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IMPRESA ERP “La qualità non ha prezzo”

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IMPRESA ERP“La qualità non ha prezzo”

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Impresa ERP è il migliore investimento

ITALSOFT, azienda fondata nel 1986, ha distribuito i suoi prodotti conil marchio IBM per molti anni fino al 1999, anno in cui ha deciso di com-mercializzare i prodotti con il suo marchio e anno in cui ha certificato ilsuo sistema di qualità ISO 9001, la prima realtà informatica del settoread ottenerla.

Dalla nostra “vetrina sul mondo” all’indirizzo www.italsoft.netpotrete avere altre informazione sulla nostra azienda e visualizzare lapresentazione multimediale del nostro prodotto di punta:Impresa ERP.

Impresa ERP, è stato il primo software gestionale integrato per leaziende del settore edile concepito nell’ottica dei più moderniEnterprise Resource Planning. Questa modalità di lavoro implica chetutti i dati e tutti i processi siano integrabili tra loro all’interno di unaunica soluzione e di un unico database. Non più quindi un software perl’area tecnica, un altro per l’area amministrativa ed un altro ancora peraltri servizi, ma una soluzione unica e integrata di un unico fornitore.

Altri hanno seguito successivamente questa strada obbligata, ma l’es-perienza maturata da ITALSOFT in questi anni permette ad Impresa ERPdi essere ritenuto per molti aspetti il miglior prodotto del proprio set-tore, per le seguenti motivazioni:

• le modalità di commercializzazione della soluzione, anche inquesto campo siamo stati innovatori, siamo la prima azienda del settoread offrire lo strumento di lavoro (Impresa ERP) gratuitamente, grazieall’offerta “la qualità non ha prezzo”. Il nostro cliente corrisponde soloun canone annuale di utilizzo che comprende il contratto di assistenzee di aggiornamento e manutenzione. In questo modo si abbattono icosti iniziali di acquisizione del prodotto, risolvendo il problema legatoall’ammortamento di eventuali precedenti soluzioni consentendo adaziende di ogni dimensione di disporre di una soluzione efficace e mod-erna. Il rapporto Costo/benefici diventa ineguagliabile

• la logica dei processi e dei flussi di lavoro suddivisi per repartofavoriscono la comprensione e la semplicità di utilizzo della soluzione.Anche in questo siamo unici, confrontate i moduli della soluzioneImpresa ERP con altre e vene renderete conto immediatamente

• la copertura delle problematiche da affrontare, l’esperienzaacquisita con migliaia di installazioni hanno permesso di affrontareogni aspetto del Vostro lavoro. L’esperienza sul campo traspare già dalleprime fasi della presentazione del prodotto

• l’ affidabilità della soluzione. Essere sul mercato con un prodottoda oltre 20 anni, essere stati partner IBM per molti anni ed annoveraremolti clienti garantisce unitamente ai processi di lavoro in qualità , l’af-fidabilità della nostra soluzione e la sua referenziazione

• le modalità di formazione del personale Per valorizzare le

metodiche utilizzate dalla soluzione Impresa ERP ITALSOFT ha affidatoai docenti delle più affermate e conosciute Scuole di AmministrazioneAziendali delle migliori Università Italiane il compito di presentare letecniche e le metodiche per attuare il controllo di gestione. Il nostro per-sonale si è formato in questi corsi ed in prima persona ne ha verificatol’efficacia. I nostri clienti potranno effettuare lo stesso percorso con-frontando le proprie esperienze con i docenti “aziendalisti”. I corsi, didue giornate, sono svolti appositamente per i clienti ITALSOFT presso lesedi Universitarie e sono inclusi nel costo della soluzione. Per la for-mazione sull’utilizzo di Impresa ERP, i docenti ITALSOFT attraverso unpercorso didattico collaudato ed efficace trasferiscono le commesse incorso nell’azienda in Impresa ERP per applicare il controllo di gestionedirettamente “sul campo” senza esercitazioni teoriche. La durata dellaformazione, viene pianificata e determinata in fase di offerta.

• per la possibilità di effettuare qualsiasi tipologia di personal-izzazione con tempi e costi imparagonabili agli altri competitori.Questa fondamentale caratteristiche rende Impresa ERP utilizzabile daaziende di ogni dimensione. Impresa ERP è stato realizzato con uno deipiù moderni sistemi RAD (Rapid Application Development) oggidisponibili. E’ stato progettato fin dall’inizio per ospitare personaliz-zazioni in grado di garantire ad ogni cliente una perfetta compatibilitàon tutte le future versioni dell’applicativo

• per i suoi moduli di interscambio dati con Excel, Word, Project,AutoCAD e per la possibilità di importare ed esportare dati con i più dif-fusi applicativi del settore. Perché giusto per fare un semplice esempio,tutti vogliamo lavorare con Excel, pochi riescono a farlo attraverso unapplicativo di terze parti, mantenendone la stessa flessibilità di utilizzo

• per la possibilità di lavorare in remoto dai cantieri o delle sediperiferiche via terminal o via web anche con modem analogici da 56 K.

