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Quality Management

Ottimizzare la gestione della qualità con QPR Portal 19 nov 2015, rev 01

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I Sistemi di Gestione della Qualità sono diventati uno strumento di uso comune, anche se, in molti casi

sono vissuti come un onere necessario, origine di complicate procedure burocratiche e fonte di costi

non sempre giustificabili, senza trascurare che, spesso, l’ottenimento della sua certificazione

rappresenta l’unica giustificazione per la loro esistenza.

È giunto il momento dove i Sistemi di Gestione della Qualità supportino le organizzazioni nel processo

di creazione del valore. Ma come fare per trasformare il Sistema di Gestione della Qualità da fardello a

vantaggio competitivo?

Relinc Consulting propone un approccio, basato sulle soluzioni di QPR Software Plc, un insieme di

strumenti, attraverso il quale le persone potranno partecipare alle iniziative di miglioramento,

condividendo indicatori, allineando gli obiettivi della qualità con gli effettivi obiettivi dell’organizzazione.

La soluzione proposta si applica, oltre che ai Sistemi di Gestione Qualità certificabili (Iso 9001, EN 9100,

TS 16949,…) e non EFQM, TQM,…), anche ai sistemi assimilabili e integrabili, come i Sistemi di Gestione

Ambientale (Iso 14000), Sicurezza (ISO/OHSAS 18000), Rischio (Iso 31000), Compliance (D.Lgs 231/01),…

La soluzione QPR Quality Management, diventa così, oltre che uno strumento di gestione, uno

strumento di integrazione tra i vari sistemi

La piattaforma QPR Quality Management in breve

QPR ProcessDesigner e QPR Metrics, i prodotti tradizionali dell’offerta di QPR, se uniti

formano un’unica piattaforma in grado di supportare tutte le attività di gestione della qualità,

dalla gestione dei processi aziendali, al monitoraggio della qualità, passando per la gestione

del rischio e dei processi di riesame.

L’interfaccia web-based della piattaforma, QPR Portal, offre un unico punto di accesso a tutti i

contenuti del Sistema di Gestione della Qualità ed è ideale anche per l'acquisizione di non

conformità, di idee di miglioramento e per comunicare le azioni correttive e piani di qualità.

Principali benefici di QPR Management System

Tutti i dati di qualità in un unico sistema

Flessibile per soddisfare tutte le esigenze di gestione

Audit e Reporting senza problemi

Supporta ISO, EFQM, LEAN, OHSAS, etc.

Veloce da implementare, facile da usare e mantenere

Impegna tutti in una cultura di miglioramento continuo

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Ogni membro dell’organizzazione, potrà accedere ad un portale dove, attraverso una pagina personale,

prenderà visione e potrà gestire tutti gli aspetti (come processi, flussi, performance, rischi,

documentazione,…) che sono sotto la sua responsabilità.

La pagina con le attività personali

Attraverso l’automatizzazione delle attività ripetitive, di struttura alle attività destrutturate e

l’avere un’unica piattaforma di riferimento si ottiene un approccio più efficace al

Esempio di personalizzazione della pagina di accesso al portale Quality Management System

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miglioramento continuo. QPR Quality Management consente di risparmiare tempo da attività

ripetitive, come la raccolta di dati per il reporting, accedere più facilmente ai dati, senza errori

sulle metriche di qualità e capire la causa e effetto tra gli obiettivi di qualità, i processi ei

risultati raggiunti

La gestione per processi

Una corretta e puntuale vista del sistema dei processi è il requisito chiave di ogni Sistema di

Gestione della Qualità. Pur non essendo uno dei punti cogenti, la norma Iso 9001 parla (nella

revisione 2015, nell’introduzione, paragrafo 0.3) di “approccio per processi (“Process

Approach”) come un prerequisito per la gestione della qualità, e non potrebbe essere

diversamente.

Gestire correttamente i processi, significa avere chiaro:

La catena cliente-fornitore (esterna ed interna)

Gli obiettivi di attività e processi

Input e output di ogni attività e di ogni processo

Le risorse utilizzate (con la relativa valorizzazione)

Tutte le altre informazioni utili per svolgere un processo, quali: vincoli, strumenti,

documenti, informazioni,…

QPR Quality Management consente di modellare i processi e condividere mappe e

informazioni ad esse legate, integrandovi, in modo univoco, la definizione di ruoli,

responsabilità, attività, allocazione delle risorse,...

Una facile navigazione nella mappa dei processi permette una efficace comunicazione di compiti e di

responsabilità

Sarà così possibile una rapida comprensione dei processi, ma anche una semplice e completa

navigazione tra i processi, flussi, attività livelli, collegamenti, collegare i fattori di rischio e le

performance di processo e della qualità

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Diventerà così più semplice ed immediato diffondere e far comprendere queste informazioni

ai diversi attori aziendali, i quali potranno accedere, o saranno raggiunti, da informazioni

puntuali ed aggiornate su tutti gli elementi relativi al proprio ruolo e conoscere meglio il modo

in cui le proprie attività si inseriscono nel quadro complessivo dell’organizzazione.

