Principi di Contabilità Generale

La contabilità generale va tenuta applicando regole specifiche

che formano il metodo contabile

Di Marco Consiglio

Metodo Contabile:Si definisce metodo contabile l’insieme delle regole e delle procedure che vanno osservate nel componimento delle scritture sia per la prima nota che per il libro giornale.

Il metodo della Partita Doppia, ha rivoluzionato il concetto di contabilità che prima era soltanto un mera registrazione di eventi finanziari fatti espressamente di entrate e uscite di cassa, senza tener conto della complessità dei valori di un’azienda che sono quantificabili non soltanto in beni di natura finanziaria ma anche di beni di natura economica, che sono misurabili e quantificabili allo stesso modo di quelli finanziari.

Il metodo della partita doppia o sistema prevede una serie di annotazioni di ogni fatto aziendale, sia di natura economica, sia di natura finanziaria, ciascuna annotazione da luogo a due o più annotazioni da farsi in due o più conti*, in sezioni opposte. I totali della registrazioni in aumento devono corrispondere per ciascun conto al totale delle annotazioni in diminuzione. Un esempio chiaro anche se non reale può essere questo: Se il 1/02 acquistiamo una scrivania per la nostra azienda, annotteremo, una diminuzione della cassa per il valore della scrivania, è un aumento dello stesso valore alla voce beni aziendali, che si è accresciuto del valore di una nuova scrivania. * Conti: o anche mastrini, sono tabelle

a due sezioni opposte (dare)vs(avere) rappresentano le voci dove vengono annotate le variazioni

Prima di approfondire meglio la regola generale per la partita doppia distinguiamo meglio che cosa significano i due aspetti principali del funzionamento della partita doppia, ovvero che cosa sono l’aspetto finanziario e quale l’aspetto economico.

L’aspetto finanziario cura il flusso finanziario di un evento come l’aumento o la diminuzione di liquidità: denaro reale, conti correnti, ecc. o aumenti o diminuzioni di debiti, o di crediti. Nell’aspetto finanziario vanno anche valori presunti relativi a fatti di gestione che non sono ancora documentanti, che si verificheranno in maniera documentale, in un esercizio* successivo.

L’aspetto economico invece cura il flusso economico che tiene conto dei cosiddetti costi e ricavi che rappresentano il reddito dell’azienda derivante dal funzionamento, della stessa, non curato sotto l’aspetto finanziario che tiene conto appunto solo de movimenti di denaro. Nell’aspetto economico teniamo conto oltre che dei costi e dei ricavi anche delle variazioni sul capitale derivanti da coloro che detengono la proprietà dell’azienda.

* Esercizio: L’esercizio è il periodo di gestione della durata di circa dodici mesi, alla fine del quale viene redatto un bilancio. L’esercizio non sempre corrisponde con l’anno solare, l’importante e che corrisponda ad una durata di 12 mesi appunto.

Le regole della partita doppia in generale sono le seguenti:1.) I fatti di gestione vanno individuati sotto i due aspetti

- aspetto finanziario- aspetto economico

2.) Si accendono o meglio si annota sempre su due serie di conti per rilevare le variazioni sia sotto l’aspetto finanziario sia sotto l’aspetto economico. A seconda della tipologie che analizzeremo più avanti 3.) Le due serie di conti funzionamento in modo antitetico ovvero opposti.4.) Il totale degli accreditamenti deve essere uguale al totale degli addebitamenti

Variazioni Finanziarie

ATTIVE:• Aumento (+) Denaro• Aumento (+) Crediti• Aumento (+) Valori presunti attivi

(Ratei o valori di cui non conosciamo l’effettivo importo documentale)

• Diminuzione (-) Debiti• Diminuzione (-) Valori presunti passivi

(Ratei o valori di cui non conosciamo l’effettivo importo documentale)

PASSIVE:• Diminuzione (-) Denaro• Diminuzione (-) Crediti• Rettifica valori presunti attivi (-)• Rettifica valori presunti passivi (+)

VariazioniEconomiche

NEGATIVE

• Di reddito:• Costi di Esercizio• Rettifiche dei ricavi• Di capitale:• Prelevamento del titolare• Rimborsi ai Soci

POSITIVE

• Di reddito:• Ricavi di Esercizio• Rettifiche dei costi• Di capitale:• Versamenti del titolare• Conferimento dei soci

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Tipologie di operazioni rilevabili• Operazioni di scambio osservabili sotto i due aspetti

(finanziario ed economico): generano variazioni economiche e finanziarie contrapposte, coincidenti in valore, dette anche permutazioni economico-finanziarie;

• Operazioni di scambio puramente finanziario: generano variazioni finanziarie di segno opposto e sono dette permutazioni finanziarie;