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I moduli di Impresa ERPImpresa ERP è una soluzione integrabile anche in tempi succes-sivi: si può partire indifferentemente dall’area tecnica o dal-l’area amministrativa per completare la soluzione settore persettore. Come anticipato in premessa, non è un caso che comevedete dal diagramma, Impresa ERP sia stato suddiviso in mod-ulo corrispondenti a ciascun reparto aziendale. In questo modola comprensione dei flussi di lavoro, all’interno del quale sisviluppa il percorso operativo tipico di una commessa risultapiù ordinato e intuitivo. Abilitando la gestione dei profili, ognioperatore vedrà esclusivamente le commesse a lui affidate ed imoduli e le funzioni che gli sono state affidate. Ciò rende anco-ra più semplice l’uso del programma

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Reparto commerciale e servizi di segreteria

Il reparto commerciale si occupa delle attività relative alla raccoltadei potenziali lavori in conto terzi (privati o pubblici) o in conto pro-prio (attività immobiliari).Identificati i lavori di interesse come si vede dal diagramma a lato, sipassano gli elaborati all’ufficio tecnico che provvederà a calcolare conle funzionalità previste dal relativo modulo a redigere il calcolo deicosti dell’opera (budget preliminare). Di concerto con la direzione, con-siderando i costi generali e la marginalità si otterrà con la collabo-razione dell’ufficio tecnico l’offerta. Il modulo consente di gestire il pro-tocollo di tutti i documenti aziendali, tra cui anche i documenti e gliscadenzari relativi alle eventuali gare di appalto. Per le operazioniimmobiliari i commerciali hanno a disposizione due programmi opzion-ali: il primo denominato “Operazioni immobiliari” per la valutazionedella redditività delle operazioni (simulazione degli scenari evolutivi divendita) e il secondo” Vendite immobiliari” per la gestione delleattività di compravendita (proposte), per la gestione dei preliminari ele stipule e dei relativi incassi.

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Reparto tecnicoCome anticipato nel modulo Commerciale per i lavori di interesse l’uffi-cio tecnico determina attraverso la gestione Elenco prezzi, analisi prezzi,computo metrico, pianificazione, il budget dei costi e con le indi-cazioni commerciali/direzione il budget dei ricavi. I due budget (con-siderati preliminari) permettono la gestione dell’offerta. In seguitoalla eventuale acquisizione della nuova commessa la società assegna lagestione dell’opera ad un proprio collaboratore tecnico interno.Tale col-laboratore assume quindi il ruolo di responsabile di commessa erisponderà dei risultati da essa derivanti in primis nei confronti del diret-tore tecnico e successivamente della direzione aziendale.Il responsabile di commessa riesamina il computo metrico (budgetpreliminare) elaborato dall’ufficio commerciale in fase di elaborazionedell’offerta decidendo di concerto con il direttore tecnico e con l’ufficioacquisti quali attività sub-appaltare e quali svolgere in proprio al finedi ottenere un budget operativo di commessa a costo ed a rica-vo, a fronte del quale sarà possibile elaborare i fabbisogni di commes-sa che verranno “passati” all’ufficio acquisti per una loro successivatrattazione.Si potrà quindi procedere anche con una revisione della pianifi-cazione al fine di aggiornare il budget economico (sia a costo che aricavo) di commessa ottenendo dei risultati in termini mensili, trimes-trali ed annuali.Successivamente all’avvio dei lavori il responsabile di commessa sidovrà preoccupare di controllare la corretta esecuzione delleopere affidate in subappalto e gestirne ove previsto dalla società lacontabilità del subappaltatore; altresì si dovrà preoccupare di control-lare la fornitura dei materiali ordinati e gestirne gli eventuali verbali dinon conformità. A fronte di questi costi dovrà anche essere periodica-mente aggiornata la produzione effettiva di commessa con l’elabo-razione dei documenti interni ed esterni per la corretta gestione dellaproduzioni attraverso la contabilità dei lavori (a misura, a corpo o for-fetaria).Sarò possibile, come vedremo in seguito e come indicato nel diagram-ma, trasferire automaticamente le produzioni e la contabilità sub-appaltatori all’ufficio amministrativo, che ne dovrà seguire la succes-siva trattazione.

