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IMPRESE X INNOVAZIONE

La fatturazione elettronicaIl passaggio dall’analogico al digitale:ORA SI PUÒ!

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Questa guida è stata realizzata grazie al contributo di Eds Italia.

Le guide di questa collana sono supervisionate da un gruppo di esperti di imprese e associazioni del sistema Confindustria, partner del Progetto IxI: Between Spa, Confindustria Servizi Innovativi, Gruppo Spee, Hewlett Packard Italiana, Ibm Italia, Idc Italia, Microsoft, Telecom Italia.

Suggerimenti per migliorare l’utilità di queste guide e per indicare altri argomenti da approfondire sono più che benvenuti:toolkit@confindustria.it

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“L’uomo d’affari di maggior successo èl’uomo che si attiene al vecchio finché èbuono, e passa al nuovo appena questo di-venta migliore. “

Robert P. Vanderpoel

LA FATTURAZIONE ELETTRONICA

La recente normativa sul tema della fattu-razione elettronica e conservazione sosti-tutiva dei dati rappresenta l’ultimo atto diuna lunga, ma progressiva predisposizioneregolamentare. Varie voci dottrinali hannorilevato come “la rivoluzione digitale è giàiniziata e comporterà notevoli risparmi perle grandi imprese e le PMI, professionisti,pubbliche amministrazioni”. In realtà, contale processo di innovazione vengono adessere concretizzati i presupposti normati-vi per il cambiamento, che non tarderà adarrivare soprattutto in considerazione deigrandi vantaggi di ordine economico e pra-tico apportati dalle nuove tecnologie. Ad ogni modo, il tempo per una trattazio-ne approfondita di questi argomenti è or-mai maturo soprattutto alla luce dei requi-siti e dei vantaggi che dalla fatturazioneelettronica possono arrivare alle piccole emedie imprese.

Che cos’è la fatturazione elettronicaLa fatturazione elettronica (Figura 1) nullaha a che vedere con l’invio delle fatture co-me allegato di una e-mail: infatti, questa pro-cedura di trasmissione delle fatture è da tem-po utilizzata dalle imprese ed era da tempoconsentita sulla base di precedenti provve-dimenti della Agenzia delle entrate, purché

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LA FATTURAZIONE ELETTRONICA Il passaggio dall’analogico al digitale:ORA SI PUÒ!

all’invio telematico della fattura seguisse lasua stampa cartacea e la sua tradizionale ar-chiviazione. Pertanto, è bene sottolinearlo,che la fattura allegata a una e-mail, se nonviene emessa secondo le modalità previstedal Decreto del Ministero dell’Economia edelle Finanze, attraverso una fictio iuris, vie-ne ancora oggi considerata come un norma-le documento analogico.Dubbi circa la corretta qualificazione diuna fattura elettronica erano sorti sia dalpunto di vista dottrinale, sial dal punto divista più pratico. La Direttiva comunitaria sostanzialmenteaccetta come “fattura” qualsiasi documen-to, cartaceo o elettronico, che rispetti i se-guenti requisiti:• autenticità della sua origine;

• integrità del contenuto;• leggibilità dei dati.In ogni caso, il cliente/rivecente deve ac-cettare l’invio della fattura elettronica pri-ma che il fornitore/emittente proceda allaeffettiva emissione.

La fattura deve essere un documento stati-co non modificabile, un documento infor-matico il cui contenuto risulti nel tempo im-mutabile e non alterabile. Per attestare ladata, l’autenticità della provenienza dellafattura e l’integrità del suo contenuto è ne-cessaria l’apposizione, su ciascuna fatturao sul lotto di fatture, del riferimento tempo-rale e della firma elettronica qualificata del-l’emittente (si ricorda che l’unica firma elet-tronica riconducibile a questa fattispecie èal momento la firma digitale). Per la validi-tà e l’opponibilità di una documentazionecontabile è necessaria una certificazionecirca la provenienza della fattura, nonchésull’integrità del suo contenuto. Risulta ne-cessaria anche l’apposizione su ciascunafattura (o su più fatture) di un riferimentotemporale (c.d. time stamping) e della veri-fica della sottoscrizione da parte dell’emit-tente. Tali circostanze possono essere oggirealizzate a mezzo della sottoscrizione deldocumento/fattura con firma digitale dell’e-mittente, con contestuali certificazioni ditempo e di paternità.

Con il decreto legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52si introduce un sistema di fatturazione del tutto innovativo,che permette, per la prima volta, di «dematerializzare» l’in-tero ciclo di vita di una fattura, dalla sua emissione alla suaconservazione digitale. Come chiarito dal legislatore, va an-zitutto evidenziato come la fattura in formato digitale perpoter essere considerata «fattura elettronica » ai fini tributa-ri non possa contenere «macroistruzioni», né «codici esegui-bili», tali da attivare funzionalità che possano modificare gliatti, i fatti o i dati rappresentati.

In alternativa all’impiego della firma digita-le e dell’utilizzo del riferimento temporale,possono essere utilizzati sistemi di Electro-nic data interchange (sistema di trasmissio-ne elettronica dei dati, più noti con l’acro-nimo «Edi»), sistema sicuro di trasmissionedocumentale, purché detti sistemi siano inconcreto idonei ad attestare la data, l’auten-ticità e l’integrità delle fatture emesse (se-condo le indicazioni fornite dalla racco-mandazione della Commissione Ce n.94/820/Ce del 19 ottobre 1994).

