“Vivifacile – La PubblicaAmministrazione per te”

Giugno 2010

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Che cos’è Vivifacile ? (1/2)

In generale:

“Vivifacile è un portale di servizi a registrazione unica che si ripropone di raccogliere molti dei servizi online che la PA offre ai suoi interlocutori per renderli attivi e fruibili da tutti in modalità multicanale grazie alla convergenza fra telefonia cellulare, applicazioni web e posta elettronica”.

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• Disponibile online e diviso in tre aree specifiche ("cittadini", "professionisti" e "imprese"), il portale "Vivifacile" è la porta d'ingresso verso aree tematiche differenti: la scuola, la salute, la previdenza (servizi INPS, posizione contributiva e dati pensione), la mobilità (pagamento pratiche, consultazione dati patente), il fisco (dichiarazione dei redditi, modelli) e la giustizia (concorsi, esami, assunzioni, bandi di gara, decreti e circolari). Il cittadino potrà registrarsi sia dalla propria postazione online sia attraverso il telefono utilizzando Linea Amica, sia presso gli uffici preposti (ad esempio le segreterie scolastiche).

• All'interno del portale, il cittadino potrà personalizzare la schermata in homepage, selezionando i servizi a cui abitualmente accede con maggior frequenza.

• Le informazioni richieste potranno essere ricevute nella maniera ritenuta più comoda dall'utente: posta elettronica, telefono cellulare o fisso.

• Gli utenti potranno registrarsi e fruire da subito dei servizi scuola-famiglia attraverso il Portale “ScuolaMia”.

Che cos’è Vivifacile ? (2/2)

In dettaglio:

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Portale ScuolaMia : definizione e obiettivi

Definizione :

Il “Portale ScuolaMia” è un contenitore all’interno del quale saranno disponibili i servizi on-line relativi al mondo scolastico.

Obiettivi:

• Favorire la comunicazione tra scuola e genitori;• Semplificare le relazioni amministrative tra famiglie e istituzioni scolastiche;• Facilitare la partecipazione delle famiglie alla vita scolastica dei propri figli

attraverso la realizzazione di un insieme di servizi innovativi, tra i quali:

1. La pagella digitale,2. Le comunicazioni relative alla vita scolastica degli studenti e ai risultati degli

apprendimenti;3. L’agenda di ricevimento dei docenti;4. La notifica alle famiglie in tempo reale delle presenze/assenze degli studenti e le

comunicazioni scolastiche, erogate in modalità multicanale (web, e-mail, SMS).

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Modalità di accesso al Portale ScuolaMia

Si può accedere al Portale ScuolaMia digitando direttamente sul browser l’indirizzo http://scuolamia.istituzione.it . La Home Page è caratterizzata da tre sezioni così suddivise

Importante : Il Portale non consente l’accesso contemporaneo di due o più utenti che utilizzano le stesse credenziali di accesso , segnalando l’anomalia con il messaggio “Utente già collegato”

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Sezione “Famiglie” (1/3)

L’utente famiglia

Per utente famiglia si intende il genitore (il padre, la madre) o il tutore legale dell’alunno.Per accedere al Portale ScuolaMia ed usufruire dei servizi online, l’utente Famiglia deve effettuare una procedura di registrazione grazie alla quale ottiene le credenziali di accesso (una “Username” assegnata in automatico dal sistema e la “Password” personale scelta direttamente dal genitore stesso) necessarie per accedere al Portale e quindi ai servizi online che la scuola mette a disposizione delle famiglie.L’adesione al Servizio “Portale ScuolaMia” è facoltativa, quindi l’utilizzo è riservato alle famiglie che decidono di aderire.

Prerequisiti per aderire al portale

1. Verificare che la scuola del proprio figlio abbia aderito al Portale. Questa verifica può essere effettuata, ancora prima di eseguire la procedura di registrazione al Portale, tramite la funzionalità “Cerca Scuola” presente sulla Home Page del Portale (vedi figura slide precedente). Se la scuola del proprio figlio non ha aderito al Portale, l’utente “Famiglia” non potrà accedere ai servizi online;

2. disporre di una casella di posta elettronica personale dove poter ricevere la propria Username e le altre comunicazioni provenienti dalla scuola.

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Sezione “Famiglie” (2/3)

La procedura di registrazione è disponibile nella sezione dedicata alla Famiglie facendo clic su “Registrati ora”.Se, invece, l’utente Famiglia ha già effettuato la registrazione e dispone delle credenziali di accesso (Username e Password) può accedere al Portale facendo clic su “Accedi”.

