SISTEMI INFORMATIVI

Definizione, classificazioni

IL SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE

• Esistono diverse prospettive (tecnica,organizzativa, della comunicazione, …) equindi diverse definizioni

• Una definizione ai nostri scopi:sistema informativo come “insieme ordinato di elementi diversi cheraccolgono, elaborano, scambiano e archiviano dati relativi a fenomenieconomici e attività gestionali dell’azienda con lo scopodi produrre e distribuire informazioni nel momento e nel luogo adatto aisoggetti (in azienda) che ne hanno bisogno per la loro attività”

sistemainformatico

sistemainformativo

organizzazione(impresa)

ambienteesterno

I componenti di un sistemainformativo

UN’ APPLICAZIONE (SCHEMATICA) DELCONCETTO

ESEMPI DI SISTEMI (TERMINI RICORRENTI)

• TPS (transaction processing system): es. gestione ordini dei clienti, fatturazione, aspetti amministrativi, ecc.• SISTEMI PER LA GESTIONE DELLA PRODUZIONE E DELLA LOGISTICA

• MRP (Material Requirement Planning), MRP II (Manufacturing Resource Planning), ERP (EnterprireResource Plannig)

• SISTEMI PER LA GESTIONE STANDARD DEL PERSONALE– (paghe, stipendi, controllo orari di lavoro, ferie, ecc.)

• WORKFLOW MANAGEMENT SYSTEM (gestione dei flussi di documenti)• Sistemi di reporting• Cruscotti gestionali• Sistemi di gestione del cliente (Customer Relationship Management)• Decision Support System• Executive Information System• Sistemi esperti• sistemi di “business intelligence”• Sistemi per la gestione della conoscenza (Knowledge Management System)

• Document Management System (gestione dei database di documenti, senza occuparsi delcontenuto)

• Content Management System (gestione anche di alcuni aspetti legati al contenuto: modifica,ricerca, ecc.):

• Learning Management System (supporto all’apprendimento individuale)• Sistemi di sales force automation• Sistemi di data mining• E ALTRI ANCORA ……

Il problema:• Si può parlare di “sistemi informativi” invece che

di sistema informativo “unico”, anche nella stessaazienda:– sistemi vengono implementati in momenti differenti– sistemi hanno obiettivi e funzionalità diverse– sistemi sono basati su tecnologie diverse

• Occorre classificare i vari tipi di sistemiinformativi aziendali, identificandone specificiobiettivi, criteri di funzionamento, e quindi criteridi scelta, pianificazione, progettazione

• Nella stessa azienda, sarà possibile scomporre ilSistema Informativo Aziendale nelle suespecifiche parti, applicazioni, componentispecifiche

DUNQUE:COME METTERE ORDINE?

Classificazione dei sistemiinformativi

TIPOLOGIE E APPROCCI AISISTEMI INFORMATIVI

• Sulla base del tipo di attività supportata dal sistema:– S.I. per le attività operative piuttosto che direzionali

• Sulla base dell’area funzionale interessata– azienda come insieme di funzioni

• S.I. per ciascuna singola funzione

• Sulla base dei processi aziendali– processi come “attività critiche tipiche” svolte in azienda e

strettamente legate allo specifico business• Un S.I. o un’applicazione per un dato processo aziendale• Trasversalità rispetto alle funzioni aziendali

• Altri criteri– di tipo “informativo” (sulla base del diverso “patrimonio dei dati”

utilizzato)– di tipo “tecnologico” (tecnologia utilizzata)– ….

SISTEMI INFORMATIVI INBASE AL TIPO DI ATTIVITA’

SVOLTO IN AZIENDA

Il modello di Anthony

La piramide di Anthony: le diverse attività in azienda

(cfr. Simon)

CATEGORIE DI SISTEMI INFORMATIVIin base al modello di Anthony

• Sistemi per le attività operative:– detti anche SISTEMI EDP (Electronic Data Processing System): es.

calcolo paghe e stipendi, contabilità e fatture, ecc.