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Reparto acquistiA partire dall’elaborazione dei fabbisogni, o dalle richieste diapprovvigionamento, operate dall’ufficio tecnico successivamente allaredazione del budget operativo l’ufficio acquisti potrà elaborare lerichieste di preventivo ai potenziali fornitori, ed in seguito alla con-trattazione con i singoli fornitori sceglie il fornitore migliore con ilquale andrà a chiudere i singoli ordini secondo la modalità ordiniaperti (ordini quadro che stabiliscono condizioni per ordini effettuatiin un periodo temporale), ordini chiusi (ordini per singole forniturespecifiche) ed ordini di sub-appalto. Potrà inoltre, gestire il raffrontofabbisogno/ordinato, lo scadenzario degli ordini in arrivo su ciascunacommessa, la verifica dell’evasione.Tali documenti diverranno poi la base di partenza per la redazionedella contabilità industriale da parte dell’ufficio tecnico/controllodi gestione.

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Reparto Controllo di gestioneIl controller di commessa è il responsabile delle rilevazioni nec-essarie al controllo di gestione, ossia di quelle informazioni fonda-mentali per consentire alla direzione di prendere delle decisioni imme-diate per correggere l’andamento delle commesse in relazione arisultati imprevisti.I bilanci aziendali per effetto dei tempi di registrazione dei documenticontabili arrivano mediamente in ritardo di tre mesi ed è evidente chenon possano contribuire alla risoluzione degli imprevisti.Il Controller opera a fianco e in stretta collaborazione dell’ufficio tecni-co e dell’ufficio amministrativo.I tecnici solitamente hanno come missione la produzione dellacommessa mentre gli amministrativi, hanno la missione di far“quadrare” i conti al fine che le registrazioni fiscali risultino congrue.In mezzo a queste figure si colloca quella del Controller che dovràaffiancare ai dati del bilancio periodico civilistico (aggiornato aitre mesi precedenti), i riepiloghi di bilancio economico periodicodi commessa (cruscotti aziendali in forma numerica e grafica) con levalutazioni sui rapporti costi/ricavi, le analisi sugli scostamenti rispettoai budget presunti, le previsioni sulle proiezioni a finire realizzati inbase ai modelli ITALSOFT o ai modelli personalizzai per il cliente inbase ai SIL (Stato interno dei lavori) e alla rilevazioni dei costi dallacontabilità industriale (rapportino di cantiere).Le registrazioni di contabilità analitica potranno automaticamentegenerare le movimentazioni del ciclo documentale attivo e passivo(prima nota provvisoria) e la contabilità analitica aziendale. Quandogiungeranno documenti contabili ufficiali (fatture) le movimentazioniprovvisorie potranno eventualmente essere rettificate aggiornandoautomaticamente le rilevazioni industriali precedentemente memoriz-zate e di conseguenza i cruscotti aziendali che in questo modo raffin-eranno ulteriormente il livello di precisione.

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Reparto AmministrazioneL’amministrativo dovrà lavorare in perfetta armonia con il Controllere con l’ufficio tecnico prelevando le registrazioni effettuate per il con-trollo di gestione dalla contabilità industriale (ciclo documentale passi-vo) e con le produzioni della contabilità lavori di commessa (ciclo doc-umentale attivo) per le fatture di vendita.Dalla gestione del ciclo documentale potranno essere gestitedirettamente le registrazioni contabili in prima nota, ottenendoin automatico la gestione degli scadenzari dei pagamenti edegli incassi al fine di potere analizzare la situazione di tesoreriaaggiornata in tempo reale nonché le registrazioni della eventualecontabilità analitica.Integrando le registrazioni contabili derivanti dal ciclo documentale(sia esso attivo che passivo) con le registrazioni dei fatti aziendaliall’interno della prima nota potranno essere ottenuti i bilanci di eser-cizio, ai quali inserendo anche le registrazioni extracontabili potrannoessere elaborati tutti i bilanci intermedi ritenuti necessari da parte delladirezione aziendale.Oltre a questo dovrà anche garantire la gestione degli adempimentiperiodici IVA, la gestione delle ritenute d’acconto operate sui com-pensi a terzi, risconti attivi e passivi, gestione dei cespiti e ovviamentetutti gli altri obblighi civilistici e fiscali. La gestione dei bilanci perme-tte di ottenere con facilità ogni tipo di riclassificazione nonché digestire i principali 4 indici indicanti le performance aziendali. Il modu-lo amministrativo consente la gestione di un numero virtualmenteillimitato di aziende.Attraverso le utility del Business Intelligence potranno essere elabo-rati a partire dai dati contabili tutti i cruscotti ritenuti necessari per lacorretta lettura dei dati di bilancio.

