Politecnico di Milano paolo.catti@polimi · 2011. 11. 17. · Logistica Ciclo amministra tivo...

eProcurement

Paolo Catti

Politecnico di Milano

[email protected]

eProcurement - Riproduzione riservata

Gli ambiti applicativi e l’mpatto sulla catena del valore

• I diversi “mondi” del B2b

• L’eSourcing

• L’eCatalog

I principali benefici di business e le criticità di adozione

Appendice

Agenda


Corso di eBusiness

Gli ambiti applicativi

e l’impatto sulla catena del valore


Corso di eBusiness

L’impatto sulla catena del valore


Fornitori Clienti

Business partners

eProcurement impacts

Impresa

Consumatori

Stakeholders

Firm infrastructure HR Management

Technology Development Procurement

Inbound Logistic

Operations

Outbound Logistic

Marketing & Sales

Service

Corso di eBusiness

I diversi “mondi” del B2b

eCata

log

eSupply

Chain

Collabora

tion

ePro

cure

ment

EDI (+ sistemi proprietari) Internet EDI su Internet

eSourc

ing

eSupply

Chain

Executi

on

eSupply

Chain

Strumenti a supporto del processo di acquisto ricorsivo, basato su catalogo Web, di un prodotto/servizio di cui è già stato definito un contratto o comunque sono chiare tutte le specifiche della fornitura, non legato ai normali strumenti di pianificazione della “produzione”

Strumenti a supporto delle attività che vanno dalla ricerca di nuovi fornitori (scouting), alla loro qualificazione e certificazione, alla fase di negoziazione vera e propria

Analisi dei

fabbisogni

Qualifica dei

fornitori

Condivisione delle

specifiche

Negoziazione

Scouting dei

fornitori

Gestione del catalogo

Autorizza zione ed emissione

ordine

Logistica

Ciclo amministra

tivo contabile

Richiesta di

acquisto


Corso di eBusiness

I diversi “mondi” del B2b

eCata

log

eSupply

Chain

Collabora

tion

ePro

cure

ment

EDI (+ sistemi proprietari) Internet EDI su Internet

eSourc

ing

eSupply

Chain

Executi

on

eSupply

Chain

eSupplyChain Execution e

Collaboration su Internet

eSourcing su Internet

eCatalog su Internet


Collaboration su EDI

tradizionale


Collaboration via EDI su Internet


Corso di eBusiness 2007 - L'eProcurement - Riproduzione riservata - Paolo Catti

Focus sui meccanismi di transazione

Request For Quote/Request For Proposal (RFx)

Aste/Gare (vere e proprie, gare di acquisto/vendita, dirette, inverse, olandesi, vickery, in busta chiusa, ecc.)

Borsa elettronica (confronto continuativo tra domanda e offerta)

Catalogo (creazione di cataloghi specializzati per ogni fornitore, aggregazione di cataloghi di diversi fornitori, aggregazione di alcuni prodotti a prezzi prenegoziati)

L’eSourcing

9

L’eSourcing: gli strumenti a supporto del processo

Ricerca di fornitori a partire da:

• conoscenze pregresse;