A differenza di molti altri ambienti di modellizzazione dei processi, i prodotti QPR nascono e si

focalizzano sui bisogni degli utenti aziendali, non saranno dei tecnici informatici a gestire e

modellare i processi, ma gli attori di business direttamente interessati, come il Quality

Manager, che creeranno e manterranno, in modo semplice ed immediato, i tools informatici.

La documentazione del Sistema di Gestione Qualità

Attraverso il portale, saranno resi disponibili tutti i documenti del Sistema di Gestione della

Qualità, come manuali, obiettivi, procedure, istruzioni, moduli, mappe di processo, report, ...

un collegamento diretto collegati con attività, flussi e processi modellizzati.

Ogni persona, sulla base di specifiche autorizzazioni di accesso, può accedere, attraverso un

portale a tutta la documentazione utile per ogni specifica attività svolta, con la garanzia di

avere una gestione e una distribuzione controllata della documentazione, è garantita senza

richiedere un pesante lavoro burocratico alle persone della funzione.

La gestione dei documenti del SGQ

Gestione delle Performance

“non si può gestire ciò che non si può misurare e non si può misurare ciò che non si può

descrivere” (R.Kaplan)

Insieme alla descrizione accurata dei processi e dei flussi di attività che generano risultati

(prodotti, servizi,…), si deve procedere anche alla misura delle performance ad esse collegate;

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Il miglioramento ha un “respiro” di breve durata se i risultati conseguiti non sono

costantemente misurati, monitorati e correlati agli obiettivi prefissati.

Questo, sia come pratica per una buona gestione aziendale, sia perché è uno degli “obblighi”

identificati dalla Iso 9001 e alle altre normative derivate. È un’area talmente importante che

nella Iso 9001:2015, dedica un intero capitolo, il 9 dal titolo “Performance evaluation”, dove

sono raggruppati tutti i requisiti di monitoraggio, misurazione e riesame dei processi, dei

prodotti e dei servizi. Le decisioni devono essere prese sulla base di KPI affidabili e aggiornati,

per questo le misure delle performance rappresentato un cardine su cui si basa QPR Quality

Management.

QPR Quality Management permette una completa gestione delle performance, integrando nel

modello dei processi (dal livello più generale alla singola attività di dettaglio) gli indicatori

utilizzati per monitorarne le performance. Sarà così possibile, e in modo semplice e intuitivo,

fissare obiettivi, condividerli con gli interessati e monitorarli costantemente.

Il collegamento automatico tra processi e risultati/performance consente di costruire cruscotti

estremamente efficaci per il management; QPR Quality Management è l’ambito di lavoro

naturale per la pianificazione ed il riesame dei risultati.

La possibilità di personalizzare le modalità con cui si rappresentano gli indicatori consente di

costruire “cruscotti” in grado di rispondere effettivamente alle specifiche esigenze.

Misurare significa gestire le performance dei processi

Un sistema di misura delle Performance non deve limitarsi solo alla costruzione,

implementazione e gestione di uno o più cruscotti aziendali, ma occorre creare le condizioni

per interagire con tutta l’organizzazione, in modo fornire un affidabile supporto alla gestione

dell’organizzazione stessa.

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Come si possono presentare i cruscotti in QMS

Le misure di Perfomance, sono lo strumento attraverso il quale si identificano e si gestiscono i

“follow up” relativi alle iniziative di miglioramento intraprese.

Per questo motivo, non può essere un sistema avulso all’organizzazione, ma deve essere

integrato nel suo “vissuto” operativo

Si rende così possibile costruire report per l’analizzare e la condividere le informazioni, sulle

performance sia direttamente sul portale, per una condivisione diretta ed immediata, oppure

attraverso gli strumenti di integrazione con Microsoft Office, in documenti MS Excel o MS

Word.

Gestione dei Rischi

Introdurre le logiche del Risk Management nei Sistemi di Gestione Qualità (SGQ) è una

importante evoluzione del concetto di qualità, attraverso il Risk Management si garantisce il

rispetto delle conformità nei diversi processi aziendali.

Dopo quanto previsto da alcune norme di qualità di settori specifici, su tutte la EN 9100 –

settore aerospaziale, ora anche norma ISO 9001 introduce questo elemento chiave.

Il legame tra Quality and Risk Management è basato su una logica di prevenzione delle Non

Conformità (NC), infatti, l’utilizzo di logiche di Risk Management, fanno venir meno l’esigenza

di avere un sistema formale di gestione delle Azioni Preventive, la gestione del rischio è

prevenzione.

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Analisi di rischio precise e puntuali

Per fare questo, è necessario introdurre un “processo di pensiero basato sul rischio”,

attraverso il quale:

• Definire l'ambito di rischio, coerente con i processi aziendali

• Adottare un’adeguata metodologia di analisi e valutazione

• Effettuare la valutazione del rischio

• Attivare azioni di mitigazione dei rischi

• Monitorare costantemente

La soluzione di Quality Management di QPR, permette di integrare tutti questi aspetti,

supportando le principali tecniche di analisi quantitative

Il Risk Management permette di esaminare il contesto della vostra organizzazione e scegliere

le tecnica più adeguate. L’uso di metriche specifiche e strutturate (Key Risk Indicatori – KRI)

permette di avere un focus continuativo sui rischi e sulle diverse gerarchie.