• Operazioni di scambio in natura, generano variazioni economiche di segno opposto e coincidenti in valore dette permutazioni economiche;

• Operazioni di scambio miste, scomponibili in più operazioni e permutazioni di varia natura

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Operazioni da compiere per rilevazioni

Selezione e raccolta dei documenti

(Fatture, Ricevute, Assegni, Scontrini e Bollette, Cambiali,

Rate, Premi Polizze, Schede Carburanti ecc)

Prima Nota(Preliminari

annotazione delle operazioni di gestione per tipo e per carattere)

Movimentazione dei conti

(Si annotano nei mastrini le voci che

verranno movimentate)

Compilazione del “libro giornale”

(annotazione ufficiale obbligatoria delle

operazioni di gestione ordinate

cronologicamente)

Nel caso in cui operiamo con un software gestionale, le restanti tre operazioni verranno effettuate in maniera automatizzata, e le operazioni da compere saranno: introduzione dei dati documentali > selezionare il tipo di operazione > controllare le voci movimentate>stampare le operazioni sul giornale

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Libri contabili obbligatoriRegimi contabili

Le imprese individuali e collettive che rivestono la qualifica di imprenditori commerciali sono obbligati alla tenuta di libri e registri contabili. L’obbligo discende sia da disposizioni contenute nel c.c. sia da norme tributarie.

Disciplina civilistica L’articolo 2214 del c.c. prevede l’obbligo di tenere:

- il libro giornale- il libro inventari- le altre scritture contabili richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa.

I libri sociali sono obbligatori solo se esiste l’organo cui si riferiscono; sono facoltativi per le società di persone.

Regimi contabili e disciplina fiscale

L’articolo 18 del D.P.R. 600/1973 e aggiornamenti, prevede 2 regimi contabili naturali di appartenenza, cui si riferiscono differenti adempimenti ed obblighi di tenuta delle scritture contabili:- il regime di contabilità ordinaria, per le imprese che hanno conseguito ricavi superiori:--- a 309.874,14 € per le imprese aventi ad oggetto prestazioni di servizi;--- a 516.456,90 € per le imprese aventi ad oggetto altre attività;- il regime di contabilità semplificata, per le imprese che hanno conseguito ricavi non superiori ai limiti suindicati.

Per i contribuenti che esercitano sia prestazioni di servizi sia altre attività, ai fini dell’appartenenza al regime contabile si fa riferimento all’ammontare dei ricavi relativi all’attività prevalente. In mancanza di una distinta annotazione dei ricavi si considerano prevalenti le attività diverse dalle prestazioni di servizi.Particolari agevolazioni sono previste per i contribuenti considerati minori o minimi.

Regimi fiscali e libri obbligatoriContabilità ordinaria:1) volume d’affari superiore a 360.000.000 per prestazioni di servizi;2) volume d’affari superiore a 1.000.000.000 per altre attività; - Registri Obbligatori: libro giornale, libro inventari, libro mastro, registri Iva, registro beni ammortizzabili.

Contabilità semplificata:1) volume d’affari inferiore a 309.874,14 € per prestazioni di servizi;2) volume d’affari inferiore a 516.456,90 € per altre attività;- Registri Obbligatori: registri Iva, registro beni ammortizzabili.

Contabilità super semplificata:

1) volume d’affari inferiore a 15493.70€ e acquisti inferiori a 10329.13€ e beni strumentali inferiori a 25822.84€ per prestazioni di servizi;2) volume d’affari inferiore a 25822.84€ e acquisti inferiore a 18075.99€ e beni strumentali inferiori a 25822.84€ per altre attività;- Registri Obbligatori: solamente Registri Iva.

Contabilità minima:1) volume d’affari inferiore a 10329.13€ e beni strumentali inferiore a 10329.13€;- Registri Obbligatori: solamente Registri Iva o prospetto riepilogativo.

I LIBRI CONTABILIChe cosa sono e quali sono i libri contabili

Libro Giornale

Libro giornale Il libro giornale è un supporto contabile sul quale devono essere rilevate cronologicamente tutte le operazioni relative all’esercizio dell’impresa. E’ consentito l’uso anche di giornali sezionali per assecondare le esigenze di decentramento e scomposizione della gestione dell’impresa, a condizione però che i dati contenuti in ciascun sezionale siano riepilogati nel libro giornale destinato ad accogliere le scritture generali di rettifica e di assestamento dell’impresa. Il libro giornale può essere composto sia da pagine rilegate sia da fogli mobili.