Ogni volta che un’azienda acquista o ven-de un bene (o un servizio) e, quindi, rice-ve o emette una fattura, si originano duedistinti processi: da una parte la rilevazio-ne in contabilità generale dell’accadimen-to amministrativo (per intenderci sono lerilevazioni contabili in “dare” ed “avere”),dall’altra la gestione documentale dellafattura.Esistendo, quindi, due distinti processi col-legati ad un solo documento (la fattura), ne

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FIGURA 1 - COS’È LA FATTURA ELETTRONICA

La trasmissione elettronica di dati (EDI), secondo la defini-zione della Raccomandazione 94/820/CE del 19 ottobre1994 è basata sui seguenti elementi: 1) uno standard preconcordato; 2) un accordo tra le parti (antecedente all’emissione dellafattura); 3) un messaggio che possa essere compreso e trattato in mo-do automatico dalle aziende senza l’intervento umano. Il sistema EDI veniva poco utilizzato dalle PMI, a causa del-l’elevata onerosità dei costi gestionali che comportava.

- La consegna o spedizione della fattura su CD-R, DVD...- La trasmissione tramite e-mail della fattura- La trasmissione tramite e-mail di file allegati contenenti la fattura in vari formati

(word, excel, pdf, etc.)

Trasferimento dall’emittente al ricevente dei dati e delle informazionicontenute in fattura con “sistemi computerizzati collegati con uncalcolatore centrale tramite un apparato di trasmissione via cavotelefonico, con collegamenti elettronici e con sistemi informatici...”

Pubblicazione su web dei dati e delle informazioni contenute in fatturacon contestuale comunicazione al ricevente, tramite e-mail,dell’avvenuta messa a disposizione.

Il destinatario deve avere la certezza che la fattura provenga dallapersona che l’ha emessa.

Nulla nel documento-fattura deve modificarsi durante la trasmissione,sia intenzionalmente che accidentalmente.

La fattura elettronica è la trasmissione o la messa a disposizione del destinatario e l’archiviazione ditutte le indicazioni che obbligatoriamente vanno indicate in fattura, utilizzando strumenti informatici,telematici ed attrezzature elettroniche di trattamento che garantiscano l’autenticità della loro originee l’integrità del loro contenuto.

consegue che esistono due sistemi di fattu-razione elettronica:1) orientato ad automatizzare le registrazio-ni contabili, 2) orientato ad una gestione documentaleinformatica.Per semplicità espositiva, le due diverse so-luzioni di fatturazione elettronica le possia-mo denominare “fatturazione elettronicaelaborabile o strutturata” e “fatturazioneelettronica visualizzabile o destrutturata”.La fatturazione elettronica “elaborabile”,quella cioè orientata ad automatizzare leregistrazioni contabili, è basata su sistemidi trasmissione di dati commerciali ed am-ministrativi che, utilizzando reti di trasmis-sione telematica o reti di telecomunicazio-ni nazionali ed internazionali, consentonodi scambiare automaticamente tra due ap-plicazioni informatiche, messaggi struttura-ti mediante una norma concordata. Sonotali, per esempio, i tradizionali sistemi ditrasmissione EDI (Electronic Data Inter-

change) che scambiano dati secondo trac-ciati standard internazionali, utilizzandoreti di trasmissione private oppure le più in-novative, e meno onerose, soluzioni WEB-EDI con tecnologie di trasmissione web-ba-sed oppure le ultime nate, le soluzioniXML-based, dove i dati vengono scambiatiutilizzando il metalinguaggio XML (eXten-sible Markup Language), secondo gli stessistandard dell’EDI oppure con nuovi stan-dard internazionali.

Le soluzioni rientranti nella fatturazioneelettronica “visualizzabile”, sono invece lepiù semplici soluzioni basate sulla trasmis-sione del documento fattura inteso comeimmagine in formato pdf (Portable Docu-ment Format) oppure in formato tiff (TagImage File Format). Detto questo, un’azien-da che intende adottare una soluzione dismaterializzazione delle fatture, verso qua-le soluzione si deve orientare?La risposta è sintetizzata nella figura 2, econsente di seguire il seguente processo lo-gico.1) Verificare se nel settore merceologico del-l’azienda o della filiera produttiva/ distributi-va, esistono già delle soluzioni disponibili ditrasmissione dati EDI o WEB-EDI con standardcondivisi e di conservazione sostitutiva. Ade-rire a soluzioni di filiera già esistenti, significaridurre i tempi di adozione delle soluzioni, be-neficiando da subito sia dei vantaggi derivanti

dalla fatturazione elettronica, sia dei servizi dipre-fatturazione e post-fatturazione normal-mente esistenti e già plasmati alle richieste de-gli utenti: piattaforme per la gestione degli or-dini, delle conferma ordini, degli avvisi di spe-dizione merce, dei servizi finanziari di post-fatturazione, etc.. In definitiva, significa “faresistema”, ovvero ottenere il massimo dei van-taggi da parte delle aziende-utenti che aderi-scono ai servizi tecnologicamente innovativi,riducendo al minimo eventuali timori legatialla scarsa conoscenza tecnologica normal-mente connessi alla adozione di soluzioni,quali la fatturazione elettronica e la conserva-zione sostitutiva dei documenti tributari. Al-cune filiere in cui esistono già importanti ope-ratori che gestiscono la supply chain sono, adesempio, quelle del materiale elettrico e illu-minazione, del farmaceutico e dei beni di lar-go consumo.2) Valutare se esistono i presupposti e le con-

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1) EDI (Electronic Data Interchange)

2) SISTEMI WEB-BASED

Fattura elettronica

Azienda digitale nella gestione e trasmissione delle fatture

Azienda digitale nella gestione documentale

Azienda digitale nella trasmissione delle fattureAzienda tradizionale

Fatturazione elettronica strutturata - EDI, WEB-EDI, XMLFatturazione elettronica leggibile - PDF, TIFF

FATTURAZIONE CARTACEA FATTURAZIONE ELETTRONICA STRUTTURATA(EDI, XML...)

