Un procurement di servizi legali sostenibile

INDICE

1. Legal procurement e sostenibilità: equilibrio tradiversi interessi in gioco..................................................................................................

1.1 L’arena affollata del procurement: alla ricerca di unequilibrio tra interessi confliggenti...............................................................................

1.2 Oltre la sostenibilità: la prospettiva di crearevalore nel lungo periodo.....................................................................................................

1.3 La spada di Damocle dell’outsourcing...............................................................

1.4 Dalla sostenibilità all’ethic procurement: il BeautyContest Digitale come possibile soluzione..............................................................

2. Implementazione concreta: Policy estrumenti di verifica...........................................................................................................

2.1 La PolicyIl processo di acquisto dei servizi legaliManifestazione del fabbisogno di assistenza Decisione di procurement e definizione del fabbisogno di acquistoScelta del consulente legaleI. Albo/Panel Avvocati digitaleII. Beauty Contest Digitale..................................................................................................

2.2 “Excel di verifica”: esempio di uno strumento basicoper un primo approccio.......................................................................................................

RINGRAZIAMENTI...................................................................................................................

CONCLUSIONEA cura di Alessando Renna................................................................................................

INTRODUZIONEA cura di Susanna Tagliapietra...................................................................................

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INTRODUZIONE:A cura di Susanna TagliapietraCome si organizza un procurement di servizi legali "sostenibile"? Questo progetto nasce da lontano e unisce l'attenzione di 4cLegal per le best practice che riguardano gli operatori del mercato legale alle esperienze di chi si confronta quotidianamente con le criticità del procurement di servizi legali stretto tra la necessità – propria di ogni processo di acquisto in azienda - di garantire un equilibrio ottimale tra costi e benefici e la natura tutta particolare del servizio da acquistare che consiste in una prestazione professionale squisitamente fiduciaria.Di più, la consulenza, e in particolare la consulenza legale, è un ambito particolarmente esposto a rischi di conflitti d’interesse, di opacità nella selezione, di clientelismo fino al rischio ultimo di corruzione.L’azienda che persegua principi di buona governance non può non porsi il problema di come implementare un processo di legal procurement diretto a garantire trasparenza della procedura, tracciabilità di tutte le fasi, e concorrenza intesa come libero e paritario accesso dei fornitori anche quando si tratta di servizi legali. Per perseguire questi valori e rendere semplice la gestione del processo di affidamento esterno degli incarichi legali, 4cLegal ha implementato, prima e unica in Italia, una piattaforma digitale di gestione della procedura comparativa di acquisto di servizi legali. Con il team di 4cLegal hanno collaborato a questo Paper auditor di primari gruppi imprenditoriali, inclusi esponenti di AIIA (Associazione Italiana Internal Auditor).Sarà trattato prima di tutto il tema della sostenibilità applicato all’outsourcing di servizi legali: saper gestire il processo di acquisto di servizi legali garantendo all’azienda non solo il giusto rapporto qualità – prezzo, ma anche la compliance e i valori sui quali si fonda la fiducia degli stakeholder. Nel paper trovano posto anche gli strumenti pratici per implementare un processo di procurement sostenibile, cominciando da una Policy, un vademecum che scansiona le modalità operative, le strutture coinvolte e le responsabilità connesse al processo di acquisto di servizi legali, fino a un modello di tabella per la raccolta dati indispensabile alla pianificazione e gestione dell’incarico.Il lavoro di questo gruppo di studio culminerà l’11 Febbraio 2020 in un workshop aperto agli auditor, ai componenti di organismi di vigilanza, a chi si occupa di compliance aziendale e agli avvocati penalisti o interessati della materia in oggetto.

