Lezione “Gli Eventi Culturali” - Tor Vergata · Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 1...

Lezione “Gli Eventi Culturali” a.a. 2012/13

Università degli Studi di Roma “Tor Vergata” Facoltà di Lettere e Filosofia

Prof.ssa Claudia M. Golinelli

Il ruolo degli eventi

EVENTI

MARKETING TERRITORIALE

MARKETING URBANO

MARKETING TURISTICO

• INCREMENTO DEGLI INVESTIMENTI E DEI FINANZIAMENTI

•  EFFETTI ECONOMICI MOLTIPLICATIVI

  INCREMENTO DEL NUMERO DI TURISTI / VISITATORI

  MIGLIORAMENTO IMMAGINE

  DIFFUSIONE NOTORIETA’ Ferrari, 2006

Macro-tipologia di eventi

Ferrari, 2006

Mega-eventi moderni A

Mini-eventi moderni B

C Mega-eventi tradizionali

D Mini-eventi tradizionali

Ideazione recente

Origine dell’evento

Tradizioni consolidate

Dimensione bacino di mercato Grande Piccola

Tipologie di eventi Ambito Esempi di eventi

Convegnistica Conferenze, congressi, seminari, incontri, panels, meeting, convention

Arti Mostre ed esposizioni, installazioni, anteprime,

Architettura Inaugurazioni

Cinema, video, multimedia Trasmissioni speciali, eurovisioni, premi e media events

Letteratura Reading

Ambiente Apertura di siti, feste inaugurali e stagionali

Marketing territoriale e turistico

Sagre, feste popolari e civili, carnevali, capodanni, celebrazioni, inaugurazioni, festival, pirotecnia, rivisitazioni storiche, feste contemporanee, commemorazioni

Religione Feste religiose e patronali, processioni, beatificazioni

Sport Gare e competizioni, gare amichevoli

Storia e politica Firme di accordi, incontri, visite di autorità, investiture

Marketing e comunicazione Promozione di prodotti, incentive, viaggi premio, fiere campionarie, eventi speciali

Moda Sfilate, anteprime, presentazioni

Terzo settore Campagne di fund raising, avvenimenti di sensibilizzazione, feste ed incontri

Formazione e didattica Lezioni, seminari, incontri, workshop

Variabili di classificazione

Ferrari, 2006

 RIPETITIVITA’  UNICITA’   CADENZA TEMPORALE   TIPO DI PUBBLICO   FINALITA’ (PUBBLICA O PRIVATA)   IMPATTO SUL TERRITORIO

Fonti di finanziamento

Ferrari, 2006

FONTI DI

FINANZIAMENTO

PUBBLICHE -Patrocini -Finanziamenti ad hoc -sovvenzioni

PRIVATE -sponsorizzazioni -cessione marchi -diritti d’immagine

BIGLIETTAZIONE -per singola attrazione -per l’intero evento

MECENATISMO -donazioni -sovvenzioni

Fase 0: Percorso Ideativo 1. Ricerca dei materiali

2. Catalogo e Agenda

3. Primo Scenario (simboli e nodi in forma di appunti)

4. Drammaturgia dell’evento: - tempo: unicum / ricorrenza tradizionale o nuova / appuntamento singolo in una stagione / continuum - spazio: luoghi culturali/non culturali; scena frontale/circolare/itinerante

5. Memo Finale (che cosa/con chi/perché/per chi/come/dove/quando) 6. Idea-Progetto 7. Link con Altre Componenti (progettazione/mktg/comunicaz.)

Ciclo di Vita Evento Culturale

Fase 1 Ideazione

Fase 2 Attivazione

Fase 3 Pianificazione

Fase 4 Attuazione

Fase 5 Completamento Fase 6

Valutazione

Soggetti coinvolti nel project management di un evento culturale

Altri eventi

Sponsor locali

Altre strutture

Media nazionali

Media locali

Interesse locale

Governo locale

Proprietari delle strutture

Promotore Governo nazionale

Interesse nazionale

Sponsor nazionali

Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 1

Ideazione

1. Definizione ruolo strategico evento

Origini, premesse, esigenze di partenza Missione Traguardo finale / Vision Obiettivi (SMART) principali e collaterali Risultati attesi Stakeholders Target Contesto di riferimento Coerenza con il profilo strategico del committente


Ideazione

2. Analisi del contesto e dell’arena competitiva

3. Palinsesto delle attività Evento “X”

Roma, 15 giu 2009 - Protomoteca del Campidoglio Pax: 200 seduti

Quando Cosa Dove Ore 9.00 Saluto del Sindaco Protomoteca Ore 9.30 Inizio lavori “

Ore 11.00 Coffee Break Spazio antistante la Protomoteca Ore 11.30 Ripresa lavori Protomoteca Ore 13.00 Chiusura lavori “ Ore 13.30 Lunch Terrazza Caffarelli


Attivazione

2. Analisi di fattibilità

Comunicazione Politiche/strumenti

Organizzativa

Idee creative realizzabili? Risorse (quantità e skills) coerenti con le idee creative Forniture disponibili? Timing

Tecnico-logistica

Disponibilità location Set-up location Impatto ambientale Sicurezza Logistica evento (ricettività, trasporti, ecc.)