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FIGURA 2 - MODALITÀ DI VISUALIZZAZIONE DELLE FATTURE

dizioni necessarie a poter veicolare i clienti(Electronic Invoice Presentment orientato alfornitore) oppure i fornitori (Electronic InvoicePresentment orientato al cliente) ad utilizzaresoluzioni di fatturazione elettronica, oppure,se l’impresa per la sua importanza e rilevanzanella filiera produttiva/distributiva ha possibi-lità di far transitare i propri partner commer-ciali verso soluzioni di EIP (Electronic InvoicePresentment).In questi casi, è sempre auspicabile il contri-buto di operatori specializzati ed esperti, ca-paci di progettare soluzioni e stimolare i clien-ti ed i fornitori ad usufruire dei servizi offerti.3) Se l’azienda ha una mole notevole di fattu-re attive e passive, ma non è proponibile lasoluzione precedente, valutare l’eventualità disviluppare soluzioni in house (o in outsour-cing ) che consentano di ottenere comunque

i benefici derivanti dalla fatturazione elettro-nica (“elaborabile”) e dalla conservazione so-stitutiva delle stesse.

4) Se la soluzione precedente richiede uninvestimento non adeguato alle risorseaziendali disponibili, è possibile proce-dere con una semplice fatturazione elet-tronica “visualizzabile” sia per il ciclo at-tivo sia per il passivo ed ad una loro con-servazione sostitutiva in formato pdf otiff. I risparmi, anche se d’importi mino-ri, sono in ogni caso ragguardevoli, econsentono di iniziare a programmare lafase successiva, ovvero il passaggio alla“fatturazione elettronica elaborabile” (Fi-gura 3).Ad ulteriore implementazione delle speci-fiche di invio, appare utile per il rispettodelle indicazioni evidenziate, anche l’uti-lizzazione della posta elettronica certifica-ta (PEC), quale mezzo sicuro e qualificato(di prova) della trasmissione di una fatturaelettronica.

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La fattura datata e numerata progressivamente per anno so-lare deve riportare i seguenti dati: • dati identificativi (ditta, denominazione o ragione sociale,

nome e cognome, residenza e domicilio) di fornitore ecliente, del rappresentante fiscale e ubicazione della stabi-le organizzazione per i soggetti non residenti, partita Ivadel fornitore;

• natura, qualità e quantità dei beni o dei servizi oggettodell’operazione;

• corrispettivi e altri dati richiesti per il calcolo della base im-ponibile (ad esempio valore normale dei beni ceduti a ti-tolo di sconto, premio o abbuono ex art. 15, co. 1, n. 2,D.P.R. 633/1972;

• valore normale di altri beni ceduti a titolo di sconto, pre-mio o abbuono;

• aliquota Iva, imposta e imponibile, arrotondando al cente-simo di euro;

• partita Iva del cliente nel caso in cui sia debitore dell’im-posta in luogo del fornitore, indicando la norma di riferi-mento (cd. riverse charge);

• data della prima immatricolazione o iscrizione in PubbliciRegistri, numero dei chilometri percorsi, delle ore navigateo volate nel caso di cessione intra-UE di mezzi di trasportonuovi (art. 38, co. 4, D.L. 30.8.1993, n. 331 conv. con mo-dif. dalla L. 29.10.1993, n. 427;

• annotazione che la fattura è compilata dal cliente o, perconto del fornitore, da un soggetto terzo.

La fattura elettronica è, da un punto di vistacontenutistico, del tutto equivalente a unafattura cartacea e, come questa, deve esseresempre redatta secondo le indicazioni forni-te dall’art. 21, comma 2, DPR 633/72 (co-me integrata dal D.Lgs 52/2004).

FIGURA 3 - COS’È LA FATTURA ELETTRONICA

Tendenza verso sistemi a rete aperta (internet) che mi permettono di avere BASSI COSTI di connessione. di gestione, di manutenzione, etc.

- Internet (ISDN, ADSL, etc...)- Firma digitale- PDF (Portable Document Format)- XML (eXtensible Markup Language)- UBL (Universal Business Language)- Protocollo SSL (Secure Socket Layer)- Marca temporale- Etc...

Quindi...