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Legal procurement esostenibilità: equilibrio tra diversiinteressi in gioco1.1 L’arena affollata del procurement: alla ricerca diun equilibrio tra interessi confliggenti

1.2 Oltre la sostenibilità: la prospettiva di crearevalore nel lungo periodo

Le attività di procurement, quale ne sia la natura, costituiscono per qualsiasi azienda un processo critico per il successo dell’impresa, su cui insistono e si intrecciano molteplici interessi e correlate aspettative e rischi, eterogenei e mutevoli. Il procurement è là dove circola il denaro. Chi si occupa di acquisti, soprattutto quelli indiretti, si trova al centro di una rete di relazioni, sia interne che esterne, che favoriscono, ove vi siano punti vulnerabili nel processo, l’insorgenza di conflitti di interesse, da cui derivano favoritismi e frodi, compresa la corruzione.Nel caso degli acquisti di servizi legali, tale complessità è amplificata dalla natura immateriale della prestazione acquisita, e, in molti casi, dalla funzionalità e strategicità dell’assistenza richiesta rispetto al perseguimento degli obiettivi aziendali. Il che rende arduo il compito dell’impresa di bilanciare gli interessi che -di volta in volta- possono venire in gioco: dell’utilizzatore della prestazione, di avere degli advisor di consolidata fiducia; della funzione legale, di acquisire le migliori competenze presenti sul mercato e di rispettare il proprio budget; della funzione acquisti, quando coinvolta, di garantire efficienza ed efficacia del processo; degli assurance providers, di garantire conformità e tutela di interessi diffusi; degli azionisti, che sia creato, preservato e realizzato il valore aziendale; ed infine dei provider legali esterni, di essere e di operare in un mercato equo e competitivo.

Come contemperare la pletora di tutti gli interessi degli stakeholder coinvolti, garantendo al contempo la sostenibilità economica e finanziaria dell’operatività aziendale? Una possibile risposta è la ricerca dell’interesse primario, da intendersi come condizione di equilibrio e principio guida nell’assunzione delle decisioni, che consente di riconoscere e gestire preventivamente situazioni di conflitto.La traduzione letterale di interesse primario applicato al procurement è il concetto, polisenso, di Best Value for Money, in base alla quale, affinché un’operazione di procurement sia non solo efficace ma anche efficiente, si deve garantire un equilibrio ottimale tra costi e benefici. Più la prospettiva è di lungo periodo, più nel rapporto qualità / prezzo risultano discriminanti assets immateriali, quali l’eticità, l’equità, la legalità, la reputazione, il rispetto della concorrenza e dei diritti altrui, nonché il rispetto delle regole del libero mercato e della competizione.

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1.3 La spada di Damocle dell’outsourcing

La ricerca del Best Value for Money pervade tutte le fasi di una operazione di procurement, dal budgeting alla definizione e qualificazione dei requisiti del prodotto e del fornitore, dalla fissazione di criteri di valutazione oggettiva alla ricerca delle possibili alternative presenti sul mercato, dall’allocazione dei rischi attraverso il contratto, alla valutazione della performance eseguita. Ciò richiede un approccio tecnico e manageriale che, nel caso dell’acquisto dei servizi legali, può essere facilitato dalla digitalizzazione del processo e dall’oggettivizzazione dei criteri di valutazione.Ricercare il giusto equilibrio tra qualità e prezzo significa saper anticipare tutti i possibili rischi, anche di compliance, e perseguire la marginalità nell’impiego dei fattori di produzione. In tal senso, la sostenibilità che ne deriva è essa stessa un valore per l’impresa, nella misura in cui realizza il patto di fiducia con gli stakeholder e consente l’accesso continuo e responsabile ai relativi capitali.