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Sezione “Famiglie” (3/3)

Il processo di registrazione dell’utente Famiglia

In particolare l’utente:

• potrà scegliere il canale di comunicazione preferito (SMS, o e-mail) per essere avvisato dei vari eventi che coinvolgono lo studente;

• potrà accedere al proprio spazio informativo dove verranno memorizzati tutti i dati riguardanti i servizi disponibili

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Sezione “Scuole” (1/3)

L’utenti Scuola

Per utenti scuola si intendono tutte le Istituzioni Scolastiche statali di ogni ordine e grado possono aderire all’iniziativa.Per accedere a tale sezione le scuole dovranno utilizzare le stesse credenziali fornite per accedere al Portale SIDI – Area Alunni.L’adesione al Servizio “Portale ScuolaMia” è facoltativa, quindi l’utilizzo è riservato alle scuole che decidono di aderire.

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Requisiti per aderire al portale1. Sulla base di standard pubblici di interoperabilità tra sistema centrale e sistemi informativi

delle scuole, i diversi fornitori dei pacchetti locali (SIGEF nel nostro caso specifico) utilizzati dalle segreterie scolastiche dovranno mettere a disposizione delle scuole gli aggiornamenti software che permetteranno di garantire alle scuole stesse la possibilità di erogare i servizi previsti dal progetto.

2. I sistemi gestionali scolastici siano direttamente connessi in rete pubblica (Sistema Pubblico di Connettività o Internet) e quindi costantemente collegati ai sistemi centrali del MIUR : solo in questa maniera sarà possibile implementare tecnologie di comunicazione che trasferiranno – automaticamente ed al verificarsi di un determinato evento – le informazioni locali verso i sistemi centrali del MIUR.

3. Per potersi accreditare è necessario inviare al Sistema centrale delle informazioni relative a:

• L’Anagrafe degli Alunni frequentanti l’anno scolastico in corso;• L’Orario di Ricevimento dei Docenti (propedeutiche alla definizione di tale orario

sono: la predisposizione di un’Anagrafica del Docente, l’Associazione Professore – Materia - Classe, l’Orario delle Lezioni, la comunicazione delle festività e delle chiusure previste. Tali operazioni potranno essere effettuate attraverso funzionalità messe a disposizione dai pacchetti locali di segreteria).

Sezione “Scuole” (2/3)

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Sezione “Scuole” (3/3)

Alcune considerazioni rilevantiI dati necessari all’erogazione dei servizi saranno attinti dai sistemi di gestione della segreteria scolastica, o da applicazioni complementari, e confluiranno nel portale centralizzato secondo modalità automatiche già sperimentate in occasione di altre iniziative. Per questa ragione, all’atto di adesione, le scuole dovranno trasmettere tutte le informazioni necessarie alla corretta esecuzione dei servizi di comunicazione oggetto del Portale ScuolaMia.

Nel caso di istituti comprensivi, l’istituto principale esegue l’adesione per ogni singola scuola; l’adesione cioè può essere selettiva e non necessariamente per tutte le scuole dell’istituto. Ciò consentirà la massima flessibilità di scelta da parte del Dirigente scolastico sulla base della capacità organizzativa della singola scuola. Ogni scuola all’atto dell’adesione deve dichiarare, attraverso funzionalità accessibili sul Portale, quali servizi decide di erogare verso le famiglie, potendo in qualunque momento selezionare nuovi servizi o recedere da quelli sottoscritti.

Particolare importanza hanno i temi della sicurezza e della privacy; in questo contesto particolarmente delicato è il momento di associazione tra identità del genitore/tutore e quella dello studente rispetto al quale si richiede l’accesso ai dati scolastici. A tale proposito si è ritenuto opportuno mantenere una responsabilità diretta della scuola nel confermare la richiesta avanzata dalla Famiglia, previo riconoscimento “a vista” dell’identità del richiedente. Ogni scuola sarà responsabile della gestione dell’autorizzazione Famiglia/Studente, nonché dell’autorizzazione ad accedere ai dati, relativamente all’alunno di competenza.

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Struttura del Portale ScuolaMia Il Portale ScuolaMia è così strutturato :

Contenitore fisso (banner) contenente:• “Messaggio di Benvenuto” : viene sempre visualizzato il nome dell’utente, sia “Famiglia” che “Scuola”, che ha effettuato l’accesso al Portale;• Il tasto “Home”, nel caso di utente “Famiglia” riporta alla pagina “Pannello di controllo”, nel caso di utente “Scuola” riporta alla pagina “Istituti Amministrati”;• Il tasto “Logout” consente di uscire dal Portale;• La guida all’utilizzo del portale,• Guida operativa per l’utilizzo delle funzionalità;• L’Anno scolastico;

Contenitore variabile contenente :• Informazioni di dettaglio riferite alle singole pagine associate

alle funzioni del menù di sinistra

Menù delle funzioni :• La pagina principale della sezione

“Famiglie” è rappresentata dal “Pannello di controllo”. Attraverso questa pagina e le funzionalità accessibili al suo interno si ha la possibilità di avere un quadro completo delle situazioni che riguardano i propri figli:

• La pagina principale della sezione “Scuole” è denominata “istituti Amministrati” (non presente in figura in quanto la schermata riguarda la sezione famiglia).