Sistemi Web-Based

Collegamento n n e QUINDI ACCESSIBILE ANCHE ALLE PMI,in quanto non devono adattarsi allo standard dei networks proprietari

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testualmente alla richiesta avanzata dagliorgani competenti. Il D.P.R. 28.12.2000 n. 445 (come modifi-cato dal D.lgs. n. 10 del 2002) e dal gen-naio 2006 nel Codice della Pubblica Am-ministrazione Digitale (D. Lgs. n. 82 del2005) che in ossequio alle leggi di sempli-ficazione degli atti amministrativi, regola laemanazione di atti con firma digitale. La Direttiva 2001/115/CE semplifica ed ar-monizza le modalità di fatturazione, ancheelettronica, in materia di IVA.Decreto del Presidente del Consiglio deiMinistri (DPCM) del 13 gennaio 2004 con-tenente le regole tecniche per la formazio-

La normativa in materia di fatturazioneelettronica e conservazione sostitutivaLa recente circolare emessa dall’Agenziadelle entrate (circolare 45/E del 19 ottobre2005) ha fornito alcune utili linee guida cir-ca le recenti modifiche ed implementazio-ni anche in materia di fatturazione elettro-nica. La normativa rappresenta il recepi-mento della normativa comunitaria in ma-teria di fatturazione (anche elettronica). Già da oltre un anno, come fattivamentedimostrato dalle prime “comunicazioni”inviate da alcune aziende di telefonia, leimprese italiane possono emettere fattureelettroniche e procedere all’archiviazioneottica e/o digitale dei documenti contabilie fiscali. L’archivio cartaceo (analogico) viene sosti-

tuito dal più recente documento informati-co (digitale). Esaminiamo brevemente l’iter normativo(amministrativo, contabile e fiscale) di talimaterie (Figura 4).La legge n. 489 del 08.08.1994 rappresen-ta la conversione in legge, con modifica-zioni, del decreto legge 10 giugno 1994, n.357, recante disposizioni tributarie urgentiper accelerare la ripresa dell’economia edell’occupazione, nonché per ridurre gliadempimenti a carico del contribuente. Se-gnatamente, all’art. 7, comma 4 ter, dellamedesima viene considerata regolare la te-nuta dei registri contabili con sistemi mec-canografici (elettronici), laddove gli stessiregistri risultino aggiornati sugli appositisupporti magnetici e vengano stampati con-

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FIGURA 4 - IL CONTESTO LEGISLATIVO DI RIFERIMENTO

Normativa

Deliberazione CNIPA n. 11 del 19/02/2004

D.L. 20 febbraio 2004n. 52

DPR n. 68 del 11/02/2005

Decreto Legislativo 7marzo 2005 n. 82

Cosa definisce

Regola la conservazionesostitutiva dei documenti

informatici. Definisce le regoletecniche da osservare per

la riproduzione e conservazionedei documenti al fine di garantirne

la conformità agli originali.

Istituisce la fatturazione elettronica.

Utilizza la Posta ElettronicaCertificata, sancisce la validità

legale dei messaggi trasmessi tramite PEC.

Istituisce il Codicedell’Amministrazione

Digitale, aggiunge alla possibilità di scambiare documenti in formato

elettronico con la PA, quella di poter effettuare pagamenti

con modalità informatiche.

Impatto su gestione documentale

Rappresenta l’ultimo passo verso la definitiva de-materializzazione

dei documenti all’interno di un processo di qualsiasi realtà

aziendale o ente pubblico.

Impatto elevato soprattutto nell’Industriae nel Commercio. Porta all’introduzione

di soluzioni di gestione documentale sia nel ciclo attivo che passivo.

Regole tecniche relative alle modalità di realizzazione e funzionamenti della PEC per privati e imprese.

Dal 1° gennaio 2006, rappresenta, per l’intero sistema, il punto

di riferimento normativo in tema di gestione documentale.

LA FATTURA ELETTRONICA

Il D. Lgs. 20 febbraio 2004 n. 52 in temadi fatturazione elettronica, quale attuazio-ne della direttiva comunitaria 2001/115/CE. E da ultimo, la circolare dell’Agenzia delleEntrate n. 45/E del 19 ottobre 2005.

Requisiti per l’utilizzazione della fattura-zione elettronica.L’art. 21, comma 3, D.P.R. n. 633/1972subordina l’utilizzazione del sistema del-la fatturazione elettronica al preventivoraggiungimento di un accordo tra emit-tente e destinatario della fattura. La norma citata non disciplina però icontenuti di detto accordo, i quali in con-creto potranno dunque essere i più vari.Nel silenzio della legge, pare tuttaviaquanto mai opportuno disciplinare con-trattualmente anche la «modalità tecni-ca» di trasmissione e lo «standard» uti-lizzato in detta fase ed in quella di archi-

viazione, come pure la «periodicità » ditrasmissione delle fatture.In una tale circostanza ben può sopperi-re una opportuna previsione contrattua-le, che provveda a disciplinare anche lespecifiche tecniche di trasmissione deidati e la modalità standard utilizzatanella fase della trasmissione delle fattu-re elettroniche ed in quella di archivia-zione. In considerazione delle circostan-ze inerenti il rapporto contrattuale po-trebbe essere buona cosa specificare an-che la frequenza temporale di invio del-le fatture elettroniche ed una espressaassunzione di responsabilità del rice-vente il quale si impegna a controllaree verificare lo strumento di ricezionecon una determinata frequenza tempo-rale minima.

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• Ha la forma di «documento statico non modificabile»: non può, dunque, contenere macroistruzioni o codice esegui-bile.

• Si ha per emessa all’atto della sua trasmissione per via elettronica, che presuppone un preventivo accordo con il de-stinatario.

