Pres modello schedia

Luca Sarto – [email protected] Roberto Pezzoni – [email protected]

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Luca Sarto - [email protected] Roberto Pezzoni – [email protected]

Schedia era un importante porto fluviale, alla confluenza del canale artificiale che collegava Alessandria con il Nilo Canopi, dove le merci provenienti dall’Alto Egitto e dirette al Basso Egitto venivano sottoposte alle tasse doganali e trasferite su imbarcazioni più piccole. Era un punto di passaggio obbligato per la verifica e la distribuzione dei flussi mercantili e commerciali.

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ScheDia™ è una metodologia che collega le dimensioni organizzative di un’azienda con i risultati di efficacia e di efficienza da essa generabili. Rappresenta un punto di passaggio utile per l’analisi dei processi lavorativi e l’individuazione delle possibili azioni di miglioramento.




Lo scopo di ScheDia™ è fornire alle aziende, in tempi brevi, una visione dei suoi processi di organizzazione, gestione e controllo in termini di efficacia ed efficienza, secondo un metodologia originale ed esclusiva. Tale metodologia, che include anche verifiche di rispondenza alle principali normative vigenti, è ispirata ai più moderni concetti di gestione del business. L’implementazione si articola in fasi “conoscitive” (0-1-2) ed “attuative” (3-4-5). Le prime si svolgono indicativamente in un arco temporale di circa due mesi; le altre vengono strutturate e realizzate, su richiesta dell’azienda, in relazione alle sue esigenze e tempistiche.

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Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5

Assistenza per la conduzione di

Self Assessment e Gap Analysis

Assistenza per l’aggiornamento

dei processi e delle procedure aziendali

Assistenza per la formalizzazione

del Modello

Assistenza per le attività preliminari di attuazione del

Modello

Start up &

Project Management

Fase 0

Preliminary Survey




Fotografia d’insieme dello stato dell’azienda in relazione ai suoi principali ambiti di rappresentazione (“ambiti di riferimento”) Focalizzazione delle aree di criticità e di debolezza (“self assessment” e “gap analysis”) in termini di competenze e capacità (“fattori di successo”) Individuazione delle priorità di intervento sui processi organizzativi Attivazione di iniziative di miglioramento (“action plan”)

Monitoraggio dei risultati in termini di efficacia (competitività) e di efficienza (redditività)

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Nelle pagine seguenti sono sinteticamente illustrati i contenuti e gli output di ciascuna Fase di ScheDia™

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5

Assistenza per la conduzione di

Self Assessment e Gap Analysis

Assistenza per l’aggiornamento

dei processi e delle procedure aziendali

Assistenza per la formalizzazione

del Modello

Assistenza per le attività preliminari di attuazione del

Modello

Start up &

Project Management

Fase 0

Preliminary Survey



L’obiettivo di questa Fase preliminare, che viene fornita a titolo completamente gratuito e senza impegno, è di tracciare un profilo orientativo di valutazione dell’azienda, attraverso i suoi principali ambiti di rappresentazione.

Questa fase consiste nelle seguenti attività:

Intervista strutturata alle persone chiave

Elaborazione di un documento di sintesi

La durata di ciascuna intervista è contenuta in circa un’ora.

La presentazione del documento di sintesi avviene dopo qualche giorno dal completamento delle interviste.

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L’output di questa Fase preliminare è:

Documento di sintesi del profilo orientativo di valutazione dell’azienda

Presentazione e commento del documento di sintesi al Management aziendale

Outp

ut



L’obiettivo di questa Fase è la raccolta e l’analisi di documentazione e di informazioni per acquisire la conoscenza delle attività e della organizzazione dell’azienda.

In particolare, viene svolta l’analisi di:

Documentazione organizzativa

Documentazione aziendale (organigrammi, deleghe e procure, job description)

Casi di iniziative insoddisfacenti (poor cases analysis)

Documentazione predisposta ai sensi del D.Lgs 81/08 e/o D.Lgs 231/2001

Organizzazione contabile ed amministrativa

Sistemi informativi

Macro-struttura dei processi

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L’obiettivo di questa Fase è la realizzazione del Self Assessment e della Gap Analysis.