Libro degli InventariLibro inventari L’inventario deve redigersi all’inizio dell’esercizio dell’impresa e successivamente ogni anno, entro 3 mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi. L’inventario deve contenere l’indicazione e la valutazione delle attività e delle passività relative all’impresa; ai fini civilistici, per il solo imprenditore individuale, l’inventario deve contenere l’indicazione delle attività e delle passività dell’imprenditore estranee all’impresa. Le voci che compongono la consistenza patrimoniale devono essere raggruppate per categorie omogenee per natura e valore. Il raggruppamento in categorie omogenee per natura implica che i beni devono appartenere allo stesso genere ancorché di diverso tipo; il riferimento al valore è invece rivolto ai beni aventi identico contenuto economico in base al valore normale riferito al momento in cui si procede al raggruppamento.

Libro Mastro

Libro mastro Tra le altre scritture contabili richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa rientra il libro mastro, formato dall’insieme delle schede contabili accese ai diversi conti che compongono il piano dei conti, e che assolve alla funzione di riclassificare sistematicamente nei diversi conti i valori delle operazioni rilevate cronologicamente nel libro giornale. Le scritture ausiliarie non sono sottoposte ad alcuna formalità, non essendo richiesta né la numerazione, né la vidimazione iniziale.

Registri I.V.A.Registri IVA I contribuenti considerati soggetti passivi ai fini Iva, in funzione delle dimensioni e del regime contabile adottato, devono tenere i seguenti registri:- registro Iva acquisti, su cui annotare le fatture di acquisto;- registro Iva vendite, su cui annotare le fatture emesse;- registro dei corrispettivi, su cui annotare le vendite certificate mediante emissione di ricevuta o scontrino fiscale;

Di seguito sono indicati gli altri registri rilevanti ai fini Iva: - Registro unicoPer registrare tutte le operazioni, purché sui registri vendite, corrispettivi e acquisti (non vidimati), vengano indicati il numero della pagina e della riga di registrazione di ogni operazione nel registro unico;- Registro riepilogativoI totali dei singoli registri sezionali devono essere riportati nel registro riepilogativo che deve contenere, nella prima pagina, l’indicazione delle serie numeriche adottate e dei settori di attività cui esse si riferiscono;- Registro degli omaggi - Per le cessioni gratuite di beni di propria produzione;- Registri moltiaziendali per centri elaborazione dati- Registri a striscia continua per l’elaborazione dei dati della clientela.

Registro dei beni ammortizzabiliRegistro dei beni ammortizzabili Il registro dei beni ammortizzabili (art.16, D.P.R.600/1973) deve essere compilato entro il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, riportando le seguenti indicazioni:- per gli immobili e i beni mobili iscritti in pubblici registri:- l’anno di acquisizione;- il costo originario;- le rivalutazioni e le svalutazioni;- il fondo di ammortamento al termine del periodo d’imposta precedente;- il coefficiente di ammortamento effettivamente applicato;- la quota annua di ammortamento;- l’eliminazione dal processo produttivo;- per tutti gli altri beni, le indicazioni richieste possono essere effettuate con riferimento a categorie omogenee di beni per anno di acquisizione e coefficiente di ammortamento.

Se le quote annuali di ammortamento sono inferiori alla metà di quelle risultanti dall’applicazione dei coefficienti (D.M.31/12/1988), il minor ammortamento deve essere distintamente indicato. I costi di manutenzione, riparazione e ammodernamento incrementativi del valore del bene, devono essere indicati separatamente a seconda dell’anno do formazione.Nel registro dei beni ammortizzabili è comunque possibile riservare anche delle pagine in bianco se si presume che le stesse occorrano per lo sviluppo degli ammortamenti. A tal fine, le pagine in bianco devono essere espressamente intitolate al bene od alla categoria di beni cui sono riservate, con esplicita indicazione che trattasi di continuazione dello sviluppo dell’ammortamento del bene o categoria di beni e con richiamo della pagina in cui è iscritto il bene o la categoria di beni.In ogni caso, per i soggetti in contabilità ordinaria, le annotazioni da effettuare nel registro dei beni ammortizzabili possono essere eseguite esclusivamente nel libro degli inventari.Il registro dei beni ammortizzabili può essere composto sia da pagine rilegate sia da fogli mobili.

Sostituti di impostaSostituti d'imposta I contribuenti che effettuano ritenute su redditi di lavoro dipendente in qualità di sostituti di imposta devono tenere, in aggiunta ai libri contabili.- il libro matricola, in cui sono annotati per ciascun dipendente le detrazioni d’imposta spettanti;- il libro paga, in cui sono annotate per ciascun dipendente le somme e i valori corrisposti e l’ammontare delle ritenute operate nonché dei conguagli da effettuare;- il libro infortuni, in cui sono annotati gli infortuni accaduti ai dipendenti che comportano un’assenza dal lavoro di almeno un giorno.I registri devono essere vidimati all’Inail, dall’Inps o dall’Asl (libro infortuni) e vanno conservati per 10 anni dall’ultima annotazione.

