Relatore - C. Ferruzzi [email protected] La funzione Tesoreria ed il progetto Ordinativo Informatico...

Relatore - C. Ferruzzi

[email protected]

La funzione Tesoreria ed il progetto Ordinativo Informatico

Napoli, 1 dicembre 2008

IndiceLa funzione Tesoreria

ed il progetto Ordinativo informatico

1. L’azienda ISTAT

2. La Funzione Tesoreria

3. I sistemi informativi di supporto

4. Il progetto Ordinativo Informatico

5. Le innovazioni di processo: ordinativo informatico a firma digitale

Compito dell'Istat è produrre e diffondere informazioni affidabili, imparziali, trasparenti, accessibili e pertinenti, capaci di descrivere le condizioni sociali, economiche e ambientali del Paese e i cambiamenti che avvengono in esso, con il vincolo del più rigoroso rispetto della privacy.

Le rilevazioni e le elaborazioni di pubblico interesse sono stabilite dal Programma statistico nazionale, il documento che regola l’attività di produzione di informazioni statistiche ufficiali.

Circa la metà della produzione dell’Istat è finalizzata all’informazione economica: i dati relativi all’economia sono tradizionalmente considerati irrinunciabili per una corretta azione di governo. Tuttavia, dagli inizi degli anni Ottanta, le statistiche sociali hanno assunto un rilievo crescente e un ulteriore impulso alla loro valorizzazione proviene dagli organismi internazionali, a conferma di un’esigenza sentita al di là dei confini del Paese.

Attraverso i censimenti generali e le altre rilevazioni totali e campionarie, l’Istituto produce informazioni sui vari aspetti economici, sociali, territoriali e ambientali. In particolare, i censimenti offrono un esteso quadro di dati con dettaglio territoriale fine. Essi rappresentano momenti di importanza cruciale per la conoscenza della struttura produttiva e della realtà sociale del Paese. L’informazione che ne deriva fornisce l’indispensabile base per operare indagini, elaborazioni e analisi successive, per migliorare la selezione dei campioni, oltre che per conoscere nel dettaglio il territorio e comprenderne le dinamiche.

Al fine di migliorare le metodologie utilizzate, di realizzare nuove indagini o di ampliare quelle già consolidate, l'Istat ha in corso progetti di ricerca in collaborazione con altri enti nazionali e internazionali, pubblici e privati, con i quali vengono stipulate convenzioni, protocolli di ricerca o accordi quadro

Sempre maggiore attenzione è dedicata alla trasparenza dei processi produttivi del dato statistico attraverso la diffusione di informazioni e documentazione sulle rilevazioni e le elaborazioni dell’Istat. È questo l’obiettivo primario del sistema informativo sulla qualità delle indagini, che gestisce i metadati e documenta i processi produttivi statistici. Il sistema pone particolare attenzione all’utente esterno, attraverso la semplificazione dei canali di accesso alle informazioni di interesse e ai dati disponibili.

L’Istat, a conclusione del processo di produzione dell'informazione statistica, mette a disposizione dei cittadini, delle imprese e delle istituzioni i risultati delle rilevazioni. Tutte le informazioni pubblicate sono accompagnate dai metadati.

Le informazioni sono rilasciate gratuitamente sul sito web sotto forma di comunicati stampa, pubblicazioni, banche dati e sistemi informativi, file di dati.

Sono invece a pagamento (costi di riproduzione) i volumi stampati su carta, riprodotti su cd-rom o dvd, le elaborazioni personalizzate, i file standard e i lavori su commissione.

1. L’Istat: la missione istituzionaleLa funzione Tesoreria


http://www.istat.it/privacy.html

http://www.sistan.it/psn/cpsn.htm

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La funzione Tesoreria ed il progetto

Ordinativo informatico

Dotazione organica

Classi di livello 2005 2006 2007 2008 *

Dirigenza 568 639 691 740

Funzionari 1.450 1.429 1.389 1.311

Collaboratori 188 181 175 147

Totale 2.206 2.249 2.255 2.198

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

distribuzione % del personale per sesso e per livello

femmine

maschi

femmine 454 733 72

maschi 286 578 75

I - III IV - VI VII - IX

* Dato stimato

distribuzione % del personale per aree

presidenza2%

area amministrativa

17%

area tecnica81%

Il personale rappresenta per l’Istat un asset strategico.