Economico-finanziaria Costi/ricavi/BEA Struttura finanziaria Tipologia di ricavi/costi

Marketing Target Prodotto/Prezzo Stakeholders


Attivazione

3. Analisi opzioni strategiche (SWOT)

4. Determinazione Location e Periodo

5. Determinazione Linee Guida produttive

6. Documentazione di Progetto

Documenti di Progetto di un Evento Culturale

Destinatari Strumento/Documento Fase progettuale

Team Stakeholder (partner, finanziatori)

Bozza di progetto Ideazione

Team Stakeholder

Documento di progetto Attivazione Pianificazione

Attuazione

Agenzie di comunicazione Brief creativo Attuazione

Team Stakeholder (media)

Dossier stampa Attuazione


Scheda (rider) tecnica Attuazione

Stakeholder Web site Attuazione

Team Intranet Attuazione

Stakeholder Kit pubblicitario, promozionale, edizioni Attuazione

Stakeholder (partner, finanziatori) Documenti consuntivi e di rendicontazione Completamento


Report di valutazione valutazione


Pianificazione Documento di progetto

Idea-progetto Palinsesto delle attività Profilo strategico dell’evento

Piano di produzione

Attività – azioni operative Tempi - GANTT Risorse umane e tecniche RAM Milestones

Piano delle contingenze

Piano produz. tecnica

Piano delle prove

Piano delle burocracies

Piano della logistica

Piano della comunicaz. Piano Mktg

Piano Economico Finanziario

Piano di fund raising

Documenti di valutazione

Budget Piano di tesoreria

Relazioni finali Indicatori di valutazione

Piano dei rischi


Pianificazione

1. Costruzione dell’archivio di progetto

2. Piano di produzione generale (project management)….


Pianificazione

Passo 1 : WBS - Cosa si deve fare ? Passo 2 : OBS - Chi sono i responsabili ?

Passo 3 : RAM – Assegnazione responsabilità

Passo 6 : Piano delle risorse

BASELINE Passo 7 : Piano dei costi

Passo 4 : Network – Logica di progetto

Attività 1

Attività 2

Attività 3

Attività 4

Attività 5

Passo 5 : Diagr. di Gantt – Master Diagr. di Gantt - Dettaglio


Pianificazione

2. Piano di produzione generale: WBS •  attività organizzative e di produzione specifica •  attività di reperimento e gestione economico-finanziaria •  attività contrattuali •  attività amministrative •  attività logistiche •  attività tecnico-allestitive •  attività di comunicazione


Pianificazione

2. Piano di produzione generale: OBS Event Coordinator

N. Cognome

Organising Secretariat

N. Cognome

PROJECT ASSISTANTS

Conference Stewards/Hostess

team

Scientific Secretariat

N. Cognome

Exhibition Manager

N. Cognome

Quality Control Manager N. Cognome

Intepreters Sound and IT Technician

MANAGEMENT STRUCTURE FOR THE DG RESEARCH EUROPEAN

CONFERENCE

EXTERNAL WORKFORCE

Catering Service


Pianificazione 2. Piano di produzione generale: RAM

WBS

OBS

Matrice delle responsabilità

idem

La RAM è l’ufficializzazione delle responsabilità di progetto. Nasce dall’incrocio della WBS e della OBS e obbliga ad assegnare una responsabilità univoca e nominale per ciascuno degli elementi di lavoro individuati nella WBS.


Pianificazione 2. Piano di produzione generale: RAM

Attività RU1 RU2 RU3 RU4 RU5 RU6 Analisi R A I C C Definizione I A C R Gestione R A I S Monitoraggio R A I C C S

"   R = responsabile "   A = approva "   S = supporta "   C = consultato "   I = informato "   V = verifica


Pianificazione 2. Piano di produzione generale: GANTT

Attività 1 Attività 2

Attività 3 Attività 4

Attività 5

GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG AGO SET OTT

Il diagramma di Gantt è lo strumento ufficiale per gestire la pianificazione temporale del progetto. Mostra la ‘collocazione’ temporale delle attività pianificate


Pianificazione 3. Piano economico-finanziario

Piano Economico

Piano Finanziario

Budget Piano di tesoreria

Costi

Ricavi

Flussi di cassa in uscita

Flussi di cassa in entrata

Piano di Fund Raising


Pianificazione 3. Piano economico-finanziario: business model

Costi Ricavi -  idea-progetto, artistici, ideazione e contenuti -  tecnico-allestitivi -  logistici -  organizzativi -  comunicazione -  funzionamento e spese generali

- Commerciali -  finanziamenti pubblici -  finanziamenti privati -  finanziamenti internazionali


Pianificazione

5. Piano della contingenza: piano dei rischi

4. Piano delle burocracies: - cosa/chi (location, svolgimento evento,

permessi di lavoro, movimento merci, comunicazioni/informative di rito)

- Action Plan


Attuazione

Fase 5 Completamen

to

Fase 6 Valutazione

Valutazione verso gli Stakeholder

Valutazione verso il Team

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