGIORNAMENTO

DATI

AMMINISTRATIVO-

CONTABILI

EXL

19

AF

FA

RI

LE

GA

LI

UO

C G

ES

TIO

NE

RIS

OR

SE

UM

AN

E



SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (DEL LAVORO)

C AVVIO VERIFICA

ISTANZA DEL

DIPENDENTE

TRASMISSIONE

RICHIESTA

CHIARIMENTI

ANALISI DELL’ATTO

PREDISPOSIZIONE E

TRASMISSIONE

CHIARIMENTI E/O

OSSERVAZIONI

F

VISUALIZZAZIONE

ATTO IN DATABASE

DATA

BASE

RICHIESTA

CHIARIMENTI

TRASMISSIONE

CHIARIMENTI E/O

OSSERVAZIONI

20

AF

FA

RI

LE

GA

LI

DIR

EZ

ION

E

GE

NE

RA

LE

U

FF

ICIO

PR

OV

INC

IAL

E D

EL

LA

VO

RO




F PREDISPOSIZIONE

PROVVEDIMENTO DI

RISPOSTA

ALL’ISTANZA

INDIVIDUAZIONE

RAPPRESENTANTE

COLLEGIO DI

CONCILIAZIONE

PROVVEDIMENTO DI

RISPOSTA

ALL’ISTANZA

SOTTOSCRIZIONE E

TRASMISSIONE DEL

PROVVEDIMENTO

PROVVEDIMENTO DI

RISPOSTA

ALL’ISTANZA AVVIO PROCEDURA DI

CONCILIAZIONE

AGGIORNAMENTO

AGENDA

ELETTRONICA PER

SCADENZE

ERP

INCONTRO DI

CONCILIAZIONE

CONCILIAZIONE?

SI

NO

PREDISPOSIZIONE E

TRASMISSIONE DEL

VERBALE DI

CONCILIAZIONE

G

D

21

AF

FA

RI

LE

GA

LI

UO

C G

ES

TIO

NE

RIS

OR

SE

UM

AN

E

DIR

EZ

ION

E G

EN

ER

AL

E




G PREDISPOSIZIONE

DELIBERA DI PRESA

D’ATTO DEL VERBALE

DI RICONCILIAZIONE

SOTTOSCRIZIONE

DEGLI ATTI E DELLA

DELIBERA

DELIBERA DI PRESA


DI RICONCILIAZIONE

DELIBERA DI PRESA


DI RICONCILIAZIONE

AGGIORNAMENTO

AGENDA

ELETTRONICA PER

SCADENZE

AGGIORNAMENTO

DATA BASE

INFORMATICO

DATA

BASE

ERP

AGGIORNAMENTO

DATI

AMMINISTRATIVO-

CONTABILI

EXL

PREDISPOSIZIONE

DETERMINA DI

LIQUIDAZIONE

M.3 GESTIONE

PAGAMENTO

22

LE

GA

LE

AF

FA

RI

LE

GA

LI



SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (GESTIONE PARCELLE)

PARCELLE

LEGALI PREDISPOSIZIONE E

INVIO PARCELLE

VERIFICA

CORRETTEZZA

ONORARI E INTERESSI

PASSIVI

ERP

OK ?

SI

NO

ANALISI ESITO DEL

GIUDIZIO ED ATTI DEL

CONTENZIOSO

AGGIORNAMENTO

AGENDA

ELETTRONICA PER

SCADENZE

AGGIORNAMENTO

DATA BASE

INFORMATICO

DATA

BASE

ERP

RICHIESTA

CHIARIMENTI/

INTEGRAZIONI

COMUNICAZIONE DI

EMISSIONE FATTURA

EMISSIONE E INVIO

FATTURA

A

B

DATA

BASE

23

SE

GR

ET

ER

IA G

EN

ER

AL

E,

PR

OT

OC

OL

LO

E

CO

OR

DIN

AM

EN

TO

DE

LL

E

RE

LA

ZIO

NI

CO

N G

LI A

LT

RI

OR

GA

NI

IST

ITU

ZIO

NA

LI

UO

C G

ES

TIO

NE

RIS

OR

SE

EC

ON

OM

ICO

-FIN

AN

ZIA

RIE



SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (GESTIONE PARCELLE)

B.4 GESTIONE

LIQUIDAZIONE

A

OK?

NO

SI

RICHIESTA

CHIARIMENTI/

INTEGRAZIONI

REGISTRAZIONE

FATTURA E

INSERIMENTO NEL

FASCICOLO

INFORMATICO

B

VERIFICA

CORRETTEZZA

DATI

ERP

REGISTRAZIONE

E PROTOCOLLO

ELETTRONICO

ERP

ERP

24

UO

C G

ES

TIO

NE

RIS

OR

SE

EC

ON

OM

ICO

FIN

AN

ZIA

RIE

A

FF

AR

I L

EG

AL

I



SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (GESTIONE FONDO RISCHI)

DEFINIZIONE

FONDO

RISCHI

TRIMESTRALE

INVIO RICHIESTA

DEFINIZIONE

FONDO RISCHI

TRIMESTRALE

ANALISI DATI

AMMINISTRAIVO-

CONTABILI

EXL

DEFINIZIONE

RISCHIO DI

SOCCOMBENZA E

QUANTIFICAZIONE

FONDO

DETTAGLIATO

CONDIVISIONE

ANALISI ED

INSERIMENTO DATI

IN BILANCIO

RICHIESTA

CHIARIMENTI

O.3 GESTIONE

BILANCIO

RICHIESTA

DEFINIZIONE

FONDO RISCHI

TRIMESTRALE

QUANTIFICAZION

E FONDO

DETTAGLIATO

25

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