Project Management e “progetti” formativi

" A una nave non basta uno buono nocchiero se non sono bene ordinati gli altri instrumenti che la conducono. "

Francesco Guicciardini (1483-1540)  -  Ricordi politici e civili

Relatore:Eugenio Rambaldipresidente@isipm.org

"L'uomo è, dapprima, un progetto che vive se stesso soggettivamente, invece di essere

muschio, putridume o cavolfiore;

niente esiste prima di questo progetto;

niente esiste nel cielo intelligibile;

l'uomo sarà innanzitutto quello che avrà progettato di essere“

(Jean Paul Sartre)

"La vita è ciò che ti accade mentre stai facendo

altri progetti!”- John Lennon -

"....... ciò non vuol dire che gli altri progetti non vadano gestiti!"

- ISIPM -

Siamo tutti Project Manager!

Mia Nonna

Uno dei suoi “famosi” progetti

Tutti noi nella nostra vita gestiamo due tipologie di attività: Attività ripetitive

o Fare colazioneo Andare al lavoroo Portare i figli a scuolao ….

Attività non ripetitive o Progettio Sposarsio Comprare casao Organizzare un viaggio all’esteroo ….

Anche la mia vecchia nonnina, sapeva gestire piccoli ma … buonissimi … progetti ed era quindi, senza saperlo, una brava “project manager”.

Progetti e operazioni

• Il lavoro di una organizzazione è composto da progetti e da operazioni.

• Entrambi sono eseguiti da persone e con vincoli di risorse ma:

- Operazioni: caratterizzate da lavoro ripetitivo, continuativo, seriale, ricorrente.

- Progetti: caratterizzati da lavoro non-ripetitivo, temporaneo, unico, non-ricorrente

Progetto

Ma che cos’è un progetto?

“Uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un

prodotto o un servizio unico”

Definizione del PMI - Project Management Institute

Project Management

Ma che cos’è il Project Management?

“Gestione sistemica di un’impresa complessa, unica e di durata determinata,

rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito mediante un processo continuo

di pianificazione e controllo di risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di

costi-tempi-qualità”

Definizione di Russel D. Archibald, 1994

Project Management: Le tre variabili

"Il Project Management è la pianificazione, l'organizzazione, il monitoraggio e il controllo di tutte gli aspetti di un progetto e di tutte le motivazioni che implicato il sicuro raggiungimento degli obiettivi di progetto entro tempi, costi ed criteri di performance prestabiliti" (APM)

Cost (Limiti di Budget)

Performance (requisiti)

Target

Date attese

SCOPE

Project SCOPE ManagementProject SCOPE Management

Project TIME ManagementProject TIME Management

Project COST ManagementProject COST Management

Project QUALITY ManagementProject QUALITY Management

Project HUMAN RESOURCE ManagementProject HUMAN RESOURCE Management

Project COMMUNICATIONS ManagementProject COMMUNICATIONS Management

Project RISK ManagementProject RISK Management

Project PROCUREMENT Management.Project PROCUREMENT Management.

Project IN

TE

GR

AT

ION

Managem

entP

roject INT

EG

RA

TIO

N M

anagement

Il PMI individua 9 Aree di Conoscenza per il Project Management:

Ambito

Tempo

Costo

Qualità

Risorse Umane

Comunicazioni

Rischi

Approvvigionamenti

PMBok: Aree di Conoscenza (Knowledge Areas)

Plan Do

CheckAct

Ciclo di Deming

Processi di Monitoraggio e Controllo

Processi di Pianificazione

Processi di Esecuzione

Processi di Avvio

Processi di Chiusura

Gruppi di processi di Project Management

Da cui

Processi di Project Management

Cause di fallimento• Obiettivi poco chiari

• Scarsa comunicazione tra gli interessati

• Gestione inefficace del progetto

• Basse prestazioni nella produzione

Mancanza di leadership

• Mancanza di risorse

Motivi di successo• Chiari obiettivi di progetto

• Un impegno esplicito della direzione

• Un Committente

• Un Responsabile (leader)

