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L’AGENZIA REGIONALE CENTRALE ACQUISTI

e gli Enti Locali: opportunità, sinergie, iniziative

Risorse Comuni - Milano, 22/11/2012

Direttore Generale ARCA

Andrea Martino

www.arca.regione.lombardia.it ARCA Regione Lombardia – Risorse Comuni - Milano, 22/11/2012

Ottimizza gli acquisti a livello di sistema Supporto nella gestione degli acquisti di beni e servizi degli enti lombardi attraverso gare pubbliche aggregate

Centrale

di committenza

Migliora le performance d’acquisto

dei singoli Enti Realizzazione e promozione di soluzioni

e-procurement, per la gestione dei

processi di approvvigionamento online

Promotrice

dell’e-Procurement

Svolgimento delle gare in nome e per conto dei singoli Enti

SUA

Stazione Unica Appaltante

Offre consulenza specialistica agli Enti per la predisposizione delle proprie gare sia tradizionali che telematiche e per lo sviluppo dell'e-procurement

Consulenza

e formazione

Il ruolo di ARCA nel procurement lombardo

2

Regione

ed Enti regionali

Enti Sanitari

Enti Locali

ed altre PA

> 1700 Enti

Pubblici di

riferimento

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“Il Contesto di Riferimento”

Avv. Stefano Marras

Funzione Affari Legali e Contrattuali


Il Contesto di riferimento

4

“Incrementare l’efficienza del sistema del public procurement di servizi e forniture sull’intero territorio nazionale, stimolando la valorizzazione di sinergie, i processi di razionalizzazione della centralizzazione degli acquisti pubblici e l’utilizzo degli

strumenti dell’ICT”

Questa la ratio sottesa a molte norme introdotte dai provvedimenti emanati in tema di spending review con i decreti legge n. 52/2012 e n. 95/2012 (convertiti rispettivamente

nella legge n. 94/2012 e n. 135/2012) e Agenda Digitale Lombarda

Spending Review Agenda digitale lombarda

Rafforzano da un lato il ruolo delle Centrali di Committenza e dall’altro l’utilizzo di strumenti innovativi di acquisto ponendo l’accento su:

l’acquisto attraverso gare aggregate; la spinta all'utilizzo dei sistemi informatici nelle gare di forniture di beni e

servizi


Il Contesto di riferimento: la normativa vigente per gli Enti Locali

5

Soprasoglia Hanno facoltà di acquistare tramite: Convenzioni o AQ Arca/Consip Acquisto autonomo (salvo il vincolo del benchmark)

(rif principale: comma 449, art. 1 finanziaria 2007)

Sottosoglia Hanno l’obbligo di acquistare tramite: MePA o altri ME

(rif principale: comma 450, art. 1 finanziaria 2007)

Per le categorie ex art. 1, c. 7, Spending Review energia elettrica gas carburanti rete e carburanti extra-rete combustibili per riscaldamento telefonia fissa e telefonia mobile Hanno l’obbligo di acquistare tramite: Convenzioni o AQ ARCA/Consip Procedure autonome utilizzando i sistemi telematici di negoziazione attraverso MePA o SDA di ARCA/Consip

adesione a procedure di acquisto derivanti da altre Centrali di Committenza autonomo ma con procedura ad evidenza pubblica

Con il disegno di legge di stabilità (in corso di approvazione): MEPA o SDA verranno sostituiti da “sistemi telematici di acquisizione”

Con il disegno di legge di stabilità (in corso di approvazione): equipara il mercato elettronico ai sistemi telematici messi a disposizione dalle centrali di riferimento

Purchè a prezzi inferiori rispetto a acquisizioni ARCA/Consip

In subordine e coordinamento


Il Contesto di riferimento: la normativa vigente per i piccoli comuni

6

Unica centrale di committenza:

i) tramite le unioni di comuni esistenti (rif art. 32 TUEL)

ii) tramite Accordo consortile (rif art. 31 TUEL)