I processi produttivi infatti richiedono una risorsa fondamentale: conoscenze e competenze professionali di elevato profilo.

Il reclutamento, la formazione e l’organizzazione del lavoro rappresentano pertanto il centro delle strategie produttive finalizzate al soddisfacimento di un bisogno pubblico essenziale: l’informazione statistica nell’ambito di un sistema di gestione improntato ai criteri di economicità ed efficacia.



La Direzione centrale della contabilità svolge:

1. un'attività sistematica di registrazione contabile degli atti dell'Istat aventi contenuto finanziario, economico e patrimoniale, assicurandone la regolarità contabile e la conformità alla normativa vigente;

2. predispone il principale documento di programmazione finanziaria previsto dal regolamento di contabilità vigente: il bilancio annuale di competenza e di cassa, nonchè il bilancio triennale;

3. predispone, a fine anno, il conto consuntivo finanziario dell'attività svolta durante l'esercizio nonchè il conto economico e lo stato patrimoniale;

4. gestisce dal 1996 anche una contabilità separata riferita all'attività commerciale dell'Istituto e dal 1995 una contabilità di tipo economico utilizzando il metodo della partita doppia;

5. dal 2000 è coinvolta nei processi di revisione della contabilità pubblica, assicurando continui miglioramenti in tema di contabilità economica generale, budget e contabilità analitica;

6. contabilizza separatamente le spese dei singoli Uffici periferici Istat, dei Dipartimenti e Direzioni costituenti centri di responsabilità e dell'Economo.

Le attività connesse alla gestione contabile rivestono un ruolo centrale ai fini della realizzazione di livelli elevati di efficienza e di efficacia della gestione e garantiscono la correttezza degli adempimenti messi in atto dall’amministrazione, concludendo e verificando le varie attività a monte di esse.

La gestione contabile è regolata da principi codificati e universalmente riconosciuti nella pratica professionale (veridicità, correttezza, imparzialità, etc.) tali da assicurarne livelli elevati di affidabilità e di qualità. Molti degli adempimenti sono normati nei contenuti, nei momenti della realizzazione e nei destinatari. Al tempo stesso, il rispetto delle norme e la realizzazione degli adempimenti contabili nei termini previsti, se costituiscono prerequisiti di qualità delle funzioni contabili, non sono sufficienti per appagare, da soli, le aspettative dell’utenza in termini di trasparenza ed intelligibilità della gestione contabile, chiara identificazione degli interlocutori per le diverse tipologie di adempimento, comprensibilità della modulistica e delle procedure in uso. In secondo luogo, la contabilità delle organizzazioni pubbliche è ormai contraddistinta da una sovrapposizione di metodologie, a volte non del tutto coerenti che puntano

ad integrare principi di contabilità pubblica e regole di contabilità economica di ispirazione privatistica. L’enfasi è posta sul concetto di contabilità integrata. In questo ambito non tutto è normato, esistono margini per scelte delle singole amministrazioni, la Carta diviene chiaramente uno strumento utile ed assolve sia a compiti di comunicazione e trasparenza, sia ad una funzione educativa allargata.

La Direzione centrale contabilitàLa funzione Tesoreria


La forza competitiva di un'azienda, pubblica o privata, si fonda anche sulla capacità di ottimizzare la gestione dei flussi finanziari in entrata e in uscita, di breve e di lungo periodo.

In particolare, nell’ambito di un ente pubblico la funzione tesoreria deve garantire:

• la tempestività nell’effettuazione dei pagamenti ai fornitori;

• le gestione dei sospesi di uscita ed entrata;

• la verifica dei limiti di spesa bimestrali;

• la richiesta di fondi al MEF;

• la quadratura mensile di cassa e dei conti bancari,

• il monitoraggio del codice SIOPE;

• l’integrazione dei flussi informativi sia interni che nelle relazioni con il mondo bancario ed

istituzionale.

La gestione della funzione Tesoreria richiede:

1. un modello organizzativo centrato sulla logica di gruppo;

2. la definizione del Ruolo e strumenti della tesoreria nell’organizzazione dei flussi finanziari,

3. la definizione delle procedure per la gestione dei rapporti con il mondo bancario al fine di

garantire in particolare l’acquisizione accurata e tempestiva dei dati dagli istituiti di credito,

verificare gli elementi chiave da sottoporre al controllo;

4. la definizione del sistema di reporting ed in particolare:cosa, quando e come monitorare, quali

indicatori utilizzare, quali sono i tempi per la raccolta e l’elaborazione dei dati di tesoreria;

5. gli strumenti informatici di supporto al controllo ed in particolare lo sviluppo e l’aggiornamento

del software di base e il collegamento con i sistemi contabili interni.