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Reparto Finanza AziendaleIl responsabile finanziario della società con la collaborazionedell’ufficio amministrativo dell’ufficio tecnico e delladirezione dovrà essere in grado di analizzare sia i fabbisogni dibreve periodo che quelli di medio/lungo termine al fine di esserein grado di prevedere i periodi “critici”, dal punto di vistafinanziario, per la società.Pianificare i fabbisogni finanziari in edilizia è piuttosto complesso dalmomento che si deve tenere conto di fattori solitamente non presentiin altri settori produttivi.Prima di tutto le lavorazioni edili presentano spesso tempi di pagamen-to molto lunghi e pertanto l’approvvigionamento di risorse finanziarierisulta essere essenziale.Con gli accordi di Basilea le banche dovranno necessariamente accan-tonare nelle loro riserve somme e capitali in proporzione al livello diaffidabilità del cliente, ed il livello di affidabilità (rating) si basa soprat-tutto sulla capacità dell’impresa e dell’imprenditore di prevederei suoi fabbisogni.In relazione al programma lavori e alla tipologia del lavoro stesso, ilresponsabile finanziario dovrà pianificare la previsione degli impegni inrelazione ai tempi medi di pagamento delle risorse impiegate ed aitempi medi di pagamento dei clienti in relazione ai periodi previsti dalcontratto in relazione all’andamento dei lavori. In base alla situazionefinanziaria descritta nelle specifiche dei propri conti correnti attraversola gestione degli affidamenti, il responsabile finanziario provvede a rip-ianificare i fabbisogni anche attuando eventuali operazioni ad hoc , edeventualmente cercando di posticipare alcune scadenze a breve valu-tandone la criticità in relazione alla tipologia del fornitore ed alla even-tuali nuove forniture.Il responsabile finanziario dovrà essere in grado di dimostrareai propri partner finanziari la capacità di prevedere i fabbisognifinanziari senza improvvisare.

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Reparto QualitàIl responsabile della qualità dovrà gestire il sistema di qualità ISO 9001trasversalmente attraverso il flusso di lavoro di tutti i reparti, “abituan-do” gli operatori dell’azienda ad adempiere agli obblighi del sistemaattraverso il normale processo di lavoro in uso dell’azienda.Gli operatori in fase di registrazione dei documenti dovranno fornirealcune informazioni aggiuntive in più per permettere al responsabiledella qualità di documentare i controlli senza alcun sforzo evitando didover produrre documenti giustificativi 15 giorni prima delle visiteispettive, spesso artefatti per lo scopo.Al fine di facilitarne l’uso, le funzionalità di “gestione della qual-ità” devono essere “immerse” nelle “normali” operazioni in usoin ciascun reparto.L’ufficio tecnico dovrà effettuerà un primo riesame dell’offerta,riesame questo che verrà ripreso in fase di acquisizione della commes-sa. Appositi verbale dovranno registrare e documentare l’attività effet-tuata. L’ufficio tecnico, inoltre, predisporrà nel diagramma di Gantt(pianificazione) anche i controlli in process e le prove e collaudi daeffettuare nel corso delle lavorazioni.L’ufficio acquisti dovrà procedere alla qualificazione dei fornitoriassegnando a ciascuno una classe di merito. In relazione alle capac-ità del fornitore potrà essere gestito l’incremento o il decremento delpunteggio del fornitore, assicurando in tal modo una classe di mer-ito sempre aggiornata in relazione al comportamento tenuto dalfornitore stesso.Appositi indici sulle performance del sistema utili alle attività delriesame della direzione potranno essere prodotte specificatamente inrelazione ad eventuali obiettivi tratti dai cruscotti aziendali.

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Considerazioni finali

La fornitura di Impianti ERP consente di disporre di un’attività di consulenza per l’organizzazione d’azienda che da sola giustifical’investimento. Un salto di qualità che permette di ottenere grandi benefici economici ammortizzabili già nel primo anno.

L’adattabilità dell’impianto ad ogni organizzazione, anche le più piccole dove un responsabile ricopre molti incarichi, ne fa uno deiprodotti del settore più diffusi.

La conosciuta disponibilità della nostra azienda può essere facilmente messa alla prova prendendo contatto con noi.

ITALSOFT srl Via Nazionale, 15435048 Stanghella (PD)Tel. 0425.456611Fax 0425.456622sito internet: www.italsoft.nete-mail: [email protected]

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