L’esternalizzazione attraverso l’outsourcing di alcune attività, soprattutto quelle non “core” come ad esempio la gestione legale e societaria, è diventata una necessità nel mercato, visti i numerosi vantaggi: Savings, Minimizzazione investimento in risorse / infrastrutture; Leve competitive; Concentrazione sul “core business”. Essa porta tuttavia dietro di sé rischi che trascendono dalla mera affidabilità della controparte selezionata: Business continuation; Conflitti di interesse; Reputazione; Conformità a normative diversificate. Fare business con controparti dubbie, non in regola o ad alto rischio può significativamente offuscare la reputazione dell’Organizzazione, tanto più che oggi gran parte della normativa a livello internazionale chiama in causa direttamente la Società per non aver adeguatamente vigilato. Anche in tale contesto, giostrare il trade off fra profitto e sostenibilità è la chiave del successo.Ecco perché molte imprese sono molto attente a valutare il rischio controparte. L’impressione tuttavia è che tale anelito si concentri in sede di finalizzazione del contratto. Due Diligence e Third Party Management passano in secondo piano a rapporto in corso. Ciò determina esposizioni a rischi di cui l’organizzazione (ovvero chi deve assumere provvedimenti) può essere del tutto inconsapevole.In un contesto globalizzato, la fiducia non basta. Occorre incrementare la visibilità sulle proprie controparti, attraverso un approccio sistematico e continuativo di due diligence e vigilanza basato sui seguenti fondamenti: Acquisizione e Centralizzazione delle Informazioni, Screening preventivo e processo di onboarding strutturato, Monitoraggio continuativo e risk based, Sviluppo delle capacità di Intelligence e insights. Per essere sicuri di chi si porta e si continua a tenere a bordo occorre, in sostanza, dotarsi di sistemi sofisticati ed integrati di due diligence preventiva ed ex post, che abbiamo le seguenti caratteristiche: Consistency, Accessibility, Integrity, Standardization, Transparency, Accountability.

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1.4 Dalla sostenibilità all’ethicprocurement: il Beauty Contest Digitalecome possibile soluzioneTrasparenza, equità, imparzialità, competizione, tracciabilità sono i fondamenti di qualsiasi processo di procurement etico e sostenibile. Per raggiungere questi obiettivi è necessario sviluppare modelli di procurement basati sui seguenti principi:

Integrità: si riferisce al rispetto di standard etici e valori morali di onestà, professionalità e rettitudine, ed è una pietra miliare per garantire l'equità, la non discriminazione e la conformità nel processo di acquisto;

Trasparenza: nell’ambito degli affidamenti non solo promuove la responsabilità ma garantisce l'accesso alle informazioni e l’accountability, che sono un ottimo deterrente verso comportamenti impropri;

Qualificazione: devono essere sviluppate procedure di qualifica che premino gli operatori più virtuosi e che viceversa puniscano chi non osserva le regole di una sana competizione;

E-procurement: consiste nell'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione nella gestione degli approvvigionamenti, può aumentare la trasparenza, facilitare l'accesso alle offerte, ridurre l'interazione diretta tra buyer e vendor, aumentare la concorrenza e consentire una più facile individuazione delle irregolarità e della corruzione. La digitalizzazione dei processi di approvvigionamento rafforza i controlli interni e garantisce il mantenimento dell’audit trail di ogni operazione;

Supervisione e controllo: la verifica e il riesame del sistema non sono solo essenziali per monitorare le responsabilità e promuovere l’integrità nel processo di approvvigionamento, ma generano anche informazioni preziose sulle prestazioni raggiunte e sulle correzioni necessarie per raggiungere gli obiettivi.

Tali principi sono facilitati ed abilitati tramite la digitalizzazione e la standardizzazione del processo di acquisto in generale e sono, altresì, alla base del beauty contest digitale per il settore legale. Due aspetti, in particolare, sanciscono il connubio tra beauty contest, sostenibilità ed eticità nell’ambito del procurement dei servizi legali:1. la possibilità di valorizzare su base effettiva la qualità inerente dei servizi: sia ex ante, tramite la parametrizzazione dei requisiti di competenza e l’accesso ad informazioni continuamente aggiornate sull’offerta e sulle alternative disponibili sul mercato da mettere tecnicamente a confronto nel beauty contest; sia ex post, tramite attività di vendor management oggettivizzate da requisiti predeterminati;2. la possibilità di proceduralizzare e gestire in maniera manageriale attività, che, per opportunismo, spesso sfuggono dalle regole interne: la digitalizzazione favorisce l’oggettività di giudizio, che si esplica attraverso un processo trasparente ed agile, favorendo integrazione ed efficienza.In sintesi, il procurement dei servizi legali è forse la tipologia di spesa più rilevante nell’ambito della categoria dell’indirect procurement. Gestire anche quest’ambito di spending in maniera strategica è essenziale in un’ottica di profitto sostenibile, così da ridurre non solo inefficienze legate alla Tail & Maverick Spending, ma anche incrinature nel sistema dei controlli in cui si potrebbe insinuare il conflitto di interessi. Una possibile risposta è il Beauty Contest Digitale per il settore legale, quale strumento di compliance e che realizza principi di una governance “sostenibile”.