Strumenti telematici delle Centrali di Committenza di riferimento: in particolare Convenzioni

o MePA (art.33 comma 3bis - Codice degli Appalti)

I comuni con meno di 5.000 abitanti hanno l’obbligo di acquistare

lavori, servizi e forniture, tramite:

Aggregazione per risparmio nell’acquisto

Economia di risorse tra i Comuni

Gestione Associata acquisti


Il Contesto di riferimento: il ruolo di ARCA rispetto all’Agenda Digitale Lombarda

7

Infrastrutture abilitanti

e servizi digitali Piano regionale per lo sviluppo dell’e-Procurement in Lombardia

Uniformare i processi d’acquisto attraverso l’e-Procurement, inteso come l’insieme degli strumenti, tecnologie e soluzioni organizzative a supporto del processo d’acquisto, con particolare riferimento alla possibilità di espletare procedure di gara online.

Evitare la polverizzazione delle iniziative legate all’e-procurement, la frammentarietà delle soluzioni e la dispersione di risorse pubbliche nel rispetto della valorizzazione delle pratiche di successo, e dell’autonomia dei singoli Enti e Aziende Sanitarie Pubbliche.

Obiettivo

Approccio

Realizzazione di sistemi di e-procurement realizzati su misura per la PA lombarda, in particolare Sintel (sistema d’intermediazione telematica), una piattaforma utilizzabile gratuitamente ed in piena autonomia da tutti gli Enti pubblici lombardi e dagli Operatori Economici.

DGR IX/2585 Agenda Digitale Lombarda 2012-2015


“L’Agenzia Regionale Centrale Acquisti”

Ing. Massimiliano Inzerillo

Responsabile funzione

Servizi di e-procurement per le PA Lombarde


L’Agenzia si pone come partner degli Enti nella gestione degli acquisti

9

Spending Review AGGREGAZIONE DEGLI ACQUISTI

Agenda Digitale Lombarda SVILUPPO E PROMOZIONE E-PROCUREMENT

Il nostro modello integra le direttive della SR e dell’ADL in uno scenario più ampio che mette in primo piano

una costante ottimizzazione e innovazione del processo di acquisto

in partnership con gli Enti del territorio

Vision e strategia “di sistema” Supply Chain integrata

Misurabilità dei risultati

Approccio di “sourcing collaborativo” (es. tavoli tecnici con tutti gli stakeholder)

Attenzione ai criteri ambientali e sociali

Acquisto online

Consulenza specialistica

Differenti merceologie (spesa comune, assicurazioni, carta in risme…)

Approccio end to end al processo di acquisto

Consulenza tecnica/merceologica

Standardizzazione di documentazione e procedure di gara

Elenco Fornitori Telematico


L’Agenzia è attenta alle esigenze delle PMI

10

Spending Review AGGREGAZIONE DEGLI ACQUISTI

Agenda Digitale Lombarda SVILUPPO E PROMOZIONE E-PROCUREMENT

Regione Lombardia promuove l’accesso delle PMI agli approvvigionamenti regionali Legge Regionale 22 novembre 2011 , n. 19, ART. 56:

APPALTI PER FAVORIRE L'ACCESSO ALLE MICRO, PICCOLE E MEDIE IMPRESE

PARTECIPAZIONE: divisione della fornitura in

lotti, garantita la partecipazione in RTI


INNOVAZIONE: Punti tecnici per prodotti e

servizi eco-innovativi

VISIBILITÀ: Evidenza delle certificazioni ecologiche, etiche di prodotto e di processo

INNOVAZIONE: Aumento del livello di innovazione tecnologica delle PMI

QUOTE DI MERCATO: Semplicità per gli Enti nel processo di ricerca e selezione delle PMI registrate in Sintel

TUTELA DELLA CONCORRENZA:

Responsabilità sociale d’impresa, contro

concorrenza sleale di multinazionali che

delocalizzano la produzione nei paesi in via di

sviluppo

Pre-commercial procurement

promuovere prodotti e servizi innovativi a netto

vantaggio delle PMI che possono investire in

R&S

Spending Review: non solo tagli!

