Soluzioni per la gestione dei processi documentali:Synergy e l'amministrazione digitale, Improve e i...

DocFlow e Microsoft – 3 febbraio 2010

GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche

SOLUZIONI PER LA GESTIONE SOLUZIONI PER LA GESTIONE DEI PROCESSI DOCUMENTALIDEI PROCESSI DOCUMENTALIDEI PROCESSI DOCUMENTALIDEI PROCESSI DOCUMENTALI

••Synergy e l’amministrazione digitaleSynergy e l’amministrazione digitale••Synergy e l amministrazione digitaleSynergy e l amministrazione digitale••Improve e i processi collaborativiImprove e i processi collaborativi

Maurizio Savoca – Partner

w w w . d o c f l o w . c o m w w w . d o c f l o w . c o m GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche

3 Febbraio 2010 DocFlow e MicrosoftSOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI

www.docflow.com


3 Febbraio 2010 DocFlow e Microsoft

le organizzazioni conducono quasi il 97%le organizzazioni conducono quasi il 97%delle comunicazioni tramite email

In media spendiamo circa il 40% del nostro tempo lavorativo a gestirenostro tempo lavorativo a gestire documenti

l’email è accettata come conferma scritta di approvazioni oppure di ordini nel 79% delle organizzazioni



Fonte: Gartner

Fonte:Fulcrum Research



+ 200% for yearFonte:Forrester



• 15% ‐ 35 % del tempo per ricerched l d ll l• Meno del 50% delle volte con successo

• Il 15% delle volte si duplica il risultato



“Il 71% dei “knowledge worker” gpreferisce cercare le informazioni sul web anziché nei sistemi interni”



+50% dei processi aziendali+50% dei processi aziendali

• Livellamento• Disordine• Ridondanza



Indefiniti Non Formalizzati Standardizzati Monitorati Ottimizzati



>50%

Indefiniti NonFormalizzati Standardizzati Monitorati Ottimizzati

<50%<50%



50% of i ti

Not sure what SharePoint is;

3%Using MOSS;

organizations polled are using or implementing

SharePoint N l 35%

16%

+ 12% with plansNo plans; 35%Using WSS; 8%

Implementating now; 17%

Plans in next 12-18 months;

13%

Use SharePoint 2003; 9%



ECM does NOT = Product or TechnologyECM does NOT Product or Technology

“Half of Content Management succes has nothing to do with Tecnology”Gartner



Il giusto mix di tecnologie

Portals

D t

Archivingservices

Criptography servicesDocument

managementCollaboration

Workflow

y se ces

DRMPapercapture

ERP Integration

BPMBPM



ECM = Enabling CollaborationECM Enabling Collaboration

“ECM is about solving business problems and has a dramatic impact on the organization and its people”

Gartner



Gartner

Metodologia del prototipo incrementaleMetodologia del prototipo incrementale



ClientiDipendenti

Impresa

Intimità(intranet)

Ufficialità(internet)

Impresa

Fornitori

( )

Fornitori

Confidenzialità(extranet) Azienda Rete



Dipendenti Clienti

Ufficio Posta

Altra origine

Ufficio PostaProtocollo

Altra origine

Portale Acquisti

Fornitori



• ROI

• Efficienza

Le soluzioni di ECM• Efficienza

• Processi ad Hoc

• Ottimizzazione

• Flessibilità

• Distribuito

• Customer Service

• Miglioramento

• Customer Service

• Miglioramento

• Compliance

• Governance• Digital account

• Contract management

• Processi Dinamici

• Collaborazione

• Agilità

• Processi Dinamici

• Collaborazione

• Agilità

• Processi Standard

• Sicurezza

• Rigidità

Contract management

• Correspondence

management

• Regulatory• Agilità

• Diffuso

• Agilità

• Diffuso

• Rigidità

• Centralizzazione• CRM Solutions

• HR Process

• ….