• Se allo stesso destinatario sono trasmesse più fatture in unico lotto, le indicazioni comuni alle diverse fatture posso-no essere inserite una sola volta (cosiddetta fattura «riepilogativa»).

• La data, la provenienza e l’integrità del contenuto sono garantite mediante l’apposizione, su ciascuna fattura o sullotto di fatture, del riferimento temporale e della firma digitale dell’emittente ovvero mediante sistemi Edi di tra-smissione dei dati.

• Il processo di fatturazione elettronica può essere dato in outsourcing: in tal caso il terzo deve annotare in fatturadetta circostanza.

• Le fatture elettroniche trasmesse o ricevute in forma elettronica devono essere conservate nella medesima forma.• Il processo di conservazione delle fatture deve essere condotto entro 15 giorni dall’emissione (ciclo attivo) o dal ri-

cevimento (ciclo passivo) di esse.• La conservazione di una fattura inviata in formato crittografato deve obbligatoriamente avvenire «in chiaro».• In caso di controlli, le fatture elettroniche devono poter essere stampabili e trasferibili su altro supporto informatico.• Il processo di conservazione di una fattura elettronica, effettuato secondo le modalità indicate dalla deliberazione

CNIPA n. 11 del 2004, termina con l’ulteriore apposizione di firma digitale e marca temporale da parte del respon-sabile della conservazione.

• Il processo di conservazione sostitutiva di una fattura analogica, che inizia con il riversamento e la memorizzazionedella relativa immagine effettuati secondo le modalità indicate dalla deliberazione CNIPA n. 11 del 2004, terminacon l’apposizione della firma digitale e della marca temporale da parte del responsabile della conservazione (senzache sia necessaria la presenza del pubblico ufficiale).

ne, la trasmissione, la conservazione, la du-plicazione, la riproduzione e la validazio-ne, anche temporale, dei documenti infor-matici (emesso sulla base dell’art. 6 delDPR 445/2000 e rimarrà in vigore anchedopo l’entrata in vigore del Codice dellaP.A. Digitale, almeno sino a quando non siinterverrà sulla base dell’art. 71 dello stes-so Codice).

Il Decreto del Ministero dell’Economia e del-le Finanze 23 gennaio 2004 relativo alle mo-dalità di conservazione su supporti digitalidei documenti rilevanti ai fini tributari. La Deliberazione del Centro nazionale perl’Informatica nella P.A. (CNIPA 11) 19 feb-braio 2004 n. 11 contenente le regole tecni-che per la conservazione di documenti susupporto ottico.

Una lettura evolutiva della normativa in-dicata porta a riconoscere una elevata im-portanza alle previsioni contrattuali chesi occupano dei rapporti tra emittente ericevente, contenitore necessario anchedelle definizioni degli standard tecniciper la corretta esecuzione del servizio. Questo conforta ulteriormente la neces-sità di una professionalitàspecifica e, quindi, l’oppor-tunità di affidare i servizi difatturazione e conservazionein outsourcing, ovvero a sog-getti terzi qualificati (soluzio-ne questa regolata espressa-mente dal D.Lgs. n. 52/2004e dal Decreto del Ministerodi Economia e Finanze). Sarà molto utile, se non indi-spensabile, affidarsi a sistemidi Pec (Posta elettronica cer-tificata), il nuovo sistema checonferisce valore legale etemporale all’invio e alla ricezione del-l’email. Peraltro, l’emissione della fatturapuò coincidere con il momento in cui lafattura elettronica è messa a disposizionedel destinatario al quale venga inviato unsemplice messaggio (e-mail) contenenteun protocollo di comunicazione ed unlink di collegamento al server ove la fat-tura è reperibile.In tal modo il destinatario, collegandosial sito, può effettuare in qualsiasi mo-mento il download della fattura, ossiascaricare il documento elettronico.

Emissione della fattura elettronicaUna fattura elettronica si considera emessanel momento della sua trasmissione, ovve-ro, nel momento in cui il documento infor-matico è trasmesso per via elettronica aldestinatario. Ai sensi e per gli effetti dell’ art. 45, com-ma 2, del D.Lgs. n. 82 del 2005, il docu-

mento informatico - trasmesso per via tele-matica - si intende spedito dal mittente seinviato al proprio gestore, mentre si inten-de consegnato al destinatario se reso di -sponibile all’indirizzo elettronico da questidichiarato, nella casella di posta elettroni-ca del destinatario messa a disposizione dalgestore di posta elettronica. L’utilizzazione in tale fase dei sistemi di po-sta elettronica certificata (PEC) renderà mol-to più semplice la prova dell’avvenuta spe-dizione nonché della tempistica della stessa. In particolari circostanze, l’emissione del-

la fattura può coincidere con il momentoin cui la stessa fattura è messa a disposi-zione del destinatario, come nel caso incui l’emittente invia un messaggio di po-sta elettronica contenente un protocollodi comunicazione o un link di collega-mento al server in cui la stessa è disponi-bile. In questo modo il destinatario, uti-lizzando detto collegamento, può scari-care la fattura ed in tal modo far coinci-dere l’emissione con la consegna al de-stinatario. Per dovere di completezza, si evidenzia co-me la circolare n. 45/E del 2005 ha l’ulte-riore pregio di collocare il riferimento tem-porale nella fase di “formazione” della fat-tura elettronica, così da consentire la solu-zione di alcuni problemi che avrebbe crea-to la tesi del riferimento temporale ancora-to al momento di “emissione” della fatturaai sensi dell’art. 21 D.P.R. 633/1972 . L’individuazione esatta della data di emis-sione della fattura (analogica o elettronica)assume rilievo sia per le fatture attive, in ri-ferimento agli obblighi di annotazioni pre-visti dall’art. 23 del D.P.R. n. 633/1972 in

base al quale il contribuente deve annota-re in apposito registro le fatture emesse en-tro 15 giorni “con riferimento alla data del-la loro emissione”, sia per le fatture passi-ve, per la previsione contenuta nell’art. 1del D.P.R. n. 100/1998 per la determina-zione della c.d. IVA a credito.