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Implementazione concreta:Policy e strumenti di verifica2.1 LA POLICY

2Per implementare il processo di acquisto serve una policy che ne espliciti le modalità operative dalla manifestazione del bisogno, alla due diligence sul professionista, dalla tenuta di un Albo o Panel Avvocati, fino alla gestione della procedura di affidamento vera e propria.

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SCOPO DELLA POLICYScopo della presente Policy è descrivere le modalità operative, le strutture coinvolte e le responsabilità connesse al processo di acquisto di servizi legali.

DEFINIZIONI Consulenti legali: l'espressione identifica avvocati e studi legali e/o fiscali e operatori professionali che si occupano della prestazione di servizi legali e/o fiscali.

Albo o Panel Avvocati: elenco di professionisti e studi legali e/o fiscali, implementato e aggiornato a cura dell'azienda, che contiene dati anagrafici, contatti, informazioni logistiche, esperienze e competenze.

Beauty Contest Digitale: processo digitale che prevede la raccolta e la comparazione di una pluralità di offerte di assistenza professionale.

Request of Proposal (RFP): invito a offrire da parte dell'azienda (mediante un form online) che deve contenere: oggetto dell'incarico, competenze ed esperienze richieste allo studio, elementi di organizzazione e logistica rilevanti.

Offerte: offerte di assistenza professionale che devono essere predisposte dagli studi online mediante format standardizzati in risposta alla RFP.

Segretezza: meccanismo di protezione del processo per cui le offerte non sono accessibili prima della Deadline.

Deadline: termine fissato dall'azienda alla scadenza del quale è consentito di visionare le offerte.

Q&A: eventuali richieste di chiarimento da parte degli studi e riscontri dall'azienda.

Comparazione: file comparativi delle offerte in Excel e PDF generati automaticamente dalla piattaforma digitale.

Archiviazione: tutti i documenti riepilogativi dei Beauty Contest svolti devono restare a documentazione dell'azienda in formato Excel e PDF.

Il rapporto con un consulente legale, così come con gli altri consulenti in genere, presenta alcune particolarità che lo contraddistinguono rispetto ai normali rapporti intrattenuti dall’azienda con altre categorie di fornitori, in quanto si caratterizza per la particolare rilevanza delle qualità personali dei contraenti (intuitu personae).

Ancorché, quindi, il processo di acquisto di servizi legali possa prevedere un ruolo attivo delle strutture aziendali di volta in volta richiedenti (es. funzioni marketing, commerciale, finanza ecc...), è sempre opportuno che esso sia gestito da una funzione aziendale terza fornita di competenze e conoscenze specialistiche con riferimento al mercato dei servizi legali (Direzione Legale ovvero, in sua assenza, Direzione Purchasing in collaborazione con la Funzione richiedente).

Il processo di acquisto dei servizi legali prevede le seguenti fasi operative:

a) manifestazione del fabbisogno di assistenza;b) decisione di procurement e definizione del fabbisogno di acquisto;c) scelta del consulente legale;d) formalizzazione contrattuale;e) esecuzione e valutazione della prestazione;f) contabilizzazione della fattura / proforma ricevuta dal consulente legale.

Tenuto conto di quanto evidenziato relativamente alla particolarità del rapporto con un consulente legale e del fatto che le fasi d), e), f) non presentano aspetti specifici rilevanti, in termini di differenziazione, rispetto ad un ordinario processo di approvvigionamento, la presente policy approfondirà gli aspetti correlati alla manifestazione del fabbisogno di assistenza, alla decisione di procurement e alla definizione del fabbisogno di acquisto e alla scelta del consulente legale.