2. La funzione TesoreriaLa funzione Tesoreria


Il sistema informatico contabile (LIBRA) gestisce l’intero ciclo contabile delle entrate e delle spese e garantisce l’integrazione con gli altri sistemi informativi gestionali.

E’ stato realizzato da un a società esterna che si occupa della manutenzione e della gestione di singole funzionalità.

La funzione Tesoreria presiede la specifica funzionalità in LIBRA e il collegamento con il sistema BNL.

3. I sistemi informativi di supporto

Sistema informativo

programmazione e controllo

Sistema informativo diffusione

Sistema informativo patrimonio

LIBRASistema

informativo del personale

Sistema informativo

amministrativo

Sistema BNL

Istat



In fase di sviluppo

4. Il progetto Ordinativo informatico

L’ISTAT ha adottato a partire dalla 3 novembre 2008 l’ “ordinativo informatico" a firma digitale con l'obiettivo di automatizzare la gestione dei flussi di comunicazione da e verso la BNL.

L’ordinativo informatico (mandato di pagamento e reversale di incasso) - introdotto con il DPR. 20.04.1994, n. 367 - è un documento in formato digitale, dotato di validità amministrativa e contabile, che sostituisce, a tutti gli effetti, la versione cartacea da sempre adottata dall'Ente.

Il progetto avviato nel 2008, attualmente in fase di sperimentazione ed a regime dal 1 gennaio 2009 aveva l’obiettivo di informatizzare la fase finale del ciclo delle spese e delle entrate. In particolare ha consentito l’avvio della trasmissione degli ordinativi in banca per via telematica e con firma digitale. La firma digitale ha lo scopo di garantire sicurezza, in termini di autenticazione e di integrità, e riservatezza delle informazioni, sia da parte dell'Ente sia da parte della BNL. Per identico canale e con i medesimi requisiti, la BNL trasmette all'Ente la "ricevuta" degli ordinativi pervenuti, nonché i riscontri dei trattamenti effettuati. In presenza di anomalie vengono automaticamente generate le opportune comunicazioni.

L’adozione dell’ordinativo informatico a firma digitale consente all’Istat di raggiungere più elevati livelli di qualità di servizio, con conseguenti vantaggi nell'efficienza e nel controllo dei processi operativi.

L’attivazione del mandato di pagamento/reversale d’incasso riveste un particolare interesse nel panorama della riorganizzazione della pubblica amministrazione in quanto, in attuazione del codice dell’amministrazione digitale, si avvia la sostituzione dei tradizionali mandati di pagamento e reversali d’incasso cartacei in flussi documentali elettronici con relativo utilizzo della firma digitale, allineandosi al suddetto orientamento.

E’ da sottolineare che, nel panorama della Pubblica Amministrazione a livello nazionale, il progetto del mandato informatico a firma digitale dell’ISTAT è una novità che pone l’Ente tra le prime amministrazioni ad aver avviato il sistema di pagamento riscossione informatico a firma digitale.

L’ordinativo informatico è un messaggio elettronico, composto da dati utente e da codici universali, che viene validamente impiegato a fini probatori, amministrativi e contabili (Deliberazione AIPA 9 novembre 1995).

In pratica si tratta di un titolo di spesa o incasso autenticato per mezzo della firma digitale che autorizza lo svolgimento dell'iter della pratica di pagamento o riscossione, eliminando la necessità della forma cartacea, prima unico veicolo per la firma con valore probatorio.

La firma digitale, o firma elettronica qualificata, basata sulla tecnologia della crittografia a chiavi asimmetriche, è un sistema di autenticazione di documenti digitali analogo alla firma autografa su carta. La firma digitale è un sistema di autenticazione forte in quanto si basa sull'uso di un certificato digitale memorizzato su di un dispositivo hardware. I certificati su cui si basa possono essere più di uno.

