Unità 5 Unità Un foglio elettronico di I contenuti calcolo ... · Curiosità precedenti, i vostri...

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nitàUnità 5

Un foglioelettronico dicalcolo: ExcelGli obiettivi

saper fare

realizzare elaborati di variogenere seguendo leprocedure previste da Excel;

utilizzare correttamente lefunzioni fondamentali diExcel, i comandi da tastierae quelli di uso rapido.

I contenuti

sapere

le proprietà caratteristiche di Excel;

le funzioni di Excel e i comandi chene permettono un’agevoleutilizzazione.

Introduzione

Un foglio di calcolo si puòconsiderare come l’equivalenteelettronico dei classici fogli aquadretti su cui siamo abituatia fare i nostri conti. È unostrumento potente, checonsente di eseguire inautomatico diversi tipi dioperazioni. Quando avreteimparato a usare un foglio dicalcolo, lo potrete utilizzare perorganizzare i vostri dati o perfare utili calcoli difficili darisolvere a mente.

1. Che cos’è Excel?2. Lavorare con le celle3. Righe e colonne4. Formattazione dei dati5. Formule “magiche”6. Le funzioni7. Lavoriamo con le funzioni8. Elenchi9. Grafici

10. Stampa

© 2009 Pearson Paravia Bruno Mondadori spa Riservato agli studenti delle classi che adottano il testoBenente, Ferraiolo, Vitali, Vedere la tecnologia, Paravia

COME SI FA A LANCIARE Excel

96 1. Che cos’è Excel?

I fogli di calcoloCon Excel, o con un programmaequivalente, si possono eseguire cal-coli numerici anche molto complessi,formulare ipotesi ed effettuare pre-visioni, ordinare tabelle di dati e se-lezionarli secondo criteri a piacere,visualizzare dati numerici servendosidi grafici e molte altre cose ancora.Inoltre, e forse questa è la sua carat-teristica più interessante, un fogliodi calcolo permette anche di mette-re in relazione tra di loro tutti que-sti dati e di aggiornare automatica-mente i risultati se qualcuno diquesti dati iniziali viene modificato.Tale caratteristica è molto comoda,perché permette di costruire deglischemi riutilizzabili più volte, senzabisogno di reimpostare i calcoli ne-cessari tutte le volte.

La prima schermataLa prima schermata che appare aprendo Excel ha questoaspetto [fig. 1]:

Proviamo a lanciare Excel, facendo clicsul pulsante Start che sta in basso asinistra del vostro schermo e cercandocon il mouse prima la voce Tutti iprogrammi e poi facendo clicsull’icona di Microsoft Excel.

A seconda della versione che stateusando, potreste dover aprire l’iconaMicrosoft Office per trovare quella diExcel. E se lo utilizzate abbastanzaspesso, potreste trovarlo direttamente inuna delle voci di menu che stanno subitosopra il pulsante Start.

barra dei menu barra delle formulebarre degli strumenti barra del titolo casella del nome

barre di scorrimento

riquadro attività

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Curiosità

precedenti, i vostri fogli di lavorocontengono 256 colonne, identificateda una o più lettere dell’alfabeto, e65 536 righe, contrassegnate da unnumero. Mentre scriviamo, l’ultimaversione in commercio è la 2007, cheha portato questi numeri a 16 384colonne per 1 048 576 righe.

S e usate laversione 2003 o una delle

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Un foglio elettronico di calcolo: Excel


Comandi specificiCome avrete avuto modo di notare,molti elementi sono molto simili aquelli che abbiamo già visto inWord, ma ovviamente contengonoalcuni comandi specifici di Excel.Specifici di Excel sono la casellanome e la barra della formula, delcui uso discuteremo in seguito.

Cartella di lavoroUn file appena creato, che in realtàsi chiama cartella di lavoro, all’ini-zio contiene tre fogli. Si può cambia-re il nome predefinito dei fogli (Fo-glio1, Foglio2 e Foglio3) [fig. 3]:

Modificare la visualizzazionedel foglioPer lavorare più comodamente, potete ingrandire o rim-picciolire la visualizzazione del vostro foglio di lavoro.Se, ad esempio, vi serve osservare meglio un dettaglio,potete ingrandire la visualizzazione di una percentualesuperiore al 100%, o diminuirla se vi serve un colpod’occhio su un’area più grande.Per modificare rapidamente la visualizzazione del foglioil modo più semplice è utilizzare lo strumento Zoom e ilrelativo elenco degli ingrandimenti che si trovano sullabarra degli strumenti Standard. Se la percentuale diingrandimento desiderata non è presente nell’elenco,può essere digitata direttamente nella casella [fig. 5].Naturalmente la modifica della visualizzazione non haalcun effetto sulle dimensioni reali del documento.

[fig. 4]; per aggiungerne uno nuovoscegliete la voce Inserisci dallo stes-so menu.

basta fare doppio clic sulla linguettadel nome e scrivere quello nuovo.Per spostarvi da un foglio all’altro, èsufficiente fare un clic sul nome delfoglio che vi interessa e renderlo cosìattivo oppure usare le freccette chetrovate di fianco alle linguette.

Per eliminare un foglio di lavorodalla vostra cartella, fate clic sullalinguetta del nome con il tasto de-stro del mouse e scegliete la voceElimina dal menu che comparirà

La barra del titolo contiene il nomeprovvisorio del file, che è Cartel1.

Potremo cambiarlo nel momento incui salveremo il nostro lavoro.Nelle versioni più recenti la partedestra della schermata è occupatadal Riquadro attività, una finestrail cui contenuto si modifica automa-ticamente a seconda di cosa stiamofacendo. La zona di lavoro vera epropria è una tabella divisa in righee colonne [fig. 2]. 2

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Salvare una cartella di lavoroPer salvare la nostra cartella di lavoro operiamo come conle altre applicazioni: possiamo scegliere la voce Salva dalmenu File [fig. 6], premere il pulsante con il dischetto ousare la combinazione di tasti MAIUSCOLO+F12. Se vogliamo salvare la nostra cartella con un altro nomeo in un formato diverso, possiamo scegliere la voce Sal-va con nome... [fig. 7] invece di Salva. In questo caso compare una finestra di dialogo nellaquale possiamo specificare dove salvare il nostro file, na-vigando tra le cartelle con l’uso dei bottoni sulla destra,nonché in quale formato salvare il nostro file, ad esem-pio per salvare la nostra cartella in un formato compati-bile con altri programmi oppure per salvarlo in HTML epubblicarlo sul Web [fig. 8]. Per aprire un file già esistente, analogamente, possiamousare la voce Apri dal menu File, usare il pulsante a for-ma di cartellina oppure digitare la combinazione di tastiCTRL+F12.

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2. Lavorare con le celle


Che cosa sono le celle I rettangolini all’incrocio tra le righe e le colonne si chia-mano celle e sono gli elementi fondamentali di un fogliodi calcolo. Ogni cella ha un indirizzo univoco, dato dallecoordinate di riga e di colonna. La prima cella in alto asinistra, che si trova all’incrocio tra la colonna A e la riga1 è la cella A1. Un po’ come a battaglia navale, insom-ma...Quando si apre o si crea una nuova cartella di lavoro, ilpuntatore si posiziona automaticamente sulla prima cel-la del primo foglio di lavoro, rendendola attiva. Per la-vorare su un’altra cella, è sufficiente fare clic su di essacon il mouse. Notate che in Excel la forma standard del

puntatore è quella di una grossa croce bianca. La cella sucui si è fatto clic diventa la cella “attiva”, e la si riconosceperché ha un bordo nero più spesso delle altre [fig. 9].Inoltre il suo indirizzo compare nella casella del nome,di fianco alla barra della formula.

Modificare le cellePer inserire dati in una cella è sufficiente renderla attivae cominciare a scriverci dentro. Notate che quello chestate scrivendo dentro una cella compare anche nella

barra della formula [fig. 10]. Capiremo più avanti quantopuò essere utile questa funzionalità. Per modificare il con-tenuto di una cella è sufficiente un doppio clic: il puntatoresi trasforma in un cursore [fig. 11] ed è possibile selezionaree modificare il contenuto a piacere [fig. 12].

Annullare e ripristinareCome negli altri programmi, è possibile rimediare facil-mente agli errori, perlomeno se ce ne accorgiamo intempo: per annullare una determinata azione abbiamo adisposizione la funzione Annulla, che possiamo attivareo dal menu Modifica o usando l’apposito pulsante sullabarra degli strumenti Standard oppure tramite lacombinazione di tasti CTRL+Z.

