RELAZIONE ICT­ORGANIZZAZIONE

OBIETTIVI

• Richiamare alcuni elementi essenziali di organizzazione

• Chiarire perché l’informazione è un elemento chiave per il funzionamento di qualsiasi organizzazione

• Mettere in luce quindi la stretta relazione tra organizzazione, informazione e ICT

Cos’è un’organizzazione? • Ai nostri fini:

– organizzare: ordinare un sistema in parti interdipendenti e correlate

– organizzazione: insieme di risorse costituito per il raggiungimento di determinati fini

• Sono organizzazioni: – un’impresa, un’ente pubblico, una squadra di pallavolo, ….

• Un’organizzazione si contraddistingue anche per le relazioni che ci sono tra le sue diverse componenti

COSA CARATTERIZZA UN’ORGANIZZAZIONE

1. La struttura: – scomposizione delle attività, dei compiti e delle

mansioni (“chi” fa “cosa”) – identificazione dei diversi livelli di autorità

È “l’intelaiatura formale” di un’organizzazione

Rappresentazioni formali della struttura

1. Organigrammi: – rappresentazione grafica dell’organizzazione in termini di distribuzioni delle funzioni e dell’autorità tra: funzioni, reparti, singoli individui

– Tipi di strutture organizzative e relativi organigrammi: • funzionale • divisionale • a matrice

Responsabile Acquisti

Linea A Linea B

Responsabile Stabilimento

Direttore Produzione

Direttore Vendite

Direttore Amministrazione

.......

Direttore generale

Direttore Merci Alim

V. Carbone

Studi di Mercato

Controllo di Gestione

Direttore Merci PGC (Drogheria, DPH) R. Gasset

Resp. Condimenti, Primi e Sec.

P. Rota

Resp. Prima Colazione

E. Cesaris

Resp. Drogheria Dolce e Altro

B. Moro

1 2 3 Resp. Detergenza Casa

G. Giobbio

Resp. Igiene Persona

A. Baggio

4 5 Resp. Gelati, Surgelati e altri Freschi

G.Polti

Resp. Ultra Freschi

Chiuchiù

Resp. Formaggi e Salumi

R. Borin

6 7 8

Centrale Acquisto

Direttore Merci PGC (PLS­Liquidi)

C. Bacchetta

Logistica

2

Resp. Alcolici

M. Selmo

Resp. Bevande

L. Pescina

9 10

Resp. Coord prodotti Controllati

A.Bigo

Centro Codifica

Direttore Acquisti PFT

Projet Managem.

Logistica

2

Rappresentazioni formali della struttura

2. Mansionari – definiscono compiti e caratteristiche dei ruoli operativi

3. Schede di responsabilità – definiscono responsabilità, obiettivi e caratteristiche dei ruoli dirigenziali

Esempio: RESPONSABILE MARKETING • FUNZIONE: guida l’attività commerciale in conformità alle

politiche aziendali ed assicura il raggiungimento degli obiettivi di ricavo ….

• COMPITI E RESPONSABILITA’ – Collabora con la direzione commerciale alla definizione e messa a punto delle politiche commerciali

– Collabora alla messa a punto delle previsioni di vendita – Assicura il raggiungimento degli obiettivi di volumi, prezzi, mix – Propone alla direzione commerciale il programma delle attività promozionali e pubblicitarie

– … • DIPENDE DA: il direttore commerciale • SOVRAINTENTE: il responsabile vendite

I meccanismi operativi

Metodi (più o meno formalizzati e strutturati) per coordinare le attività delle diverse parti dell’organizzazione, e le relazioni tra esse

Tipi di meccanismi operativi 1. PROCEDURE E NORME

Procedura: insieme o sequenza formalizzata delle attività/operazioni da compiere per raggiungere un certo obiettivo o svolgere un determinato compito

– alta efficienza e precisione – in contesti di alta ripetibilità – possono riguardare un singolo addetto, un reparto, più reparti o funzioni

Esempio: iscriversi a un esame

1. Accedere alla pagina di iscrizione su internet 2. Selezionare l’esame 3. Inserire nome e matricola 4. Effettuare l’iscrizione

Esempio: fare un uovo in camicia

1. In una casseruola portate a bollore acqua salata e acidulata con due cucchiai d’aceto

2. In una ciotola sgusciate le uova per controllarne la freschezza

3. Tuffate le uova nell’acqua bollente 4. Ritirate le uova dopo 3/4 minuti con una paletta

forata 5. Regolate le sfrangiature dell’albume 6. Servite

Tipi di procedure • procedure operative: disciplinano lo svolgimento di attività ripetitive a livello operativo – ad es: procedura per l’emissione di un ordine

• procedure di controllo: stabiliscono il modo con cui una determinata attività viene monitorata – ad es.: procedura per l’inventario periodico del magazzino ai fini del controllo delle scorte

• procedure di informazione: stabiliscono come deve venire gestito un determinato flusso di informazione o documenti – ad es.: procedura di emissione e distribuzione di circolari periodiche per il personale

• procedure decisionali: definiscono come una data decisione deve essere presa – ad es.: procedura per il lancio dei lotti in produzione

2. PIANI E PROGRAMMI – stabiliscono obiettivi o specifiche di prestazione, ma senza indicare in eccessivo dettaglio le modalità specifiche per raggiungerli, e le risorse da utilizzare