– elevati volumi trattati, contesti strutturati, ripetitività delle procedure,obiettivi di efficienza (risparmi, rapidità)

• Sistemi per le attività tattiche:– SISTEMI MIS (Management Information System): supporto alle attività

di controllo e di decisione programmata (intese come attivitàsemistrutturate o anche destrutturate che però necessitano di informazionistrutturate). Esempio: i sistemi di reporting direzionale (ad es. andamentidelle vendite)

• Sistemi per le attività strategiche:– SISTEMI DSS (Decision Support System): supporto alle attività di

controllo e di decisione non programmata (intese come attività altamentedestrutturate, ad alta incertezza, senza obiettivi prefissati). Ad es.: analisimultidimensionali dei dati, analisi “what if” e simulazioni, ecc.

IN SOSTANZA:

• Due grandi categorie:– sistemi di supporto all’attività operativa (v.

sistemi EDP)

– sistemi direzionali (includono MIS e sistemi piùevoluti come i DSS)

• Esistono peraltro sistemi “misti” (osoluzioni integrate tra loro)

QUINDI: DISTINZIONE SULLABASE DEL TIPO DI ATTIVITA’

• S.I. OPERATIVI:– Sono progettati con l’obiettivo di supportare le attività

operative (routinarie)• Ad es.: attività di contabilizzazione delle fatture

• S.I. DIREZIONALI– Sono progettati con l’obiettivo di raccogliere e fornire

informazioni per supportare le attività decisionali(programmate e non), a livello di managementintermedio o di alto livello

• Ad es.: decisioni sulle aree commerciali da potenziare, suiclienti da servire per primi, sulle strategie di nuovo prodotto,ecc.

DISTINSIONE IN BASE ALL’AREAFUNZIONALE INTERESSATA

ALL’INTERNO DELL’AZIENDA• Ad ogni funzione aziendale il “suo” sistema informativo

– S.I. di marketing, S.I. di produzione, S.I. dell’amministrazione econtrollo, …

• All’interno di ogni specifico sistema informativofunzionale ulteriori scomposizioni identificano lespecifiche applicazioni

• Ogni S.I. e ogni applicazione viene progettata e gestitaindividuando per ogni (sotto)funzione aziendale:– gli specifici fabbisogni informativi;– i tipi di dati e informazioni usate;– le procedure, i ruoli, le catene di comando e autorizzazione;– gli obiettivi e gli output prodotti;– (eventuali) tecnologie specifiche,– …

• Approccio “storico” e “classico” ai S.I. aziendali

Vantaggi della prospettiva funzionale (anche ai finidella scelta, pianificazione e progettazione dei S.I.)

• Esiste (spesso) un immediato riscontro conla struttura organizzativa dell’impresa

• Le diverse funzioni aziendali hanno(spesso) fabbisogni informativi e modalitàprocedurali diverse:– Autonomia di contenuto, operativa, decisionale

– Limitata interconnessione

Limiti della prospettivafunzionale

• Quando si hanno attività aziendali che comportino elevatainterazione di funzioni diverse, scambio di informazioniinterfunzionali, tra uffici, ecc.

• Potrebbe essere inadatta nel caso l’impresa adotti struttureorganizzative non (strettamente) funzionali

• E’ sensibile ai mutamenti strutturali importanti nellastruttura organizzativa dell’impresa

SISTEMI INFORMATIVIPER LE AREE FUNZIONALI

Descrizione, esempi

I (SOTTO)SISTEMIINFORMATIVI FUNZIONALI:

• Supporti che attraverso le informazioni che elaborano edistribuiscono consentono di svolgere in modo piùefficiente e/o efficace le attività che sono proprie di unadeterminata funzione aziendale

• Nella tabella seguente si trovano alcuni esempi di carattereindicativo

AREA FUNZIONALE esempi di funzioni deisottosistemi informativi

esempi di tipiche applicazioni informatizzate

Ricerca e sviluppo - progr. e controllo- ricerca di info tecnico-scientifiche

- sistemi di project management- banche dati scientifiche

Produzione - progettazione- programmazione e controllodella produzione

- sistemi CAD, ecc.- gestione dati tecnici- programmazione della produzione; lancio delle lavorazioni- gestione documenti di lavorazione- controllo avanzamenti- programmazione interventi di manutenzione

Logisticae approvvigionam.