• lista fonritori del buyer

• suggerimenti da parte dei tecnici

• indagine (spesso destrutturata) sul campo

• contatti diretti con fornitori nuovi

• Richiesta di informazioni su bilanci, referenze, liquidità, ecc. ai fornitori

• Valutazione del materiale e allineamento delle informazioni raccolte

• Condivisione delle informazioni relative all’acquisto da effettuare

• Scambi documentali • Prima scrematura sui fornitori da portare in negoziazione

• Incontri con i fornitori giunti a questa fase

• Raccolta di ulteriori informazioni

• Ricircoli di incontri coi fornitori

• Forte leva sul prezzo

Analisi dei fabbisogni

Qualifica dei fornitori

Condivisione della specifiche

Negoziazione

Scouting dei fornitori

• Definizione strategica degli obiettivi

• Raccolta di Richieste di Acquisto (RdA) da parte del personale interno

• Aggregazione, analisi e gestione delle RdA

Le fasi del processo di Sourcing

N°

forn

itori

t

Scelta del fornitore

20

3-5

11 8




Negoziazione


Le fasi del processo di Sourcing

N°

forn

itori

t

20

3-5

Scelta del fornitore

11 8

• Strumenti di scouting passivo online

• Struementi di pre-qualifica

• Sistemi di gestione dell’Albo fornitori e sistemi di Vendor Rating

• Sistemi di autocandidatura per fornitori già qualificati

•Strumenti di RFx per supportare l’interazione clienti-fornitore

•Richiesta di informazioni •Richiesta di prezzo •Richiesta di preventivo

•Sistemi di eCollaboration e Document Management a supporto della negoziazione

•Firma digitale •Strumenti di Contract Management

• Strumenti di asta elettronica (inglese, mascherata, segreta, multiparametrica, ecc.)

• Sistemi di gare in busta chiusa

• Strumenti di analisi dei dati e reportistica

>50 >50 - … 20-30-…

Gli strumenti di eSourcing a supporto del processo

L’eSourcing: gli strumenti a supporto del processo

L’eCatalog

Corso di eBusiness

Gestione RdA: • Raccolta di Richieste di Acquisto (RdA) da parte del personale interno • Aggregazione, analisi e gestione delle RdA • Gestione ciclo autorizzativo

• Gestione elenchi di prodotti per cui è effettuabile un call-off • Tentativi di condivisione degli Elenchi a livello aziendale

Gestione delle informazioni legate alla Consegna, da “chiudere” con le informazioni provenienti dall’ordine e dalla fatturazione

Chiusura del ciclo Ordine-Consegna-Fatturazione-Pagamento e seguenti riconciliazioni contabili

L’eCatalog: gli strumenti a supporto

del processo

Le fasi del processo di acquisto ricorsivo di materiali indiretti



Autorizzazione ed emissione

ordine Logistica

Ciclo Amministrativo contabile

Richiesta di acquisto

•Strumenti di Workflow per la gestione del ciclo autorizzativo della richiesta di acquisto •Strumenti di RFx per prodotti non a catalogo o variazioni di specifiche

•Catalogo Web di acquisto, con una sua struttura per categorie ed attributi e tool di ricerca •Strumenti di caricamento e aggiornamento del catalogo


Autorizzazione ed emissione

ordine Logistica

Ciclo Amministrativo contabile

Richiesta di acquisto

Middleware di integrazione per gestire lo scambio di dati

Integrazione per lo scambio documentale legato alla fatturazione elettronica (eInvoicing)

Gli strumenti di eCatalog a supporto del processo

L’eCatalog: gli strumenti a supporto

del processo

Corso di eBusiness

I principali benefici di business e le

criticità di adozione


Corso di eBusiness 2007 - L'eProcurement - Riproduzione riservata

Benefici e Criticità dell’eSourcing: l’ottica del buyer

• Riduzione del prezzo di acquisto •Possibilità di coinvolgere più fornitori, a cominciare dalla fase iniziale (RFx)

•Dinamiche psicologiche indotte dal sistema di negoziazione online in tempo reale

•Possibilità di cogliere al meglio alcune situazioni contingenti del mercato

• Aumento dell’efficienza del processo di sourcing

•Riduzione del tempo di interazione e negoziazione coi fornitori

•Migliore valutazione e confronto delle offerte

•Riduzione dei tempi per la ricerca di nuovi fornitori e la pre-qualifica

• Riduzione dei tempi di fornitura • Maggiore trasparenza, tracciabilità, controllabilità della spesa

• Maggiori informazioni a disposizione • Aumento dell’efficacia complessiva del processo di Acquisto

Benefici

• La scelta di quali categorie merceologiche conviene gestire con l’eSourcing

• La stesura del capitolato

• Il numero e la tipologia di fornitori da

invitare

• La definizione dei parametri “tecnici”

dell’asta: • la base d’asta • il tempo di estensione (hammer time) • il target price • il ribasso minimo

• La modalità di aggiudicazione (automatica o

no)

• La gestione delle inerzie interne al

cambiamento

Criticità

Verso un nuovo ruolo del buyer?

Più tempo dedicabile dal buyer ad attività a maggiore valore aggiunto (analisi della spesa, studio dei mercati, scouting dei fornitori, collaborazione con i “tecnici”, ecc.)