Se usate il pulsante, notate che facendo clic sul triango-lino che sta al suo fianco si apre un menu con l’elencocronologico delle azioni che è possibile annullare. E secambiate idea, non c’è nessun problema: con la funzioneRipristina potete cancellare gli effetti dell’annullamentoe rimettere le cose come prima. Anche in questo casopotete usare il menu, il pulsante (l’altra freccetta...) ouna combinazione di tasti, in questo caso CTRL+Y.

cella attiva

puntatore

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Copiare le celleAnche per quanto riguarda le funzioni di copia, taglia eincolla Excel si comporta in maniera analoga agli altri pro-grammi. È possibile usare le voci del menu Modifica [fig.13], i pulsanti sulla barra degli strumenti Standard ole consuete combinazioni di tasti: CTRL + C per copiare,CTRL+X per tagliare e CTRL+V per incollare.

Una caratteristica tipica di Excel è che le celle che sonostate copiate in memoria (cioè dopo che si è dato il co-mando Copia. Fate sempre attenzione a selezionare pri-ma quello che intendete copiare!) vengono circondateda una linea tratteggiata in movimento, le cosiddette“formichine”...È anche possibile ottenere gli stessi risultati trascinando“a mano” le celle che ci interessano:

avvicinate il mouse al bordo della vostra selezionefinché sotto al puntatore non compaiono quattrofrecce [fig. 14];a questo punto fate clic con il pulsante sinistro etrascinate fino alla cella di destinazione [fig. 15].

In questo modo avrete spostato il contenuto della cella odelle celle che avevate selezionato all’inizio. In pratica,l’equivalente dell’operazione di taglia e incolla. Se inve-ce di spostare volete creare una copia della vostra sele-zione, è sufficiente tenere premuto il tasto CTRL mentretrascinate.

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Riempimento automaticoUn altro interessante sistema per copiare il contenuto diuna o più celle all’interno di altre celle contigue è quellodel riempimento automatico o per trascinamento:

portate il puntatore del mouse sul vertice in basso adestra della casella selezionata, contraddistinto daun quadratino nero (detto quadratino di riempi-mento) [fig. 16];cliccate con il tasto sinistro e, tenendolo schiacciato,trascinate nella direzione voluta fino all’ultima cel-la da riempire [fig. 17].

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Attenzione

e deve diventare una piccola croce nera: se continua aprendere la forma delle quattro frecce viste prima, otterretesolo di spostare la vostra selezione.

Il cursore va posizionato esattamentenell’angolo in basso a destra, dove c’è il quadratino,

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Per selezionare un’intera colonna, basta fare clic sulla letterache la identifica. Per selezionare una riga, stessa cosa sulnumero corrispondente. Per selezionare più celle adiacenti,cliccate sulla prima cella e poi trascinate il mouse finoall’ultima cella dell’intervallo che volete selezionare.Notate che, a parte la prima cella, le altre assumono unosfondo grigio azzurro. Se invece volete selezionare delle cellenon adiacenti, tenete premuto il tasto CTRL e selezionateleuna dopo l’altra. In questo caso è l’ultima cella selezionata arimanere bianca.

SELEZIONE MULTIPLADI CELLE

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Generare elenchi e progressioni numericheCome vedremo, si tratta di una funzionalità molto utileper semplificare l’inserimento delle formule. Inoltre, èanche piuttosto comoda per generare automaticamenteelenchi e progressioni numeriche di vario tipo. Provatead esempio a scrivere “gennaio” in una cella e a trasci-narla verso il basso: vedrete comparire “magicamente” inomi degli altri mesi [fig. 18]!

Oppure selezionate almeno due celle contenenti nume-ri, trascinate con il quadratino, ed Excel creerà automa-ticamente una serie numerica lineare [fig. 19].

Notate che se invece del tasto sinistro usate quello de-stro, compare un menu contestuale che vi offre la possi-bilità di effettuare scelte diverse [fig. 20].

E se scegliete la voce Serie avete un controllo ancoramaggiore [fig. 21].Potete sbizzarrirvi a fare qualche esperimento...

Zoom

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102 3. Righe e colonne

Selezione di righe interePer selezionare una riga, fate clic sull’intestazione postasulla cornice sinistra della finestra di lavoro, in praticasul numero che identifica la riga in questione. Notateche la riga cambia colore, segnalandovi così che è stataselezionata. Se trascinate il puntatore, selezionerete le ri-ghe adiacenti a quella di partenza lungo la direzione deltrascinamento [fig. 22].

Per selezionare righe non adiacenti, tenete premuto il ta-sto CTRL e cliccate una dopo l’altra sulle righe che voleteselezionare [fig. 23].

Con lo stesso metodo si possono selezionare una o piùcolonne, agendo sull’intestazione di colonna corrispon-dente, posta sul lato superiore della finestra.

Eliminare un elementoUna volta selezionata una riga o una colonna, è possibi-le eliminarla premendo il tasto destro del mouse e sce-gliendo la voce Elimina.Excel, inoltre, provvede a riorganizzare l’ordine delle ri-ghe e delle colonne per riempire il vuoto lasciato: se sicancella la riga 2, ad esempio, la riga 3 diventa la riga 2 ecosi via.

Nascondere e scoprire righe e colonneAnalogamente, ma scegliendo la voce Nascondi invecedella voce Elimina, possiamo nascondere una colonna ouna riga: essa continua a esistere, così come i dati checontiene, ma non è più visibile. Per renderla nuovamen-te visibile, occorre selezionare le due colonne o righeadiacenti e poi scegliere, sempre dal menu contestualeattivato con il tasto destro del mouse, la voce Scopri.


Ridimensionare la grandezzadi righe e colonneQuando si crea un nuovo foglio di lavoro, le dimensionidelle celle sono standard e sempre uguali e spesso nonsono quelle ideali per una corretta visualizzazione deinostri dati: le colonne sono troppo strette, o le righetroppo basse, o troppo alte, e occorre ridimensionarle. Portando il cursore sulla barra dell’intestazione, possiamonotare che se lo avviciniamo abbastanza al bordo di con-

fine tra una colonna e l’altra esso assume la forma di unadoppia freccia: a questo punto, tenendo premuto il tastosinistro del mouse e trascinandolo nella direzione deside-rata, è possibile allargare o restringere l’ampiezza dellacolonna selezionata. Una linea tratteggiata seguirà il mo-vimento del cursore a indicare la nuova dimensione, fin-ché non rilasceremo il pulsante sinistro del mouse.Per regolare l’altezza delle righe fate lo stesso sulle inte-stazioni a sinistra [fig. 24].

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Formato e digitare un valore numerico nelle finestreAltezza Riga o Larghezza Colonne.

Per avere un maggiore controllo, poteteusare la voce Riga (o Colonna) dal menu

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Formattazione dei caratteriLe procedure per intervenire sull’aspetto dei numeri o del te-sto sono pressoché identiche a quelle che abbiamo già vistonell’unità dedicata a Word: all’interno di ogni cella è possi-bile attribuire a ogni singolo carattere le consuete caratteri-stiche legate al tipo e alla dimensione del carattere, allo stile(normale, grassetto o sottolineato) e al colore [figg. 25, 26, 27].In Excel il modo più veloce per modificare il formato deltesto è quello di usare i menu a discesa per il tipo e le di-mensioni del carattere, nonché le icone sulla barra dellaformattazione per il grassetto, il corsivo, il sottolineato eil colore.

4. Formattazione dei dati

Formattazione delle celleIn Excel si può anche intervenire sull’aspetto di una sin-gola cella o di un gruppo di celle: data una qualunqueselezione, è infatti possibile modificarne il colore di sfon-do, scegliere il tipo, il colore e lo spessore dei bordi e an-che l’allineamento del testo al suo interno.Per modificare rapidamente il colore di sfondo di una opiù celle selezionate, potete usare l’icona a forma di sec-chiello posta sulla barra di formattazione: se cliccate sul-l’icona riapplicate l’ultimo colore scelto in precedenza, seinvece cliccate sulla freccina al suo fianco compare unmenu con altri colori tra cui scegliere. La stessa cosa va-le per i bordi, dove potete scegliere se avere solo il bordoesterno alla selezione o anche altre combinazioni.

All’interno delle celle, infine, il testo può essere allinea-to in diversi modi: a destra, centrato o a sinistra utiliz-zando le apposite icone.