- Acquisti- Gestione magazzini- Trasporti e consegne

- gestione dei fornitori- emissione ordini di acquisto- controllo delle scorte e gestione dei magazzini- gestione dei trasportatori- emissione documentazione di trasporto- controllo delle consegne

Marketinge vendite

- gestione vendite- marketing

- acquisizione ordini- evasione ordini- acquisizione informazioni sui mercati- elaborazione dei dati di vendita

Amministrazionee controllo

- sistema contabile- sistema extra-contabile

- contabilità generale e analitica- rilevazioni e statistiche non contabili

Finanza - gestione risorse finanziarie - proiezione delle entrate e delle uscite- calcolo fabbisogni di finanziamento

Gestionedel personale

- remunerazione delleprestazioni

- gestione e sviluppo risorseumane

- rilevazione delle presenze- misurazione delle prestazioni- paghe e stipendi- elaborazione obblighi fiscali e contributivi- gestione del database del personale- sistemi di valutazione

UN ESEMPIO:il sistema informativo amministrativo-contabile

• Storicamente uno dei primi sistemi informativiintrodotti nelle aziende e oggi largamente diffuso

• Le applicazioni raggiungono un buon livello diautomazione

• I dati elaborati e immagazzinati presentanospecifiche problematiche e criticità

• Possibile un’interdipendenza con altri sistemiinformativi

ELEMENTI DI UN TIPICO S.I.AMMINISTRATIVO-CONTABILELa descrizione del (sotto)sistema informativo relativo a una datafunzione aziendale può essere condotta esaminando alcuni elementichiave che ne caratterizzano il funzionamento:

• FINALITA’ DI FUNZIONAMENTO E OBIETTIVI• PROCEDURE E PRINCIPI MANAGERIALI DI RIFERIMENTO• UTENTI• INPUT (dati elementari)• OUTPUT (informazioni prodotte)• PROCEDURE DI ELABORAZIONE FONDAMENTALI;

TECNICHE DI ELABORAZIONE

s.i. amministrativo-contabile:FINALITA’ DI FUNZIONAMENTO; OBIETTIVI

• Supportare le attività operative (operazioni di contabilità eamministrazione):– OBIETTIVI: maggiore efficienza (lavoro più rapido, controlli contabili più

veloci, minori errori)

• Produrre informazioni di sintesi per attività direzionali(controllo dello stato della contabilità, decisioni digestione)– OBIETTIVI: più efficace controllo del funzionamento dell’azienda; verifica

scostamenti dal budget; possibilità di interventi tempestivi

• Produrre informazioni “istituzionali” (per soggetti esterni -ad es. per il bilancio di esercizio)– OBIETTIVI: maggiore efficienza e precisione

s.i. amministrativo-contabile:PROCEDURE E PRINCIPI

MANAGERIALI DI FUNZIONAMENTO

• Regole della contabilità (disciplinecivilistiche-fiscali)

• Approccio gestionale adottato in azienda(ad es.: modalità di produzione dei rapportisull’attività aziendale, livelli di dettaglio,dirigenti interessati)

s.i. amministrativo-contabile:UTENTI

• UTENTI INTERNI– ATTIVITA’ OPERATIVE:

• addetti alla contabilità, al bilancio di esercizio, ecc.• addetti di altre funzioni

– ATTIVITA’ DIREZIONALI:• direzioni operative• alta direzione

• UTENTI ESTERNI– fornitori di servizi (es. commercialisti)– istituzionali (stakeholders); ufficiali (presentazione del

bilancio)

s.i. amministrativo-contabile:INPUT

• DATI CONTABILI:– DATI RELATIVI ALLE “TRANSAZIONI”

• ESTERNE: fatture passive/attive, note dipagamento, note di accredito/addebito, ecc.

• INTERNE: ad es. carico e scarico magazzini

• DATI NON CONTABILI

• FONTI: dove si generano eventi che hannorilevanza amministrativa

s.i. amministrativo-contabile:OUTPUT

• INFORMAZIONI PER EFFETTUAREOPERAZIONI AMMINISTRATIVE

• SCHEMI “UFFICIALI” DICONTABILITA’ (es. conto economico estato patrimoniale civilistici)

• RAPPORTI PER LA DIREZIONE• INFORMAZIONI SPECIFICHE;

RICHIESTE ESTEMPORANEAMENTE

s.i. amministrativo-contabile:PROCEDURE

• Procedure di rilevazione dei dati elementari– procedure di “misura” e immissione dei dati di interesse

amministrativo:• ad es.: procedure di fatturazione; procedure di annotazione del

carico/scarico dei magazzini, ecc.