– esempi: • un budget • un progetto di ricerca

3. GERARCHIE – consiste nell’attribuire responsabilità specifiche di controllo di una certa attività • per la soluzione di eccezioni, problemi imprevisti, o comunque tutto ciò che non è codificato da procedure o norme prefissate

• per la gestione dei meccanismi di premio/sanzione verso i “sottoposti”

4. RIUNIONI – programmate: formalmente definite, convocate con regolarità, con obiettivi precisi anche ai fini decisionali

– non programmate: estemporanee, convocate in modo anche informale e per discutere o anche decidere su questioni contingenti

5. RELAZIONI ORIZZONTALI – meccanismi che facilitano rapporti tra addetti della stessa unità o funzione aziendale, o anche tra unità diverse

– modalità: • contatto diretto • creazione di “ruoli di intermediazione” e di “rappresentanza” (ad es.: nomina di un delegato a rappresentare un certo ufficio)

• strutture o luoghi per incontri informali – la “pausa caffè”

Caratteristiche non formali di un’organizzazione

• I PROCESSI COMPORTAMENTALI – il modo effettivo con cui un’attività viene condotta – strettamente legato alle caratteristiche del compito da svolgere, ma anche dell’individuo, e delle sue modalità di relazione con i colleghi e con gli altri soggetti

Riassumendo • Un’organizzazione è descrivibile in base a:

– una struttura – dei meccanismi operativi – dei processi comportamentali

• Alcuni aspetti sono pianificabili e formalizzabili (ossia progettabili), altri meno

• Le organizzazioni possono differire l’una dall’altra anche in uno stesso contesto di riferimento

• Le varie parti di un’organizzazione possono differire l’una dall’altra

• L’organizzazione può modificarsi nel tempo per iniziative deliberate o per cause non intenzionali

ICT E ORGANIZZAZIONE

organizzazione

ICT

informazione

Per comprendere le relazioni tra organizzazione e ICT...

… utile il concetto di informazione

ORGANIZZAZIONE E INFORMAZIONE

• L’informazione è: – un input chiave per le attività e i compiti delle varie parti dell’organizzazione

– queste a loro volta elaborano e distribuiscono informazione • Un’organizzazione (un’impresa) può essere vista come un

sistema che elabora informazione • All’interno dell’organizzazione circolano flussi informativi tra le

varie componenti • Tali flussi possono essere di vario tipo e natura

FLUSSI DI INFORMAZIONE

– FLUSSI INFORMATIVI DIVERSI: • come contenuto/contenitore: DATI, DOCUMENTI SCRITTI, DISEGNI, COMUNICAZIONI VERBALI

• come scopo della comunicazione: RICHIESTE, INTERROGAZIONI; COMANDI, ORDINI; SEGNALAZIONI, AVVISI

– FLUSSI TRA • livelli gerarchici diversi

– un comando dall’alto al basso, un avviso o un dato dal basso all’alto, … • uffici o funzioni aziendali diverse

– un ordine elaborato dall’ufficio vendite viene trasmesso al magazzino … • ruoli o mansioni diverse

– il responsabile del magazzino deve comunicare i dati delle giacenze al responsabile della logistica

– FLUSSI CHE POSSONO ESSERE: • formalizzati (ad es. un modulo scritto) o informali (un colloquio informativo)

– I FLUSSI INFORMATIVI ACCOMPAGNANO ALTRI FLUSSI • relazione tra flussi informativi, flussi fisici, e flussi monetari

fornitori Linee produttive

magazzino prodotti finiti

materiali

semilavorati

prodotti

clienti

lancio in prod.

richiesta materiali

fattura

ordine

ordine

fattura

AZIENDA

ORGANIZZAZIONE e INFORMAZIONE • QUINDI L’INFORMAZIONE NELLE ORGANIZZAZIONI

– ha un VALORE in quanto E’ UN INPUT DELLE ATTIVITA’ SVOLTE IN AZIENDA dai vari componenti l’organizzazione

– contribuisce a CREARE VALORE in quanto associata ai FLUSSI FISICI E MONETARI

• QUAL È IL VALORE DELL’INFORMAZIONE? – l’informazione ha valore

• se serve • se è disponibile quando serve • necessità di informazioni RILEVANTI, CONGRUENTI e TEMPESTIVE

ICT E INFORMAZIONE • Le ICT sono tecnologie per l’elaborazione e la

distribuzione delle informazioni. Quindi servono a facilitare la gestione dei flussi informativi: – raccolta di informazioni – elaborazione – catalogazione e memorizzazione – duplicazione e distribuzione

• Grazie alle ICT il costo unitario e il tempo per gestire le informazioni possono comprimersi notevolmente

ICT E ORGANIZZAZIONE • Nelle organizzazioni le ICT assolvono a due principali obiettivi:

– rendere EFFICIENTI i flussi di informazione à OBIETTIVO DI AUTOMAZIONE

– fornire le informazioni che servono agli utenti a cui servono à OBIETTIVO DI INFORMAZIONE E COMUNICAZIONE

• Sistemi, applicazioni e tecnologie diverse sono adatti per processare diversi tipi di informazione. Quindi: – quale tecnologia per quale tipo di flusso informativo? – quale tecnologia per quale obiettivo informativo? – quali opportunità, effetti e vincoli dell’uso delle ICT?

• Il modo in cui un’impresa è organizzata influenza il possibile uso e progetto delle applicazioni ICT

• Le caratteristiche delle ICT pongono vincoli al loro uso all’interno di un’organizzazione e ne influenzano le caratteristiche