Notate che in questo modo, però, si agisce solo sull’alli-neamento orizzontale: per modificare quello verticaleoccorre utilizzare la scheda allineamento della finestraFormato celle. Per richiamarla, fate clic sul menu For-mato, scegliete la voce Celle... e poi cliccate sulla lin-guetta Allineamento. Le diverse opzioni disponibili per-mettono, oltre che di scegliere come allineare il testo inorizzontale e in verticale, anche di impostare una cellain modo che il testo che contiene vada a capo, adattan-dosi alla larghezza della colonna in cui si trova la cella inquestione. È anche possibile inclinare il testo di un an-golo a piacere e unire più celle tra di loro [fig. 28].

Attenzione

poi potete scegliere il comando che vi serve.R icordate sempre che, quando volete

agire su un oggetto, prima lo dovete selezionare e

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Formattazione dei numeriUn discorso a parte merita il tema della formattazionedei numeri, dove non si interviene su aspetti esteriorima sulle diverse modalità di visualizzazione di uno stes-so dato numerico, che in sé non cambia. Una prima eimmediata applicazione di questo tipo di formattazione èdisponibile utilizzando alcune icone che si trovano an-che in questo caso sulla barra degli strumenti.

Le icone dei decimali aumentano o diminuiscono ilnumero di decimali da visualizzare dopo la virgola. Sesi sceglie di nascondere i decimali, il programma vi-sualizza il numero “arrotondato”, ma solo per como-dità: il numero contenuto nella cella non cambia, e idecimali non spariscono ma sono solo nascosti. Unsemplice esempio renderà più chiaro questo compor-tamento di Excel. Scrivendo in una cella qualunque ilvalore 1,5 e poi nascondendo i decimali, il programmavisualizza il numero 2, ma a tutti gli effetti nella cellaè ancora contenuto il valore 1,5.

L’icona delle migliaia (più propriamente Stile sepa-ratore) visualizza il valore della cella selezionata con ilseparatore delle migliaia, che per noi italiani è il pun-to. Il punto che compare non “esiste” come carattereall’interno della cella e perciò occorre fare attenzionea utilizzare sempre questo sistema ed evitare di digita-re i punti che separano le migliaia: alcune versioni diExcel potrebbero non accorgersi che state inserendoun numero!

L’icona della percentuale serve a esprimere il valo-re contenuto nella cella in termini percentuali.

Le icone della valuta e dell’euro visualizzano il va-lore contenuto nella cella secondo le convenzioni va-lutarie (e le impostazioni di sistema relative al propriopaese), e cioè mettendo davanti al numero il simbolodell’euro e scrivendo due decimali dopo la virgola.Notate che in tal caso il simbolo dell’euro non è pre-sente davvero nella cella, come accadrebbe se fossestato digitato; compare perché abbiamo chiesto a Ex-cel di farci vedere un numero qualsiasi come se fosseun valore monetario.

Quelle viste finora sono le opzioni più usate, ma Exceloffre un controllo ancora più dettagliato sulle diverse al-ternative di formattazione dei numeri. Anche in questocaso lavoreremo sulla finestra Formato celle vista inprecedenza, richiamata mediante la voce Celle... presen-te nel menu Formato. Ora scegliamo la linguetta Nu-mero e potremo sbizzarrirci modificando a piacere i no-stri dati numerici, che siano date, valute, valoripercentuali, e persino costruirci dei formati personaliz-zati [fig. 29].

Ci sembra, per concludere il discorso, che valga la penaribadire che in tutti i casi descritti il numero contenutonella cella non cambia, cambia unicamente il suo aspet-to, ossia il modo in cui viene visualizzato.

Curiosità

progressivi per poter essere utilizzate nei calcoli. In baseall’impostazione predefinita, il 1 gennaio 1900 è il numero 1e il 1 gennaio 2009, ad esempio, è il numero 39814, poichésono trascorsi 39 814 giorni dal 1 gennaio 1900.

Anche le date sono numeri come glialtri: esse vengono memorizzate come numeri

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Funzionalità di calcoloLe celle non servono solo ad accogliere dati, sono ancheil luogo dove è possibile effettuare operazioni matemati-che di ogni tipo. Per capire meglio le funzionalità di cal-colo di Excel proviamo a fare una semplice operazionearitmetica.Posizionatevi con il cursore in una cella qualunque e poidigitate, nell’ordine, il segno uguale =, poi il numero 2seguito dall’operatore di somma + e, infine, il numero 3.A questo punto premete il tasto INVIO, in modo da avvi-sare Excel che avete finito di scrivere la vostra formula.Notate come la sequenza di segni che avete inserito sitrasforma subito nel numero 5, ossia nel risultato della somma di 2 e 3.A prima vista quel 5 sem-bra identico a un 5 im-messo direttamente da ta-stiera, ma se selezionate lacella potete vedere chenella barra della formu-la compare la sequenza disegni che avete digitato voi, che è il “vero” contenutodella cella. Tutte le operazioni funzionano nello stessomodo, ma dovete ricordarvi di scrivere sempre per prima

I riferimentiSe fosse tutto qui, Excel non sarebbe altro che una speciedi supercalcolatrice elettronica: la vera potenza del pro-gramma è l’uso dei riferimenti, cioè il fatto che dentrole formule ci si può riferire ad altre celle, utilizzando illoro indirizzo. Vediamo che cosa significa in pratica:

nella cella C2 digitate il numero 2 e nella cella C3 ilnumero 3. Nella cella C4 digitate la formula=C2+C3 (le lettere potete anche digitarle in minu-scolo, è uguale) [fig. 30];premete il tasto INVIO: comparirà il risultato dellasomma delle due celle C2 e C3, che è ovviamente 5[fig. 31].

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5. Formule “magiche”


Attenzione

riassunti nello schema che segue:

addizione +sottrazione -moltiplicazione *divisione /elevamento a potenza ^

Esiste ovviamente un ordine di precedenza per questioperatori, che è quello delle regole aritmetiche standard, lostesso che usate quando fate i calcoli a mano. Se avetebisogno di “forzare” tale precedenza, potete usare le parentesi(solo quelle tonde).Ad esempio: l’operazione (3 x 2 – 4)3 in Excel si scrive inquesto modo: =(3*2-4)^3.Ricordatevi di mettere le parentesi, perché, se ve le dimenticate,ottenete -58 invece che 8! Provate a chiedervi il motivo...

Ènecessario ricordarsi quali sono glioperatori aritmetici fondamentali per Excel,

cosa il segno di uguale =: in questo modo Excel capisceche quello che state per scrivere non è una sequenza dicaratteri, ma una formula da calcolare.

Zoom

l’indirizzo di una cella è anche possibileselezionarla con il mouse mentre si scrivela formula: il suo indirizzo compare

automaticamente dove c’è il cursore. Èuna comodità, ma occorre fareattenzione: qualunque selezioneeffettuata mentre si scrive una formulaviene interpretata da Excel come il

Per semplificare le cose, inveceche digitare per esteso

comando di inserire quella determinata cella. Questo valeovviamente anche se fate soltanto un clica caso dentro al foglio di lavoro, senzaavere intenzione di selezionare alcunché!

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106 A questo punto provate a cambiare il valore di C2 odi C3 e osservate come anche il risultato nella cellaC4 cambia in conseguenza.Ovviamente anche il risultato di una formula puòdiventare la base di un’altra operazione: scrivete ilnumero 4 nella cella C5 e poi, in C6, l’operazione=C4*C5 (magari provate a usare il mouse inveceche scrivere per esteso i due indirizzi) [fig. 32]. E co-sì via.Excel è anche in grado di accorgersi se i dati vengo-no spostati e di aggiornare automaticamente i riferi-menti che li riguardano. Per capire a che cosa ci ri-feriamo, fate una semplice prova: selezionate lecelle C2 e C3 [fig. 33]; spostatele poi in un altro punto qualunque del fo-glio elettronico [fig. 34]. Se ora selezionate la cella C4, noterete che la for-mula al suo interno è cambiata: non è più =C2+C3(quella che avete digitato voi!), ma è diventata=E4+E5 [fig. 35]. Excel si è accorto che i vostri datinon sono più nelle celle C2 e C3, ma hanno “tra-slocato” in E4 ed E5 e ha aggiornato automatica-mente tutti i riferimenti a essi utilizzando il loronuovo indirizzo.

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Zoom

una cella utilizzando il comando Incolla speciale.Ad esempio, è possibile sostituire una formula con il rispettivovalore calcolato.