0% 5% 10% 15% 20% 25%

Improve efficiency Costs,

Compliance

Optimize business processes Compliance

Mitigate risk

Improve customer service Customer Service

Reduce costs

Faster turnaround/Improved response

Competitive advantage



60%

40%

50%

30%

40%

Cost/EfficiencyCompliance/Risk

10%

20%Customer Service

0%

10%

2004 2005 2006 2007 2008 20092004 2005 2006 2007 2008 2009



1. Synergy e l’amministrazione digitale



DB ServerWeb Services

J2EE/COM/.NET

ERP and LegacySystems

Collaborative Systems

J2EE/COM/.NET

Microsoft Sharepoint

Integrazione e supporto a processi esterniPaper/ Fax

Office & Productivity

Web Application

OrganizzazioneProcessoCompliance

Cattura e Trasformazione

Accesso e Distribuzione

A hi i i C i

ProductivityTools

Dispatcher

Archiviazione e Conservazione

Crittografy& DRM Conservazione

Sostitutiva

Archiving &RecordM

eDocuments

ERP/Legacy Clients

Sostitutiva Management



tratto da studio Arthur D. Little

Costo totale: € 13,80Fattura Passiva

CSCS

RicezioneP t

DataE t

VerificaF tt

Pagamento Archivio GestioneP t

1 2 3 4 5 6

CSCS

Posta Entry Fattura Post

0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€

Costo totale: € 8,00‐ 9,50Fattura Attiva

CSCS

Redazione Spedizione Gestionei

Archivio Richieste eC i

Tesoreria

1 2 3 4 5 6

CSCS

Fatturap

Incassi Contenzioso

0,3€ 1,2€ 0,5 ‐ 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€



- Stampe

- Classificazione

A hi i i

Archivio

- Archiviazione

- Ricerca ±5%0,8-1,5 €

- Duplicati

Spazio fisico

±5%- Spazio fisico

- Distruzione





CSCSFEFEFEFE

RicezioneP t

DataE t

VerificaF tt


1 2 3 4 5 6

CSCSFEFEFEFE


0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€


CSCSFEFE



Tesoreria

1 2 3 4 5 6

CSCSFEFE

Fatturap

Incassi Contenzioso

0,3€ 1,2€ 0,5 ‐ 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€



TERMINI DI PAGAMENTO FATTUREGERMANIA 30 – 60 gg ITALIA 60-90 ggGERMANIA 30 60 gg ITALIA 60 90 gg

RITARDIRITARDIGERMANIA 9 gg ITALIA 17 gg

CONTESTATE1 su 5

SQUADRATURESQUADRATURE1 su 10 soffre di incongruenze F-O-B





CSCSFEFEFEFE WFWF WFWF

RicezioneP t

DataE t

VerificaF tt


1 2 3 4 5 6

CSCSFEFEFEFE WFWF WFWF


0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€


CSCSFEFE WFWF WFWF WFWF



Tesoreria

1 2 3 4 5 6

CSCSFEFE WFWF WFWF WFWF

Fatturap

Incassi Contenzioso

0,3€ 1,2€ 0,5 ‐ 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€



Un processo ad esempio: Ve.Fa.33

Data-Entry CorrezioneA valle della fase di OCRè possibile effettuare unafase di correzione dei datinon riconosciuti dall’OCR(circa il 20%) L’ERP

44OCR Fatture

I principali campi dellafattura vengonoriconosciuti da unospeciale “motore OCR” ingrado di riconoscere i

33Scansione Massiva

I lotti vengono scansiti con specialiscanner da 20-50 pagine al minutoin grado di leggere i separatoriautomaticamente. Alla fine delprocesso vengono riposte in una

22Preparazione FattureVengono aperte le buste,raccolte le fatture e separatel’una dall’altra con barcode ofogli separatori speciali sino aformare lotti di documenti

11

(circa il 20%). L ERPvalida i dati inseriti

grado di riconoscere icampi senza un trainingspecifico.

processo vengono riposte in unascatola per lo stoccaggio

formare lotti di documenti

+

88 5577Conservazione Sostitutiva

Generazione di CD/DVD conformialle normative Italiane sullaConservazione. Le fatturecartacee possono essere distrutteo remotizzate

88Pre-Booking Workflow

Fase di workflow per laraccolta dei dati contabili edelle autorizzazioni prope-deutiche alla registrazionecontabile

55Registrazione Contabile

Registrazione contabile suERP automatizzata coninserimento automatico deicampi e collegamentoall’immagine della fattura

66Post-Booking WorkflowFase di workflow successivoalla registrazione contabile perla raccolta delle autorizzazioneallo sblocco del pagamento egestione delle anomalie