Corso di eBusiness eProcurement - Riproduzione riservata

Benefici e Criticità dell’eSourcing: l’ottica dei fornitori

Il rischio di una minore valutazione della qualità a causa dell’eccessiva enfasi sulla competizione sul prezzo

La valutazione nella negoziazione di criteri differenti dal prezzo

L’eccessiva riduzione del margine, con effetti negativi sulla capacità di investimento (se non di sopravvivenza)

L’effetto del possibile “stravolgimento” delle relazioni consolidate

Criticità…

•Maggiori opportunità per le imprese più competitive (riduzione dell’asimmetria informativa)

•Nuovi “canali di business” (anche per le imprese con strutture commerciali meno forti, nel caso il buyer ricorra ad operatori B2b)

•Opportunità di “sfruttare” al meglio negozialmente situazioni contingenti (saturazione delle risorse, presenza di overstock, ecc.)

•Maggiore trasparenza della negoziazione (a livello sia di prezzo che di aggiudicazione)

•Possibilità di benchmark competitivo •Maggiore efficienza del processo negoziale E comunque… •Possibilità di utilizzare, anche da parte dei fornitori, gli strumenti di negoziazione elettronica per i propri acquisti (aumento dell’efficienza lungo l’intera supply chain)

… con alcuni benefici

Verso nuovi ruoli commerciali?

Nuove competenze e attività: ricerca continua delle opportunità nel proprio mercato, valutazione delle negoziazioni cui prendere parte, comprensione delle logiche dei nuovi strumenti, ecc.

Corso di eBusiness

L’albero dei value driver per applicazioni

di eSourcing

Creazione di valore

Flussi di cassa

Efficienza Efficacia Flessibilità

Δ produttività Δ Stock

Δ livello di

servizio

Δ tempi di

consegna

Δ qualità

Δ buyer Δ fornitori

Δ eventi

negoziali

Δ nuove

fornitur

e Δ costi di

acquisto Δ qualità

esterna

Δ tempi

stesura

capitola

to

Δ tempi

valutazio

ne

offerte

Δ tempi

ricerca

e

qualific

a

fornitori

Δ tempi

interazion

e con

fornitori Δ prezzo

per

singolo

evento

Δ prezzo

per n. di

eventi

Δ tempi

fornitur

e


Corso di eBusiness

Le barriere all’adozione e i falsi “miti”

“L’eSourcing va bene solo per le grandi imprese”

“I tool di eSourcing si utilizzano solo in relazione a

negoziazioni di grandi volumi”

“L’eSourcing può essere adottato solo se si negoziano

prodotti indiretti e/o standard”

“L’eSourcing comporta il rischio di abbassare la qualità

della fornitura”

“L’eSourcing incrina il rapporto con i fornitori”

“L’eSourcing porta alla spersonalizzazione del rapporto con

il fornitore”

“I fornitori non vogliono utilizzare l’eSourcing”

“I fornitori non sono pronti per l’eSourcing”


Corso di eBusiness

Benefici e criticità dell’eCatalog: l’ottica dei buyer

•Efficienza ed efficacia dei processi operativi: strutturazione e manutenzione del

catalogo logistica e prestazioni di servizio

associate gestione automatica dello scambio

documentale •Identificazione delle specifiche del servizio

Gestione “in house” di alcune della attività, soprattutto nei modelli di tipo Procurement Service Providing: catalogo logistica (ultimo miglio)

… con attenzione a

•Introduzione dell’eProcurement: • riduzione dei costi di processo • maggiore controllo della spesa

•Fruizione dell’applicativo • variabilizzazione dei costi della tecnologia secondo la formula “pay per use”

• semplificazione della gestione informatica

•Outsourcing del processo: • riduzione della complessità interna • miglioramento del servizio agli utenti interni

•Gestione centralizzata:

• semplificazione amministrativa • semplificazione della logistica • riduzione dei prezzi di acquisto

Benefici …


Corso di eBusiness

Benefici e criticità dell’eCatalog: l’ottica dei seller

• Aumento delle opportunità di vendita su canali usualmente non presidiati

• Efficienza di processo, legata al ruolo di “centrale” svolto dall’operatore B2b:

• semplificazione amministrativa • semplificazione logistica • maggiore prevedibilità della domanda

• Gestione dei rapporti con il canale • cannibalizzazione • conflittualità

• Maggiori oneri di processo

• creazione del catalogo • aggiornamento del catalogo

(disponibilità, nuovi prodotti, prezzi, ecc.)