Anche in Excel c’è la possibilità di scegliere tra diverseopzioni quando si vuole “incollare” il contenuto di


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6. Le funzioni

Che cosa sono le funzioniGli operatori sono uno strumento fondamentale per ese-guire calcoli, ma anche piuttosto limitante: non è sempli-ce andare al di là dell’aritmetica di base disponendo solodegli operatori fondamentali, per farlo bisognerebbe in-fatti costruire “a mano” formule lunghissime e complica-te. Ecco allora che entrano in gioco le funzioni, stru-menti molto sofisticati che, per così dire, “impacchettano”

calcoli anche molto complessi in una sola istruzione.Non fatevi impressionare, però: è solo un modo un po’diverso per vedere la stessa cosa. Per addizionare due opiù numeri, ad esempio, invece che usare l’operatore +posso utilizzare la funzione SOMMA, ottenendo lo stes-so risultato. Da un certo punto di vista, è come se inveceche dire a Excel “aggiungi questo numero a quest’altro,e poi a quest’altro, e poi a quest’altro ancora” gli dicessi-mo “prendi tutti questi numeri e sommali”.


Come si applicano le funzioniVediamo in pratica come può essere applicata una sem-plice funzione.

Nella prima figura, vedete una normalissima addizioneeffettuata utilizzando l’operatore +, tante volte quantisono gli elementi da sommare [fig. 36]. Nella seconda fi-gura, lo stesso risultato è ottenuto utilizzando la funzio-ne SOMMA [fig. 37].

Le funzioni, come gli operatori, seguono una sintassipredefinita. Per scrivere una funzione, infatti, è necessa-rio digitare:

il simbolo di uguale =, che permette a Excel di capireche state digitando un calcolo di qualche tipo e nonun testo qualsiasi;il nome della funzione: nel nostro caso SOMMA.Excel lo riconosce anche se lo scrivete in caratteri mi-nuscoli;una parentesi tonda aperta;gli argomenti della funzione, separati tra di loro daun punto e virgola o dai due punti;una parentesi tonda chiusa.

“Argomenti” è un nome complicato per un concettosemplice: in questo caso, gli argomenti non sono altroche i diversi numeri da sommare... (Se vogliamo essereancora più precisi, in realtà, gli indirizzi delle celle che licontengono.) Oltre che i riferimenti di cella, possiamousare come argomenti anche costanti numeriche o te-stuali (numeri e parole), valori logici come VERO o FAL-SO, valori di errore, formule o altre funzioni.

Attenzione

attenzione: ad esempio, è importante

non inserire spazi tra il nome dellafunzione e la parentesi che lo segue.Tuttavia, Excel a volte è in grado di

Nel costruire le funzioni,bisogna fare un po’ di

riconoscere questi errori puramenteformali e di proporvi la loro correzioneautomatica.

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108 Altri strumentiEsiste anche un modo più semplice per in-serire le funzioni oltre a scriverle diretta-mente nella cella ed è lo strumento Inse-risci funzione. Per utilizzarlo, doveteprocedere come segue:

selezionate la cella in cui volete inse-rire la funzione; scegliete la voceFunzione dal menu Inserisci (op-pure la combinazione di tasti MA-IUSC+F3); a questo punto comparela finestra Inserisci funzione chepresenta tutte le funzioni disponibiliorganizzate per famiglie (funzionimatematiche, finanziarie, statisticheecc.) [fig. 38];nel nostro caso scegliamo la funzioneSOMMA, che sta tra le funzioni ma-tematiche e trigonometriche. Primadi confermare la scelta con OK, no-tiamo che una volta selezionata unadeterminata funzione, al fondo del-l’elenco compare una breve spiega-zione di che cosa fa e di qual è la suasintassi (cioè come bisogna fare perscriverla in maniera corretta e farecosì in modo che Excel la capisca).Nel nostro caso, ci dice che la funzio-ne SOMMA “Addiziona i numeri inun intervallo di celle” e ci dice ancheche possiamo inserire quanti argo-menti vogliamo, ciascuno separato daun punto e virgola [fig. 39];la finestra successiva ci chiede di in-serire gli argomenti che, come sap-piamo, sono gli indirizzi delle cellecon i numeri che vogliamo sommare[fig. 40]. Excel in qualche modo sembra aver“intuito” che vogliamo sommare pro-prio i numeri che stanno sopra la no-stra formula e ci propone gli argo-menti da utilizzare;notiamo infine che anchecon questa finestra attivapossiamo servirci del mou-se per selezionare le celle ol’intervallo di celle che vo-gliamo usare come argo-menti [fig. 41]; confermia-mo a questo punto lenostre scelte con il pulsan-te OK e osserviamo il ri-sultato del nostro calcolo.

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Notate che le celle E3 ed E7 sono separate dai due punti enon dal punto e virgola. La spiegazione è molto semplice:il punto e virgola serve a separare argomenti inseriti unoper volta, che tipicamente non sono tutti vicini tra di loro;mentre i due punti servono a indicare a Excel l’inizio e la

fine di un intervallo di celle adiacenti. In pratica, se voles-simo usare il punto e virgola dovremmo dire a Excel disommare E3, E4, E5, E6 ed E7 [fig. 42], mentre con i duepunti gli diciamo di sommare tutte le celle comprese nel-l’intervallo di celle che comincia con E3 e finisce con E7.

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Attenzione

osservate attentamente la figura sottostante potete notareche ci propone di considerare anche il totale tra i numeri dicui fare una media, il che non è esattamente quello che ciinteressa... Controllate perciò sempre gli intervalli su cui ilprogramma vi propone di lavorare.

Excel cerca spesso di rendersi utile, manon è detto che abbia sempre ragione: se

Zoom

momento di mostrarvi una piccola scorciatoia: come sempre,ci sono almeno due o tre metodi diversi per fare la stessacosa, e in questo caso c’è un’icona sulla barra degli strumentiche è fatta apposta per lavorare con le funzioni che abbiamoappena visto in modo semplice e veloce. Se fate clic sullafreccetta che sta accanto all’icona a forma di Sigma (∑),compare un menu che automatizza l’inserimento di questecinque funzioni. Se fate clic direttamente sulla Sigma, Exceleffettua automaticamente la somma delle celle adiacenti.

Ora che avete acquisito familiarità conlo strumento Inserisci funzione, è il

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Ora provate a fare la stessa cosa, utilizzando qualche altrafunzione che ha una sintassi molto simile a SOMMA. Esercitatevi a trovare la media aritmetica di una serie dinumeri (funzione MEDIA); scoprite quanti sono gli ele-

menti che compongono tale serie (funzione CONTEG-GIO), qual è il numero più grande (funzione MAX) e ilpiù piccolo (funzione MIN).

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Vediamo ora qualche esempio di utilizzo pratico dellefunzioni di Excel, per cercare di capire un po’ meglio co-me funzionano e quali tipi di problemi possono aiutarcia risolvere.

Unire nomi e cognomiSupponiamo di avere un elenco di persone organizzatoin due colonne, una con il cognome e l’altra con il no-me. Per unire i due elementi in un unico testo, possiamousare l’operatore & oppure la funzione Concatena, cheserve proprio a unire diversi elementi (numeri, testo, ri-ferimenti di cella ecc.) in un’unica stringa di testo.

La sintassi della formula è molto semplice: =CONCATE-NA(testo1;testo2;...), dove testo1 e testo2 sono glielementi da unire, fino a un massimo di trenta.Nel primo caso riportato in figura siamo partiti dalla cel-la con il nome B2 e l’abbiamo inserita nel campo te-sto1; poi abbiamo inserito uno spazio vuoto come te-sto2 (notate che Excel mette automaticamente travirgolette qualunque testo venga inserito nei campi [fig.43]) e poi abbiamo inserito il riferimento al cognome,A2, nel campo testo3. Il risultato è la stringa MarioRossi. Nel secondo caso siamo partiti dal cognome(A3), poi abbiamo inserito una virgola con uno spaziovuoto come testo2 e infine abbiamo inserito il riferi-mento al nome (B3): il risultato è la stringa Neri, Pao-la [fig. 44].