77



o remotizzate contabileall immagine della fatturagestione delle anomalie

Amministrazione, Finanza e Controllo

AmministrazioneFinanzaControllo AFC 1: Automazione del Ciclo Passivo per carta/EDI

Sistema avanzato di “paper capture” con OCR senza necessità di training dei modelli –WorkFlow per le fasi di registrazione/correzione/approvazione – Integrazione stretta

Personale e Organizzazione

Approvvigio‐

WorkFlow per le fasi di registrazione/correzione/approvazione Integrazione strettacon SAP – supporto ai sistemi di Misurazione e Billing

AFC 2: Implementazione della “Fatturazione Elettronica” passivaAbilitazione del canale XML/PDF/portale in ingresso – Flussi XML di Enel Distribuzione –Flussi con i Distributori Locali multicanale (portale,Ftp,eMail) e multiformatoApprovvigio

namenti

(p , p, )(PDF,XML,AFP) – Portale per i fornitori per compilare on‐line la fattura dai dati contabili

AFC 3: Conservazione SostitutivaConservazione sostitutiva a norma CNIPA per Fatture, Ordine, DDT, Scritture Contabili– Produzione di CD autoconsultanti ‐ Effettuabile in house o in modalità serviceCustomer

AFC 4: Fatturazione Elettronica Attiva verso privati e P.A.Invio delle fatture attive in XML e/o PDF firmate digitalmente con scheda hardwareHSM (Hardware Security Module) ‐ Soluzione “compliant” alla normativa europea sullafatturazione elettronica – Fatturazione verso la P.A. secondo i dettami delle Finanziaria2007 i l i i

Service

2007 e circolari successive

AFC 5: Gestione Scritture ContabiliArchiviazione di tutte le scritture automatiche prodotte dall’ERP, Notifica a lista didistribuzione, Annotazioni on‐line, inibizione a stampa massiva, ricerca a testoliberolibero



Personale e OrganizzazioneAmministrazioneFinanzaControllo

HR 1: Gestione elettronica del Dossier DipendentiGenerazione automatica delle cartelle a partire dalle matricole SAP con allineamentodei dati (CID, Cognome, Nome, Codice Azienda, Sede Lavoro, Referente HR) ‐ Completa

i d ll i d ll l d ll i i di l 50 i l i diPersonale e Organizzazione

automazione della generazione, della raccolta e della emissione di oltre 50 tipologie didocumenti componenti la Cartella del Dipendente

HR 2: Cedolino on‐lineArchiviazione con crittografia dei documenti riservati del personale: Cedolini, CUD ePresenze – Notifica, distribuzione ed accesso da parte del personale a Cedolino PDF –Conservazione sostitutiva Integrato con SAP HRApprovvigio‐ Conservazione sostitutiva – Integrato con SAP HR

HR 3: Note spese, Ferie e PermessiAutomazione dei processi di Nota Spese con gestione del recupero IVA su fatture vittoed alloggio. Processo elettronico Ferie e Permessi con gestione di moduli OCR peroperai ed integrazione con SAP HR per inserimento automatico

ORG 1: Gestione della Corrispondenza

Approvvigionamenti

Customer ORG 1: Gestione della CorrispondenzaSistema di “correspondence tracking” per documenti cartacei, posta elettronica e fax ‐Gestione dell’organigramma aziendale ‐ Gestione processi documentali ‐ Firmaelettronica, crittografia e PEC

ORG 2: Improve: Compliance & GovernanceSoluzione a supporto della creazione ed archiviazione dei documenti relativi a

Service

Soluzione a supporto della creazione ed archiviazione dei documenti relativi aprocessi delle aziende regolamentate – Regolamenti interni, di settore,adempimenti normativi

ORG 2: Affari Legali ed IstituzionaliTracciamento dei contatti a livello istituzionale (attività influenzatorie) congestione dell’agenda di gruppo, stato di avanzamento di unagestione dell agenda di gruppo, stato di avanzamento di unarichiesta/emendamento – Risposte ufficiali alle richieste dell’autorità europee ‐Archiviazione delle normative e dei regolamenti italiani e europei ‐ Gestionedei flussi relativi alle attività controllate



ApprovvigionamentiAmministrazioneFinanzaControllo APPR 1: Gestione Pratica acquisti

Completa automazione della generazione, della raccolta e dellai i di lt 10 ti l i di d ti l il iPersonale e