• logistica per piccoli ordini • Integrazione con i sistemi gestionali dell’operatore B2b

… con attenzione a Benefici …


Corso di eBusiness

L’albero dei value driver per investimenti in

applicazioni di eCatalog

Creazione di valore

Flussi di cassa

Efficienza Flessibilità

Δ produttività Δ Stock Δ utenti

Δ base fornitori/

prodotti

Δ volumi

acquistati

Δ costi di

acquisto

Δ qualità

interna

Utente

Amministrazione

Staff Δ errori in

processo RdA -

Ordine -

Forniture

Ricorso ad

accordi

quadro

Razionalizzazi

one parco

fornitori

Aggregazio

ne volumi

Δ tempi

fornitura

BPR

fulfilment


Corso di eBusiness

Le barriere all’adozione e i falsi

“miti”

Reale barriera

Difficoltà nel valutare i benefici ottenibili a fronte

invece di uno sforzo ed un investimento molto chiari

Miti

“L’eCatalog non serve: abbiamo già i listini sul

gestionale”

“L’eCatalog non porta benefici in quanto intercetta

volumi di acquisto esigui”


Corso di eBusiness 2007 - L'eProcurement - Riproduzione riservata - Paolo Catti

Il circolo virtuoso

La diffusione degli strumenti di eProcurement sta cambiando profondamente il ruolo degli addetti agli Acquisti:

“automatizzando” una buona parte delle attività più operative e “routinarie”

consentendo di concentrarsi sulle attività più strategiche, a valore aggiunto, quali il marketing di acquisto, lo strategic sourcing, le attività collaborative, ecc.

Nuovo ruolo “più strategico”

della Funzione Acquisti

Processo di trasformazione

eProcurement

Corso di eBusiness

Uno sguardo al fenomeno

dell’eProcurement nella Pubblica

Amministrazione


Corso di eBusiness

Gli strumenti di eProcurement per la PA italiana



Negoziazione




Aggiudicazione

dell’appalto

Autorizzazione e emissione ordine

Gestione del Catalogo

Ciclo amministrativo-contabile

Ciclo logistico

Richiesta di Offerta/Acquisto

Il processo di acquisto

•Strumenti di Richiesta di Offerta (RdO) a supporto

dell’interazione cliente-fornitore

•Firma digitale

•Strumenti di asta elettronica

•Sistemi di gare telematiche-busta chiusa

•Strumenti di analisi dei dati e reportistica

•Catalogo online di acquisto (sia relativo a Cataloghi di vendita

di fornitori, sia a Cataloghi per Ordini di Acquisto - OdA - da

Mercati elettronici, sia a Negozi elettronici per le

Convenzioni), con struttura per categorie e attributi e tool di

ricerca

•Tool di caricamento e aggiornamento del catalogo

•Strumenti di integrazione per lo scambio documentale legato

alla fatturazione elettronica (eInvoicing)

•Strumenti di Workflow per la gestione del ciclo autorizzativo

•Firma digitale

•Strumenti di RdO per variazioni di specifiche

eProcurement

Mercato elettronico

RdO

OdA

Corso di eBusiness

La valutazione quantitativa dei benefici di Gare

e Aste elettroniche

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Scenario tradizionale

Scenario ibrido

Scenario elettronico

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Scenario tradizionale

Scenario ibrido

Scenario elettronico

100 % 35 % 0 %

0 % 65 % 100 %

Tradizionale Ibrido/reale Elettronico

Procedura aperta tradizionale

Procedura aperta mediante Gara elettronica

Scenario Nella modellizzazione tutte le procedure effettuate sono procedure

aperte, il 50% delle quali con valutazione dell’Offerta

Economicamente più Vantaggiosa

Lo scenario “ibrido” corrisponde

all’effettiva situazione dell’Ente analizzato

Beneficio:

-33 % tempo

effettivo Beneficio:

-51 % tempo

effettivo

Beneficio:

-35 % risorse

necessarie Beneficio:

-54 % risorse

necessarie

Riduzione tempo effettivo Riduzione risorse impiegate

I dati presentati sono relativi all’applicazione del modello di valutazione dei benefici legati all’uso di Aste

e Gare online nel caso dell’Azienda Ospedaliera “G. Salvini” di Garbagnate, analizzata tra 2007 e 2008

Tempi

(giorni) Risorse

(gg.uu)

Corso di eBusiness

Gli approcci tecnologici all’eProcurement G

li s

trum

enti

uti

lizzati

La soluzione tecnologica

Operatore privato Operatore pubblico Consip Interna

Esterna

Gare

ed A

ste

ele

ttro

nic

he

Merc

ati

ele

ttro

nic

i e C

ata

loghi online

Negozi online

Utenti di Mercati elettronici

Utenti di Negozi online delle Convenzioni

Utenti di Cataloghi online

Utenti di Gare e Aste elettroniche

Soprattutto Regioni

Corso di eBusiness

Gli approcci organizzativi all’eProcurement Com

mit

menr

ePro

cure

ment

Obiettivi

Tattici Strategici

Bass

o

Alt

o

Acquisti Vertice

amministrativo Vertice politico

Approccio

“tattico”

Approccio

“per gioco”

Approccio strategico

“bottom-up”


“amministrativo”


“politico”

Corso di eBusiness

Il livello di maturità degli Enti Livello di maturità eProcurement

Tempo

Infanti

Adolescenti

Peter Pan

Gamberi

Adulti Le dimensioni della maturità eProcurement

La tipologia di strumenti di eProcurement utilizzati (Gare/aste, RdO,

eMarketplace, negozi, ecc.) e le modalità di utilizzo

La frequenza di utilizzo degli strumenti

La gamma di prodotti/servizi transati online (beni, servizi, lavori)

L’entità dei volumi transati (sia sotto che sopra soglia)

Corso di eBusiness

Il livello di maturità degli Enti Adulti Livello di maturità

eProcurement

Infanti

Adolescenti

Peter Pan

Gamberi Crescita limitata del numero degli Infanti (bassa natalità), nonostante

diffusione di conoscenza e pressione normativa

alcuni Enti, “convinti”, si sono mossi non appena la piattaforma

regionale è stata resa disponibile

altri hanno iniziato le prime sperimentazioni, ben poco convinti,

“forzati” dalle normative locali

Corso di eBusiness


Infanti

Adolescenti

Adulti

Peter Pan

Gamberi

Cresce il numero degli Enti

“Adolescenti”, come

naturale evoluzione

dall’Infanzia …

… e cresce anche il

numero degli Enti Adulti,

anche se rimangono

ancora pochi

Corso di eBusiness


Tempo

Infanti

Adolescenti

Peter Pan

Gamberi

Si riduce il numero dei Enti Gamberi – a

dimostrazione di una maggiore maturità

nell’approcciare questi strumenti …. ma

abbiamo rilevato alcuni fenomeni

regressivi anche in Enti già in fase

Adolescenziale, a causa di cambiamenti

discontinui di natura politica e/o

organizzativa che hanno annullato il

commitment

Permane il fenomeno del

“PeterPanismo”, determinato da una

scarso commitment reale

Adulti

Corso di eBusiness

5

7a Creazione

consenso e

maggiore

commitment

8a

Scelta

strumento &

approccio

tecnologico

3

Scelta

tipologia di

acquisto Beni

o Servizi

9a

Allargamento

su nuove

categorie

merceologiche Beni+Servizi+Lavori

Benefici

paragonabili

alle Criticità

6b

2

Scelta

Strumento

& approccio

tecnologico

Creazione

di un

commitment

iniziale

1

4

Mancanza di

interesse

Benefici

maggiori delle

Criticità

6a

Termine

attività

7c

12 Change Management

13

11 Consenso diffuso

e Obiettivi chiari

Criticità come

Barriere

6c

Adulti

Infanti

Adolescenti

Peter Pan Gamberi

7b Esperienze

reiterate

con scarso

commitment

Evidenza di nuovi Benefici

10

Il “gioco dell’oca” dell’eProcurement nella PA

eProcurement

Paolo Catti

Politecnico di Milano

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