La funzione SEUna delle funzioni più utili di Excel è la funzione SE. Inpratica, essa controlla se il valore di una cella soddisfauna determinata condizione. Se la soddisfa, la funzioneproduce un certo risultato; se non la soddisfa, succedequalcos’altro. Come in tutte le funzioni logiche, si trattadi fare un confronto tra due valori, il risultato del qualeè sempre il valore VERO o il valore FALSO.Questa è la sintassi della funzione: =SE(test;se_vero;se_falso), dove test è la condizione da verificare, se_ve-ro il risultato (cioè quello che vogliamo si verifichi) nelcaso la condizione venga soddisfatta e se_falso il risulta-to nel caso contrario.Il test può essere effettuato tra due riferimenti di cella

(A3 > B3) o tra un riferimento di cella e una costante(A3 < 100).

7. Lavoriamo con le funzioni

Zoom

Questi sono gli operatori di confronto che è possibile utilizzarenella funzione SE e, in generale, nelle funzioni logiche:

Uguale =

Minore <

Minore o uguale a < =

Maggiore >

Maggiore o uguale a > =

Diverso da < >

OPERATORIA CONFRONTO

43 44


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Unità 5


Utilizzo della funzione SEFacciamo un piccolo esempio pratico, un caso abbastanzaclassico in cui vogliamo valutare il contenuto di una cellae, al verificarsi di una determinata condizione, assegnareun valore alla cella adiacente. Nel nostroesempio, abbiamo una colonna con i giornidella settimana e vogliamo che nella colonnaadiacente compaia l’indicazione “Festivo” afianco della Domenica e “Feriale” in tutti glialtri casi.

Per fare ciò, inseriamo questa formula:=SE(B1=“Domenica”;“Festivo”;“Feria-le”) nella prima cella della terza colonna. Laformula controlla che nella cella specificatanel test ci sia scritto Domenica; in quel ca-so (l’argomento se_vero) scrive la parolaFestivo, in tutti gli altri casi (secondo argo-mento della funzione, ossia se_falso) scriveFeriale [fig. 45]. Notate le virgolette doppieall’interno della formula, che dicono a Excelche quello che si trova all’interno deve es-sere interpretato come testo, sia in letturasia in scrittura. Provate anche voi a fare la

stessa cosa, e ricordatevi di usare il riempimento au-tomatico (trascinando il quadratino di riempimento)sia per generare automaticamente l’elenco dei giorni siaper copiare la formula dalla prima riga a quelle sotto-stanti [fig. 45].

Zoom

Nel fare le formule ogni tanto capita che invece del risultato che ci aspettiamo Excel visualizzi un messaggio di errore. Nella tabellache segue trovate la descrizione dei messaggi di errore più frequenti e qualche suggerimento per risolvere il problema relativo.

ERRORI

ERRORE SIGNIFICATO SOLUZIONE

#####La colonna non è abbastanza larga per visualizzare ilvalore contenuto nella cella.

Allargare la colonna.

#VALORE!Si è usato il tipo sbagliato di argomento o dioperando (ad esempio si è immesso del testo mentrela formula richiede un numero).

Verificare gli operandi e gli argomenti;assicurarsi che i riferimenti contengano valorivalidi.

#DIV/0! La formula sta tentando di dividere per 0.Cambiare il valore della cella utilizzata comedivisore così che la formula non divida per 0.

#NOME?Il testo in una formula non viene riconosciuto (adesempio non è stato inserito tra virgolette, o si èsbagliato a inserire il nome di una funzione).

Correggere l’errore di battitura.

#N/DNon ci sono valori disponibili o è stato usato unargomento inappropriato.

Nella formula assicurarsi che la tabella diricerca sia definita correttamente.

#RIF!

Excel non può trovare le celle di riferimento (adesempio si sono eliminate celle a cui fannoriferimento altre formule o si sono incollate cellespostate su celle a cui fanno riferimento altreformule).

Modificare le formule oppure ripristinare le cellesul foglio di lavoro facendo clic sul pulsante.Annullare immediatamente dopo aver eliminatoo incollato le celle.

#NUM!

Una formula o una funzione contengono valorinumerici non validi (ad esempio RADQ(-1)) oppureil risultato della formula è troppo grande o troppopiccolo per essere visualizzato.

Assicurarsi che l’argomento sia corretto e chesia compreso tra –1*10307 e 1*10307

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Tramite la combinazione dei tasti CTRL, ALT, MAIUSCOLO ealtri è possibile usare anche in Excel la tastiera perdeterminate operazioni, senza bisogno di usare i menu né dicercare tra le icone nelle barre del programma. Evidenziandouna riga oppure una colonna, CTRL e tasto +, oppure CTRL etasto -, aggiungono/rimuovono una riga/colonna.

CTRL + X: tagliaCTRL + C: copiaCTRL + V: incollaCTRL + Z: annulla operazioneCTRL + Y: ripete l’operazione annullataCTRL + MAIUSCOLO + 8: alterna, all’interno delle celle, trala visualizzazione delle formule e il loro risultatoALT + INVIO: permette di andare a capo nella stessa cella

COMANDI PERLE SCELTE RAPIDE

ZoomRiferimenti relativi e assolutiExcel usa due tipi di riferimenti: relativi e assoluti. Ladifferenza appare più chiara analizzando il comporta-mento di una formula quando viene copiata.Se essa contiene riferimenti relativi (che sono quellistandard), essi verranno modificati automaticamente peradeguarsi alla nuova posizione della formula.Si veda ad esempio la figura, dove la formula inseritanella cella C4, ovvero =A4-(A4*B4) [fig. 46], una voltacopiata si trasforma automaticamente in =A5-(A5*B5),=A6-(A6*B6) [fig. 47] e così via.

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Questo è possibile perché i dati sono tutti nella stessa po-sizione, il valore dello sconto è sempre nella cella a de-stra dell’importo lordo e quindi può essere tranquilla-mente indicato di volta in volta come B4, B5, B6 ecc.Ma se cambiamo la tabella come nella figura successiva,questa operazione non funziona: il valore dello sconto èin una cella la cui posizione è fissa (C1) e cambia rispet-to alla posizione delle celle con gli importi lordi, e non èpiù possibile usare lo stesso sistema di prima. Notate in-fatti che i dati sono sbagliati: la formula va a cercare losconto in una cella vuota (“scende” di una posizione, maC2, C3 ecc. sono vuote) e i due importi sono uguali [fig.48]! In questo caso occorre modificare il tipo di riferi-mento alla cella che contiene il valore di sconto, e inve-ce che indicarlo semplicemente come C1 bisogna usare ilsegno del dollaro $ e trasformarlo in $C$1, in modo dadire a Excel che nel copiare la formula tale riferimentonon deve essere aggiornato ma deve rimanere “bloccato”[fig. 49].


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Unità 5


Ordinare i dati secondo diversicriteriQuali vantaggi ci dà un elenco così strutturato? Be’, adesempio possiamo riordinarlo sulla base di un criterioqualsiasi. Proviamo con l’ordine alfabetico.Per prima cosa, selezioniamo una qualunque cella all’in-terno dell’elenco, poi scegliamo la voce Ordina dal menuDati. Notate che Excel seleziona automaticamente tuttoil nostro elenco, lasciando però fuori la prima riga, che ha

correttamente interpretato come riga di intestazione enon come record di un certo signor “Cognome”!Nella finestra Ordina posso impostare i criteri per l’ordi-namento, che il programma ricava dalla riga d’intesta-zione, e scegliere se voglio un ordinamento crescente odecrescente. Posso impostare fino a tre chiavi, il che si-gnifica che se, ad esempio, ho più elementi con lo stessocognome posso decidere sulla base di quale altro criterioordinarli tra di loro (ad esempio, il nome). E se Excelnon ha visto la riga d’intestazione, posso correggere lasua scelta nell’area denominata Intervallo dati.

Excel è uno strumento molto utile anche per costruirein modo semplice archivi di dati.Se strutturiamo i nostri dati all’interno di una tabellaben organizzata e omogenea, ecco che abbiamo costrui-to, magari senza saperlo, un database, o “base di dati”.È l’organizzazione dei dati che ci permette di ordinare ericercare le informazioni che ci servono, ma è anche uti-le per eseguire operazioni di analisi e confronto tra i da-ti stessi. Vediamo meglio che cosa significa, cercando so-prattutto di capire qual è la differenza tra un elencoqualsiasi e un database vero e proprio.