• Procedure di elaborazione dei valori– contabili: bilancio– extracontabili: verifiche di scostamenti rispetto al

budget, ecc.

• Procedure di reporting (attività direzionali)– generazione di rapporti:

• istituzionali/ufficiali• direzionali• operativi

s.i. amministrativo-contabile:TECNICHE DI ELABORAZIONE

• Si distinguono per aspetti quali ad es.:– il livello di automazione

– il livello di efficienza

– il grado di precisione

– la flessibilità operativa

– la flessibilità in termini di output

– la possibilità di interazione con altri sistemi

– la difficoltà d’uso

– …

UNA VISIONE DEI S.I. PERPROCESSI AZIENDALI

• L’attività dell’azienda viene ad esseremodellizata come un insieme di processi– PROCESSO: insieme di attività (sequenziali o complementari) il

cui svolgimento è finalizzato al raggiungimento di un obiettivoconcretizzato in termini di ottenimento di un certo output(materiale, informativo, monetario), sulla base di determinati input(dati, risorse)

input OutputPROCESSO

Azienda come insieme di processi

approvvigionamento marketing

La “catena del valore” di Porter

Processi e sottoprocessi(fasi, attività, operazioni)

ESEMPI DI PROCESSI (e di sottoprocessi)AZIENDALI (classificazione APQC 1996)

– Progettazione di nuovi prodotti

– Elaborazione degli ordini

– Pianificazione e acquisizione delle risorseproduttive

– Conversione degli input in prodotti

– Consegne

– Fatturazione al cliente

– ….

Identificazione di un possibileprocesso:

acquisizione e processamento diun ordine di vendita

S.I. PER PROCESSIAZIENDALI

• ogni S.I o applicazione viene concepita eprogettata sulla base dei fabbisogno del singoloprocesso (e non della funzione aziendale)

• Approccio più recente, con un numero crescente disostenitori

• Utilizzabile anche in combinazione con lascomposizione funzionale (si identificano iprocessi critici all’interno di ciascuna funzione)

VANTAGGI

• Risolve il problema dell’interdipendenza trafunzioni

• Processi possono “attraversare” diverse funzioni aziendali

• Approccio meno rigido rispetto allascomposizione per area funzionale

• I processi possono “continuare a venire condotti” anche se simodifica la struttura aziendale

• Spesso le imprese sono effettivamente focalizzatesu alcuni “processi critici”

• Ad es.: un’azienda che lavora su commessa

• Il concetto di processo consono alla progettazioneinformatica

LIMITI E PROBLEMI

• Complesso isolare e identificare unprocesso su cui progettare un’applicazionedel S.I

• Più adatto alle attività operative

• Approccio appare troppo oneroso peraziende focalizzate sulle funzioni

Classificazioni combinate

acquisti produzione vendite

direzacquisti

direzproduz.

direzvendite

processo

INTEGRAZIONE TRAPROSPETTIVE, E SUPERAMENTO

DELLA LOGICA FUNZIONALE

• Informazioni e attività sono condivise da areefunzionali diverse (e quindi da sottosistemiinformativi diversi) (logica ERP)

• I dati elaborati da un sistema informativofunzionale possono costituire l’input di altrisistemi informativi funzionali, e viceversa

• il concetto di “processo” può venire utilizzatoper progettare parti di sistemi informativifunzionali

APPROCCIO ERP

• ERP (Enterprise Resource Planning) -Sistemi Gestionali– integrazione in un unico sistema di applicazioni

per funzioni, processi e attività diverse inazienda

– diversi (sotto)sistemi informativi condividonodati e (in qualche caso) applicazioni

mainframe –elaboratore centrale(dati condivisi)

acquistiproduzione

vendite personale

… … …

CENTRALIZZAZIONE E CONDIVISIONE DEI DATINEGLI ERP: esempio della scheda cliente