Organizzazione

emissione di oltre 10 tipologie di documenti con la compilazioneautomatica della pratica – Segue lo stato del processodall’assegnazione del Buyer all’emissione degli ordini inviandoremainder e notifiche via email– Sistema avanzato per l’invio fiaemail/fax e la riconciliazione dei documenti ritornati con scanner eApprovvigio‐ /barcode - Executive Dashboard con valore gestito per buyer, statodelle lavorazioni – Integrazione con SAP e SAP SRM

APPR 2: Qualifica FornitoriCustomer

Approvvigionamenti

Gestione del processo di raccolta automatizzata dei documentirichiesti a seconda della categoria merceologica. Processo internodi verifica della documentazione e della qualifica.

Service

APPR 3: Emissione Richiesta d’AcquistoGestione del processo di emissione ed approvazione interna di unaRDA. Archiviazione dei documenti generati

APPR 4: Emissione Ordini di acquistoGestione del processo di emissione ed approvazione interna di unordine al fornitore, firma elettronica per l’autorizzazione, invio inelettronico al fornitore . Archiviazione dei documenti generati



g

Customer Service

AmministrazioneFinanzaControllo CRM 1: Gestione documenti del CRM

Opera sia stand‐alone che combinato con sistemi SAP e Siebel CRM – Gestione dei Contratti e di tutta la documentazione della Clientela – Processi imposti dall’Autorità

Personale e Organizzazione

pGarante (Qualità Commerciale, legge 231/2001, delibere 333, 40) ‐ integrazione con SAP ISU

CRM 2: Automazione emissione ContrattiGestione del ciclo di emissione della documentazione di contratto e la conseguente

l di il i d l li P ll i i iApprovvigio‐ raccolta di quanto compilato e sottoscritto dal cliente – Protocollazione automatica via Barcode – integrazione con SAP ISU

CRM 3: In‐Order multi‐canaleGestione dell’in‐order multi‐canale per i contratti di fornitura – Emissione di moduli PDF di contratti di sottoscrizione in modalità controllata – compilazione on‐line o off‐

Approvvigionamenti

Customer PDF di contratti di sottoscrizione in modalità controllata compilazione on line o offline del contratto da parte dell’agente ed invio via email al CRM – Archiviazione automatica del contratto e passaggio dati al Siebel per l’apertura della posizione

Service



2. Docflow Improve e i processi collaborativi



• E‐mail• Moduli Cartacei

>50%Moduli Cartacei

• Moduli Office

Indefiniti NonF li ti Standardizzati Monitorati Ottimizzatide t Formalizzati

<50%• ERP• BPMBPM• Legacy



Perché no?Perché no?

Le procedure sono in continua evoluzioneRichiede strumenti usabili e flessibiliRichiede strumenti usabili e flessibiliLe procedure organizzative non sono assimilabili ad un modello genericoAlto contenuto di informazioni destrutturate (documenti)

Ma soprattutto…

Perché non totalmente prevedibili



Azione

Doc Doc

Nuova SOPFormazione

CorrettivaFormazione

Doc Doc

Gestione reclami

Doc

Ufficio legale



Ufficio legale

Azione

Doc Doc

Nuova SOPFormazione

CorrettivaFormazione

Doc Doc?

Doc

Ufficio legale



Ufficio legale

Concatenare processi



Concatenare processi

•Folder•Template•Bookmark

•Validazione formato•Firma elettronica•Marcatura temporale•Watermark•DRM•DRM•…



Comunicare utilizzando “cartelle di pratica” e flussi elementari di approvazione

All’occorrenza (non conformità) o su pianificazione (Audit 231)

Allegare in qualsiasiAllegare in qualsiasi momento allegati o moduli elettronici

T i i dTracciare in modo rigoroso gli step di processo (Audit Trail).Conservare le

Usare outlook solo come strumento Ottenere To Do

Conservare le evidenze elettroniche

di notificapersonali e di gruppo



To DoStrutturati

Flusso di lavoro

C t ll di “ ti ”Cartella di “pratica”Con matrice documenti obbligatori



Piattaforma di lavoro in modalità pushPiattaforma di lavoro in modalità push



Maurizio Savoca ‐ PARTNERgrazie

EMAIL: [email protected]: 02 57 50 33 66

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www.docflow.comDocFlow Italia Spa | Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 | 20089 Rozzano MI | Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 |[email protected]

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