OrdinamentoSe osserviamo la figura ci rendiamo subito conto che sitratta di un indirizzario, ma se la guardiamo bene notia-mo che è un po’ pasticciato: nomi e cognomi a volte so-no invertiti o sono nella stessa cella; qualche numero ditelefono è finito nella colonna dove di solito ci sono i no-mi della regione; i CAP e le Province a volte sono rima-

sti attaccati agli indirizzi; un numero civico è addiritturafinito dove negli altri indirizzi c’è il CAP [fig. 50].Osserviamo ora la figura e notiamo subito la differenza:in questo caso esiste una struttura (c’è sempre prima ilcognome, seguito dal nome, dall’indirizzo ecc.) e i con-tenuti sono omogenei (ogni colonna contiene semprelo stesso tipo di dato: nella colonna dei numeri di telefo-no non ci sono mai, ad esempio, indirizzi).In termini “tecnici”, i campi sono le categorie sulla basedelle quali è organizzato il database: si parla pertanto diun campo Cognome, un campo Nome, un campoIndirizzo e così via. Ciascun campo contiene quindi idati elementari delle persone che popolano il nostro in-dirizzario: in pratica, sono le colonne del nostro elenco.Ogni riga, invece, costituisce un record, che è quindicomposto dalle varie informazioni (campi) relative a unasingola persona. Fa ovviamente eccezione la prima riga,detta d’intestazione, che contiene i nomi dei campi, ossiaserve a spiegare che tipo di dato è presente in ciascunacolonna. L’insieme di campi e record costituisce la ta-bella del nostro database [fig. 51].

8. Elenchi

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Per tornare a vedere tutto il nostro elenco, è sufficienteriattivare il menu nella cella Regione e scegliere questavolta la voce (Tutto) [fig. 54].Per eliminare i filtri dall’elenco, torniamo nel menu Da-ti e dalla voce Filtro togliamo il segno di spunta dalla vo-ce Filtro automatico [fig. 55].

Filtri automaticiUn’altra funzione decisamente utile è quella dei filtri au-tomatici, che analizzano i dati presenti in una colonna eselezionano quelli uguali tra di loro. In questo modo è pos-sibile visualizzare solo i dati che soddisfano certi criteri.Per impostare un filtro automatico, selezioniamo unadelle etichette del nostro elenco e scegliamo, sempre dalmenu Dati, la voce Filtro e poi Filtro automatico. Nellecelle della prima riga compaiono dei piccoli pulsanti aforma di freccia, che una volta cliccati aprono un menu atendina con l’elenco di tutti i dati presenti nella colonna.

Attenzione

che non ci siano colonne o righe vuote all’interno delvostro elenco!

R icordate: quando usatel’ordinamento o i filtri è molto importante

Selezionandone uno, “filtriamo” l’elenco escludendodalla visualizzazione tutti i record che non contengonola nostra selezione. Nelle figure che seguono si può ve-dere l’applicazione del filtro alla colonna Regione, im-postato in modo da visualizzare solo le persone che abi-tano in Piemonte [fig. 52].Notate che nella colonna a cui è stato applicato un filtrola freccetta dentro il pulsante diventa blu, e che quandoè attivo un filtro anche le etichette delle righe diventanoblu, oltre a non essere più numerate in maniera conse-cutiva [fig. 53].

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Unità 5


Tipi di graficiExcel consente di creare molti tipi diversi di grafici. Eccoun elenco dei più importanti.

L’istogramma è il grafico per eccellenza, il più comunee utilizzato. Si presta molto bene a visualizzare conteggi.È possibile usare anche molte serie di dati e le colonnepossono essere disposte in pila una sull’altra [fig. 56].

Il grafico a barre è in pratica un istogramma ruotatodi 90 gradi e rispetto all’istogramma consente una let-tura più facile delle etichette delle categorie [fig. 57].

I grafici a linee vengono usati frequentemente perrappresentare dati continui (dati di cui si vuole sotto-lineare il cambiamento continuo nel tempo, ad esem-pio la variazione della temperatura) anziché discreti(dati che si vogliono presentare separati tra di loro, adesempio il fatturato di vari anni specifici) [fig. 58].

Un grafico a torta è l’ideale per mettere in evidenzaproporzioni relative o singoli contributi rispetto a untotale [fig. 59]. Tra l’altro, l’uso di questo tipo di grafi-co evita di suggerire, anche implicitamente, un ordineche non esiste nelle categorie, cosa che invece accadecon l’istogramma. Un grafico a torta può utilizzareuna sola serie di dati.

Se si osserva una tabella piena di numeri, è difficile capi-re velocemente che cosa significano tutti quei dati messiin colonna uno dopo l’altro. Per farlo abbiamo bisogno di “vedere” attraverso l’infor-mazione e solo il linguaggio visivo è in grado di “raccon-tare” che cosa si nasconde dietro una mole di dati appa-rentemente incomprensibile. Per fortuna, le tabellenumeriche possono essere rappresentate visivamentein Excel utilizzando i grafici, in modo da essere resemaggiormente “leggibili”. I grafici da questo punto di vista sono un aiuto insosti-tuibile tutte le volte che abbiamo la necessità di:

esporre e sintetizzare, cioè “spiegare” i dati che ab-biamo elaborato a qualcuno che non conosca in ma-niera approfondita il materiale o che semplicemente ab-

bia bisogno di vedere a colpo d’occhio di che cosa si staparlando;paragonare, cioè confrontare tra loro due o più feno-meni, allo scopo di individuare eventuali analogie odifferenze;analizzare e interpretare, ad esempio per indivi-duare tendenze nel tempo o relazioni tra dati di natu-ra diversa.

In Excel, i grafici sono basati su serie di dati che di solitosono contenute in un unico foglio di lavoro. Tali seriepossono essere visualizzate in modo diverso a secondadel tipo di grafico selezionato, che rimane sempre colle-gato alle celle contenute nel foglio di lavoro; questo si-gnifica che se i dati cambiano, i grafici riflettono istanta-neamente le variazioni.

9. Grafici

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Creiamo un graficoIl metodo più semplice e rapido per creare un grafico èutilizzare la Composizione guidata Grafico, una proce-dura in grado di assistervi passo per passo nella creazio-ne del vostro grafico. Se i dati di partenza sono dispostiin maniera adeguata nel foglio di lavoro, Excel è in gra-do di creare automaticamente un grafico, e cioè di capi-re quali sono le celle da usare come dati, quali come eti-chette delle categorie e quali come etichette per lalegenda. Di solito, i grafici creati da Excel con questaprocedura automatica sono corretti e non richiedono in-terventi particolari da parte vostra, anche se potretesempre personalizzarli a piacere.

Per iniziare, selezioniamo una cella qualunque al-l’interno della serie di dati che intendiamo utilizza-re e facciamo clic sull’icona Creazione guidataGrafico, posta sulla barra degli strumenti Stan-dard [fig. 60]. Il primo dei quattro passaggi ci consente discegliere il tipo di grafico. Cominciamo con ilpiù semplice di tutti, l’istogramma [fig. 61].Facendo clic sul pulsante Avanti, passiamo alla se-conda finestra, dove ci viene sostanzialmente chie-sta conferma sulla selezione dei dati da utilizzare.Notate che Excel ha selezionato l’intervallo di celleche va da G1 a H11, ma è possibile modificare taleselezione usando il mouse o correggendo a mano iriferimenti nel campo Intervallo dati [fig. 62].

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La linguetta Titoli della terza finestra contiene icampi in cui inserire titoli e legende. La proce-dura ci suggerisce il titolo “Totale iscritti” e la-scia gli altri vuoti, ma noi inseriamo anche lascritta “Anni” per l’asse delle categorie e “Nu-mero” per quello dei valori [fig. 63]. Nell’ultima finestra possiamo scegliere se dedi-care un intero foglio al nostro grafico o se posi-zionarlo nello stesso foglio che contiene i dati.Noi scegliamo quest’ultima opzione [fig. 64].Una volta che il nostro grafico è inserito nel fo-glio di lavoro, possiamo intervenire con le no-stre modifiche. Per prima cosa dobbiamo atti-varlo, facendoci clic sopra. Notiamo che intornoa esso compaiono delle maniglie nere, che pos-sono essere trascinate con il mouse per ridimen-sionarlo, proprio come faremmo con una qua-lunque immagine inserita nel foglio di lavoro.

La figura che vedete è stata fotografata un attimo pri-ma di rilasciare il mouse e le linee tratteggiate indi-cano l’area che il grafico andrà a ricoprire dopo il ri-dimensionamento [fig. 65].

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Quando selezioniamo un grafico, accade anche un’altracosa: compare il menu Grafico al posto del menu Dati.Le prime quattro voci non sono altro che i passi dell’au-tocomposizione guidata, mentre le altre permettono ri-spettivamente di inserire nuovi dati, inserire linee di ten-denza e modificare le opzioni per la visualizzazionetridimensionale.