Attraverso questa pagina e le funzionalità accessibili al suo interno è possibile avere un quadro completo sullo stato di accreditamento degli istituti di competenza.

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Descrizione dei servizi online

Attualmente sono disponibili 4 servizi online

1. Servizio “Comunicazioni”2. Servizio “Prenotazione colloqui”3. Servizio “Certificati scolastici on-line”4. Servizio “Pagelle online”

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Servizio “Comunicazioni” (1/3)

Il servizio ha come obiettivo quello di facilitare le famiglie nella fruizione di informazioni istituzionali in merito alla vita scolastica dei propri figli. Il servizio si basa sui seguenti requisiti di sintesi:

• le comunicazioni sono di tipo generico e riguardano tutte le famiglie che hanno aderito al progetto o una parte di queste (ad esempio per classe di appartenenza del proprio figlio);

• le comunicazioni che riguardano le assenze saranno comunicate in maniera giornaliera o periodica (a seconda della scelta dell’istituto scolastico);

• il testo di ogni singola comunicazione (anche se inviata via e-mail e archiviata via web) è sempre lungo massimo 160 caratteri ovvero il numero massimo dei caratteri veicolabili con SMS;

• il sistema centrale si preoccuperà di smistare le comunicazioni create dalla scuola in maniera automatica verso le famiglie che hanno aderito senza ulteriori azioni da parte delle segreterie scolastiche;

• tutte le comunicazioni sono archiviate sempre su web e sono sempre visibili attraverso il “Portale ScuolaMia” alle famiglie cui sono destinate;

• per la ricezione delle comunicazioni la famiglia può scegliere un canale aggiuntivo al web: SMS o, in alternativa, e-mail.

Nota : E’ la scuola che definisce il tipo di comunicazione che vuole inviare alle famiglie nonché la tempistica ,e non il sistema che, invece, mette a disposizione gli strumenti.

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Servizio “Comunicazioni” (2/3)

Notifiche relative ad “eventi scolastici”, ovvero comunicazioni di interesse generale per tutte le famiglie oppure destinate a genitori di alunni di una singola classe. In questo tipo di notificherientrano:• Avvisi (chiusure scolastiche, scioperi,

comunicazioni generiche;• Uscite anticipate (quando riguardano

tutta la scuola o una classe);• Incontri scuola-famiglia (convocazioni

presso la scuola, cambiamento calendario colloqui);

• Altri tipi di notifiche riguardanti, ad esempio, chiusure scolastiche, gite d’istruzione, documentazione da presentare, etc.

Il servizio “Comunicazioni” prevede due tipologie di notifiche:

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Servizio “Comunicazioni” (3/3)

Notifiche relative ad “assenze/ritardi” degli studenti. In questo tipo di notifiche rientrano:

• l’assenza giornaliera;• l’entrata in ritardo (entro la prima ora)

o alla seconda ora;• l’uscita anticipata.

Questi eventi sono rilevati dai docenti attraverso i registri di classe.

Il sistema smista automaticamente verso i destinatari dei messaggi. La comunicazione deve in ogni caso rispettare la linea preferita di comunicazione scelta dalla famiglia al momento in cui ha aderito al progetto.

Il servizio “Comunicazioni” prevede due tipologie di notifiche:

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Servizio “Prenotazione colloquio” (1/2)

Il servizio ha l’obiettivo di semplificare le attività di gestione dei colloqui tra docente e famiglia. Il servizio di prenotazione colloqui sarà attivabile dalla scuola e messo a disposizione delle famiglie solo al completamento di alcune attività di trasferimento delle informazioni necessarie dai sistemi locali al sistema centrale. Tali informazioni riguardano:

• l’elenco dei docenti, relative materie per classe e calendario di ricevimento settimanale;• l’orario scolastico classe per classe;

Attraverso questo servizio e grazie alla definizione, da parte della scuola, dell’orario settimanale di ricevimento di ciascun docente, la famiglia potrà visualizzare gli impegni già esistenti per un determinato docente e prenotare il colloquio per l’intervallo temporale disponibile. Il docente, a sua volta, avrà a disposizione i dettagli delle prenotazioni effettuate dalle famiglie direttamente sulla propria casella e-mail istituzionale. Il servizio prevede sostanzialmente l’implementazione di un sistema di agenda del docente che permette di:

• definire il numero dei colloqui previsti in corrispondenza di ciascun incontro;• ricevere in anticipo, sulla casella e-mail istituzionale del docente, gli appuntamenti previsti per la giornata.