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IL PROCESSO DI ACQUISTODEI SERVIZI LEGALI

La manifestazione del fabbisogno di assistenza deve essere formalizzata dalla struttura richiedente, che solitamente è una funzione business o di organizzazione della Società (es. Direzione Generale, Direzione Finanza, Direzione Marketing, Direzione Commerciale, Direzione Risorse Umane, Funzione Legale).

De minimis, la manifestazione del fabbisogno dovrà contenere una puntuale descrizione di:

MANIFESTAZIONE DEL FABBISOGNO DI ASSISTENZA

assistenza legale richiesta;valore approssimativo dell’operazione / causa / pratica per cui si richiede assistenza legale;stima del termine entro il quale l’assistenza legale deve essere prestata;eventuale importo previsto a budget per l’acquisto di servizi legali esterni.

La manifestazione di fabbisogno così formalizzata dovrà essere trasmessa alla Funzione Legale per una valutazione circa (i) la possibilità di prestare l’assistenza legale richiesta attraverso le risorse interne alla propria direzione ovvero (ii) la necessità di acquistare servizi legali esterni. Ove la manifestazione di interesse dovesse riguardare direttamente la Funzione Legale, essa dovrà essere ugualmente formalizzata e seguire il processo di seguito descritto, mutatis mutandis.

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La Funzione Legale -ove ritenga necessario l’acquisto di servizi legali esterni- comunica alla struttura richiedente la sua decisione di procurement, specificando le motivazioni dell'opzione (es. non disponibilità di risorse interne, o natura specifica del servizio richiesto).

Quindi la Funzione Legale procede, d’intesa con la struttura richiedente, a redigere -sulla base della manifestazione del fabbisogno di assistenza- il documento contenente il fabbisogno di acquisto.

Tale documento deve contenere, tra le altre, le seguenti informazioni essenziali per la selezione del consulente legale:

In linea con le best practice raccomandate dallo standard ISO 37001:2016, la scelta del consulente legale deve avvenire assicurando un preventivo processo di due diligence (finalizzato all’accreditamento in un apposito albo) e adeguati “controlli non finanziari” (procedure competitive con almeno tre partecipanti, flusso di lavoro informatizzato). Di seguito le misure conseguentemente adottate dalla Società.

(i) Albo/Panel Avvocati digitale

La scelta del consulente deve avvenire individuando il consulente legale tra quelli presenti in una sezione dedicata dell’Albo Fornitori o in un Albo/Panel Avvocati organizzato ad hoc (di seguito, per brevità, si parlerà in ogni caso di Albo, Albo Avvocati o Panel Avvocati). Responsabile della tenuta, gestione e manutenzione del Panel è la Direzione Legale e/o la Direzione Purchasing. Nel caso in cui il consulente legale ritenuto più adatto non fosse già presente nel Panel, la Funzione responsabile della gestione del Panel procederà ad un’analisi dei requisiti previsti dalla procedura di qualificazione ed all’eventuale iscrizione nel Panel in tempi coerenti con l’attribuzione del mandato.

Il mantenimento e costante aggiornamento delle informazioni presenti nelle anagrafiche gestite all’interno del Panel Avvocati sono essenziali per garantire affidabilità al processo di scelta del consulente legale. Tali informazioni vengono aggiornate dalla Funzione responsabile della gestione del Panel in base alle comunicazioni a tal fine ricevute dai consulenti legali e, in ogni caso, ripetendo il processo di qualificazione almeno una volta ogni anno quanto ai dati anagrafici/fiscali, ai requisiti formali previsti per legge e alle competenze specifiche.

Una volta formalizzato il fabbisogno di acquisto, la Funzione Legale -se del caso con il supporto della Funzione Purchasing- attiva la fase di processo successiva.