Ecco alcuni benefici per le imprese:

Viene incentivato l’utilizzo dell’e-procurement e promosso il mercato elettronico

Viene sancito esplicitamente il principio secondo cui “I criteri di partecipazione alle gare devono essere tali da non escludere le PMI” rendendo illegittimi i criteri che fissano limiti di accesso alle gare connessi al fatturato aziendale.


Attenzione a criteri ambientali e sociali

Aggregazione degli acquisti: la Centrale di Committenza

11

Consultazione del Mercato

Fabbisogni degli Enti

Gara Aggregata

Convenzione Monitoraggio

Qualità

Ottimizzare gli acquisti a livello di sistema

ARCA

L’Agenzia ha introdotto all’interno delle proprie procedure di gara centralizzate criteri che incentivano ad acquistare prodotti e servizi ecologici, salvaguardando la concorrenza e premiando i prodotti/servizi più innovativi

Green Public Procurement - GPP Responsabilità Sociale d’Impresa - RSI

Carta in risme (1ª e 2ª edizione)

Fotocopiatori in noleggio

Energia elettrica

(2ª edizione)

Agenzia viaggi

Cancelleria (2ª e 3ª edizione)

Divise polizia locale

L’ Agenzia sta progressivamente attuando il processo degli

acquisti sostenibili, inserendo “criteri sociali” negli appalti

pubblici.

L’approccio adottato si basa sulla trasparenza e

tracciabilità della catena di fornitura e prevede la

costruzione di un dialogo strutturato tra le Amministrazioni

aggiudicatrici e i relativi fornitori .

Gara Aggregata


Gli Enti locali più piccoli sono i maggiori beneficiari dell’aggregazione della spesa, conseguendo economie di scala e risparmi di processo

Aggregazione degli acquisti: benefici per gli Enti

12

Gestione diretta del rapporto con i fornitori

Acquisto online tramite Negozio Elettronico

Monitoraggio del rispetto delle condizioni contrattuali

Risorse umane

dedicate

Consumo di energia,

toner e carta

Risorse economiche

Tempo

Una gara aggregata permette di elaborare una sola documentazione al posto dei tanti capitolati redatti dagli enti e genera risparmi in termini di:

La gara aggregata

non genera solo

risparmi diretti

ma attiva un

effetto

benchmark di

riferimento per

tutto il mercato


RACCOLTA

FABBISOGNI

2013

ANALISI

MERCATO

E-SURVEYING

ORDINE SCELTA DEL

CONTRAENTE

PAGAMENTO ARCHIVIAZIONE

E-ORDERING E-TENDERING E-INVOICING

E-PAYMENT E-ARCHIVING

Software-As-A-Service

NECA SINTEL Conservazione

sostitutiva

Sviluppo e promozione e-procurement: integrazione della supply chain

13

Customer Care

Consulenza specialistica

Contact Center

FOL/Consultazione del Mercato

Sito web

Portale verifiche ispettive

CRM contact center

Strumenti a supporto

Business intelligence

VENDOR

MANAGEMENT


Gestire il processo di acquisto collegandosi a Internet in modalità on-demand, senza necessità di predisporre alcuna infrastruttura tecnologica dedicata


Procedura aperta

Procedura ristretta

Procedura negoziata

Soluzioni per l’e-tendering

Acquisto in economia

Accordi Quadro

One-stop service

e-Notification

e-Validation

Tracciabilità eventi

Asta elettronica

Reporting automatico

Sintel viene utilizzato in autonomia e gratuitamente da: Tutti gli Enti pubblici aventi sede in Regione Lombardia;

Fornitori italiani e internazionali

Sviluppo e promozione e-procurement: focus su Sintel

14

La Piattaforma di e-procurement Sintel consente di realizzare gare interamente online tramite tutte le procedure previste dalla normativa vigente

Presentazione ARCA – 01/10/2012


Sviluppo e promozione e-procurement: focus su l’Elenco Fornitori Telematico

15

FORNITORE REGISTRATO

Forte riduzione oneri:

per il fornitore in fase di

presentazione delle offerte

per l’Ente in fase di invito dei

fornitori e di valutazione delle

offerte ricevute

Disponibilità di

informazioni anagrafiche

Comprova requisiti di

partecipazione ex Art. 38

D.Lgs 163/2006

Sottomissione di

certificazioni (qualità,

green, etiche, etc.)