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La condivisione dei "Key Risk Indicator" del Sistema di Gestione Qualità

QPR Quality Management permette di gestire apposite check list, sia internamente, che con

formati esterni, MS Excel o DB vari, per poi importare i risultati degli audit e creare

automaticamente un sistema di KRI associato.

Registrazioni Non Conformità, Azioni Correttive, interventi di mitigazione dei rischi,…

Misurare rischi e performance è solo il primo passo per il miglioramento.

Con QPR Quality Management è possibile condividere e gestire direttamente tramite il portale

qualsiasi Non Conformità rilevate (“mancati incidenti”, denunce, spedizioni danneggiate, errori

di lavorazione, etc.) o rischi potenziali, per collegarle alle attività di processo, assegnarne le

responsabilità,...

I form on line possono essere personalizzati ed utilizzati per la gestione di Azioni Correttiva

(AC) legate alle NC, azioni di mitigazione di rischio legate all’analisi dei rischi potenziali

rilevati,….

Ad ogni azione, si potrà definire responsabilità, scadenze, decisioni, semplici cicli approvativi,

fissare piani d’azione e per effettuarne il monitoraggio. Tutte queste attività sono gestite

direttamente sul portale allegando, se necessario, anche file, documenti e immagini necessari.

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I moduli on line faciliti nano la gestione di non conformità ed azioni correttive o per la prevenzione dei fattori di

rischio

Comunicazione e reporting

Tutti i contenuti sono condivisi e visibili, secondo i diritti di accesso di cui si dispone. QPR

Quality Management offre molteplici funzionalità di reporting. È possibile creare “fascicoli”,

vere e proprie presentazioni che simulano le slide di PowerPoint per fornire, condividere e

archiviare informazioni. Sarà così possibile, per esempio, che tutti i partecipanti ad una

riunione potranno accedere on line, alla

documentazione utilizzata.

La piena integrazione con MS Office permette di

esportare direttamente tutte le informazioni in un

formato compatibile, come MS Excel o MS

PowerPoint e di creare report nel formato Microsft

Word alimentati automaticamente con i dati

elaborati da QPR Quality Management.

Creare un vero sistema integrato

Esistono molte scuole di pensiero su cui si basa la l’applicazione e la gestione della qualità, ma

tutte si basano su alcuni principi fondamentali comuni, come la gestione per processi (o per

flussi), la soddisfazione dei clienti e il miglioramento.

La scelta di una metodologia, da sola non è sufficiente a tutelare successo nella gestione della

qualità, è fondamentale garantire la piena implementazione del sistema di riferimento.

La soluzione QPR Quality Management supporta le organizzazione ad implementare al meglio

l’approccio al sistema desiderato, come:

Creare, condividere, gestire e archiviare dei

"booklet"

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ISO 9000 – Quality Management System

ISO 14000 – Environmental Management

ISO 18000 - Occupational Health and Safety

AS/EN 9100 - Quality Management Systems - Requirements for Aviation, Space and

Defense Organizations

ISO/TS 16949 - Quality management systems—Particular requirements for the

application of ISO 9001 for automotive production and relevant service part

organizations

ISO 22000 - Food safety management systems

EFQM – European Foundation for Quality Management. They have their own quality

management model/method and they grant awards.

Deming Prize

Malcom Baldrige

Lean, Six Sigma e Kaizen

…

La gestione della qualità è parte integrante della gestione, deve essere in linea con la strategia

aziendale e con gli altri sistemi di gestione (Prevenzione e Sicurezza, Privacy, Ambiente,

Responsabilità Sociale…) rispondendo alle normative e alla legislazione di riferimento. QPR

Quality Management consente di integrare queste molteplici gestioni in un unico ambiente di

lavoro. In questo modo, sarà possibile ridurre gli sforzi e le difficoltà di coordinamento,

eliminare ogni tipo di duplicazione, contenere i costi di gestione dei sistemi e migliorare il

processo decisionale. QPR Quality Management contribuisce a rendere la gestione della

qualità sempre più integrata nella gestione dell’organizzazione.

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Relinc Consulting

Relinc Consulting si occupa di Business Process Management (BPM) e delle sue applicazioni

come Qualità, Compliance, Performance Management sia attraverso il supporto di tecnologie

specifiche che supportando nel percorso di cambiamento persone e organizzazioni.

L’appartenenza a importanti network internazionali, ci permette di trovare la migliore

soluzione per i fabbisogni dei nostri clienti

QPR Software Plc

QPR Software Plc è una società finlandese, leader per i servizi e le soluzioni in ambito di

Performance e Process Management. La missione di QPR è supportare le persone e le

organizzazioni nel governo dei propri processi e dei propri obiettivi. Attraverso partner

certificati offre le proprie soluzioni in oltre 50 paesi. Ad oggi, sono oltre 1.500 organizzazioni in

tutto il mondo che utilizzano i servizi e le soluzioni QPR fornite in oltre 20 lingue.

Relinc Consultinc è il partner italiano di QPR.

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