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118 10. Stampa

Come stampareun documento di ExcelSe dobbiamo stampare una piccolatabella, il modo più veloce è quelloclassico: fare clic sul pulsante Stam-pa che sta sulla barra degli stru-menti Standard. Ma poiché Excel,a differenza ad esempio di Word,non “ragiona” per pagine, le cose sicomplicano un pochino se il nostrofoglio contiene qualche dato in più,e non è raro che si finisca per averele nostre colonne sparpagliate su di-versi fogli...

Per prima cosa facciamo clicsull’icona Anteprima di stam-pa, a destra del pulsante Stam-pa, in modo da vedere in anti-cipo come apparirà il documentostampato [fig. 66].Con le impostazioni di base, ilnostro documento occupereb-be sei pagine (lo dice la barradi stato, in basso a sinistra) ele colonne andrebbero su foglidiversi. Per ottimizzare la stam-pa, fate clic sul pulsante Impo-sta e, nella finestra successiva,sulla linguetta della scheda Pa-gina. Qui impostate l’orienta-mento della pagina in orizzon-tale (in modo da rispecchiare ilformato del nostro foglio) e leproporzioni in modo da forzareil foglio a stare in una sola pa-gina [fig. 67].

In realtà quello che vogliamo èche il foglio occupi sì una solapagina in larghezza, ma tuttequelle che gli servono in lun-ghezza. Per ottenere questo,basta cancellare il valore checompare nel campo pagine inaltezza e lasciarlo vuoto.

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Ora va decisamente meglio, ilnostro foglio verrà stampato inquattro fogli ma le colonne so-no tutte insieme. Possiamo ot-timizzare ulteriormente rego-lando i margini del foglio, chevisualizziamo premendo il pul-sante Margini [fig. 68]. Fateclic sulle linee e trascinateleoppure inserite i valori nellecaselle della scheda Margini,che fa sempre parte della fine-stra Imposta pagina [fig. 69].Nella terza scheda, Intestazio-ne/Piè di pagina, compaionoalcune combinazioni predefini-te che vi consentono, ad esem-pio, di stampare nell’intestazio-ne il nome del foglio di lavoroe, al piè di pagina, la parola“Pagina” seguita dal numero dipagina [fig. 70].Se le combinazioni che vi pro-pone il programma non vipiacciono, potete personalizza-re a piacere il contenuto di en-trambe le aree: fate clic sul pul-sante Personalizza e inserite iltesto (o anche un’immagine)che volete nelle tre sezioni cheappaiono, e che verrannostampate in tre bande di ugualidimensioni. Il pulsante con lalettera A vi permette di format-tare il testo inserito, gli altriservono a inserire automatica-mente dati come il numero dipagina, le pagine totali, data,ora, nome del file ecc. Nell’ultima scheda, Foglio, po-tete tra le altre cose decidere sevolete stampare anche la grigliache costituisce le celle [fig. 71].

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Anche Excel 2007 adotta la nuovainterfaccia e presenta alcune impor-tanti novità rispetto a Excel 2003.Vediamo insieme quali sono.La prima riguarda le dimensioni delfoglio di lavoro, che ora è di 16385colonne per 1048576 righe. In pra-tica, un solo foglio di lavoro di Excel2007 equivale a una cartella di Ex-cel 2003 con 1024 fogli di lavoro!Gli strumenti per la realizzazionedei grafici sono totalmente nuovi epiù semplici da usare. Ora ancheWord e PowerPoint possono usaregli stessi strumenti di Excel per rea-lizzare i grafici [fig. 1].

È anche cambiato il modo di usare glielenchi, sia per quanto riguarda la for-mattazione sia per quanto riguarda lefunzionalità. Le funzioni di ordinamen-to, ad esempio, sono state potenziate: nonc’è più il limite delle tre condizioni e ora sipuò ordinare un elenco anche in base alcolore della cella [fig. 2].Una nuova modalità di visualizzazione,Layout di pagina, permette di lavoraretenendo d’occhio l’aspetto finale del docu-mento una volta stampato. Anche la creazione di formule e la gestio-ne delle funzioni sono state ridisegnate esono state aggiunte nuove funzioni [fig. 3].

Office 2007 Excel

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Il foglio di calcolo di OpenOffice sichiama Calc e in questo caso la suainterfaccia è molto simile a quella diExcel 2003 [fig. 1].Anche le funzionalità sono molto si-mili: formule, funzioni e grafici la-vorano in maniera analoga [fig. 2]. Alcuni termini e alcune proceduresono però leggermente diversi.

121OpenOffice Calc

Ad esempio, il trascinamento di una selezione in Calcfunziona in maniera un po’ diversa: in questo caso ilpuntatore non cambia forma e non c’è bisogno di posi-zionarlo vicino al bordo [fig. 3]. Occorre però selezionarealmeno due celle vicine: anche quando si vuole trascina-

re una cella sola, bisogna che la selezione comprendasempre una delle celle adiacenti [fig. 4]. Per copiare unaselezione occorre premere il tasto Ctrl dopo il trascina-mento e prima di rilasciare il mouse [fig. 5].

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122Per svolgere gli esercizi di questa unità devi scaricarli dal DVD

allegato al libro.

Ricordati di fare subito una copia della cartella excel (il nome

della cartella in cui ci sono tutti i testi originali), per avere

sempre a disposizione i file di testo pulito su cui lavorare.

Ricordati anche di salvare spesso e volentieri il file che stai

modificando. La corrente elettrica può andare via da un momento

all’altro e non è mai piacevole dover rifare un lavoro da capo!

X, i nomi delle regioni e sull’asse Y il numero di pezzi ven-duti: il tuo scopo è quello di visualizzare l’andamento dellevendite, distinte sia per regione sia per anno.

Vuoi costruire un gioco: vince il giocatore che indovina unnumero dato, compreso tra uno e dieci. Il giocatore deve in-serire il numero pensato nella cella evidenziata in rosa (A4),mentre la cella evidenziata in arancione (D4) conterrà ri-spettivamente le stringhe di testo “Risposta esatta” o “Ri-sposta sbagliata”.

Il numero da indovinare è inserito nella cella H4: scopri lacolonna 4 e, se non ti piace, cambialo.Inserisci nella cella D4 una funzione che restituisca come ri-sultato la stringa “Risposta esatta” se il numero digitato dalgiocatore è corretto e “Risposta sbagliata” altrimenti.In questo caso il tempo di gioco non è poi così lungo: il gio-catore indovinerà il numero con al massimo 10 tentativi.Supponi, però, di voler costruire un gioco che prevede di in-dovinare un numero compreso tra uno e cento. Hai qualcheidea per rendere il tuo gioco meno lungo e noioso?

Suggerimento: una funzione può diventare argomento di un’altrafunzione.

Tua sorella ha scaricato una tabella che contiene i nomi e lealtezze delle settanta montagne più alte del mondo.

Trova l’altezza massima, l’altezza minima e l’altezza mediadelle settanta montagne elencate. Vuoi scoprire quali sono le dieci montagne più alte del mon-do, ma i dati scritti in ordine alfabetico non ti sono granchéutili: mettili in ordine decrescente d’altezza.Nella colonna a fianco alle altezze (C) vuoi visualizzare unastringa di testo del tipo: “La montagna X è alta Y metri”, do-ve X è il nome contenuto nella colonna A e Y è l’altezza ri-portata nella colonna B. Utilizza la funzione opportuna (ericordati di non scrivere tutto attaccato!).

È il 31 dicembre. Gli impiegati dell’Istat ti hanno chiesto unamano per sistemare gli ultimi dati raccolti.

Costruisci il diagramma a torta riferito alla popolazione aoggi, distinta per zone geografiche.Quanti italiani (uomini E donne) sono emigrati all’estero? Vi-sualizza in un grafico a torta i dati relativi all’emigrazione,distinta per zone geografiche.

7 Istat Italia

Ottomila6

Gioco dei numeri5

ESERCIZI

Prova a disegnare e colorare con Excel.

Seleziona il gruppo di celle bordate in nero e assegna unriempimento di colore verde.Seleziona contemporaneamente le singole celle bordate conil tratteggio in nero e assegna loro un riempimento di colo-re giallo.

Per controllare quanto spendi ogni mese, vuoi costruire unfoglio di calcolo con la lista delle tue ultime spese.