• Informazioni e buona comunicazione

• Risorse adeguate e forte motivazione

• Un sistema di Pianificazione e Controllo

Progetti: Successi e Fallimenti

Gli attori del Project Management

Gli attori interni Il Top Management dell’organizzazione Il Project Manager Il Committente interno (se progetto interno) Gli enti/funzioni coinvolti o interessati I membri del Team di Progetto appartenenti alla

organizzazione Il PMO - Project Management Office

Gli attori esterni Il Committente esterno (se progetto esterno) I membri del Team di Progetto esterni alla

organizzazione I fornitori

Mission• Garantire la realizzazione di progetti di medio-grandi dimensioni con

l’obiettivo di massimizzare i risultati operativi ed economici del progetto e la soddisfazione del committente-cliente.

Attività• Gestisce la realizzazione del prodotto/servizio• Integra, gestendole, le diverse competenze necessarie alla realizzazione

della soluzione• Organizza il lavoro per la realizzazione del progetto• Programma le attività operative necessarie alla realizzazione dei progetti

esecutivi• Risponde ai requisiti tecnologici dell’organizzazione fornendo alla

direzione presentazioni e proposte formali di messaging• Verifica “day by day” la gestione dei progetti• Verifica le performance

(ASSINFORM)

Chi è il Project Manager

Caratteristiche tecniche:• Esperienza in aree specialistiche inerenti al progetto• Conoscenza e linguaggio di base per trattare con gli specialisti• Confidenza con le potenzialità dei sistemi informatici adottati

Caratteristiche gestionali:• Conoscenza delle tecniche di Project Management • Conoscenza di metodologie contrattuali e di aspetti legali dell’attività commerciale• Buona conoscenza delle metodologie di pianificazione e controllo• Conoscenza della legislazione e normativa sulla sicurezza del personale• Impegno costante ad operare in un’ottica di qualità globale e di soddisfazione del cliente

Caratteristiche relazionali:• Attitudine ad operare in team • Buon negoziatore e mediatore• Capacità di leadership• Capacità di valutazione dei collaboratori• Capacità di sviluppare il potenziale individuale e di gruppo• Ottime relazioni con ambiente interno superiore e con il cliente

Caratteristiche personali :• Flessibilità, spirito di adattamento, predisposizione all’iniziativa• Ambizione, capacità di comunicare e di coordinare• Propensione alla risoluzione dei problemi • Capacità organizzative

Il Project Manager …. un fenomeno!

Ma ne esistono ancora?

Project Manager: Un grande comunicatore

Le domande del Project Manager

Cosa Fare ?Cosa Fare ?

Chi fa ?Chi fa ?

Chi fa cosa ?Chi fa cosa ?

Con che cosa fare?Con che cosa fare? Come fare ?Come fare ?

Quando fare?Quando fare?

Quanto costa?Quanto costa?

WBS

OBS

Matrice WBS/OBS

ReticoloLogico

Gantt

Budget

Risorse

Quando fare?Chi fa?Quanto costa?Come fare? Chi fa cosa?Con che cosa fare?Cosa Fare?-------------------Mettiamole in ordine e in sequenza

Processi Output

Es. WBS Training Course

1 - Requirements Definition and High level design

Training Course Development

2 - Development

3 - Final Production and Deployment

Primo livello di scomposizione

Es. WBS Training Course

1.01 - Hold requirements meeting

1 - Requirements Definition and High level design

1.03 - Define audiences and objectives

1.02 - Define segment

1.11 Identify Remainder of Team

1.04 - Define needed formats

1.05 - Define different course purposes

1.06 - Define need for offline vs. online versions

1.07 - Identify overlap with other materials

1.08 - Define deployment method

1.09 - Scope implementation of requirements

1.10 - Review, update, approve requirements

Secondo livello di scomposizione

Dalla WBS al Gantt

1.01 - Hold requirements meeting

1 - Requirements Definition and High level design

Task elementari per Gantt

1 .1 .1 1 .1 .2 1 .1 .3

1 .1

1 .2 .1 1 .2 .2 1 .2 .3 1 .2 .4

1 .2

1 .3 .1 1 .3 .2

1 .3

1

Passo 1 : WBS - Cosa fare ?