DECISIONE DI PROCUREMENTE DEFINIZIONE DEL FABBISOGNO DI ACQUISTO

SCELTA DEL CONSULENTE LEGALE

oggetto dell’incarico e sua sintetica descrizione in aderenza a quanto espresso dalla funzione richiedente;valore approssimativo dell’operazione / causa / pratica;importo massimo spendibile / previsto a budget;stima del termine di conclusione dell’incarico;practice e specializzazioni richieste per l’esecuzione dell’incarico;conoscenze specifiche di business o settoriali dello studio legale da incaricare;specifiche esperienze professionali richieste;eventuali necessità di coinvolgimento di sedi / uffici / corrispondenti dello studio legale in altre città / paesi;composizione del team, in termini di seniority, desiderata (opzionale).

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Le informazioni minimali da gestire all’interno della piattaforma di gestione dell’Albo Avvocati sono le seguenti:

a) dati anagrafici e fiscali;b) informazioni di contatto;c) informazioni professionali;d) eventuale brochure di presentazione dello studio legale, se disponibile;e) organico;f) track record, esperienze e competenze;g) informatica e lingue;h) pubblicazioni;i) aree geografiche di attività;j) specializzazioni.

Tale sezione di natura generale deve essere supportata da una sezione più specifica avente ad esempio la seguente struttura:

a) adozione di sistemi di verifica di conflitti di interesse;b) adozione di procedure interne nell’esecuzione delle prestazioni professionali;c) effettuazione di controlli di qualità periodici;d) corsi di formazione seguiti dalle figure professionali appartenenti allo studio legale;e) valutazioni periodiche della qualità del servizio reso dal consulente: tale informazione è di particolare importanza in quanto orienterà le future scelte in occasione di successivi beauty contest.

Infine, deve essere gestita sempre nell’ambito dell’Albo una sezione dedicata a documenti, certificazioni e dichiarazioni (es. sottoscrizione codice etico dell’azienda).

(ii) Beauty Contest Digitale

La gestione ed il mantenimento delle suddette informazioni sono necessari per orientare la scelta dei consulenti cui far pervenire l’invito a partecipare al beauty contest finalizzato all’individuazione dello studio legale al quale verrà affidato l’incarico. Il beauty contest è la procedura di selezione applicabile in tutti i casi di acquisto di servizi legali, salvo casi eccezionali debitamente motivati dalla struttura richiedente e dalla Funzione Legale.

La gestione del beauty contest deve poter avvenire attraverso l’utilizzo di piattaforme che, proprio in relazione alla particolare rilevanza che viene attribuita alle qualità personali dei contraenti, garantiscano il rispetto di stringenti requisiti di diligenza, compliance e tracking dei processi di procurement, la raccolta e comparazione delle offerte di assistenza professionale, l’archiviazione degli atti di gara con la documentazione prodotta, preservando, in tal modo, la totale trasparenza del processo di acquisto dei servizi legali.

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Il processo competitivo deve prevedere le seguenti fasi:

Le offerte devono necessariamente pervenire in modalità comparabile per forma e struttura al fine di permettere una scelta ragionata, anche sulla base degli specifici pesi dati alle informazioni ricevute dagli studi professionali che hanno partecipato al beauty contest.Il beauty contest deve essere condotto con modalità che assicurino la segretezza delle offerte, il cui contenuto deve essere reso accessibile solo dopo la scadenza del termine assegnato ai partecipanti.Ai fini di garantire trasparenza e tracciabilità del processo d'acquisto, deve essere prevista la formalizzazione di una reportistica relativa all’esito del procedimento di gara, condiviso dalla struttura richiedente con la Funzione Legale, che si coordineranno nella successiva scelta dello studio anche relativamente ad aspetti di natura commerciale (ad esempio, condizioni di pagamento, ulteriore negoziazione sugli onorari, ecc...).Prima dell’affidamento dell’incarico, potrà risultare utile -a seconda dei casi e anche in relazione al livello di conoscenza degli studi coinvolti nella procedura- svolgere a cura della Direzione Legale eventualmente con il supporto del Procurement interviste e approfondimenti con uno o più dei professionisti offerenti.L’avvenuta assegnazione di un incarico, così come tutti gli step procedimentali sopra descritti, dovranno essere accuratamente tracciati in modo da consentire le necessarie verifiche da parte degli organi di controllo della Società e/o della Funzione richiedente/beneficiaria.