Regione Lombardia ha istituito* l’Elenco

unico fornitori regionale, gestito con Sintel

La piattaforma contiene ora una banca dati con tutte le

informazioni rilevanti sui fornitori, sempre disponibili per gli Enti

* L.R. 33/2007 – Art. 1, c. 6/bis

FORNITORE ACCREDITATO

FORNITORE ACCREDITATO +


Focus su Elenco Fornitori: Benefici per gli Enti

16

Benefici economici

Benefici di efficacia

Eliminazione dei costi di relazione fornitori per aggiornamento

documenti (posta, corriere postale, fax)

Eliminazione dei costi/rischi di archiviazione copie cartacee

Focus su attività di analisi dati anzichè di ricerca errori (ridotti

grazie ai controlli sui form online)

Eliminazione del rischio di documenti incompleti

Disponibilità di dati sempre aggiornati

Coerenza fra i documenti presentati alle diverse stazioni appaltanti

in sede di gara

Riduzione del tempo di analisi e verifica dei documenti

amministrativi Benefici di efficienza

BENEFICI PRIMARI PRINCIPALI DOCUMENTI RICHIESTI IN GARA


Focus su Elenco Fornitori: Benefici per le imprese

17

Eliminazione dei costi di invio (posta, corriere postale, fax)

Eliminazione dei costi per le stampe dei documenti e per la duplicazione

degli stessi

Eliminazione dei costi di richiesta emissione dello stesso documento

per ogni gara

Eliminazione dei costi/rischi di mantenimento delle copie cartacee

Benefici economici

Benefici di efficacia

Stima – 90% del full cost di partecipazione a gare

BENEFICI PRIMARI PRINCIPALI DOCUMENTI DA PRODURRE IN SEDE DI GARA

Eliminazione del rischio di esclusione da gare per mancanza di

documenti

Benefici di efficienza Eliminazione dei tempi per la richiesta dei certificati di buon esito

alle PA


Consulenza e formazione verso Enti e Imprese

18

Affiancamento e consulenza tecnico-specialistica

Training on the job

Operatori altamente specializzati nel dare supporto attraverso:

Numero Verde Fax eMail

Formazione in aula e moduli per la formazione a distanza

Consulenza per la realizzazione delle proprie iniziative di gara

Supporto nella predisposizione delle proprie gare telematiche

Affiancamento per lo sviluppo dell'e-procurement all'interno delle proprie strutture organizzative

Con le Pubbliche Amministrazioni: Provincia di CR, LO, MI, BS, Consorzio Oltrepò

Mantovano Con le associazioni di categoria:

Federlegnoarredo ADI – Associazione Disegno Industriale ASFO Lombardia – Associazione Fornitori Ospedalieri Assobiomedica Assogenerici

Offriamo

gratuitamente

consulenza,

affiancamento,

supporto e

formazione


“i principali risultati..”


Centrale di Committenza: Risparmi conseguiti

20

€ 137

€ 72,48 € 4,46 € 0,62 € 214,62

Specifica enti sanitari Spesa comune Specifica enti regionali Specifica enti locali TOTALE

Risparmio medio ponderato sui prezzi storici in Millioni €

Risparmio medio ponderato sui prezzi storici d’acquisto

~24%

Dati aggiornati al 15/11/2012


Gare Sintel > Stagionalità e trend YoY

21

1.585 gare

306 gare

+120% 674 gare

+40% 940 gare

+43% 1.340 gare

+52% gen-ott 2011

vs gen-ott 2012

Lanciate da

549 Enti lombardi

4.845 Procedure di gara

complessive



Focus su Sintel: impatti su obiettivi strategici

22

EFFICIENZA

TRASPARENZA

Fonte: Analisi condotta su un campione di Enti lombardi utilizzatori di Sintel - CEFRIEL 2009