La conservazione della fattura elettronica L’art. 39, comma 3, D.P.R. n. 633/72, co-me modificato dall’art. 2 del D.Lgs. n.52/2004, prevede espressamente che “lefatture elettroniche trasmesse o ricevute informa elettronica sono archiviate nella stes-sa forma”. La stessa norma specifica nel prosieguo che“le fatture elettroniche consegnate o spedi-te in copia sotto forma cartacea possonoessere archiviate in forma elettronica”. Per un’interpretazione sistematica si evi-denzia che la citata “archiviazione in for-ma elettronica” corrisponde, in senso tec-

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nico giuridico, alla “conservazione” rego-lata dalla deliberazione CNIPA n. 11 del 19febbraio 2004 ed alle indicazioni contenu-te nel decreto del Ministero dell’Economiae Finanze. La stessa operazione va effettua-ta entro 15 giorni dalla emissione/ricezio-ne della stessa. L’art. 3, comma 2, del citato decreto ram-menta come permane il rispetto dei termi-ni per l’assolvimento degli obblighi di regi-strazione previsti dagli artt. 23 e 25 delD.P.R. n. 633/1972. Sulla base della normativa rappresentata, ilprocesso di conservazione delle fattureelettroniche (emesse con l’apposizione del-la marca temporale e della firma elettroni-ca qualificata) si perfeziona con la sotto-scrizione elettronica e l’apposizione dellamarca temporale sull’insieme dei docu-

menti (ovvero su un sistema e/o softwarecontenente l’impronta o le impronte dei do-cumenti stessi) da parte del responsabiledella conservazione. Per quanto riguarda, invece la conservazio-ne sostitutiva dei documenti analogici con-tabili che devono essere considerati “origi-nali unici”, l’art. 4 della Deliberazione CNI-PA n. 11/2004 prevede come necessarial’apposizione della firma elettronica e dellamarca temporale da parte di un pubblico uf-ficiale finalizzata appunto ad attestare laconformità di quanto memorizzato su sup-porto rispetto al documento originale. Per le fatture, in pratica, trattandosi di do-cumenti redatti in duplice copia, non vi do-vrebbe essere l’intervento obbligatorio delnotaio. Ciò non solo perché non costitui-scono copie uniche, ma anche perché si

dovrebbero considerare alla stregua di do-cumenti dichiarativi, nel senso che è sicu-ramente riconoscibile il soggetto attivo chelo ha emesso, nonché la propria dichiara-zione di emissione e l’efficacia del docu-mento informatico.

PERCHÈ INTRODURRE L’UTILIZZO DELLA FATTURAZIONEELETTRONICA: I COSTI DELLA FATTURACARTACEA, IL RISPARMIO E I VANTAGGI DELLAFATTURAZIONE ELETTRONICA

Primo ed imprescindibile quesito, che sot-tende ad una “proficua” trattazione dellamateria riguarda l’individuazione e la qua-lificazione dei vantaggi economici connes-

si alla smaterializzazione elettronica (digi-tale) della fattura cartacea (analogica). La fattura cartacea rappresenta un costoper le attività commerciali. Gli studi effet-tuati in dettaglio hanno evidenziato comeil costo totale di una fattura cartacea, perle attività europee, è stimato tra i 10 e i 50euro. Le valutazioni più precise individua-no un costo compreso tra i 23,30 euro(studio Arthur D.Little del 2001) ed i 27euro (studio BVA del 2002). Altri autori hanno preferito rapportare ilcosto della fatturazione cartacea al tota-le costi dei bilanci aziendali, dei qualirappresenta il 6%. L’effettiva incidenzadi tali costi può essere analizzata in det-taglio sia dal punto di vista del soggettoesercente l’attività commerciale, che dalpunto di vista del cliente finale.

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Fornitore 10 euro(ciclo attivo)

Cliente 17 euro(ciclo passivo)

Fornitore 9,5 euro(ciclo attivo)

Cliente 13,8 euro(ciclo passivo)

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27 euro a fattura

Studio della BVA-2002 su un campione di 1.000aziende francesi (70.000fatture mediamente emesseper anno)

23,3 euro a fattura

Studio Arthur D. Little 2001

Sempre secondo lo studio effettuato dallaBVA 2002 un tale costo sarebbe ripartitoper i 2/3 in capo al cliente e per 1/3 a cari-co dell’esercente.

Buona parte delle suddette voci di costopuò essere eliminata (ovvero ottimizzata),grazie alla smaterializzazione elettronicadelle fatture (Figura 5).