scelta dei consulenti partecipanti al beauty contest, correlando le informazioni prodotte in sede di manifestazione del fabbisogno di acquisto con quelle disponibili all’interno della piattaforma di gestione dell’Albo Avvocati;compilazione di un invito a formulare un’offerta contenente tutti gli elementi necessari e utili per informare lo studio professionale del tipo di assistenza richiesta;trasmissione dell’invito agli studi professionali prescelti (in numero non inferiore a tre) secondo i criteri fissati;ricevimento di eventuali domande di chiarimento da parte degli studi professionali e formulazione delle relative risposte e riscontri;ricevimento delle offerte da parte degli studi invitati.

La Policy deve essere concretamente attuata e gli organi di controllo devono poterne verificare il rispetto. Questa tabella Excel rappresenta uno strumento molto concreto e molto semplice di guida alla raccolta, organizzazione e conservazione dei dati rilevanti in un processo di procurement di servizi legali.

2.2 “Excel di verifica”: esempio di unostrumento basico per un primo approccio

VISUALIZZA LA TABELLA

L’idea di trattare il legal procurement nell’ambito della “sostenibilità” è la conseguenza di un lungo ragionamento svolto da 4cLegal a partire dalla sua fondazione, avvenuta nell’ottobre 2014.

Principi di buona governance quali la trasparenza, la tracciabilità e la concorrenza sono la base di qualsiasi processo di procurement serio, anche quando si tratta di acquistare servizi legali. E se è vero che la governance è uno dei fattori chiave della sostenibilità, ecco che acquistare servizi legali implementando i principi della buona governance significa contribuire alla sostenibilità della propria azienda.

La sostenibilità, come ormai pacificamente acquisito, non è soltanto un tema etico: le imprese sostenibili valgono di più e sono più attraenti per investitori, banche, clienti, fornitori e giovani talenti che si affacciano al mondo del lavoro. Essere sostenibile oggi conviene, e qui nasce la sfida: rifuggire il greenwashing e sostituire la narrazione con l’azione.

Con questa iniziativa editoriale proviamo a dare strumenti concreti per attuare un procurement sostenibile in materia di servizi legali: non soltanto un’analisi di contesto, ma anche documenti che le direzioni legali e le imprese in genere possono utilizzare come strumenti operativi per gestire un processo certamente sensibile. Si tratta di un esempio di policy di acquisto di servizi legali e di una checklist che consente di verificarne la concreta attuazione da parte degli organi di controllo.

La documentazione è stata redatta a più mani con il concorso di auditor di primario standing, inclusi esponenti di AIIA, e il contributo operativo e di inquadramento della nostra Società. La policy assume che la due diligence sul professionista e il beauty contest digitale siano - in conformità alla ISO 37001:2016- le misure di governance più adeguate per gestire il procurement di servizi legali: in concreto, tutti gli interessati potranno testare il modello attraverso una piattaforma che abbiamo creato ad hoc non soltanto per implementare la sostenibilità ma anche per rendere semplice il lavoro degli operatori.

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CONCLUSIONIA cura di Alessandro Renna

Vogliamo ringraziare per l’interesse dimostrato al tema e la collaborazione al risultato del Paper, il gruppo di lavoro:Dott.ssa Barbara Bellanova, Head of Internal Audit at Tenova, Dott. Gianni Carbone, esperto in Internal Audit, Compliance e Risk Management,Dott.ssa Vera Demartis, OdV member - Compliance - Quality Senior Specialist at Techint Engineering & Construction,AIIA Associazione Italiana Internal Auditors e il Direttore generale Dott. Roberto Fargion,Dott. Roberto Rosato, Internal Audit Manager Astaldi.

RINGRAZIAMENTI

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4c s.r.l.Corso Buenos Aires 90, 20124 - Milano

Numero Verde 800136094www.4clegal.com|info@4clegal.com