Aumento del 60% di quantità e

tempestività delle informazioni

riduzione del 30% tempi di processo

E di 6 FTE per singola gara

Riduzione media della spesa

complessiva del 7%

Documentazione di tutte

le gare Sintel condivisa

online

Adozione di standard

documentali e di

processo

Valorizzazione e

diffusione di conoscenze

e best practice

Aumento del 250 % dei

fornitori invitati alle

procedure

Riduzione del 70% della carta

consumata per gara


Dati aggiornati al 7/11/2012 * Micro impresa: <10 occupati e fatturato < 2 mln €; Piccola impresa: < 50 occupati e Fatturato ≤ 10 mln €; Media impresa: <250 occupati e fatturato ≤ 60 mln € (Definizione UE).

15% 10% 18% 5% 33% 4% 6% 7%

Forniture Servizi Lavori

46%

23%

18%

13% Sud (LO, PV, CR, MN)

Est (BG, BS)

Nord (CO, LC, SO, MB, VA)

Milano (MI)

46

6045

3778

Lombardi

Italiani

Stranieri

37%

38%

17%

8%

Micro*

Piccola*

Media*

Grande

E-procurement: Fornitori registrati a Sintel

Fatturato e dipendenti Imprese Lombarde


1)Calcolo medio del numero di fogli impiegati

per la redazione della documentazione,

verbalizzazione in commissione e stipula della

convenzione

2) Moltiplicazione di tale valore per il numero

complessivo di Enti che hanno aderito a tutte le

Convenzioni bandite dall’Agenzia dal 2007 ai

primi sei mesi del 2012

Presupposto: ogni amministrazione che ha aderito ad una convenzione ha evitato di bandire ed aggiudicare una gara autonomamente

L'agenzia: impatto sulla dematerializzazione

24

4,5 ton pari a ~950 mila fogli di carta

10 ton pari a ~ 2 milioni fogli di carta

14,5 ton pari a ~ 2,950 mila fogli di carta

tonnellate di carta risparmiate dall’Agenzia tonnellate di carta

risparmiate da Sintel

Dall’inizio dell’attività (2007) sono state risparmiate 14,5 tonnellate di carta

250 alberi salvati

Tonnellate di carta

risparmiate dall’inizio

dell’attività Solo per le

procedure di gara,

gli Enti pubblici

lombardi

consumano ca.

33.000 risme di

carta l’anno

ARCA SINTEL TOTALE

Dati aggiornati ai primi 6 mesi del 2012


L'agenzia: impatto sulla dematerializzazione in km percorsi

25

… Posizionando i fogli di carta

lungo una strada si coprirebbe

una lunghezza di

850 km (Milano - Parigi)

Circa 2.950 mila fogli di carta risparmiati ….


Diffusione dei nostri servizi sul territorio: Enti Locali

26

Milano

68

Varese

22

Monza

30 Como

16

Pavia

13

Lecco

15

Lodi

8

Cremona

13

Bergamo

44

Brescia

22

Sondrio

15

Mantova

25

100% Enti Sanitari

300 Enti Locali

40% Enti Regionali

Enti Sanitari e Regionali obbligati Enti locali facoltizzati: nei primi 6 mesi del 2012 rispetto al 2011 si registra un incremento del 56% del numero di gare lanciate dagli Enti Locali.


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Numero Verde 800.116.738

ARCA Regione Lombardia – Risorse Comuni - Milano, 22/11/2012

Persone di riferimento:

Dott.ssa Claudia De Roma Responsabile funzione Relazioni Utenti e Customer Service [email protected]

Ing. Massimiliano Inzerillo Responsabile funzione Servizi di e-procurement per le PA Lombarde [email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

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