Caratteristica dei libri contabiliNumerazione e bollatura Prima di essere messi in uso i registri devono essere numerati progressivamente in ogni pagina. Con nuove disposizioni dell'Ottobre 2001 i registri non devono più essere vidimati. Rimane valida la vidimazione per i libri sociali.In libro giornale e il libro inventari devono avere una numerazione progressiva per ciascun anno. Tuttavia, il libro bollato in un anno può essere utilizzato anche negli anni successivi, fino ad esaurimento dei fogli. Se nel corso dello stesso anno si utilizzano invece due libri sul nuovo libro si prosegue con la numerazione progressiva del precedente.

Contabilità MeccanizzataContabilità meccanizzata La tenuta meccanizzata, su supporti magnetici, di qualsiasi registro contabile comporta che le registrazioni dell’esercizio in corso si considerano valide a tutti gli effetti di legge anche se non stampate su carta, purché imputate sui supporti magnetici entro 60 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione e ne venga effettuata la stampa contestualmente alla richiesta ed in presenza dei verificatori (art.7 comma 4-ter D.L.357/1994). In ogni caso, resta fermo il termine di 60 giorni per effettuare, nell’esercizio successivo, la stampa su carta delle operazioni dell’ultimo periodo dell’esercizio, escluse le scritture di rettifica e di assestamento da effettuare entro la data di presentazione della dichiarazione dei redditi.Tenuta della contabilità presso terziIn base alle disposizioni contenute nell’articolo 27 del D.P.R. n.600 del 1973 e nell’articolo 52 del D.P.R. n.633 del 1972, qualora la contabilità sia tenuta da un altro soggetto, questi è tenuto a rilasciare un’apposita dichiarazione. I contribuenti mensili che affidano la contabilità a terzi possono liquidare l’Iva sulla base dell’importo divenuto esigibile relativamente al 2’ mese precedente anziché al mese precedente.

Tenuta della contabilitàLe scritture contabili devono essere tenute secondo le norme di un ordinata contabilità, senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti a margine (art.2219 c.c.). Non si possono fare abrasioni e in caso di cancellature è necessario che le parole cancellate rimangano leggibili. Le annotazioni a matita sono considerate irregolari.

Conservazione delle scritture contabiliConservazione delle scritture contabili Sulla base delle disposizioni contenute nell’articolo 22 del D.P.R.600/1973, le registrazioni contabili devono essere eseguite non oltre sessanta giorni dalla data di effettuazione dell’operazione, mentre gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute e copia delle lettere e dei telegrammi spediti e delle fatture emesse devono essere ordinatamente conservati fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta, eventualmente anche oltre il termine decennale sancito dall’articolo 2220 del Codice Civile.In base delle disposizioni contenute nell’articolo 7 del D.L.357/1994, la tenuta di qualsiasi registro contabile è considerata regolare, in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge dei dati relativi all’esercizio corrente quando, anche in sede di controlli e ispezioni, gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza.I supporti meccanografici, elettronici e similari devono quindi essere conservati fino a quando i dati in essi contenuti non siano stati stampati sui libri e sui registri previsti dalle specifiche norme di legge.Il D.L.357/1994 stabilisce, inoltre, che le scritture contabili e i documenti previsti dall’articolo 2220 del Codice Civile e quindi, le fatture o documenti equipollenti, possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagine, purché le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in qualsiasi momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione del soggetto che utilizza tali supporti. Tale disciplina di archiviazione comprende sia tradizionali strumenti di archiviazione mediante microfilm o microfiches sia i dischi ottici e gli altri mezzi basati sulla tecnologia digitale ed elettronica.

Condizione implicita è comunque che le immagini siano inalterabili o indelebili, cioè non modificabili. Tuttavia, le modalità di conservazione su supporti di immagine devono essere ancora stabilite con apposito decreto del Ministero delle Finanze; lo specifico intervento normativo, è già stato demandato al Governo dall’articolo 3, comma 147, lettera c) delle Legge 549/1995 e dell’articolo 3, comma 136, della Legge 662/1996, concernenti la semplificazione degli adempimenti contabili e formali dei contribuenti, tenendo conto dell’adozione di nuove tecnologie per i trattamento e la conservazione delle informazioni.Allo stato attuale della normativa, come ribadito dal Ministero delle finanze nella Risoluzione n. 135/E del 13 ottobre 1998, non è consentito distruggere le scritture contabili ed i relativi documenti e conservarli esclusivamente su supporti ottici o magnetici.