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LA FATTURAZIONE ELETTRONICA

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Dal lato del soggetto esercente una attività commerciale, il dettaglio dei costi della fattura consta delle seguenti voci:1) REDAZIONE DELLA FATTURA: hardware, software, controllo preliminare, inserimento dei dati, controllo dei dati in-

seriti, carta, costi della stampa; 2) INVIO DELLA FATTURA: imbustare la fattura, bolli, buste, affrancare le buste, spedire le stesse; 3) ARCHIVIO: archiviazione, cancelleria per l’archiviazione, classificazione, ricerche, duplicati, spazio per archivio, di-

struzione fatture; 4) GESTIONE DELLE PROCEDURE DI INCASSO: ricezione dei pagamenti, controllo e riconciliazione, solleciti di paga-

mento, aggiornamento dati nel data base;5 )ASSISTENZA AL CLIENTE: richieste di spiegazioni, invio copie di fatture; 6) GESTIONE RECLAMI: dispute e controversie: errori di fatturazione, produrre ed inviare una nuova fattura, dispute e

controversie; 7) GESTIONE DI CASSA: problematiche di gestione della tesoreria, difficoltà nell’outsourcing della gestione medesima.

Dal lato del cliente l’addebito dei costi della fattura può essere così specificato: 1) RICEZIONE DELLA FATTURA: ricezione delle buste, apertura delle buste; 2) CONTROLLO E SMISTAMENTO: controllo, catalogazione e smistamento delle fatture, riscontro con gli ordini, inseri-

mento dei dati, controllo dei dati inseriti in contabilità; 3) ARCHIVIO: archiviazione, classificazione, ricerche, duplicati, spazio per archivio, distruzione fatture; 4) GESTIONE DEI PAGAMENTI: approvazione del pagamento, controllo e riconciliazione, data entry in contabilità; 5) RICHIESTE: spiegazioni telefoniche, invio copie ricevute di pagamento;6) RECLAMI: errori di fatturazione, richiesta di invio nuova fattura, dispute e controversie; 7) GESTIONE DI CASSA: problematiche di gestione della tesoreria, difficoltà nell’outsourcing della gestione della teso-

reria stessa.

SCOMPOSIZIONE DEI COSTI RELATIVI ALLA FATTURA CARTACEA DAL LATO DEL FORNITORE (CICLO ATTIVO)

- hardware- software- carta- ricontrollo dei dati

inseriti- pre-data entry- data entry

in contabilità

- bolli e buste- imbustare

le fatture- affrancare

le buste- postalizzare

le buste

- archiviazione- classificazione- ricerche- duplicati- spazio

per archivio- distruzione fatture

- ricezione dei pagamenti

- controllo e riconciliazione

- solleciti di pagamento

- data entry in contabilità

- spegazioni telefoniche

- invio copie di fatture

- errori di fatturazione

- produrre ed inviare una nuova fattura

- dispute e controversie

- pessima gestionedella tesoreria

- difficoltà nel B.P.O. della tesoreria

Redazione della fattura

Invio della fattura

Archivio RichiesteGestionedegli incassi

Dispute e controversie

Gestionedella tesoreria

SCOMPOSIZIONE DEI COSTI RELATIVI ALLA FATTURA CARTACEA DAL LATO DEL CLIENTE (CICLO PASSIVO)

- ricezionedelle buste

- aperturadelle buste

- ordinare,catalogare esmistare le fatture

- riscontro con gli ordni

- pre-data entry- data entry

in contabilità

- archiviazione- classificazione- ricerche- duplicati- spazio

per archivio- distruzione fatture

- approvazione al pagamento

- controllo e riconciliazione

- data entry incontabilità

- spiegazionitelefoniche

- invio copiericevute di pagamento

- errori di fatturazione

- richiesta di invionuova fattura

- dispute e controversie

- pessima gestionedella tesoreria

- difficoltà nel B.P.O.della tesoreria

Ricevimento della fattura

Controllo e smistamento

Archivio RichiesteGestionedei pagamenti

Dispute e controversie

Gestionedella tesoreria

FIGURA 5 - I RISPARMI OTTENIBILI: FATTURAZIONE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

COSTO FATTURA TRADIZIONALE

COSTI:- redazione della fattura- invio della fattura- archivio- gestione degli incassi- copie “allegate”- dispute e controversie - costi per l’acquisto di carta, buste e francobolli

- costi di archiviazione- tempo destinato all’archiviazione ed alle successive ricerche- ritardi e disguidi dall’inoltro cartaceo delle fatture- costi di distruzione delle fatture

COSTI:- ricevimento della fattura- controllo e smistamento- archivio- gestione dei pagamenti- copie “allegate”- dispute e controversie

Fattura attiva= 9 euro˜

COSTO FATTURA ELETTRONICA

Fattura attiva= 4 euro˜

Fattura passiva= 9 euro˜

Fattura passiva= 13 euro˜

RISPARMIO50-60%

Fonte: NetConsulting su dati BVA (2002) e Arthur D. Little (2001)

Una tale operazione per l’attività commer-ciale comporta degli indiscutibili vantaggisotto vari punti di vista:

Dal lato strettamente economico viene: • eliminato il costo per la carta, le buste

ed i bolli; • eliminato il tempo destinato all’archivia-

zione ed ottimizzato (e notevolmente ri-dotto) il tempo per le successive ricerche;

• eliminato ogni ritardo e/o disguido do-vuto all’inoltro cartaceo delle fatture;

• ridotto il tempo di trattamento e di smi-stamento della posta in entrata ed inuscita;

• ridotto il tempo per reclami, le disputeper errori di fatturazione;

• eliminato il costo per la distruzione del-le fatture;

• eliminati i costi per il servizio di assi-stenza telefonica ai clienti sul contenu-to della fattura e l’invio di copie dellastessa;

• eliminato l’inserimento dei dati in con-tabilità delle fatture di vendita e di ac-quisto (perché avviene in automatico);

• eliminato l’inserimento dei dati relativiai movimenti di pagamento ed incassodelle fatture.