Calcola i totali parziali nelle celle evidenziate in giallo, poicalcola la spesa totale nella cella evidenziata in rosa.Supponiamo che tu voglia copiare la tabella in un’altra zonadel foglio di lavoro. Copiala nelle celle bordate con il trat-teggio in nero, prestando attenzione al fatto che le celle evi-denziate in giallo contengono formule.Nella tabella copiata, poi, applica il formato valuta alle cel-le contenenti le somme spese.Infine, copia in un’altra zona del foglio i valori contenuti nel-la colonna “Spesa”.

Dopo aver studiato le capitali europee, vuoi costruire unquiz per scoprire se i tuoi compagni di classe sono preparatiquanto te.

Apri il foglio “Capitali”: nella colonna “Paese” trovi quattronazioni d’esempio; la colonna “Risposta” servirà ai tuoi com-pagni per digitare le risposte al quiz; la colonna “Rispostecorrette” va completata per prima cosa con le capitali corri-spondenti alle quattro nazioni. Completala tu.Nascondi la colonna per evitare che i tuoi compagni sbircinole risposte.Nella cella C3 scrivi un test che verifichi se i tuoi compagniscrivono la risposta esatta: in caso affermativo, dovranno vi-sualizzare il messaggio “Risposta esatta” nella stessa cellaC3, altrimenti nella cella comparirà il testo “Risposta sba-gliata o incompleta”.Trascina con il quadratino di riempimento fino alla cella C6e... divertiti!

La Dueruote S.p.A., che vende ciclomotori di superlusso inquattro regioni italiane, ti ha incaricato di redigere un grafi-co delle vendite negli ultimi tre anni.

Costruisci un grafico a serie multiple che contenga, sull’asse

4 Grafico vendite

Capitali3

Copia formule2

Selezione multipla1


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Unità 5


Quante persone (uomini E donne) sono arrivate in Italia dal-l’estero? Costruisci un grafico a torta, per visualizzare le de-stinazioni dell’immigrazione.Esplora le possibilità di formattazione dei grafici che haicreato.

Abbiamo analizzato per te un litro d’aria, scoprendo che ècostituito da diversi gas, e abbiamo ricavato i valori conte-nuti nella colonna “Quantità in un litro d’aria”.

Controlla, nella cella B14, che le nostre misurazioni sianocorrette, cioè che la somma di tutte le quantità dia come ri-sultato un litro. Ricopia nella colonna C i valori contenuti nella colonna B:applica il formato percentuale, con 7 posizioni decimali.Per visualizzare meglio la composizione dell’aria, costruisciun grafico a torta e specifica come titolo “Composizione del-l’aria che respiriamo”. Ti sembra un grafico significativo e fa-cilmente leggibile, oppure alcune informazioni sono, per co-sì dire, “sparite”?Per ovviare a questo problema puoi raggruppare le informa-zioni relative ai gas presenti in percentuale minima. Copia lecelle da A1 a B13 in un’altra zona del foglio di lavoro. Ag-giungi una nuova riga con l’indicazione “Altri gas” e sommatutte le misurazioni dal vapore acqueo all’ozono. Inserisci, infine, un nuovo grafico a torta.

Attenzione: l’intervallo di dati su cui costruire il grafico cambia,rispetto al grafico precedente!

Quante persone ci sono, esattamente, nel mondo?

Osserva i dati nella tabella “Popolazione mondiale”.Crea un grafico a linee smussate per visualizzare l’aumentodella popolazione.Formatta il grafico ottenuto. Suggerimento: se vuoi che l’as-se verticale parta dal valore 2 e non dallo zero, fai clic su diesso con il tasto destro, poi apri la finestra Formato asse. Se-leziona la linguetta Scala e la soluzione al tuo problema sa-rà a portata di clic!

9 Popolazione mondiale

Aria8

Ti sei mai chiesto quante specie di animali ci sono nel mondo?

Calcola i totali parziali, nelle celle evidenziate della tabella“Specie”.

Inserisci le funzioni corrette nel foglio di lavoro di nome“Triangolo”.

Dati i due cateti di un triangolo rettangolo, calcola l’ipote-nusa, il perimetro e l’area della figura. Inserisci nelle celleevidenziate le funzioni che servono a calcolare i valori ri-chiesti. Attenzione: quando applichi il teorema di Pitagora, ènecessario calcolare una radice quadrata. Usa tutte le op-zioni di aiuto a tua disposizione per trovare il nome e la sin-tassi della funzione relativa.Al termine dei conti, rendi più piacevole la tua tabella: creaun bordo, ingrandisci e colora il titolo, scrivi in grassetto i ri-sultati dei calcoli.

Forse hai fatto un po’ di confusione: ma questa sarà l’ora diinformatica, di matematica o di geografia?

Calcola il numero di abitanti e la superficie in km2 dell’Italia.Calcola le densità di popolazione per ciascuna regione (sen-za riscrivere a mano la formula per ogni riga).In quale regione gli abitanti stanno “più stretti”?Potresti vedere qual è la regione con densità minore sempli-cemente scorrendo le righe, però puoi provare, come eserci-zio, a scrivere una funzione SE: vuoi visualizzare il testo “Re-gione con densità maggiore” all’incrocio tra la colonna“Densità maggiore” e la riga che contiene la regione condensità maggiore, mentre in tutte le altre celle della colonnavuoi inserire il trattino -.

Suggerimento: ricorda che una funzione può diventare argomento diun’altra funzione.

Quale regione ha la densità abitativa minore? Scrivi una fun-zione simile a quella del punto precedente.

11 Triangolo

Specie animali10

Italia12

124


=SOMMA(A1:B3)=SOMMA(A1:B3;C3:C7)

L’inserimento di una nuova colonna avviene:in una posizione qualsiasiin una posizione indicata dall’operatorea destra della posizione della cella attiva correntea sinistra della posizione della cella attiva corrente

Per variare l’orientamento del testo si può utilizzare ilcomando:Formato/Celle…Strumenti/ControlloStrumenti/PersonalizzaFormato/Righe

A una cella possono essere direttamente applicati diversiformati, ma non:un bordo coloratodiverse dimensioniil colore di sfondoun motivo di sfondo

Indica quale tipo di grafico non può essere usato perrappresentare più di una serie di dati:a tortaistogrammabarrelinee

Indica dove è possibile salvare il grafico generato con idati di una tabella di Excel:solo in un nuovo fogliosolo su un altro foglio già esistentesolo sullo stesso foglio che contiene i datiindifferentemente in uno dei tre fogli indicati

Indica se è possibile spostare un grafico da un foglio a unaltro:nosì, ma solo se il grafico è di tipo istogrammasì, anche in cartelle diversesì, ma solo se i fogli sono nella stessa cartella

Il filtro automatico:una volta costruito non può essere eliminatovisualizza una selezione di dati, corrispondenti a un criterioscelto dall’utentepuò essere usato anche su un elenco in cui sono presentidelle righe vuoteè un piccolo programma per la creazione di grafici

d

c

9

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c

b

a

15

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cb

a

14

d

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a

13

d

cb

a

12

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cb

a

11

d

cb

a

10

d

cb

a

Quando si crea un nuovo foglio di lavoro in una cartella:il nome assegnato automaticamente al foglio non può es-sere modificatobisogna specificare la sua posizione rispetto agli altri foglibisogna necessariamente assegnargli un nome in fase dicreazioneè possibile assegnare un nome diverso da quello assegnatodal programma

Per eliminare un foglio di lavoro da una cartella:si sceglie Elimina… dal menu Modificasi clicca sulla linguetta corrispondente con il tasto destro esi seleziona Eliminasi sceglie Cancella dal menu Modificasi seleziona il foglio e si clicca sul tasto Canc

Indica l’operatore errato:moltiplicazione *potenza ^somma +divisione :

Indica quale di questi comandi della barra dei menu èpresente in Excel e non in Word:StrumentiDatiTabella Visualizza

Per inserire un simbolo in una cella dobbiamo utilizzare:un programma di graficail menu Formatoil menu Inseriscil’utilità di sistema denominata Mappa caratteri

Il foglio Excel non prevede la gestione di:grafici in automaticounità di memorizzazionefile musicalifunzioni logiche

Indica come bisogna segnalare nelle formule una cellache contiene un riferimento assoluto:A$3$A$3$A3A3

Indica quale formula non è scritta in modo corretto:=SOMMA(A1:A3)=SOMMA(A1,B3)

a

a

b

a

8

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cb

a

7

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cb

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6

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cb

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Unità 5 Unità Un foglio elettronico di I contenuti calcolo ... · Curiosità precedenti, i vostri...

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