Il Self Assessment prevede le seguenti attività:

Interviste con il Management dell’azienda con l’ausilio di questionari strutturati

Identificazione da parte del Management dei processi e delle aree aziendali più lontane dai parametri di corretta gestione (attività “deboli”)

Valutazione da parte del Management delle debolezze legate a ciascuno dei processi e delle aree aziendale individuati

La Gap Analysis consiste nella:

Analisi di dettaglio del sistema di controllo in essere in ciascun dei processi e/o attività individuati nel Self Assessment

Identificazione delle eventuali carenze del sistema di controllo interno esistente in ciascuno dei processi e/o attività

Suggerimenti mirati per le modifiche organizzative e delle procedure di controllo, necessarie per mitigare o risolvere le carenze identificate

Definizione di un piano di lavoro dettagliato (Action Plan) per l’integrazione del sistema di controllo interno dell’azienda

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Gli output di questa Fase vengono preventivamente condivisi con il Management dell’azienda. In particolare, viene formalizzato un documento di sintesi riepilogativo dell’attività di aggiornamento del Self Assessment e della Gap Analysis che riporterà, per ciascun Ambito di Riferimento e per ciascun Fattore di Successo, la valutazione dello “stato dell’arte” dell’azienda, attraverso elementi informativi riguardanti:

attività principali e collegamento con i relativi processi aziendali

funzioni aziendali coinvolte

attuali presidi di controllo (procedure, sistema di deleghe e procure, ordini di servizio, etc.)

rischio potenziale e residuo

eventuali azioni di miglioramento

Outp

ut




Successivamente all’ultimazione della Fase 2, può essere messa a disposizione un’attività di assistenza ad un apposito Gruppo di Lavoro costituito all’interno all’azienda, allo scopo di aggiornare l’attuale patrimonio organizzativo (processi e procedure) rispetto alle evidenze emerse nel corso delle precedenti Fasi (attività “deboli”).

In questa Fase vengono svolte le seguenti attività:

Analisi degli attuali strumenti di controllo rispetto alle attività “deboli” individuate nel corso del Self Assessment e della Gap Analysis

Formulazione di proposte di possibili risoluzioni dei gap evidenziati, da sottoporre alla valutazione dell’azienda

Le analisi sopra descritte, supportate anche dalle informazioni raccolte nel Self Assessment, vengono realizzate tenendo in considerazione i principali fattori caratterizzanti della struttura aziendale.

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Gli output di questa Fase vengono condivisi con il Gruppo di Lavoro ed il Management dell’azienda.

In particolare, vengono predisposti i seguenti documenti:

sintesi riepilogativa dei principali gap evidenziati e delle possibili risoluzioni degli stessi

aggiornamento delle procedure aziendali concordate

Outp

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In questa Fase può essere messa a disposizione dell’azienda un’attività di assistenza per la formalizzazione del Modello

Con riferimento alla struttura organizzativa, all’articolazione dei processi nonché dei risultati delle precedenti Fasi, viene fornito il supporto per la formalizzazione del Modello specificatamente riferito all’azienda.

In particolare, per ognuna delle attività cui l’azienda è risultata più debole dalle risultanze del Self Assessment, viene predisposta una sezione dedicata, comprendente:

Le attività “deboli”, emerse nell’aggiornamento del Self Assessment

I processi aziendali nell’ambito dei quali è prevista la gestione delle attività “deboli”

I principi generali di comportamento

I protocolli generali e specifici di controllo per la gestione e regolamentazione della attività “deboli”

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AI termine di questa Fase, una bozza del Modello, validata e condivisa con il Gruppo di Lavoro, viene consegnata al Management dell’azienda per l’approvazione.

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In questa Fase può essere messa a disposizione dell’azienda un’attività di assistenza per l’effettiva attuazione del Modello, comprendente:

Sessioni formative rivolte al personale dell’azienda, nell’ambito delle quali vengono illustrati i principali aspetti caratterizzanti il Modello

Audit finalizzati a verificare l’effettiva attuazione dei controlli definiti nel Modello, rispetto alle diverse attività svolte

Assistenza per la formalizzazione della reportistica, così come definita nel Modello

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Gli output previsti in questa Fase sono:

Materiali didattici per l’erogazione delle sessioni formative

Relazioni relative agli audit svolti

Sistema di reporting Outp

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