Dal punto di vista commerciale (settoremarketing) viene:• fornita la possibilità di inserire nella co-

municazione contenente l’invio dellafattura dei messaggi promozionali (c.d.marketing one-to-one);

• fornita la possibilità di comunicazionimirate al cliente (ovvero ad un determi-nato target), con lancio di nuovi prodot-ti, sconti particolari per determinatiquantitativi e quant’altro (c.d. fidelizza-zione della clientela);

• viene rafforzata la relazione cliente-for-nitore, con il miglioramento della qua-lità delle informazioni e la velocità ditrasmissione delle stesse.

Dal punto di vista finanziario è possibileottenere: • la riduzione dei costi;• la riduzione dei mancati pagamenti;• il miglioramento della gestione econo-

mica.

Dal punto di vista organizzativo è possi-bile: • rendere fruibile on-line – per il personale

di qualsiasi settore o area dell’attività – il

complesso di fatture di acquisto e divendita ed i rispettivi contratti, ordini edogni altra comunicazione trasmessa e/oricevuta (in breve, si ottengono informa-zioni complete e fruibili dagli interessa-ti in tempi rapidissimi);

• attuare il c.d. BPO (Business ProcessOutsourcing) ovvero l’esternalizzazionedei processi aziendali non strategici,quali appunto la gestione della fattura-zione, la elaborazione dei dati contabilie la gestione anticipata della tesoreria,con tutti i vantaggi che ne derivano.

Dal punto di vista logistico si può ottenere: • l’eliminazione dei costi per gli spazi de-

stinati ad uso archivio; • l’ottimizzazione dei costi del persona-

le per il trattamento e la ricerca dellefatture.

Dal punto di vista fiscale si può ottenere: • una agevolazione dei controlli (soprat-

tutto incrociati) effettuati dalle ammini-strazioni finanziarie, grazie alla possibi-lità di eseguire la ricerca delle fattureelettroniche con maggiore velocità econ l’ausilio di criteri di ricerca logica.

Per quanto concerne il rapporto con i ter-zi, si può ottenere: • una maggiore funzionalità ed integra-

zione tra i pagamenti-incassi elettronicie/o finanziamenti nei rapporti con il cir-cuito (anche telematico) degli istituti dicredito;

• una maggiore velocità di controllo e ditrattazione per le fatture elettroniche daparte dei sindaci.

Le effettive potenzialità di una tale novel-la sono indirettamente confortate dallereazioni dei maggiori operatori finanziari. Nel dettaglio si rileva come gli EIPP (Elec-tronic Invoice Presentment and Payment),ovvero i servizi di presentazione e paga-mento elettronico delle fatture, erano fino

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LA FATTURAZIONE ELETTRONICA

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a ieri orientati verso il settore dei “seller”(il settore dell’energia, o verso grandi reticommerciali di concessionari), oppure ver-so i grandi “buyer” (l’industria automobili-stica, i grandi distributori commerciali). Nell’ultimo periodo, al contrario, nei nuo-vi standard si sta diffondendo il modello“hub” per la trasmissione e l’archiviazio-ne elettronica delle fatture, con sostanzia-le affidamento in outsourcing del proces-so di fatturazione ad un operatore terzo,attraverso una tecnologia basata sul webed in modalità ASP (Application ServiceProvider). I costi per la tecnologia necessaria e per laformazione degli operatori possono essereulteriormente abbattuti, avvalendosi deiservizi professionali di un soggetto terzo.

Grazie alla nuova normativa, la fatturapuò essere interamente e legittimamentegestita in modo elettronico in tutte le fasidi formazione, trasmissione, registrazioneed archiviazione. Le piccole e medie im-prese potranno, pertanto, ricorrere a sog-getti terzi per il servizio di gestione elet-tronica delle fatture tramite la modalitàASP che si occuperà, oltre che dell’emis-sione, anche dell’apposizione della firmadigitale, della marca temporale, e dellaconservazione e dell’archiviazione dellestesse. I vantaggi forniti da questo modello por-tano ad una importante economicità del-la soluzione, ad una riduzione e sempli-ficazione dell’attività degli operatori,nonché il prevedibile sviluppo di accor-di tra diversi hub di gestione elettronicadi fatture e sistemi di pagamento inter-bancari. In questo modo è addirittura ipotizzabileche lo stesso sistema bancario potrà pro-porre diverse soluzioni di smaterializza-zione elettronica delle fatture ai propriclienti, continuando a gestire i pagamentie gli incassi elettronici. Simili argomentazioni e logiche di rispar-mio potrebbero essere applicate all’utiliz-zazione della posta elettronica certificata(PEC) nel settore commerciale/professio-nale: con un costo fisso di abbonamentoannuo si sostituiscono i costi dei bolli (re-centemente aumentati) ed i costi del per-sonale per l’invio della comunicazionepostale.

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