Uff. G are Uff. A cquis ti

D itta X D itta Y D itta Z

S ub-suppl ie rs Uff. T ecnico

O BS proge tto

Passo 2 : OBS - Chi fa ?

Inviti S ce lta sa la S ce lta m enù Personale

O rga n izza z ione

Cibi Bevande V ettovaglie Fiori

A c qu is ti

S ala Cucina Cottura S ervizio

Pre pa ra z ione

W B S - C ena di gala

S e gre te r iaS ig.a S alvi

U ffic io P.R .D .ssa P aoli

S qua dra C uc ina1 ° C h ef

Im presa di T rasporto

S quadra Cam erieri

U ffic io S e rviz iS ig. U livi

Resp. ProgettoDott. G alante

Passo 3 : Assegnazione responsabilità

– Chi fa cosa?

Work Package: Scelta Sala

Descrizione: deve essere scelta una sala per 200 persone, di gran lusso, con caminetto, stile primi del 900. In

Responsabile : capo delle P.R.

Chi paga: lo sponsor

Costo : Lit. 12.000.000

Prodotti d’input : specifiche dello sponsor, analisi invitati

Prodotti d’output : offerte, documento di analisi offerte, contratto

Passo 4 : Descrizione dettagliata

Passo 7 : Piano delle risorse - Quale impegno?

BASELINEPasso 8 : Piano dei costi/ricavi

- Quanto costa?

Passo 5 : Reticolo logico – Come Fare?

Attività 1

Attività 2

Attività 3

Attività 4

Attività 5

Passo 6 : Piano dei tempi – Quando?

Passi per la pianificazione – Quadro Riassuntivo

IL PROJECT MANAGEMENT COME FATTORE DI SUCCESSO

IL RUOLO DEL PROJECT MANAGER È DETERMINANTE PER IL RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI , NON SOLTANTO NELLE AZIENDE FORNITRICI MA SOPRATTUTTO NELLE ORGANIZZAZIONI COMMITTENTI, SIA PRIVATE CHE PUBBLICHE (PUBBLICA AMMINISTRAZIONE CENTRALE E LOCALE, RICERCA SCIENTIFICA, SCUOLA, UNIVERSITA’. ETC.)

IL SUCCESSO DEL PROJECT MANAGER RICHIEDE UN APPROCCIO ALTAMENTE PROFESSIONALE E L’UTILIZZO DI METODOLOGIE DI GESTIONE CONSOLIDATE E VERIFICATE IN AMBITO INTERNAZIONALE.

PERCHE’ LA CERTIFICAZIONE DEI PROJECT MANAGER

ProgettoProject ManagemtProgram ManagementProcessi di PMApproccio sistemistico e IntegrazioneContesto e StakeholderFasi del progetto (ciclo di vita)Criteri di Successo del ProgettoStrategie di progetto, Requisiti ed ObiettiviSviluppo e Valutazione del Progetto

Avvio PianificazioneControlloEsecuzioneChiusura

Sistema QualitàSicurezza, salute e ambiente

Finanza e Aspetti LegaliStrutture Organizzative e progetti

Gestione processi di Cambiamento(Change Management)

Gestione delle Comunicazioni Standard e Normative

CONOSCENZE DI CONTESTO

CONOSCENZE COMPORTAMENTALI

CONOSCENZE MANAGERIALI

DI BASE

CONOSCENZE TECNICHE E

METODOLOGICHE

LeadershipNegoziazione

TeamWorking / Team Building

Problem SolvingOrientamento al risultato

Conflitti e CrisiMotivazione

Etica

Strutture gerarchiche di progettoGestione Rischi e Opportunità di progettoGestione Ambito progetto e DeliverableGestione Configurazione e ModificheGestione dei Costi di ProgettoGestione delle Risorse di progettoGestione dei Tempi di progettoValutazione dell’avanzamento Gestione Contratti e Acquisti di progettoDocumentazione e ReportisticaGestione Qualità di Progetto

ELEMENTIDI

CONOSCENZA

Certificazione Base di PM di ISIPMwww.isipm.org