I vantaggi dell'utilizzo in modalità ordinaria di un simile strumento sono molteplici, specialmente per quanto riguarda le applicazioni nel comparto della tesoreria:

• aumento della velocità dell'iter della pratica;• possibilità di un monitoraggio più efficiente dei flussi di spesa, grazie alla possibilità di eseguire

report in tempo reale;• snellimento delle procedure di gestione delle attività di archiviazione, ricerca e visualizzazione;• semplificazione dei rapporti con cittadini e imprese.

Le criticità. Nonostante tali vantaggi, un sistema di gestione degli ordinativi informatici richiede:• notevoli investimenti in infrastrutture: piattaforme e software gestionali in grado di implementare

sistemi di gestione del flusso documentale completamente informatizzati, dall'emissione alla validazione (con relativo utilizzo della firma digitale) fino all'archiviazione, assicurando elevati livelli di sicurezza;

• innovazione organizzativa: riformulazione dei processi ed investimento nella formazione ed aggiornamento continuo del personale dedicato al presidio della fase del processo interessato.

5. Le innovazioni di processo: ordinativo informatico e firma digitale



Il passaggio dall’ordinativo cartaceo a quello informatico richiede la disponibilità di tre assets fondamentali:

Addressing Elettronico – [email protected] per cui è stata chiesta la trasformazione in casella di posta certificata

Dematerializzazione archivio ordinativi – conservazione e archiviazione digitale degli ordinativi da parte di un soggetto abilitato alla conservazione degli archivi digitali oltre che possibilità di ricerca da parte delle strutture mediante aree riservate sul sito intranet

Gestione Flussi Digitali – trasmissione in formato .xml e .pdf/a degli ordinativi e degli allegati all’istituto cassiere dal primo novembre e invio via e-mail della comunicazione ai beneficiari dal 2009


DEMATERIALIZZAZIONE

FLUSSI DIGITALI

ADDRESSINGELETTRONICO




Spedizione del documento in formato elettronico

Pubblicazione su sito in area riservata per consultazione in remoto

Reporting

Applicazione di regole per il trattamento automatico del documento (workflow)

Firma digitale ordinativi ed eventuali allegati

Generazione flusso elettronico

InvioDocumento

InvioDocumento

7.7.6.6.

Conservazione

Sostitutiva

Conservazione

Sostitutiva

5.5.4.4.

Gestione elettronica documento

Gestione elettronica documento

3.3.

Archivia-zione

Archivia-zione

Demateria-lizzazione

Demateria-lizzazione

2.2.

RicezioneordinativoRicezioneordinativo

1.1.

Gestione elettronica dei documentiGestione elettronica dei documenti

Gestione dei documenti elettroniciGestione dei documenti elettronici

Firma digitaleFirma

digitale

Archiviazione elettronica

Archiviazione fisica

Raccolta dei fascicoli e verifica della documentazione

Ricezione elettronica degli allegati dagli uffici DCBC



Fase fino al 31 ottobre 2008

fascicolo ordinativo

verifica ordinativi

comunicazionericezione ordinativi

archiviazioneCartacea

ordinativo

firmaordinativi

invioordinativi

lista ordinativi

quietanzaordinativi

esecuzioneordinativi

1 2

Uffici DCBC

DCBC/C Firma BNL

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Beneficiari

invio avviso effettuazione

pagamento

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Fase I – novembre – dicembre 2008


caricamento su Business way

invio ordinativi

firma digitale

ordinativi


ordinativo

comunicazionequietanzeordinativi


server DCBC

generazione copia PDFordinativi

firmati

conservazioneordinativi

controllo validità

ed integrità dei tracciati

Uffici DCBC

DCBC/C Firma BNL

lista ordinativi

Beneficiari

invio avviso effettuazione

pagamento

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file xml

file pdf

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ricezioneOrdinativi

e allegati pdf

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Fase II – da gennaio 2009


caricamento su Business way

firma digitale

ordinativi


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comunicazionequietanzeordinativi


server DCBC

generazione copia PDFordinativi

firmati

conservazioneordinativi

controllo validità

ed integrità dei tracciati

Uffici DCBC

DCBC/C Firma BNL

lista ordinativi

Beneficiari

invio avviso via e.mail

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archivio digitale

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ricerca web

ordinativi

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invio ordinativi

Conclusioni

1. Progetto sfidante

2. Orientamento all’economicità ed all’efficacia della gestione

3. Competenze trasversali

4. Conoscenza ed utilizzo dell’ITC a supporto dei processi aziendali

5. Lavoro di gruppo e capacità relazionali

6. Motivazione e crescita professionale

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