La famiglia potrà:

• visualizzare il calendario di ricevimento (per docente e/o per materia)• prenotare il colloquio con i riferimenti di classe/alunno secondo la disponibilità che il sistema permette di evidenziare online• annullare o cambiare la prenotazione.

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Servizio “Prenotazione colloquio” (2/3)

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Servizio “Certificati scolastici online” (1/3)

Il servizio ha l’obiettivo di permettere alle famiglie di accedere ad una procedura semplificata perla richiesta e la successiva disponibilità dei certificati scolastici.Tale servizio consente una vera e propria estensione oraria dell’Ufficio scolastico (che diventa così “virtuale”) con enorme semplificazione e risparmio di tempo per le famiglie che, in tal modo,non sono obbligate a recarsi presso la scuola per ottenere un certificato scolastico.I certificati scolastici prodotti dalle scuole e messi a disposizione delle famiglie attraverso il Portale Scuolamia hanno valore legale a tutti gli effetti. Al momento, i certificati richiedibili dalle famiglie attraverso il Portale sono:

• Certificato Iscrizione;• Certificato di frequenza o Certificato di frequenza con handicap;• Certificato di idoneità o esonero all’educazione fisica;• Certificato obbligo d’istruzione (per gli alunni fino ai 16 anni di età);• Certificato di nulla osta al trasferimento ad altra scuola.

Le richieste di certificato inoltrate dalle famiglie vengono evidenziate alle scuole attraversofunzioni disponibili sui pacchetti locali di segreteria che consentiranno di produrre i certificati nel formato PDF – A4 non modificabile. A conferma della produzione, a livello locale, apposite funzioni si preoccuperanno di trasferire i certificati su sistema centrale, attraverso protocolli di interoperabilità definiti. Il Portale Scuolamia metterà i certificati prodotti a disposizione delle famiglie che ne abbiano fatto richiesta per poterli stampare, visualizzare o effettuare delle copie.

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Servizio “Certificati scolastici online” (2/3)

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Servizio “Certificati scolastici online” (3/3)

Attualmente la Fondazione Scuole Civiche Milano consente due possibili canali per richiedere i certificati:

• Presso la Segreteria Studenti, soltanto per gli allievi stranieri che hanno bisogno del permesso di soggiorno;

• Attraverso il servizio online di autocertificazione sul Portale Istituzionale per tutti gli altri. In particolare tale servizio offre la possibilità di scaricarsi online la certificazione relativa a :

1. Iscrizione;2. Carriera;3. Titolo/frequenza;4. Quota iscrizione;

In via generale il servizio “Certificati Scolastici online” è già implementato presso la Fondazione Scuole Civiche Milano. Per questa ragione, l’adesione al servizio offerto da ScuolaMia non dovrebbe generare problemi di implementazione.In questo caso gli unici elementi di riflessione riguardano:

5. Impatto di immagine sull’adesione al Portale;6. Impatto che ha sugli studenti l’utilizzo del portale “ScuolaMia” rispetto al portale “Scuolecivichemilano”;7. Necessità di valutare se, come accade oggi con l’utilizzo del proprio portale, la risposta è sincrona rispetto

alla domanda oppure se la risposta diventerà asincrona.

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Servizio “Pagelle online” (1/3)La consegna della Pagella – sia quella di fine trimestre o quadrimestre, che quella di fine anno scolastico – costituisce uno dei momenti principali di interazione tra l’istituto scolastico e la famiglia dello studente, rilevandosi molto spesso un momento non solo formale di verifica del rendimento scolastico del ragazzo, e in cui la famiglia prende consapevolezza dell’andamento formativo del proprio figlio.

L’obiettivo del servizio Pagelle online è quello di eliminare la tradizionale produzione “cartacea” delle Pagelle scolastiche per gli studenti, affiancandola in una prima fase, e sostituendola poi, con una equivalente documento elettronico di facile consultazione e che deve tendere a facilitare la partecipazione della famiglia e l’eventuale momento di verifica con il corpo docente.I vantaggi del servizio sono evidenti:

• Riduce i carichi di lavoro degli Istituti scolastici velocizzando il rapporto Scuola – Studente –Famiglia;• Riduce sia costi diretti (carta, stampa, etc.) che indiretti (distribuzione, raccolta, gestione

amministrativa, costi di conservazione);• Non altera i processi interni della Scuola che, in tal modo, vengono fortemente semplificati nella

componente amministrativa (forte incidenza sul personale ATA).

Al momento, la pagella online, rispetto alla quale l’istituto scolastico mantiene la piena responsabilità dei contenuti, non sostituisce la pagella cartacea. La pagella online verrà prodotta in formato PDF – A4 non modificabile.

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Servizio “pagelle online” (2/3)